Beschrijving van de thans in gebruik zijnde procedures voor: Leveringen, Diensten en Werken. Hoofdstuk 1: Uitvoering van het inkoopbeleid: "Leveringen en Diensten". Hoofdstuk 2: Uitvoering van het inkoopbeleid: "Werken". Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 1
Hoofdstuk 1. Uitvoering van het inkoopbeleid: Leveringen en diensten. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt uitgevoerd op basis van de in het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid genoemde uitgangspunten en hoe dat binnen de provincie Groningen wordt geborgd. Het betreft uitsluitend de inkopen en aanbestedingen van leveringen en diensten. Voor de uitvoering van het beleid t.a.v. de aanbesteding van werken zie hoofdstuk 2. Het inkoopproces. De uitvoering van het inkoopbeleid kan het best worden beschreven aan de hand van de zeven fasen van het inkoopproces. Tactische inkoop Operationele inkoop 1 Inventariseren 2 Specificeren 3 Selecteren 4 Contracteren 5 Bestellen 6 Bewaken 7 Nazorg Aanbesteden Figuur 7: Inkoopproces De diverse fasen van het inkoopproces hangen nauw met elkaar samen. De inkoper houdt zich bezig met alle fasen van het proces en vooral met de samenhang tussen deze afzonderlijke fasen. De Inventarisatiefase Het inkoop- c.q. aanbestedingsproces (van leveringen en diensten) begint op veel verschillende plaatsen in de organisatie. In principe kan een afdeling al aan het begin van het jaar bij de totstandkoming van het afdelingsplan/jaarplan bepalen of en hoeveel leveringen en diensten er moeten worden ingekocht het komende jaar. In het afdelingsplan zal daarom een inkoopparagraaf moeten worden opgenomen waarin een inventarisatie wordt gemaakt van de in te kopen leveringen en diensten. Op basis van de inkoopparagrafen kan door inkoop een inkoopplan worden opgesteld. Daarnaast zullen ook in de loop van het jaar op grond van diverse factoren behoefte bestaan aan de aanschaf van nieuwe goederen en diensten Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 2
In de inventarisatiefase kunnen de volgende activiteiten plaatsvinden. ACTIVTEIT: 1. Behoeftestelling/ontstaan van de vraag tot DOOR: Afdeling inkoop/aanbesteding. 2. Ramen van de totale waarde van de in te kopen levering of Afdeling dienst. 3. Bepalen van de toe te passen aanbestedingsprocedure door Afdeling / Inkoop de afdeling eventueel met hulp van de inkoper 4. Budgetcontrole Controle. Afdeling 5. Akkoord door de budgethouder Afdelingshoofd 6. Samenstellen van het inkoopteam. Afdeling + inkoop 7. Opstellen startnotitie aanbesteding t.b.v. de start van Afdeling meervoudig onderhandse, (nationaal) openbare of Europese aanbesteding (volgens standaard lay-out) ad 2. Waardebepaling; Zoals in hoofdstuk 6 van het Inkoop en Aanbestedingsbeleid is aangegeven kan op diverse manieren de waarde worden bepaald van de in te kopen levering of diensten waarbij ook een aantal regels in acht moeten worden genomen t.a.v. het samenvoegen van volumes en de looptijd van overeenkomsten. Dit dient vrij nauwgezet te worden uitgevoerd omdat de deze waarde bepalend is voor de te hanteren aanbestedingsprocedure. Marktconsultatie. Voor het opstellen van de raming kan de vragende afdeling eventueel in overleg met de inkoper de markt benaderen door middel van een Request for information (RFI). Als dit RFI resulteert in een offerte dient deze bij de startnotitie te worden gevoegd. Een gevaar hierbij is de mogelijke ongelijke behandeling van inschrijvers indien de marktconsultatie verder gaat dan het geven van een raming van de kosten maar de geconsulteerde leverancier ook wordt betrokken bij de totstandkoming van de specificatie. Vandaar dat we uitgaan van de volgende stelregel: Als een leverancier betrokken is geweest bij het opstellen of tot stand komen van het bestek, mag hij niet meer inschrijven aangezien hij beschikt over voorinformatie. Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 3
