Dit document is automatisch gegenereerd. We raden u aan de handleiding online te raadplegen via www.sportlinkclub.nl/support.
1. Club.Boekhouding........................................................................................... 3 1.1 Aan de slag met Club.Boekhouding......................................................................... 4 1.1.1 Stap 1: Aanmaken boekjaren......................................................................... 5 1.1.2 Stap 2: Grootboekschema instellen.................................................................... 9 1.1.3 Stap 3: Grootboekrekeningen......................................................................... 15 1.1.4 Stap 4: Instellen dagboeken.......................................................................... 21 1.1.5 Stap 5: Instellen BTW-codes.......................................................................... 29 1.1.6 Stap 6: Invoeren beginbalans......................................................................... 33 1.1.7 Stap 7: Aanmaken debiteuren en crediteuren............................................................. 35 1.2 Invoeren journaalposten.................................................................................. 45 1.2.1 Invoeren facturen voor contributie...................................................................... 46 1.2.2 Invoeren van kas- en bankafschriften................................................................... 47 1.2.3 Invoeren inkoopfacturen............................................................................. 57 1.2.4 Invoeren stornering................................................................................. 60 1.2.5 Invoeren verkoopfacturen............................................................................ 62 1.3 Boekingen verwerken.................................................................................... 65 1.4 Schermrapporten Club.Boekhouding........................................................................ 68 1.4.1 Saldilijst debiteuren................................................................................. 69 1.4.2 Saldilijst crediteuren................................................................................ 72 1.4.3 Saldilijst debiteuren - crediteuren...................................................................... 73 1.4.4 Debiteurenkaart.................................................................................... 74 1.4.5 Crediteurenkaart................................................................................... 76 1.4.6 Grootboeksaldi.................................................................................... 77 1.4.7 Saldibalans....................................................................................... 78 1.5 Rapportages Club.Boekhouding............................................................................ 81 1.5.1 Grootboeksaldi rapportage........................................................................... 82 1.5.2 Saldibalans rapportage.............................................................................. 84 1.5.3 Balans rapportage.................................................................................. 86 1.5.4 Rapportage van de winst- en verliesrekening............................................................. 88 1.5.5 Btw overzicht rapportage............................................................................. 90
Club.Boekhouding Club.Boekhouding In de sport draait het om winst en verlies. Datzelfde geldt voor de boekhouding van uw sportvereniging. Een goede financiële administratie is dan ook van essentieel belang. Club.Boekhouding van Sportlink helpt uw vereniging daarbij. Op de website van Sportlink vindt u meer informatie over: De mogelijkheden van de Club.Boekhouding De tarieven van de Club.Boekhouding Het bestellen van de Club.Boekhouding Handleiding printen? De handleidingen van Club.Basis en de extra modules zijn hier volledig online te raadplegen. Mocht u het prettig vinden om de handleiding te printen dan is dat mogelijk. Klik hier om handleidingen te printen Club.Boekhouding Gebruikershandleiding Aan de slag met Club.Boekhouding Invoeren journaalposten Boekingen verwerken Vraag ons om hulp! Indien u in het Support Center niet de informatie kunt vinden waar u naar op zoek bent, dan staat u er niet alleen voor. Heeft u vragen, problemen of wensen m.b.t. de Sportlink Club producten, neem dan contact op met de Sportlink Servicedesk: Schermrapporten Club.Boekhouding Rapportages Club.Boekhouding Stuur ons een bericht via het Online Helpdesksysteem 088-7700500 - bereikbaar op werkdagen van 8.00-17.00 (lokaal tarief) Heeft u vragen over specifieke bondsregels, uw leden of competitie, neem dan contact op met uw bond. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 3
Aan de slag met Club.Boekhouding In dit onderdeel helpen wij u stap voor stap op weg met het inrichten van Club.Boekhouding voor uw vereniging. Wij adviseren u voor het inrichten van Club. Boekhouding de menu-items van boven naar beneden te volgen. U begint met het aanmaken van boekjaren en eindigt met het aanmaken van debiteuren en crediteuren. Door het in deze volgorde doorlopen van de verschillende stappen legt u de juiste basis voor het voeren van uw boekhouding voor nu en in de toekomst. Aan de slag met Club.Boekhoudin g Stap 1: Aanmaken boekjaren Stap 2: Grootboeksche ma instellen Stap 3: Grootboekreke ningen Stap 4: Instellen dagboeken Stap 5: Instellen BTW-codes Stap 6: Invoeren beginbalans Stap 7: Aanmaken debiteuren en crediteuren Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 4
Stap 1: Aanmaken boekjaren Bij de ingebruikname van het systeem is er altijd al één boekjaar gedefinieerd. Alleen de eerste keer dat het scherm geopend wordt, is het mogelijk om de standaardinstellingen om te zetten van kalenderjaar naar seizoen. De start- en einddatum van het seizoen kunnen elke datum zijn. Een nieuw boekjaar kan alleen worden aangemaakt als alle transacties in het huidige boekjaar zijn verwerkt. Aanmaken boekjaar Op deze pagina: Huidig boekjaar aanmaken Aanmaken volgend of voorafgaand boekjaar Huidig boekjaar aanmaken Om een boekjaar aan te maken, neemt u de volgende stappen: 1. Ga naar Contributie in het menu 2. Kies voor Instellingen 3. Vervolgens klikt u op Boekjaren Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 5
4. Dubbelklik op de regel, om de kalendergegevens te wijzigen Onderstaand scherm komt naar voren: 5. Pas de Omschrijving aan naar de gewenste omschrijving 6. Kies vervolgens de Ingangsdatum 7. Kies daarna de Einddatum 8. Zet een vinkje bij Huidige kalender Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 6
9. Klik op het Let op: Het wijzigen van de start- en einddatum is alleen mogelijk als er nog geen transacties op de tussenliggende datums zijn geboekt. Aanmaken volgend of voorafgaand boekjaar Het is mogelijk om zowel een volgend als een voorafgaand boekjaar te benoemen. Het voorafgaande boekjaar kan nodig zijn om: Bepaalde transacties in het vorige jaar te zetten Openstaande facturen met een factuurdatum in het vorige jaar te administreren die moeten terugkomen in de beginbalans van het huidige jaar 1. Klik op Onderstaand scherm komt naar voren: 2. Maak in de dropdown de keuze tussen Volgend- of Voorafgaand boekjaar 3. Klik op Na de keuze verschijnt het volgende scherm: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 7
