Handleiding voor SWV beheerders

Handleiding voor SWV beheerders Beheer van regio/samenwerkingsverbanden in Supportal Datum 18 april 2013 Versie: 1.0

Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Randvoorwaarden... 3 1.2 Spelregels... 3 1.3 Consequenties SWV... 3 1.4 URA... 3 1.5 Gegevenssoorten... 3 1.6 Partner samenwerkingsverband... 4 1.7 Verplicht samenwerkingsverband... 4 2 Inloggen... 5 2.1 Registratie... 5 2.2 Eerste keer inloggen... 5 2.3 Geheime vraag registreren... 5 3 Samenwerkingverband inrichten of wijzigen... 7 4 Samenwerkingverband beëindigen... 12 5 Navigeren binnen Supportal... 15 Bijlage: bevestigings e-mail... 16 Handleiding voor SWV beheerders v1.0 2 van 16

1 Inleiding U bent als regio/samenwerkingsverband (SWV) -beheerder verantwoordelijk voor een correcte inrichting van uw regio/samenwerkingsverband. Een correcte inrichting is randvoorwaardelijk voor het succesvol uitwisselen van gegevens binnen het regio/samenwerkingsverband via het LSP. Bij elke wijziging in de samenstelling van uw SWV dient u dit in te voeren op de webportal Supportal, waarna deze op het LSP wordt doorgevoerd. Deze handleiding beschrijft hoe u uw SWV in Supportal kan beheren. Hoe registreert uw SWV, hoe voert u wijzigingen door en hoe kunt u eventueel uw SWV beëindigen. 1.1 Randvoorwaarden Om gebruik te kunnen maken van Supportal moet u een gebruikersnaam en een wachtwoord te hebben. Deze inloggegevens ontvangt u per e-mail zodra u bij de VZVZ geregistreerd bent als SWV-beheerder. Een inschrijving als SWV-beheerder regelt u via uw implementatiemanager van VZVZ Servicecentrum. Weet u niet wie uw implementatiemanager is, dan kunt u contact opnemen met de VZVZ Servicecentrum via e-mail support@vzvz.nl of telefoon 070-317 3492. 1.2 Spelregels Het regio/samenwerkingsverband (SWV) is zelf verantwoordelijk voor de inrichting hiervan. De VZVZ heeft hiervoor een aantal spelregels opgesteld. De spelregels staan beschreven in de Factsheet Spelregels Regionalisatie. U kunt deze nalezen op www.vzvz.nl. Lees deze spelregels goed door, aangezien een wijziging van een samenwerkingsverband grote impact kan hebben op het uitwisselen van medische informatie. 1.3 Consequenties SWV Een SWV wordt geregistreerd binnen het LSP. Na inrichting van een SWV is er geen uitwisseling meer mogelijk met zorgaanbieders die niet zijn opgenomen in het SWV, ook niet in noodgevallen. Indien er fouten gemaakt worden bij de inrichting van een SWV of indien deze niet onderhouden wordt, kan de uitwisseling van gegevens via het LSP mogelijk belemmerd worden. U bent als SWV-beheerder verantwoordelijk voor een correcte inrichting en het beheer hiervan. 1.4 URA Een zorgaanbieder wordt binnen een SWV geregistreerd door middel van zijn URA. De afkorting URA staat voor UZI-register abonneenummer. Een URA is voor het LSP een noodzakelijke identificatie van de zorgaanbieder die tot een SWV hoort. U heeft de URA s nodig van alle zorgaanbieders die tot het SWV behoren. U kunt de URA opvragen bij de betreffende zorgaanbieder. De zorgaanbieder kan deze terugvinden op de stamkaart die hij na inschrijving van het UZI register heeft ontvangen. Mocht u hierbij problemen ondervinden, neem dan contact op met VZVZ Servicecentrum via e-mail support@vzvz.nl of telefoon 070 317 3492. 1.5 Gegevenssoorten Per SWV geeft u aan welk type gegevens er uitgewisseld mogen worden. Een gegevenssoort is een type gegevens dat over een patiënt uitgewisseld wordt. Op dit moment kunnen huisartswaarneemgegevens en medicatiegegevens worden uitgewisseld via het LSP. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 3 van 16

In de meeste gevallen bestaat een samenwerkingsverband uit zowel huisartsenposten, huisartsen, apotheken en ziekenhuizen. U kunt dan beide gegevenssoorten kiezen, huisartswaarneemgegevens en medicatiegegevens. Zorgaanbieders kunnen alleen die gegevenssoorten opvragen, waarvoor zij op grond van hun functie (rol) zijn geautoriseerd. Zo kan een apotheek alleen medicatiegegevens opvragen en geen huisartswaarneemgegevens. Een huisarts mag zowel huisartswaarneemgegevens als medicatiegegevens opvragen. Op basis van de UZI-pas wordt bepaald welke rol een zorgaanbieder heeft en welke gegevens hij vervolgens mag opvragen. Gegevenssoort Medicatieprocesgegevens Huisartswaarneemgegevens Onderliggende gegevenssoort Medicatieverstrekking Medicatietoediening Medicatievoorschrift Conditie Overgevoeligheden Huisarts Care Provision 1.6 Partner samenwerkingsverband Naast de inrichting van uw SWV kunt u er ook voor kiezen om de gegevens binnen uw SWV beschikbaar te stellen aan zorgaanbieders binnen een ander SWV. In dat geval selecteert u een partnersamenwerkingsverband. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn omdat veel patiënten uit uw SWV ook regelmatig een zorgaanbieder in een ander SWV bezoeken. Let op: dat betekent niet dat u gegevens bij de zorgaanbieders in het partner samenwerkingsverband op kunt vragen, u stelt alleen beschikbaar. Indien u gegevens uit een ander SWV wilt kunnen opvragen, moet dit SWV uw SWV als partner samenwerkingsverband registreren. 1.7 Verplicht samenwerkingsverband Een verplicht regio/samenwerkingsverband is een groep zorgaanbieders (bijvoorbeeld ziekenhuizen) die door de VZVZ wordt vastgesteld en aan uw samenwerkingsverband wordt toegevoegd om het mogelijk te maken dat deze zorgaanbieders gegevens kunnen opvragen binnen uw SWV. Het is een verplichte vorm van een partner samenwerkingsverband. Invoering van deze verplichte samenwerkingsverbanden gebeurt enkel na goedkeuring van de ledenraad van de VZVZ. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 4 van 16

2 Inloggen Uw SWV kunt u beheren via Supportal. https://supportal.informatiepuntepd.nl 1 2.1 Registratie Nadat u bij de VZVZ geregistreerd bent als SWV-beheerder, ontvangt u een e-mail met daarin uw gebruikersnaam en (tijdelijk) wachtwoord. Met deze gegevens kunt u inloggen op Supportal. 2.2 Eerste keer inloggen Nadat u bent ingelogd met dit tijdelijk wachtwoord, zal de applicatie u vragen om het tijdelijke wachtwoord te wijzigen in een eigen gekozen wachtwoord. U mag zelf uw wachtwoord samenstellen, waarbij het wachtwoord dient te voldoen aan de volgende eisen: Minimaal 8 karakters; Minimaal 1 hoofdletter; Minimaal 1 getal; Minimaal 1 leesteken. 2.3 Geheime vraag registreren Als u voor de eerste keer inlogt, gaat u eerst naar Mijn gegevens om uw geheime vraag te bepalen. Dit heeft u later nodig bij het afronden van uw wijzigings- of beëindigingverzoek. Klik rechtsboven in het scherm op Bewerken. U ontvangt een e-mail met daarin een beveiligingstoken. Deze kopieert u uit uw e- mail en plakt u in het pop-up scherm. 1 De domeinnaam wordt binnenkort gewijzigd naar https://supportal.vzvz.nl Handleiding voor SWV beheerders v1.0 5 van 16

Vervolgens kunt uw geheime vraag en antwoord invullen. Kiest u hiervoor een vraag en antwoord dat door niemand anders te raden is. Vervolgens klikt u op Opslaan. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 6 van 16

3 Samenwerkingverband inrichten of wijzigen Stap 1 Nadat u bent ingelogd komt u in het domein Samenwerkingsverband(en). Indien u na het inloggen niet onmiddellijk in dit domein komt, kunt u in hoofdstuk 5 nalezen hoe u naar het juiste domein kunt navigeren. Een SWV kunt u inrichten of wijzigen vanuit het scherm Wijzigen samenwerkingsverbanden. Klik in het startscherm op Wijzigingen. Vervolgens komt u in het wijzigingsscherm. Selecteer daar vervolgens SWV wijzigen in het linker menu. Het proces omtrent het beëindigen van een SWV staat beschreven in hoofdstuk 4. Stap 2 Lees de beschrijving en zet een vinkje bij de verklaring dat u zich bewust bent van de consequenties van de wijzigingen op het LSP. Klik vervolgens op Volgende. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 7 van 16

Stap 3 U ziet een overzicht van geregistreerde regio s/samenwerkingsverbanden waarvoor u als beheerder bent geregistreerd. Selecteer het SWV dat u wilt inrichten of wijzigen. Klik vervolgens op Volgende. Stap 4 Selecteer de gegevenssoorten die u binnen de SWV wilt uitwisselen. Klik vervolgens op Volgende. Stap 5 Noteer in het scherm alle URA s die onderdeel uitmaken van de SWV. Let op: De URA s moet u in een kolom onder elkaar plaatsen. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 8 van 16

Klik op Volgende. Stap 6 U heeft de mogelijkheid om in het volgende scherm aan te geven of u de patiëntgegevens binnen uw SWV beschikbaar wilt stellen aan zorgaanbieders binnen een ander SWV. In dat geval selecteert u één of meerdere partnersamenwerkingsverband(en). Dit is een optionele keuze. Klik vervolgens op Volgende. Stap 7 U ziet in het volgende scherm een overzicht van uw SWV. Controleer deze goed. Indien u gegevens wilt aanpassen, klikt u op Terug. Het is mogelijk dat een verplicht Samenwerkingsverband is toegevoegd. Deze kunt u niet verwijderen. Een verplicht samenwerkingsverband is binnen de VZVZ bepaald. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 9 van 16

Als u akkoord bent, klikt u op Volgende. Stap 8 U krijgt vervolgens een pop-up scherm waarin u het antwoord op uw geheime vraag moet invullen. Vul het antwoord in en klik op Versturen. Stap 9 U ontvang een e-mail ter bevestiging van uw wijzigingsverzoek (zie de bijlage voor een voorbeeld van deze e-mail). Bewaar deze goed. In de e-mail staan de volgende gegevens: Naam SWV Deelnemende zorgaanbieders (URA, naam, vestigingsadres) Optioneel: partnersamenwerkingsverband(en) Eventueel: Verplicht(e) samenwerkingsverband(en) Gegevenssoort(en) U kunt deze gegevens gebruiken om toekomstige wijzigingen door te voeren. De lijst met URA s kunt u dan weer kopiëren en plakken in het betreffende Handleiding voor SWV beheerders v1.0 10 van 16

wijzigingsveld in Supportal voor uw wijzigingsverzoek en de nieuwe URA s daar aan toevoegen. Stap 10 U ontvang een e-mail waarin bevestigd wordt dat de wijziging zijn doorgevoerd op het LSP. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 11 van 16

4 Samenwerkingverband beëindigen Stap 1 Een SWV kunt u beëindigen vanuit domein Samenwerkingsverband(en). Indien u na het inloggen niet onmiddellijk in dit domein komt, kunt u in hoofdstuk 5 nalezen hoe u naar het juiste domein kunt navigeren. Klik in het startscherm op Wijzigingen. Stap 2 Vervolgens komt u in het wijzigingsscherm. Selecteer daar vervolgens SWV beëindigen in het linker menu. Stap 3 Lees de beschrijving en zet een vinkje bij de verklaring dat u zich bewust bent van de consequenties van de wijzigingen op het LSP. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 12 van 16

Klik vervolgens op Volgende. Stap 4 Selecteer het SWV dat u wilt beëindigen. U kunt hier maar één SWV selecteren. Klik vervolgens op Beëindigen. Stap 5 U krijgt nu een pop-up scherm waarin u het antwoord op uw geheime vraag moet invullen. Vul het antwoord in en klik op Versturen. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 13 van 16

Stap 6 U ontvang een e-mail ter bevestiging van uw beëindigingsverzoek. Bewaar deze goed. Stap 7 U ontvangt een e-mail waarin bevestigd wordt dat uw SWV is beëindigd op het LSP. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 14 van 16

5 Navigeren binnen Supportal In de meeste gevallen komt u, nadat u bent ingelogd in Supportal, in het juiste domein, het domein Samenwerkingsverband(en). Indien u naast uw rol als SWV-beheerder ook andere rollen heeft binnen Supportal, komt u nadat u bent ingelogd, in het reguliere domein, Supportal. Om uw SWV te beheren, moet u navigeren naar het domein Samenwerkingsverband(en). Klik hiervoor rechtsboven in het scherm op Andere domeinen. Kies vervolgens in het linkermenu voor Samenwerkingsverband(en). Volg vervolgens de handleiding onder hoofdstuk 2, Samenwerkingsverband inrichten of wijzigen, of hoofdstuk 3, Samenwerkingsverband beëindigen. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 15 van 16

Bijlage: Bevestigings e-mail Van: VZVZ Servicecentrum Onderwerp: Bevestiging SWV wijziging van SWV000012 Beste [ ], Bewaar deze e-mail goed. Het wordt eenmalig verstrekt. Wij hebben uw verzoek ontvangen voor het wijzigen van uw samenwerkingsverband: SWV000012 Haaglanden Het wijzigingsverzoek wordt binnen 3 werkdagen doorgevoerd op het Landelijk Schakelpunt. Mocht u het verzoek willen intrekken of willen wijzigen, stuur dan een e-mail met een korte beschrijving van uw verzoek naar servicedesk-nl@csc.com. Gebruik het volgende kenmerk bij de communicatie: [ ] Na het doorvoeren van de wijziging geldt het volgende: Binnen het samenwerkingsverband kunnen de gegevens worden opgevraagd door onderstaande zorgaanbieders, en zorgaanbieders van onderstaande partnersamenwerkingsverbanden. Zorgaanbieders kunnen alleen gegevenssoorten opvragen, waarvoor zij op grond van hun rol zijn geautoriseerd. Deelnemende organisaties (alfabetisch): 17944 Apotheek Antoniushove B.V. Leidschendam 30081 Huisartsenpraktijk Botman Voorburg 27121 Huisartsenpraktijk Langendoen Voorburg 54408 Huisartsenpraktijk Millenaar Den Haag 17502 Huisartsenpraktijk van Spelde Leidschendam 17302 J.J. Wolters Leidschendam 14853 Service Apotheek Savalle Voorburg Partnersamenwerkingsverband(en) (alfabetisch): SWV000001 Regio Amsterdam Verplichte samenwerkingsverband(en) (alfabetisch): SWV000003 Ziekenhuizen landelijk Gegevenssoort(en) (alfabetisch): Huisartswaarneemgegevens Medicatieprocesgegevens Met vriendelijke groeten, Supportal Dit bericht is automatisch gegenereerd. Handleiding voor SWV beheerders v1.0 16 van 16