Inkoopbeleid. Inkoopsamenwerking Noord Veluwe. Gemeente Oldebroek

Transcriptie

1 Inkoopsamenwerking Noord Veluwe Gemeente Oldebroek Versie 1.1 Datum 1 januari 2010 In opdracht van Stuurgroep Inkoopsamenwerking Noord Veluwe Vanaf 2010

2 Versiebeheer Versie Datum Auteur Samenvatting van de wijzigingen A. van der Werf W. Kappen J. Goudswaard A. van der Werf W. Kappen J. Goudswaard Eerste conceptversie Laatste conceptversie Stuurgroep Goedkeuring definitieve versie S. van Goor Nieuwe drempelbedragen opgenomen Goedkeuring Dit document is door de volgende gemeenten en organisaties goedgekeurd op: Versie Datum Gemeente Afdeling Personen Distributie Dit document is aan de onderstaande personen verstuurd: Versie Datum Naam Functie Bedrijf

3 pagina 3 van 21 Hoofdstuk 1 Inleiding Doel van het inkoopbeleid Relatie met andere beleidsterreinen Borging van het inkoopbeleid Totstandkoming en leeswijzer... 7 Hoofdstuk 2 Begripsbepaling Definitie van inkoop Het inkoopproces Aanbesteden Vormen van marktbenadering De inkoopfunctie...10 Hoofdstuk 3 Juridische uitgangspunten Naleven van wet- en regelgeving en interne procedures Nastreven van basisbeginselen Uitvoering van het inkoopbeleid Inkoopvoorwaarden...12 Hoofdstuk 4 Ethische en ideële uitgangspunten Duurzaam inkopen Maatschappelijke eisen aan leveranciers Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren Sociaal maatschappelijke doelstelling Social Return Sociaal werkvoorzieningschap...14 Hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten Waardebepaling van de opdracht Te hanteren inkoopprocedures Hardheidsclausule...15 Calamiteiten 15 Specialisaties van leveranciers...16 Financieel belang van deelnemende organisaties...16 Artistieke of innovatieve opdrachten Registratie Selectie- en gunningscriteria Marktconsultatie en innovatie...17 Hoofdstuk 6 Organisatorische uitgangspunten Inkoopmodel Raamovereenkomsten Hanteren van standaard werkwijzen Vertaling van het inkoopbeleid naar inkoopkalender Contractbeheer...19 Bijlage 1 Aanbestedingstabel (drempelbedragen)... 20

4 pagina 4 van 21 Voorwoord Voor u ligt het nieuwe integrale inkoopbeleid van de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek en Putten en de RNV (hierna: de deelnemende organisaties). Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken. We realiseren ons dat niet alle ambities op dit moment al haalbaar zijn. Na afloop van de proefperiode (2009) zal duidelijk zijn welke bijstellingen dit beleid op dat moment behoeft. De deelnemende organisaties willen een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn die opdrachtnemers eerlijke en gelijke kansen biedt. Dit nieuwe beleid helpt de deelnemende organisaties in het streven naar een rechtmatige en doelmatige inkooppraktijk. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van de actuele politieke thema s Duurzaamheid en Maatschappelijke betrokkenheid. De deelnemende organisaties willen met dit beleid hun medewerkers en externe opdrachtnemers een handvat bieden voor een professionele samenwerking bij inkooptrajecten. Voor de praktische uitwerking van het inkoopbeleid wordt een inkoophandboek gehanteerd evenals algemene inkoopvoorwaarden. In de loop van 2010 zal naar alle waarschijnlijkheid de nieuwe Aanbestedingswet in werking treden. Dat kan gevolgen hebben voor dit beleid.

