Even voorstellen SCRUM en bid management Ontwikkelaar, ontwerper, projectleider, projectmanager, management consultant, directeur, oprichter, aandeelhouder, senior adviseur, bid manager, principal consultant Certified Marketing planner Certified Programma manager Certified Bid manager Certified Scrum Master Datum 12 november 2014 Presentator Hotze de Jong 2 Xenophanes Literatuur De goden onthulden ons niet, vanaf het begin Alle dingen, maar in de loop van de tijd Door te zoeken, kunnen we de dingen beter leren kennen. Maar wat betreft de zekere waarheid, geen mens heeft die ooit gekend En evenmin zal iemand haar kennen, noch die over de goden, En evenmin die over alle dingen waarover ik spreek. Want zelfs als hij bij toeval uitdrukking zou geven Aan de definitieve waarheid, zou hij dat zelf niet weten: Want alles is slechts een web dat uit gissingen is geweven. (Colophon, 560 circa 478 v. Chr.) 3 Agile Methods for Proposal Managers: An Idea Whose Time Is Here, Wendy Frieman, Journal of the Association of Proposal Management, APMP, Spring/Summer 2009 4 Inhoudsopgave Deel I Enkele bid management problemen Deel II Positieve Scrum ervaringen Deel III Scrum toepassen in het bid management proces Deel IV Enkele afsluitende conclusies en aanbevelingen Omvang en complexiteit Bureaucratie Prioriteiten stellen Delivery Faalfactoren Doorlooptijd Kosten DEEL I BID MANAGEMENT 5 6 1
Omvang en complexiteit De bid management taken zijn, zeker voor nieuwkomers, overweldigend in termen van omvang en complexiteit In de wereld van bid management kan de bureaucratie veel documentatie vereisen Proposal plans Progress reports Budget reports Gate reviews Faalfactoren Lees de vraag vooral niet Schrijf een boekwerk over hoe goed je bent Schiet met hagel, dan raak je altijd wel wat Bied non-compliant aan Schrijf je eigen organisatie de grond in Schrijf indirect en passief Maak het moeilijk om antwoorden te vinden Laat merken dat je het beter weet Schrijf overal voorwaarden bij Vermijd te vertellen wat je klant eraan heeft (Sales gids, top 10) 7 8 Prioriteiten stellen Delivery Prioriteiten kunnen verkeerd worden gesteld Veel tijd besteden aan technische details Te veel aandacht voor zaken waarop weinig punten kunnen worden gescoord Onduidelijke bijdrage aan win-thema s Geen aandacht voor punten waarmee het verschil kan worden gemaakt Vanaf een zeker moment is het essentieel om elke dag van elk teamlid de geschreven teksten te zien om op planning te blijven 9 10 Verloop van het bidproces Kosten Moeite RFP uitgekomen OMG Factor kicks in Inlever datum Ideaal Werkelijk Hoge kosten om deadline te kunnen halen In tijd In geld Fysieke problemen Emotionele schade Tijd 11 12 2
Onvermogen Onvermogen Agile manifest Recente ervaring Scrum technieken DEEL II SCRUM Rigide plannen en procedures Aanmatigende (arrogante, laatdunkende, pretentieuze) bureaucratie Almaar toenemende vraag naar documentatie Zware budgetoverschrijdingen Overschrijden van planning / milestones Tegenvallende prestaties Continue veranderende requirements Onvermogen om producten binnen tijd en budget op te leveren 13 14 Agile manifesto Recente projectervaringen Manifest voor Agile Software Ontwikkeling 2014 DELTAPLAN 2.0 1989 APL Wij laten zien dat er betere manieren zijn om software te ontwikkelen door in de praktijk aan te tonen dat dit werkt en door anderen ermee te helpen. Daarom verkiezen we Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen Werkende software boven allesomvattende documentatie Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen Inspelen op verandering boven het volgen van een plan 1970 1950 1916 15 16 Scrum board Sprints Scrumtechnieken Sprints Vaak inspecties Zelf-organiserend teamwork Dagelijkse accountability Vroegtijdig release van code Continue aandacht voor eindgebruikers behoeftes Constante focus op resultaat Product backlog Rolverdeling Releaseplanning 17 18 3
Scrum board Product backlog Opbouw - Sprintdoel - Todo - Ongoing - Development - Verification - Validation - Done Opbouw - Thema - User story - As an actor - I want to - So that - Story owner - Value - Level of refinement - Epic of story - Definition of ready - Story points - Acceptance criteria - Given (Context) - When (Action) - Then (Consequences 19 20 Rolverdeling Releaseplanning Backlog refinement Just enough Just in time Teamwork 21 22 Overeenkomsten en verschillen Overeenkomsten en verschillen Toepassingen Scrum board voor proposal managers Rolverdeling DEEL III SCRUM EN BIDMANAGEMENT Sofware development en bid management vereisen instructies en regels die nauwgezet moeten worden gevolgd. Agile technieken en methoden streven dezelfde doelen na als de methoden en technieken van bid managers: Heldere doelstellingen Time management Voortgangsbewaking Tijdige delivery 23 24 4
Toepassingen Backlog In progress Review Done Pre-proposal planning Daily scrum lijkt op daily stand-up voor bidmanagement Incrementen zijn van toepassing, maar doorgaans kleiner bij bid management, maar kunnen helpen bij de taakverdeling Vergelijkbaar aan Agile methoden kan prioritering ook genuanceerd gebeuren Dagelijks opleveringen onthult snel wie wel en niet aan zijn afgesproken termijnen zal voldoen Qualification Strategy development Content design Document management Content development Reviews and approval Presentation Proposal projectmanagement Learning review 25 26 Backlog Pre-proposal planning In progress Review Done Huidige rolverdeling Strategie Qualification Strategy Content Strategy development Content design Content development Reviews and approval KE Kennisexpert Oplossing Bid team Presentation Presentation B/PM AM Document Document management Document management Bid/Proposal Manager Accountmanager Proposal management Proposal projectmanagement Learning review 27 28 Andere rolverdeling Directie Account management Proposal management Professionals Conclusies en aanbevelingen Andere zoekrichtingen DEEL IV ENKELE CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 29 30 5
Conclusies Andere zoekrichtingen Zet tijd en geld vast, pas de scope aan Stap in sprints naar succesvolle proposals Scrum technieken zijn direct toe te passen Scrum board Stand-ups Product- en sprint backlogs Scrum als methodiek een-op-een toepassen zal niet werken vertaling is nodig Procesmanagement Divergeren en convergeren Programma management Project- en lijnactiviteiten Teamontwikkeling Forming, storming, norming, performing Besluitvormingsprocessen Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming (BOB) (Bek-)vechten, onderhandelen, overleggen 31 32 6