Handleiding PrestaShop - factuursturen.nl www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van PrestaShop naar Factuursturen.nl. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in PrestaShop automatisch een factuur gegenereerd wordt in Factuursturen.nl. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in december 2014 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van www.webwinkelfacturen.nl. Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. De prijsinformatie voor het gebruik van de koppeling na deze 30 dagen kun je vinden op www.webwinkelfacturen.nl. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per email, inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling?................................... 2 2 Hoe leg je de koppeling?.................................. 3 3 FAQ............................................. 6 1
1 Wat doet de koppeling? De koppeling van PrestaShop naar factuursturen.nl zorgt dat voor bestellingen met een bepaalde status automatisch een factuur wordt aangemaakt in factuursturen.nl. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De status wanneer de factuur aangemaakt wordt kun je instellen in het instellingen scherm en kan varieren per betaalmethode. De facturen in factuursturen.nl krijgen status Betaald. De factuur wordt automatisch verzonden naar de klant. Omdat de factuur in factuursturen de status Betaald krijgt adviseren wij de factuur pas te laten maken als de betaling daadwerkelijk is binnengekomen. Bestellingen van bekende klanten worden in factuursturen.nl onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in factuursturen.nl. Versie 1.1 15 december 2014 2
2 Hoe leg je de koppeling? Om de koppeling tussen PrestaShop en factuursturen.nl op te zetten installeert de webwinkelier de bijgevoegde extensie binnen de PrestaShop omgeving. Dit gaat op dezelfde manier als andere modules: De extensie dient uitgepakt te worden in de modules-directory. Als dat gebeurd is is de module zichtbaar in het modulescherm van het administratie- deel van de PrestaShop webwinkel. Fig. 1: Selecteren optie voor het configureren van de koppeling Op dit scherm kun je de gegevens van je factuursysteem invullen. Als eerste kies je welk factuursysteem je gaat gebruiken. Het is op dit moment mogelijk te kiezen uit MoneyBird, Factuursturen en Reeleezee. Selecteer factuursturen. De velden die je moet invullen klappen open. Fig. 2: Vul de gebruikersnaam en API key in van je factuursturen account De url van het platform is https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/opencart/orderprocessor.php. De Cloudinvoiceapikey is de sleutel die meegestuurd met je bestelling. Deze key zorgt dat je gebruik kunt maken van de koppeling. De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen >Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API key kunt aanmaken. De code vul je in het scherm. Versie 1.1 15 december 2014 3
Het grote voordeel van de API key is dat je de koppeling kunt maken zonder de inlogggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) van je factuursturen account in te vullen. Fig. 3: Vul de gebruikersnaam en API key in van je factuursturen account De koppeling controleert of met de ingevulde gegevens een connectie gelegd kan worden met je factuursturen account. De koppeling meldt het resultaat met een fout- of succesboodschap. In geval van een foutboodschap wordt de oorzaak van de foutmelding gegeven. Naast deze informatie kun je per betaalmethode aangeven bij welke bestel-status een factuur aangemaakt moet worden in factuursturen.nl. Fig. 4: Vul de gebruikersnaam en API key in van je factuursturen account Versie 1.1 15 december 2014 4
Klik vervolgens op Opslaan. De koppeling is gelegd. Vanaf nu worden er automatisch bestellingen doorgestuurd naar factuursturen.nl. Wanneer ze gestuurd worden is afhankelijk van de status die je op het instellenscherm hebt ingevoerd. Je ziet deze facturen in je factuursturen.nl account verschijnen. Selecteer wel de optie betaald, want de facturen zijn betaald en niet meer openstaand. Fig. 5: Betaalde facturen in factuursturen.nl Wil je de koppeling stopzetten dan de-activeer je hem. Net zoals dat bij andere extensies gebeurt. Versie 1.1 15 december 2014 5
3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Voor deze koppeling zijn wij wel genoodzaakt je gebruikersnaam en wachtwoord op te slaan. Je kunt voor deze koppeling een aparte gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken die alleen toegang heeft tot je verkoopfacturen. Zo beveilig je je gegevens een beetje extra. Voor welke PrestaShop versie is deze module ontwikkeld? We hebben deze module getest op PrestaShop versie 1.6.0. Gebruik je een andere PrestaShop versie neem dan contact met ons op. Dan kijken we of we hem over kunnen zetten. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie 1.1 15 december 2014 6