5 pagina 5 van 21 Hoofdstuk 1 Inleiding Binnen de overheidssector groeit de aandacht voor inkoop. Daar is een aantal redenen voor aan te geven, die deels met elkaar verband houden: de toenemende druk op de rechtmatigheid van het handelen op het gebied van inkoop en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring; de Europese en Nederlandse regelgeving en jurisprudentie; de invoering van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO); de toenemende druk op de budgetten; de Duurzaamheidsverklaring (Klimaatactieplan Noord-Veluwe ). Inkoop en aanbesteding behelst het complete spectrum van leveringen, diensten en werken. Er zijn meerdere definities van inkoop, echter de omschrijving die het werkveld van inkoop het best benadert is de definitie: alles waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente is daarbij de inkoper waarbij de gemeente wettelijk als één geheel wordt gezien. Bij inkoop kan het gaan om de verwerving van uiteenlopende zaken zoals software, leerlingenvervoer,uitzendkrachten, adviesdiensten, kantoormeubilair, maar ook (de aanleg en onderhoud van) riolering, bruggen en wegen, onderhoud van gemeentelijk groen en het bouwen van sportgelegenheden. Het professionaliseren van de inkoopfunctie is zo omvangrijk en belangrijk geworden dat samenwerking op dit gebied veel voordelen biedt. Door het bundelen van hoeveelheden en het delen van kennis en kosten ontstaan inkoopvoordelen. De gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek en Putten en de RNV hebben daarom besloten om op dit gebied samen te werken. Dit gezamenlijke beleid is van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen die de deelnemende gemeenten en de RNV gezamenlijk dan wel individueel verrichten. Dit beleidsstuk vervangt de individuele beleidsstukken van de deelnemende organisaties 1. Deze samenwerking is NIET vrijblijvend. Jaarlijks wordt voor regionale inkoop door de stuurgroep een gezamenlijke inkoopkalender voor het komende jaar opgesteld voor de deelnemende organisaties. Deze inkoopkalender komt tot stand door consultatie van alle deelnemende organisaties. De stuurgroep biedt de inkoopkalender ter vaststelling aan de colleges van de gemeenten en het dagelijks bestuur van de RNV aan. Op dat moment kunnen de colleges van de gemeenten en het bestuur van de RNV nog besluiten of men aan de onderwerpen van de gezamenlijke inkoopkalender voor het komende jaar wil meedoen. Het besluit tot niet-meedoen dient gemotiveerd plaats te vinden en te worden vastgesteld door de betreffende colleges en bestuur. Op een later tijdstip is niet-meedoen aan die onderwerpen niet meer mogelijk. 1.1 Doel van het inkoopbeleid Het inkoopbeleid geeft sturing aan de inkoopfunctie binnen het samenwerkingsverband. Het doel ervan is het eenduidig vastleggen en voor zowel internen als externen duidelijk maken wat de uitgangspunten zijn die het samenwerkingsverband hanteert bij het inrichten van haar inkoopfunctie en het uitvoeren van al haar inkooptaken. 1 Voor een aantal gemeenten geldt dat vooralsnog voor inkooptrajecten die niet regionaal geschieden andere drempelbedragen gelden. Indien dit van toepassing is, zijn deze drempelbedragen in een bijlage vermeld.

6 pagina 6 van 21 Met het ontwikkelen en implementeren van het inkoopbeleid streven de deelnemende organisaties naar verdere professionalisering van hun inkoopfunctie. Concreet betekent dit: 1. bij alle inkopen en aanbestedingen voldaan moet worden aan de relevante wet- en regelgeving op zowel nationaal als Europees niveau (rechtmatigheid). 2. het verwervingsproces op een zodanige wijze dient te worden uitgevoerd dat een maximale bijdrage wordt geleverd om tot een optimale bedrijfsvoering te komen (doelmatigheid). 3. het doel is om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteitverhouding, waarbij het inkoopproces transparant verloopt en het beoordelen van de aanbieders objectief plaatsvindt (doelmatig/kostenbesparing/transparantie/objectiviteit). 4. inkoopkansen optimaal worden benut door het versterken van inkoopsamenwerking met andere gemeenten (kostenbesparing/professionalisering). 5. de deelnemende organisaties een betrouwbare opdrachtgever willen zijn, die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt en tegelijkertijd verantwoording aflegt over de besteding van publieke gelden(integriteit/transparantie). 6. dat de inkoopprocessen een belangrijke bijdrage leveren aan het algehele prestatieniveau van de gemeente, wat moet leiden tot optimalisering van producten, beheersing en vermijding van financiële risico s (doelmatig/kwaliteitsverbetering/professionalisering). 7. het vergroten de inkoopkennis van en het verspreiden ervan in de eigen organisatie (professionalisering). 1.2 Relatie met andere beleidsterreinen Eén van de doelstellingen van het inkoopbeleid is het scheppen van kaders om een bijdrage te kunnen leveren aan het algehele prestatieniveau van de deelnemende organisaties. Dit inkoopbeleid kan gevolgen hebben voor andere beleidsterreinen, zoals: 1. het organisatiebesluit van de deelnemende organisaties; 2. het economisch beleidsplan; 3. de programmabegroting; 4. het gemeentelijke arbeidsmarkt- en re-integratiebeleid; 5. het klimaatactieplan Noord-Veluwe ; 6. het integriteitbeleid van de deelnemende organisaties; 7. het mandaatbesluit; 8. de notitie risicomanagement; 9. de Financiële verordeningen op basis van de Gemeentewet; 10 Gemeentelijk milieubeleidsplan en uitvoeringsprogramma. Zonodig dienen ook andere beleidsstukken te worden aangepast. 1.3 Borging van het inkoopbeleid Elke deelnemende organisatie zorgt ervoor dat het inkoopbeleid goed wordt geborgd in de eigen organisatie. Elke deelnemende organisatie richt een inkoopfunctie in en beschikt daarmee over kennis in inkooptrajecten. Deze functie omvat faciliterende en adviserende taken inhoudende het bieden van handvatten, hulpmiddelen en ondersteuning aan alle organisatieonderdelen. Deze inkoopfunctie zorgt er ook voor dat het inkoopbeleid gezamenlijk wordt geëvalueerd en zonodig bijgesteld. Binnen elke deelnemende organisatie dient zowel bestuurlijk als ambtelijk iemand verantwoordelijk te zijn voor de coördinatie van de inkoop. Van elk management en bestuur van de deelnemende organisaties wordt verwacht dat zij de uitvoering van dit inkoopbeleid ondersteunen en uitdragen. De deelnemende organisaties dienen voldoende middelen ter beschikking te stellen om het inkoopbeleid ten uitvoer te kunnen brengen.

