11 Implementatieplan Stekker4 Verbetering kwaliteit werkgeversdienstverlening: via Stekker4 vraag en aanbod regionaal digitaal beschikbaar. Definitieve versie Opdrachtgever: Opdrachtnemer: Portefeuillehoudersoverleg RPA Projectgroep Stekker4 Datum: maart 2014
Inhoud 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding 3 1.2 Projectdoelstellingen 4 1.3 Projectresultaten 4 1.4 Scope 5 1.5 Randvoorwaarden en risico s 6 2 Projectaanpak 7 2.1 Projectorganisatie 7 2.2 Fasering en besluitvorming 7 2.3 Communicatie 7 3 Implementatie 8 3.1 Registreren werkgevers en vacatures 8 3.1.1 Gezamenlijke verantwoordelijkheid 8 3.1.2 Matching vraag en aanbod personeel 9 3.1.3 Dienstverlening aan werkgevers 9 3.1.4 Nadere implementatie werkgeversdienstverlening 10 3.2 Verifiëren en verbeteren inschrijving en CV Werkzoekende 10 3.3 Autorisaties en E-learning module 10 4 Beheerorganisatie en Sturing 11 5 Doorontwikkeling en borging (IGP) 11 2/11
1 Inleiding 1.1 Aanleiding De dienstverlening van de gemeenten en het UWV op het terrein van matching van vraag naar en aanbod van personeel, vindt steeds meer plaats vanuit onze gezamenlijke werkgeversdienstverlening (Regionale werkgeversdienstverlening IJssel- Vecht; samenwerking van de gemeenten in de regio IJssel-Vecht en UWV Werkbedrijf (14 juni, 2012)). De volgende uitgangspunten staan centraal in onze werkgeversdienstverlening: - één manier van werkgeversdienstverlening op lokaal en regionaal niveau; - één aanspreekpunt richting werkgevers; - de vraag van de werkgever staat centraal. In de regio IJssel-Vecht bundelen de 14 gemeenten, werkgevers, onderwijsinstellingen en het UWV hun kennis en kunde in het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid (RPA). Dit heeft een samenwerking opgeleverd die tot doel heeft om te komen tot een gezonde regionale arbeidsmarkt. De wijze waarop we dat doen is vastgelegd in een Regionaal Sociaal Akkoord 2014-2017 dat op 22 januari 2014 ondertekend is door vertegenwoordigers van gemeenten, werkgevers, werknemers, onderwijsinstellingen en het UWV. Samen, ook met partners uit de achterban van de kernpartners in het RPA; bijvoorbeeld bedrijven, uitzendbureaus en ondernemersverenigingen, blijven wij investeren in een regionale werkgeversdienstverlening waarbij het vergroten van de betrokkenheid van werkgevers bij al onze werkzoekende inwoners in de regio en het matchen van vraag naar en aanbod van arbeid centraal staat. Er is een stevige basis ontstaan om zowel vacatures als werkzoekenden snel regionaal bekend te maken. Dit vergroot de kans op een succesvolle match; er kunnen meer vacatures worden ingevuld omdat verder gekeken wordt dan het lokale werkzoekendenbestand. Een positieve ontwikkeling is ook dat uit onderzoek blijkt dat we als regio op nummer één van Nederland staan als regio met de sterkste economie (Onderzoek toplocaties, Bureau Louter/ Elsevier, 2013). Dit ondanks het feit dat ook de markt waarin ondernemers in de regio IJssel-Vecht acteren wordt geraakt door de economische crisis. Om vanuit de huidige samenwerkingsstructuur te komen tot het nog beter voorzien in de personeelsvraag van werkgevers is een transparant en continue actueel bestand van werkzoekenden nodig. Met werkzoekenden uit het bestand van het UWV en uit de bestanden van de gemeenten. Daarnaast moet het ook mogelijk zijn om vacatures, gegevens van bedrijven en informatie over bedrijfsbezoeken vast te leggen. Hierdoor wordt een totaaloverzicht verkregen van vraag en aanbod in de regio. Het UWV heeft een manier gevonden om haar informatiesystemen, Sonar (werkzoekenden), WBS (werkgevers), Werkmap (digitale communicatie met de werkzoekende) en Werk.nl (beheermodule) ter beschikking te stellen aan gemeenten. Door het installeren van software op de gemeentelijke PC is het mogelijk om de systemen van het UWV te benaderen. Deze functionaliteit noemt men Stekker4. De bestuurders in het RPA en ook de verantwoordelijk managers van de 14 gemeenten in de regio hebben 3/11
