Aankoopdienst UZ Leuven

Aankoopdienst UZ Leuven Dienstvoorstelling Yvan Cox 4 oktober 2011

Aankoopteam

Aankoopvolume op jaarbasis

TOEPASSING VAN DE WET OP DE OVERHEIDSOPDRACHTEN IN UZ LEUVEN Aankoopdienst / Materiaalbeheer

Stappenplan 1. Ontstaan van de behoefte 2. Behoefte analyse 3. Marktanalyse 4. Keuze van de procedure 5. Opmaken bestek 6. Openbare publicatie 7. Inschrijvingen 8. Evaluatie van de inschrijvingen 9. Gunning 10. Uitvoering

Toepassing wetgeving dient volgende principes te garanderen: vrijheid tot mededinging kandidaten gelijke behandeling van alle kandidaten en transparantie forfaitair karakter (prijs, termijn, uitvoeringswijze) waardoor na gunning wijzigingen niet meer toegelaten zijn geen belangenvermenging (geen verwantschap, geen zakelijke belangen)

Verplichting tot bekendmaking in UZ Voor gesubsidieerde dossiers en gezamenlijke dossiers met KULeuven: Belgische grensbedragen (zie verder) publiceren in Bulletin der Aanbestedingen (webapplicatie e-procurement) Voor niet-gesubsidieerde dossiers: Europese grensbedragen (zie verder) publiceren in Europees Publicatieblad (via webapplicatie e-procurement)

Toepassingsgebied Werken = overeenkomst tussen aannemer en aanbestedende overheid m.b.t. klassieke aannemingswerken in de bouw NB : Een werk kan ook beperkt een levering insluiten (gemengde opdracht) vb. ingebouwde keukenapparaten bij installatie van keuken Leveringen = overeenkomst tussen leverancier en aanbestedende overheid m.b.t. verwerven van producten, huur, huurkoop of leasing NB: Een levering van producten kan ook de installatie ervan insluiten (gemengde opdracht) vb. wastunnels, RX-apparatuur, Diensten = overeenkomst tussen dienstverlener en een aanbestedende overheid m.b.t. diensten; onderhouds- en reparatie-diensten, informaticadiensten, financiële, juridische diensten,

Publicatieplicht : grensbedragen Soort opdracht Drempel excl.btw per opdracht (# percelen!) Bekendmakingsplicht WERK > 67.000 - < 4.845.000 Belgisch publiceren* 4.845.000 Europees publiceren** + Belgisch publiceren LEVERING > 67.000 - < 193.000 Belgisch publiceren* 193.000 Europees publiceren** + Belgisch publiceren * Belgische drempel => UZ publicatieplicht voor gesubsidieerde dossiers en dossiers met KUL ** Europese drempel => UZ : publicatieplicht voor niet-gesubsidieerde opdrachten

Publicatieplicht: grensbedragen Soort opdracht Drempel excl.btw per opdracht (# percelen!) Bekendmakingsplicht* DIENST > 67.000 - < 193.000 Belgisch publiceren* 193.000 Europees publiceren** Belgisch publiceren DIENST : financiële diensten en onderzoek en ontwikkeling Dienst : juridische diensten Specifieke drempels Wet van 24.12.1993, bijlage 2: bijlage A + bijlage B Specifieke drempels Wet van 24.12.1993, bijlage 2: bijlage A + bijlage B * Belgische drempel => UZ publicatieplicht voor gesubsidieerde dossiers en dossiers met KUL ** Europese drempel => UZ : publicatieplicht voor niet-gesubsidieerde opdrachten

Gunningsprocedures : Aanbesteding: - toewijzing aan regelmatige offerte met laagste prijs (prijs is enig gunningscriterium) - beperkte aanbesteding of openbare aanbesteding Offerteaanvraag: - toewijzing aan regelmatige voordeligste offerte (prijs is slechts één van de gunningscriteria) - beperkte of openbare offerteaanvraag Onderhandeling: - toewijzing met respect voor beginselen behoorlijk bestuur - met bekendmaking of zonder bekendmaking Raamovereenkomst: - duur raamovereenkomst max. 4 jaar - beperkte of openbare raamovereenkomst via aanbesteding/offerte aanvraag/ onderhandeling

