VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: C.M. van Dam Tel.nr. : Datum: 16 december 2013 Tekenstukken: Ja Bijlagen: 5 Afschrift aan: B. Duindam, Elise van Andel N.a.v. (evt. briefnrs.): 26967, 30184, 31871 Onderwerp: Subsidieaanvraag Woerden Marketing 8661 Geraadpleegd consulent Team: Ruimtelijk Beleid en Projecten Financieel: Ja Juridisch Nee Personeel Nee Communicatie Nee ICT Nee Inkoop: Nee Datum: 16 december 2013 Nummer: 13A.01209 Advies: Besluit 1. In te stemmen met subsidiëring en uitvoeringsovereenkomst met Woerden Marketing 2. Garant te staan voor 12 UIT-agenda s vanuit budget Evenementen 3. 6.000 beschikbaar te stellen uit aanjaagbudget Recreatie voor productontwikkeling 4. Structurele verhoging budget naar 100.000 op te nemen als nieuw beleid in het voorjaarsoverleg t.b.v. begroting 2015-2018 Paraaf team-manager: Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: - wethouder Duindam
Inleiding: In 2012 is door uw college een Marketingplan vastgesteld. Daarna is de marketing van Woerden in een versnelling gekomen. Dit heeft alles te maken met de komst van Woerden Marketing en het besef van het belang en de reikwijdte van Citymarketing bij een ieder. Met Woerden Marketing was een uitvoeringsovereenkomst voor 2012 en 2013 afgesloten. Er dient een nieuwe overeenkomst voor 2014 te worden gesloten met een hieraan gekoppeld subsidiebedrag. Woerden Marketing heeft hiertoe een projectplanning en begroting ingediend. Deze stukken zijn op ons verzoek aangevuld met een oplegnotitie. Landelijke trend: Een drietal ontwikkelingen valt op, naast promotie richten de gemeentes zich meer op, het versterken van het product; het daadwerkelijke aanbod van de stad verbeteren. Men zoekt naar een meer integrale benadering. Ten tweede wordt citymarketing steeds meer regionaal ingestoken. Steden zoeken sterker verbinding met hun omgeving om zich gezamenlijk op de kaart te zetten, regiogemeenten en regionale platforms. Ten derde is er in de collegeakkoorden meer aandacht voor de organisatie van citymarketing. Een groot aantal steden geeft aan samenwerking met partners te willen zoeken of deze samenwerking te versterken. Bevoegdheid: Het college is op grond van de Algemene subsidieverordening Woerden bevoegd te besluiten over het verstrekken van subsidies met in achtneming van de in de gemeentebegroting opgenomen financiële middelen. Het college besluit over voorschriften en voorwaarden die aan de verstrekking verbonden kunnen worden en over het aangaan van een uitvoeringsovereenkomst. Beoogd effect: Een goed imago draagt sterk bij aan de sociale en economische ontwikkeling van de stad. Woerden heeft veel te bieden aan bewoners, bezoekers, bedrijven en haar werknemers. Probleem is echter dat veel mensen veel informatie niet hebben. Ook wordt nog niet op een eensluidende wijze over Woerden gecommuniceerd. Daar is marketing voor nodig. De aanvraag kan gesplitst worden in een basis: 1.1 projectmanagement 1.2 www.beleefwoerden.com en in producten/projecten 1.5 Uit-agenda 1.6 productontwikkeling toerisme en recreatie Wat er concreet gedaan moet worden en de kosten treft u aan bij argumenten. We vinden de marketing van Woerden en de marketing van de regio belangrijk voor onze economie en hebben de ambitie uitgesproken het gemiddelde voorbij en hoofdstad van het Groene Hart. Om meer te kunnen doen dat een basis is in de toekomst meer budget nodig. Zie 1.8 In 2013 genereerde Woerden Marketing 23.000 aan inkomsten uit de samenleving. De Stichting creëerde een economische spin-off van 9.000 door 480 toeristen naar Woerden te halen. Door BeleefWoerden.com werden er op toeristisch niveau in een jaar tijd 37.000 mensen bereikt. Argumenten:
