Raad OCMW Destelbergen 24 januari 2018 Aanwezig: Liliane Lebon, voorzitter; Ivan Stevens, Jacques Van Alboom, Carine Plovie, Ben D Haene, Raymond Roels, Helena Verbeke, Sofie Daninck, Martinne Plets, Patrick Naessens, leden; Katrijn Mertens, secretaris Verontschuldigd: Hildegard Van Rompu, lid Openbare zitting 1. Goedkeuring verslag bestuursvergadering d.d. 29 november en 20 december 2017 Artikel 181 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn De secretaris woont de vergadering van de raad bij en maakt de notulen. Vragen en opmerkingen van raadsleden: Raadslid Roels vraagt om alle verslagen op de website te zetten om zo de burger te kunnen informeren. De secretaris zegt dat zij de transcripties nog moet aanpassen daar waar bijv. onduidelijkheid was over de ontbrekende namen van raadsleden en dat de website onder de loep wordt genomen om alles wat fout en achterhaald is eruit te halen. De IT ers van de beide besturen hebben op dit moment teveel werk om alles nog tijdelijk aan te passen op de site. Raadslid Roels stelt dat er geen antwoord komt op zijn genotuleerde vragen. Niet alleen de notulen zijn van belang, maar er moet ook een antwoord komen op de vragen. De secretaris zegt dat het agendapunt goedkeuring verslag gaat over de goedkeuring van het verslag, dus de antwoorden op de vragen hebben geen verband met de goedkeuring. Een verslag hoort de weergave te zijn van de vergadering. Raadslid Roels wenst de notulering van de geheime zitting van de raad van november te bespreken. Voorzitter verdaagt dit naar de geheime zitting. Artikel 1: De raad keurt het verslag van de openbare zitting van de raadsvergadering van 29 november 2017 goed. Art.2: De notulen van de openbare zitting worden gepubliceerd op de website van OCMW Destelbergen.
2. Sociale dienst, financiële dienst: aankoop software Artikel 51 en 52 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn Doelstelling 4 van het meerjarenplan 2018-2020 processen interne controle verfijnen wordt uitgevoerd, m.n. de acties: Opleiding administratief medewerker/financieel beheerder/secretaris leefloon basis en leefloon gevorderden (Cevi) + toepassingsbijstand (OCMW zelf) voor de medewerkers Maandelijks bijhouden van wat wordt betaald aan (equivalent) leefloon en medische kosten voor cliënten versus in welke mate het OCMW recht heeft op terugbetaling en dit ook effectief gebeurt Vragen en opmerkingen van raadsleden: Raadslid Roels vraagt hoe dit programma zal worden ingezet en of dit zal gebruikt worden in het LOI. De secretaris stelt dat zij dacht dat raadslid Roels hierover had afgestemd met de financieel beheerder. Voorzitter zegt dat iedereen hiermee moet kunnen werken. Raadslid Roels zegt dat de administratief bediende van het LOI niet is opgegeven voor de opleiding. Voorzitter zegt dat iedereen die met de sociale dienst verband heeft, met dit programma moet kunnen werken en iedereen op de opleiding moet aanwezig zijn. Raadslid Roels meent via de secretaris te weten dat er in het LOI een ander systeem gebruikt wordt. Voorzitter zegt dat zo veel mogelijk moet worden ingezet op het nieuwe systeem. Er moet op een uniforme wijze gewerkt worden. Raadslid Plets stelt dat het niet is omdat er een vraag gesteld wordt in het vast bureau zij de antwoorden hierop te lezen/horen krijgt. Vormvereisten: Positief advies financieel beheerder d.d. 10 januari 2018 Positief advies leden vast bureau d.d. 17 januari 2018 De aankoop van het softwareprogramma beheer subsidiestromen sluit naadloos aan bij de geformuleerde doelstelling. De manuele koppeling tussen het individueel dossier en het teruggevorderde bedrag is tijdsintensief en niet sluitend (menselijke fout). Het softwareprogramma moet toelaten 100% garantie te bieden tussen beiden en de foutmarges na controle door de Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie (POD-MI) te reduceren tot nul.