ad 3. Aanbestedingsprocedure; Op basis van de geraamde waarde van de in te kopen leveringen of diensten kan met onderstaand model worden bepaald welke aanbestedingsprocedure van toepassing is en of al dan niet gebruik kan c.q moet worden gemaakt van de ondersteuning door inkoopcoördinator. Kleiner dan. 50.000 Enkelvoudig onderhands aanbesteden Afdeling (op verzoek ondersteund door inkoop) Tussen.50.000 en.150.000 Meervoudig onderhands aanbesteden Inkoopteam* Groter dan. 150.000 Openbaar aanbesteden Inkoopteam* Groter dan. 200.000 Europees aanbesteden Inkoopteam* * Een inkoopteam bestaat minimaal uit een vertegenwoordiger van de afdeling en een inkoper van Concern Inkoop. ad 5. Akkoord afdelingshoofd. De verantwoordelijkheid voor de start van een inkoopprocedure ligt bij het afdelingshoofd. Hij/zij bepaalt of de behoefte aanwezig is en of er voldoende budget beschikbaar is. Dus iedere vorm van inkoop start met de goedkeuring van het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd geeft zijn/haar goedkeuring door ondertekening van de startnotitie. Samenwerking met Inkoop; Inkopen onder de 50.000 (enkelvoudige onderhands) kunnen door de afdeling zelf worden uitgevoerd conform de spelregels van dit inkoopbeleid. Op verzoek kan inkoop hierbij ondersteuning verlenen. Voor alle inkopen boven de 50.000 (dus meervoudig onderhands, openbaar en Europees) is het gecoördineerde inkoopmodel van toepassing. D.w.z. dat deze aanbestedingen in een samenwerkingsverband van de vragende afdeling(en) en inkoop (inkoopteam) worden uitgevoerd. Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 4
Voor alle inkopen geld dat onderzocht moet worden of er elders binnen de organisatie vergelijkbare producten of diensten worden ingekocht. Als dat het geval is zullen de inkoopvolumes moeten worden samengevoegd en ontstaat (eventueel) een geheel nieuwe situatie. ad 6. Inkoopteam. Belangrijk onderdeel van de startnotitie is de samenstelling van het inkoopteam. Er wordt een team van medewerkers van de betrokken afdeling(en) en de inkoopcoördinator samengesteld dat samen verantwoordelijk is voor het inkooptraject. ad 7. Startnotitie aanbesteding; Als de waarde van de in te kopen levering of dienst bekend is en er controle heeft plaatsgevonden van het beschikbare budget dan kan de inkoopprocedure worden opgestart met het opstellen van een zogenaamde startnotitie aanbesteding. In deze notitie worden de belangrijkste uitgangspunten van de voorgenomen inkoop vastgelegd, zoals o.a. de samenstelling van het inkoopteam. Door ondertekening van deze startnotitie geeft het afdelingshoofd formeel goedkeuring aan de uitvoering van het inkoopproces. De startnotitie maakt onderdeel uit van het inkoopdossier. Met de startnotitie wordt de inkoopcoördinator geactiveerd en ingeschakeld bij het inkoopproces. De specificatie Algemeen Het opstellen van de specificatie is om twee redenen een cruciaal moment in het inkoopproces. In de eerste plaats omdat de specificaties het uiteindelijke inkoopresultaat bepalen in termen van kwaliteit van de te leveren goederen of diensten en de daaraan verbonden kosten. Zoals in hoofdstuk 6.7 van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is aangegeven kunnen de grootste besparingen aan het begin van het inkoopproces (de specificatiefase) worden gerealiseerd. Ten tweede omdat de specificatie de input levert voor alle volgende fasen van het inkoopproces (de offerteaanvraag, leveranciersselectie, beoordeling van de offertes en het opstellen van de overeenkomst). Het is dan ook van groot belang om veel aandacht te besteden aan het opstellen van een goede en gedegen specificatie samen met in- en externe deskundigen. Ook de inkoper kan, hoewel geen materiedeskundige, vaak handige adviezen geven m.b.t. de opstelling van de specificatie waardoor de te leveren diensten beter wordt omschreven en/of besparingen kunnen worden gerealiseerd. Het is daarom van belang om de inkoper al in dit stadium te betrekken in het inkoopproces. Inkoopsamenwerking Op basis van de startnotitie en voorafgaand aan de totstandkoming van de specificatie zal de inkoopcoördinator nagaan of het zinvol of verplicht is t.a.v. de voorgenomen aanbesteding met andere afdelingen of organisaties samen te werken. Indien wordt besloten tot samenwerking zal de Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 5
