Applicatie voor het zaalbeheer van het CultuurCentrum Ieper in vb.net en SQLserver 2000 Project aangeboden door Bart Defoort voor het behalen van de graad van Bachelor in de Multimedia en Communicatie Technologie Academiejaar 2005-
Bart Defoort 2/45
1. Voorwoord Als stage heb ik de uitdaging aangegaan om een applicatie te schrijven voor het CultuurCentrum Ieper. Het CultuurCentrum organiseert jaarlijks een groot aantal activiteiten en is bovendien verantwoordelijk voor de verhuur van enkele zalen (Lakenhallen, Stadsschouwburg, De Meersen,..) waar Ieperse verenigingen terecht kunnen voor hun activiteiten. Ondanks het feit dat het CultuurCentrum geen IT- bedrijf is en het geen ervaring heeft met het ontwikkelen van software was het toch boeiend om mijn stagetijd daar door te brengen. Zo weet ik perfect met wat ik bezig ben en hoe het centrum te werk gaat. Bart Defoort 3/45
2. Dankwoord Bij deze wil ik het volledige CultuurCentrum bedanken voor de kansen die ze me gegeven hebben. In het bijzonder mevr. Griet Hoflack en dhr. Jan Victoor voor de begeleiding en tijd die ze in mij staken. Ik dank ook Jeroen van de IT-dienst van de stad Ieper voor de interesse die hij toonde in het project. Ook mag ik Ilse Beerland niet vergeten die me als stagecoach van de PIH uitstekend begeleid heeft. Bart Defoort 4/45
3. Inhoudstafel 1. Voorwoord... 3 2. Dankwoord... 4 3. Inhoudstafel... 5 4. Inleiding... 7 5. Projectdefinitie... 8 5.1. Concept... 8 5.2. Doelgroep... 8 5.3. Eisen/wensen... 8 5.4. Werktitel... 8 6. Inhoud... 8 6.1. De applicatie... 9 Inloggen... 9 Reservatie overzicht... 9 Nieuwe reservatie... 10 Personeel... 11 Annulaties... 13 Optie- reservaties... 13 Optie-scherm... 14 Zoekformulier... 14 Rapporten... 15 6.2. Wekelijkse verslaggeving... 17 Week 1... 17 Week 2... 17 Week 3... 18 Vakantieweek... 18 Week 4... 18 Week 5... 18 Week 6... 18 Week 7... 18 Week 8... 18 Week 9... 18 Week 10... 18 Week 11... 18 Week 12... 19 6.3. Planning... 20 Planning per week... 20 Week 1... 20 Week 2... 20 Week 3... 20 Week 4... 20 Week 5... 20 Week 6... 20 Week 7... 20 Week 8... 20 Week 9... 20 Week 10... 20 Week 11... 20 Week 12... 20 Bart Defoort 5/45
Conclusie planning... 21 6.4. Analyse... 22 Werkwijze bij het aanvragen van nieuwe reservaties.... 22 Analyse van de te volgen stappen bij het ontwerpen van de applicatie... 23 Hoe begint men aan een reservatie en hoe kan ik dat weergeven?... 23 Reservatie toevoegen... 23 Komen reservaties terug?... 23 Kan een reservatie zomaar uit het systeem gehaald worden?... 23 Mogen dubbele boekingen voorkomen?... 24 Wat moet de applicatie nog bijhouden naast de zaalreservatie... 24 Optieneming zaal... 24 Welke rapporten moeten er gemaakt worden... 24 6.5. Testrapporten... 25 Conclusie testperiode... 25 6.6. ER-Diagramma... 26 6.7. Conclusie... 27 ER-diagramma... 28 Gedetailleerde planning... 30 Rapporten gemaakt door applicatie... 42 Bart Defoort 6/45
4. Inleiding Mijn taak is een applicatie te schrijven om één van de taken van het CultuurCentrum te vereenvoudigen namelijk de zaalreservaties. Momenteel werkt het centrum met een boek die alle reservaties bevat én een applicatie die gemaakt is in FileMaker. Die applicatie is niet overzichtelijk genoeg om rechtstreeks reservaties in toe te voegen daarom maken ze eerst gebruik van een boek. Dit boek is een soort agenda op A3 formaat waar je alle reservaties per dag kan raadplegen. Het zou eenvoudiger zijn mochten ze een systeem hebben waar ze een mooi overzicht hebben en waar het niet meer nodig zou zijn om die boek te gebruiken. In het verleden zijn er al problemen geweest met dubbele boekingen, dit zou door het programma onmogelijk moeten gemaakt worden. Bart Defoort 7/45
