GEBRUIKERSHANDLEIDING WWW.JAARENQUETEZIEKENHUIZEN.NL
Stichting Prismant, Utrecht, maart 2008. Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit werk mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Stichting Prismant. Publicatie van cijfers en/of tekst uit dit werk als toelichting of ondersteuning bij wetenschappelijke artikelen, boeken of scripties, is toegestaan mits daarbij geen sprake is van commerciële doeleinden en voor zover de bron duidelijk wordt vermeld. Prismant is een wettig gedeponeerd dienst- en warenmerk. Uitgever Prismant Papendorpseweg 65, 3528 BJ Utrecht Postbus 85200, 3508 AE Utrecht Telefoon 030-2345 678 Fax 030-2345 677 E-mail prismant@prismant.nl Versie 1.0 Status: Geschikt voor generiek gebruik Datum: 1 april 2008 2
Betrokken partijen NVZ De NVZ (Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen) is primair gericht op de collectieve behartiging van zorginhoudelijke, sociale en economische belangen van de leden. Tot de leden behoren alle algemene ziekenhuizen, alsmede categorale instellingen in Nederland, zoals astmacentra, audiologische centra, kankercentra, radiotherapeutische instituten, revalidatiecentra en dialysecentra. In totaal zijn het ongeveer 170 instellingen. NFU De NFU (Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra) is een samenwerkingsverband van de acht Universitair Medische Centra (UMC's) in Nederland. De NFU heeft als algemene doelstelling het behartigen van de gezamenlijke belangen van de UMC's. De NFU heeft als vertegenwoordiger van de Universitair Medische Centra zitting in diverse overlegorganen bij overheid en belangenorganisaties op landelijk niveau. DHD De NVZ vereniging van ziekenhuizen (NVZ) en de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU) hebben in januari 2008 de stichting Dutch Hospital Data (DHD) opgericht. Deze stichting gaat landelijke registraties van ziekenhuisgegevens (laten) verzamelen, beheren en onderhouden. Ook een aantal bestaande gegevensverzamelingen, zoals de Jaarenquête Ziekenhuizen en de Landelijke Medische Registratie (LMR), worden in de toekomst door DHD georganiseerd en beheerd. Ook het toezicht op het gebruik van gegevens uit wettelijk voorgeschreven verzamelingen behoort tot de beoogde regierol van DHD. Prismant Prismant is dé zakelijke dienstverlener voor de Nederlandse gezondheidszorg. Zij beschouwt het als haar opdracht om haar klanten te ondersteunen bij het formuleren, implementeren en evalueren van hun beleid, gericht op verbetering van doeltreffendheid, doelmatigheid en kwaliteit van de zorg. WMO WMO is een onderzoeksbureau dat actief is op het gebied van automatisering en onderzoek binnen de zorgsector. 3
Inhoudsopgave gebruik www.jaarenqueteziekenhuizen.nl 1. Inleiding 5 2. Voorafgaand aan het invullen van enquêtes 6 2.1 Navigatie en menu 6 2.2 Toetsenbord en muisgebruik 7 2.3 Instellingen en softwareversies 7 3. Gebruik van het enquête systeem 9 3.1 Inloggen 9 3.2 Kies in te vullen enquête 11 3.3 Kies in te vullen hoofdstuk 11 3.4 Kies in te vullen vraag 12 3.5 Invullen gegevens 12 3.6 Tonen fouten 13 3.7 Afsluiten enquête en elektronische handtekening 14 4
1. Inleiding De Jaarenquête Ziekenhuizen wordt uitgevoerd door Prismant in opdracht van de Nederlandse Vereniging Ziekenhuizen (NVZ) en de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU). Voor verslagperiode 2007 is voor het eerst de enquête voor algemene ziekenhuizen en academische ziekenhuizen geïntegreerd. De vragen in deze geïntegreerde enquête zijn (nogmaals) beoordeeld op hun relevantie en bruikbaarheid in branchestatistieken en informatieproducten voor de ziekenhuizen. Er is een nieuw enquêtetool ontwikkeld om de gegevensinvoer te ondersteunen, in samenwerking tussen Prismant en WMO. Deze handleiding beschrijft hoe u de Jaarenquête Ziekenhuizen kunt invullen binnen dit enquêtetool, dat via internet toegankelijk is. Aan de hand van deze handleiding wordt duidelijk gemaakt welke functionaliteit deze applicatie biedt. Binnen het enquêtetool treft u hulpteksten aan die ondersteunen bij de inhoudelijke invulling van de enquête. We hopen dat deze handleiding en het enquêtetool zelf u afdoende ondersteunen bij het invullen van de enquête. Mocht u echter na lezing of tijdens het invullen toch vragen of (technische) problemen hebben, dan kunt u uiteraard contact opnemen met de servicedesk van Prismant. Binnen het enquêtetool is een faciliteit aangebracht om vragen te stellen en u kunt de servicedesk ook bereiken via servicedesk@prismant.nl of via telefoonnummer 030-2345 800. De servicedeskmedewerkers zullen u zo snel mogelijk een oplossing aan de hand doen. Tijdens de enquêteperiode zal tevens binnen het enquêtetool een overzicht van veelgestelde vragen en de bijbehorende antwoorden worden opgebouwd. 5
2. Voorafgaand aan het invullen van enquêtes 2.1 Navigatie en menu U kunt de enquête in willekeurige volgorde invullen. Hieronder vindt u enige uitleg over de navigatie en uitleg van de iconen. Bovenaan iedere pagina treft u een korte beschrijving van het onderwerp van de individuele vragen daaronder en specifieke aanwijzingen bij het invullen. Tevens ziet u daar voor welk deel (%) de betreffende pagina compleet is ingevuld. Tijdens het werken met het programma verschijnt steeds het onderstaande menu. De betekenis van de iconen wordt hieronder uitgelegd: Stelt u in staat snel naar de onderkant van de pagina te navigeren Brengt u terug naar de startpagina Stelt u in staat een hoofdstuk uit de enquête te selecteren Laat u uitloggen uit de enquête. U dient eerst uw gegevens te bewaren. Toont het helpmenu. U kunt hier: veel gestelde vragen inzien een vraag stellen aan de helpdesk uw enquête controleren op foutmeldingen en signalen (signaallijst) uw rapportage downloaden als Word-bestand uw elektronische handtekening zetten als u alle vragen heeft beantwoord. o Nadat de gehele enquête is ingevuld en er geen foutmeldingen meer zijn, kunt u een elektronische handtekening plaatsen. De gegevens kunnen daarna niet meer worden gecorrigeerd en worden ter controle en verwerking aangeboden aan Prismant. Met dit icoon slaat u uw gegevens op. Dit wordt alleen getoond als u eerst een hoofdstuk uit de enquête heeft geselecteerd met de knop. Indien u tussentijds een hoofdstuk (pagina) verlaat, sla dan de reeds ingevoerde gegevens op met deze knop. U kunt de gegevens later aanvullen en/of corrigeren. Stelt u in staat snel naar de bovenkant van de pagina te navigeren 6
2.2 Toetsenbord en muisgebruik Wanneer u bezig bent met het invullen van een enquête gelden de volgende toetsen: Muis / Cursor: zet de cursor in het eerste aan te passen veld. Merk op dat u de waarde in het veld aanvult en niet vervangt als u gaat typen. Gebruik de muis om de te vervangen waarde volledig te selecteren, alvorens een nieuwe waarde in te typen. Om van veld naar veld verder te gaan raden wij aan de Tab-toets te gebruiken. Zie hieronder. Tab: zet de cursor in het volgende veld of op de volgende hyperlink. 2.3 Instellingen en softwareversies De huidige stand van de computertechnologie maakt het onmogelijk om meer dan een advies te geven over instellingen en softwareversies om gebruik te kunnen maken van het enquêtesysteem. Prismant adviseert de volgende instellingen en softwareversies te gebruiken, of een hogere versie: Internet-explorer versie - Versie 6.0.2800.1106CO (62800.1106) - Bijgewerkt metsp1, Q832894, - Q831167, Q823353 - TaalNederlands - Codeersterkte128-bits - Java VM-versie5.0.3810.0 Windows versie - Microsoft Windows 2000 Professional of hoger - Versie 5.0.2195 - Service Pack 4 build 2195 Java-versies - Het Prismant enquête systeem gebruikt Java-scripting. - Zet de JIT-compiler aan in Internet Explorer: 7
- Start Internet Explorer; - Kies onder het menu Extra > het item Internet-opties; - Zoek onder het tabblad Geavanceerd de optie-reeks Microsoft VM; Bij de meeste browsers is dit reeds automatisch ingesteld. Cookies en uw browser Daarnaast beschermt Internet Explorer uw privacy. De privacy staat normaliter goed ingesteld. Als u de privacybescherming te hoog hebt ingesteld, logt het enquêtesysteem u uit. U kunt dan niet werken. Pas dit als volgt aan: Start Internet Explorer; Kies onder het menu Extra > het item Internet-opties; Zet onder het tabblad Privacy de schuif op Normaal (hoog) of lager. Opmerking: u kunt ook inlichtingen inwinnen bij uw eigen ICT-beheerder. 8
3. Gebruik van het enquête systeem 3.1 Inloggen Een gebruiker, die een of meerdere enquêtes gaat invullen, moet zichzelf eerst identificeren door in te loggen in de webapplicatie. Om dit te kunnen doen wordt de gebruiker het onderstaande scherm getoond. De gebruiker dient een gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen en vervolgens op de knop inloggen te klikken. Gebruikersnaam en wachtwoord worden verstrekt door Prismant aan de deelnemende instellingen. 9