7 pagina 7 van Totstandkoming en leeswijzer Bij de totstandkoming van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de deelnemende organisaties is de aanpak gevolgd zoals is weergegeven in de handreiking Verdien aan besteden van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Ondersteunende instrumenten als procedures, richtlijnen en standaard formats zullen worden opgenomen in een inkoophandboek. Het inkoopbeleid wordt volgens onderstaande indeling beschreven: Begripsbepaling (hfd. 2). Juridische uitgangspunten (hfd. 3). Ethische en ideële uitgangspunten (hfd. 4). Economische uitgangspunten (hfd. 5). Organisatorische uitgangspunten (hfd. 6).

8 pagina 8 van 21 Hoofdstuk 2 Begripsbepaling 2.1 Definitie van inkoop Inkoop wordt in deze notitie gedefinieerd als: alles waar een externe factuur tegenover staat. Dit houdt in dat zowel leveringen, diensten als werken onder de noemer inkoop vallen. 2.2 Het inkoopproces Het inkoopproces kan worden onderscheiden in een zevental fasen: Inkoopproces De eerste vier fasen van het inkoopproces worden aangeduid als de tactische inkoop. De fasen vijf tot en met zeven geven de operationele inkoop weer. De tactische inkoop omvat: 1. Inventariseren: het bepalen van de behoefte van de eigen organisatie en het inventariseren van het aanbod in de markt. 2. Specificeren: het opstellen van het programma van eisen, conceptcontract en de offerteaanvraag. 3. Selecteren: het aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van de beste leveranciers. 4. Contracteren: het eventueel onderhandelen met leveranciers en afsluiten van contracten. Na het contracteren van de leveranciers volgt de operationele inkoop. Dit houdt in: 5. Bestellen: het plaatsen en administratief verwerken van orders. 6. Bewaken: het bewaken van het uitleveren van orders, verifiëren en afhandelen van facturen. 7. Nazorg: het afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer-/minderwerk, evalueren van leveranciers, herzien van contracten, het verkrijgen van garantiecertificaten en het verkrijgen van nazorg tijdens de gebruiksfase. Naast de tactische en operationele inkoop wordt ook de strategische inkoop onderscheiden. De strategische inkoop omvat vraagstukken rondom de vertaling van bijvoorbeeld organisatiebeleid naar inkoopbeleid, het analyseren van de markt, het in- en uitbesteden, de inkooporganisatie en lange termijn keuzes.

9 pagina 9 van Aanbesteden Aanbesteden is inkopen met een specifieke wijze van marktbenadering waarbij de opdrachtgever, na concurrentiestelling, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactisch inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Het doel is om het inkoopproces op deze wijze transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen. 2.3 Vormen van marktbenadering De deelnemende organisaties onderscheiden vier vormen van marktbenadering: 1. Enkelvoudig onderhands: de deelnemende organisatie(s) kiest/kiezen zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentiestelling tussen mogelijke opdrachtnemers; 2. Meervoudig onderhands: de deelnemende organisatie(s) kiest/kiezen zelf een aantal opdrachtnemers uit, die worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentiestelling; 3. Nationale procedure: openbaar of niet-openbaar aanbesteden: a. Openbare procedure: algemene bekendmaking, waarbij belangstellende ondernemers mogen inschrijven. b. Niet openbare procedure: aanbestedingsprocedure in twee fasen. Fase 1: algemene bekendmaking waarbij iedere geïnteresseerde zich als gegadigde mag aanmelden. Fase 2: alleen door de deelnemende organisatie(s) geselecteerde ondernemers mogen inschrijven. De deelnemende organisatie(s) plaatst/plaatsen nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentiestelling tussen alle mogelijke (Nederlandse) opdrachtnemers; 4. Europese procedure: openbaar of niet-openbaar aanbesteden: a. Openbare procedure: algemene bekendmaking, waarbij belangstellende ondernemers mogen inschrijven. b. Niet openbare procedure: aanbestedingsprocedure in twee fasen. Fase 1: agemene bekendmaking waarbij iedere geïnteresseerde zich als gegadigde mag aanmelden. Fase 2: alleen door de deelnemende organisatie(s) geselecteerde ondernemers mogen inschrijven. De deelnemende organisatie(s) plaatst/plaatsen op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentiestelling tussen alle Europese opdrachtnemers. Om concurrentie te bevorderen is het ook aan te bevelen om aanvullend in de vakbladen een aankondiging te plaatsen. In het inkoophandboek worden deze vier procedures verder uitgewerkt. De deelnemende organisatie(s) hanteert/hanteren de marktbenaderingswijzen en bijbehorende drempelbedragen bij het aanbesteden van leveringen, diensten en werken zoals is weergegeven in Bijlage 1. Wanneer een afdelingsmanager of budgethouder zelfstandig een aanbestedingsdrempel wil verlagen en een procedure wil toepassen die verplicht is bij een hoger bedrag, dan is dat altijd toegestaan.

