Bijlage IV - Programma van Eisen

Transcriptie

1 Bijlage IV - Programma van Eisen In deze bijlage vindt u alle eisen die Opdrachtgever stelt aan de gevraagde oplossing. Met uw Inschrijving op deze opdracht accepteert u onvoorwaardelijk de hieronder gestelde eisen en onderschrijft u dat de door uw aangeboden oplossing hieraan voldoet. U tekent het Programma van Eisen voor akkoord op pagina 8 van dit document. 1. Scope De opdracht bestaat uit het realiseren van een Website (front-end), back-end toepassing, database en Content Management Systeem (CMS) welke gezamenlijk de producten en diensten van Werken in het Westen aanbieden aan diverse doelgroepen. Vereiste functionaliteiten zijn nader omschreven onder Specificaties. 2. Projectaanpak Voor de ontwikkeling van de gevraagde oplossing zijn de uitgangspunten hieronder beschreven als eisen. Deze beschrijven op hoofdlijnen de gevraagde functionaliteiten en waar nodig geacht wat specifieker. Opdrachtgever zal samen met de Opdrachtnemer een agile projectaanpak hanteren, waarbij in korte iteraties van enkele weken, een werkende functionaliteit wordt opgeleverd. Hierbij staan opleverdatum en budget vast. Opdrachtgever heeft in dit proces voldoende invloed op het uiteindelijke resultaat. Een aanpak als SCRUM zou zich hier bijvoorbeeld voor lenen. Nadere voorstellen ten aanzien van de aanpak verwerkt u in uw Plan van Aanpak (zie ook Bijlage V Subgunningscriterium K2). 3. Budget Ontwikkeling Voor de ontwikkeling van de door u geboden oplossing is een maximaal budget van ,= exclusief BTWbeschikbaar. Dit bedrag is inclusief alle benodigde middelen van Opdrachtnemer en de voor rekening van Opdrachtnemer bij derden afgenomen producten en diensten. Uw Inschrijving blijft binnen dit gestelde maximum. Differentiatie op prijs voor ontwikkeling is mogelijk door uw Inschrijving onder het gestelde maximale budget aan te bieden. Dit onderdeel vormt daarom een gunningscriterium (zie Bijlage V Gunningscriterium P1). Beheer en onderhoud Voor beheer en onderhoud, evt. benodigde licenties, etc. is jaarlijks een maximaal budget van ,= exclusief BTW beschikbaar. Dit bedrag is inclusief alle benodigde middelen van Opdrachtnemer en de voor rekening van Opdrachtnemer bij derden afgenomen producten en diensten. Uw Inschrijving blijft gedurende de looptijd van de Overeenkomst binnen dit gestelde maximum. Bijlage IV - Programma van Eisen Pagina 1 van 8

2 Differentiatie op prijs voor beheer en onderhoud is mogelijk door uw Inschrijving onder het gestelde maximale budget aan te bieden. Dit onderdeel vormt daarom een gunningscriterium. (zie Bijlage V Gunningscriterium P2). Uurtarieven Opdrachtgever overweegt om gedurende de looptijd van de Overeenkomst het verschil tussen het beschikbare budget voor beheer en onderhoud en uw geboden prijs, te investeren in de doorontwikkeling van de oplossing. Aanleiding hiervoor kan zijn, door Opdrachtnemer gedane verbetervoorstellen of aanvullende wensen vanuit de Opdrachtgever. De door u gehanteerde uurtarieven voor de verschillende rollen vormen daarom een gunningscriterium. (zie ook Bijlage V Gunningscriterium P3). 4. Planning De ontwikkeling en implementatie van de totale oplossing neemt maximaal 24 weken in beslag, waarbij het merendeel van de functionaliteiten binnen 16 weken live en in beheer gaat. Het resterende deel van de functionaliteiten wordt vervolgens binnen 8 weken opgeleverd. Deze planning (indicatief) start op maandag 4 januari De volgende functionaliteiten worden in ieder geval binnen 16 weken opgeleverd: - Website (front-end) - Back-end toepassing - CMS en database - Functionaliteiten onder de pijlers Werven, Mobiliseren en Opleiden In uw Plan van Aanpak doet u een voorstel voor nadere fasering van de totale ontwikkelperiode (zie ook Bijlage V subgunningscriteria K2). De beheerfase (en daarmee de facturatie hiervan) start 16 weken na de start van de ontwikkelperiode, onder voorwaarde dat de overeengekomen functionaliteiten werkend zijn opgeleverd. Zie ook Bijlage VI Concept Overeenkomst. 5. Specificaties Nr. Specificatie Toelichting Akkoord Algemeen J/N S1. U gaat akkoord met de hierboven beschreven uitgangspunten onder Scope, Projectaanpak, Budget en Planning. S2. De door u aangeboden oplossing voldoet aan alle relevante wetgeving; specifiek (maar niet uitsluitend) de Wet Bescherming Persoonsgegevens Technisch S3. Alle onderdelen van de geboden oplossing worden volledig door Opdrachtnemer (of onder verantwoordelijkheid van Opdrachtgever door een derde partij) gehost en is niet afhankelijk van ICT infrastructuur en software bij de organisaties van Werken in het Westen. Bijlage IV - Programma van Eisen Pagina 2 van 8