inkoopcoördinator het initiatief nemen tot de samenstelling van een inkoopteam dat het gehele inkoopproces zal doorlopen. Inkoopnetwerk De inkoopcoördinator van de provincie beschikt over een netwerk van inkoopcollega s. Dit netwerk kan worden gebruikt voor de samenwerking en uitwisseling van specificaties van in te kopen leveringen en diensten. Externe deskundigen Aangezien de specificatie van groot belang is voor het inkoopproces en uiteindelijk ook voor de kwaliteit van de te leveren goederen en diensten, dient in deze fase te worden overwogen of het zinvol is externe deskundigen in te zetten voor de totstandkoming van een heldere specificatie. Gunningcriteria Gunningcriteria zijn de vergelijkingseisen op basis waarvan de te ontvangen offertes zullen worden vergeleken. Het is van groot belang om in deze fase van specificeren ook na te denken over de criteria (inclusief de onderlinge weging ervan) op basis waarvan de offertevergelijking zal plaatsvinden en deze vervolgens vast te leggen. Gunningcriteria vallen in 3 categorieën uiteen: Prijs Kwaliteit van het product of dienstverlening. Algemene criteria, zoals beschikbaarheid, continuïteit etc. Offerteaanvraag Als de specificatie af is kunnen de potentiële leveranciers worden benaderd. Dit gebeurt met een formele offerteaanvraag waarin de leveranciers worden uitgenodigd een offerte op te stellen voor de in de specificatie omschreven leveringen of diensten. De offerteaanvraag is juridisch gezien een belangrijk document omdat hierin het eerste officiële contact wordt gelegd met de potentiële leverancier. Van belang is bijvoorbeeld om bij de offerteaanvraag ook altijd de algemene inkoopvoorwaarden van de provincie Groningen mee te sturen en van toepassing te verklaren, onder gelijktijdige nadrukkelijke van de hand wijzing van de verkoopvoorwaarden van de leverancier. Algemene inkoopvoorwaarden ( Battle of forms. ) Het kan gebeuren dat twee partijen (leverancier en afnemer) elk hun eigen algemene voorwaarden hebben, die ze bij dezelfde overeenkomst willen gebruiken. Veel bedrijven hebben hun eigen standaard inkoop- en verkoopvoorwaarden. De inkoopvoorwaarden van de klant zullen niet altijd hetzelfde zijn als de verkoopvoorwaarden van de leverancier. Welke algemene voorwaarden gaan nu voor? Dit staat wel bekend als de "battle of the forms". Een overeenkomst komt tot stand doordat de ene partij een aanbod doet dat de ander aanvaardt. De wet zegt, dat in principe de partij die het (eerste) aanbod doet, de algemene voorwaarden mag stellen. De ander is uiteraard vrij die af te wijzen, maar dat betekent nog niet dat diens algemene Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 6
voorwaarden dan automatisch 'winnen'. De partijen kunnen hier tijdens de onderhandelingen natuurlijk over discussiëren en een keuze maken. In onderstaand figuur is de hoofdregel schematisch weergegeven: Eerste verwijzing Uitdrukkelijk afgewezen Niet uitdrukkelijk afgewezen Verwijzing naar eigen AV Geen verwijzing naar eigen AV Eigen AV gelden Geen van beide AV zijn van toepassing Eerste verwijzing geldt Selecteren Definitie: Het beoordelen van de ontvangen offertes en het selecteren van de beste leverancier op basis van vooraf vastgestelde criteria en beoordelingspunten. Ontvangst en opening offertes Ten behoeve van de transparantie en ter voorkoming van fraude, dienen bij alle meervoudige aanbestedingen de ontvangen offertes in een formele bijeenkomst te worden geopend. Tijdens deze bijeenkomst waarbij de inkoper en minimaal een vertegenwoordiger van de betrokken afdeling aanwezig is vind een eerste beoordeling van de ontvangen offertes plaats. Er wordt nagegaan of; de offertes op tijd zijn binnengekomen er voldoende offertes zijn binnengekomen of de aanbieders verklaren te voldoen aan de in de offerte aanvraag gestelde eisen. De opening van de offertes wordt vastgelegd in een document Ontvangst en opening offertes dat door de aanwezigen wordt ondertekend. Dit document maakt onderdeel uit van het inkoopdossier. Offertevergelijking Nadat de binnengekomen offertes zijn gecontroleerd zal een selectie moeten plaatsvinden. Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 7