Te respecteren termijnen in de procedures* Procedurestappen Belgische publicatie Algemene procedure Beperkte procedure Europese (+ Belg.) publicatie Algemene procedure Beperkte procedure Publicatie Publicatie Publicatie Publicatie Publicatie Opening biedingen + 36 dagen* + 15 dagen* + 52 dagen* + 37 dagen* Kwalitatieve selectie - Kwalitatieve selectie - Kwalitatieve selectie Melding aan kandidaten(aanget.) - Melding aan kandidaten(aanget.) - Melding aan kandidaten(aanget.) Stand-still periode - - + 15 dagen* Aangetekend versturen bestekken - Aangetekend versturen bestekken - Aangetekend versturen bestekken Opening biedingen - + 15 dagen* - + 40 dagen* Opening offertes + nazicht offertes + verslag nazicht Gunning + Melding aan niet-weerhouden kandidaten (aangetekend) Stand-still periode - - + 15 dagen* + 15 dagen* Toewijzen opdracht** Toewijzen opdracht** Toewijzen opdracht** Toewijzen opdracht** Toewijzen opdracht** Kalenderdagen **Indien geen weerhouden kandidaten, mag men overgaan tot een onderhandelingsprocedure

Keuze van de procedure: de raamovereenkomst Definitie: een overeenkomst gesloten tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden

Keuze van de procedure: de raamovereenkomst Bepalen van het kader. Wijze van afsluiten d.m.v. bestaande procedures van aanbesteding, offerteaanvraag of onderhandelingen. De looptijd van een raamovereenkomst mag niet langer zijn dan vier jaar.

Keuze van de procedure: de raamovereenkomst Afsluiten van raamovereenkomsten omvat: - de aankondiging van de opdracht - het kiezen van de kwalitatieve selectiecriteria - het kiezen en wegen van de gunningscriteria - de informatieplicht (gunningsverslag) bij gunning en toewijzing - naleven standstill - het toewijzen van de raamovereenkomst

Afsluiten van raamovereenkomsten met meerdere ondernemers minimaal drie voor zover het aantal ondernemers dat aan de selectiecriteria voldoet, en/of het aantal inschrijvingen dat aan de gunningcriteria voldoet, voldoende groot is.

Afsluiten van raamovereenkomsten met meerdere ondernemers Procedure UZ Leuven Gebruikelijke procedure UZ Leuven: = algemene offerteaanvraag: selectie en beoordeling van de offerte: o d.m.v. selectie en gunningscriteria o selectie poule leveranciers (minimaal 3) uitnodigen voor deelname mini competie

Stappenplan raamovereenkomst Stap 1 opstellen lastenboek via procedure algemene offerteaanvraag - toelatingsvoorwaarden voor de inschrijvers (heeft betrekking op de inschrijver zelf); - selectievoorwaarden (heeft betrekking op de inschrijver zelf); - gunningcriteria (heeft betrekking op de offerte/opdracht zelf); - gebruikelijke termijnen (voor publicatie, informatie, e.d.m.);

Stappenplan raamovereenkomst Stap 1 opstellen lastenboek via procedure algemene offerteaanvraag Voorwerp van de opdracht: afgelijnd volgens de doelgroep Gunningscriteria: laten toe om de meest voordelige inschrijver voor de specifieke opdracht te slecteren bv. Prijs, functionele waarde, technische waarde, dienst na verkoop gunningscriteria raamovereenkomst = gunningscriteria mini competitie

Stappenplan raamovereenkomst Stap 2: evaluatie offertes en opstellen gunningsverslag Beoordeling van de offertes naar vorm en inhoud Een beschrijvende en gemotiveerde evaluatie: op basis van gestelde gunningscriteria via een beoordelingsmethode Berekeningswijze van de gunningscriteria

Stappenplan raamovereenkomst Stap 3: informatieverplichting Onmiddellijk na de gunningsbeslissing: kennisgeving aan de weerhouden en niet-weerhouden inschrijvers per fax en per aangetekend schrijven met gemotiveerde gunningsbeslissing (=gunningsverslag)

Stappenplan raamovereenkomst Stap 4: standstill 15 kalenderdagen vanaf de dag na de kennisgeving gunningsbeslissing Enkel voor opdrachten boven Europese drempel

Stappenplan raamovereenkomst Stap 5: toewijzing Per fax en per aangetekend schrijven Binnen gestanddoeningstermijn = geldigheidsdatum voor de offerte

Stappenplan mini competitie Stap 1: objectieve keuze meest geschikte leveranciers = Onderhandelingsprocedure onder de raamovereenkomst via algemene offerteaanvraag. vereist geen nieuwe publicatie Objectieve keuze uit poule van leveranciers die geschikt zijn voor de uitvoering van de specifieke opdracht: minimaal 3 leveranciers uitnodigen conform de algemene beginselen van toepassing op wetgeving overheidsopdrachten: mededinging, transparantie en gelijkheid

Stappenplan mini competitie Stap 2: opmaken lastenboek/geschreven offertevraag Leveranciers schriftelijk uitnodigen voor het insturen van geschreven offerte d.m.v. een lastenboek. vermelding van de vorm en het onderhandelingsrondes Gunning van de opdracht: volgens zelfde gunningscriteria raamovereenkomst deze mogen worden verfijnd naargelang de concrete opdracht dit vereist wanneer het criterium prijs niet werd opgenomen in raamovereenkomst mag deze bij de mini competitie worden toegevoegd als bijkomend criterium.

Stappenplan mini competitie Stap 3: afsluiten concrete overeenkomst Tijdens de onderhandelingsgesprekken: eventuele wijziging van technische, financiële, administratieve, bepalingen Afsluiten van de opdracht: via aangetekende brief met bestelbon of d.m.v. een overeenkomst

Stappenplan mini competitie Stap 4: gunningsverslag De gelijkheid van de inschrijvers dient te worden gerespecteerd met eerbiediging van de transparantie Beoordeling van de offertes naar inhoud Een beschrijvende en gemotiveerde evaluatie: op basis van gestelde gunningscriteria via een beoordelingsmethode berekeningswijze van de gunningscriteria

Stappenplan mini competitie Stap 5: informatieplicht Informatieplicht aan alle leveranciers die werden uitgenodigd om deel te nemen aan onderhandelingsgesprekken: opvragen verslag binnen 30 kalenderdagen versturen gunningsverslag binnen 15 kalenderdagen na verzoek.

Procedure raamovereenkomst: een praktijkvoorbeeld Raamovereenkomst voor leveringen via algemene offerteaanvraag: levering van steriele chirurgische procedure trays

Raming van de opdracht 1 600 000 = verplichting tot Europese publicatie

Bekendmaking van de opdracht Publicatie in het BDA (Bulletin der Aanbestedingen) en het Europese publicatieblad: - hoe? Via website e-procurement van de Vlaamse overheid

Opstellen van het lastenboek Uitsluitingscriteria: RSZ, BTW, belastingen, Fraude, Voorwerp van de opdracht: duurtijd raamovereenkomst oplijsting huidige CPT sets geen minimumafname, noch exclusiviteit Gunningscriteria + beoordelingsmethode

Gunningscriteria Kwaliteit van de producten (40 punten) Ecologische waarde (10 punten) Leveringstermijn na afroep (10 punten) Zekerheid van bevoorrading van gelijkaardige producten (15 punten) Diensten na verkoop (15 punten) Flexibiliteit voor noodzakelijke aanpassingen/voor opstarten nieuwe CPT s (10 punten)

Beoordelingsmethode Meest voordelige inschrijver krijgt maximum van de punten De overigen: score die afwijkt van de maximumscore: naargelang offerte minder voordelig blijkt te zijn dan de meest voordelige: - aftrek van de punten: per 5 tenzij anders vermeld - samentelling totalen - minstens 50/100 voor toewijzing raamovereenkomst

Opening van de inschrijvingen/offertes Openbare zitting Datum en locatie opgegeven in lastenboek de opening van de offertes heeft plaats op maandag 19 oktober 2009 om 14u ten overstaan van Yvan Cox, Diensthoofd Materiaalbeheer, of zijn/haar afgevaardigde in Vergaderzaal 1 van de Dienst Materiaalbeheer, Centraal Dienstengebouw, 5de verdieping (bordeaux pijl), UZ Gasthuisberg, Herestraat, 49, 3000 Leuven. Afroepen van de inschrijvers + noteren op officieel PV van inschrijvingen (standaarddocument) 10 inschrijvers voor dossier CPT s

Voorbeeld PV van inschrijvingen

Beoordeling van de inschrijvingen/offertes administratief nazicht van de kwalitatieve selectiecriteria: Uitsluitingscriteria: - alle inschrijvers werden weerhouden en verder beoordeeld op de inhoud van hun inschrijving Beoordeling van de inhoud van de offertes: opgestelde dossier van de inschrijver m.b.t. gunningscriteria beoordeling door gebruik beoordelingsmethode opstellen gunningsverslag

Gunningsverslag samenvattende tabel

Kennisgeving gunningsbeslissing Alle inschrijvers behalen een score > 50/100: - onmiddellijke toewijzing van de raamovereenkomst

Voorbeeld brief toewijzing weerhouden inschrijver

Mini competitie / onderhandelingsprocedure Opstellen lastenboek Verfijning voorwerp van de opdracht: oplijsting CPT sets opgave van prijs voor alle vermelde CPT sets Verfijning inhoud gunningscriteria

Mini competitie / onderhandelingsprocedure Versturen van lastenboek naar weerhouden inschrijvers 6 inschrijvers dienden een offerte in: firma C firma D firma F firma G firma H firma I

Mini competitie / onderhandelingsprocedure 1ste beoordeling inhoud van de offertes: firma C werd niet weerhouden voor verdere onderhandelingen diende voor slechts 1 CPT set een offerte in = materiële onregelmatigheid 1 ste onderhandelingsronde: firma D: geen zekerheid op gebied van verplichte componenten. = materiële onregelmatigheid

Mini competitie / onderhandelingsprocedure Beoordeling functionele waarde: wettelijke eisen algemene eisen afdekmaterialen in sets (beoordeling interne gebruiker) chirurgische schorten (beoordeling interne gebruiker) verpakking

Mini competitie / onderhandelingsprocedure Beoordeling functionele waarde: mening en appreciatie van de interne gebruikers: organisatie van 2 demodagen resultaat demodagen: firma G genoot 1 ste voorkeur

Mini competitie / onderhandelingsprocedure 2 de onderhandelingsronde: - doorvoeren van optimalisaties - voorstel verbeterde prijsofferte

Mini competitie / onderhandelingsprocedure

Mini competitie / onderhandelingsprocedure Eindbeoordeling: opmaak gunningsverslag: gemotiveerde gunningsbeslissing Hoogste score: firma G beslissing om de opdracht toe te wijzen aan firma G = versturen toewijzinsgbrief firma G versturen kennisgeving gunningsbeslissing aan niet weerhouden kandidaten opstellen overeenkomst tussen firma G en UZ Leuven

Q & A

Toepassing binnen materiaalbeheer Aankoper Definiëring: werk, levering, dienst? Overleg Tussen aankoper & juridische dienst: welke procedure?

Toepassing binnen materiaalbeheer: opmaken lastenboek Luik aankoper: toelatingsvoorwaarden & selectiecriteria gunningscriteria: in samenwerking met de technische dienst en interne gebruiker andere contractuele bepalingen: uitvoeringstermijn facturatiegegevens andere specifieke vereisten Luik technische specificaties: interne productspecialist (meestal gebruiker)

Toepassing binnen materiaalbeheer: start procedure Administratief medewerker (1): controle investeringsgoedkeuring DC publicatie in BDA en (indien van toepassing) in het Europees Publicatieblad organisatie openingszitting opstellen PV parafering van de ingediende originele Inschrijvingen/offertes

Toepassing binnen materiaalbeheer Administratief medewerker (2): Administratief nazicht: werden alle stukken m.b.t. toelating en selectie gevoegd? Waar toegelaten, wordt dit opgevraagd is de offerte niet vormelijk onregelmatig? Ontbreken handtekening? Ontbreken van noodzakelijke stukken?» Bv. olmacht ondertekenaars

Toepassing binnen materiaalbeheer Na afsluiten administratief nazicht Aankoper in overleg met interne productspecialist: - Inhoudelijke controle van de inschrijving/offerte conformiteit offerte i.f.v. technische bepalingen nazicht prijzen - opmaken gunningsverslag

Toepassing binnen materiaalbeheer Gunningsverslag: nazicht juridische dienst ondertekening door diensthoofd, aankoper en verantwoordelijk(en) van de betrokken dienst(en)

Toepassing binnen materiaalbeheer Kennisgeving gunningsbeslissing: per fax en per aangetekend schrijven aan weerhouden en niet weerhouden inschrijvers Standstill: 15 kalenderdagen Toewijzing aan weerhouden inschrijver: per fax en per aangetekend schrijven met bestelbon of getekende overeenkomst

Toepassing binnen materiaalbeheer Kennisgeving toewijzing: publicatie in het Europees Publicatieblad enkel voor Europese aankondigingen Archivering van documenten