10 pagina 10 van De inkoopfunctie De inkoopfunctie bestaat uit meer dan alleen maar het inkoopproces. De inkoopfunctie is het geheel van beleid, organisatie, personeel, methoden, procedures en informatievoorziening. Dit wordt weergegeven in de vorm van het racewagenmodel. Het racewagenmodel, zo genoemd omdat het model lijkt op het achteraanzicht van de bekende Formule 1 auto's, geeft aan dat elementen van de inkoopfunctie gezamenlijk de infrastructuur vormen van een organisatie. De inkoopfunctie is hierin een belangrijke schakel tussen externe leveranciers en interne klanten (bijvoorbeeld de diensten). Voortschrijdend inzicht kan bijsturing en 'fine-tuning' tot gevolg hebben.

11 pagina 11 van 21 Hoofdstuk 3 Juridische uitgangspunten 3.1 Naleven van wet- en regelgeving en interne procedures De deelnemende organisaties zijn verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). In het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). 2 Belangrijke doelen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn: Stimulering verdere totstandkoming van de interne markt (het vrije verkeer van goederen, diensten, kapitaal en personen) binnen de EU. Het gelijkschakelen van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten van de EU. De richtlijnen zijn namelijk bindend en de nationale wetgeving dient er op te zijn aangepast. Het stimuleren van de vrije, eerlijke concurrentie binnen de EU door openbare bekendmaking van (voorgenomen) opdrachten en gunningen en daarmee de bevordering van de doorzichtigheid van de markt. Het bewerkstelligen van besparingen voor de opdrachtgevers (aanbestedende diensten). Het verzekeren van publicatie van ca. 20% van het totale volume aan overheidsopdrachten (opdrachten boven de EU-drempelwaarde) dat ongeveer overeenkomt met 80% van de totale waarde van de markt. In dit beleid is er, in navolging van het advies van de VNG door de deelnemende organisaties, voor gekozen om het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) te volgen. De deelnemende organisaties streven elk jaar naar een goedkeurende accountantsverklaring. Een professionele (en daarmee rechtmatige) inkoop draagt hier nadrukkelijk aan bij. Door gebruikmaking van aanbestedingsdossiers wordt aan de accountant en de raad inzicht gegeven in het verloop van verwervingstrajecten. 3.2 Nastreven van basisbeginselen De grondbeginselen van het EG-Verdrag en daarmee de Europese aanbestedingsrichtlijn zijn transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit. Deze grondbeginselen hanteert/hanteren de deelnemende organisaties op alle inkopen en aanbestedingen ongeacht of de opdrachtwaarde zich nu boven dan wel onder de geldende Europese drempelwaarde bevindt. Hiermee onderstreept ze het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze grondbeginselen te kunnen voldoen, past bij de schaalgrootte en het volume van de inkopen. In hoofdstuk 5 wordt dit nader ingevuld. 2 Met de komst van het ARW 2005 is voor gemeenten het Uniform Aanbestedings Reglement 2001 (UAR 2001) niet ingetrokken, echter toepassing van het UAR 2001 wordt in principe wel ontraden. In het UAR 2001 is namelijk geen rekening gehouden met de aanbevelingen van de Parlementaire Enquêtecommissie Bouwnijverheid uit 2002 of met de mogelijkheden die - ook voor aanbestedingen onder de Europese drempelwaarde - door de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18 zijn geschapen.

12 pagina 12 van Uitvoering van het inkoopbeleid Om te kunnen voldoen aan de twee bovengenoemde uitgangspunten (naleven wet- en regelgeving en naleven basisbeginselen) dient bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempels voor Europees aanbesteden) zoveel mogelijk gebruikgemaakt te worden van het inkoophandboek. Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de (Europese) aanbestedingsprocedures (inkoopregels). Dit kan een nadere uitwerking zijn van mogelijkheden die in het BAO worden gegeven, omdat de deelnemende organisaties bepaalde onderwerpen belangrijk(er) vinden. Het kan ook gaan om handvatten en richtlijnen die de transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij aanbestedingen onder de aanbestedingsdrempel borgen, rekeninghoudend met de omvang van de inkopen. Voorbeelden van dergelijke handvatten en richtlijnen zijn: 1. Een stappenplan voor het inkoopproces. 2. Waardebepaling. 3. Invulling van de verschillende typen van marktbenadering. 4. Richtlijnen voor het opstellen van de inkoopstrategie. 5. De te hanteren selectie- en gunningscriteria. 6. De wijze van communiceren met inschrijvers over de gunning. 7. Contractering, contractbeheer en contractmanagement. De inkoopregels dienen aan te sluiten op de ontwikkelingen binnen de deelnemende organisaties en op externe ontwikkelingen zoals bijv. de invoering van een nieuwe Nederlandse Aanbestedingswet. 3.4 Inkoopvoorwaarden Bij ieder af te sluiten contract zijn de algemene inkoopvoorwaarden van de deelnemende organisatie(s) van toepassing. In bijzondere omstandigheden kan vooraf met wederpartijen worden overeengekomen om één of meerdere bepalingen te vervangen door voorschriften in de overeenkomst die meer op de specifieke situatie zijn toegesneden. In specifieke situaties, zoals bij de inkoop van ICT of werken, kan het nodig zijn om andere inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren.

