INKOOPBELEID WATERSCHAP PEEL EN MAASVALLEI

Transcriptie

1 INKOOPBELEID WATERSCHAP PEEL EN MAASVALLEI

2 Voorwoord Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van het waterschap is voor het laatst vastgesteld in Voortschrijdend inzicht en wijzigingen in wet- en regelgeving noodzaken tot een aanpassing en hernieuwde vaststelling van beleid op het gebied van inkoop en aanbesteding, waarbij in het vervolg onder inkoop tevens aanbesteding wordt verstaan. Ook de Unie van Waterschappen benadrukt, dat als onderdeel van zorgvuldig bestuur een inkoopbeleid gestoeld moet zijn op een zorgvuldige, transparante en integere manier van inkoop, respectievelijk aanbesteden. Vernieuwende manieren van aanbesteden en zorgen voor professionalisering van de inkoopfunctie verdienen eveneens nadrukkelijk de aandacht. Een inkoopbeleid, geënt op de geldende wet- en regelgeving heeft primair als doel het realiseren van een optimale prijs-kwaliteitverhouding binnen een transparant proces. Het consistent invulling geven aan een zekere mate van beleidsvrijheid is daarbij geïncorporeerd. In het verlengde hiervan is non-discriminatie van inschrijvers en het bevorderen van concurrentiestelling aan de orde. Eveneens draagt het inkoopbeleid er toe bij dat de benodigde goederen en/of diensten op een efficiënte en effectieve wijze worden verkregen. Een aantal inkoopprocessen die zich bij het waterschap kunnen voordoen is formeel geregeld, bijvoorbeeld het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) en de Europese aanbestedingsrichtlijnen; beide geven een formeel-juridisch kader voor aanbestedingen boven wettelijke drempelbedragen. Het voorliggend inkoopbeleid beschrijft binnen welke kaders het waterschap inkopen - grote en kleine, Europese en niet Europese- kan uitvoeren. Ook geeft dit beleid praktische regels om de operationele en juridische risico s van inkopen te minimaliseren en de commerciële voordelen te maximaliseren. Inkopen vormt het proces dat uiteindelijk gericht is op de levering van werken, diensten en producten door middel van het uitnodigen van leveranciers tot het doen van een aanbieding. In het voorliggend inkoopbeleid is het inkopen synoniem aan het aanbesteden. Beide begrippen kunnen door elkaar gebruikt worden. Inkoop en aanbesteden betreffen alle ondernomen activiteiten die leiden tot een factuur van externen. Het gaat hier zowel om het kopen van producten, diensten en werken inclusief het huren en leasen. Er zijn tal van vormen die synoniem hiervoor gebruikt worden: koop, afroeporder, koop-, huur-, mantel- en leaseovereenkomst, contract, enz. Het gebruik van deze synoniemen is afhankelijk van de omgeving, de aard van het product, de typische eigenschappen van de levering en de aard van leveranciers. De begrippen aannemer, leverancier en dienstverlener worden eveneens onderling als gelijkwaardig beschouwd. Ook hier is gebruik van de omschrijving afhankelijk van de omgeving en de aard van het product. Gekozen is voor het begrip leverancier. Waterschap Peel en Maasvallei 2

3 Inhoudsopgave Inleiding 4 Doel van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 4 Relatie met andere beleidsterreinen 5 Leeswijzer 5 1. Juridische beleidsuitgangspunten Naleven van wet- en regelgeving Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie Toepassen van een aanbestedingsreglement 6 2. Ethische en ideële beleidsuitgangspunten Integriteiteisen aan bestuurders en medewerkers Integriteiteisen aan opdrachtnemers Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers Duurzaam inkopen 7 3. Bedrijfseconomische beleidsuitgangspunten Aanbestedingsprocedures Selectie- en gunningscriteria Omgang met leveranciers Inkoopvoorwaarden Organisatorische uitgangspunten Type inkoop organisatie Inkoopsynergie Hanteren van een standaardwerkwijze Toetsing inkoop- een aanbestedingsbeleid Taakverdeling inkoopfinctie 15 Bijlage 1 Begripsbepaling 17 Bijlage 2 Aanbestedingsvormen 19 Losse bijlagen bij dit inkoop- en aanbestedingsbeleid: Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage ** Inkoop- en Aanbestedingsreglement Beslisboom [zie tekstaanpassingen]

4 Inleiding Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vormt als het ware het fundament onder het inkoopproces. Inkoop wordt meestal gedefinieerd als alles waar een externe factuur tegenover staat. Het is een procesmatige activiteit, die men kan onderverdelen in zeven stappen (Bijlage I). Het kan gaan om de inkoop van uiteenlopende zaken zoals software, leaseauto s, uitzendkrachten, adviesdiensten, kantoormeubilair, verzekeringen maar bijvoorbeeld ook het bouwen van gemalen, onderhoud van watergangen, gebouwen en terreinen. Inkoop omvat het volledige spectrum van leveringen, diensten en werken. Het waterschap is inkoper in deze zin en is wettelijk gezien één entiteit en wordt dus als één geheel gezien. Binnen de overheidssector groeit de aandacht voor inkoop en aanbesteden. Daar is een aantal redenen voor aan te geven, die deels met elkaar verband houden: toenemende druk op rechtmatigheid van het handelen op het gebied van inkoop, en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring; invoering van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO); toenemende druk op budgetten; de waterschappen hebben bestuurlijke afspraken gemaakt met het Ministerie van VROM over duurzaam inkopen. Afgesproken is om in 2010 duurzaamheidaspecten voor 50% van hun inkoop- en aanbestedingsvolume mee te wegen. Doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van het waterschap geeft sturing aan het inkoopproces binnen het gehele waterschap. Het doel van het beleid is het eenduidig vastleggen en voor zowel internen als externen toegankelijk maken van de uitgangspunten die het waterschap hanteert bij het inrichten van haar inkoopfunctie en het uitvoeren van al haar inkooptaken. Het ontwikkelen en vervolgens implementeren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid bevordert de verdere professionalisering van het inkoopproces. Concreet betekent dit dat: 1. het doel is om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteitverhouding waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van de aanbieders objectief; 2. het waterschap een integere en betrouwbare opdrachtgever is, die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt; 3. de inkoopprocessen een belangrijke bijdrage leveren aan het algehele prestatieniveau van het waterschap, met een verbetering van het financiële resultaat en de financiële beheersing tot gevolg; 4. wordt voldaan aan de relevante (Europese) wet en -regelgeving; 5. inkoopkennis wordt vergroot en intern wordt ontsloten; 6. sprake is van een eenduidige en transparante werkwijze; 7. sprake is van een efficiënt ingericht inkoopproces inclusief de sturing en control. 8. ontwikkelingen als innovatie, duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen inhoud en gestalte krijgen. Waterschap Peel en Maasvallei 4

5 Relatie met andere beleidsterreinen Het inkoop- en aanbestedingsbeleid dient te sporen met de overige beleidsterreinen en ontwikkelingen binnen het waterschap; de besturingsfilosofie en een maatschappelijk verantwoord ondernemerschap zijn daar twee sprekende voorbeelden van. Leeswijzer Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt volgens onderstaande onderwerpen beschreven: 1. Juridische uitgangspunten. 2. Ethische uitgangspunten. 3. Economische uitgangspunten. 4. Organisatorische uitgangspunten. Grondstelling is dat aan alle uitgangspunten moet worden voldaan. Hoofdstuk 1 Beschrijft de juridische beleidsuitgangspunten op het gebied van inkoop. Hoofdstuk 2 Beschrijft de ethische en ideële uitgangspunten, waarbij wordt ingegaan op eisen van integriteit aan bestuurders en medewerkers, aan opdrachtnemers, sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers en duurzaam inkopen. Hoofdstuk 3 Beschrijft de economische uitgangspunten. Hierbij komen de te hanteren aanbestedingsprocedures aan bod, maar ook de omgang met selectie- en gunningcriteria, de omgang met (lokale) leveranciers. Hoofdstuk 4 Beschrijft de organisatorische uitgangspunten, waarbij de keuze voor inkoopsynergie in de vorm van gecoördineerde inkoop wordt toegelicht evenals het uitgangspunt van het hanteren van standaard werkwijzen. Waterschap Peel en Maasvallei 5

6 1. Juridische beleidsuitgangspunten 1.1 Naleven van wet- en regelgeving. Het beleid mag niet in strijd zijn of komen met geldende wet- en regelgeving. Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO) vormen daar een onderdeel van. Een belangrijk doel van het BAO is het stimuleren van vrije, eerlijke concurrentie om daarmee besparingen te bewerkstelligen voor opdrachtgevers. Het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring (mn de rol van het rechtmatigheidaspect) noodzaakt tot een juiste toepassing van de inkoopprocedures. 1.2 Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. De drie beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Deze drie beginselen hanteert het waterschap voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept het waterschap het belang van openbare controle op integriteit (zowel bestuurlijke als ambtelijke) en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die nodig is om aan deze beginselen te kunnen voldoen, past bij de grootte van de inkopen. In hoofdstuk 3 wordt dit nader ingevuld. 1.3 Toepassen van een aanbestedingsreglement. Uit de paragrafen 1.1. en 1.2 vloeit voort dat het in de rede ligt om bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempels voor Europees aanbesteden) gebruik te maken van een inkoop- en aanbestedingsreglement (bijlage 3). In dit reglement worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van (Europese) aanbestedingsprocedures. Voorbeelden van handvatten en richtlijnen: 1. een stappenplan voor het aanbestedingsproces; 2. invulling geven aan de verschillende typen van aanbestedingsvormen; 3. richtlijnen voor het opstellen van de inkoopstrategie; 4. selectie- en gunningcriteria; 5. de wijze van communiceren met inschrijvers over de gunning. Waterschap Peel en Maasvallei 6

7 2. Ethische en ideële beleidsuitgangspunten 2.1 Integriteiteisen aan bestuurders en medewerkers. Bestuurders en medewerkers dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en dienen integer te zijn. Alle inkopen van het waterschap worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Te allen tijde dient de integriteit gewaarborgd te zijn. De gedragscode integriteit van het waterschap ondersteunt daarbij. 2.2 Integriteiteisen aan opdrachtnemers. Naast integriteiteisen aan bestuurders en medewerkers, stelt het waterschap ook eisen op het gebied van integriteit aan opdrachtnemers. Opdrachtnemers dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt hij onmiddellijk uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer. Iedere potentiële opdrachtnemer kan hierop worden getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten en de Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB). De potentiële opdrachtnemer wordt gevraagd een ondertekende verklaring hierover af te geven. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen. 2.3 Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers. Duurzame ontwikkeling is het op gang brengen van ontwikkelingen waarbij sociaaleconomische, ecologische en culturele aspecten in dynamisch evenwicht zijn en levert als resultaat op dat na ons komende generaties dezelfde kansen hebben om in hun behoeften te voorzien als de huidige. Duurzame ontwikkeling valt in de praktijk uiteen in concrete activiteiten of aandachtsgebieden die aan het bedoelde resultaat kunnen bijdragen. Een van de aandachtsgebieden betreft de sociaal-maatschappelijke omstandigheden waaronder producten of diensten bij opdrachtnemers tot stand komen. Het waterschap stelt op dit gebied dan ook eisen aan haar opdrachtnemers. Iedere opdrachtnemer wordt geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden met betrekking tot sociaal-maatschappelijke aspecten. Discriminatie van werknemers of leveranciers, het gebruik maken van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd en leiden tot onmiddellijke uitsluiting als (mogelijke) opdrachtnemer. 2.4 Duurzaam inkopen. Een ander aandachtsgebied van duurzame ontwikkeling is het duurzaam inkopen. Duurzaamheid gaat over het verstandig inzetten van schaarse middelen die ons ter beschikking staan. Inkoop is bij uitstek een discipline waarin beslist wordt over de inzet van middelen. De lagere overheden in Nederland hebben zich in eerste instantie uitgesproken om in 2010 duurzaamheidaspecten voor minimaal 50% van hun inkoop- en aanbestedingsvolume mee te wegen. De verwachting is dat dit ambitieniveau zal worden verhoogd. Waterschap Peel en Maasvallei 7

8 Het waterschap wil een bijdrage leveren aan het verduurzamen van de samenleving door duurzaamheidaspecten te integreren in het inkoopproces. Dit betekent dat in te kopen producten, diensten en werken naast de andere criteria zoveel als mogelijk moeten worden beoordeeld op basis van duurzaamheid. Het waterschap onderschrijft het belang om te komen tot het verduurzamen van de samenleving doch is van mening dat enkel het afwegen van duurzaamheidaspecten in onvoldoende mate een garantie levert om daadwerkelijk duurzaam in te kopen. Het waterschap vindt dat duurzaamheid serieus genomen moet worden en ook meetbaar moet zijn. Duurzaamheid dient dan ook in het inkoopproces te zijn verweven en degelijk in de organisatie te worden ingebed. Op welke wijze het waterschap genoemde ethische ideële beleidsuitgangspunten gaat concretiseren zal nader worden uitgewerkt in het op te stellen inkoop- en aanbestedingsreglement. Enerzijds is het van belang om voldoende wetenschap te hebben over de mogelijkheden van duurzaam inkopen. Anderzijds noodzaakt een duurzaam inkopen telkens tot het vinden van een de balans tussen mens, milieu en financiën. Hieraan wordt vormgegeven door: bij aanvang van elk inkooptraject de mogelijkheden tot duurzaam inkopen te verkennen; in de programma s van eisen duurzaamheidaspecten zoveel mogelijk op te nemen; duurzaamheid expliciet mee te nemen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de specificatie van de producteisen; duurzaamheidafspraken waar mogelijk expliciet op te nemen in het contract. Waterschap Peel en Maasvallei 8

9 3. Bedrijfseconomische beleidsuitgangspunten De volgende vier aspecten komen aan de orde bij de bedrijfseconomische beleidsuitgangspunten: 1. aanbestedingsprocedures; 2. selectie- en gunningcriteria; 3. omgang met leveranciers, dienstverleners of aannemers; 4. inkoopvoorwaarden 3.1 Aanbestedingsprocedures. Wanneer het waterschap zelf niet in het gevraagde kan voorzien, wordt overgegaan tot het inkopen daarvan, conform het eigen beleid en de geldende drempelbedragen. Bijlage 2 geeft een overzicht van de drempelbedragen en de bijbehorende aanbestedingsvormen. Waardebepaling van een opdracht. Om te kunnen bepalen welke aanbestedingsvorm moet worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) vastgesteld conform het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten. Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde de som is van alle gelijksoortige behoeften van alle organisatieonderdelen over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging). Het waterschap wordt dus gezien als één opdrachtgever. Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, worden de behoeften over 48 maanden opgeteld. In geen geval wordt een opdracht gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Bij twijfel wordt een opdracht boven (in plaats van eronder) het drempelbedrag geplaatst, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen. Toepassing artikel 9 lid 8 BAO (percelenregeling). Het BAO staat toe dat percelen met een geraamde totale waarde (exclusief BTW) kleiner dan ,- voor diensten en leveringen en kleiner dan ,- voor werken is vrijgesteld van Europees aanbesteden. Dit geldt alleen als het totale bedrag van die percelen kleiner is dan 20% van de totale opdrachtwaarde van alle percelen binnen de aanbesteding. Het resterende deel van opdracht dient evenwel Europees te worden aanbesteed. Waterschap Peel en Maasvallei 9

10 Afwijken van voorgeschreven aanbestedingsvormen. De plicht om openbaar c.q. meervoudig onderhands aan te besteden geldt boven de drempelbedragen zoals opgenomen in bijlage 2. Dit geldt niet als sprake is van bijzondere argumenten. Op basis van zulke argumenten kan gekozen worden voor een andere vorm van aanbesteden. Dit kan het geval zijn bij: calamiteiten; een specialistisch product; dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan het waterschap zijn toe te rekenen; een complex uitvoeringsproces; een bijzondere marktomstandigheid; een verwevenheid met parallelle processen; een opdracht die om artistieke of technische redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kan worden toevertrouwd; een vervolgopdracht, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou kunnen meebrengen. Het algemeen bestuur stelt een inkoopbeleid vast. Het algemeen bestuur heeft de bevoegdheid overgedragen aan het dagelijks bestuur 1 om nadere inkoopregels te stellen, met in achtneming van Europese en nationale wet- en regelgeving. Het dagelijks bestuur verstrekt de opdrachten voor de uitvoering van werken, de levering van producten en diensten. Een en ander voor zover het algemeen bestuur daarvoor kredieten beschikbaar heeft gesteld 2. Het dagelijks bestuur heeft zowel de regelbevoegdheid (vaststelling van nadere uitvoeringsregels) als de inkoopbevoegdheid (het concreet aangaan van een aanbestedings/inkoopovereenkomst) bij mandaat opgedragen aan de secretarisdirecteur 3. De secretaris-directeur heeft de aanbestedings/inkoopbevoegdheid opgedragen aan de afdelingshoofden, met de mogelijkheid van ondermandaat 4. De nadere inkoopregels vormen o.a. een uitwerking van de gevallen waarin sprake is van bijzondere argumenten, om af te kunnen wijken van de plicht tot openbaar/meervoudig onderhands aanbesteden/inkopen. De secretaris-directeur stelt het dagelijks bestuur voor om ingeval van bijzondere argumenten zoals genoemd in onderhavig beleid, af te wijken van de verplichting om openbaar/meervoudig onderhands aan te besteden. De besluitvorming ligt bij het dagelijks bestuur. 1 delegatiebesluit 3 november artikel 84 van de Waterschapswet 3 mandaatbesluit 10 november delegatiebesluit 3 november 2004 (art. 2 lid 2 juncto artikel 18 en het mandaatbesluit 28 april 2005) Waterschap Peel en Maasvallei 10

11 3.2 Selectie- en gunningcriteria. Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld. Selectiecriteria De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieeleconomische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In het BAO staan de criteria vermeld die het waterschap moet en mag toepassen bij een Europese aanbestedingsprocedure. De selectiecriteria worden nader bepaald in het inkoopreglement van het waterschap. In aanvulling op de standaard selectiecriteria worden voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria (waaronder duurzaamheideisen) geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en gerelateerd aan de concrete opdracht. Uitgangspunt hierbij is om de lasten voor het waterschap én de inschrijvers zoveel mogelijk te beperken en alleen dié selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat. Gunningcriteria Gunning kan op twee verschillende manieren plaatsvinden, namelijk op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel kwaliteit als prijs een rol spelen. Afhankelijk van de aard en de complexiteit van het product wordt een keuze gemaakt. Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de inschrijvingen relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of de inschrijvingen voldoen aan de vooraf gestelde minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving gelden naast de prijs, aanvullende criteria zoals gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit, duurzaamheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerken e.d. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving is een eenduidige beoordelingssystematiek. Een eerste aanzet daartoe is nader uitgewerkt in het inkoopreglement. Het is evident dat per individuele opdracht verdere uitwerking nodig is. Waterschap Peel en Maasvallei 11

12 3.3 Omgang met leveranciers. Voorkomen van afhankelijkheid. Het is ongewenst dat leveranciers in een te grote mate afhankelijk zijn van het waterschap. Daarom geldt als stelregel dat de omzet die een opdrachtnemer bij het waterschap realiseert niet groter mag zijn dan 10% van zijn jaaromzet. Hiermee wordt voorkomen dat de levensvatbaarheid van een bedrijf/leverancier in het geding kan komen als het waterschap om wat voor reden dan ook als klant wegvalt. Daarnaast wordt een leverancier hiermee gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen en te innoveren om andere potentiële opdrachtgevers aan te kunnen trekken. Ter voorkoming van misverstanden wordt hierbij aangetekend dat deze eis niet in het kader van Europese aanbestedingen wordt gesteld. Alle leveranciers hebben gelijke kansen. Zoals gesteld in hoofdstuk 1, hanteert het waterschap de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, rekening houdend met het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Locale leveranciers worden niet bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. De vestigingsplaats en oorsprong van een onderneming kunnen nimmer een rol spelen bij de selectie of bij de gunning van een aanbesteding. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan. Wél streeft het waterschap ernaar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk voor (kleine) partijen toegankelijk te maken binnen de mogelijkheden die het BAO hiervoor stelt. Stuurmiddelen hiervoor zijn het gebruik van percelen binnen (Europese) aanbestedingen en het niet hanteren van onnodig zware selectie- en gunningcriteria. Evaluatie leveranciers en voorkeurslijsten. Het waterschap houdt een periodieke evaluatie van opdrachtnemers waarmee langdurig wordt samengewerkt, bijvoorbeeld binnen een raamovereenkomst. De beoordeling moet transparant, objectief en non-discriminatoir zijn. Deze evaluaties hebben invloed op een mogelijke contractverlenging, opdrachtverstrekking binnen raamcontracten, maar kunnen ook leiden tot het niet uitnodigen voor deelname aan aanbestedingen onder de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Een middel daartoe is het werken met groslijsten. Op deze groslijsten staan de opdrachtnemers, die hun kwaliteit hebben bewezen. 3.4 Inkoopvoorwaarden. Bij iedere inkoop worden in beginsel de inkoopvoorwaarden (bijlage ) van het waterschap van toepassing verklaard en/of stelt het waterschap een (concept)contract op. Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn, kan besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. In dat geval is een juridische toets noodzakelijk. Waterschap Peel en Maasvallei 12

13 4. Organisatorische uitgangspunten 4.1 Type inkoop organisatie. Het waterschap heeft er voor gekozen om de inkoop in beginsel centraal te laten coördineren door de afdeling Middelen en wel door de inkoper omdat bij deze functionaris ook de inkoopexpertise aanwezig is. Door de afdeling Middelen wordt gezorgd voor kaders (bestuursvoorstellen rond het inkoopbeleid en uitvoeringsregels) en het klantgericht adviseren over en ondersteunen van de inkoop in de praktijk. Het (verplicht) advies inwinnen bij de inkoper is afhankelijk van het bedrag van de financiële waarde van de inkoop. Afhankelijk van de aard van de besteding en de financiële waarde wordt er met inkoopteams gewerkt. In onderstaand overzicht is een en ander schematisch weergegeven. Decentraal inkopen Centraal inkopen Financiële waarde < 5.000,-- Hoge materie deskundigheid gebruikers 5000,-- Vrijblijvend advies Verplicht inkoopteam : Levering diensten 5000,-- Werken ,-- De inkoop wordt uitgevoerd door Gebruikers worden zo actief de gebruikers zelf. Indien de mogelijk betrokken bij gebruiker een advies wenst kan hij inkoopactiviteiten. De inkoop wordt daartoe de inkoper van het indien de inkoper dit wenst door waterschap benaderen. tijdelijke inkoopteams uitgevoerd. Voor routinematige en De inkoper draagt er zorg voor dat herhalingsinkopen sluit de inkoper de tijdelijke inkoopteams met de mantelovereenkomsten sluiten juiste balans in deskundigheid waarbinnen kan worden worden samengesteld. Het advies afgeroepen door de gebruikers. van de inkoper is verplicht en bindend Voor opdrachten met een waarde groter dan ,--, voor Leveringen en Diensten en ,-- voor Werken (zijnde de grenzen voor openbaar aanbesteden) wordt door de budgethouder altijd een inkoopteam geformeerd. In dit inkoopteam hebben in ieder geval zitting de budgethouder, de inkoper en de materiedeskundige. Lage materie deskundigheid gebruikers, ,-- Zonder inkoopteam Gebruikers specificeren hun behoeften van producten en diensten. Het selecteren en contracteren vindt uitsluitend door de inkoper plaats. Inkoopbeslissingen worden door de inkoper genomen. Voordeel van centrale inkoop is dat standaardisatie goed realiseerbaar is Waterschap Peel en Maasvallei 13

14 4. 2 Inkoopsynergie. Gezamenlijk optreden naar de markt. Op het gebied van inkoop biedt samenwerking vele mogelijkheden. Door krachten te bundelen kunnen zowel financiële winst als tijd winst worden behaald. Financiële besparing kan worden gerealiseerd door bundeling van het inkoopvolume, zodat gunstigere prijsafspraken kunnen worden gemaakt. Bovendien kan het tijd besparen doordat onderhandelingen met leveranciers of ( Europese) aanbestedingen centraal gedaan worden en de uitkomst voor elke deelnemer geldt. Naast waterschapsbrede samenwerking, zoekt het waterschap ook actief naar regionale inkoopsamenwerking met bijvoorbeeld andere waterschappen en gemeenten en overige aanbestedende diensten. Daar waar voor het waterschap voordelen te behalen ligt samenwerking in de rede. Een eerste aanzet hiertoe is gemaakt door met het Waterschapsbedrijf Limburg te gaan verkennen waar samenwerking voor beide partijen voordeel kan gaan opleveren. Ook Waterschap Roer en Overmaas is hiervoor benaderd. Kennisuitwisseling. Inkoopsynergie beperkt zich niet alleen tot het gezamenlijk optreden richting de markt. Intern bevorderen organisatorische regelingen, opleidingen en mentaliteit (wijziging) van het personeel een goede inkoopsynergie. Samenwerking en kennisdeling bevorderen een verdere professionalisering binnen het waterschap. Voor het op interactieve wijze via internet uitwisselen van kennis en ervaring op het gebied van inkoop en aanbesteden binnen de overheid is PIANO-desk door de overheid in het leven geroepen. (PIANOo = Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers). Het doel van PIANOo-desk is kennis op het gebied van inkopen en aanbesteden te vermenigvuldigen door te delen. PIANO-desk is enkel toegankelijk voor inkopers bij de (lagere)overheid. Deelnemen aan PIANO-desk draagt bij aan het professionaliseren van het inkoopproces en het waterschap gaat hier dan ook aan deelnemen. 4.3 Hanteren van een standaardwerkwijze. Een groot deel van de inkoopactiviteiten is in het kader van integraal management decentraal belegd. Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, kiest het waterschap ervoor om naast dit waterschapsbrede inkoop- en aanbestedingsbeleid, een standaard werkwijze te ontwikkelen op het gebied van inkoop. Het beleid wordt nader uitgewerkt in een inkoop- en aanbestedingsreglement (besluit van het dagelijks bestuur d.d. **) waarin de procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het daadwerkelijk inkopen van leveringen, diensten of werken nader worden benoemd. Voorbeelden van bijdragen aan de standaardwerkwijzen zijn standaardmodellen voor: Waterschap Peel en Maasvallei 14

15 1. offerteaanvragen en selectiedocumenten; 2. externe communicatie; 3. offertebeoordeling; 4. opbouw dossiervorming; 5. inkoop- en leveringsvoorwaarden; 6. rapportages. Om openheid, zakelijkheid en objectiviteit te dienen, wordt ook op het gebied van informatievoorziening standaardisatie bevorderd. Zo zal informatie over lopende contracten, inkoopvolumes en facturenstromen op eenduidige wijze worden geregistreerd en toegankelijk worden gemaakt via standaardrapportages. 4.4 Toetsen van inkoop- een aanbestedingsbeleid. Rekening houdend met wijzigingen in (Europese) regelgeving, jurisprudentie en marktontwikkelingen ligt een evaluatie van het beleid na drie jaar voor de hand. Ook interne factoren zoals verdere verhoging van de inkoopfunctie en verdere professionalisering daarvan zijn redenen om iedere drie jaar het beleid te toetsen en indien nodig aangepast hernieuwd vast te stellen. 4.5 Taakverdeling inkoopfunctie. Decentraal, budgethouder. leidt het inkoop- of aanbestedingstraject en is de eindverantwoordelijke; is verantwoordelijk voor het werken binnen de vastgestelde centrale kaders; stelt de inhoudelijke eisen voor het bestek op; verzoekt om advies van de inkoper afhankelijk van decentrale inkoopkennis en deskundigheid bij bestedingen tot 5000,--; is verplicht om advies te vragen bij bestedingen van 5000,-- en hoger; zorgt ervoor dat er besteld wordt binnen de afgesloten raamovereenkomsten; voert activiteiten in het inkoopproces uit: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg; beheert eigen contracten. Centraal, inkoper. stelt het inkoopbeleid op; stelt het inkoopactieplan op met doelstellingen en prestatie indicatoren; stelt het inkoophandboek op; bundelt inkoopvolumes, daar waar zinvol; neemt economisch handelen als de voornaamste drijfveer bij inkoop; neemt deel aan inkoopteams (procesbegeleiding); coördineert waterschapsbrede raamovereenkomsten; bewaakt inkoopprocessen door te monitoren en audits te houden; ondersteunt en adviseert ten aanzien van activiteiten in het inkoopproces; zorgt voor contractbeheer. Waterschap Peel en Maasvallei 15

16 Samengevat: Het waterschap wil komen tot een aantoonbaar efficiënt en effectief inkoopproces. Dit wordt met name bereikt door het professionaliseren van dit proces. De inkoper is de spil in het inkoopproces. Deze functionaris zal er voor dienen te zorgen dat zorgvuldig inkopen gemeengoed wordt bij de medewerkers van het waterschap die daarmee vanuit hun functioneren mee te maken hebben. Het (verplicht) inwinnen van advies bij de inkoper en het werken met inkoopteams zijn een tweetal zaken die nadrukkelijk een bijdrage moeten gaan leveren aan de verbetering van het inkoopproces. Bijlage 1: Begripsbepaling Definitie van inkoop. Waterschap Peel en Maasvallei 16

17 Binnen het voorliggend beleidskader wordt inkoop gedefinieerd als alles waar een externe factuur tegenover staat. Deze brede definitie houdt in dat zowel leveringen, diensten als werken vallen onder de noemer inkoop. Het inkoopproces. Het inkoopproces kan worden onderscheiden in zeven fasen. De eerste vier fasen behoren tot de tactische inkoop. De overige fasen tot de operationele inkoop. In de onderstaande afbeelding staan de fasen uit het inkoopproces weergegeven: Tactische Inkoop Operationele Inkoop Inventariseren Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Aanbesteden Het inkoopproces De tactische inkoop omvat: Inventariseren: het bepalen van de behoefte van het waterschap en het inventariseren van het aanbod in de markt; Specificeren: het opstellen van het programma van eisen, conceptcontract en de offerteaanvraag; Selecteren: het aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van de beste leverancier; Contracteren: het eventueel onderhandelen met de leverancier en afsluiten van het contract. Na het contracteren van de leverancier volgt de operationele inkoop. Dit houdt in: Bestellen: het plaatsen van de order; Bewaken: het bewaken van het uitleveren van de order, verifiëren en afhandelen van de factuur; Nazorg: het afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer-/minderwerk, evalueren van de leverancier en het herzien van het contract. Naast de tactische en operationele inkoop wordt ook strategische inkoop onderscheiden. Dit omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook strategische vraagstukken rondom in- en uitbesteding, de wijze van inkoopcoördinatie enz. Aanbesteden. Waterschap Peel en Maasvallei 17

18 Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever na concurrentiestelling, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactisch inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Het doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen. Waterschap Peel en Maasvallei 18

19 Bijlage 2: Aanbestedingsvormen Het waterschap onderscheidt vier aanbestedingsvormen: 1. Enkelvoudig onderhands: het waterschap kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke opdrachtnemers. 2. Meervoudig onderhands: het waterschap kiest een aantal opdrachtnemers uit, die een offerte uitbrengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentie. 3. Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: het waterschap plaatst nationaal in bijvoorbeeld vakbladen een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke opdrachtnemers uit Nederland en buitenland. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden een aantal potentiële opdrachtnemers geselecteerd die een offerte mogen uitbrengen. 4. Europees aanbesteden: het waterschap plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Om concurrentie te bevorderen wordt vaak tevens aanvullend in vakbladen een aankondiging geplaatst. In het inkoop- en aanbestedingsreglement worden deze vier procedures verder uitgewerkt. Openbaar aanbesteden geniet de voorkeur omdat dit maximaal tegemoet komt aan de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Wanneer het bedrag dat gemoeid is met de inkoop echter beperkt is, wegen de (administratieve) lasten niet op tegen de baten. Het waterschap hanteert daarom de volgende marktbenaderingswijzen en drempelbedragen bij het aanbesteden van leveringen, diensten en werken. Aanbestedingsvorm werken Norm waterschap Peel en Maasvallei Enkelvoudig onderhands ,00 Meervoudig onderhands ,00 (minimaal 3 offertes) tot ,00 Openbaar aanbesteden ,00 tot ,00 Europees aanbesteden *** ,00 Aanbestedingsvorm leveringen en diensten Norm waterschap Peel en Maasvallei Enkelvoudig onderhands ,00 Meervoudig onderhands ,00 (minimaal 3 offertes) tot ,00 Openbaar aanbesteden ,00 tot ,00 Europees aanbesteden *** ,00 Waterschap Peel en Maasvallei 19

20 Uitgangspunt bij het bepalen van genoemde drempelbedragen is geweest het creëren van een balans tussen enerzijds een praktisch werkbare situatie en anderzijds de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie in het inkoopproces. Bovendien is aansluiting gezocht bij de drempelbedragen zoals die worden gehanteerd door het Waterschapsbedrijf Limburg en Waterschap Roer en Overmaas. Mantelovereenkomsten Het waterschap streeft ernaar om voor alle gewijzigde herhalings- en routinematige herhalingsinkopen mantelovereenkomsten af te sluiten bij geschikte leveranciers. Per inkooppakket wordt zoveel mogelijk gestreefd naar één geschikte leverancier om de schaalvoordelen optimaal te laten zijn. *** De Europese drempelbedragen gelden tot 1 januari De bedragen zijn exclusief BTW. De Europese Commissie stelt elke twee jaren de drempelbedragen voor Europees aanbesteden opnieuw vast. Waterschap Peel en Maasvallei 20