5. Projectdefinitie 5.1. Concept Mijn project is het ontwikkelen van een windows-applicatie geschreven in vb.net met een SQL-server database rond de zaalverhuur van het CultuurCentrum Ieper. Het hoofddoel van het programma is een overzichtelijke weergave te bieden van de reservaties en alles die er bij komt kijken zoals personeel, zaalverhuur, opties en materiaalreservaties. 5.2. Doelgroep De doelgroep van mijn applicatie zijn de personeelsleden op het secretariaat van het cultuurcentrum Ieper. Het programma moet naar hun eisen geschreven worden. De hoofdgebruiker van het programma zal mevr. Lut Vandevijvere worden. Zij is degene die verantwoordelijk is voor de zaalreservaties. Alleen zij mag reservaties kunnen toevoegen en verwijderen. Bovendien is het de bedoeling dat mijn programma haar werkdruk kan doen dalen. Want op de manier waarop ze nu reservaties toevoegt verliest ze vaak veel tijd. Alhoewel Lut de belangrijkste gebruiker van mijn programma is kan ik de andere gebruikers niet verwaarlozen. Het programma moet ook gemakkelijk te gebruiken zijn door de andere mensen van de dienst bij afwezigheid van Lut. Bovendien moeten de baliemedewerkers ook kunnen zien welke reservaties er zijn op een bepaalde dag zonder dat ze zelf reservaties kunnen toevoegen, aanpassen of verwijderen. De meeste mensen op de dienst zijn behalve op het werk weinig bezig met computers en eisen daardoor een gemakkelijke vanzelfsprekende user interface. Door mijn applicatie op de werkplek te ontwerpen heb ik een goede kijk op hoe die gebruikers te werk gaan bij het reserveren van een zaal en hoe ze met computers omgaan. 5.3. Eisen/wensen Het CultuurCentrum had enkele eisen waaraan de applicatie moet voldoen. De belangrijkste eis was om de gegevens op een overzichtelijke manier weer te geven. Het moest enorm gebruiksvriendelijk zijn waardoor reservaties vlug kunnen toegevoegd worden. Aan een reservatie moet personeel gekoppeld kunnen worden. Drank- en materiaalreservaties moeten mogelijk zijn. Per reservatie is er ook een zaalinrichting. Reservaties kunnen in optie gezet worden en terugkerende reservaties moeten eenvoudig in te geven zijn. Er moeten ook rapporten gedrukt worden van de reservaties. 5.4. Werktitel Zaalbeheer: Overzichtelijke applicatie voor de zaalverhuur van het CultuurCentrum Ieper in VB.net en SQL-server 2000. 6. Inhoud De applicatie is ontwikkeld in vb.net en MS SQL-Server 2000. Ik had de vrijheid om te kiezen in welke taal ik ging programmeren. Omdat ik het meest vertrouwd ben met VB.net koos ik daar voor. Bovendien is dit ook de eenvoudigste manier om MS-office programma s zoals Word, Excel en Outlook aan te spreken. Bart Defoort 8/45
De keuze van de database is er voornamelijk omdat men deze database voornamelijk gebruikt op de servers van de stad Ieper. Het ER-diagramma van de applicatie kan je als bijlage bij dit dossier vinden. Inloggen 6.1. De applicatie Figuur a Zoals je in figuur a kan zien krijg je bij het inloggen een inlogscherm. Dit scherm is nodig omdat de zaalverantwoordelijke niet graag heeft dat er andere personeelsleden van het cultuurcentrum aanpassingen doet aan de reservaties. Door dit loginscherm weet men altijd wie er aangemeld is en wat men kan doen. Er zijn een 3-tal types van logins. Personen die enkel kunnen kijken of een zaal op een bepaalde dag bezet is en reservatie-overzichten kan afdrukken (lezers). Een tweede categorie zijn de schrijvers die alles kunnen raadplegen en ook alles kunnen aanpassen. De derde categorie zijn dan de beheerders. Beheerders kunnen evenveel als schrijvers maar ze hebben de mogelijkheid om nieuwe gebruikers aan te maken en hun rechten te wijzigen. De loginnaam wordt gekoppeld aan een personeelslid (loginnaam hoeft niet gelijk te zijn aan personeelsnaam) zo kan er bijgehouden worden wie er een reservatie ingegeven heeft. Dit is vrij belangrijk om latere problemen op te