Let op: Hier ziet u een viertal verschillende velden. Onderstaand een toelichting op de velden: Omschrijving: De omschrijving van een boekjaar is vrij in te vullen. Het is echter aan te raden om een omschrijving te kiezen die overeenstemt met het doel. Indien met seizoenen gewerkt wordt, geeft u bijvoorbeeld de volgende omschrijving: Seizoen 2011-2012. Werkt u met een kalenderjaar, dan kunt u voor de volgende omschrijving kiezen: Boekjaar 2012. Ingangsdatum: Deze kunt u niet aanpassen, omdat deze moet aansluiten bij de einddatum voor het voorafgaande jaar. Einddatum: Hier kunt u de einddatum van het boekjaar aangeven. Huidig kalender: Er kan maar één boekjaar als huidig worden aangeduid. Dit is straks van belang bij het invoeren van de gegevens. In alle schermen zal het huidige boekjaar als standaard waarde naar voren komen. 4. Vul de Omschrijving in 5. Vink Huidige Kalender aan indien van toepassing 6. Klik op het Onderstaande melding verschijnt: 7. Kies voor Ja Het nieuwe boekjaar wordt toegevoegd aan uw overzicht.. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 8
Stap 2: Grootboekschema instellen Het rekeningschema is de basis voor elk boekhoudsysteem. Het grootboekschema is van belang voor de wijze waarop grootboekrekeningen worden gegroepeerd in de overzichten. Afhankelijk van de omvang van een vereniging is het rekeningschema uitgebreid of minder uitgebreid. In de Boekhoudmodule zit een standaard schema waar u eenvoudig grootboekrekeningen uit verwijderd of grootboekrekeningen aan toevoegt. Zo is dit schema bruikbaar voor kleine, middelgrote en grote verenigingen. Grootboekschema aanmaken Om een grootboekschema aan te maken, neemt u de volgende stappen: 1. Kies voor Boekhouding in het menu Grootboekschem a instellen Op deze pagina: Grootboeksche ma aanmaken Verdichtingsco de verwijderen uit grootboeksche ma 2. Klik op Instellingen 3. Vervolgens kiest u voor Grootboekschema Onderstaand scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 9
In het linkerdeel van dit scherm zijn de rubrieken weergegeven. In totaal zijn er 10 rubrieken (0 t/m 9). De rubrieken kunt u naar eigen inzicht aanpassen. Voor het aanpassen van de rubrieken neemt u de volgende stappen: 4. Klik de betreffende rubriek aan 5. Verwijder de huidige naam 6. Vul de gewenste naam in In het rechterdeel van het scherm vindt u de verdichtingscodes. U voegt als volgt een verdichtingscode toe: 7. Klik op de Onderstaand scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 10
Let op: Hier kunt u een drietal velden invullen. Verdichtingscode: Hier kan een code van maximaal drie cijfers worden ingevuld. Om een goed overzicht over de indeling te houden is het systeem zodanig ingericht dat het eerste cijfer van de rubriekcodering voorgeschreven is. Omschrijving: Hier kan een willekeurige omschrijving worden gevuld. Activa of Passiva: Dit is een rapportagecode waarmee wordt bepaald aan welke zijde van de balans en winst- en verliesrekening de saldi op de verdichtingscodes worden getoond. 8. Vul de gewenste Verdichtingscode in 9. Vul de gewenste Omschrijving in 10. Maak de keuze tussen Activa of Passiva 11. Klik op De aangemaakte Verdichting verschijnt in het overzicht: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 11
12. Klik in het scherm nogmaals op het De gegevens worden opgeslagen. Verdichtingscode verwijderen uit grootboekschema Zolang er geen boekingen hebben plaatsgevonden op de onderliggende grootboekrekeningen kan een verdichtingscode worden verwijderd. Voor het verwijderen van een verdichtingscode neemt u de volgende stappen: 1. Kies voor Boekhouding in het menu 2. Klik op Instellingen 3. En vervolgens kiest u voor Grootboekschema Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 12
Onderstaand scherm verschijnt: 4. Selecteer de betreffende Verdichting Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 13
5. Klik op de De verdichting wordt verwijderd uit het overzicht. 6. Klik tot slot op De gegevens worden opgeslagen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 14
Stap 3: Grootboekrekeningen Grootboekrekeningen ophalen Wilt u het huidige grootboekrekeningen inzien of ophalen en vervolgens bewerken, dan neemt u de volgende stappen: 1. Kies voor Contributie in het menu 2. Klik op Instellingen 3. En kies vervolgens op Grootboekrekeningen Grootboekrekeni ngen Op deze pagina: Grootboekreke ningen ophalen Verwijderden van een grootboekreke ning Toevoegen van een grootboekreke ning Wijzigen grootboekreke ning Het overzicht van de gedefinieerde grootboekrekeningen verschijnt, zoals in onderstaand schema weergegeven: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 15
Verwijderden van een grootboekrekening Let op: Alleen in de onderstaande aangegeven situaties kunt u een grootboekrekening verwijderen: Zolang er geen boekingen gekoppeld zijn aan een grootboekrekening Er geen koppeling is met een dagboek Er geen koppeling is met een vaste rekening U verwijdert een grootboekrekening door de volgende stappen te nemen: 1. Selecteer de betreffende grootboekrekening in het overzicht 2. Klik op Onderstaande melding verschijnt. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 16
3. Kies voor Ja De grootboekrekening is uit het overzicht verwijderd. Toevoegen van een grootboekrekening Door onderstaande stappen te volgen kunt u een grootboekrekening toevoegen. 1. Klik op in het overzicht met uw grootboekrekeningen Onderstaand scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 17
Let op: Onderstaand worden de verschillende velden eerst toegelicht. Leest u deze beschrijvingen aandachtig door alvorens u de gegevens wijzigt. Rekeningnummer: Met het rekeningnummer wordt het grootboekrekeningnummer bedoeld. Deze moet verplicht ingevuld worden en mag maximaal uit vier cijfers bestaan. Er vindt automatisch een controle plaats op reeds bestaande nummers. Omschrijving: Ook het geven van een omschrijving is verplicht. Hier kan een willekeurige omschrijving worden ingevoerd. Balans of Resultatenrekening: Geef hier aan of het een balans of een resultatenrekening betreft. Dit kan niet gewijzigd worden als er boekingen aan de betreffende rekening zijn gekoppeld. Verdichting: Door middel van de dropdown list kan de bijbehorende verdichtingscode worden gekozen. Het koppelen van een verdichtingscode aan een grootboekrekening is verplicht. Hierdoor zorgt u ervoor dat de saldi van alle rekeningen aan de juiste zijde van de balans worden weergegeven. Bondsrekening: Is alleen van toepassing op KNVB verenigingen. Dit heeft betrekking op het financieel jaarverslag, dat elk jaar aan de KNVB moet worden aangeleverd. Bij overige verenigingen wordt dit veld niet getoond. 2. Vul het Rekeningnummer in 3. Vul de gewenste Omschrijving in 4. Maak een keuze uit de dropdown Balans of Resultatenrekening 5. Kies de gewenste Verdichtingscode 6. Klik op De grootboekrekening is aan het overzicht toegevoegd. Wijzigen grootboekrekening Door onderstaande stappen te volgen kunt u een grootboekrekening toevoegen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 18
1. Dubbelklik op de grootboekrekening die u wilt wijzigen Onderstaand scherm verschijnt: Let op: Onderstaand worden de verschillende velden eerst toegelicht. Leest u deze beschrijvingen aandachtig door alvorens u de gegevens wijzigt. Rekeningnummer: Met het rekeningnummer wordt het grootboekrekeningnummer bedoeld. De bijbehorende boekingen worden meegenomen. Houdt er rekening mee dat het rekeningschema een logische indeling (m.b.t. nummering) dient te behouden. Omschrijving: Hier kan de huidige omschrijving worden gewijzigd naar de gewenste omschrijving. Deze omschrijvingen komen terug in de kolommen bij de invoer van journaalposten. De benamingen dienen daarom duidelijk en zo kort mogelijk te zijn. Balans of Resultatenrekening: Als er boekingen aan de betreffende rekening zijn gekoppeld, dan kan dit niet meer worden gewijzigd. Dit zou het grootboek in onbalans kunnen brengen. Verdichting: Door middel van de dropdownlist kan de verdichtingscode gewijzigd worden. Bondsrekening: Is alleen van toepassing op KNVB verenigingen. Dit heeft betrekking op het financieel jaarverslag, dat elk jaar aan de KNVB moet worden aangeleverd. Bij overige verenigingen wordt dit veld niet getoond. 2. Wijzig de gegevens in de betreffende velden Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 19