13 pagina 13 van 21 Hoofdstuk 4 Ethische en ideële uitgangspunten 4.1 Duurzaam inkopen In het kader van het beschermen en verbeteren van de leefomgeving is Duurzaamheid voor de deelnemende organisaties een belangrijk onderwerp. Alle deelnemende organisaties hebben de verklaring "Duurzaam Inkopen" getekend om vanuit inkoop een bijdrage te leveren aan de milieudoelstelling. De organisaties proberen om duurzaamheidscriteria van Senter Novem in hun dagelijkse inkooppraktijk op te nemen. De deelnemende organisaties streven naar 75 procent van beïnvloedbaar inkoopvolume duurzaam in te kopen in 2010 en 100 procent in Hierbij zal een verantwoorde balans worden gezocht tussen de (milieu)criteria, beschikbare budgetten en kosten. 4.2 Maatschappelijke eisen aan leveranciers De deelnemende organisaties zien aanleiding (Maatschappelijk verantwoord ondernemen: MVO) om bij hun inkoopproces nadere maatschappelijke eisen aan hun leveranciers te stellen. Elke leverancier dient zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden ten aanzien van arbeidsvoorwaardelijke aspecten, discriminatie van werknemers of leveranciers, kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische gedragingen. Behalve hetgeen wordt bepaald door wet- en regelgeving, stellen de deelnemende organisaties vooraf eventueel aanvullende eisen ten aanzien van de integriteit van haar leveranciers. 4.3 Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren Bij het uitvoeren van hun taken stellen de deelnemende organisaties integriteitseisen aan hun bestuurders en ambtenaren. Dit vanuit het motto: De integriteit van de organisatie wordt bepaald door de integriteit van haar bestuurders en medewerkers. Alle inkopen van de deelnemende organisaties dienen op objectieve, transparante en nietdiscriminerende wijze te worden uitgevoerd. Om zelfs de schijn van het overtreden van de die grondbeginselen van het EG-Verdrag te voorkomen, dienen alle medewerkers van de deelnemende organisaties zich te houden aan het integriteitsbeleid van de deelnemende organisaties zoals vastgelegd in de gedragscode voor ambtenaren. 4.4 Sociaal maatschappelijke doelstelling Social Return De deelnemende organisaties wensen nadrukkelijk dat gegunde inschrijvers maatregelen nemen die de arbeidsdeelname van personen met een achterstand tot de arbeidsmarkt bevorderen (bijv. langdurig werklozen en gehandicapten). De gemeenten beschikken in deze, onder meer in het kader van de Wet Werk en Bijstand (WWB), over middelen en instrumenten. Dit betreffen algemene instrumenten waar iedere organisatie gebruik van kan maken.

14 pagina 14 van Sociaal werkvoorzieningschap Het werkvoorzieningschap vervult een bijzondere positie binnen een gemeente. Als bestuurder is de gemeente verantwoordelijk voor het in stand houden van een beschermde werkomgeving voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In de regio waarin de deelnemende organisaties samenwerken voorzien op dit moment drie werkvoorzieningschappen in deze behoefte. Bij het verwerven van producten en diensten waar de medewerkers van het werkvoorzieningschap een rol in kunnen spelen, behouden de colleges van de gemeenten en het dagelijks bestuur van de RNV zich daarom zonodig het recht voor om, met inachtneming van de vigerende wet- en regelgeving, af te zien van een (niet-)openbare of meervoudige aanbesteding en in voorkomende gevallen een uitzondering te maken. Dit neemt niet weg dat moet worden gehandeld volgens de Europese wet- en regelgeving. Bij het inkopen van diensten zal steeds beoordeeld worden of en in welke mate een opdracht zich leent voor uitvoering door een werkvoorzieningschap.

15 pagina 15 van 21 Hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten 5.1 Waardebepaling van de opdracht Om te kunnen bepalen welke aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (op calculatiebasis) van de totale looptijd van het af te sluiten contract (excl. btw) te worden vastgesteld conform de geldende wet- en regelgeving. Het opknippen van opdrachten is niet toegestaan. 3 De deelnemende organisaties kiezen ervoor om bij twijfel een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om het risico, dat achteraf blijkt dat de opdracht toch conform een zwaardere procedure aanbesteed had moeten worden, te beperken. 5.2 Te hanteren inkoopprocedures Bij opdrachten met een waarde boven de Europese drempelbedragen mogen de deelnemende organisaties niet afwijken van de Europese procedure. Voor opdrachten met een waarde onder de Europese drempelbedragen hebben de deelnemende organisaties dit beleid geformuleerd. Rekeninghoudend met de Europese en Nationale wet- en regelgeving worden de drempelbedragen gehanteerd en de minimaal te volgen procedures zoals weergegeven in de Aanbestedingstabel in Bijlage 1. Het doel van deze procedures is het verkrijgen van een goede prijs/kwaliteitverhouding en doel- en rechtmatig inkopen. 5.3 Hardheidsclausule In de jurisprudentie is bepaald dat een gemeente niet zomaar en zeker niet regelmatig mag afwijken van de te hanteren inkoopprocedures onder de Europese drempelbedragen. Alleen de colleges van de gemeenten en het dagelijks bestuur van de RNV kan middels een objectief gemotiveerd besluit afwijken van de te hanteren inkoopprocedures (uitgezonderd Europese aanbestedingen). Daarbij geldt dat er nooit verder mag worden afgeweken dan de naast lagere procedure. Uiteraard is het altijd toegestaan om een hogere procedure te kiezen omdat dat vaak tot meer concurrentie leidt. Calamiteiten Bij calamiteiten dient er sprake te zijn van een van buiten komende dringende omstandigheid waardoor er geen tijd is om de keuze op grond van de drempelbedragentoets uit te voeren. Als het uitvoeren van de opdracht aan termijnen is gebonden, dan dient deze objectief spoed te hebben. Als bijvoorbeeld de uitkering van een subsidie is gebonden aan een termijn, dan mag de spoed niet zijn veroorzaakt doordat de aanbestedende dienst te lang heeft gewacht met aanbesteden of het aanvragen van de subsidie, want dan is er sprake van subjectieve spoed. Het is voor bepaalde soorten calamiteiten mogelijk om raamovereenkomsten af te sluiten. In de raamovereenkomst worden alle technische, organisatorische, financieel-economische en juridische randvoorwaarden vastgelegd, zodat ingeval van een calamiteit snel opdracht kan worden verleend en slechts de bijzondere omstandigheden van het geval behoeven te worden vermeld. Echte calamiteiten kunnen echter niet in een raamovereenkomst worden geregeld. 3 Nadere uitleg van de waardebepaling wordt beschreven in het inkoophandboek.

