Handleiding voor Account journalisering in Excel.xls Account Memoriaal boekingen in Excel Auteur(s) G. Buurmans Date of creation 22-02-2011
Voorwoord Het Excel bestand Account journalisering in Excel.xls maakt het Account inlees bestand aan in het formaat adp (tekst formaat). Er kan maar één journaalpost worden aangemaakt met Account journalisering in Excel.xls. Zorg ervoor dat u altijd één leeg (ongebruikt) bestand van Davi- Account2000Journalisering in Excel.xls houdt in verband met beschadiging. Voordat u aan de slag gaat met Account journalisering in Excel.xls test het met de demo administratie. Beperkingen Account journalisering in Excel.xls 1- Mutaties kunnen alleen ingevoerd worden in het memoriaal dagboek. 2- Eén journaalpost per exportbestand. 3- Géén debiteuren en crediteuren mutaties. 4- Omschrijving maximaal 10 karakters. 5- Géén kostenplaatsen. Journalisering in Excel 2 van 17 25-2-2011
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 4 2 Beveiligingen afzetten in Excel... 5 3 Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007... 6 3 Exportbestand... 9 4 Importeren in Davilex Account Business... 10 5 Handleiding importeren ADP bestand... 11 6 Beveiligingen afzetten... 16 Journalisering in Excel 3 van 17 25-2-2011
1 Inleiding Met dit product kunt u uw financiële opstellingen die in Excel vaak gebeuren direct importeren in het administratieve pakket. Voordelen zijn: - Sneller opstellingen mogelijk. - Betere documentatie (boekingsverslagen). - Niet meer overbodig overtikken van de journaalposten. - Fout verslagen bij verkeerde invoer. - Tijdwinst. - Er kan nu op uitgebreide detailniveau boekingen worden geïmporteerd. Deze voordelen kunnen leiden tot: - Betere administratie (detail). - Tijd besparing. Daarnaast bestaat de mogelijkheid tot maatwerk calculatie applicatie voor journaalposten. Mogelijkheden hiervoor zijn bijvoorbeeld: - Kasstaten. - Declaratie. - Eindafrekeningen. Kijk voor meer toepassingen op www.excelcontroller.nl Journalisering in Excel 4 van 17 25-2-2011
2 Beveiligingen afzetten in Excel Voordat u begint met werken met ons werkboek, dient u eerst het beveiligingsniveau van Excel voor VBA Macro s op een laag niveau te zetten. Gebeurt dit niet dan krijgt u foutmeldingen en waarschuwingen. De VBA Macro s zullen niet werken, echter zal dit niet leidingen tot nadelige gevolgen. Virussen kunnen niet voorkomen worden ook al heeft u deze beveiliging op één hoog niveau staan. Stappen: 1- Open Excel. 2- Zorg ervoor dat er géén werkbladen openstaan. 3- Ga naar het menu EXTRA MACRO Beveiliging. 4- Vervolgens krijg je de keuze uit Hoog/Gemiddeld/Laag. Kies hier voor Laag. Journalisering in Excel 5 van 17 25-2-2011
5- Sluit Excel helemaal af. Als Excel opnieuw weer wordt opgestart zult u vervolgens géén meldingen van Excel meer krijgen. 3 Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007 Aanpassen beveiligingsniveau VBA Macro's in Excel 2007. Klik op de Microsoft Officeknop en vervolgens op Opties voor Excel. Stap 1. Start Excel op en ga naar de Office knop en kies opties voor Excel. Stap 2. Kies in Opties in Excel:"Vertrouwenscentrum" Kies: "Instellingen voor vertrouwenscentrum". Journalisering in Excel 6 van 17 25-2-2011
Stap 3. Vervolgens: "Instellingen voor macro's: Alle macro's inschakelen. Toegang tot het objectmodel van het VBA-project vertrouwen. Journalisering in Excel 7 van 17 25-2-2011
Kies hier voor Laag of Gemiddeld. Bij gemiddeld krijgt u telkens weer als u een excelbestand opent, de vraag of u de macro's wilt activeren. Journalisering in Excel 8 van 17 25-2-2011
3 Exportbestand De eerste keer dat u Account journalisering in Excel.xls opstart krijgt u de melding dat er nog geen export bestand is aangewezen of is aangemaakt. U krijgt dan het onderstaande scherm met de mogelijkheid één vast bestand te maken waar uw exportbestand standaard komt te staan. Dit bestand (*.txt) wordt later ingelezen in Account. Voortaan wordt het export voor Account klaargezet in de folder E:\Desktop\ in het bestand Exportmemo.txt. Actie Knoppen 1- Bestand U krijgt een formulier waar u het export bestand wilt opslaan. 2- Exporteren Exporteren en conversie van de journaalregels naar het ADP-formaat. 3- Stand. opmaak Over alle regels waar in kolom [Grootboek] is in gevuld wordt standaard opmaak aangebracht. Journalisering in Excel 9 van 17 25-2-2011