3 S4. Gegevensoverdracht tussen de verschillende componenten van uw oplossing en tussen die componenten en de cliëntcomputer, vindt plaats op basis van versleutelde verbinding (bijvoorbeeld SSL-verbinding). Servicelevel Agreement (SLA) S5. Binnen uw Servicelevel Agreement biedt u ten minste 1 e -lijns ondersteuning aan de ca. 50 aangewezen functionarissen van Werken in het Westen die gebruik maken van het CMS en de Backend toepassing. S6. U gaat akkoord met de Bewerkersovereenkomst zoals bijgevoegd in Bijlage X. Voor meer informatie over de bewerkersovereenkomst, zie Website (front-end) S7. Uw oplossing bestaat uit één Website waarop alle aangeboden producten en diensten van Werken in het Westen beschikbaar worden gesteld aan de doelgroepen waarvoor deze van toepassing zijn. S8. Uw oplossing biedt de mogelijkheid voor interne en externe kandidaten zich als zodanig te registreren op de Website. S9. Alle producten en diensten binnen uw oplossing, kunnen door interne en/of externe kandidaten worden ingezien en afgenomen met behulp van slechts één inlog (single sign on). S10. Uw oplossing beschikt over de mogelijkheid om, op aangeven van de Opdrachtgever, bepaalde onderdelen (content, vacatures, opleidingen etc.) van Werken in het Westen alleen toegankelijk te maken voor interne kandidaten. S11. Autorisatie voor afgeschermde onderdelen vindt plaats op basis van het bij registratie opgegeven adres van de kandidaat. Een registratie met een adres van één van de deelnemende organisaties van Werken in het Westen, geeft toegang tot de afgeschermde onderdelen. S12. Uw Website voldoet aan de Richtlijnen voor Toegankelijkheid van Webcontent (WCAG) 2.0, Niveau A. Voor meer informatie, zie Content Management Systeem (CMS) en database S13. Uw oplossing beschikt over een CMS waar zowel u als Opdrachtnemer en aangewezen functionarissen van Werken in het Westen, content op de Website kunnen beheren. S14. Functionarissen van Werken in het Westen hebben de mogelijkheid om content toe te Bijlage IV - Programma van Eisen Pagina 3 van 8

