ONLINE Handleiding Rapportage editor Scipio Online Versie 1.0 2012 Copyright 2012 Hagru BV
Rapportage editor Scipio Online Met de rapportage editor bent u in staat om ongeveer elk overzicht, brief of formulier volledig zelf te creëren op de wijze zoals u deze wilt hebben. Denk hierbij aan een brief met acceptgiro eronder (CombOLA), een uitnodiging of een brief voor de bijdragen. Door gebruik te kunnen maken van datavelden kan één brief voor meerdere personen gebruikt worden. Hierdoor is dit een zeer effectieve tool voor het gemeentewerk. In deze handleiding wordt stap voor stap en aan de hand van voorbeelden uitgelegd hoe u te werk dient te gaan en wat de achterliggende gedachte is van wat u steeds doet. U kunt op twee manieren de rapportage editor openen: via het startscherm - rapportage editor of formulieren rapportage editor. Open de rapportage editor. Vervolgens kunt u uit de volgende onderdelen kiezen: U kunt een nieuw of bestaand document openen. Bij mijn afbeeldingen kunt u eigen afbeeldingen uploaden, deze kunt u vervolgens eenvoudig in het document toevoegen. Afbeelding toevoegen Staat uw gewenste afbeelding niet tussen de standaard afbeeldingen, dan kunt u deze via mijn afbeeldingen toevoegen aan de galerij. Let op: het uploaden van eigen afbeeldingen kan alleen via mijn afbeeldingen. In een samenvoegdocument kunt u vervolgens een afbeelding invoegen. 2
Het eerste rapport aanmaken Klik op nieuw samenvoegdocument. In het samenvoegdocument ziet u links boven de werkset staan. Hieronder volgt een korte uitleg wat deze werkset inhoud. Tekstvlak plaatsen In een tekstvlak kunt u zelf de gewenste tekst typen. Dataveld plaatsen (samenvoegveld) U kunt diverse data van de leden-/ fondsgegevens in een document toevoegen. Deze velden zullen automatisch gevuld worden, zodra de informatie bij een lid bekend is. Afbeelding Hier kunt u bestaande of door uzelf toegevoegde afbeeldingen selecteren en invoegen in het document. Toevoegen van een tekstvlak Klik op tekstvlak plaatsen (het vakje zal geel gekleurd worden). Ga vervolgens met uw muis naar het document, daar zal een plusje verschijnen. Selecteer met het plusje de locatie waar u een tekstveld wilt hebben en klik één keer met de linkermuisknop. Om vervolgens uw tekst in te kunnen geven, dubbelklikt u op het tekstvlak. De cursor zal verschijnen zodat u de tekst dubbelklik om deze tekst te wijzigen kunt vervangen door uw eigen tekst. 3
U kunt in een tekstvak diverse lettertypes en lettergroottes gebruiken voor het opmaken van uw tekst. Dit doet u door de volledige tekst of een gedeelte daarvan te selecteren en vervolgens te kiezen voor het lettertype of een van onderstaande opties: B : Bold = Vet I : Italic = Cursief U : Underline = Onderstrepen Voorbeeld tekstveld Verplaatsen van het tekstvlak Het tekstvlak kan als volgt verplaatst worden: Selecteer het vlak door één keer op de linkermuisknop te klikken. Hou vervolgens de linkermuisknop in en verplaatst het veld d.m.v. uw muis naar de gewenste locatie in het document. Dataveld (samenvoegveld) plaatsen Selecteer het onderdeel dataveld plaatsen. Ga vervolgens met uw muis naar het document, daar zal een plusje verschijnen. Selecteer met het plusje de locatie waar u het dataveld wilt hebben en klik één keer met de linker muisknop. Vervolgens kunt u een samenvoegveld selecteren. U kunt hierbij kiezen uit persoonsgegevens, fondsgegevens en speciale velden. 4
In het voorbeeld hieronder wordt het samenvoegveld contactadresblok gebruikt. Het contactadresblok is een handig samenvoegveld deze overkoepeld in één keer de NAWgegevens. U hoeft dus niet apart de naam, straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats te selecteren. Selecteer eerst het te gebruiken samenvoegveld en klik op doorgaan. Het samenvoegveld zal als volgt weergegeven worden: 5
Afbeelding In het document kunt u diverse afbeeldingen toevoegen. Dit kunnen eigen of bestaande afbeeldingen zijn. Selecteer in de werkset het knopje afbeelding. Ga vervolgens met uw muis naar het document en selecteer (door middel van te klikken op de linkermuisknop) de gewenste locatie voor de afbeelding. Onderstaande venster zal in beeld komen. Selecteer vervolgens een afbeelding uit de galerij en klik op doorgaan. De afbeelding zal hierna in het document op de aangegeven locatie verschijnen. Bestand Heeft u het document klaar, dan kunt u deze opslaan via bestand opslaan als.... Vervolgens is het mogelijk om op een later tijdstip het document openen en nogmaals bekijken en waar nodig eventueel aan te passen. Mocht u hierna nog een document willen genereren kunt u kiezen voor de optie nieuw document. 6
Brief met acceptgiro (CombOLA) Met de rapportage editor is het mogelijk om de brief van een CombOLA te genereren. Hiervoor is het wel van belang dat u over briefpapier met acceptgiro eronder beschikt. Wanneer u een brief met acceptgiro wilt afdrukken d.m.v. de rapportage editor, dan is het van belang dat u bij eigenschappen (via bestand eigenschappen) het soort document op document met acceptgiro (CombOLA) heeft staan. Het kale samenvoegdocument zal er dan als volgt uitzien: 7
Een selectieresultaat samenvoegen met een samenvoegdocument Bent u klaar met uw brief. Voorbeeld brief Dan is de volgende stap het selecteren van de aan te schrijven personen via selecties van personen maken. In hoofdstuk 4 van de algemene Scipio Online handleiding vindt u een uitgebreide uitleg over het maken van selecties. Wanneer u het gewenste resultaat in beeld heeft, gaat u naar exporteren als PDF. Kies vervolgens voor de optie samenvoegen met samenvoegdocument en klik op doorgaan. Het resultaat wordt gegenereerd, dit kan even tijd in beslag nemen. Heeft u het resultaat in uw beeldscherm staan dan kunt u het volledige bestand gaan afdrukken. 8
Voorbeeld samengevoegd document In onderstaand afdrukvoorbeeld ziet u dat de datavelden (samenvoegvelden) gevuld zijn met de gegevens die van het lid bekend zijn. 9