STARTNOTITIE EVENEMENTENBELEID

Transcriptie

1 STARTNOTITIE EVENEMENTENBELEID

2 INHOUD 1. INLEIDING 3 2. UITGANGSPUNTEN, DOELSTELLINGEN en KADERS 3 3. HET PROCES 5 4. HET PRODUCT 6 5. DE RISICO S 6 6. TIJD en PLANNING 6 7. COMMUNICATIE 6 Startnotitie evenementenbeleid

3 1. INLEIDING In de gemeente Eemsmond worden jaarlijks vele kleine en grotere evenementen georganiseerd. Dergelijke activiteiten dragen bij aan een prettig woonklimaat. Om aantrekkelijk te blijven voor inwoners en potentiële inwoners denkt de gemeente na over hoe zij haar kansen nog beter kan vormgeven. Passende evenementen blijken een uitstekende bijdrage te kunnen leveren aan de aantrekkelijkheid van een gemeente. Reden om het bestaande evenementenbeleid tegen het licht te houden, te verdiepen en uit te breiden. 2. UITGANGSPUNTEN, DOELSTELLINGEN en KADERS Evenementenbeleid is op te splitsen in de volgende onderdelen: Reguleren vergunningverlening, veiligheid Faciliteren de gemeentelijke dienstverlening mbt afval, dranghekken Stimuleren subsidieverlening en sponsoring Coördineren het inventariseren en spreiden van evenementen Organiseren als gemeente zelf evenementen (laten) organiseren Door deze onderdelen als instrument in te zetten kan worden gestuurd op het imago en de leefbaarheid van de gemeente. Nieuw voor de gemeente is het organiseren van evenementen. Interne uitgangspunten Onder de paraplu van het Economische Beleidsplan Gemeente Eemsmond wordt een nieuwe nota Recreatie & Toerisme voorbereid. In samenhang hiermee wordt vorm gegeven aan het Evenementenbeleid. Afhankelijk van de aard en de grootte van de evenementen is er nogal wat interne regelgeving waarmee rekening moet worden gehouden. Met name veel regels uit de APV zijn van toepassing: voor het houden van optochten, het afsteken van vuurwerk, geluidshinder, feesten op de openbare weg, veiligheid enz. In het nieuwe beleidsstuk zal bestaand beleid als uitgangspunt dienen: Reguleren: Evenementen in Eemsmond is de richtlijn voor de vergunningverlening Faciliteren: in het Lokaal Sociaal Beleid is een contract opgenomen voor de gemeentelijke dienstverlening (het realiseren van tijdelijke verkeersmaatregelen en wegafzettingen, voorzieningen mbt afval). Stimuleren: de nota Sponsorbeleid en de nieuwe Subsidieverordening zijn hierop van toepassing Externe uitgangspunten Naast onze eigen regels is er ook veel landelijke wetgeving waarmee rekening gehouden moet worden. Voorbeelden hiervan zijn de Drank- en Horecawet, de Winkeltijdenwet, de Wet milieubeheer, de Zondagswet en de Voedsel en WarenAutoriteit. Ook kunnen de Jachtwet of de Luchtvaartwet van toepassing zijn; dit hangt nauw samen met de aard van een evenement. Doelstellingen Het bieden van een positief tegenwicht tegen een zich veranderende bevolkingssamenstelling is het vertrekpunt voor het nieuwe evenementenbeleid. Evenementen dienen verschillende belangen die aan doelstellingen kunnen worden gekoppeld: Economisch belang Bij het organiseren van evenementen is een financiële component betrokken, ook richting de plaatselijke middenstand. Er kan sprake zijn van economische spin-off, bijvoorbeeld door bezoekers die tevens gaan winkelen of die een hotelovernachting boeken. Evenementen dragen bij aan een gunstig woon- en leefklimaat waardoor de gemeente aantrekkelijker wordt als vestigingsplaats voor mensen en bedrijven. Dit levert werkgelegenheid op en bevordert het voorzieningenniveau. Startnotitie evenementenbeleid

4 Toeristisch - Recreatief belang Evenementen spelen een steeds belangrijker rol in het verbreden van het toeristisch productaanbod en het stimuleren van verblijfstoerisme. Evenementen vestigen de aandacht op een gemeente of regio (Tocht om de Noord!) en versterken de toeristische aantrekkingskracht. Promotioneel belang Succesvolle evenementen dragen bij aan het imago van een gemeente of regio. Door lokale, regionale (en landelijke) publiciteit ontstaat bovendien een extra bezoekmotief. Sociaal cultureel belang Evenementen dragen bij aan het sociaal-culturele leven in een gemeente. Evenementen geven een gevoel van verbondenheid door het gezamenlijk beleven of opzetten van een evenement. Dit werkt positief door op het imago van de gemeente als bestuur. Vanuit deze belangen zijn de volgende doelstellingen geformuleerd: Eemsmond op de kaart zetten als een aantrekkelijke woon- en werkgemeente Het Binden & Boeien van inwoners, recreanten, toeristen, passanten en tijdelijke werknemers Een bijdrage leveren aan de leefbaarheid in Eemsmond waarbij rekening wordt gehouden met een zich wijzigende bevolkingssamenstelling Een toetsingskader is een hulpmiddel om evenementen te laten passen bij de identiteit van Eemsmond/ de regio en te laten bijdragen aan het imago, de sociaal maatschappelijke doelstellingen en de lokale/ regionale economie. In 2010 werden er in de gemeente Eemsmond zo n 120 evenementenvergunningen afgegeven. De meeste van deze evenementen waren kleinschalig en gericht op bezoekers in de directe omgeving. Deze bestaande evenementen zullen binnen het nieuwe beleid blijven behouden. Kaders Om evenementenbeleid te ontwikkelen dat aan de doelstellingen voldoet zal het beleidsplan zich richten op zaken die door de gemeente beïnvloedbaar zijn, zoals: Vergunningenbeleid/ veiligheid Evenementenlocaties De identiteit van de gemeente Regionale samenwerking Communicatie Subsidie/ sponsoring Hiernaast zijn de financiële en personele kaders van belang: de ambities uit het beleidsplan zullen moeten worden betaald en uitgevoerd. Dit vraagt budget en personele inzet, zowel voor het maken als het uitvoeren van het beleid. Startnotitie evenementenbeleid

5 3. HET PROCES: DE TOTSTANDKOMING VAN HET BELEID Om tot een goed product te komen is veel onderzoek noodzakelijk en zullen uit vele geledingen mensen moeten worden betrokken. Onderzoek Ter voorbereiding is al uitgebreide deskresearch gedaan waarbij opvalt dat de scheidslijn tussen recreatie, toerisme en cultuur niet altijd duidelijk te maken is. De belangrijkste onderzoeksresultaten: Veel organisaties in de regio zijn bezig met recreatie en toerisme, maar potentiële bezoekers zijn niet goed op de hoogte van wat er te doen is; Inwoners van Gemeente Eemsmond bezoeken minder evenementen dan landelijk gemiddeld; De aanwezigheid en de dynamiek van de Eemshaven bieden potentie voor het aantrekken van bezoekers en het organiseren van evenementen in de gemeente Eemsmond. Een aantal aspecten dient nog onderzocht te worden: Gezien de doelstellingen met betrekking tot leefbaarheid en de bevolkingssamenstelling moet gekeken worden of het wenselijk is om het evenementenbeleid in regionaal verband op te zetten; Er moet onderzoek worden gedaan naar juridische aspecten: denk hierbij bv aan de consequenties van het houden van evenementen in de Eemshaven; Er worden verschillende locaties gebruikt voor evenementen. Onderzocht moet worden of deze locaties voldoen en of er efficiënter gebruik van gemaakt kan worden; Gekeken moet worden welke evenementen aan de doelstellingen voldoen. Hierbij moeten de huidige (gesubsidieerde en gesponsorde) evenementen ook tegen het licht worden gehouden en kan zonodig aan aanpassing en aan nieuwe evenementen worden gedacht. Belangrijk is dat de behoefte wordt gepeild. Betrokkenen (organisatoren, bezoekers) moeten worden uitgenodigd om mee te denken. Genoemde onderzoeken kunnen voor een belangrijk deel intern worden uitgevoerd. Wellicht is het verstandig een gespecialiseerd bureau in te schakelen bij de vraag welk(e) vernieuwende en voor Eemsmond passende evenement(en) onze gemeente veel positieve publiciteit zou kunnen bezorgen. Interne betrokkenen Beleidsmedewerker Recreatie & Toerisme Projectmanager Economische Zaken Ruimtelijke Ontwikkeling - milieu Leidinggevende EZ-RO-milieu Portefeuillehouder EZ College B&W (via presentatie) Beleidsmedewerker Kunst & Cultuur Vergunningverlener Evenementen (regulerende aspecten) Medewerker Gemeentebedrijf (faciliterende aspecten) Medewerker Communicatie (coördinerende en stimulerende aspecten sponsorbeleid) Juridisch medewerker (juridische aspecten) Beleidsmedewerker Samenlevingszaken (stimulerende aspecten subsidiebeleid) Beleidsregisseur VTH Externe betrokkenen Evenementenbeleidsambtenaren uit de regio Ondernemersverenigingen, organisatoren van huidige evenementen, inwoners, VVV s Startnotitie evenementenbeleid

6 Er zijn vele werkvormen denkbaar om belanghebbenden bij het proces te betrekken: het houden van bijvoorbeeld brainstormsessies, overleggen, workshops, enquêtes en/ of het opzetten van een klankbordgroep. In overleg met de afdeling Communicatie zal naar passende vormen worden gezocht. 4. HET PRODUCT: EVENEMENTENBELEID EEMSMOND Vertrekpunt voor het beleidsplan zijn de onderzoeksresultaten en de doelstellingen met betrekking tot de verwachte bevolkingsdaling, leefbaarheid en het imago van Eemsmond. Het beleidsplan zal worden opgebouwd uit de volgende onderdelen: Een beschrijving van de huidige situatie en de wenselijke situatie Kansen en mogelijkheden: de tendensen en verwachte ontwikkelingen in evenementenland Risico s en valkuilen bij het organiseren van evenementen Doelstellingen gekoppeld aan bevolkingsdaling, leefbaarheid en het imago van Eemsmond Koppeling met al bestaande regelgeving en beleid Belangen en effecten van evenementen en de verschillende rollen van de gemeente hierin (regulator, facilitator, stimulator, coördinator en organisator) Conclusies en aanbevelingen Voor de uitvoering van het beleidsplan zal een uitvoeringsprogramma worden opgesteld. Startnotitie evenementenbeleid

7 5. RISICO S Welke risico s brengt evenementenbeleid met zich mee en hoe houd je deze risico s zo klein mogelijk? Interne risico s Er zijn doelstellingen geformuleerd met betrekking tot bevolkingsdaling, leefbaarheid en het imago van Eemsmond. Om het risico dat deze doelstellingen niet worden gehaald zo klein mogelijk te houden, zullen zij SMART worden uitgewerkt. Financiële risico s Aan het gedeelte Sponsoring van de stimulerende rol van de gemeente kleven risico s. Een toetsingskader en evaluatie verkleinen deze. Ook aan de rol van organisator van evenementen is risico verbonden. Een gedegen onderzoek vooraf naar de effecten van zo n evenement is dan ook noodzakelijk om een goede inschatting van deze risico s te kunnen maken. Juridische risico s Aan evenementen zijn diverse juridische aspecten verbonden. Deze aspecten dienen in kaart te worden gebracht zodat onnodige risico s worden voorkomen. Met betrekking tot de verschillende risico s zal er een SWOT-analyse worden gemaakt. 6. TIJD EN PLANNING Het opzetten van een breed evenementenbeleid is onder te verdelen in de volgende blokken: Oriëntatiefase Het schrijven en vaststellen van een startnotitie: naar verwachting zal de startnotitie in februari 2011 door de Raad worden vastgesteld Het schrijven en vaststellen van het beleidsstuk: naar verwachting zal de beleidsnotitie in oktober 2011 door de Raad worden vastgesteld De uitvoering van het nieuwe evenementenbeleid 7. COMMUNICATIE Interne communicatie Na een periode van voorbereiding vindt vanaf medio november 2010 een wekelijks overleg plaats met betrekking tot Recreatie & Toerisme en Evenementenbeleid. Voor zowel EZ, R&T en evenementen is een startnotitie geschreven die zal worden uitgewerkt tot een beleidsplan. In de overleggen vindt afstemming plaats. Na overleg met de leidinggevenden en vervolgens met de portefeuillehouder worden de startnotitie en later het beleidsplan Evenementen via het college in de Raad behandeld. Externe communicatie In overleg met de afdeling Communicatie wordt een plan gemaakt voor de participatie met wijken dorpsverenigingen, stichtingen enz. die evenementen organiseren. Ook zal aan inwoners worden gevraagd naar hun wensen en mening over voor de gemeente Eemsmond passende evenementen. Startnotitie evenementenbeleid

8