aangegeven dat de implementatie van Stekker4 prioriteit heeft, waarbij we uitgaan van gezamenlijk gebruik van Sonar en WBS. Stekker4 is uiterlijk 15 september 2014 geïmplementeerd in alle regiogemeenten. Dit implementatieplan is opgesteld met als doel: een optimaal gebruik van Stekker4 ter ondersteuning van onze regionale werkgeversdienstverlening. 1.2 Projectdoelstellingen Wij willen dat zoveel mogelijk mensen zelf in hun levensonderhoud kunnen voorzien. Participatie, bij voorkeur via werk, zorgt voor sociale, economische en financiële zelfstandigheid. Om dit te bereiken streven we naar een inclusieve arbeidsmarkt ; een arbeidsmarkt die niemand buiten spel zet, die plaats biedt aan jongeren, ouderen, mensen met en zonder beperking. Onze samenwerking is erop gericht om de vragen uit de arbeidsmarkt met betrekking tot personeel te beantwoorden door plaatsing vanuit onze werkzoekenden of door het leggen van een verbinding met private partijen. Dat doen we door samen op te trekken in de marktbewerking. Hiermee worden meer kansen gecreëerd voor werkgevers en werkzoekenden. WBS en Sonar zijn daarbij ondersteunende systemen. Door alle vraag en aanbod in deze systemen te registreren bereiken we voor alle partijen transparantie in vraag en aanbod in onze regio. Dat geldt voor gemeenten en UWV maar ook voor intermediairs en werkgevers die gebruik maken van Werk.nl. De doelstellingen van het implementeren van één registratiesysteem Stekker4: 1. het effectiever afstemmen van de vraag uit de arbeidsmarkt (vacatures) op het aanbod (niet-werkende werkzoekenden); 2. het verbeteren van de dienstverlening aan werkgevers (één contactpersoon, geen dubbele afspraken ); 3. het verbeteren van de dienstverlening aan werkzoekenden (goede inschrijving en registratie daarvan aan de kop van het proces, eenmalige uitvraag van klantgegevens, een up-to-date CV en inzicht in actuele vacatures). 1.3 Projectresultaten 1. Voor werkgevers in de regio is het duidelijk bij wie ze moeten zijn met betrekking tot de vraag naar personeel. Elke werkgever heeft een vast contactpersoon. In overleg tussen de gemeente en het UWV wordt werkende weg vastgesteld wie eigenaar (zo benoemd in WBS) van welke werkgever is die al in WBS is opgenomen. Als een nieuwe werkgever zich meldt bij een gemeente is de gemeente eigenaar, als hij zich meldt bij het UWV is het UWV eigenaar. Dit wordt dan door de persoon waar de vraag binnenkomt geregistreerd in WBS. Ook hier geldt: in gezamenlijk overleg wordt werkende weg besloten wie de werkgever het best kan bedienen en contactpersoon (= eigenaar in WBS) is. 2. Een totaaloverzicht van vraag naar arbeid en aanbod van arbeid onder nietwerkende werkzoekenden in de regio. 3. 70% van de door werkgevers gemelde vacatures bij een Werkgeverspunt of Werkgeversteam van een gemeente in de regio IJssel-Vecht of bij het Werkgeversservicepunt van het UWV wordt vervuld. 4. Binnen 24 uur ontvangt de werkgever een bericht van de vaste contactpersoon over de te ondernemen acties. 4/11
5. Binnen 3 werkdagen wordt een kandidaat (of meerdere kandidaten) voorgesteld die geschikt is voor de openstaande vacature of wordt de werkgever meegedeeld dat invulling (nog) niet mogelijk is en wordt een nieuwe termijn afgesproken. 6. Gezamenlijke taakstellingen met betrekking tot uitstroom naar werk en het delen van de resultaten die we hierop behalen. 1.4 Scope Uit het bovenstaande blijkt dat met de implementatie van Stekker4 de focus ligt op de registratie van: een goede inschrijving van werkzoekenden; kwalitatief goede CV s; een volledige beschrijving van vacatures; relatiebeheer werkgevers. Het onderdeel Werkmap van het UWV, dat de mogelijkheid biedt om digitaal te communiceren met de werkzoekende en waarin de werkzoekende zelf acties en afspraken kan plannen, laten we in dit plan buiten beschouwing. Op dit moment is het te vroeg om dit als regiogemeenten samen op te pakken. Elke gemeente heeft namelijk haar eigen afspraken en prioriteiten met betrekking tot de dienstverlening aan de werkzoekenden en de wijze van registreren hiervan. 5/11
1.5 Randvoorwaarden en risico s Risico s Het onvoldoende vertalen van onze regionale werkgeversdienstverlening in concrete samenwerkingsafspraken. Coördinatie Technische storingen Functionaliteiten Stekker4 beschikbaar voor gemeenten Systeem wordt niet of niet goed gebruikt en benut Inbedding Stekker4 Tijdspad/ ambities Oplossingen/ Randvoorwaarden Op lokaal of subregionaal nagaan wat goed gaat en wat niet en op basis hiervan de samenwerking verbeteren en intensiveren. Ieders dienstverlening is voor elkaar inzichtelijk en toegankelijk. Eén contactpersoon Stekker4 per gemeente Technisch moet Stekker4 goed werken Centrale helpdesk voor technische problemen; integrale en structurele aanpak Ondersteuning bij technische implementatie Training gebruikers Ondersteuning inbedding Stekker4 in gezamenlijk werkproces Na nulmeting; gezamenlijke resultaatafspraken maken Discipline invoeren gegevens in WBS en Sonar Eigenaar UWV, gemeenten, SW-bedrijven, uitzendbureaus Gemeenten Technisch beheerder per gemeente en vanuit UWV UWV UWV, gemeenten UWV UWV, regionale coördinator Regiocoördinator Management gemeenten en UWV Regionale werkgeversdienstverlening nader invullen: marktbewerkingsplan Gemeenten, UWV Commitment bestuurders en management Projectgroep Stekker4 6/11
2 Projectaanpak 2.1 Projectorganisatie De projectorganisatie bestaat uit de opdrachtgever: het Portefeuillehoudersoverleg Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid (RPA). Het regionaal coördinatorschap wordt uitgevoerd door de gemeente Zwolle. Het coördinatorschap bestaat uit twee kerntaken: implementatie en gebruik van Stekker4 en de verbinding met het RPA; werkgeversdienstverlening en Participatiewet. De opdrachtnemer is de Projectgroep Stekker4, bestaande uit het ambtelijk team RPA (beleidsambtenaren), manager Werkgeversdiensten IJssel-Vecht van het UWV, enkele werkgeversfunctionarissen (uitvoering) en technisch betrokkenen (UWV/gemeenten) en de secretaris van het RPA. De projectgroep draagt zorg voor het uitwerken van het implementatieplan. 2.2 Fasering en besluitvorming De implementatie is in alle gemeente in de regio met ingang van 15 september 2014 gerealiseerd. Voor de periode april tot en met 15 september wordt door de regionale coördinator in samenwerking met de projectgroep Stekker4 een activiteitenplanning opgesteld. Vanaf het moment van technisch live gaan wordt, op initiatief van de coördinator, na drie maanden een evaluatiemoment gepland met betrokkenen (projectgroep Stekker4). Basis hiervoor vormt een voortgangsrapportage waarin de volgende onderdelen worden gemonitord: registratie werkgevers, registratie vacatures, inschrijving werkzoekenden en technische ontsluiting. Deze voortgangsrapportage wordt twee keer per jaar teruggekoppeld aan de opdrachtgever (Portefeuillehoudersoverleg RPA). 2.3 Communicatie De regionale coördinator en een communicatieadviseur van de gemeente Zwolle zijn de trekkers van de communicatie met betrekking tot de implementatie aanpak en gebruik van de daarbij behorende applicaties ter ondersteuning van het RPA IJssel-Vecht. De lokale/subregionale communicatiemedewerkers van de overige gemeenten vallend onder de arbeidsmarktregio IJssel-Vecht worden betrokken. 7/11
3 Implementatie 3.1 Registreren werkgevers en vacatures 3.1.1 Gezamenlijke verantwoordelijkheid Binnen onze regionale werkgeversdienstverlening (Regionale werkgeversdienstverlening IJssel-Vecht, 14 juni 2012) staan twee partijen centraal: de gemeenten in de regio IJssel-Vecht en het UWV Werkbedrijf. Het intensiveren van de samenwerking met de SW-bedrijven in de regio is wenselijk; als voorbereiding op de Participatiewet en de vormgeving van een Regionaal Werkbedrijf. Ook SW-ers (begeleid werken) dienen zoveel mogelijk bij reguliere werkgevers aan de slag te gaan. In dit plan beschrijven we de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de gemeenten en het UWV met betrekking tot de projectdoelstellingen (zie paragraaf 1.2) die voortkomen uit de implementatie van Stekker4. Het betreft de doelstellingen: het verbeteren van de matching van vraag en aanbod van personeel en de dienstverlening aan werkgevers. De afspraken die zijn gemaakt in onze regionale werkgeversdienstverlening vormen de basis. Het betreft de volgende afspraken: 1. een werkgever heeft één contactpersoon; een contactpersoon van het UWV of een contactpersoon van een gemeente; 2. als de contactpersoon van een gemeente is geldt het volgende: de postcode van de werkgever is bepalend voor welke gemeente contactpersoon is; 3. de vraag van de werkgever staat centraal; 4. de kracht van de samenwerking tussen gemeenten en het UWV is gelegen in continue afstemming en kennisdeling met als doel een optimale dienstverlening voor de werkgever. Vanzelfsprekend sluiten we aan bij wat de Wet SUWI van ons vraagt, hierbij op hoofdlijn de wettelijke taken: Gemeenten en UWV treden met één gezicht naar werkgevers toe. UWV en gemeenten moeten ervoor zorgen dat er in iedere arbeidsmarktregio één aanspreekpunt/(digitaal) loket(werkgeversservicepunt) is, waar werkgevers terecht kunnen voor informatie en advies. Gemeenten en UWV zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor registratie van werkzoekenden en vacatures. De voortrekkersrol ligt bij de (centrum)gemeenten. Zij organiseren het overleg met de verschillende partijen binnen de regio. Partijen treden als één entiteit naar buiten. Op regionaal niveau wordt een arbeidsmarktanalyse en marktbewerkingsplan opgesteld. Dit is de verantwoordelijkheid van partijen in de regio (gemeenten en UWV). Bovenstaande reeds bestaande afspraken in het kader van onze regionale werkgeversdienstverlening en de wettelijke taken die we gezamenlijk uit moeten voeren geeft de invulling van onze gedeelde verantwoordelijkheden per projectdoelstelling (zie 3.1.2 en 3.1.3). 8/11
3.1.2 Matching vraag en aanbod personeel Uitgangspunt is dat de vacatures die worden gemeld worden ingevuld. Een vraag van een werkgever naar personeel komt binnen bij een gemeente in de regio IJssel-Vecht of het UWV. Er is een gezamenlijke inspanningsverplichting. De medewerker waar de vraag binnenkomt is contactpersoon. Contactpersoon zijn betekent dat je: afspreekt welk resultaat er moet worden geleverd; als je werkt bij een gemeente: het UWV informeert, als je werkt bij het UWV: de betreffende gemeente informeert; Stekker4 vult; contact onderhoudt met de betrokken partijen gedurende het traject/project; de weg tot en met het resultaat op de voet volgt/uitvoert; samenwerkt met je collega van het UWV of, als een medewerker van het UWV contactpersoon is, samenwerkt met je collega van de gemeente in het postcodegebied waar werkgever gevestigd is. Samen wordt, mede op basis van de mogelijke matches vanuit Stekker4, bepaald welke kandidaat of kandidaten het meest geschikt zijn om voor te stellen aan de werkgever; in onderling overleg (gemeente en UWV) werkende weg bepaalt (centrale vraag: op welke wijze kan de werkgevers het beste bediend worden) of jij de contactpersoon ( eigenaar ) blijft of je collega van gemeente of UWV; checkt bij de werkgever of het geleverde resultaat aan de verwachting voldoet. Op deze wijze is er voor de werkgevers één contactpersoon en voorkomen we overdrachten en onnodige vertragingen. Indien nodig worden in overleg met de werkgever vacatures omgebogen zodat toch een goede match kan worden gemaakt. 3.1.3 Dienstverlening aan werkgevers Werkgevers vragen om meer dan invulling van vacatures. Bij een bredere vraag geldt: de gemeente waarbinnen het postcodegebied van de werkgever valt is contactpersoon van de werkgever; verantwoordelijk voor de actieve benadering van die werkgever en breed op de hoogte van wat er speelt of gaat spelen bij de werkgever. Gemeenten gaan niet in elkaars gebied de werkgever benaderen. Het UWV benadert werkgevers ook actief in aansluiting op de door het UWV afgesloten convenanten met landelijk georganiseerde werkgevers en de afgesproken taak- en doelstellingen die zijn afgesproken met het ministerie. Het UWV informeert de gemeente (de gemeente in het postcodegebied van de werkgever) hierover. Voorafgaand aan een inspanning vanuit de betreffende gemeente of het UWV is er onderlinge afstemming (check in WBS); de meest up-to-date informatie wordt dan uitgewisseld. Stekker4 wordt gevuld door de contactpersoon. Zodra het gaat om uitstroom van personeel, bijvoorbeeld n.a.v. een reorganisatie, dan is het UWV eigenaar van dat vraagstuk. De gemeente blijft betrokken en zorgt voor verbinding met de afdeling economie en/of onderwijs van de betreffende gemeente. Bij nieuw te vestigen bedrijven is de gemeente waarin het bedrijf wordt gevestigd het aanspreekpunt. 9/11
3.1.4 Nadere implementatie werkgeversdienstverlening Het implementeren van Stekker4 staat centraal in dit plan. Het nader invullen van onze werkgeversdienstverlening werken we in 2014 uit op subregionaal niveau. Per subregio: worden gezamenlijke taakstellingen benoemd; is er per gemeente een contactpersoon; is er een contactpersoon van het UWV; is er maandelijks overleg tussen de contactpersonen en, afhankelijk van de agendapunten, wordt het overleg verbreed; in het overleg staan de tot dan toe behaalde resultaten centraal; bij het achterblijven van resultaten worden gezamenlijke acties uitgezet om alsnog de resultaten te behalen; trekken UWV en gemeenten samen op i.h.k.v. de lopende projecten en activiteiten, bijvoorbeeld de landelijke afspraken met werkgevers vanuit het UWV en de afgesloten allianties en gemaakte afspraken met bedrijven in de regio (gemeenten). 