ELEKTRONISCH DOCUMENT MANAGEMENT
EEN PAPIEREN ARCHIEF
VERWERKING VAN DE POST de post openen sorteren
registreren VERWERKING VAN DE POST afstempelen distribueren kopiëren
VERWERKING VAN DE POST ARCHIVEREN
KLASSIEKE ARCHIVERING PAPIER DIGITAAL PRINTEN DURE ARCHIEFRUIMTE COMPLEXE MAPPENSTRUCTUUR
NADELEN Kostprijs - personeel: opzoeken, klasseren, distribueren, etc. - materiaal: archiefruimte, archiefkasten, papier, etc. - verdoken kosten: kopiëren, dubbel werk, etc. Beperkte opzoekingsmogelijkheden Trage verspreiding Vaak dubbele archivering
NADELEN Gebruik verouderde versies Geen geografische spreiding mogelijk Niet beveiligd / geen backup Documenten blijven lokaal hangen Digitaal archief niet geïntegreerd met papieren archief
EEN DIGITAAL ARCHIEF
STAP 1 Documentinvoer Documentverwerking Documentarchivering - Welke documenten? - Scanning - Integratie met MS Office - Integratie met telefooncentrale - Integratie met digitale fax - Workflow - Customer Relationship Management (CRM) - Versiebeheer - Goedkeuren / ondertekenen - Dossiervorming - Zoekfunctionaliteiten - Security - Outputmogelijkheden
DOCUMENT INVOER INPUT PAPIER OUTPUT Werkstations Intranet Internet PDA Mobile devices ZOEKVELDEN Printer Fax E-mail DIGITAAL CD-ROM DVD Tape
SCANNING Documentscanners - aantal pagina s - formaat - kleur / zwart-wit - automatische documentinvoer Formaat PDF / TIFF /... Barcodeherkenning OCR: Optical Character Recognition VRS: Virtual Rescan Software
VRS SOFTWARE MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING
Kofax Virtual Re-Scan (VRS) Low Contrast Logo Dot Matrix Text Gemarkeerde tekst Doorslagen handschrift Koffie vlekken gekleurde background
Kofax Virtual Re-Scan (VRS) Image File Size = 213 KB
DIAS INTEGRATIE Boekhouding ERP MS Office Fax Telefonie Andere applicaties Applicaties gebaseerd op XML CTIin ontwikkeling
INTEGRATIE MS OFFICE Microsoft Outlook Microsoft Word
FAX INTEGRATIE
TELEFOON INTEGRATIE
STAP 2 Documentinvoer Documentverwerking Documentarchivering - Welke documenten? - Scanning - Integratie met MS Office - Integratie met telefooncentrale - Integratie met digitale fax - Workflow - Customer Relationship Management (CRM) - Versiebeheer - Goedkeuren / ondertekenen - Dossiervorming - Zoekfunctionaliteiten - Security - Outputmogelijkheden
WORKFLOW Boekhouding Verkoop Productie HRM Order administratie Showroom Administratie Marketing Aankoop Verzending Magazijn
WORKFLOW Belangrijkste functionaliteiten: automatisch of manueel flowbeheer serieel of parallel flowbeheer instellen van deadlines toekennen van een status digitale handtekening
instellen van deadlines WORKFLOW toekennen van een status
WORKFLOW AUTOMATISCH MANUEEL FACTUUR UITNODIGING Jos Elke Jan Jos Elke Jan Piet
WORKFLOW SERIEEL PARALLEL DOCUMENT DOCUMENT Jos Elke Jan Jos Elke Jan
WORKFLOW Digitale goedkeuring en handtekening
WORKFLOW Voordelen workflow: historisch traceerbaar snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen betere opvolging
CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT Belangrijkste functionaliteiten: centraal adressenbeheer agendabeheer mailingbeheer
ADRESSENBEHEER
ADRESSENBEHEER
AGENDABEHEER
MAILINGBEHEER
VERSIEBEHEER
DOSSIERVORMING
STAP 3 Documentinvoer Documentverwerking Documentarchivering - Welke documenten? - Scanning - Integratie met MS Office - Integratie met telefooncentrale - Integratie met digitale fax - Workflow - Customer Relationship Management (CRM) - Versiebeheer - Goedkeuren / ondertekenen - Dossiervorming - Zoekfunctionaliteiten - Security - Outputmogelijkheden
ZOEKFUNCTIONALITEITEN RESULTATEN ZOEKEN WORKFLOW
VOORDELEN ZOEKFUNCTIES Al uw documenten in 1 centraal archief Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart Full text search vb. alle documenten waarin het woord helpdesk voorkomt Krachtige zoekmotor
BEHEER HISTORIEKEN
EXPORT Exporteren van documenten Documentfiches blijven beschikbaar Gekoppeld aan gebruiksrechten
VOORDELEN EDM (algemeen) Tijd besparen Routine automatiseren Meer uniformiteit en transparantie Security Snellere dienstverlening Ruimte besparen
VOORDELEN DIAS Integratiemogelijkheden Combinatie met workflow en CRM Mobiele toepassingen Gebruiksvriendelijk Onderhoudsvriendelijk Ondersteuning (helpdesk, service engineers,...) Groeipotentieel
MEER INFORMATIE C&C, Computers and Communications N.V. Industriepark Hoge Bunders Ambachtstraat 8 9700 Oudenaarde Tel: 055/300.320 E-mail: info@cac.be WWW.CAC.BE