1.1 Projectmanagement Woerden Marketing Overeenkomstig de uitvoeringsovereenkomst 2012-2013 is Woerden Marketing gestart met het onderzoeken van het DNA van Woerden en dit vast te leggen in een Merkpaspoort. Het Merkpaspoort is op 4 december gepresenteerd aan diverse partners. De kernwaarden, de kernwoorden en de belevingsvormen zijn nu bekend, maar dienen ook uitgedragen te worden. Er is een zaadje geplant, maar als we het niet koesteren en voeden gaat het mis. Er zullen middelen ingezet moeten worden om het Merk Woerden verder op de kaart te zetten. Om Woerden marketing te kunnen behouden is er een basis aantal uren door Woerden Marketing nodig die niet door gecalculeerd kunnen worden naar producten/projecten. Uren voor onderzoek, overleg, afstemmen, onderhandelen, presentaties geven, netwerken, samenwerking ofwel projectmanagement. Aangevraagde uren is 2x 6 uur per week ( 45,--/uur). Dit aantal komt mij qua absoluut minimum reëel over. 1.2 www.beleefwoerden.com Overeenkomstig de uitvoeringsovereenkomst 2012-2013 is Woerden Marketing gestart met de lancering van de website www.beleefwoerden.com. Hier is veel werk aan verricht. Woerden Marketing heeft aangegeven dat de website www.groenehart.nl qua database vele malen beter is. Qua achterkant van BeleefWoerden.com willen ze overstappen naar GroeneHart.nl om zo meer mogelijkheden te hebben. De voorkant van BeleefWoerden.com verandert niet. Bovendien willen ze een koppeling maken naar de VVV database Ons doel met Citymarketing was altijd om de data binnen Woerden zoveel mogelijk te koppelen en Woerden op één manier naar buiten te brengen. Nu kunnen we een volgende stap maken door data op meerdere belangrijke sites vindbaar te maken. Voordeel: scheelt uiteindelijk uren/onderhoudsbudget voor Woerden Marketing, dus voor ons Nadeel: verdienmodel zit met name bij GroeneHart.nl In 2014 is het ook van belang om de online portal continu te ontwikkelen, te actualiseren en te beheren. N.B. Woerden Marketing is niet verantwoordelijk voor de regiomarketing. De stichting Merk en Marketing is verantwoordelijk voor de marketing van het Groene Hart. 1.3 uitvoeringsovereenkomst 2014 Bovengenoemde werkzaamheden zijn de werkzaamheden die door de gemeente gefinancierd dienen te worden. Duidelijk is geworden dat het bedrijfsleven sterk behoefte heeft aan een marketingorganisatie, maar alleen bereid is mee te betalen aan specifieke producten. De uitvoeringsovereenkomst 2014 is op deze basis ingezet. De subsidieaanvraag behelst: 12 uur per week projectmanagement 28.080 Beleefwoerden.com door ontwikkelen, actualiseren en beheren 11.500 totaal 39.580 40.000 afgerond De subsidie wordt als eenmalige subsidie afgedaan. 1.4 productontwikkeling Woerden Marketing (algemeen-buiten uitvoeringsovereenkomst) Naast bovengenoemde werkzaamheden is ook sprake van productontwikkeling. Deze producten worden afgenomen en gefinancierd door ondernemers en organisaties. Te denken valt aan profielen, specifieke communicatiemiddelen, projecten etc. Geschatte inkomsten voor 2014 zijn 15.000. De gemeente kan ook afnemer zijn van producten of projecten. De financiering hiervan komt uit diverse budgeten (economische zaken, cultuur, verkeer, recreatie & toerisme, evenementen, archeologie, representatie etc.) Belangrijk is dat onze organisatie bekend is met de kennis en mogelijkheden die Woerden Marketing kan bieden. De subsidieaanvraag behelst een aantal producten (zie 1.5 en 1.6): Deze producten worden in algemeenheid wel genoemd in de Uitvoeringsovereenkomst, maar zullen afzonderlijk afgenomen worden. Het overzicht is qua projecten/producten ook niet compleet. Zo is Woerden Marketing betrokken bij Woerden Limesknooppunt ook dergelijke producten/projecten worden niet opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst. 1.5 Uit-agenda Met subsidie van het project Cultuur op maat is in 2013 gestart met een flyer met aan de ene kant een aankondiging van een evenement en op de andere kant een overzicht van ook kleinere evenementen die in die periode plaats zouden vinden. Voordeel van de flyer was juist ook die aandacht voor andere evenementen met kleinere budgetten.
