Financieel jaarverslag 2014-2015
Voor u ligt het financieel jaarverslag van het bestuursjaar 2014-2015. Dit verslag bestaat uit de begroting en de realisatie voor het afgelopen boekjaar, plus een korte toelichting over de behaalde resultaten. 1. Toelichting op de realisatie per post 1.1 Uitgaven Brandstof: De kosten voor de brandstof zijn veel lager uitgevallen dan vorig jaar (vorig jaar waren de gerealiseerde kosten 3039,34, dit jaar 1649,90. Dit komt deels doordat er minder gereden is dit jaar (15095 km tegen 22231km) en omdat de brandstof prijs zo n 20% gedaald is t.o.v. afgelopen jaar. Overig vervoer: Hier vallen allerlei kosten over aan vervoer die niet direct de kosten van het vervoersmiddel zijn, maar wel noodzakelijk waren om het showteam op locatie te krijgen. Dit jaar is een keer schade gereden aan een scooter die niet van de stichting was. Ook valt hier onder: tol, vermaak aan boord (cd s) en een overnachting die noodzakelijk was voor het leveren van een externe show aan ASML. Vloeibare Stikstof: Deze post is niet anders uitgevallen dan verwacht. We hebben hier iets minder geld aan uitgegeven dan begroot omdat we iets minder shows hebben gegeven dan vorig jaar. Boetes Vervoer: Hier vallen boetes onder voor te hard rijden en voor te weinig betaalde parkeerbelasting. Kosten Vervoersmiddel: Hier vallen alle kosten onder die gemaakt zijn aan ons vervoersmiddel. Dit zijn de wegenbelasting, de APK keuring, de verzekering en het huren van een busje wanneer er twee shows tegelijk ingepland waren. Verbruiksgoederen: Dit zijn o.a. de kosten voor de ingrediënten voor het ijs maken en overige goederen die nodig zijn voor het uitvoeren van de shows. M&O: Materiaal en onderhoud heeft wat geld uitgegeven aan materiaal, gereedschap en vooral de ontwikkeling van de nieuwe Human Levitatorshow. DUSC: DUSC heeft enkele uitjes georganiseerd, waaronder ons jaarlijkse kerstdiner en het paasontbijt, beiden open voor alle vrijwilligers. WebCie: De WebCie is verantwoordelijk voor het onderhouden van en bouwen aan de ICT-systemen van de stichting. Onder deze kosten vallen vergoede versnaperingen tijdens programmeermiddagen. Trainingen / Rinomiddagen: Hieronder vallen de kosten direct gemaakt voor het organiseren van de trainingsmiddagen en de Rinomiddagen. Voorheen werden ook de borrels die gehouden werden op deze middagen onder deze post geboekt, waardoor het bedrag nu wat laag uitkomt. Dit jaar is er ook geen betaalde sprekerstrainer uitgenodigd, wat een groot deel van het verschil verklaart. Werving Studenten: Hieronder vallen allerlei wervingsactiviteiten, zoals het geven van gratis shows bij studievereniging De Leidsche Flesch om studenten enthousiast te maken voor de stichting. Ook valt hier een wervende borrel onder.
Werving Bedrijven: Dit was bedoeld voor de werving van klanten voor externe shows. Het bleek echter lastig om dit te doen en de methodes die we vonden kosten geen geld. Bijzondere Reiskosten / Conferenties: Dit jaar zijn er tweemaal vrijwilligers op reis gegaan om de stichting te vertegenwoordigen: een keer naar Tsjechië (ESF s Show Sciences) en naar Spanje (voor EPS s Young Minds) Overlegweekend: Dit jaar hebben we het overlegweekend georganiseerd op de universiteit in plaats van dat we hiervoor een huisje hebben afgehuurd. Borrels: Hieronder valt de eindejaars borrel van de stichting. Vrijwilligersvergoeding: Dit jaar is er meer uitgegeven aan vrijwilligersvergoeding dan vorig jaar (toen was het 6515,-) maar minder dan begroot. Dit komt doordat het vorig jaar niet altijd lukte om een volledig vrijwilligersteam op show te sturen. Achteraf bleek ook dat niet altijd de vrijwilligersvergoedingen volledig waren uitgekeerd voor 2013-2014. Administratief en Ondersteunend: Dit is een post voor allerlei kosten, zoals de kosten voor het internetbankieren en de webhosting voor onze website. Deze was hoog inbegroot omdat er vorig jaar heel veel uitgaven