3. Klik op De wijziging wordt doorgevoerd. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 20
Stap 4: Instellen dagboeken Alle wijzigingen in de boekhouding worden uitgevoerd door middel van boekingen. Voorbeelden van boekingen zijn inkoopfacturen, verkoopfacturen, giro- en bankafschriften en afschrijvingen. Boekingen vinden plaats in zogenaamde dagboeken. Een administratie kan een willekeurig aantal dagboeken omvatten, variërend van een stuk of vijf tot vele tientallen, zelfs honderden. In elk van de dagboeken vinden verwante boekingen plaats. Een dagboek maakt u op de volgende manier aan: 1. Kies voor Boekhouding in het menu 2. Klik op Instellingen 3. Kies voor Dagboeken Instellen dagboeken Op deze pagina: Aanmaken Dagboek Kas Boekstuknum mers en saldo wijzigen in Dagboek Kas Aanmaken Dagboek Bank Wijzigen Dagboek Bank Aanmaken Dagboek Inkopen Wijzigen Dagboek Inkopen Aanmaken Dagboek Verkopen Wijzigen Dagboek Verkopen Aanmaken Dagboek Memoriaal Wijzigen Dagboek Memoriaal Dagboek Contributie Wijzigen Dagboek Contributie Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 21
Onderstaand scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 22
Dit scherm heeft verschillende tabbladen. De verschillende tabbladen worden in onderstaande paragrafen toegelicht. Aanmaken Dagboek Kas Er moet minimaal één kasboek aanwezig zijn. Bij het aanmaken van een extra kasboek is de dagboekcode vrij in te geven. Het is verstandig om een simpele en logische code te hanteren. Bijvoorbeeld door alle kasboeken een nummer tussen de 10 en 19 te geven. Voor het aanmaken van een kasboek neemt u de volgende stappen: 1. Klik op het tabblad Dagboek kas 2. Klik op Het onderstaande scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 23
Let op: De in te vullen velden worden eerst toegelicht. Dagboekcode: Hier voert u een twee cijferige code in. Voor een tweede kasboek bijvoorbeeld code 11. Dagboeknaam: Hier voert u de naam van het kasboek in. Bijvoorbeeld Kasboek penningmeester. Type dagboek: Deze is reeds ingevuld door de keuze van het Tabblad kas en kan niet gewijzigd worden. Grootboek: Hiermee wordt een grootboekrekening toegewezen aan het dagboek. Een grootboekrekening kan maar één keer aan een dagboek worden toegewezen. Als u een tweede dagboek wilt aanmaken dient u eerst een extra grootboekrekening aan te maken. 3. Voer de gewenste Dagboekcode in 4. Vul de gewenste Dagboeknaam in 5. Maak een keuze uit de dropdown voor het juiste Grootboek 6. Klik op het 7. Klik op om de gegevens op te slaan Het dagboek wordt opgeslagen. Boekstuknummers en saldo wijzigen in Dagboek Kas Een boekstuknummer is een nummer waarop u een boeking heeft geboekt in uw boekhouding. Per boekjaar kan het eerstvolgende boekstuknummer worden ingegeven. Dit nummer moet echter wel hoger zijn dan het laatst gebruikte nummer. Per boekjaar kunt u een Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 24
nummerreeks definiëren.ook kunt u het huidige saldo van een boekstuknummer aanpassen. Om het boekstuknummer en het saldo te wijzigen neemt u de volgende stappen: 1. Dubbelklik op de regel van het boekjaar dat gewijzigd dient te worden Onderstaand scherm verschijnt: Let op: In dit scherm kunt u alleen de velden Eerstvolgende boekstuknummer en Huidige saldo wijzigen. 2. Vul het veld Eerstvolgend boekstuknr. in Tip: Hier vult u het startnummer in. Dit moet hoger zijn dan reeds uitgegeven nummers. Voor een duidelijke en herkenbare nummering adviseren wij om in het nummer het jaartal van het seizoen te verwerken. Bijvoorbeeld 1112001 - Boekstuknummer in het seizoen 2011/2012. Of bijvoorbeeld 120001 - Boekstuknummer in het jaar 2012. 3. Wijzig indien van toepassing het Saldo 4. Klik op 5. Klik op De gegevens worden opgeslagen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 25
Aanmaken Dagboek Bank Een dagboek maakt u op de volgende manier aan: 1. Kies voor Boekhouding in het menu 2. Klik op Instellingen 3. En kies voor Dagboeken Onderstaand scherm verschijnt: 4. Klik op het tabblad Dagboek Bank Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 26
Het aanmaken van het dagboek Bank kunt u vervolgens op dezelfde manier aanmaken als een Dagboek Kas. Er is echter één verschil. Bij een Dagboek Bank kan ook het bankrekeningnummer worden gedefinieerd waarvoor de afschriften verwerkt moeten worden. Er zijn verschillende type bankrekeningen: Bankrekening bestaande uit 9 cijfers die moet voldoen aan de zogenoemde 11- proef Girorekening bestaande uit maximaal 7 cijfers Spaarrekening bestaande uit 10 cijfers Tip: Gebruik voor het definiëren van het Dagboek Bank het nummer van de bankafschriften. Omdat bankafschriften worden doorgenummerd kan worden volstaan met een eenmalige instelling vanaf het eerste bankafschrift dat u gaat invoeren. Wijzigen Dagboek Bank Ook voor het wijzigen van het Dagboek Bank neemt u dezelfde stappen zoals beschreven bij het wijzigen Dagboek Kas. Let op: Een eenmaal gekoppelde (bank)rekening kan niet worden gewijzigd. Wel kan de dagboekcode en dagboekomschrijving worden aangepast. Heeft u de dagboekcode en dagboekomschrijving gewijzigd, klik dan op om de gegevens op te slaan. Aanmaken Dagboek Inkopen Het is niet mogelijk om een Dagboek Inkopen aan te maken. In de Boekhoudmodule is er reeds een Dagboek Inkoop aangemaakt. De rekening crediteuren (subadministratie) is dan ook al gekoppeld. Omdat het totaal aan openstaande posten en het totaal op de crediteurenrekening gelijk moeten zijn, kunnen er alleen boekingen op plaatsvinden die gerelateerd zijn aan de openstaande posten crediteuren. Wijzigen Dagboek Inkopen Wilt het Dagboek Inkopen wijzigen, dan kan dit alleen op de volgende punten: Dagboekcode Dagboeknaam Heeft u de Dagboekcode of Dagboeknaam gewijzigd, dan klikt u op om de gegevens op te slaan. Aanmaken Dagboek Verkopen Het is niet mogelijk om een Dagboek Verkopen aan te maken. In de Boekhoudmodule is er reeds een Dagboek Verkopen voorgedefinieerd. De rekening debiteuren (subadministratie) is dan ook al gekoppeld. Omdat het totaal aan openstaande posten en het totaal op deze debiteurenrekening gelijk moeten zijn, kunnen er alleen boekingen plaatsvinden die gerelateerd zijn aan openstaande posten debiteuren. Wijzigen Dagboek Verkopen Wilt het Dagboek Verkopen wijzigen, dan kan dit alleen op de volgende punten: Dagboekcode Dagboeknaam Heeft u de Dagboekcode of Dagboeknaam gewijzigd, dan klikt u op de om de gegevens op te slaan. Aanmaken Dagboek Memoriaal Het is niet mogelijk om een Dagboek Memoriaal aan te maken. In de Boekhoudmodule is reeds een Dagboek Memoriaal voorgedefinieerd. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 27