De flyer willen we ook in 2014 behouden, maar dan in een ander jasje en een andere frequentie. We willen hem nu in ieder geval maandelijks laten verschijnen. De kosten kunnen gedrukt worden omdat de organisatie van het evenement dat groot wordt aangekondigd voor de verspreiding dient te zorgen. Wel willen we een mailinglijst opzetten waardoor bijvoorbeeld ook Bed&Breakfast een aantal flyers bij TIP kan ophalen. Ook willen we VVV s en TIP s in de regio een aantal toesturen. Juni en september zijn de belangrijkste evenementenmaanden. Mogelijk dat er dan meerdere flyers verschijnen. Onderzocht zal worden of andere (commerciële) partijen mee willen liften op de Uit-agenda zodat de kosten in de toekomst beperkt worden. Aandachtspunt is dat acquisitie tijd kost waardoor de kosten ook weer zullen stijgen. In de subsidieaanvraag wordt uitgegaan van 12 flyers opmaak en druk voor 3.432,-- Dit product kan gefinancierd worden vanuit het budget evenementen. Mijn advies is dat wij als gemeente garant staan voor 12 flyers. Op het moment dat flyers afgenomen worden door organisaties wordt het bedrag voor ons lager. 1.6 Productontwikkeling toerisme en recreatie Conform de uitvoeringsovereenkomst van de gemeente Woerden met het Toeristen Informatie Punt heeft Woerden Marketing (WM) samen met TIP een aantal producten, zoals arrangementen ontwikkeld. Daarnaast verstaat WM onder producten het ontsluiten van informatie voor het TIP op BeleefWoeden.com, het ontwikkelen van een tourmanual voor touroperators en het realiseren van 3 flyers over Woerden op het gebied van eten en drinken, overnachten en zien en doen. Over het ontwikkelen van arrangementen is een nauwe samenwerking met het TIP belangrijk. In een separaat voorstel wordt, na overleg tussen gemeente, Woerden Marketing en TIP, een advies gegeven over de toekomstige rolverdeling van Woerden Marketing en TIP op het gebied van productontwikkeling. Voor het jaar 2014 wordt een subsidiebedrag gevraagd van 8.500. ontsluiten informatie TIP op BeleefWoerden.com 1.000 Arrangementen 2.500 Tourmanual voor touroperators 2.500 3 flyers over Woerden 2.500 Het bestaande budget biedt hiervoor geen ruimte. Om tegemoet te komen aan de vraag van Woerden Marketing wordt door de beleidsadviseur Recreatie en Toerisme voorgesteld een deel van deze aanvraag eenmalig te dekken uit het aanjaagbudget recreatie. Dit budget is er in principe voor bedoeld om nieuwe initiatieven vanuit van uit de samenleving eenmalig te stimuleren. Haar voorstel luidt hiervoor 6.000 beschikbaar te stellen voor 2014. Over de exacte besteding (wat is het urgentste en heeft meeste effect) zullen nadere afspraken worden gemaakt. 1.7 andere plannen 2014 van gemeentezijde op gebied van citymarketing Buiten de subsidie aanvraag van Woerden Marketing bestaan er voor 2014 binnen het beleidsveld Citymarketing plannen voor o.a. Betere bewegwijzering en het verleiden van mensen vanaf A12 naar Woerden vanaf spoor naar Woerden Een vervolg op De Weelde van Woerden met als extra thema Gastvrijheid Tevens moeten nu al plannen gemaakt worden over le Grand Depart van de Tour de France in Utrecht. Komt de Tour door Woerden? Ook als dat niet het geval is, is het wel belangrijk hoe wij als gemeente hier op aan kunnen haken met ondernemers en evenementenorganisaties. Bij deze projecten zal Woerden Marketing zeker gevraagd worden welke rol zij kunnen spelen. Voorts blijft er altijd behoefte aan een werkbudget voor onvoorziene en spontane zaken. Samenvattend financieel overzicht binnen budget Citymarketing 45.900 Budget Citymarketing 2014 Basis Woerden Marketing 40.000 projecten 5.900 Verleiding vanaf A12, station Incl. welkom bord entree stad Weelde van Woerden - vervolg Tour en Woerden Spontane zaken Conferenties bijwonen e.d.