16 pagina 16 van 21 Specialisaties van leveranciers Indien een opdracht een specialisme betreft dat slechts door enkele bedrijven kan worden uitgevoerd, lijkt een (meervoudige) onderhandse aanbesteding vaak de meest handige keuze. De markt moet daarvoor inzichtelijk zijn. Tevens moet bekend zijn met welke bedrijven de opdracht zou kunnen worden uitgevoerd. Indien sprake is van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten), kan worden gekozen voor de enkelvoudige uitnodiging. Bij opdrachten die het drempelbedrag voor een EU-aanbesteding overschrijden, dient in dit geval echter altijd de (Europese) procedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking te worden gehanteerd. Financieel belang van deelnemende organisaties In bepaalde gevallen kan een (niet-)openbare aanbesteding niet in het financieel belang van de deelnemende organisaties zijn, bijvoorbeeld op grond van kosten en looptijd. Deze correctiefactor moet echter zeer terughoudend worden gebruikt. Daarbij moet dit altijd zeer goed worden gemotiveerd met objectieve gronden. Het feit dat het als gevolg van mogelijke verrekenmogelijkheden goedkoper is om onderhands of enkelvoudig aan te besteden, is geen objectieve reden. Het beperken van de mededinging op zich kan namelijk al een grond voor onrechtmatigheid zijn waarmee een niet gekozen ondernemer de aanbesteding kan aanvechten. Artistieke of innovatieve opdrachten Bij onderhandse, nationale en Europese procedures kan worden gekozen voor een procedure met selectie van leveranciers (niet-openbaar). Bijvoorbeeld bij artistieke of innovatieve opdrachten of wanneer de markt bestaat uit zeer veel aanbieders. Hierdoor hoeven er minder inschrijvingen met elkaar vergeleken te worden. De aanbesteding vindt dan in twee fasen plaats, namelijk de selectie- en offertefase. Bij de onderhandse procedure wordt aan leveranciers gevraagd deel te nemen aan de selectie, bij de nationale en Europese procedure wordt een aankondiging van opdracht gepubliceerd omtrent de niet-openbare procedure. In alle gevallen worden vooraf selectie-eisen gesteld, waaraan alle potentiële inschrijvers moeten voldoen. Deze eisen dienen vooraf zeer zorgvuldig geformuleerd te worden. Na deze selectiefase zullen de geselecteerde partijen uitgenodigd worden een inschrijving (offerte) in te dienen. 5.4 Registratie Om inzicht te verkrijgen in de uitvoering, naleving (rechtmatigheid) en resultaten van dit inkoopbeleid, dient registratie plaats te vinden van alle inkopen met een opdrachtwaarde boven de drempel voor enkelvoudige aanbesteding. Deze drempel is vermeld in de Aanbestedingstabel in Bijlage 1. Om registratie mogelijk te maken dient door het betreffende organisatieonderdeel van deze inkopen vooraf een schriftelijke melding van de voorgenomen inkopen te worden gedaan bij de coördinerende inkoopfunctie. Ook de inkoopprocedure wordt hierbij gemeld en geregistreerd.

