Focus op contractbeheer PIANOo Congres 26 mei 2011 Mr. Pauline Bos tel. 070-3819724 E-mail bos@pro10.nl Pro 10
Partners in Procurement & Tendering Carolina van Nassaustraat 27 2595 TK Den Haag Nederland T 070-3819724 F 070-3352403 M 06-44428987 E info@pro10.nl of bos@pro10.nl
Doel van de sessie: Organisaties die onbekend zijn met contractbeheer te helpen met het opstarten daarvan. Hoe verkoop ik contractbeheer in mijn organisatie. Hoe overtuig ik het management, kan ik bijdragen aan de bezuinigingen, etc. Wat kost contractmanagement, wat levert het op en hoe maak ik het meetbaar? En hoe begin ik, welke contracten pak ik als eerste aan.'
Verwachtingen vanuit de aanwezigen - Hoe gaat het meer leven binnen mijn organisatie - Hoe krijg je de info op een eenvoudige manier uit je organisatie - Welke contracten moet ik opnemen? - Hoe moet ik contractbeheer opzetten? Overig 17% Universiteiten en Hogeschool 9% Aanwezigen Gemeenten 44% Waterschappen 11% Rijk 13% Provincies 6%
De start t 1. Steun van het management 2. De projectorganisatie ti 3. Definities
1. Steun van het management - Aanleiding om te starten met contractbeheer - Zoek een sponsor binnen het MT - Vraag bij teamleiders/afdelingshoofden waar zij behoefte aan hebben (business gerichte inkoop)
Doelstelling lli van contractbeheer tb De doelstellingen van contractbeheer in het algemeen luiden: 1. Voor het sluiten van contracten; het verkrijgen van goede afspraken en het reduceren van onzekerheden over toekomstige prestaties 2. Voor het uitvoeren van contracten; het zorgdragen voor de juiste prestaties met de juiste kwaliteit op het juiste moment op de juiste plaats met de juiste hoeveelheden. 3. Voor het beëindigen van contracten; op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment.
Wat is nodig bij contractbeheer tb 1. (De)centraal beschikbaarheid van (informatie) uit contracten t 2. Totstandkoming van contracten door de juiste personen in de organisatie op het juiste moment 3. Bewaking en rapportage van de in de contracten t vastgelegde activiteiten it it op het juist moment door de juiste persoon
Wat is nodig bij contractbeheer tb 1. (De)centraal beschikbaarheid Contractregistratie van (informatie) uit contracten systeem t 2. Totstandkoming van contracten door de juiste personen in Beschrijving de organisatie op het juiste moment contracteringsproces 3. Bewaking en rapportage van de in de contracten t vastgelegde Rappelactiviteiten it en it op het juist moment door rapportagesysteem de juiste persoon
2. Projectorganisatie ti Wie moet er in de projectgroep: - Inkoper (inkoopcoördinator) - Juridische zaken - Financiële zaken - Afdelingen waar veel contracten worden afgesloten; bijv. P&O, ICT, Projectbureau - DIV afdeling (documentaire informatie voorziening) - ICT-specialist
Activiteiten it it bij contractbeheer tb 1. Beheer van contractgegevens 2. Archivering van contracten in de fysieke vorm 3. Bewaken van acties en planning, tevens een signaleringsfunctie 4. Managementrapportages 5. Centraal aanspreekpunt
Activiteiten it it bij contractbeheer tb 1. Beheer van contractgegevens : (de)centrale contractbeheerders 2. Archivering van contracten in de fysieke vorm : DIV medewerkers 3. Bewaken van acties en planning, tevens een signaleringsfunctie : inkoop ism contractbeheerders en contractverantwoordelijke 4. Managementrapportages : inkoop 5. Centraal aanspreekpunt : inkoop
Welke gegevens g en waar vastleggen Zorg dat je de gegevens niet 2 moet vastleggen in verschillende systemen Zorg dat je contractbeheer past bij het inkoopmodel (centraal, decentraal of gecoördineerd).
Welke gegevens vastleggen NAW gegevens Welke voorwaarden zijn gebruikt Contractdatum, looptijd en vorm (soort contract) KPI s Succesfactoren systeem: - Koppeling met DIV/DMS systeem -Rappelfunctie (automatische signaleringsfunctie) g - Makkelijk en toegankelijk -Rapportages - Vrijheid om functionaliteit zelf aan te passen
Definities iti Contractbeheer : Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces. Contractmanagement : Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, g beheerd en bewaakt; teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren.