Duidelijk is dat het resterende bedrag voor City Marketing in 2014 erg beperkt is. Vanuit andere taakvelden zal (mee)gefinancierd moeten worden om projecten als het verleiden van reizigers om van de A12 en uit de trein te komen mogelijk te maken. In overleg met de betreffende budgethouders en portefeuillehouders zullen keuzes gemaakt worden over het al dan niet door laten gaar van deze plannen. Dit staat buiten de voorliggende subsidieaanvraag, maar maakt het beeld wel compleet. 1.8 toekomst We vinden de marketing van Woerden belangrijk voor onze economie en hebben de ambitie uitgesproken het gemiddelde voorbij en hoofdstad van het Groene Hart te zijn. Om meer te kunnen doen dan een basis is in de toekomst meer budget nodig. Woerden Marketing geeft zelf aan dat een bedrag van 150.000 voor een stad van onze omvang reëel is. In de komende drie jaar investeert bijvoorbeeld de gemeente Roermond (57.000 inwoners) in totaal 375.000 om Roermond op de kaart te zetten. Veenendaal (63.000 inwoners) stelde de eerste 2 jaar een budget van 225.000 beschikbaar en daarna structureel 68.750 per jaar. De CityMarketing richt zich nu op bewoners en bezoekers en met name op het gebied van recreatie en toerisme/cultuur/evenementen/winkelen. CityMarketing is breder. Verwachtingen op dat gebied kunnen nu niet waargemaakt worden en worden om die reden ook niet gewekt. Bij het Voorjaarsoverleg dient een structurele verhoging van het budget opgenomen te worden als nieuw beleid in het voorjaarsoverleg t.b.v. begroting 2015-2018. Ik stel voor het budget structureel te verhogen naar 100.000. Dit budget is dan zowel voor managementuren als voor producten/projecten. De besteding wordt omschreven in een later op te stellen uitvoeringsovereenkomst 2015 en volgende jaren. Kanttekening: Punt van aandacht is het beschikbare budget. Uit het budget Citymarketing ( 45.000) is voor 2013 en 2014 eenmalig ook een bedrag van in totaal 17.800 beschikbaar gesteld voor Merk en Marketing Groene Hart. Dit was eenmalig, vanaf 2015 moet er een structureel budget komen voor Merk en Marketing Groene Hart Hierover wordt uw college geadviseerd in een separaat voorstel.. De basisactiviteiten van Woerden Marketing dienen uit dit budget bekostigd te worden. Dat kan voor het komende jaar nog net door de bijdrage voor de regiomarketing uit het huidige jaarbudget te betalen. De afname van producten moet uit andere budgetten. Hier valt wat voor te zeggen, maar het kost dan meer tijd en overredingskracht om budgeten bij elkaar te sprokkelen. We vinden marketing steeds belangrijker en willen er steeds meer mee doen maar dan dient het budget wel mee te groeien. In plaats van denken vanuit doelen worden we nu helaas gedwongen te zoeken naar mogelijkheden binnen de beperkingen van het budget. Het is ook aan Woerden Marketing om te blijven zoeken naar verdienmodellen. Omdat we Woerden Marketing bestaansrecht willen geven gaat dit ten koste van producten die we ook voor ogen hadden. Deze zullen moeten wachten tot volgende jaren. Zo werd de afgelopen jaren 4x per jaar een pagina grote advertentie geplaatst in recreatieve kranten om Woerden zichtbaar te maken. De totale kosten hiervan bedragen inclusief opmaak etc. 10.000,--. In 2014 kunnen we dit niet doen. Jammer, want adverteren trekt bezoekers en is goed voor de economie van Woerden in zijn geheel. Het project De verleiding kan alleen doorgang vinden als er budget van andere teams beschikbaar gesteld kan worden. In de subsidieaanvraag zijn als inkomsten opgenomen: 2.500 Bijdrage participatie TIP voor online Marketing 5.000 bijdrage participatie Beleef Woerden profielen 6.000 bijdrage via derden 1.500 bijdrage arrangementen Financiën: Zie kanttekeningen