Op basis van de vooraf vastgestelde gunningcriteria (zie specificatie) en de onderlinge weging ervan zal een ranking van de offertes kunnen plaatsvinden. Consensus De ranking van de offertes is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het inkoopteam. De besluitvorming over de definitieve ranking op grond waarvan de gunning aan een van de aanbieders zal plaatsvinden conform het consensusmodel. D.w.z. dat er breed gedragen overeenstemming dient te bestaan in het inkoopteam over de keuze van de meest geschikte offerte. Geen van de deelnemers (inkoper, afdelingsmedewerkers) heeft een doorslaggevende stem. Indien in het inkoopteam geen consensus kan worden bereikt dan wordt de besluitvorming overgedragen aan het de betrokken afdelingshoofden. Contracteren Definitie: Het aangaan en vastleggen van een verbintenis met de leverancier die als beste uit de selectiefase is gekomen. Nadat de leverancier is geselecteerd zal er een contract (inkoopovereenkomst) moeten worden opgesteld. De invulling van het inkoopcontract hangt af van de in te kopen leveringen en diensten en kent een drietal dimensies, namelijk: technische aspecten; beschrijving van de levering of dienst. commerciële aspecten; de prijs, levering- en betalingscondities. juridische aspecten; de algemene voorwaarden. Bestelbrief. Als het gaat om een eenmalige levering van goederen dan zal de inkoopovereenkomst worden vastgelegd in een bestelbrief waarin alle bovengenoemde aspecten en de af te nemen hoeveelheid zijn opgenomen. Contract tot dienstverlening. Als het gaat om de levering van een dienst voor een bepaalde periode dan zal de inkoopovereenkomst worden vastgelegd in een Contract tot dienstverlening. Raamcontract. Een raamcontract is erop gericht om bij een bepaalde leverancier alle behoeften (inkopen, al dan niet gekwantificeerd) van een bepaalde categorie goederen of diensten over een bepaalde periode (een of enkele jaren) onder te brengen. In het raamcontact worden alle algemene condities voor de te leveren goederen vastgelegd met uitzondering van de daadwerkelijke hoeveelheid af te nemen producten. De werkelijke afname van de producten worden vastgelegd in de bestellingen (afroepen op het raamcontract). Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 8
Bestellen Definitie: Bestellen is het geven van de opdracht aan een leverancier om gespecificeerde hoeveelheden van bepaalde producten volgens eerder vastgestelde voorwaarden (raamcontract) te leveren. De bestellingen (afroepen) die in het kader van een raamcontract plaatsvinden, kunnen worden geplaatst door de betrokken afdeling. Dit kan zonder tussenkomst van inkoop aangezien alle essentiële inkoopcondities al zijn vastgelegd in het raamcontract. Bewaken Het controleren van de individuele bestelling en de individuele factuur, het inhoudelijk bewaken van de afspraken die in het contract zijn opgenomen. Te denken hierbij aan: rappelleren en/of expediten; het voorafgaand aan de levering controleren van de tijdige levering. in ontvangst nemen van de goederen: het identificeren van de goederen, het registreren van de ontvangst en controleren van de kwaliteit van de goederen. Bij dienstverleningscontracten is de bewaker continue verantwoordelijk voor het toezicht op de werkzaamheden en het uitvoeren van (steekproefsgewijze) controle van de kwaliteit van de dienstverlening. Nazorg Het completeren van het inkoopdossiers, het afhandelen van klachten en claims, het eventueel afhandelen van meer- en minderwerk, de evaluatie van het inkoopproces, van het contract en van de door de leverancier geleverde prestaties, en het opstarten van een eventuele contractherziening. Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 9
Hoofdstuk 2. Uitvoering van het inkoopbeleid: Werken. Algemeen Voor de aanbesteding van werken worden dezelfde procedureregels gevolg als voor leveringen en diensten, zoals deze in deze bijlage zijn opgenomen. Voor het begrip "werken" wordt verwezen naar art. 1-2b van de Europese richtlijn 2004/18/EG. Een werk is een product van een geheel van bouwkundige of civiel technische werken, dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Opdrachten kunnen betrekking hebben op uitvoering, maar ook op ontwerp plus uitvoering. In hoeverre hier ook architectenkosten toe behoren moet voor ieder geval bekeken worden. ARW 2005 Wettelijke richtlijnen als BOA en BASS alsmede de ARW 2005 zijn van toepassing op alle provinciale werken. Uitgangspunt van het beleid is "Openbaar, tenzij.." Zie voor drempelbedragen het keuzeschema in hoofdstuk 6.5 van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Genoemde drempelbedragen zijn geldig tot 31-12-2013 en worden elke twee jaar herzien. Gunningcriterium In de meeste gevallen hanteert de provincie het principe van"laagste prijs". Hierbij is alleen de laagste prijs maatgevend. In bijzondere gevallen wordt het criterium EMVI( economisch meest voordelige inschrijving) toegepast. Proces Aanbesteding van werken is onderdeel van het proces om te komen tot realisatie van plannen op infrastructureel en bouwkundig gebied en als zodanig een verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd hiertoe als opdrachtgever gemandateerd door en namens GS. De aangewezen projectleider zorgt voor uitvoering van de aanbestedingsprocedure. Het voornemen tot het houden van een aanbesteding, de keuze van de aanbesteding en het tijdstip (datum) wordt conform het mandaatbesluit aan GS ter instemming voorgelegd. Van elke aanbesteding (werken) wordt een Proces Verbaal van Aanbesteding opgemaakt en een aanbestedingsdossier aangelegd waarin ondermeer de overwegingen voor gunning zijn opgenomen. Van elke gunning (ook onderhands) wordt het voornemen tot opdrachtverlening 15 dagen eerder bekend gemaakt dan de daadwerkelijke gunning. Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 10
Bij gereed zijn van een werk wordt een Proces Verbaal van Oplevering opgemaakt, welke in het aanbestedingsdossier moet worden opgenomen. Aanbesteding Het voornemen tot aanbesteding wordt bekend gemaakt op de "aanbestedingskalender". Middels een kleine advertentie in het vakblad "Cobouw" wordt verwezen naar de aanbestedingskalender. Het bestek en verdere bescheiden worden zoveel mogelijk digitaal beschikbaar gesteld of gereed gemaakt om te downloaden. Bij Europese aanbestedingen (> 5.000.000) moet ook de gunning via de aanbestedingskalender worden gepubliceerd. Aanbesteden Traditioneel Geïntegreerd ARW 2005 RAW-bestek U.A.V.gc 2005 > 5.000.000,= Europees Openbare procedure Eigen verklaring Standaard 2005 Vraagspecificatie Aanbesteden Gunningscriteria U.A.V. 1989 (Nederlands) ARW 2005 RAW-bestek U.A.V.gc 2005 WERKEN < 5.000.000,= Nationaal Openbare procedure Eigen verklaring Standaard 2005 Vraagspecificatie > 1.500.000,= Gunningscriteria U.A.V. 1989 (Nederlands) < 1.500.000,= ARW 2005 RAW-bestek U.A.V.gc 2005 Aanbesteden Nationaal Onderhandse aanbesteding (min. 3 max. 6 uitnodigingen) Eigen verklaring Standaard 2005 Vraagspecificatie > 150.000,= Gunningscriteria U.A.V. 1989 (Nederlands) < 150.000,= RAW-bestek/ Gunning uit Enkelvoudige uitnodiging Geen regels werkomschrijving Nationaal de hand (géén aanbesteding) Standaard 2005 - U.A.V. 1989 Er zijn meerder procedures mogelijk volgens de ARW 2005, deze kunnen kunnen worden toegepast (motiveren aan het college van Gedeputeerde Staten) Niet-openbare procedure Concurrentiegerichte dialoog Onderhandeling met voorafgaande aankondiging Onderhandeling zonder voorafgaande aankondiging Concessieovreenkomst Raamovereenkomst met een enkele ondernemer Raamovereenkomst met meerdere ondernemer Concern Inkoop april 2012 Bijlage 1 11