17 pagina 17 van Selectie- en gunningscriteria De deelnemende organisaties hanteren in hun inkoopproces alleen selectie-en gunningscriteria die in hun ogen functioneel en proportioneel zijn voor het aan te besteden object. De criteria dienen altijd vooraf, dus voordat een aanbestedingsprocedure wordt gestart, bekend en vastgesteld te zijn door de aanbestedende dienst. Een zorgvuldige en heldere keuze vooraf van deze criteria, geeft de beste waarborg voor een zorgvuldige procedure en voorkomt problemen naderhand in de contracteringsfase. Selectiecriteria zijn de eisen die aan bedrijven gesteld worden als voorwaarde om aan de offertefase mee te mogen doen. De toelaatbare selectiecriteria zijn vastgelegd in de Europese regelgeving (BAO) en moeten ook op lokaal niveau worden toegepast. De gunningscriteria bepalen vervolgens welke keuze wordt gemaakt uit de ingebrachte offertes. Voor de gunningscriteria bestaan twee mogelijkheden: 1. de laagste prijs+ 2. de economisch meest voordelige inschrijving (emvi): Omwille van de objectiviteit vereist dit criterium subcriteria zoals prijs, gebruikskosten, dienstverlening, kwaliteit, geschiktheid, planning, uitvoeringstermijn, garanties, technische waarde, esthetische kenmerken, duurzaamheid etc. Bij complexe of innovatieve inkoopprojecten verdient het de voorkeur de onder 2. genoemde gunningscriterium emvi te hanteren met een weloverwogen combinatie van subcriteria. Dit kunnen de eerdergenoemde subcriteria zijn, maar ook andere. Als onderdeel van het gunningscriterium emvi kunnen de deelnemende organisaties ook objectieve en kwantificeerbare aspecten op sociaal-economisch terrein betrekken, zoals opleidingsplaatsen voor (kansarme) jongeren en inschakeling van minderheidsgroepen. Dit dient dan uiteraard vooraf bij de gunningscriteria bekend te worden gemaakt aan alle partijen bij de aanbestedingsprocedure waarbij deze zowel voor bedrijven binnen de deelnemende organisaties gelden als daarbuiten. Immers, elk bedrijf zou aan deze criteria kunnen voldoen. 5.6 Marktconsultatie en innovatie De deelnemende organisaties streven ernaar om gebruik te maken van de kennis en innovatiekracht van marktpartijen om optimale inkopen (de beste prijs-kwaliteitverhouding voor de best mogelijk oplossing in de specifieke situatie) te bewerkstelligen. Hiertoe wordt tijd en ruimte gereserveerd voor onderzoek naar innovatie in de markt. Marktconsultatie is daarvoor een zeer geschikt instrument. Bij aanbestedingen kunnen de deelnemende organisaties de kwaliteiten, kennis en ervaring van marktpartijen benutten door voorafgaand aan een mogelijke aanbesteding een vrijblijvende marktconsultatie te houden. Het al of niet deelnemen aan een marktconsultatie heeft geen invloed op de positie van marktpartijen bij een eventuele aanbestedingsprocedure. De deelnemende organisaties stellen de resultaten van de markconsultatie beschikbaar aan alle kandidaatinschrijvers. Ten behoeve van complexe inkoopprojecten biedt de Europese aanbestedingsrichtlijnen met de procedure Concurrentiegerichte dialoog, goede mogelijkheden.

18 pagina 18 van 21 Hoofdstuk 6 Organisatorische uitgangspunten 6.1 Inkoopmodel De deelnemende organisaties zorgen voor het invullen van de gecoördineerde inkoopfunctie (zie ook hoofdstuk 2, 2.4) zowel op het strategische, tactische als operationeel niveau. Voor de inkoopsamenwerking Noord-Veluwe is een projectstructuur opgesteld die rapporteert aan het secretarissenoverleg en een stuurgroep met daarin vertegenwoordigers van de verschillende gemeenten en de regio. De stuurgroep communiceert met de colleges, de secretarissen en het dagelijks bestuur van de RNV. Jaarlijks wordt de gezamenlijke inkoopkalender voor het volgende jaar vastgesteld. Onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep worden projectgroepen geformeerd voor de betreffende aanbestedingen. Daarnaast is er een werkgroep inkoopprocedures waarin inkoopbeleid, -handboek en leveringsvoorwaarden worden voorbereid en onderhouden. 6.2 Raamovereenkomsten De deelnemende organisaties streven ernaar om in de toekomst voor herhalings- en routinematige inkopen samen (raam)overeenkomsten af te sluiten met geschikte leveranciers. 6.3 Hanteren van standaard werkwijzen Een eenduidige professionele werkwijze is een speerpunt voor de deelnemende organisaties. De deelnemende organisaties kiezen voor een standaard werkwijze. Deze standaard werkwijze wordt vastgelegd in het inkoophandboek met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het daadwerkelijk inkopen van leveringen, diensten of werken. Daarnaast hanteren de deelnemende organisaties ook standaardformulieren om de professionele werkwijze te kunnen waarborgen. Met behulp van deze standaardformulieren streven de deelnemende organisaties er naar om een constante kwaliteit richting de verschillende opdrachtnemers uit te stralen. Tenslotte maakt het hanteren van standaardwerkwijzen het mogelijk om inkoopinformatie op een eenduidige manier te registreren én te rapporteren. Hierdoor zijn de deelnemende organisaties in staat om te allen tijde volledige duidelijkheid te geven met betrekking tot de door hun bestede gelden (doel- en rechtmatigheid).