Uitvoering: Zie Uitvoeringsovereenkomst 2014 Communicatie / Website: Inmiddels is een link op de website www.woerden.nl gemaakt naar de website www.beleefwoerden.com Met het team communicatie worden afspraken gemaakt over het gebruiken van de pay off Woerden, hoofdstad van het Groene Hart Belangrijk is dat onze organisatie bekend is met de kennis en mogelijkheden die Woerden Marketing kan bieden. Dit kan in team overleggen of via een centrale presentatie. Hier worden nog nadere afspraken over gemaakt. Ondernemingsraad: -- Samenhang met eerdere besluitvorming: Marketingplan 2012 Bijlagen: 1. Subsidieaanvraag 2014 Woerden Marketing (13.026967) 2. Aanvulling subsidieaanvraag 2014 Oplegnotitie en projectverslag Woerden Marketing (13.030184) 3. Aanbevelingsbrief Citymarketing door Stichting Woerden Marketing (13.031871) 4. Marketingplan 2012 gemeente Woerden (13i.05390) 5. Uitvoeringsovereenkomst Marketing Woerden 2014 (13i.05391)
Van: Dam, Caroline Verzonden: maandag 30 september 2013 16:40 Aan: Stadhuis Onderwerp: FW: Subsidie-aanvraag Woerden marketing Bijlagen: Projectplanning en begroting Citymarketing.2014 DEF.pdf graag bijlage inboeken Met vriendelijke groet, Carolien van Dam Accountmanager Binnenstad Gemeente Woerden 0348 428661 Gemeente Woerden Postbus 45, 3440 AA Woerden Blekerijlaan 14, 3447 GR Woerden Telefoonnummer 14 0348 www.woerden.nl.>v 3 0 SEP, 2013 Oorspronkelijk bericht Van: Kitty Kusters - Woerden Marketing <kittv(5>woerdenmarketinq. nl> Verzonden: ma 30-09-2013 16:22 Onderwerp: Subsidie-aanvraag Woerden marketing Bijlage: Projectplanning en begroting Citymarketing.2014 DEF.pdf Aan: Dam, Caroline <dam.c@woerden.nï>; Hierbij nog een digitale versie! Groetjes... Met vriendelijke groet. Gemeente Woerden 13.026967 Woerden Marketing Kitty Kusters Tel: 06-21564588 E-mail: kitty (5)woerdenmarketing.nl Website: www.woerdenmarketinq.ni Regislratiedatum: Behandelend afdeling Afgehandeld door/op: 02/10/2013 Bezoekadres: Bleek 6 3447 GV Woerden Postadres: Kretakade 2 3446 BA Woerden 1
i 4
1. Inleiding subsidie-aanvraag 2. Gerealiseerde projecten 2013 3. Citymarketing voor Woerden 4. Samenwerking 5. Verantwoording 6. Projectteam 7. Begroting Pagina 1
i Inleiding Sttbsidiesanwaag 2014 In 2013 hebben Kitty Kusters en Alex Kok toegewerkt naar de opbouw van City Marketing voor Woerden en haar dorpskernen, met als doel de economie van de stad te bevorderen. Door de uitvoer van meerdere projecten van de gemeente Woerden en vanuit de samenleving is Woerden op de kaart gezet. Dit resulteerde in de cultuur, toeristen en recreatiesector in betere samenwerkingen op lokaal en regionaal niveau. In 2013 beschreef Woerden Marketing door het creëren van een Merkpaspoort, de identiteit van Woerden. Door het uitvoeren van een communicatieplan zal dit paspoort zijn plek vinden binnen de samenleving, Het voornaamste doel van deze subsidieaanvraag 2014 is om de identiteit te waarborgen en over te gaan tot profilering van Woerden, de hoofdstad van het Groene Hart. Pagina 2
ierealiseerde projecten 2013 - Woerden Hoofdstad van het Groene Hart; Project cultuur op maat; Uit-agenda online en offline; Arrangementen; De identiteit van Woerden is beschreven in het merkpaspoort, welke in november 2013 gepresenteerd wordt; De informatieve website www.beleefwoerden.com is gelanceerd; Co-creaties zijn aangegaan met organisaties van evenementen teneinde de diversiteit van aanbod van cultuur, activiteiten en evenementen te verbreden. Pagina 3