onder deze post werden geboekt. Afschrijving Materiaal: De waardevermindering op onze inventaris. Vervallen debiteuren: Dit zijn uitgaven aan het opschonen van onze debiteurenadministratie, waar nog wat debiteuren instonden waarvan de tegoeden hoogstwaarschijnlijk niet zouden worden uitgekeerd. Bestuursbezoldiging, Bestuursuitjes & Administratieve Boetes: Inbegroot staat voor de bestuursgelden een bedrag van 2000,- bruto p.p. per jaar. Dit jaar ben ik zelf () ongeveer een maand afwezig geweest door persoonlijke omstandigheden, waarna ik nog een tijd niet in staat was om als penningmeester te functioneren. Hierdoor is er besloten om 2 maanden bestuursbezoldiging niet uit te keren. Dit ook doordat er door mijn afwezigheid een paar administratieve boetes zijn opgelopen waarvoor gecompenseerd dient te worden. Bestuursuitjes zijn kosten gemaakt door het bestuur gezamenlijk aan bijvoorbeeld avondeten. Vorig jaar; boetes & niet betaalde rekeningen: Er zijn volgend jaar een aantal kosten gemaakt die niet goed geadministreerd waren. Verder zijn er wat boetes binnengekomen dit jaar voor fouten die vorig jaar gemaakt zijn. Dotaties bestuursbezoldiging en vervoersonderhoud: Dit jaar is er gedoteerd voor kosten aan bestuursbezoldigingen voor volgend jaar en voor kosten aan reparaties en vervoersonderhoud voor komende jaren om de kosten over de boekjaren beter te verdelen. 1.2 Inkomsten Inkomsten scholen: Dit jaar zijn er minder schoolshows gegeven dan vorig jaar. Hier bovenop komt dat shows die vorig jaar als schoolshow de boekhouding in zijn gegaan dit jaar als externe show zijn geboekt, doordat het hier ging om shows voor scholen met een commercieel doel.
Inkomsten interne evenementen: Dit zijn vergoedingen voor Rino-shows op open dagen of bij lezingen binnen de universiteit. Hieronder vallen ook shows die gegeven zijn aan studievereniging De Leidsche Flesch. Inkomsten externe evenementen: Dit jaar heeft de stichting veel meer binnengehaald aan externe evenementen (vorig jaar bedroeg dit 2161,32) doordat we hier actiever naar gezocht hebben en doordat er dit jaar meer druk is gezet op bedrijven om meer te betalen dan scholen. Liquidaties bestuursbezoldiging, voorzieningen: Dit zijn inkomsten uit het liquideren van reserveringen van afgelopen jaren. Vorig jaar: Dit jaar is er geld binnengekomen wat eigenlijk vorig jaar in de boekhouding had moeten staan. Rente Spaarrekening: De rente op onze spaarrekening is een beetje onder het begrote bedrag doordat we dit jaar meer geld op de betaalrekening hebben gehouden om problemen te voorkomen zoals saldotekort op onze betaalrekening. Verkoop Vesten: Dit jaar heeft de stichting een nieuwe voorraad vesten aangeschaft. Hiervoor betalen vrijwilligers. De vesten zijn ingeboekt als bezit van de stichting, dus de kosten staan voor de inkoop van de vesten staan onder afschrijvingen materiaal. Donaties: Dit jaar hebben we drie donaties gekregen: 350 van dhr. Peter Kes, 5000 van stichting Fysica en 400 van de EPS. 1.3 Resultaat Dit jaar heeft de stichting een positief resultaat geboekt bedragende 258,42. Dit komt vooral doordat er actief is gelet op alle kosten en doordat het ten tijde van het maken van de begroting nog onduidelijk was wat de kosten zouden zijn voor een jaar waarin veel dingen anders liepen dan in het jaar 2013-2014. 2. Toelichting op de eindbalans per post 2.1 Activa Inventaris: De inventaris is in waarde gestegen. Dit komt grotendeels door de aanschaf van nieuwe elektronica en een nieuwe supergeleider. Bankrekening, spaarrekening: De girale tegoeden van de stichting zijn lichtelijk geslonken omdat er nu meer waarde zit in inventaris, kas en de debiteurenrekening. Kas: Dit jaar ligt er iets meer in kas dan voorheen. Dit komt doordat er dit jaar meer contanten binnen zijn gekomen doordat vrijwilligers vaker met contanten zijn gaan storten voor hun streeplijstsaldo en doordat we weinig afrekenen met contant geld.
Debiteuren, te ontvangen: Debiteuren zijn veelal scholen, die vaak pas in het nieuwe schooljaar facturen gaan betalen door hun financieringscyclus. Te ontvangen bestaat uit een tweede deel van de donatie van stichting Fysica die beloofd is om binnen te komen na de afsluiting van het boekjaar. Voorziening Onderhoud Vervoersmiddelen: Deze voorziening is toegenomen in waarde omdat er aan ons vervoersmiddel weinig reparatiekosten zijn geweest afgelopen jaar. Voorziening bestuursbezoldiging: Voor aankomend jaar is er wat geld gereserveerd voor het betalen van de bestuursbezoldiging de eerste maanden, voordat er nieuwe inkomsten gaan zijn uit shows. Crediteuren: Dit bedrag is flink hoger dan vorig jaar omdat veel van de uitkeringen aan vrijwilligers pas gedaan zijn na de sluiting van het boekjaar. Dit is gedaan omdat enige correcties die gedaan zouden kunnen worden bij de eind jaarlijkse kascontrole nog invloed zouden kunnen hebben op uit te keren bedragen. Streeplijst: Deze post omvat de cumulatieve waarde van de voorraad en de gestorte tegoeden van vrijwilligers. Penningmeester 2014-2015
Realisatie d.d. 31-08-2015 Begroot Realisatie UITGAVEN 2014-2015 2014-2015 Uitvoering shows 10.895,91 9.450,47 Brandstof 3.500,00 1.649,90 Overig vervoer 250,00 341,78 Vloeibare Stikstof 3.000,00 2.660,07 Boetes Vervoer - 250,17 Kosten Vervoersmiddel 1.145,91 1.628,72 Verbruiksgoederen 3.000,00 2.919,83 Commissies 900,00 904,21 M&O 400,00 394,46 DUSC 500,00 489,25 WebCie - 20,50 Werving, opleiding en PR 3.400,00 2.250,27 Trainingen / Rinomiddagen 1.250,00 342,69 Werving Studenten 250,00 601,71 Werving Bedrijven 500,00 - Bijzondere reiskosten / conferenties 500,00 838,49 Overlegweekend 500,00 243,72 Borrels 400,00 223,66 Vergoedingen 8.500,00 7.515,00 Vrijwilligers 8.500,00 7.515,00 Algemeen 4.000,00 3.374,49 Administratief en ondersteunend 1.500,00 576,68 Afschrijving materiaal 2.500,00 2.749,47 Vervallend debiteuren - 48,34 Bestuursbezoldiging 10.000,00 9.977,00 Bestuursbezoldiging 10.000,00 9.628,00 Bestuursuitjes - 38,00 Administratieve Boetes - 311,00 Vorig Jaar - 1.844,76 Boetes, niet betaalde rekeningen - 1.844,76 Dotaties 500,00 2.500,00 Dotatie bestuursbezoldiging - 2.000,00 Dotatie vervoersonderhoud 500,00 500,00 TOTAAL 38.195,91 37.816,20 Begroot Tussentijdse realisatie INKOMSTEN 2014-2015 2014-2015 Inkomsten shows 34.000,00 27.321,50 Scholen 27.500,00 19.685,00 Interne evenementen 1.500,00 1.770,00 Externe evenementen 5.000,00 5.866,50 Liquidaties 2.161,32 3.962,32 Liquidatie bestuursbezoldiging 2.161,32 3.872,32 Liquidatie voorziening brandstof overlegweekend - 90,00 Vorig Jaar - 450,00 Belastingdienst teruggave - 450,00 Overige inkomsten 500,00 6.340,80 Rente spaarrekening 150,00 123,60 Verkoop Vesten - 367,20 Donaties 350,00 5.850,00 TOTAAL 36.661,32 38.074,62 Begroot Tussentijds Resultaat RESULTAAT 2014-2015 Toename / afname winstreserve -1.534,59 258,42
Balans d.d. 31-08-2015 Activa Passiva Vaste Activa Eigen Vermogen Inventaris 5.423,79 Winstreserve 20.640,89 Vlottende Activa Voorzieningen Bankrekening 4.703,89 Onderhoud vervoermiddelen 1.000,00 Spaarrekening 4.336,10 Bestuursbezoldigingen 2.000,00 Kas 285,66 Vreemd Vermogen Debiteuren 9.614,11 Crediteuren 2.644,85 Te Ontvangen 2.000,00 Streeplijst 77,81 Totaal 26.363,55 Totaal 26.363,55 Eindbalans d.d. 31-08-2014 Activa Passiva Vaste Activa Eigen Vermogen Inventaris 7.258,01 Winstreserve 20.382,47 Voorraad streeplijst 88,56 Voorzieningen Vlottende Activa Onderhoud vervoermiddelen 500,00 Bankrekening 201,38 Bestuursbezoldigingen 3.872,32 Spaarrekening 11.736,10 Benzine overlegweekend 90,00 Kas 29,74 Debiteuren 5.958,66 Vreemd Vermogen Debiteuren streeplijst 223,17 Crediteuren 1.283,58 Te ontvangen 1.056,00 Crediteuren streeplijst 123,25 Overlopende Passiva 300,00 Totaal 26.551,62 Totaal 26.551,62