19 pagina 19 van Vertaling van het inkoopbeleid naar inkoopkalender Het inkoopbeleid van de deelnemende organisaties is vastgesteld voor meerdere jaren. Aangezien de deelnemende organisaties continu streven naar het verbeteren van hun inkoopfunctie en er daarnaast op inkoopgebied (en aanbesteden) voortdurend belangrijke ontwikkelingen gaande zijn, vraagt dit om een actieve aanpak. Enerzijds door het ontwikkelen van prestatie indicatoren en anderzijds door jaarlijkse evaluatie van (het functioneren van) de inkoopfunctie en het opmaken van de inkoopkalender. Het inkoopbeleid door de deelnemende organisaties wordt in ieder geval elke twee jaar geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder plaatsvinden. De inkooppakketten die gezamenlijk zijn ingekocht worden na afronding geëvalueerd. 6.5 Contractbeheer Contractbeheer heeft als doel om de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en de juiste contractuele afspraken. Door middel van goed contractbeheer wordt het mogelijk om eenvoudig vast te kunnen stellen wanneer contracten/overeenkomsten voor bewerking (onderhandeling/aanbesteding) moeten worden opgepakt. De deelnemende organisaties streven er naar om alle contracten per deelnemende organisatie inzichtelijk te krijgen volgens een bepaald gestructureerd systeem.

20 pagina 20 van 21 Bijlage 1 Aanbestedingstabel (drempelbedragen) Aanbestedingsprotocol Om de praktische uitvoerbaarheid van de (juridische) uitgangspunten van het aanbestedingsbeleid te vergroten, hanteren de deelnemende organisaties een aanbestedingsprotocol. Dit is uitgewerkt in het inkoophandboek. In dit protocol zijn de eisen waaraan (Europese) aanbestedingsprocedures moeten voldoen, vertaald naar concreet toepasbare richtlijnen maar ook naar eventuele risico s. Aanbestedingsdrempels en toepassing van bijbehorende aanbestedingsprocedures Drempels Europese aanbestedingen Of de Europese Aanbestedingsregels toegepast moeten worden bij een aanbesteding, wordt in eerste instantie bepaald door de drempelbedragen. Vanaf 1 januari 2010 gelden voor Europese aanbestedingen de volgende drempelbedragen (de drempelbedragen worden tweejaarlijks vastgesteld): 1. voor Werken: ,- 2. voor Diensten en Leveringen: ,-. Op aanbestedingen boven deze drempels zijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing. Per 1 december 2007 zijn deze vastgesteld in de BAO (Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten). De bedragen worden bepaald op basis van calculatie. Uitzondering 2B Diensten Voor bepaalde Diensten geldt voor de Europese aanbestedingsprocedure een beperkt regime. Dat wil zeggen dat voor deze Diensten alleen een melding achteraf van de gunning voldoende is. Dit zijn de zogenaamde 2B Diensten. Welke Diensten onder het beperkte regime vallen is in Bijlage 2B van het BAO opgenomen. Richtlijnen en procedures onder EA drempels Voor aanbestedingen onder de genoemde Europese aanbestedingsdrempels worden de volgende richtlijnen en procedures gehanteerd: 1. Voor Werken onder de ,- geldt, bij toepassing van de RAW of Stabu, de recente versie van het ARW Dit reglement geldt als standaardregeling die de eisen omschrijft, waaraan een aanbestedingsprocedure moet voldoen. 2. Voor Leveringen en Diensten onder de ,- dient het principe van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie te worden gehanteerd (conform de BAO). Overigens zijn er geen specifieke richtlijnen leidend. Wel geldt het inkoopbeleid met het onderliggende aanbestedingsprotocol. Daarnaast zijn voor deze zaken de algemene inkoopvoorwaarden van de deelnemende organisaties richtinggevend. In de Aanbestedingstabel is aangegeven welke procedures bij welke drempelbedragen moet worden toegepast. Een nadere uitwerking van de procedures is in het inkoophandboek opgenomen.

21 pagina 21 van 21 Aanbestedingstabel Overzicht drempelbedragen in euro's (excl. BTW) en de aanbestedingprocedure Procedure Werken Leveringen Diensten Minimum eisen publicatie Enkelvoudig < < onderhands Meervoudig onderhands min. 3 offertes Nationale procedure Europese aanbestedingsprocedures > (per ) > (per ) > (per ) Publicatie op aanbestedingskalender.nl + gemeentelijke website Publicatie op TEDdatabase + gemeentelijke website Procedures en richtlijnen/reglementen Het BAO is een besluit waaraan de overheid zich moet houden bij aanbesteden. Het ARW2005 mag ook worden toegepast. Dit laatste is vooral het geval bij werken. Stabu, RAW, UAV-GC zijn methodieken om bestekken op te stellen en aanbestedingen te houden. Deze worden vooral in de civiele en bouwkundige sector gebruikt. Hieronder volgt een overzicht van de richtlijnen en reglementen die de basis vormen voor de te volgen procedure. Procedures met bijbehorende richtlijnen en reglementen Leveringen en Diensten Werken Europese aanbestedingsprocedures Conform Bao Beschrijvend document Programma van Eisen Bao, ARW, STABU, RAW, UAV-GC Beschrijvend document Programma van Eisen Nationale procedure Beschrijvend document Programma van Eisen ARW, STABU, RAW, UAV-GC Beschrijvend document Programma van Eisen Meervoudig onderhands 3 offertes Beschrijvend document Programma van Eisen ARW, STABU, RAW, UAV-GC Beschrijvend document Programma van Eisen Enkelvoudig onderhands Inkoopopdracht evt. voorafgegaan door offerteaanvraag Beschrijvend document Programma van Eisen, RAW De Europese drempelbedragen gelden vanaf 1 januari 2010 en zijn exclusief BTW. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie.