VOORSTEL AB AGENDAPUNT : PORTEFEUILLEHOUDER : F.K.L. Spijkervet AB CATEGORIE : B-STUK (Beleidsstuk) VERGADERING D.D. : 26 november 2013 NUMMER : WM/MIW/RGo/7977 OPSTELLER : R. Gort, 0522-276805 FUNCTIE : Adviseur energie en duurzaamheid VERGADERING MT D.D. : 14 oktober 2013 (7925) VERGADERING DB D.D. : 22 oktober 2013 (7946) OPGESTELD D.D. : 27 september 2013 ONDERWERP Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). SAMENVATTING In de Algemeen Bestuur vergadering van 29-08-2009 is de startnotitie Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ( MVO) vastgesteld en een krediet beschikbaar gesteld voor externe begeleiding en voor het uitwerken van drie MVO thema s in concrete actiepunten. Door het genomen besluit over de startnotie MVO heeft het waterschap Reest en Wieden aangegeven een voorbeeld functie te willen vervullen, de maatschappelijke ontwikkelingen te volgen, dat de kerntaken niet in gevaar mogen komen, en pilots te willen uitvoeren (binnen bekende risico s) maar binnen de kerntaken van het waterschap. Ook zijn onze Stakeholders geconsulteerd door middel van een Stakeholder bijeenkomst. De stakeholders waren in dit geval gemeenten en bedrijfsleven. In deze bijeenkomst stond de MVO rol bij Reest en Wieden en bij Stakeholders centraal, daardoor ontstond er interactie tussen bedrijfsleven, gemeenten en Reest en Wieden plaats. Uit de evaluatie bijeenkomst met themagroep deelnemers en Stakeholder bijeenkomst kwamen een aantal bruikbare MVO onderwerpen. Proces voorstel MVO: Naar aanleiding van de bijeenkomst zijn 4 lijsten opgesteld. Deze lijsten bevatten 4 categorieën acties. Het betreffen onderwerpen welke op korte, middellange en lange termijn opgepakt kunnen worden, en er is op een lijst aangegeven van al hetgeen reeds als standaard opgenomen is in het normale werk. Dit laatste blijven we ook gewoon doen! Daarnaast is het van belang niet alles tegelijk op te willen pakken, redenen om te focussen op een aantal specifiek te kiezen gebieden hiertoe is een shortlist gemaakt van tien thema s Voorstel is om uit deze tien thema s per twee jaar er drie te benoemen met expliciete aandacht (naast normale zaken) en deze door Dagelijks Bestuur in kader van PPN expliciet te benoemen, Het Dagelijks Bestuur stelt aan Algemeen Bestuur voor om met de volgende MVO thema s te starten. 1. Afval verminderen, recyclen, terugwinnen, hergebruik grondstoffen (biogas, maaisel) 2. Participatie van onze klanten (burgers, bedrijven, gemeenten) Uitwerking en invulling kan plaatsvinden in nadere afspraken tussen Dagelijks Bestuur en organisatie. Rapportage zal plaats vinden via de burap s. EXTRA INFORMATIE
Pagina 2 van 5 ADVIES Door het Dagelijks Bestuur wordt aan het Algemeen Bestuur voorgesteld om te starten met de MVO thema s : 1. Afval verminderen, recyclen, terugwinnen, hergebruik grondstoffen (biogas, maaisel) 2. Participatie van onze klanten ( burgers, bedrijven, gemeenten) en het Dagelijks Bestuur te mandateren om per twee jaar drie MVO thema s expliciet te benoemen en met de ambtelijke organisatie afspraken te maken over de uitwerking en invulling van de benoemde thema s. De rapportage over de voortgang vindt plaats via burap s. BESTUURLIJKE AANDACHTSPUNTEN EN EFFECT VOOR REEST EN WIEDEN TIJDPAD INTEGRAAL OVERLEG EN COMMUNICATIE FINANCIËN Voor 2013 zal van bestaande posten in de afdelingsbegroting worden uitgegaan. Als er keuze gemaakt zijn welke speerpunt(en) er in 2014 opgepakt gaan worden, kan in de aan te bieden begroting 2014 een bedrag worden opgenomen. De jaren erna kunnen de financiële consequenties in de perspectief nota worden vermeld. OPENBAARHEID BIJLAGEN BESLUIT Dagelijks Bestuur, mr. A.K. Schuttinga, Secretaris-directeur M.M. Kool, Dijkgraaf 1 Deze ruimte wordt niet door de opsteller gevuld maar is bestemd voor het besluit van het beslissingnemend orgaan
Pagina 3 van 5 TOELICHTING Aanleiding In de Algemeen Bestuur vergadering van 29-08-2009 is de startnotitie Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ( MVO ) vastgesteld en een krediet beschikbaar gesteld voor externe begeleiding en voor het uitwerken van drie MVO thema s in concrete actiepunten. Door het genomen besluit over de startnotie MVO heeft het waterschap Reest en Wieden aangegeven een voorbeeld functie te willen vervullen, de maatschappelijke ontwikkelingen te volgen, dat de kerntaken niet in gevaar mogen komen, en pilots te willen uitvoeren (binnen bekende risico s) maar binnen de kerntaken van het waterschap. Met het bureau Tebodin zijn de thema s Klimaat en Energie, Duurzaam inkopen en Aanbesteden en Bedrijfsvoering uitgewerkt. Ook zijn onze Stakeholders geconsulteerd door middel van een Stakeholder bijeenkomst. De stakeholders waren in dit geval gemeenten en bedrijfsleven. Uit de evaluatie bijeenkomst kwamen een aantal bruikbare MVO onderwerpen. Geconcludeerd is dat de drie MVO aspecten: People, Planet, en Profit tot de normale bedrijfsvoering behoren. Ook is aangegeven dat er tussen organisatie en bestuur afstemming dient plaats te vinden over welke onderwerpen van de MVO aspecten in een bepaalde periode extra aandacht krijgen. Daardoor kan er prioriteit aan deze thema s worden gegeven en kunnen daarvoor extra middelen worden ingezet. Dit bestuursvoorstel is daar de invulling van. Reden en doel van invoering MVO: Winst voor mens, maatschappij en milieu Het waterschap Reest en Wieden zorgt voor veiligheid, voldoende en schoon water in zijn gebied. Hierbij zijn aspecten als innovatie, empathie, kostenbewust zijn en duurzame ontwikkeling niet meer dan logisch. Een bijdrage leveren aan duurzame ontwikkelingen is van essentieel belang voor de toekomstbestendigheid van ons waterschap, maar ook voor onze omgeving (dichtbij en wereldwijd). Door bewust maatschappelijk verantwoord te ondernemen leveren wij hier een bijdrage aan. MVO gaat over het vinden van een organisatie-eigen balans tussen People, Planet en Profit aspecten. MVO voegt op verschillende vlakken waarde toe aan ons waterschap en de samenleving. Deze toegevoegde waarde kan tot uiting komen in kostenbesparing, een betere profilering van het waterschap, een beter milieu, klimaatbestendigheid en het feit dat medewerkers enthousiast en trots kunnen zijn dat ze bij het waterschap werken. Bovendien vervult het waterschap als publieke organisatie een voorbeeldfunctie. Enkele voorbeelden van hoe MVO zich kan uiten MVO ambities hebben vaak betrekking op de wijze waarop doelstellingen worden gehaald. Een voorbeeld is het personeelsbeheer. Het personeelsbeheer van het waterschap is geen onderdeel van een publieke taak, wel als het gaat om de wijze waarop het waterschap het personeelsbeheer uitvoert. Bijvoorbeeld het verhogen of verlengen van de inzetbaarheid van mensen door een vooruitstrevend gezondheidsbeleid te volgen. Een ander voorbeeld is dat de waterschappen tot 2013( brief min. Schultz, verruiming duurzame activiteiten) geen taak hebben in het recyclen van stoffen. Het waterschap deed het wel (denk aan het inzamelen van gebruikt papier) en doet ook aan terugwinnen van grondstoffen. Het eerste hergebruik van papier- wordt als vanzelfsprekend ervaren in Nederland. Als we echter het fosfaat of cellulose (toiletpapier) uit het afvalwater zouden terugwinnen, wordt het anders. Dat kan leiden tot terugwinnen van grondstoffen. Voorbereiding MVO traject bij het waterschap Reest en Wieden Met het bureau Tebodin is het MVO traject gegaan. In de bijlage is een concept intentieverklaring van het waterschap opgenomen. In de voorbereiding zijn door een ambtelijke werkgroep de onderstaande onderwerpen benoemd en besproken in themagroepen. 1. Duurzaam inkopen, 2. Klimaat en Energie, 3. Bedrijfsvoering.