lossen. Wanneer men aangemeld is kan men zich afmelden en aanmelden als andere gebruiker zonder de applicatie af te sluiten. De openstaande vensters worden afgesloten. Naast het aanmelden kan een gebruiker ook het programma blokkeren. Dan worden alle openstaande vensters onzichtbaar gemaakt en krijg je opnieuw het login-venster. Er kan enkel nog aangemeld worden door de huidige gebruiker die dan terug zijn openstaande vensters kan zien. Figuur b De paswoorden worden zoals je kan zien in figuur b geëncrypteerd zodat niemand in de database kan kijken om het paswoord te achterhalen. Het paswoord is een combinatie van de loginnaam en het paswoord. Reservatie overzicht De kern van het programma is mijn reservatie-overzicht. In het huidige systeem draait alles rond de reservatieboek; zo zou in mijn applicatie alles moeten draaien rond het reservatieoverzicht. Je kan er in zien welke zalen bezet zijn, door wie en voor hoelang. Hierin kan je ook nieuwe reservaties toevoegen en de details weergeven van de reservaties.(figuur c) Bart Defoort 9/45
Figuur c Nieuwe reservatie Nieuwe reservaties kunnen al dan niet toegevoegd worden vanuit het reservatieoverzicht. Zo worden in het nieuwe reservatieformulier het uur en de zaal ingevuld aan de hand van de plaats waar men in het overzicht geklikt heeft.(figuur d) Figuur d Bij een nieuwe reservatie worden de gegevens van de vereniging gevraagd. De titel van de activiteit, de groep verbonden aan de activiteit, de zaal en de timing worden opgevraagd bij het invoegen van de reservatie. Daarnaast kan je ook nog de zaalinrichting ingeven en de drankreservatie. Ook kan aangeduid worden of een reservatie een optie is (reservatie die nog niet vast staat). Opties blokkeren voor een bepaalde tijd een zaal. Is die tijd bijna verlopen dan wordt er een melding gegeven en zal er automatisch een mail verstuurd worden met de vraag of de reservatie nog al dan niet moet doorgaan(als email-adres beschikbaar is). Samenwerking CCI duid aan of de activiteit medegeorganiseerd wordt door het cultuurcentrum. Bart Defoort 10/45
Wanneer je een reservatie ingeeft op dezelfde datum als een andere reservatie dan vraagt het systeem of je de reservatie al dan niet wil invoegen. In het cultuurcentrum worden soms lessenreeksen gegeven( activiteiten die met een bepaalde tijdsinterval terugkeren). Daarvoor kan je een reeks toevoegen. Reeksen toevoegen gebeurd door een formulier gebaseerd op terugkerende afspraken in de kalender van MS Outlook.(figuur e). Figuur e Personeel Personeel wordt bijgehouden om te koppelen aan reservaties Iedere reservatie heeft een personeelslid als verantwoordelijke (figuur f) Bart Defoort 11/45
Figuur f Van ieder personeelslid wordt hun naam, voornaam en functie bijgehouden. Het is mogelijk om per personeelslid vrije dagen op te geven (figuur g en h). Figuur g Figuur h Bart Defoort 12/45
Annulaties In het verleden is het gebeurd dat mensen zalen reserveren die ze wat later terug afbellen en nog wat later blijken ze zich opeens niets meer te herinneren van die annulatie. Daarom heb ik de mogelijkheid gecreëerd om reservaties te annuleren maar niet zomaar te verwijderen uit de database. De geannuleerde reservatie wordt in een lijst opgenomen waarbij ook de reden van annulatie en de manier waarop dit gebeurde opgesomd worden. Dit om latere geschillen te vermijden (figuur i en j). Figuur i Figuur j Optie- reservaties Reservaties kunnen ook opties zijn. Opties zijn reservaties waarvan de gebruiker nog niet helemaal zeker weet of hij de zaal wel gaat gebruiken. Opties blijven enkele dagen geldig. Na die dagen verschijnen er bij het opstarten berichten op het scherm die verwittigen dat de optie verloopt. Indien gewenst kunnen er automatisch E-mails verzonden worden naar de gebruikers met de vraag of de optie moet blijven staan. Deze mail kan volledig door de gebruiker opgesteld worden in het optie-scherm.(figuur k) Om in de mail woorden te gebruiken die afhankelijk zijn van de reservatie kan de gebruiker gebruik maken van tags die die afhankelijke elementen representeren. Bart Defoort 13/45
Figuur k Optie-scherm In het optiescherm kunnen de gebruikers allerlei instellingen doen zoals kleuren aanpassen, email instellen bij het aflopen van een optie, sjablonen uploaden voor de rapporten en de map instellen waar er naar gelogd moet worden(figuren l-o) Figuur l Figuur m Figuur n Figuur o Zoekformulier Naast het kalenderoverzicht is het zoekformulier het belangrijkste van de applicatie. Bart Defoort 14/45
Alle gegevens kunnen via het zoekformulier opgezocht worden. Dit zoekformulier kan op alle aanwezige velden filteren. De gevonden gegevens kunnen worden geëxporteerd naar MS-Excel.(figuur p) Figuur p Rapporten Er kunnen rapporten gedrukt worden voor de reservaties waarbij een bepaalde periode en/of bepaalde zalen kunnen geselecteerd worden. Ook kunnen er bevestigingsbrieven gemaakt worden van de reservaties.(figuur q en r) Figuur q Figuur r De rapporten werken met word-sjablonen, zo kunnen de gebruikers altijd de opmaak van hun rapporten wijzigen. Ze hoeven enkel de gewenste bookmarks te gebruiken. De bookmarks stellen gegevens voor die afhankelijk zijn van de reservatie. Die bookmarks moeten niet allemaal in het sjabloon voorkomen. Enkele bookmarks die gebruikt kunnen worden: bkdatumreservatie bkaankomstinzaal bkaanvangactiviteit bkzaal bkcontactpersoon bkverenigingnaam bkverenigingtelefoon bkverenigingemail bkactiviteitsoort bkactiviteitcategorie bkactiviteittitel bkactiviteitgroepspreker bkzaalgroep bkvermoedelijksluitingsuur bkverantwoordelijkecci Bart Defoort 15/45
De bookmarks moeten voldoen aan de hierbovenvermelde naamgevingen maar zijn niet hoofdlettergevoelig. Bart Defoort 16/45
6.2. Wekelijkse verslaggeving Hieronder kan je een korte samenvatting vinden van wat ik per week gedaan heb. Voor een gedetailleerder overzicht kan ik u doorverwijzen naar de bijlage Week 1 In de eerste week ben ik naast het kennismaken met het bedrijf bezig geweest met het ontwerp van de database en de beginselen van het GUI-ontwerp. Het ontwerp van de database is in de beginfase gebaseerd geweest op een enquete formulier die nieuwe huurders moeten invullen bij het reserveren van een zaal. Ook werken met hun huidige applicatie heeft me daarbij geholpen. Door mijn aanwezigheid dichtbij de balie van het cultuurcentrum wist ik ook goed hoe het in zijn werk gaat wanneer men een reservatie aanvraagt. In deze week werd de eerste versie van het reservatieoverzicht-formulier ook gerealiseerd. Dit overzicht is een soort van agenda die alle reservaties op een overzichtelijke manier kan weergeven. Week 2 Deze week was een nogal drukke week op het stagebedrijf door de organisatie van hun straattheaterfestival. Daardoor heeft het een tijdje geduurd eer er iemand beschikbaar was van het stagebedrijf om mijn werk te bekijken. Griet is mijn werk komen bekijken. Over het algemeen was ze zeer tevreden. Persoonlijk vond ik de layout om nieuwe reservaties toe te voegen niet zo goed. Griet vond dit minder belangrijk. Ze had vragen over de tabvolgorde die ik nog niet ingesteld had. Het dagoverzicht vond ze een goed idee en mooi voorgesteld. Bij de rapporten voor de reservatie had ze de opmerking om meer parameters te laten kiezen. Men zou een volledige week moeten kunnen afdrukken en de zalen zouden ook moeten kunnen gekozen worden. Ik had het door mijn programma onmogelijk gemaakt om een reservatie in het verleden te boeken. Griet vond het beter dit niet te doen omdat bij sommige drukke momenten reservaties pas later in het computersysteem gebracht worden. Daardoor besloten we om wel een melding te laten geven dat de reservatie in het verleden plaatsvindt maar de reservatie zou wel moeten kunnen ingegeven worden. Tijdens de week ben ik dus voornamelijk bezig geweest met mijn eigen gemaakte kalendercontrol te coderen. Voor de rest heb ik Crystal Reports gemaakt en het formulier om nieuwe reservaties toe te voegen gemaakt. Later heb ik besloten om toch met MS Word te werken in plaats van die Crystal Reports. Bart Defoort 17/45
Week 3 Deze week was nogal slecht begonnen door mijn computercrash. Gelukkig heb ik maar 1 dag verloren en kon ik dinsdag al terug verder werken. Het project werd deze week ook bekeken door Jan, de directeur van het cultuurcentrum. Hij had enkele punten waar ik rekening moest mee houden. Op zijn vraag ben ik begonnen met een kalender te maken die een weekoverzicht kan weergeven. Een overzicht van meerdere dagen en meerdere zalen. Vakantieweek Doordat ik al 2 dagen stage verloren had ben ik op het eind van de tweede vakantieweek drie dagen naar mijn stage geweest en heb in die dagen toch heel wat kunnen doen. Zo heb ik in die dagen het reeksformulier gemaakt om terugkerende reservaties te kunnen toevoegen. Week 4 Zoals je in de overzichten per dag kan zien ben ik deze week voornamelijk bezig geweest met de opmerkingen die ik voor de vakantie kreeg. Daardoor heb ik wat nieuwe componenten ontworpen en wat aanpassingen gedaan aan de layout. Volgende week doe ik daar aan verder en probeer ik nog een onderhoud te regelen met de gebruikers. Bovendien zit ik nu te werken in een rustigere omgeving waar degene die zich bezig moet houden met de zaalreservaties zit. Zo krijg ik een beter idee van waar ik mee bezig ben. Dit heeft al heel wat opgeleverd zo heb ik ontdekt dat annulaties ook moeten bijgehouden worden om latere problemen te vermijden. Week 5 Het begin van de week was vooral verder bouwen op wat ik vorige week gedaan heb. Vanaf woensdag was het vooral bezig zijn met na te denken hoe ik mijn database zou aanpassen aan de suggesties/vragen van Jan. Annulaties, optieformulieren en bevestigingen waren belangrijke opmerkingen waar ik aan gewerkt heb. Week 6 Deze week ben ik voornamelijk bezig geweest met optienemingen toe te voegen en automatisch mails te laten genereren. Week 7 Optienemingen toevoegen aan settings. Meldingen geven, optienemingen manieren om mail te doen opstellen. Week 8 Deze week ben ik bezig geweest met het aanpassen van het systeem zodat er met logins kan gewerkt worden. Materiaalreservaties werden toegevoegd en de manier om zalen op te slaan werd ook gewijzigd. Week 9 Deze week heb ik de login aangepast zodat het paswoord geëncrypteerd is. Ik heb het rapport met de reservatie overzichten aangepast. Verder ben ik bezig geweest met bugs uit de formulieren te halen. Week 10 Forms aangepast zodat inputcontrole, correct gebeurd. Personeel afwezigheden toevoegen. Rapporten voor bevestiging opstellen. Week 11 Afwerken, help, logging en projectdossier vervolledigen waren in deze laatste week voor het indienen mijn hoofdactiviteiten. Ook heb ik een formulier opgemaakt om mijn gebruikers te laten testen. De tests zijn niet kunnen doorgaan in deze week doordat de Bart Defoort 18/45
gebruikers een drukke agenda hadden. Maar in de laatste stageweek zal er niets anders gebeuren dan tests(na het indienen van dit dossier) Week 12 Testen. Bart Defoort 19/45
Planning per week 6.3. Planning Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 6 Week 7 Week 8 Week 9 Week 10 Week 11 Week 12 Kennismaking met de problematiek Db-ontwerp Beginselen GUI-ontwerp GUI Nieuwe reservaties toevoegen Database-ontwerp Overzichten Rapportage Rapporteren Excel Annulatie-problematiek oplossen Personeel Reservatie-opties Rapporteren Opzoek-formulieren Reservaties toevoegen verfijnen Bugs uithalen Gebruikers eerste maal doen testen Fouten uit applicatie maken Documentatie en help schrijven Testen + opleiding gebruikers Projectdossier afwerken Testen + opleiding gebruikers Bart Defoort 20/45
Proefpresentatie. Conclusie planning Bovenstaande planning geeft in grote lijnen weer wat ik oorspronkelijk gepland had. De realiteit lag kort bij deze planning. Voor een gedetailleerde planning en de vergelijking kan ik u verwijzen naar de bijlage op het einde van dit dossier. Bart Defoort 21/45
6.4. Analyse Werkwijze bij het aanvragen van nieuwe reservaties. Voor ik kon beginnen te programmeren moest ik nagaan hoe het proces van zaal reservaties in zijn werk gaat. Onderstaande tekening toont een flowchart van hoe het centrum momenteel te werk gaat bij zaalreservaties. In de voorstelling komt de computer slechts in laatste instantie ter sprake. Het schema is trouwens sterk vereenvoudigd Er wordt nog geen rekening gehouden met materiaalreservatie en personeelverdeling. Figuur s Deze voorstelling geeft heel goed weer hoe men te werk gaat om een zaal vast te leggen. Het begint bij de huurder die een zaal aanvraagt(telefoon,e-mail of aan de balie)(1). De zaalverantwoordelijke haalt er haar agenda bij (grote boek A3 formaat zodat men per dag een duidelijk overzicht heeft van de zalen) en kijkt welke zalen er vrij zijn(2) en stelt de beschikbare zalen voor aan de huurder(3). Die huurder oordeelt of dit voorstel voldoet aan zijn eisen(4) en meld dit aan de zaalverantwoordelijke(5) die daarna de reservatie in de boek noteert. De bovenstaande voorstelling is niet volledig als je het bekijkt op de manier waarop de reservaties nu gebeuren. De gegevens staan echter alleen maar in die agenda en nog niet in hun huidige applicatie. De zaalverantwoordelijke moet nu nog al de reservaties overnemen op haar PC(7). Door de drukke bezigheden van het cultuurcentrum is het vaak onmogelijk om die gegevens onmiddellijk over te brengen naar het systeem waardoor de gegevens in de pc meestal niet altijd kloppen met de realiteit. Mochten we die voorstelling nu bekijken op een andere manier en overal het reservatieboek vervangen door een computerapplicatie(figuur 2) dan zou het schema wel volledig zijn. Men zou achteraf geen werk meer hebben met het overbrengen van de gegevens naar de computer waardoor men veel efficiënter kan werken. Bovendien zullen alle overzichten die gedrukt worden door de applicatie de actuele zaalbezetting weergeven. Die applicatie zou mijn applicatie kunnen zijn. Bart Defoort 22/45
Figuur t Ze gebruikten hun applicatie nog niet op die manier omdat er in die applicatie geen duidelijk overzicht bestond van de reservatie. Men kon niet vlug genoeg zien wanneer een zaal al dan niet vrij is en dit is redelijk belangrijk als je een potentiële huurder aan de telefoon hebt. Analyse van de te volgen stappen bij het ontwerpen van de applicatie In het voorgaande punt heb ik een eenvoudig schema gebruikt om uit te leggen hoe een reservatie tot stand komt. Dit schema, hoe eenvoudig het ook mag zijn, heb ik bij het ontwikkelen voortdurend in mijn achterhoofd gehouden. Hoe begint men aan een reservatie en hoe kan ik dat weergeven? Vroeger gooide men een blik op de agenda waarin men kon zien of een zaal al dan niet vrij is. Nu moet dit natuurlijk ook gebeuren. Het centrale punt van de applicatie moet een form worden waarin men een mooi overzicht van de reservaties heeft. Van daaruit kan men een reservatie toevoegen (vgl. schrijven in de boek). Reservatie toevoegen Eens je weet of de zaal al dan niet vrij is kan je gewoon de reservatie toevoegen aan de kalender. Dit gebeurt simpelweg door een contextmenu op de plaats van de afspraak. Door deze handeling krijgt men een ander venster waarin men de gegevens van de reservatie kan invullen. Gegevens van zaal en tijdstip werden reeds ingevuld aan de hand van de plaats waar men klikte. Komen reservaties terug? Soms komen reservaties terug. Denk maar aan lessenreeksen of de wekelijkse kaartnamiddag van één of andere vereniging. Moet ik dan per datum een nieuwe reservatie maken? Natuurlijk zal je dit in het programma niet doen. Het is mogelijk om een optie aan te duiden waardoor de reservatie herhaald kan worden. Kan een reservatie zomaar uit het systeem gehaald worden? Op deze vraag was mijn antwoord simpelweg ja. Maar na een tijdje bleek dit antwoord toch niet volledig juist te zijn. Natuurlijk moeten de gegevens uit het systeem kunnen gehaald worden. Mensen zeggen nu eenmaal reservaties af. Soms herinneren mensen zich niet meer dat ze de reservatie afgezegd hebben. Om overbodige discussie te vermijden kan het programma bijhouden wanneer en op welke manier een reservatie geannuleerd werd. Bart Defoort 23/45
Mogen dubbele boekingen voorkomen? Ik dacht dat de bedoeling van het programma was dat dubbele boekingen niet kunnen voorkomen. Dit blijkt niet juist te zijn. Dubbele boekingen moeten mogelijk zijn maar men moet duidelijk verwittigd kunnen worden dat het om een dubbele boeking gaat. Wat moet de applicatie nog bijhouden naast de zaalreservatie Er moet ook bijgehouden worden hoe de zaal moet ingericht worden (tafels,stoelen,..), welke dranken er aanwezig moeten zijn, welk extra materiaal er voorhanden moet zijn en welke techniekers de reservatie opvolgen. Optieneming zaal Het is mogelijk om een optie te nemen op een zaal. Die optie is enkel voor een bepaalde duur geldig. Wanneer de huurder een emailadres opgegeven heeft wordt er enkele dagen voor het einde van de optie een e-mail gestuurd naar die huurder. Deze standaardmail kan door de gebruiker(zaalverantwoorderlijke) aangepast worden en wordt verstuurd via Outlook. Bovendien worden er ook meldingen gegeven over het ten einde lopen van die optie aan de gebruiker van de applicatie. Welke rapporten moeten er gemaakt worden. Het moet mogelijk zijn om overzichten af te drukken van de reservaties op bepaalde tijdstippen zodat technici en onderhoudspersoneel weten welke zaal op welk moment bezet is en wat dus hun taak is. Ook moeten er bevestigingen van zaalreservaties kunnen opgestuurd worden naar de huurders met de zaalreglementen. Bart Defoort 24/45
6.5. Testrapporten In de testperiode krijgen de gebruikers formulieren die ze tijdens hun tests moeten invullen. Deze formulieren moeten me kunnen helpen bij het beoordelen van de applicaties. Eventueel kan ik aan de hand daarvan nog enkele aanpassingen doen aan de applicatie. De testen worden afgenomen onder de verschillende logingroepen(beheerders, schrijvers en lezers) De specifieke testformulieren kan je in bijlage vinden. Conclusie testperiode Bart Defoort 25/45
6.6. ER-Diagramma Het ER-diagramma bestaat uit een 28 tabellen. De centrale tabel is de tabel tblreservaties. Alle andere tabellen zijn gebaseerd op die ene tabel. Bart Defoort 26/45
6.7. Conclusie De stageperiode was een boeiende ervaring. Het was voor mij de eerste keer dat ik een project van het begin tot het eind mocht ontwerpen in samenspraak met een klant. Door in het bedrijf van mijn opdrachtgever te werken weet ik heel goed wat hun noden en eisen zijn. Zo ben ik te weten gekomen hoe het bedrijf te werk gaat en hoe ik dit proces kan vereenvoudigen. Door mijn gebrek aan ervaring liep het soms wat mis op vlak van communicatie. Zo zijn er dingen die ik dacht te moeten realiseren maar er tenslotte toch niet in moesten komen. Omgekeerd was het ook het geval dat ze van mij dingen anders verwachtten dan dat ik in mijn gedachten had. Deze kleine probleempjes die nogal vlug opgelost geraakten hebben me geleerd om het vervolg duidelijke afspraken te maken van in het begin. De problematiek van het zaalbeheer was veel ingewikkelder dan verwacht. Naarmate ik vorderde in het project kwam die problematiek steeds verder naar boven. In het algemeen had ik een heel boeiende stage, het project sprak me aan en de sfeer op het bureau was uitstekend. Bij deze wil ik het CultuurCentrum nog eens bedanken voor het vertrouwen en de vrijheid die ze me gaven. Bart Defoort 27/45