:'1, remarketing voor Woerden Woerden Marketing is de marketing en promotie-organisatie voor de gemeente Woerden, haar bedrijven en producten. Hierdoor bedienen we inwoners, bezoekers en bedrijven van de stad en gemeente woerden. Een van onze belangrijkste taken, is het proactief ontwikkelen en uitvoeren van marketingstrategieën die de gemeente Woerden en het merk Woerden versterken bij inwoners, bezoekers, toeristen en het bedrijfsleven. Subsidie aanvraag Woerden Marketing 2014 Om de marketing communicatie van de gemeente Woerden consistent uit te voeren is door Woerden Marketing in 2013 een merkpaspoort en een communicatieplan ontwikkeld. In 2014 zullen de kernwaardes uit het merkpaspoort en communicatieplan worden bewaakt en geactualiseerd. Op basis van het in 2013 geschreven communicatieplan zullen aanvullend marketingplannen en strategieën worden ontwikkeld die in 2014 leiden tot de concrete uitvoer en daarmee het uitdragen van de campagne: "Beleef Woerden, Hoofdstad van het Groene Hart'. In 2014 wordt het citymarketingplan 2014-2017 gerealiseerd. Een geactualiseerd plan goedgekeurd door de Woerdense gemeenteraad. Het nieuwe plan bouwt voort op eerder gemaakte keuzes. De focus zal liggen op het creëren van een substantiële bijdrage aan de lokale economie in Woerden door het professioneel voeren van actieve citymarketing. Pagina 4
Hoofddoelen Ontwikkelen, coördineren en realiseren van promotie en marketing voor Woerden; Woerden eenduidig en consistent positioneren als Hoofdstad van het Groene Hart; Stimuleren van toeristisch recreatieve sector; Stimuleren van co-creaties tussen lokale en regionale partijen; Co-creaties aangaan en relaties onderhouden binnen en buiten Woerden; Door ontwikkelen en uitvergroten van content en strategie rondom "BeleefWoerden.com". Subdoelen Verantwoord dragen van titel 'Hoofdstad van het Groene Hart', door; o Stimuleren van toeristisch-recreatieve marketing voor het Groene Hart; o Het leveren van bijdrage aan waardevolle economie in het Groene Hart; o Co-creaties aangaan met gemeente en partijen binnen het Groene Hart. Voor de uitvoer en bewaking van de omschreven doelen en de realisatie van het citymarketinglan 2014-2017 vraagt Woerden Marketing 69.250 euro (zeggen negenenzestig duizend tweehonderd en vijftig euro) subsidie aan. Met deze bijdrage kan Woerden Marketing uitvoer geven van de gevoerde doelstellingen. Pagina 5
250 11.250,00 Ontwikkeling, coördinatie en realisatie BeleefWoerden, Hoofdstad van het Groene Hart 17.500,00 Communicatie inzet Cultuur, Recreatie en Toerisme 5.640,00 Door-ontwikkeling BeleefWoerden.com 208 9.360,00 Coördinatie en redactie BeleefWoerden.com 475 21.375,00 Co-creaties, product ontwikkeling en Arrangementen, Recreatie en Toerisme 75 3.375,00 Merkpaspoort en beeldbank, bewaken en actualiseren 150 6.750,00 Stimuleren en realiseren co-creaties tussen lokale en regionale partijen samenleving 100 4.500,00 Ondersteuning Sales Toeristen Informatie Puntt.a.v. online marketing 100 4.500,00 Projectontwikkeling en overleg met Gemeente Woerden t.b.v. Citymarketing 2.500,00 Bijdrage Participatie TIP voor online marketing 5.000,00 Bijdrage participatie BeleefWoerden profielen 6.000,00 Bijdrage via derden, partners in promotie, subsidieverstrekkers 1.500,00 Bijdrage arrangementen Toevoeging: In het kader van een sterke samenleving hebben de initiatiefnemers van Woerden Marketing gekozen in 2014, voor de omschreven projecten, hun uurtarief, te verlagen van 95 naar 45 euro per uur, excl. BTW. Dit ten aanzien van een betere balans tussen inkomsten en subsidie. Pagina 6
4 Samenwerkingsve rbaxtden Woerden Marketing werkt continu aan co-creaties en werkt samen met vele organisaties. Naast inkomst- en marketing gerelateerde samenwerkingen heeft de stichting een Advies commissie, bestaande uit voorzitters en/of bestuursleden van de cultuur organisaties en diverse instellingen en bedrijven in Woerden. Deze commissieleden geven advies aan Woerden Marketing en dragen standpunten en visies uit. Enkele organisaties: Stadsmuseum Toeristisch Informatiepunt Stichting Vrienden van Woerden Het Klooster Stichting Woerden Promotie De Boerinn Kameryck Woerden Bruist Stadshart Woerden Intermediair vastgoed en Retail Accountmanager binnenstad Jan Hendriks, Nieck Engelhard, Stephanie Rompa Mees Weststrate Leontien Wiering Jos van Riet Hendrik Jan Hoogendoorn Hans Voorn Ed Breuren Gineke van Kesteren Gerard Kremers Carolien van Dam Het doel van de samenwerking is het uitdragen van het merk Woerden op een eenduidige en consistente manier. Hierbij is het noodzakelijk dat partijen samenwerken om tot een succesvolle eenduidige marketingstrategie te komen. Pagina 7