Wijzigen Dagboek Memoriaal Wilt het Dagboek Memoriaal wijzigen, dan kan dit alleen op de volgende punten: Dagboekcode Dagboeknaam Heeft u de Dagboekcode of Dagboeknaam gewijzigd, dan klikt u op de om de gegevens op te slaan. Dagboek Contributie Het Dagboek Contributie verdient meer toelichting. Wat het Dagboek Contributie bijzonder maakt, is het feit dat dit een tweede Dagboek Verkopen is. Bij het voorgedefinieerde Dagboek Contributie is ervoor gezorgd dat de rekening debiteuren-contributie (subadministratie) hieraan is gekoppeld. Het totaal aan openstaande posten contributies moet gelijk zijn aan het totaal op de rekening debiteuren- contributie. Daarom kunnen er alleen boekingen op plaatsvinden die gerelateerd zijn aan de subadministratie debiteuren-contributie. In het Dagboek Contributie kunnen de facturen niet handmatig worden ingeboekt. De facturen en de bijbehorende openstaande posten worden aangemaakt in de Contributiemodule. De Contributiemodule is een extra module in Sportlink Club. Wijzigen Dagboek Contributie Wilt het Dagboek Contributie wijzigen, dan kan dit alleen op de volgende punten: Dagboeknaam Heeft u de dagboeknaam gewijzigd, dan klikt u op om de gegevens op te slaan. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 28
Stap 5: Instellen BTW-codes Standaard is de Boekhoudmodule ingericht met de volgende BTW-codes: 0% 6% 21% Instellen btw codes Op deze pagina: Wijzigen BTW-code Om een BTW-code toe te voegen neemt u de volgende stappen: 1. Kies voor Boekhouding in het menu 2. Kies voor Instellingen 3. En klik op BTW instellingen Onderstaand scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 29
4. Klik op Onderstaand scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 30
Let op: Alvorens u de velden in dit scherm gaat invoeren adviseren wij u om onderstaande toelichting op de velden eerst goed door te lezen. BTW-code: Vul hier een zeer korte, maar duidelijke code in. Bijvoorbeeld '21% inclusief' verkorten naar '21% incl.' Percentage: Vul hier het percentage in dat je wilt gebruiken voor het boeken op de rekeningen BTW af te dragen of BTW te vorderen. Omschrijving: Vul hier een zeer korte duidelijke omschrijving in. Bijvoorbeeld 21% incl. of 21% excl. Inclusief: Wanneer u hier een vinkje plaatst, geeft u daadwerkelijk aan dat er gerekend moet worden vanuit bedragen waarin de BTW is opgenomen (inclusief). Het is niet voldoende om te volstaan met de naamgeving in- of exclusief, de berekening kijkt naar het betreffende vinkje. Rekening af te dragen: Vul hier de grootboekrekening in ( af te dragen btw op verkopen) waarop de betreffende BTW bedragen moeten worden geboekt. Het is gebruikelijk om voor het hoge en lage percentage een aparte grootboekrekening te hanteren. Rekening te vorderen: Vul hier de grootboekrekening in ( te vorderen btw op inkopen) waarop de betreffende BTW bedragen moeten worden geboekt. Het is gebruikelijk om voor het hoge en lage percentage een aparte grootboekrekening te gebruiken. Standaard BTW code inkoop en verkoop: Indien er veel met BTW wordt gewerkt is het handig om een standaardwaarde voor de BTW code te hanteren. Bijvoorbeeld als inkoopfacturen worden ingevoerd in het dagboek inkopen. Tip: Meestal wordt uitgegaan van de bruto factuurbedragen, dus inclusief BTW. Als de meest voorkomende BTW 6% is, dan kunt u de ' BTW-code 6% inclusief' aanmerken als standaardwaarde. 5. Vul de verschillende velden naar wens in 6. En klik op De BTW code is toegevoegd aan het overzicht. Wijzigen BTW-code U kunt een BTW-code wijzigen door de volgende stappen te nemen: 1. Dubbelklik op de BTW code die u wilt wijzigen Het volgende scherm verschijnt: 2. Pas de velden aan die u wilt wijzigen 3. Klik op De nieuwe gegevens worden opgeslagen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 31
Tip: Indien het BTW-percentage wijzigt, is het beter om een nieuwe BTW-code aan te maken. Meestal is het nodig om tijdens de overgangsperiode beide percentages te gebruiken. Indien er geen BTW wordt gebruikt, zet dan de standaardwaarde op 0%. En zet hierbij alle vinkjes aan. Indien de speciale kantineregeling van toepassing is, maak dan een aparte grootboekrekening aan en een BTW-code met een percentage van 12.3596 % (wordt weergegeven als 12,36%). De fiscus heeft gesteld dat bij de kantineregeling 11% over de omzet inclusief BTW moet worden afgedragen. Dit komt dus neer op 12,3596% over de netto omzet. Let op: Wijzigt u een BTW-code, verwijdert u dan de standaard meegeleverde code niet. Dit kan de werking van het systeem schaden. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 32
Stap 6: Invoeren beginbalans De beginbalans kan door middel van een dagboek worden aangemaakt. Dit heeft te maken met het feit dat bij het invoeren van de beginbalans geboekt moet kunnen worden op rekeningen waarop dit normaliter niet mogelijk is, zoals kas- en bankrekeningen die gekoppeld zijn aan dagboeken. De eindbalans van het voorgaande jaar is gelijk aan de beginbalans. Het resultaat van het voorgaande jaar dient te worden toegevoegd aan de reserves. De invoerprocedures zorgen voor een controle op de balans. Dat wil zeggen dat het totaal van de bedragen, ingevuld aan debetzijde, gelijk is aan het totaal bedrag aan de creditzijde. Gebruik voor het invoeren van de beginbalans altijd de eerste dag van het betreffende boekjaar waarvoor de beginbalans wordt ingevoerd. Om ervoor te zorgen dat de Contributiemodule kan samenwerken met de Boekhoudmodule moet een aantal gegevens, zoals de verplichte grootboekrekeningen en de openstaande posten, worden gekoppeld aan het grootboek. Let op: Het laatste punt is alleen van toepassing als u ook gebruik maakt van de Contrib utiemodule. Invoeren beginbalans Om de beginbalans te kunnen invoeren neemt u de volgende stappen: 1. Ga naar Boekhouding in het menu 2. Kies voor Instellingen 3. Klik vervolgens op Invoeren Beginbalans Onderstaand scherm verschijnt. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 33
4. Selecteer het betreffende boekjaar 5. Klik op Het volgende scherm verschijnt. 6. Klik op om een nieuwe grootboekrekening toe te voegen 7. Klik op om de gegevens op te slaan Indien gewenst kunt u een regel verwijderen door te klikken op. Let op: Bij de start van een nieuw boekjaar kan het vóórkomen dat er nog openstaande posten zijn die betrekking hebben op het vorige boekjaar. In dit geval voorziet het systeem erin dat er een voorafgaand boekjaar kan worden aangemaakt. Zie voor meer informatie Stap 1: Aanmaken boekjaren De betreffende facturen (inkoop- en verkoop) kunnen dan worden ingevoerd in het voorgaande jaar terwijl de tegenboeking op de juiste omzet- en/of kostenrekening kan worden geboekt. In de beginbalans van het huidige boekjaar komen deze omzet- en kostenrekeningen uiteraard niet terug. Het saldo van de op deze wijze ingevoerde debiteuren en crediteuren staat in de beginbalans op de rekening 'resultaat vorige jaar'. Facturen die betrekking hebben op het huidige boekjaar voert u in via 'dagboek crediteuren en/ of debiteuren'. De overige balansposten kunnen via beginbalans invoeren worden ingebracht. Waarbij het tevens mogelijk is om (bij wijze van uitzondering) te boeken op de kas- en bankrekeningen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 34
Stap 7: Aanmaken debiteuren en crediteuren Debiteur of crediteur aanmaken Om een debiteur of een crediteur aan te maken in de Boekhoudmodule neemt u de volgende stappen: 1. Klik op Organisaties in het menu 2. Kies voor Nieuwe Organisatie Onderstaand scherm verschijnt: Beheer uw commissies Op deze pagina: Debiteur of crediteur aanmaken Meerdere adressen koppelen aan een debiteur of crediteur Contactpersoo n toevoegen aan een debiteur of crediteur Contactpersoo n wijzigen Let op: Onderstaand worden de in te vullen velden eerst toegelicht. Naam: Vul hier de volledige naam in van de organisatie. Zoeknaam: Hier kunt u bijvoorbeeld een verkorte- of zoeknaam ingeven. BTW nummer: Sinds 1 januari 2004 is het verplicht om het BTW nummer van een debiteur op facturen af te drukken. De informatie in dit veld geldt ter ondersteuning van eventuele facturen die bijvoorbeeld voor sponsoren worden aangemaakt. KvK nummer: Hier kan het nummer waaronder de organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel worden ingegeven. Rechtsvorm: In dit dropdown menu kunt u aangeven welke vorm de rechtspersoon heeft. Branche: Dit is de lijst met branches zoals de Kamer van Koophandel hanteert. Deze codering kan worden gebruikt om organisaties te categoriseren. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 35
Debiteur/ crediteur: Hier maakt u de keuze of de organisatie een debiteur en/of crediteur is. Adresgegevens: Vul hier het adres in dat als voornaamste naar voren moet komen. Voor een adres in Nederland is het in de meeste gevallen voldoende om postcode en huisnummer in te voeren. Het systeem zal dan zelf (mits de combinatie in de postcodetabel bestaat) automatisch de straatnaam en de plaats invullen. Contactgegevens: Hier kunnen de primaire contactgegevens van de organisatie ingevuld worden. Voer vervolgens de volgende handelingen uit: 3. Vul de betreffende velden in 4. Klik vervolgens op U heeft een debiteur en/of crediteur aangemaakt. Onderstaand scherm verschijnt: 5. Klik op het Tabblad Financieel Onderstaand scherm wordt getoond: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 36
Let op: Onderstaand vindt u een toelichting op de velden die u dient in te vullen. Rekeningtype: Door middel van de dropdown kunt u aangeven of het een bank- of girorekening betreft.ook kunt u kiezen voor het IBAN-rekeningnummer. Rekeningnummer: Vul hier het rekeningnummer van de betreffende debiteur of crediteur in. Debiteur/Crediteur: Hier kan worden aangegeven of het een crediteur, debiteur of beiden betreft. Betaalwijze: Hier kan de betaalwijze van de debiteur worden vermeld. Inkoop- en verkoopfacturen: In deze tabbladen komen de facturen naar voren die geboekt worden in het 'dagboek verkopen' en het 'dagboek inkopen'. 6. Vul de betreffende velden in 7. Klik vervolgens op De gegevens worden opgeslagen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 37
Meerdere adressen koppelen aan een debiteur of crediteur U heeft de mogelijkheid om meerdere adressen te koppelen aan uw debiteur of crediteur. 1. Klik op het Tabblad Adressen in het scherm Onderstaand scherm komt naar voren: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 38
Hier kunt u eventuele extra adressen van de debiteur of crediteur aanmaken. U neemt hiervoor de volgende stappen: 2. Klik op Het volgende scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 39
3. Vul de velden in het scherm in Tip: Zet alleen een vinkje bij Standaardadres? indien het adres dat u toevoegt het adres is dat altijd getoond moet worden. 4. Klik op Het nieuwe adres wordt toegevoegd aan het adressenoverzicht van de organisatie (debiteur/ crediteur). Zie onderstaand scherm: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 40
Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 41
Contactpersoon toevoegen aan een debiteur of crediteur U kunt meerdere contactpersonen toevoegen per debiteur of crediteur. U neemt hiervoor de volgende stappen: 1. Klik op het Tabblad Contactpersonen Onderstaand scherm komt naar voren: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 42
2. Klik op Onderstaand scherm verschijnt: U kunt alleen een contactpersoon die in uw relatiebestand staat toevoegen: 3. Vul minimaal de eerste letter van de achternaam in 4. Druk op TAB Vervolgens worden de gevonden relaties getoond in de dropdown Persoon. 5. Maak de keuze in de dropdown 6. Vul het veld Functie in 7. Vul indien van toepassing het veld Opmerkingen in 8. Klik tot slot op De gegevens worden toegevoegd aan de contactpersoon. Tip: U kunt met en kolommen toevoegen en opslaan. Zo kunt u voor de historie bijvoorbeeld de 'datum vanaf' en 'datum t/m' toevoegen. 9. Klik tot slot op De contactpersoon is toegevoegd en opgeslagen. Contactpersoon wijzigen Wilt u gegevens van de contactpersoon wijzigen, dan neemt u de volgende stappen: 1. Dubbelklik op de contactpersoon die u heeft aangemaakt Onderstaand scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 43
2. Wijzig de Functie of voeg een Opmerking toe 3. Klik op De gegevens van de contactpersoon zijn gewijzigd. 4. Klik op De gegevens worden opgeslagen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 44
Invoeren journaalposten Met behulp van de Boekhoudmodule kunt u verschillende journaalposten invoeren. Facturen die betrekking hebben op debiteuren en crediteuren dienen in de subadministratie te worden ingevoerd. Hiervoor kunt u gebruik maken van het Dagboek inkopen en het Dagboek verkopen. Hiernaast wordt uitgeleg gegeven over hoe u in uw boekhouding Storneringen vastlegt. Als sportvereniging is het ook van groot belang om alle kas- en bankafschriften te administreren. Zo heeft u altijd en overal inzichtelijk wat de stand van zaken is. Hiernaast ziet u het overzicht van de handleidingen die wij bieden op het gebied van de invoer van journaalposten. Invoeren journaalposten Invoeren facturen voor contributie Invoeren van kas- en bankafschriften Invoeren inkoopfacturen Invoeren stornering Invoeren verkoopfacture n Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 45
Invoeren facturen voor contributie Facturen voor de contributie worden automatisch aangemaakt in de Contributiemodule en verschijnen vervolgens automatisch bij de openstaande posten in de Boekhoudmodule. Het is dus niet noodzakelijk om de facturen voor contributie handmatig in te voeren in de Boekhoudmodule. Op de pagina Contributie-facturering leest u hoe u facturen voor contributie kunt registreren. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 46
Invoeren van kas- en bankafschriften Op deze pagina leest u hoe u kas- en bankafschriften in Sportlink Club kunt invoeren. De stappen voor het invoeren van bankafschriften en kasafschriften zijn praktisch gelijk. Hieronder wordt beschreven hoe u bankafschriften kunt invoeren. 1. Ga naar Boekhouding 2. Kies voor Dagboeken 3. Klik op Bank Let op: Zodra u kasafschriften wilt invoeren, kiest u bij stap 3 voor Kas Invoeren kas- en bankafschriften Op deze pagina: Invoeren nieuw bankafschrift Wijzigen ingevoerde kas- en bankafschriften Afletteren facturen Het volgende scherm wordt geopend: In het bovenstaande scherm kan een nieuw bankafschrift worden ingevoerd of eerder ingevoerd boekafschrift worden gewijzigd. Om een eerder ingevoerd bankafschrift te vinden zijn er twee mogelijkheden. Het bladeren met behulp van de bladerfunctie links bovenin of door het ingeven van de een boekstuknummer. Invoeren nieuw bankafschrift Onderstaand worden de verschillende velden toegelicht: Veld Boekjaar Omschrijving Indien er meerder boekjaren zijn gedefinieerd kan hier het boekjaar worden gekozen waarbinnen het bankafschrift moet vallen. Standaard wordt hier het boekjaar getoond dat als huidig boekjaar bij de instellingen is gedefinieerd. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 47
Dagboek Voor elke bankrekening kan de instellingen een dagboek bank worden aangemaakt. Kies hier het dagboek dat behoort bij het rekeningnummer vermeld op het bankafschrift. Datum Boekstuk Boekstuknummer Beginsaldo en Eindsaldo Vul hier de datum in die op het bankafschrift staat. Er vindt een controle plaats of de datum wel binnen het gekozen boekjaar valt. Het nieuwe boekstuknummer wordt automatisch bepaald aan de hand van het laatst gebruikte boekstuknummer. Er kan ook gekozen worden om zelf een boekstuknummer in te voeren. Er wordt dan wel gecontroleerd of dit nummer niet al eerder in gebruikt. Het is goed gebruik het boekstuknummer gelijk te laten lopen met het nummer van het bankafschrift voorafgegaan door het dagboeknummer. Bij instellingen kan de nummerreeks worden aangepast. Op het bankafschrift staat altijd een beginsaldo dit is gelijk aan het eindsaldo van het vorige afschrift en een nieuw eindsaldo. Dit eindsaldo wordt telkens bij de betreffende dagboekdefinitie onder instellingen opgeslagen, maar kan te allen tijde worden aangepast. Het wordt louter gebruikt als controle op een volledige invoer. Bij negatieve bedragen moet een minteken voor het bedrag worden ingevuld. Indien het eindsaldo niet wordt ingevuld, zal na het invoeren van de detailregels een sommatie worden gemaakt en wordt gevraagd om het berekende eindsaldo over te nemen. In dat geval is er dus een minder strikte controle op de ingevoerde bedragen bij de detailregels. Nog te boeken Totaalbedrag ontvangen Totaalbedrag uitgegeven Wordt automatisch berekend en ingevuld. Wordt automatisch berekend en ingevuld. Wordt automatisch berekend en ingevuld. 1. Klik op of op de toets INSERT Het scherm Nieuw boekstuk wordt aangevuld met een detail- c.q. boekingsregel Tip: Het invoeren van boekingsregels kan aanmerkelijk worden versneld door gebruik te maken van de toetsen in plaats van de muis. Hierbij hebben de toetsen de volgende functies: INSERT (i.p.v. ) voeg een nieuwe regel in TAB - sluit de invoer af en ga naar het volgende veld of een selectiescherm indien een gedeelte van bijvoorbeeld en rekeningnummer of rekening omschrijving is ingevoerd. TAB voor het kiezen van een selectie uit een dropdown RETURN (i.p.v. voor het invoegen van een selectie uit een dropdown 2. Vul de gewenste Grootboekrekening in Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 48
of Tip: Om de invoer en het zoeken naar een grootboekrekening te versnellen kan een gedeelte van het nummer of een omschrijving worden ingegeven. In beide gevallen wordt dan een dropdown getoond. 3. Selecteer het grootboek of 4. Klik op Na de selectie wordt de grootboekrekening ingevuld en gaat de cursor naar het volgende veld. Hierbij worden de velden die niet relevant zijn voor de invoer, bijvoorbeeld Relatie is niet van toepassing bij een kostenrekening, overgeslagen. Veld Datum Omschrijving Voor hier de valutadatum van de regel op het bankafschrift. Deze datum moet binnen het gebruikte boekjaar liggen. Maar is verder niet relevant. Alle boekingen krijgen het stempel van de boekstukdatum. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 49
Grootboek-rekening Over algemeen zal hier een kostenrekening worden gebruikt. Maar er kunnen ook balansrekening worden geselecteerd als bedragen bijvoorbeeld op een tussenrekening of overlopende posten moeten worden geboekt. Als er een rekening wordt gekozen die is gekoppeld aan een sub administratie (debiteuren-contributie, debiteuren of crediteuren) dienen er een facturen bij gezocht te worden die worden afgeletterd aan de hand van een ontvangst of een betaling. (Zie hieronder bij Aflletteren ). BTW code Omschrijving Indien er geen sprake is van BTW plicht zal hier een BTW code ingevoerd moeten worden. De BTW boeking wordt automatisch aangemaakt aan de hand van de gekozen code. De bedragen zijn altijd inclusief BTW, daarom kan alleen gekozen worden uit codes met de indicatie Inclusief. Als er geen BTW plicht is, zorg dan dat bij de BTW instellingen de code voor 0% de indicatie Inclusief krijgt. In dat geval wordt standaard de BTW op 0% gezet. Voer hier een naar keuze een omschrijving in. Omdat het vaak voorkomt dat de omschrijving voor een serie boekingen identiek is, wordt de omschrijving van de vorige regel overgenomen. Deze kan uiteraard wel worden aangepast. Status De status kolom geeft aan of het een nieuwe, gewijzigde of een verwerkte regel betreft. U heeft de mogelijkheid om meerdere regels toe te voegen. Neem hiervoor de volgende stappen. 7. Klik op of INSERT op uw toetsenbord 8. Klik op om de gegevens op te slaan Nieuw boekstuk Nadat het boekstuk is opgeslagen verschijnt boven in het scherm een knop Nieuw Boekstuk. Het is niet noodzakelijk om het scherm te verlaten om een nieuw boekstuk in te voeren. Wijzigen ingevoerde kas- en bankafschriften Naast het invoeren van afschriften is het ook mogelijk om deze te wijzigen. Neem de volgende stappen om een wijziging door te voeren. 1. Ga naar Boekhouding 2. Selecteer Dagboeken 3. Klik op Wijzigen boekingen U kunt ook vanuit de invoerfunctie het betreffende boekstuk dat u wilt wijzigen opzoeken. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 50
Het volgende scherm wordt getoond 4. Selecteer Kas of Bank 5. Klik op Het volgende scherm verschijnt. 5. Dubbelklik op het boekstuk dat u wilt wijzigen Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 51
De volgende gegevens kunnen gewijzigd worden. Datum boekstuk Deze datum dient altijd binnen het gebruikte Boekjaar te vallen en mag niet vroeger zijn dan een datum van de afgeletterde facturen die dit boekstuk voorkomen om te voorkomen dat de sub administratie niet meer aansluit bij het grootboek, dat wil zeggen dat het totaalbedr van de openstaande posten gelijk moet zijn aan het corresponderende bedrag in de balans van het grootboek. Boekstuknummer Het boekstuknummer mag worden aangepast, mits het geen reeds gebruikt boekstuknummer betreft anders verschijnt de melding. Begin- en eindsaldo Deze bedragen kunnen worden aangepast, maar wees er van bewust dat begin en eindsaldo niet meer logisch aansluiten ten opzichte v de voorgaande en volgende Boekstukken. Vervolgens kunt u ook de detailregels van een boekstuk wijzigen. Groen De groene regels kunt u wijzigen door dubbel te klikken op de regel. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 52
Roze De roze gekleurde regels kunnen alleen worden aangepast door deze te verwijderen en opnieuw toe te voegen 1. Selecteer de regel 2. Klik op 3. Klik op om nieuwe regel toe te voegen In de nieuwe regel kunt u de correcte boeking toevoegen. Bovenstaand verschil zit in de onderliggende boeking van de openstaande post. De openstaande post dient eerst verwijderd te worden, voordat er gewijzigde boeking kan worden toegevoegd. 8. Klik op om de wijzigingen op te slaan Afletteren facturen Neem hiervoor de volgende stappen om facturen af te letteren. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 53
1. Ga naar Boekhouding 2. Kies voor Dagboeken 3. En tot slot Bank Onderstaand scherm verschijnt. 4. Klik op 5. Vul bij Grootboekrekening 510 in 6. Toets op TAB op uw toetsenbord Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 54
De Grootboekrekening 0510-Debiteuren contributie verschijnt. Ook het icoon Openstaande posten wordt weergegeven. 7. Klik op Het volgende scherm wordt geopend. Hier heeft u meerdere opties om te zoeken naar de gewenste facturen. Indien u bij Automatische incasso het vinkje aanzet, verschijnen bij deze zoekopdracht alleen de Automatische incasso's. Alle facturen in de run kunnen dan automatisch op betaald worden. 8. Vul de voor u benodigde zoekcriteria in 9. Klik op De zoekresultaten verschijnen. Wanneer de facturen gevonden zijn kunnen deze worden afgevinkt en op betaald gezet worden. 10. Vink in de kolom Volledig bet. de facturen aan die afgeletterd kunnen worden Tip: Wilt u alle facturen als Volledig betaald afletteren? Zodra u met de rechtermuisknop op de kolom Volledig bet klikt, kunt u kiezen voor Selecteer alles waardoor alle facturen worden aangevinkt als Volledig betaald. U kunt ook een deelbetaling in voeren. Neem hiervoor de volgende stappen 11. Vul het deelbedrag in In dat geval wordt gevraagd om het restant van de openstaande post naar de verschillen te boeken of nog te betalen restant te laten staan. 12. Klik Ja Tip: Met de knop kunt u de door u geselecteerde factuurdetails inzien Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 55