Pagina 4 van 5 Het MVO beleidskader voor ons waterschap. Process People Planet Profit Sociaal beleid CO2 & Energie Ketenverantwoordelijkheid Burgerparticipatie Natuur & Milieu Duurzame Economie (Internationale) Samenwerking Water & Ruimte Innovatie Uit deze themabijeenkomsten zijn een hoeveelheid actiepunten benoemd die in het MVO vervolg door de organisatie op korte, middellange en lange termijn opgepakt kunnen worden. Een aantal zaken doen we al ( natuurlijk en van zelf ) Hoe zouden wij dat op kunnen pakken Ons waterschap Reest en Wieden heeft een werkwijze waarin medewerkers actief meedenken en meedoen. Oftewel de overtuiging is er dat de ontwikkelde normen en waarden aansluiten bij de praktijk van alle dag. Dat er een evenwicht is tussen top-down ( hiërarchische processen) en bottum-up processen( participatie). In het hiërarchische proces worden thema s voorgesteld en de bestuurlijke ambitie bevestigd in een reeks besluiten. In het participatie proces zal ambtelijk het bestuur beargumenteerd voeden Dit betekent in essentie dat invoering van MVO een ervaringstraject is en geen mechanisch toepassen. Consequentie is dat het tijd kost om te leren hoe je participatie stimuleert en leert hoe je participeert. Tot op heden is de participatie lijn gevolgd. Voorstel is wat goed gaat moet je vooral zo houden en door samen met het ( middle-) management en bestuur te werken aan hoe MVO in te voeren. De komende tijd zullen enkele MVO thema s actief opgepakt worden, de andere zullen volgen. Wij denken daarbij aan de volgende MVO thema s: 1. Afval verminderen, recyclen, terugwinnen, hergebruik grondstoffen (biogas, maaisel) 2. Participatie van onze klanten ( burgers, bedrijven, gemeenten) 4. Kostenbewust 5. Duurzaam inkopen 6. Klimaatneutraal 7. Goed personeelsbeleid (voor elke leeftijd fase en strategische personeelsplanning) 8. Kwaliteit van werken (asset management, lean management) 9. Educatie 10. Ontwikkelingssamenwerking Procesvoorstel: Een deel van de MVO activiteiten is inmiddels al standaard opgenomen in het normale werk ( en blijven we ook doen). Daarnaast is het van belang dat niet alles te gelijk kan worden opgepakt, redenen om te focussen op een aantal specifiek te kiezen thema s. Wij stellen voor om dat te doen op de tien MVO thema s Daarvan per twee jaar drie te benoemen, met expliciete aandacht ( naast normale zaken) en deze dan door het Dagelijks Bestuur in kader van Perspectief Nota expliciet benoemen, Uitwerking en invulling zal dan plaatsvinden in nadere afspraken tussen Dagelijks Bestuur en organisatie, Rapportage via Burap Het Dagelijks Bestuur stelt aan Algemeen Bestuur voor om met de MVO thema 1, 2 en 3 te starten.
Pagina 5 van 5 Voorgesteld wordt aan het Algemeen Bestuur om het Dagelijks Bestuur te mandateren om met de ambtelijke organisatie afspraken te maken over prioritering en volgorde van de op te pakken MVO speerpunt(en) in de komende twee jaar. De resultaten en effecten zullen in de bestuurrapportages worden opgenomen, zodat voor elke volgende periode met het Dagelijks Bestuur bepaald kan worden of er door wordt gegaan met gekozen MVO thema s of er nieuwe worden gekozen. Financiële consequenties implementatie De implementatie kosten bestaan uit leren met thema s om te gaan, dat moet resulteren in concrete voorstellen. Het is lastig in dit stadium te bepalen wat er nodig is. Mede afhankelijk van de te maken keuzes en prioriteit van speerpunt kan dat resulteren in een verschillende kosten opgave. Voor 2013 en 2014 zal van bestaande posten in de afdelingsbegroting worden uitgegaan. Als er keuze gemaakt zijn welke thema s er opgepakt gaan worden, kan in de aan te bieden perspectiefnota 2015-2019 budget worden opgenomen. Dit zal dan bij de behandeling worden beargumenteerd.