co 2 -administratie ketenverantwoordelijkheid aanbesteding certificering MVO HET ADMINISTRATIEPAKKET Wat levert digitalisering me op? En wat kost het me? Een boekhoudpakket hoeft niet duur te zijn. Toch laten veel ondernemers zich afschrikken door de kosten. Die bedragen vaak niet meer dan enkele euro s per maand. Dat kan oplopen tot tientallen euro s als uitgebreidere functionaliteit is gewenst, zoals factureren en voorraadbeheer. Sommige ondernemers zijn bang dat ze meer tijd kwijt zijn aan de administratie als ze overstappen op een boekhoudpakket. Dit is onterecht. Als u het goed organiseert, levert het alleen maar tijd op. Dit zijn enkele voordelen: - U bespaart op de kosten voor uw boekhouder of accountant. - Het levert u tijd op. Tijd die u kunt besteden aan klanten, in plaats van aan facturen typen en bonnetjes optellen. - U bespaart op papierkosten. - U hebt een beter en actueler overzicht van uw financiële situatie. - U hebt gegevens sneller bij de hand. - U kunt efficiënter werken en bent daardoor goedkoper. Let op: deze voordelen gelden alleen als u het goed organiseert. Het is daarom aan te raden hulp te vragen aan uw accountant en hem periodiek te laten controleren. Welke boekhoudpakketten zijn er op de markt? Er zijn honderden verschillende boekhoudpakketten. De gratis Gids Boekhoudsoftware biedt inzicht in alle standaard boekhoudpakketten voor elke doelgroep (van zzp ers tot grote bedrijven).
Wat is eigenlijk het voordeel van een actueel inzicht in mijn cijfers? Met een beter inzicht kunt u betere beleidsbeslissingen nemen. Hoeveel digitalisering is fijn om mee te werken? U kunt ervoor kiezen om uw facturatie te digitaliseren, maar ook uw hele inkoopproces. Wat ideaal is, is voor elk bedrijf anders. Vraag uzelf dus af wat he best bij uw bedrijf past en bij uw klanten. Uw accountant kan u helpen dit in kaart te brengen. Hoe kan ik gestructureerd archiveren? Het is aan te raden om vooraf goed na te denken over de manier waarop u gaat archiveren. Een goede, logische structuur maakt het eenvoudiger om systematisch te werken en om gegevens te delen met collega s. Uw accountant heeft hier veel ervaring mee. Overigens hebben sommige pakketten features waarmee het makkelijker wordt om dingen terug te vinden. Zo zijn er administratiepakketten die de mogelijkheid bieden om facturen te taggen ; hierdoor zijn ze nog beter terug te vinden. Met andere pakketten kunt u papieren facturen inscannen en deze digitaal beschikbaar maken. Overigens heeft elektronisch factureren de toekomst. Facturen komen dan automatisch in uw administratie terecht. Hoe ga ik om met back-ups? Er is één ding dat elke bedrijf produceert: gegevens. De financiële administratie, gegevens van klanten, toeleveranciers, producten, e-mailwisselingen Het verlies van gegevens is op zijn minst vervelend en heeft soms ernstige gevolgen. Het maken van back-ups is daarom erg belangrijk. Eén of meerdere keren per dag back-uppen, is aan te raden. Het is ook verstandig hierbij stil te staan bij de keuze voor een administratiepakket. Sommige administratiepakketten kunt u automatisch back-ups laten maken, bij andere moet u het handmatig doen. Bij online pakketten worden de back-ups door de softwareleverancier verzorgd, u hebt daar geen omkijken naar. Kan ik meerdere medewerkers rechten toekennen? In zowat alle pakketten is dit mogelijk. Bij veel boekhoudpakketten betaalt u voor het aantal medewerkers dat van het pakket gebruik gaat maken. Als er meer collega s van gebruikmaken, betaalt u dus meer. Dit hangt helemaal af van het programma.