5 Verantwoordingsrapportage Woerden Marketing zal voldoen aan de gestelde verantwoordingsregistratie. Woerden Marketing heeft daarnaast een raad van toezicht, bestaande uit tenminste drie personen die samen met Woerden Marketing de verantwoordingsregistratie en jaarstukken van de Stichting Woerden Marketing mede ondertekent. Aanvullend op de verantwoordingsregistratie vind ertussen gemeente en Woerden Marketing tweewekelijks een overleg plaats met de accountmanager Carolien van Dam. Meetresultaten * Bezoekcijfers BeleefWoerden.com * Bezoekcijfers TIP website op BeleefWoerden.com * Cijfers gebruik merkpaspoort en beeldbank via Woerdenmarketing.nl * Verkoopresultaten Pagina 8
6 Team Woerden Marfeeti» j *' sters Bestuurslid Citymarketing - Toerisme recreatie Ilex Kok Bestuurslid Citymarketing Online strategie tan ja V eld huizen Marketing Medewerker Citymarketing - Toerisme recreatie Freelance - Online Marketing - Sales ondersteuning Vrijwilliger Redactie Fotografie Mareijn, tie Wit - Vrijwilliger Redactie Stagiair - Marketing & Communicatie Pagina 9
Van: Dam, Caroline Verzonden: maandag 18 november 2013 12:36 Aan: Stadhuis Onderwerp: FW: Oplegnotitie bij subsidie-aanvraag Woerden marketing Bijlagen: Oplegnotitie 2014.docx; Projecten 2013 overzicht.pdf graag bijlagen inboeken Met vriendelijke groet, Carolien van Dam Accountmanager Binnenstad Gemeente Woerden < n 1 fi 4 0348 428661 Gemeente Woerden Postbus 45, 3440 AA Woerden Blekerijlaan 14, 3447 GR Woerden Telefoonnummer 14 0348 www.woerden.nl 3 ^ 1 8 NOV. 2013 Afschr.: C J.i)o»^i B.VIXj Oorspronkelijk bericht Van: Kitty Kusters - Woerden Marketing <kittv@ woerdenmarketinq.nl> Verzonden: ma 18-11-2013 10:42 Onderwerp: Oplegnotitie bij subsidie-aanvraag Woerden marketing Bijlage: Oplegnotitie 2014.docx, Projecten 2013 overzicht.pdf Aan: Dam, Caroline <dam.c@woerden.nl>; CC: Duindam, Bob <duindam.b@woerden.nl>; Alex Kok - Woerden Marketing <Alex@woerdenmarketinq.nl>; Beste Carolien, Hierbij sturen wij je een oplegnotitie behorende bij de subsidieaanvraag 2014 toe. Deze oplegnotitie is verzorgd na een gesprek met Bob Duindam inzake de continuering van Citymarketing Woerden. Tevens sturen wij een projectverslag 2013 mee, waarin te zien is wat wij als organisatie met de inzet van 15.000 subsidie voor BeleefWoerden.com en Citymarketing hebben gerealiseerd tot nu toe aan marketing voor Woerden. Mochten er nog vragen zijn nav deze oplegnotitie, dan horen wij dit graag zodat we e.e.a. nog kunnen toelichten. Wij zien wij jullie reactie tegemoet. Met vriendelijke groet. Gemeente Woerden 13.030184 Woerden Marketing Kitty Kusters Tel: 06-21564588 E-mail: kittv@woerdenmarketinq.nl Website: www.woerdenmarketinq.nl Bezoekadres: Bleek 6 3447 GV Woerden Postadres: Kretakade 2 3446 BA Woerden Registratiedatum: Behandelend afdeling Afgehandeld door/op: 19/11/2013 1
Wffi i 7////
1 I Het jaar 2013 is een jaar waarin de bestuurders en (vrijwillige) medewerkers van Stichting Woerden Marketing hard gewerkt hebben om de beoogde doelen te realiseren en vastgestelde taken uit te voeren op het gebied van marketing en promotie. Er zijn mooie projecten ontstaan, ontwikkeld en uitgevoerd. Deze projecten en haar resultaten zijn in dit verslag beschreven. Woerden Marketing heeft haar projecten verdeeld in de hoofdstukken online, offline en verbindend. Met deze verdeling wordt duidelijk welke rollen de bestuurders van Woerden Marketing aannemen en op welke gebieden zij actief zijn. Stichting Woerden Marketing wil de gemeente, opdrachtgevers en de samenleving duidelijk maken wat mogelijkheden en voordelen zijn van Citymarketing en promotie en wat er in één jaar allemaal bereikt is. Bestuurders Stichting Woerden Marketing Alex Kok en Kitty Kusters 2