Bijlages 6.8. ER-diagramma Bart Defoort 28/45
Bart Defoort 29/45
Gedetailleerde planning Stage Cultuur Centrum Ieper week dag geplande taken Voldaan Deadlines werkelijk gedaan Week 1 maandag 13 maart Kennismaking bedrijf/ huidig systeem en werkwijze bij nieuwe reservaties x dinsdag 14 maart " + overlopen project x woensdag 15 maart Begin db-ontwerp + kennismaking systeem donderdag 16 maart db -ontwerp vrijdag 17 maart zaterdag 18 maart zondag 19 maart db -ontwerp voorstellen GUI / reservaties toevoegen en overzicht maken Ontvangst bedrijf + Bespreking project + korte rondleiding Lakenhallen + Kennismaking huidig systeem + begin DB ontwerp DB- ontwerp fouten uithalen + Dataklasses + stuk DA-klasses + begin ontwerp GUI Gui Nieuwe Reservaties ontwerpen + db wijzigingen (dranken) + Daklasse en stored procedures + database dranken bekijken Gui nieuwe reservaties voorlopig afwerken + usercontrol voor de uren en de datums in toe te voegen + usercontrol voor drankweergave + cbo's en lst in frmnieuwe reservatie opvullen + foutjes uit database halen(adres bij huurder, en zo) + koppeling maken tussen frmnieuwereservaties en huurders +begin control voor het reservatieoverzicht Control maken voor reservatie overzicht (agenda-achtig) + problemen gehad met refreshen (redelijk stom maar om controls te wissen doe je controls.clear en niet overlopen met for each lus) stagesite maken + verslagen (namiddag) oplossen van databaseproblemen (foreign key problemen) Bart Defoort 30/45
Week 2 maandag 20 maart db- ontwerp ( eventueel laten nakijken op school) Eventueel GUI-ontwerp af en voorleggen aan gebruikers ucoverzichtreservaties aangepast zodat de naam van de vereniging die reserveert er in komt begintijd en eindtijd laten kiezen contextmenu nieuwe reservatie in de kalendercontrol ReservatieDetails Oplossen van het teveel refreshen probleem (dagoverzicht wissen en reservatieoverzicht wissen doet alles ongelooflijk vertragen Oplossen van netwerkprobleem met hun draadloze router Maken klein formpje voor het weergeven van de zaalprijzen Verenigingen kunnen toegevoegd worden aan de db via het programma Reservaties kunnen toegevoegd worden de activiteiten per reservatie kunnen toegevoegd worden dinsdag 21 maart Maken van database + data en da-klasses woensdag 22 maart begin van GUI Mijn agenda control werd telkens op bepaalde tijdstippen gerefreshed, ik had er geen flauw idee van waar het kwam. Dan ben ik nagegaan vanwaar dat refreshen kwam en het bleek te komen van het datechangedevent van mijn datetimepicker. Dit kan ik oplossen door het dateselected event te gebruiken maar dan kan ik geen datums meer selecteren gebruik makende van de pijltjestoetsen Data acces klasse voor de zaalinrichting Functionaliteit toekenning aan frmzaalinrichting Uitzoeken hoe crystal reports werken Uitwerken CrystalReport met overzicht reservaties per dag en per zaal CrystalReport gemaakt voor alle reservaties te tonen gerangschikt per dag en per zaal Poging gedaan om die crystal report aan te passen naar één met een parameter( men drukt dagelijks een overzicht af van die dag en niet van alle reservaties samen) donderdag 23 maart GUI controle of er al eerdere reservaties waren rapport met dagoverzichten maken.(parameter) overzicht kalender aanpassen optiescherm(kleuren kunnen nu gekozen worden door gebruikers) Stand van zaken overlopen met Griet Opmerkingen van Griet aanpassen Bart Defoort 31/45