In de praktijk wordt met een tweetal licentiemodellen gewerkt: - een licentie die toegewezen wordt aan gebruikers op naam; - een licentie die toegewezen wordt aan het aantal gelijktijdige gebruikers. Het laatste model is meestal aantrekkelijker omdat vaak niet alle gebruikers tegelijk van het pakket gebruikmaken. U hebt dan ook een licentie voor tijdelijke krachten en parttimers. Ik heb een verkeerd bestand in de cloud gezet, wat nu? Fouten maken is menselijk. Het aanpassen van een fout in een bestand is in principe geen probleem. Ook kunt u vaak terug naar een oude back-up. Let echter op: verstuurd is verstuurd! Als u bijvoorbeeld een verkeerde factuur verstuurt, dan kunt u deze niet meer wijzigen. Corrigeren kan dan alleen met een creditfactuur. Hebt u een fout gemaakt en weet u niet hoe u deze moet herstellen, neem dan contact op met uw accountant. Welke functionaliteiten heb ik nodig van mijn boekhoudprogramma? Welke functionaliteiten u nodig hebt, is afhankelijk van veel zaken, bijvoorbeeld van de branche waarin u actief bent. Elk soort bedrijf heeft behoefte aan andere functionaliteiten. Zo is een module voor voorraadbeheer voor een handelsbedrijf onmisbaar, maar voor een dienstverlener nutteloos. Een speelgoedwinkel heeft waarschijnlijk weinig aan een urenadministratie, terwijl een advocatenkantoor niet zonder kan. Voordat u overgaat tot de aanschaf van een administratiepakket, is het dan ook verstandig om goed in kaart te brengen wat u nodig hebt. Uw accountant kan u hier goed bij helpen. Kan ik direct vanuit het boekhoudpakket btw-aangifte doen, of banktransacties? In veel boekhoudpakketten is dit mogelijk. Voor heel wat ondernemers is dit een must. Wat kan ik aanpassen in mijn boekhoudpakket? Dat hangt af van de software die u gebruikt. Bij het ene pakket is meer mogelijk dan bij het andere. In de meeste pakketten is het mogelijk om uw eigen lay-out te kiezen voor facturen en uw eigen briefpapier te gebruiken.
Snap ik het boekhoudprogramma wel? Veel boekhoudprogramma s zijn gemaakt voor boekhouders, niet voor ondernemers. Dat betekent niet dat ze enorm moeilijk zijn om mee te werken, maar wel dat u enige boekhoudkennis moet hebben om ermee uit de voeten te kunnen. Er zijn ook heel eenvoudige programma s. Samen met uw accountant kunt u een goede inschatting maken van wat u aan kunt én van wat u nodig hebt. Hoe snel worden zaken verwerkt? In de meeste pakketten worden wijzigingen realtime verwerkt. Geldt de fiscale bewaarplicht ook voor bestanden die zijn opgeslagen in de cloud? Ja. Ook gegevens in de cloud zijn voor een belangrijk deel onderworpen aan de fiscale bewaarplicht van in de regel zeven jaar. Denk aan transacties via een webwinkel. U moet er dus voor zorgen dat u gedurende deze wettelijke termijn toegang houdt tot uw internetomgeving. Of dat u op een andere manier de gegevens veilig bewaart. In veel gevallen is het overigens beter om 10 jaar aan te houden. Welke gegevens moeten hoelang bewaard blijven? De accountant weet dit precies en kan de ondernemer wegwijs maken in de regels rondom de fiscale bewaarplicht. Vervangt een online boekhoudpakket de accountant? Nee. Het is een misverstand te denken dat een online boekhoudpakket de accountant vervangt. Moet u die aangeschafte pc nu als kosten of als investering boeken? Kunt u de BTW verrekenen als u met een zakenrelatie uit eten ga? En hoe weet u zeker dat u het juiste boekhoudpakket kies? Dit zijn slechts enkele voorbeelden van vragen waarmee een accountant u kan helpen. Een boekhoudpakket vergemakkelijkt wel de verwerking van uw administratie. U hoeft niet meer elk kwartaal een stapel bonnetjes door te werken om alle btw-bedragen op te tellen. En u hoeft uw boekhouder of accountant niet meer te betalen om de bekende schoenendoos door te werken. Wat heb ik aan SBR/XBRL? SBR is de nieuwe standaard om financiële gegevens elektronisch uit te wisselen met de overheid. Maar ook de banken gebruiken SBR, onder meer om kredietrapportages te ontvangen. Het kan dus zijn dat uw bank straks vraagt om een bepaalde krediet-
rapportage in SBR aan te leveren. Laat u informeren door uw accountant in hoeverre SBR een rol speelt voor u als ondernemer. Ik heb verschillende processen geautomatiseerd. Is mijn personeel nog wel efficiënt? Door administratieve processen te automatiseren kunt u veel tijd en geld besparen. Is uw administratief personeel nog efficiënt, of kunt u hun werk beter uitbesteden? Uw accountant kan u helpen om deze zaken uit te rekenen.