4 voegen, wijzigen en verwijderen, aanvullende pagina s aan te maken en te verwijderen. Deze mogelijkheden worden echter beperkt tot de content die niet cruciaal is voor de werking van de geboden functionaliteiten op de Website en/of backend toepassingen. S15. Met behulp van autorisaties kan organisatiespecifieke content gepresenteerd worden aan medewerkers van een betreffende organisatie. S16. Uw oplossing bevat een database waarin alle relevante data ten aanzien van de gevraagde functionaliteiten wordt opgeslagen. S17. Informatie uit deze database kan ten behoeve van managementinformatie worden gebruikt in gangbare (data)bestandsformaten. Back-end toepassing S18. Uw oplossing biedt een back-end toepassing die alle gevraagde functionaliteiten ondersteunt ten aanzien van de op de Website (front-end) geboden diensten. S19. Uw oplossing beschikt over autorisatiemogelijkheden om de functionaliteiten in de back-end toepassing af te schermen per deelnemende organisatie van Werken in het Westen. S20. Per organisatie zijn meerdere functionarissen aan te wijzen voor één of meerdere rollen. Functionarissen zijn te autoriseren voor één of meerdere organisaties of voor alle organisaties. S21. U verzorgt een training voor ca. 50 functionarissen van Werken in het Westen, voor het zelfstandig verrichten van de noodzakelijke activiteiten, onder andere voor het publiceren en beheren van vacatures, stages, opdrachten en opleidingen. Pijler 1: Opleiden S22. Uw oplossing stelt functionarissen van Werken in het Westen via de back-end toepassing in staat opleidingen te publiceren en beheren. S23. Op aangeven van Opdrachtgever, worden relevante velden en informatie hierin standaard opgenomen in een sjabloon. S24. Medewerkers van de deelnemende organisaties van Werken in het Westen kunnen zich middels de Website aanmelden voor deze opleidingen. S25. Autorisaties of afscherming per individuele organisatie is hierbij niet van toepassing. Afscherming voor externe kandidaten maakt u wel mogelijk. Specificeer in uw Plan van Aanpak (zie ook Bijlage V subgunningscriteria K2). Bijlage IV - Programma van Eisen Pagina 4 van 8

5 Pijler 2: Ontwikkelen S26. Uw oplossing bevat de mogelijkheid voor kandidaten om gegevens uit het eigen LinkedIn profiel te importeren in een persoonlijk profiel op de Website. S27. Uw oplossing maakt het mogelijk om (onderdelen van) het profiel openbaar te publiceren op de door u aangeboden Website (front-end), wanneer de kandidaat dit wenst. Deze mogelijkheid is beperkt tot interne kandidaten. S28. Middels autorisaties heeft de kandidaat de mogelijkheid om de gegevens in het profiel af te schermen voor alle of geselecteerde rollen in de back-end toepassingen van uw oplossing. S29. Uw oplossing biedt ten minste vijf relevante persoonlijkheid- en loopbaantests voor interne kandidaten, welke zonder bijkomende kosten onbeperkt beschikbaar zijn voor Opdrachtgever en interne kandidaten. S30. Resultaten van deze tests kunnen worden geëxporteerd/opgeslagen in één of meerdere gangbare bestandsformaten. Pijler 3: Uitwisselen S31. Uw oplossing stelt functionarissen van Werken in het Westen in staat om in de back-end toepassing, tijdelijke projecten, klussen en opdrachten te publiceren. S32. Bij publicatie van tijdelijke projecten, klussen en opdrachten is het mogelijk om gebruik te maken van zowel standaard sjablonen als een vrije invulling (tekst met opmaak en afbeeldingen). S33. Bij publicatie van en sollicitaties/reacties op - projecten, klussen en opdrachten wordt hetzelfde proces gevolgd als bij het publiceren van vacatures en stages. S34. Uw oplossing beschikt over de mogelijkheid om op basis van de gepubliceerde projecten, klussen en opdrachten, gericht te zoeken naar geschikte kandidaten die zich hebben geregistreerd op de Website (matching). S35. De tijdelijke projecten, opdrachten en klussen worden op een afzonderlijke sectie op de Aanbesteder is zich ervan bewust dat door recente ontwikkelingen bij LinkedIn, de mogelijkheden hiertoe beperkt zijn. Uw oplossing importeert ten minste de onderdelen van het LinkedIn profiel, die beschikbaar zijn middels de open Application Programming Interface s (API s). Bijlage IV - Programma van Eisen Pagina 5 van 8

6 Website (front-end) gepubliceerd en zijn desgewenst af te schermen voor de externe arbeidsmarkt. Pijler 4. Begeleiden S36. Uw oplossing beschikt over een aparte sectie waarop regionale loopbaanadviseurs zich presenteren en kandidaten informatie kunnen inwinnen over deze dienst. S37. Deze content is alleen toegankelijk voor interne kandidaten. Pijler 5: Mobiliseren S38. Uw oplossing biedt de mogelijkheid om op diverse niveaus vacatures te publiceren voor de (regionale) interne arbeidsmarkt: - Intern voor één organisatie; - Intern voor meerdere organisaties; - Regionaal intern voor deelnemers aan het convenant Regionale Interne Arbeidsmarkt S39. Vacatures voor de interne arbeidsmarkt zijn alleen zichtbaar en beschikbaar voor sollicitatie, voor interne kandidaten van de organisaties waarvoor de vacature is opengesteld. Pijler 6: Werving S40. In de back-end toepassing kunnen functionarissen van Werken in het Westen vacatures, stages, projecten en klussen publiceren op de Website. S41. Vacatures worden op een afzonderlijke sectie op de Website (front-end) gepubliceerd en zijn desgewenst af te schermen voor de externe arbeidsmarkt. S42. Bij publicatie van vacatures is het mogelijk om gebruik te maken van zowel standaard sjablonen als een vrije invulling (tekst met opmaak en afbeeldingen). S43. Uw oplossing beschikt over de mogelijkheid om gepubliceerde vacatures open te stellen voor één organisatie, meerdere organisaties, deelnemende organisaties aan de Regionale Interne Arbeidsmarkt en openbaar (in- én externe arbeidsmarkt). S44. Uw oplossing beschikt over de mogelijkheid om op basis van de gepubliceerde vacatures, gericht te zoeken naar geschikte kandidaten die zich hebben geregistreerd op de Website (matching). S45. Zowel interne als externe kandidaten zijn in staat om middels uw oplossing online te solliciteren. Hierbij richt u het proces zodanig in dat alle redelijkerwijs relevante informatie over de sollicitant beschikbaar is in dit proces. Bijlage IV - Programma van Eisen Pagina 6 van 8

7 S46. Bij sollicitaties via uw oplossing is het voor sollicitanten mogelijk om bestanden in gangbare formaten mee te sturen. S47. Managementinformatie over het wervingsproces is geautomatiseerd beschikbaar. Management informatie S48. Functionarissen van Werken in het Westen kunnen via uw oplossing ten minste de volgende management informatie vergaren ten aanzien van Pijler 1: Opleiden: - Het aantal deelnemers en de organisatie van de deelnemer per opleiding; - Een overzicht van alle opleidingen en het aantal deelnemers over een zelf aan te geven periode. S49. Functionarissen van Werken in het Westen kunnen via uw oplossing ten minste de volgende management informatie vergaren ten aanzien van Pijler 3: Uitwisselen: - Het aantal opengestelde projecten/klussen/opdrachten per periode; - Het aantal aangehouden/teruggetrokken vacatures per periode; - Het aantal ingevulde projecten/klussen/opdrachten per periode; - Het aantal openstaande projecten op enig moment in het verleden. Deze informatie is per organisatie en over het totaal van deelnemende organisaties aan Werken in het Westen beschikbaar. S50. Functionarissen van Werken in het Westen kunnen via uw oplossing ten minste de volgende management informatie vergaren ten aanzien van Pijler 6: Werven: - Het aantal intern opengestelde vacatures per periode; - Het aantal extern opengestelde vacatures per periode; - Het aantal aangehouden/teruggetrokken vacatures per periode; - Het aantal intern ingevulde vacatures per periode; - Het aantal extern ingevulde vacatures per periode; - Het aantal openstaande vacatures op enig moment in het verleden. Deze informatie is per organisatie en over het totaal van deelnemende organisaties aan Werken in het Westen beschikbaar. Bijlage IV - Programma van Eisen Pagina 7 van 8

8 Vergroten bereik vacatures S51. Om het bereik van interne vacatures te vergroten onder interne kandidaten, ontwikkelt u een toepassing die het mogelijk maakt om vacatures die worden gepubliceerd op de Website van Werken in het Westen, geautomatiseerd op de intranetten van de deelnemende organisaties te tonen. Bedrijfsnaam Inschrijver: Naam en voorletters vertegenwoordigingsbevoegde: Functie vertegenwoordigingsbevoegde: Datum van ondertekening: Handtekening vertegenwoordigingsbevoegde 1 : 1 Vertegenwoordigingsbevoegd houdt in dat de persoon of de personen die de verklaring ondertekenen in het handelsregister moeten zijn ingeschreven als vertegenwoordigingsbevoegde personen van de onderneming. Wanneer in het handelsregister is opgenomen dat twee of meer personen slechts gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd zijn, zal de verklaring ook door die twee of meer personen ondertekend moeten worden. Wanneer er bij de bevoegdheid tot het vertegenwoordigen van de onderneming beperkingen zijn opgenomen, moet daar rekening mee gehouden worden. Bijlage IV - Programma van Eisen Pagina 8 van 8