Financiële aspecten: Aankoop programma en opleiding medewerkers: 9 567,63, incl. BTW Onderhoudscontract: 62,82/jaar Enig artikel: De Raad keurt de aankoop goed van het softwareprogramma beheer subsidiestromen à 9 567,63, incl. BTW en incl. de uren opleiding voor de medewerkers, bij Cevi NV, Bisdomplein 3 in 9000 Gent, en met een jaarlijkse onderhoudskost van 62,82. Administratieve afhandeling: afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan het diensthoofd sociale dienst en aan de financieel beheerder. 3. Woonzorgcentrum: aankoop bedden en nachtkasten Artikel 51 en 52 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn Juridische grond: Woonzorgdecreet van 13 maart 2009, onderafdeling XII, woonzorgcentrum, artikel 38 Norminterpretaties WZC, RVT en CVK, versie van 23 februari 2015, RVT-norm B, 2, d, aangepaste bedden Codex over het welzijn op het werk waarvan de structuur werd vastgelegd in de omzendbrief van 28 september 1993 In 2016 besliste het bestuur alle bedden en nachtkastjes in het woonzorgcentrum te vervangen, en dit gespreid over 3 jaar, weliswaar bij dezelfde leverancier, nl. Haelvoet NV, Leon Bekaertstraat 8 in 8770 Ingelmunster. In 2016 werden 34 bedden en evenveel nachtkastjes aangekocht, zo ook in 2017. In 2018 rest nog de aankoop van 33 bedden en 33 nachtkastjes. Vormvereisten: Positief advies financieel beheerder d.d. 19 januari 2018 Kwaliteitszorg voor het meubilair. Financiële aspecten: De totale kost voor de aankoop van de bedden, de nachtkastjes en de noodzakelijke toebehoren, alsook voor de ophaling van de huidige bedden en nachtkasten is 46 201,02, excl. BTW.
Enig artikel: De Raad keurt de aankoop goed van 33 elektrische hoog-laag bedden, van 33 nachtkastjes en van 10 bedgalgen voor 55 903,23, incl. BTW en incl. de ophaling van de oude meubels, bij Haelvoet NV, Leon Bekaertstraat 8 in 8770 Ingelmunster. Administratieve afhandeling: afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de directeur van het woonzorgcentrum en aan de financieel beheerder. 4. Woonzorgcentrum: opleiding werken met generaties Artikel 51 en 52 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn Juridische grond: Woonzorgdecreet van 13 maart 2009, onderafdeling XII, woonzorgcentrum, artikel 38 Norminterpretaties RVT-ROB, versie van 8 mei 2009, norm 4.3 bijscholing De rechtspositieregeling, hoofdstuk V, het vormingsreglement voor de medewerkers van OCMW Destelbergen, goedgekeurd bij raadsbeslissing van 20 december 2011 Het aantal jongere medewerkers in het woonzorgcentrum (>20j en <30j) is de laatste maanden gestegen. De leidinggevenden stellen vast dat de communicatie en samenwerking tussen medewerkers uit verschillende generaties niet altijd vlot verlopen. Dit zorgt voor discussies en spanningen op de werkvloer. Er is momenteel een vertegenwoordiging van 4 generaties in het woonzorgcentrum, nl.: de Babyboomers (geboren in de periode 1940-1955), de Generatie X (geboren in de periode 1956-1970), de Pragmatische generatie (geboren in de periode 1970-1985) en de Generatie Y (geboren in de periode 1985-2000). Een generatie omvat personen uit dezelfde leeftijdsfase die zich een groep voelen vanuit een gemeenschappelijke beleving van die levensfase. Elke generatie wordt op eigen wijze beïnvloed door ouders, media, belangrijke economische en sociale gebeurtenissen en (populaire) cultuur. Dit zorgt ervoor dat medewerkers vaak een andere kijk hebben op de aanpak van bepaalde zaken of situaties. Ook de levensfase in het privéleven speelt een rol en beïnvloedt de invulling van de job en de accenten die worden gelegd. Pascal Roskam, lector HRM aan de HOGent en mede-ontwikkelaar van het instrument zet de generatiebril op geeft workshops in deze materie. Dergelijke, interactieve, workshop duurt gemiddeld 3 uren en laat 15 à 20 deelnemers toe. Er wordt gedurende de workshop in 2 stappen gewerkt. Een 1 ste deel is een theoretisch kader: korte toelichting over wat generaties zijn, wat het belang en effect is om opgegroeid te zijn in een welbepaalde generatie en hoe dit ons beeld kleurt op