3.2 Verifiëren en verbeteren inschrijving en CV Werkzoekende Stekker4 levert een positieve bijdrage aan: De tijdige inschrijving van een werkzoekende in Sonar. Actuele en goede CV s. Legt de verbinding tussen klant en vacature. Bevordert eenmalige gegevens-uitvraag. Bevordering gegevensconsistentie. Onze ambitie is dat op 15 september 2014 80% van de werkzoekenden die bemiddelbaar is naar regulier werk goed staan ingeschreven. Hierbij sluiten we aan op de kwaliteitseisen die i.h.k.v. van het project ontsluiting CV s zijn geformuleerd. Op 1 januari 2015 staan ook alle werkzoekenden die (nog) niet bemiddelbaar zijn naar werk goed ingeschreven. Bij de inschrijving van nieuwe werkzoekenden zorgen we direct voor een goede inschrijving die voldoet aan onze kwaliteitseisen. Dit betekent dus aanpassingen aan de kop van het proces van de gemeenten. De kwaliteit van de inschrijving op actualiteit borgen we door evaluatiegesprekken. 3.3 Autorisaties en E-learning module Om gebruik te kunnen maken van de applicaties vallend onder Stekker4, dient een medewerker te beschikken over een autorisatie. Een autorisatie wordt pas toegekend aan een medewerker, op het moment dat hij/zij de verplichte E-learning heeft gevolgd. Enige uitzondering tot het niet verplicht hoeven volgen van de E-learning module is dat door de verantwoordelijken vanuit het UWV wordt vastgesteld dat de betreffende medewerker voldoende ervaring heeft met de systemen. Het management van de gemeenten en UWV is verantwoordelijk voor het aanvragen van accounts en E-learning. Hij kan deze taken delegeren. Voor de regio IJsselvechtstreek zijn deze taken belegd bij een medewerker van het UWV. Alle aanvragen kunnen naar hem opgestuurd worden. 10/11
4 Beheerorganisatie en sturing Tussen het UWV en iedere gemeente of IGSD wordt met betrekking tot het gebruik van Stekker4 een overeenkomst gesloten. Aan deze overeenkomst ligt onder andere een Service Level Agreement (SLA) ten grondslag. Het SLA beschrijft alle vormen van beheer waaronder ook het incidentbeheer. In het SLA staat onder andere dat de ICT-afdeling van de gemeente het enige contactpunt is en de regie voert over problemen die de gebruiker ervaart. Het bevat ook een uitvraagscript waarmee de ict-afdeling eenvoudig kan vaststellen of de oorzaak van het probleem aan de kant van de gemeente zit. Als blijkt dat dit niet het geval is, moet men de storing telefonisch via een bepaald nummer melden bij het UWV. De melding wordt dan verder afgehandeld door het UWV en uiteindelijk teruggekoppeld naar de ICT-afdeling van de gemeente, die op haar beurt de gebruiker inlicht. Bij de afronding van het project worden de projectresultaten kenbaar gemaakt en wordt door opdrachtnemer aan opdrachtgever toestemming gevraagd om het project af te sluiten. 5 Doorontwikkeling en borging (IGP) Het IGP staat voor InterGemeentelijk Prioriteitenoverleg. Het IGP bestaat uit deelnemers van gemeenten en UWV die gebruik maken van het e-wwb formulier en/of Stekker4 (de UWV applicaties Sonar/Werkmap, WBS). In het overleg gaat het over wensen en noodzakelijke wijzigingen van het WWB formulier en wensen met betrekking tot Sonar, Werkmap en WBS. Deze wijzigingen worden bij het IGP voorgesteld, besproken, uitgewerkt en als wijzigingsverzoek ingediend bij het UWV. Tevens worden wensen geprioriteerd. Het IGP komt 4x per jaar bijeen. De werkgroep Werkgeversbenadering fungeert als klankbordgroep voor gemeenten die deel uit maken van de arbeidsmarkt regio IJsselvecht en gebruik maken van e- WWB, Sonar en WBS. Op de agenda wordt als vast gesprekspunt Gebruik E-WWB en gebruik Stekker4 (Sonar/WBS) opgenomen. De werkgroep Werkgeversbenadering komt minimaal 4x per jaar bijeen. Initiatiefnemer en voorzitter van de werkgroep is een adviseur van het Werkgeverspunt van de gemeente Zwolle. Een van de werkgroepleden van de werkgroep Werkgeversbenadering meldt als vertegenwoordiger van de gemeenten van de arbeidsmarktregio IJsselvecht de wensen/wijzigingen binnen het IGP en draagt zorg voor een terugkoppeling in de projectgroep Stekker4. 11/11