13. Klik op De betaling is nu verwerkt. Het volgende scherm verschijnt. 14. Klik op Het volgende scherm verschijnt: 15. Klik op Ja De door u geselecteerde facturen zijn nu afgeletterd. Let op: Alleen openstaande posten waarvan de boekstukdatum bij het invoeren van de betreffende factuur vóór de boekstukdatum van het bankafschrijft ligt, komen naar voren om af te letteren. Dit om te voorkomen dat er een onbalans ontstaat met het openstaande posten overzicht en de balansrekening van de sub administratie. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 56
Invoeren inkoopfacturen U heeft met de Boekhoudmodule de mogelijkheid om inkoopfacturen in te voeren. Voor het invoeren van inkoopfacturen neemt u de volgende stappen: 1. Ga naar Boekhouding 2. Kies voor Dagboeken 3. Kies voor Inkopen Het volgende scherm wordt geopend: In het bovenstaande scherm kan een nieuw bankafschrift worden ingevoerd of eerder ingevoerd boekafschrift worden gewijzigd. Om een eerder ingevoerd bankafschrift te vinden zijn er twee mogelijkheden. Het bladeren met behulp van de bladerfunctie links bovenin of door het ingeven van de een boekstuknummer. Tip: Met de TAB en SHIFT + TAB toetsen op uw toetsenbord gaat u respectievelijk naar het volgende of vorige veld om gegevens in te voeren. 4. Vul de benodigde velden in Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 57
Hieronder vindt u een beschrijving van de velden die u hierboven in de afbeelding ziet. Boekjaar Datum Boekstuk Crediteur Factuurdatum Referentie Totaalbedrag factuur Totaalbedrag regels Nog te boeken Hier kunt u het boekjaar kiezen waarin de inkoopfactuur geboekt wordt Gebruik hier de datum waarop de uitgave geboekt moet worden. Deze kan en mag afwijken van de datum van de factuur Geef hier aan op welke crediteur de inkoopfactuur betrekking heeft. Het invullen van één of meerdere letters gevolgd door de TAB toets op uw toetsenbord is voldoende om alle crediteuren te tonen die aan het zoekcriterium voldoen Voer hier de datum in die op de factuur vermeld staat Geef hier een korte omschrijving van de factuur Vul hier het totale factuurbedrag in, inclusief BTW Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van de hierna ingevulde factuurregels Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van de hierna ingevulde factuurregels 5. Klik op De eerste factuurregel wordt aangemaakt, zoals weergegeven in onderstaande afbeelding: 6. Vul de Grootboekrekening in Tip: Zodra u één of meerdere kenmerken (cijfers of letters) van de grootboekrekening intoetst en vervolgens op de TAB toets drukt, verschijnen de grootboekrekeningen met deze kenmerken. Uit deze lijst met grootboekrekeningen kunt u uw keuze maken. 7. Vul indien nodig bij Bedrag het bedrag in Let op: Zodra de factuur maar uit één regel bestaat, staat bij Bedrag en BTW-bedrag al direct het juiste bedrag genoteerd. 8. Vul bij BTW-code indien nodig het juiste BTW-percentage in Het BTW-bedrag wordt automatisch ingevuld zodra u het Bedrag en de BTW-code heeft ingevoerd. 9. Vul de Omschrijving in Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 58
Zodra u alle factuurregels juist heeft ingevuld neemt u de volgende stap: 10. Klik op De inkoopfactuur is nu opgeslagen. Let op: Zodra het nog te boeken bedrag niet op 0,- staat, dan krijgt u bij het opslaan van de inkoopfactuur (stap 10) de volgende melding: Klikt u op Ja, dan worden de door u ingevoerde inkoopfacturen verwerkt in de boekhouding. Klikt u op Nee, dan kunt u de factuurregels handmatig aanpassen. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 59
Invoeren stornering Bedragen die namens uw vereniging automatisch geïncasseerd zijn, kunnen binnen een termijn van een aantal weken worden teruggedraaid. Voor het storneren van een factuur neemt u de volgende stappen: 1. Ga naar Boekhouding 2. Klik op Dagboeken 3. Klik op Bank Het volgende scherm wordt geopend: 4. Klik op 5. Vul bij Grootboekrekening in: Debiteuren contributie 6. Klik op Het volgende scherm wordt geopend: 7. Vul een deel van de Achternaam, Rekening of Factuurnummer in Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 60
8. Klik op De reeds afgeletterde facturen verschijnen. 9. Selecteer de factuur die gestorneerd moet worden 10. Klik op 11. Klik op De gestorneerde factuur staat nu weer als openstaande post geregistreerd. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 61
Invoeren verkoopfacturen U heeft met de Boekhoudmodule de mogelijkheid om verkoopfacturen in te voeren. Voor het invoeren van verkoopfacturen neemt u de volgende stappen. 1. Ga naar Boekhouding 2. Kies voor Dagboeken 3. Kies voor Verkopen Het volgende scherm wordt geopend: In het bovenstaande scherm kan een nieuw bankafschrift worden ingevoerd of eerder ingevoerd boekafschrift worden gewijzigd. Om een eerder ingevoerd bankafschrift te vinden zijn er twee mogelijkheden. Het bladeren met behulp van de bladerfunctie links bovenin of door het ingeven van de een boekstuknummer. Tip: Maak voor het gemak gebruik van de TAB en SHIFT + TAB toets op uw toetsenbord. Met TAB en SHIFT + TAB gaat u respectievelijk naar het volgende of vorige veld om gegevens in te voeren. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 62
4. Vul de benodigde velden in Hieronder vindt u een beschrijving van de velden die u hierboven in de afbeelding ziet. Veld Boekjaar Datum Boekstuk Debiteur Factuurdatum Referentie Totaalbedrag Totaalbedrag regels Verschil Omschrijving Hier kunt u het boekjaar kiezen waarin de inkoopfactuur geboekt wordt Gebruik hier de datum waarop de uitgaven geboekt moeten worden. Deze kan en mag afwijken van de datum van de factuur Hier vult u de betreffende debiteur in. Het invullen van één of meerdere letters gevolgd door de TAB toets op uw toetsenbord is voldoende om alle debiteuren te tonen die aan het zoekcriterium voldoen Voer hier de datum in die op de factuur vermeld staat Geef hier een korte omschrijving van de factuur Geef hier het totaal te ontvangen bedrag weer, inclusief BTW Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van de factuurregels. Deze factuurregels worden vanaf stap 6 ingevuld. Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van de factuurregels. Deze factuurregels worden vanaf stap 6 ingevuld. 5. Klik op De eerste factuurregel wordt aangemaakt, zoals weergegeven in onderstaande afbeelding: 6. Vul de Grootboekrekening in Tip: Zodra u één of meerdere kenmerken (cijfers of letters) van de grootboekrekening intoetst en vervolgens op TAB drukt, verschijnen de grootboekrekeningen met de door u ingevoerde kenmerken. Uit deze lijst met grootboekrekeningen kunt u uw keuze maken. 7. Vul indien nodig bij Bedrag het bedrag in Let op: Zodra de factuur maar uit één regel bestaat, staat bij Bedrag en BTW-bedrag al direct het juiste bedrag genoteerd. 8. Vul bij BTW-code, indien nodig, het juiste BTW-percentage in Het BTW-bedrag wordt automatisch ingevuld zodra u het Bedrag en de BTW-code heeft ingevoerd. 9. Vul de Omschrijving in Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 63