arbeid en samenwerking. Hoe we omgaan met waarden (respect, erkenning, waardering ) en wat we hierdoor van elkaar verwachten. In een 2 de deel is er de interactieve oefening generaties aan het werk. Er wordt gewerkt in groepjes van 4 à 6 personen. De medewerkers ontdekken de kenmerken van de generatie waartoe ze zelf behoren, maar ook waartoe de collega s behoren. Ze leren de sterktes en uitdagingen van elke generatie doorgronden. Ze maken kennis met mogelijkheden om de samenwerking/verbondenheid te verbeteren. Vormvereisten: Positief advies financieel beheerder d.d. 10 januari 2018 Positief advies leden vast bureau d.d. 17 januari 2018 In alle diensten van het woonzorgcentrum doet het fenomeen zich voor. Daarom wordt voorgesteld de vorming te voorzien voor alle medewerkers van het woonzorgcentrum en dit aan de hand van 4 workshops. De workshops worden heterogeen samengesteld (leeftijd, dienst) en zullen een meerwaarde genereren als zoveel als mogelijk medewerkers deze volgen. Voorgesteld wordt samen te werken met Pascal Roskam, als expert in dit domein. Financiële aspecten: Kostprijs 4 workshops: 4 x 330,00 = 1 320,00, excl. BTW en excl. verplaatsingskosten Ongeveer 80 medewerkers kunnen de workshop volgen. Enig artikel: De Raad keurt de opleiding werken met generaties, via 4 workshops, gegeven door Pascal Roskam goed à 1 597,20, incl. BTW en ongeveer 500,00 verplaatsingskosten. Administratieve afhandeling: afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de directeur van het woonzorgcentrum en aan de financieel beheerder. 5. Woonzorgcentrum: aanvaarden schenking Artikel 52 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn Een bewoner van campus Steenvoorde wil een bijdrage schenken om de beleeftv aan te kopen voor de bewoners van het woonzorgcentrum. Het aanvaarden van schenkingen of van legaten is een niet over te dragen bevoegdheid van de raad.
Financiële aspecten: Schenking Enig artikel: De Raad aanvaardt de schenking van de bewoner ten voordele van de beleeftv voor de bewoners van het woonzorgcentrum en is die bewoner erkentelijk voor het genereuze gebaar. Administratieve afhandeling: afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de directeur van het woonzorgcentrum en aan de financieel beheerder. Tussenkomst: Raadslid Plets stelt voor punt 8 uit de geheime zitting openbaar te behandelen. Er is immers nergens een naam vermeld. De voorzitter voelt zich aangesproken in dit agendapunt en wenst het punt, in geheime zitting, te behandelen. Zij wenst haar verantwoordelijkheid hierin toe te lichten en dit kan niet zonder namen van betrokkenen te vermelden. Besluit: met 6 stemmen voor en 4 stemmen tegen Enig artikel: De Raad behoudt de volgorde van de agendapunten; punt 8 wordt niet naar de openbare zitting gebracht. 6. Betaalbaar stellen van facturen In het dossier zitten de facturen die betaalbaar werden gesteld in januari 2018. De raadsleden kunnen er kennis van nemen in het secretariaat. 7. Mededelingen Infobundel infoavond verhuur jouw woning zonder zorgen d.d. 10 januari 2018 Extra: Raadslid Verbeke brengt aan dat de bomen van de panden in de Steenvoordestraat naast het kerkhof overhangen. Ze laat vragen of dit kan worden verholpen, eventueel via de groendienst van de gemeente. Raadslid Plets brengt aan dat op het terrein van het LOI een groot bord verboden toegang staat en vraagt om dit te verwijderen. Dit wordt doorgegeven aan de collega s. Raadslid Plets informeert naar de brandveiligheid van het gebouw. Voorzitter stelt haar gerust dat het gebouw brandveilig is. Raadslid Plets informeert of de auto die in leasing is voor het LOI, rendabel is. Zo zou blijken dat er niemand mee durft te rijden. Voorzitter stelt dat destijds de vraag
naar een auto vanuit de dienst zelf is gekomen en dat hierop is ingegaan. Voorzitter verwijst naar het overleg tussen die dienst en de secretaris om te achterhalen wat hiervan aan is. Raadslid Roels stelt dat het niet de bedoeling is dat het personeel met de eigen wagen overal naartoe gaat. Raadslid Plets stelt dat de poetsvrouwen elkaar niet kennen, zo vernam zij tijdens het personeelsfeest. Zij werken ieder op een ander terrein, op de eigen werkposten. Zij vraagt of er budget is voorzien om deze mensen verplicht samen te brengen zodanig dat zij elkaar beter leren kennen. De secretaris zegt dat er pas opleidingen zijn georganiseerd waarbij de collega s elkaar wél (opnieuw) hebben ontmoet, en in de eerste week van februari is er een overleg gepland met Securex om te bekijken wat mogelijk is voor dit jaar.