»?>., <,-, Pas?iri3 4- BeleefWoerden.com Pagina 4 UlT-agenda-online Pagina 4 Ontsluiten stadshart profielen Pagina 4 Online promotie TIP Pagina 4 20 vergaderlocaties online Pagina 4 Woerdenmarketing.nl Pagina 5 Beeldbank Pagina 5 Nieuwsbrief Pagina 5 Offline Campagne gerenoveerde haven Pagina 6 Arrangementen voor Woerden Pagina 6 Arrangementen touroperators Pagina 6 Bezoek Woerden door Maleisiërs Pagina 6 Merkpaspoort gebruikershandleiding Pagina 7 Cultuur op maat Pagina 7 UlT-agenda - offline Pagina 7 Realisering Woerden hoofdstad van het Groene Hart Pagina 7 Limes project Pagina 8 Adviescommissie Pagina 8 Gerard Kremers Intermediair vastgoed & Retail Pagina 8 Kantoor, team en bedrijfsstructuur Pagina 8 Pop-up locatie nieuwjaarsbijeenkomst Pagina 8 Verbindend Citymarketing raadsleden Pagina 9 Contacten met Bed and Breakfast Pagina 9 Make-A-Wish promotie Pagina 9 Regionale samenwerking Pagina 9 Rijnstraat Pagina 9 I Pa&ina 10 3
o e i s e f w V o e r cl e n. c o m Voor het online portaal www.beleefwoerden.com is een behoorlijke volledigheid van aanbod op het gebied van recreatie, winkelen, uitgaan, kunst en cultuur gegenereerd. Er staan ondertussen 477 verschillende locaties online. Inmiddels is www.beleefwoerden.com een uitgebreide en volledige website en zijn op het gebied van toerisme ook de items arrangementen en vergaderlocaties aan toegevoegd. In 2013 heeft de website www.beleefwoerden.com 40.000 unieke bezoekers getrokken. Vanaf de start in oktober 2012 kan geconcludeerd worden dat het gebruik van de site sterk groeiend is. UIT-agenda - online Tijdens het project Cultuur op Maat is er een goede start gemaakt met de ontwikkeling van een online Uit-agenda op www.beleefwoerden.com. In de loop van 2013 is deze uitagenda doorontwikkeld tot een krachtig medium voor alle activiteiten in Woerden. Woerden Marketing ontvangt enthousiaste reacties en medewerking vanuit recreatieve en toeristische organisaties en evenementen. De online Uit-agenda is op dit moment nog volop in ontwikkeling en Woerden Marketing werkt wekelijks hard aan de verbetering en volledigheid van de agenda. Ontsluiten stadshart profielen Woerden Marketing heeft in opdracht van BIZ-vereniging het Stadshart voor alle aangesloten winkeliers een profiel gemaakt op www.beleefwoerden.com. Dit zijn meer dan 250 winkels in het centrum van Woerden. De vindbaarheid en bereikbaarheid van deze winkels en de mogelijkheden van het centrum van Woerden worden hierdoor vergroot. Ook is aanvullende informatie gegeven over onder andere koopzondagen en parkeren, wat extra promotie voor het Stadshart genereert. Online promotie TIP Op de website www.beleefwoerden.com is een vertaling gegeven van het online aanbod van het TIP. Zo staan er onder andere plattegronden online en is er verschillende praktische informatie te vinden. Het aanbod van recreatieve ondernemers is ontsloten en er staan verschillende arrangementen online welke in samenwerking met het TIP ontwikkeld zijn. Zoals eerder benoemd is er een actuele evenementenkalender opgezet. Er is een aparte profielpagina voor het TIP aangemaakt. Zij staan prominent boven aan de homepage. Er is een aparte profielpagina voor het museum gemaakt welke ook boven aan de homepage staat. Het verhaal van Woerden is hierin meegenomen. 20 vergaderlocaties online In opdracht van de gemeente Woerden heeft Woerden Marketing 20 vergaderlocaties online gezet op www.beleefwoerden.com. Op de website zijn deze bedrijven zichtbaar en wordt aanvullende informatie gegeven zodat er een duidelijk beeld gegeven wordt over diverse vergadermogelijkheden. Op deze manier wordt Woerden met haar centrale ligging een aantrekkelijkere locatie om te vergaderen in het centrum van Nederland. 4