Zodra u alle factuurregels juist heeft ingevuld neemt u de volgende stap: 10. Klik op De verkoopfactuur is nu opgeslagen. Let op: Zodra het Verschil niet op 0,- staat, dan krijgt u bij het opslaan van de verkoopfactuur (stap 10) de volgende melding: Klikt u op Ja, dan worden de door u ingevoerde verkoopfacturen verwerkt in de boekhouding. Klikt u op, dan kunt u de factuurregels handmatig aanpassen waarna u weer op kunt klikken om de verkoopfactuur op te Nee slaan. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 64
Boekingen verwerken U bepaalt zelf het moment waarop u de boekingen definitief wilt verwerken. Dit doet u door een datumrange op te geven binnen een boekjaar. Het definitief verwerken van de boekingen heeft tot gevolg dat deze niet meer gecorrigeerd kunnen worden, anders dan door middel van een memoriaalboeking. Zolang de boekingen niet verwerkt worden is het niet mogelijk om een definitieve balans en een definitief winst- en verliesoverzicht op te maken. Om de boekingen te verwerken neemt u de volgende stappen: 1. Ga naar Boekhouding in het menu 2. Kies voor Boekingen verwerken 3. Klik op Nieuwe verwerkingsrun Onderstaand scherm verschijnt: Let op: De verschillende velden in dit scherm worden onderstaand toegelicht: Boekjaar: Hier kiest u het boekjaar waarin de boekstukken voorkomen die u wilt verwerken. Datum boekstuk v/a en Datum boekstuk t/m: Hier geeft u de datumrange op van de te verwerken boekstuknummers. Dagboek: Hier selecteert u de te verwerken dagboeken door middel van de Ctrl toets. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 65
U kunt alle boekingen tegelijk verwerken, maar zorgt u ervoor dat er nooit meer dan 5.000 tot maximaal 10.000 boekingen (afhankelijk van het geheugen van uw PC) verwerkt gaan worden. Door per boekstuk en/of een kleine datumrange te kiezen kunt u dit aantal beïnvloeden. 4. Vul de verschillende velden in 5. Klik op Onderstaand scherm verschijnt: Hier worden de te verwerken boekingen weergegeven. 6. Controleer of alle boekingen juist en volledig zijn Wilt u de datumrange of de geselecteerde dagboeken wijzigen, dan neemt u de volgende stappen: 7. Klik op 8. Wijzig de datumrange of de geselecteerde dagboeken 9. Klik vervolgens op 10. Controleer nogmaals of alle boekingen juist en volledig zijn 11. Klik nogmaals op Onderstaande melding wordt getoond: 12. Kies voor Ja Onderstaand scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 66
Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 67
Schermrapporten Club.Boekhouding Praktisch alle informatie is opvraagbaar in Club. Boekhouding. In dit onderdeel worden de schermrapporten die u kunt opvragen behandeld. Saldilijst debiteuren Saldilijst crediteuren Saldilijst debiteuren-crediteuren Debiteurenkaart Crediteurenkaart Grootboeksaldi Klik in het menu rechts op één van de beschikbare schermrapporten voor meer informatie over hoe u deze rapporten kunt opvragen. Schermrapporten Saldilijst debiteuren Saldilijst crediteuren Saldilijst debiteuren - crediteuren Debiteurenkaar t Crediteurenkaa rt Grootboeksaldi Saldibalans Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 68
Saldilijst debiteuren Om de saldilijst debiteuren op te vragen, neemt u de volgende stappen: 1. Kies voor Boekhouding in het menu 2. Klik op Saldilijst/openstaande posten 3. Kies vervolgens voor Saldilijst debiteuren Onderstaand scherm verschijnt: 4. Vul in het veld Datum boekstuk t/m de peildatum in 5. Indien gewenst plaats een vinkje bij Inclusief betaalde facturen Tip: Omdat u de peildatum zelf kunt bepalen is het mogelijk om op elk moment te bepalen wat het openstaande bedrag aan debiteuren is. Dit is vooral nuttig om de controle uit te kunnen voeren per einde van ieder boekjaar. 6. Klik op Onderstaand scherm verschijnt: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 69
6. Dubbelklik op een rij voor details De details van de openstaande post worden getoond, zoals onderstaand scherm laat zien: Indien u rekeningen wilt exporteren naar Excel dan neemt u de volgende stap: 7. Klik op Onderstaand scherm komt naar voren: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 70
Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 71
Saldilijst crediteuren U neemt de volgende stappen om de saldilijst crediteuren op te vragen: 1. Kies in het menu voor Boekhouding 2. Klik op Saldilijst/openstaande posten 3. Kies vervolgens voor Saldilijst crediteuren Onderstaand scherm verschijnt: U neemt vervolgens dezelfde stappen als bij het opvragen van het schermrapport Saldilijst debiteuren. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 72
Saldilijst debiteuren - crediteuren Voor het opvragen van dit schermrapport volgt u de volgende stappen: 1. Kies in het menu voor Boekhouding 2. Klik op Saldilijst/openstaande posten 3. Kies vervolgens voor Saldilijst contributieleden Onderstaand scherm verschijnt: U neemt vervolgens dezelfde stappen als bij het opvragen van het schermrapport Saldilijst debiteuren. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 73
Debiteurenkaart Het verloop van facturen en betalingen kan gevolgd worden via de debiteurenkaart. Dit is een overzicht per debiteur. 1. Kies in het menu voor Boekhouding 2. Klik op Debiteuren/crediteurenkaarten 3. Kies vervolgens voor Debiteurenkaart Onderstaand scherm verschijnt: 4. Vul de naam van de Debiteur in 5. Kies het Boekjaar 6. Klik op Onderstaand scherm wordt getoond: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 74
7. Klik op Er wordt een PDFbestand gemaakt van de Debiteurenkaart. 8. Of klik op De rekeningen worden geëxporteerd naar Excel. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 75
Crediteurenkaart Het verloop van facturen en betalingen kan gevolgd worden via de crediteurenkaart. Dit is een overzicht per crediteur. 1. Kies in het menu voor Boekhouding 2. Klik op Debiteuren/crediteurenkaarten 3. Kies voor Crediteurenkaart Onderstaand scherm verschijnt: U neemt vervolgens dezelfde stappen als bij het opvragen van het schermrapport Debiteurenkaart. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 76
Grootboeksaldi Op dezelfde wijze als bij de debiteuren- en crediteurenkaarten kan er van iedere grootboekrekening een saldi-overzicht worden gemaakt. Het verschil tussen grootboeksaldi en debiteuren- en crediteurenkaarten is dat de eerste notie heeft van een boekjaar, terwijl het saldi-overzicht van debiteuren- en crediteurenkaarten over meerdere jaren rapporteren. Voor het opvragen van het grootboeksaldi overzicht neemt u de volgende stappen: 1. Kies voor Boekhouding in het menu 2. Klik vervolgens op Grootboeksaldi Onderstaand scherm verschijnt: Tip: U kunt ook alleen de eerste cijfer of letter van de grootboekrekening invullen. Klik vervolgende twee maal op TAB en er wordt een lijst getoond van de grootboekrekeningen die voldoen aan uw zoekopdracht. Vervolgens kunt u de gewenste grootboekrekening selecteren. U neemt vervolgens dezelfde stappen als bij het opvragen van het schermrapport Debiteurenkaart of Crediteurenkaart. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 77
Saldibalans U neemt de volgende stappen om het schermrapport van een saldibalans op te vragen: 1. Kies voor Boekhouding in het menu 2. Klik vervolgens op Saldibalans Onderstaand scherm verschijnt: 3. Kies het gewenste boekjaar uit de dropdown 4. Klik op Onderstaand scherm wordt getoond: Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 78
Voor het schermrapport saldibalans geldt dat deze pas goed leesbaar is in een PDF of Word formaat. U neemt hiervoor de volgende stap: 5. Klik op U krijgt onderstaande melding: U kunt hier kiezen om de rapportage in PDF of Microsoft Word weer te geven. 6. Kies het gewenste Output Format 7. Klik vervolgens op In onderstaand scherm ziet u een voorbeeld van de saldibalans in een PDF format. Copyright 2014, Sportlink Services. Pagina 79