Definitie iti contract: t Een contract t (overeenkomst) is een afspraak tussen 2 of meer partijen, waardoor er rechten en plichten ontstaan. De ene partij moet een prestatie leveren. De andere partij heeft recht op deze prestatie, maar heeft de plicht hiervoor te betalen. Aanbod en acceptatie Tweezijdig ondertekende overeenkomst Overeenkomst in vorm van een offerte met een schriftelijke opdracht Schriftelijke opdracht met een schriftelijke bevestiging
Welke contracten: t - Alleen nieuwe contracten vastleggen en contracten waarvan een factuur is binnengekomen - Alle raamovereenkomsten - Alle nadere overeenkomsten voortvloeiend uit de raamovereenkomsten
contractgroepen in de beslisboom werken leveringen diensten automatiseringscontracten standaard hard-/software maatwerksoftware ICT- dienstverlening onderhoudsdiensten personeelscontracten inhuur uitzendpersoneel werving en selectie voor detachering, zie dienstverlening onderhoudscontracten (op machines e.d) koopcontracten dienstverleningscontracten technische dienstverlening juridische dienstverlening organisatieadviesdienstverlening verzekeringscontracten bouwcontracten
Wat kost het en wat levert het op: Kosten: - Interne kosten: uren projectorganisatie voor het opzetten en uren contractbeheerders voor beheer contracten - Eterne kosten: software (ma. 20.000,-) + onderhoud + licenties Wat levert het op? - Vier je successen - Maak het meetbaar bij start t nieuwe aanbesteding - Bijdrage aan bezuinigingen
Contracteringsproces Processtap Projectleider / Teamleider Opdrachtgever / Budgethouder Gebruiker Contractbeheerder Inkoopcoordinator `JZ DIV 1 Behoeftespecificatie; A R C S 2 Overleg met betrokkenen A C 3 Benaderen van de markt A S 4 Selectie wederpartij; A R C C 5 Overleg met de wederpartij A R S 6 Beoordeling; A I 7 Autorisatie; A R Registratie in 8 contractenregister (CRS); C R A 9 Archivering originele contract; R A Genereren en distribueren van 10 informatie; R I A I Bewaken van uitvoering en 11 beëindiging; R C A 12 Uitvoering; A R 13 Beëindiging; A R I C/I 14 Volledigheidscontroles; R A C Inrichten en opschonen van 15 archief en registers. R I A 16 Evaluatie en nazorg A R C C I C = consult R = responsible S = support A = activiteit I= geinformeerd worden R = responsible, verantwoordelijk, wie is bevoegd om een besluit te nemen A= activiteit, wie draagt zorg voor uitvoering S= support, wie moet een bijdrage leveren C= consult, wie moet om advies worden gevraagd I= informatie, wie moet geinformeerd worden
Contracteringsproces Afdeling: Soort contract: Input Output Betrokkenen Programma Eisen en wensen betrokkenen; van eisen (PvE); Checklist specificatie Specificatie / 1. (diensten, werken, Offerteaanvra Betrokkenen moeten gevraagd worden naar Behoeftespecificatie; leveringen) ag / Bestek hun eisen en wensen 2. Overleg met De inkoopcoördinator moet worden geraadpleegd voor de inkoopstrategie en de betrokkenen PvE (versie 1) PvE (versie 2) inkooptactiek 3. Benaderen van de markt PvE; uitvoeringsregels, AIV; marktinformatie; beslisboom aanbestedingen Offertes; Proces Verbaal van aanbesteding De opdrachtgever moet akkoord geven Op basis van de beslisboom aanbestedingen wordt de markt (schriftelijk) benaderd 4A. Selectie Inkoop- of Op basis van de offertes wordt een offerte- wederpartij; Offertes gunningadvies i vergelijking gemaakt door de projectleider 4B. Advies inkoopcoordinator Inkoop- of gunningadvies (versie 1) Inkoop- of De inkoopcoördinator moet worden gunningadvies geraadpleegd voor het geven van advies (versie 2) omtrent de keuze van de wederpartij
Aandachtspunten t - Begin klein - Pas je aan aan je organisatie - Zorg voor een centrale contactpersoon
Einde dank voor uw inbreng! Vragen? bos@pro10.nl www.pro10.nl