Indien het inloggen mislukt, bijvoorbeeld omdat onbedoeld uw CAPS-LOCK aanstaat, wordt het onderstaande scherm getoond. Opmerkingen bij het inloggen Gebruikersnamen en wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig; Als u 30 minuten niets doet, dient u opnieuw in te loggen; Verlaat u uw PC tijdelijk, sla dan uw gegevens tussentijds op. Dit voorkomt dat u niet opgeslagen gegevens op uw scherm kwijtraakt; Log opnieuw in, alvorens nieuwe gegevens in te voeren. Dit voorkomt dat het opslaan van uw nieuwe invoer leidt tot een inlogscherm en daarmee het verlies van uw gegevens; U kunt tegelijkertijd inloggen met meerdere personen, zodat meerdere personen tegelijk kunnen werken aan een enquête. Het systeem maakt echter geen onderscheid tussen de ingelogde personen. Dit betekent dat twee personen elkaars gegevens kunnen overschrijven; De laatst opgeslagen gegevens blijven staan; Om verwarring bij het opslaan van enquêtegegevens te voorkomen raden we u af meer dan één keer tegelijkertijd in te loggen op één PC. 10
3.2 Kies in te vullen enquête Voor het verslagjaar 2007 hoeft u geen keuze te maken. In volgende jaren kiest u eerst uw enquête. Voor academische en algemene ziekenhuizen is er een aparte vragenlijst. Deze wordt automatisch geselecteerd op basis van de inloggegevens. 3.3 Kies in te vullen hoofdstuk U dient bij het invullen van de enquête gebruikt te maken van het menu zoals onderstaand is aangegeven. Daarbinnen kiest u een van onderstaande hoofdstukken. Opmerking: De hoofdstukindeling voor de academische ziekenhuizen wijkt hiervan enigszins af. Het enquêtetool selecteert op basis van de inloggegevens automatische de juiste indeling. 11
3.4 Kies in te vullen vraag Na selectie van een hoofdstuk wordt de betrekkende pagina opgeroepen. Een pagina kan er uitzien als onderstaand is weergegeven. 3.5 Invullen gegevens?: Met een vraagteken geeft u aan dat de waarde onbekend is, en groter dan nul. U kunt binnen dezelfde sommatie twee of meer regels als onbekend opgeven. Het systeem vraagt dan wel om het totaal, waarbij het totaal groter dient te zijn dan de sommatie van de bekende items. 0: Het getal nul wordt beschouwd als een positief getal...,xx: (decimalen) Getallen worden automatisch in het juiste aantal decimalen opgeslagen. Bij grote getallen worden automatisch punten als 1000-scheiders aangebracht. U kunt op het numerieke toetsenbord de. Gebruiken. Bij minder dan drie cijfers achter de laatste punt wordt de laatste punt omgezet in een decimale komma. Dus: 1.525.63 wordt 1.525,63. 12
Optellingen: Het enquêtetool voorziet niet in het automatisch maken van optellingen van ingevoerde gegevens. Dit heeft ermee te maken dat deze optellingen niet altijd gelijk hoeven te zijn aan de onderliggende posten: U hoeft niet altijd verplicht alle onderliggende posten in te vullen; Soms worden in de enquête (met name in de hoofdstukken met personeels- en financiële gegevens) niet alle onderliggende posten gevraagd. Dit betekent overigens wel dat de optelling altijd gelijk of groter moet zijn dan het totaal van de ingevulde onderliggende posten. Hierop wordt binnen het enquêtetool gecontroleerd. 3.6 Tonen fouten Er zijn verschillende zaken waarop bij het opslaan van een vraag wordt gecontroleerd: Mag een bepaald getal negatief zijn? Zijn de ingevoerde gegevens in lijn met uw historische gegevens (afwijking t.o.v. vorig jaar)? Zijn de gegevens landelijk gezien waarschijnlijk? In geval van berekende variabelen: klopt de optelling met de onderliggende cijfers? Bij een fout wordt dit getoond doormiddel van een fouticoon en een bijbehorende melding. U krijgt deze melding te zien als u op het icoon gaat staan. Een voorbeeld van een melding is: Meldingen van het type F moeten worden gecorrigeerd. Daarnaast zijn sommige vragen verplicht. Dit wordt aangeduid met het sleutelicoon. 13
Bij het bewaren van een bepaald hoofdstuk krijgt u steeds een melding van gevonden fouten en niet ingevulde verplichte vragen: 3.7 Afsluiten enquête en elektronische handtekening Wanneer u uw enquête definitief wilt maken dan klikt u op elektronische handtekening in het helpmenu. Vervolgens voert u daar uw emailadres in. Op uw emailadres krijgt u vervolgens uw persoonlijke ondertekencode. Wanneer u nu uitlog en opnieuw inlogt kunt u deze code invoeren in het daarvoor bestemde vak onder het menu te vinden onder elektronische handtekening. Nadat u de enquête aldus heeft voorzien van een elektronische handtekening, kunt u de ingevoerde gegevens niet meer wijzigen. Zij worden ter verwerking aangeboden aan Prismant. Wanneer het toch noodzakelijk is alsnog gegevens aan te passen, neemt u dan contact op met de servicedesk van Prismant. 14