4- Regel verwijderen De huidige regel wordt verwijderd in het gebied van journaalregels. 5- Regel toevoegen In het gebied journaalregels wordt op de actieve regel één regel toegevoegd. Velden Datum Grootboek Omschrijving Bedrag Periode waarin wordt geïmporteerd Mutatie rekening Vrije omschrijving maximaal 10 karakters Mutatiebedrag, Debet = positief en Credit = negatief. 4 Importeren in Davilex Account Business Als er één boeking gereed is voor exporteren, dient deze door knop Exporteren, geëxporteerd te worden naar de aangegeven locatie die met de knop Bestand ingesteld kan worden. Als één bestand succesvol geëxporteerd is, verschijnt de volgende melding. Met daarin de naam waar het bestand is opgeslagen en het totaal aantal regels wat daarin is opgeslagen. Journalisering in Excel 10 van 17 25-2-2011
5 Handleiding importeren ADP bestand. Deze handleiding is overgenomen uit de Davilex helphandleiding. Kanttekening: Davilex gaat ervan uit dat alleen mutaties aangeleverd worden vanuit salarispakketten. Dus alleen voor salarisboekingen. Daarom kunt in hier salarisboekingen vervangen door memoriaalboekingen. Journaalposten ADP importeren Als u uw salarisverwerking laat verrichten door ADP, kunt u de journaalposten die hieruit voortvloeien importeren in Davi-Account. Zo zorgt u ervoor dat de salarisboekingen op de juiste grootboekrekeningen terechtkomen in uw boekhouding en houdt u overzicht over de uitbetaalde lonen en salarissen. Voordat u het ADP-bestand gaat importeren moeten de grootboekrekeningen die u gebruikt voor de salarisboekingen zijn aangemaakt in de administratie waarin u de journaalposten wilt inlezen. Het inlezen van de journaalposten ADP gaat als volgt: 1. Start Davi-Port op. 2. Kies de menu-optie Importeren Journaalposten ADP. Journalisering in Excel 11 van 17 25-2-2011
Journalisering in Excel 12 van 17 25-2-2011
3. Geef aan op welk station, in welke map en onder welke naam het import-bestand is opgeslagen. 4. Kies het memoriaalboek waarin u de salarismutaties wilt importeren. U kunt een apart memoriaalboek aanmaken voor de ADP-journaalposten via Lijst Dagboeken. Dit vergemakkelijkt het zoeken naar de salarismutaties. 5. Klik op OK. De journaalposten uit Multipay (het salarisverwerkingsprogramma van ADP) worden geïmporteerd in Davi-Account. U kunt de salarisboekingen terugvinden in het Memoriaal. Het kan voorkomen dat het bestand niet gelezen kan worden, bijvoorbeeld als het bestand is beschadigd. Informatie- en logbestand Tijdens het importeren wordt er een logbestand aangemaakt. Hierin worden de acties vermeld die zijn uitgevoerd en eventuele fouten die zijn opgetreden. U kunt het logbestand na het importeren bekijken of afdrukken. Journalisering in Excel 13 van 17 25-2-2011
Bijvoorbeeld: u krijgt een melding dat een aantal grootboekrekeningen of kostenplaatsen niet bestaan in de administratie waarin u het ADP-bestand probeert te importeren. Er zijn geen boekingen aangemaakt. Oplossing: maak de ontbrekende rekeningen aan die in het logbestand worden vermeld via Lijst Grootboekrekeningen of maak de ontbrekende kostenplaatsen aan via Lijst Kostenplaatsen. Nadat het bestand geïmporteerd is kunt u de journaalposten in Account inzien, aanpassen of zelfs verwijderen. Journalisering in Excel 14 van 17 25-2-2011
Fout in Davilex geeft de geïmporteerde boekingen vaak in de originele bedrijfsvaluta weer. Voorbeeld demo administratie geeft mijn geïmporteerde boekingen weer met NLG echter in de rapportage van wordt gerekend met Euro s. Alle geïmporteerde boekingen worden ingelezen in de bedrijfsvaluta. U kunt dus niet inlezen in één andere valuta. Journalisering in Excel 15 van 17 25-2-2011
6 Beveiligingen afzetten Door het afzetten van de beveiligingen kunt u nieuwe werkbladen toevoegen voor vrij invoer (berekeningen en opstellingen). Daarnaast kunt u ook de opmaak van de cellen aanpassen indien u dit wenst. Belangrijk Verander nooit iets aan de regels 1 t/m 8. Voorbeeld 1: Afzetten van de beveiligingen Journalisering in Excel 16 van 17 25-2-2011
Voorbeeld 2: Aanpassen instellingen cellen Journalisering in Excel 17 van 17 25-2-2011