Nieuwe werkwijze van de gemeenteraad (Training wijkraden; maandag 1 december 2008) Deze trainingsavond voor wijkraden wordt gehouden in de raadzaal van het stadhuis. De presentatie wordt gegeven door Ad Smits, raadsgriffier. Ook Angeline Diederen, Staf Dienst Wijken, is aanwezig om zonodig een toelichting te geven. Er zijn ambtenaren en wijkraadsleden aanwezig. Hand-outs van de presentaties zijn aan de deelnemers uitgereikt. Ook hebben zij een infobrochure van de raad ontvangen, met foto's van de raadsleden. Hieronder een weergave van de presentatie, van de vragen die zijn gesteld en de beantwoording daarvan. De vragen van wijkraadleden zijn cursief gedrukt. De antwoorden volgen direct daarna. Belangrijke tips voor de wijkraden zijn in rood weergegeven. Verslag: Marja van Steijn, Tekstbureau Talent (info@tekstbureautalent.nl) De nieuwe werkwijze van de gemeenteraad (door: Ad Smits) Ad Smits is raadsgriffier. De griffie bestaat uit 10 personen en ondersteunt de raad. De 4000 ambtenaren van het apparaat van de gemeente Utrecht werken voor het college. Het college heeft daarnaast ook de wijkraden die hen ondersteunen. Wijkraden geven gevraagd en ongevraagd advies aan het college. Tip voor de wijkraden: stuur van jullie adviezen altijd een cc naar de raadsleden of fracties zodat zij op de hoogte zijn! Dualisme In 2002 is het dualisme ingevoerd. Vroeger hadden gemeentebesturen een monistisch systeem, waarbij het dagelijks bestuur van de gemeente ook onderdeel uitmaakte van het controlerend orgaan: wethouders waren tevens raadslid. De wethouders werden uit de raad gekozen maar bleven raadslid, maar met een bijzondere functie, nl. die van wethouder. Dat betekende dat het college meestemde over zijn eigen voorstellen. Thorbecke had dat in 1850 bedacht in de Grondwet. Hij bedacht een duaal systeem op landsniveau: de Tweede Kamer en de regering staan los van elkaar, een minister kan geen Kamerlid zijn. Maar voor gemeenten had Thorbecke bedacht dat hij het dagelijks bestuur van de gemeente, het college van B&W, in die volksvertegenwoordiging zitting liet nemen zodat er één orgaan was met twee aparte verantwoordelijkheden. In 2002 is dat veranderd en zijn de gemeenten gedualiseerd. Nu werken de gemeenten op dezelfde manier als de rijksregering. De raad wordt rechtstreeks gekozen door de burgers en daarnaast is er het college van B&W, weliswaar benoemd door de raad maar het college maakt geen deel meer uit van de raad en stemt niet meer mee. Zij hebben hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden, en daarnaast is er de gemeenteraad als volksvertegenwoordigers die het college Pagina 1 van 6
controleren. De raad stelt de kaders vast en het college voert uit. In 2006 waren er verkiezingen voor de nieuwe gemeenteraad. Deze nieuwe raad is jonger dan de vorige (gemiddeld ca. 8 jaar jonger), en er zijn bovendien 30 nieuwe raadsleden aangetreden t.o.v. 2002. In de folder staan hun foto's afgedrukt. De nieuwe raad wilde een andere manier van werken. Daar gaat de presentatie van vanavond over. De gemeente Utrecht heeft dit bedacht, al zijn andere gemeenten daarin voorgegaan. Iedere gemeente doet dat weer anders; in sommige steden zijn bijvoorbeeld de commissies helemaal afgeschaft (bijv. Almere). De een gaat daar wat verder in dan de ander. Utrecht heeft voor dit model gekozen en gaat dat in januari evalueren. Aanleiding: behoefte aan meer betrokkenheid burgers, in minder tijd, en aantrekkelijker en efficiënter vergaderen. Essentie nieuwe werkwijze Vier raadscommissies zijn teruggebracht naar twee: Stad & Ruimte, en Mens & Samenleving. Er is een tweewekelijkse raadsinformatieavond (op donderdagavond). Er is een tweewekelijkse raadsvergadering (op donderdagmiddag). Er is een procedurecommissie die zorgt dat het proces loopt en zorgt voor bestuurlijke dekking. Fasen in het besluitvormingsproces De raad laat zich informeren: schriftelijk, via raadsinformatieavond of overige activiteit, bijv. bezoek aan de wijk. De raad debatteert: dat gebeurt in commissie en raad. De raad besluit: in de raadsvergadering. De raad zorgt voor terugkoppeling: via website, nieuwsbrief, persberichten, brieven etc. Vraag: Wat is de rol van het college? Het college wil zijn voorstellen op een goede manier bij de raad voor het voetlicht brengen. Daarom zitten de wethouders bij de commissies en de raadsvergadering, om hun voorstellen toe te lichten. Het college vertelt iets over een onderwerp, maar er is altijd méér over te vertellen. De wijkraden kunnen dat 'meer' zijn. De raad is de volksvertegenwoordiging en moet daarom zorgen zich breed te informeren op een aantal thema's. Daarom luistert de raad naar de wijk, of nodigt een deskundige of een wetenschapper over een bepaald onderwerp uit. Het is goed om veel opvattingen naast elkaar te horen om een afgewogen besluit te kunnen nemen. Vraag: Hoe voorkom je dat tijdens zo'n vergadering een wethouder domineert? In de commissie zit er altijd een wethouder bij. De raad is veelal kritisch en biedt tegenwicht; dat hoort bij zijn controlerende rol. In de commissie onderbouwt en verdedigt de wethouder het collegevoorstel richting raad. In de raad worden de besluiten genomen. De commissies vormen een soort voorportaal voor de besluitvorming in de raad. De coalitie is het natuurlijk vaker eens met de collegevoorstellen, want er liggen coalitieafspraken. Voorafgaand aan het debat in de commissies en de besluitvorming in de raad vindt de raadsinformatieavond plaats. Hier kunnen de wethouders - of zijn ambtenaren - het voorstel toelichten en stellen de raadsleden informatieve vragen. Over de betrokkenheid van bewoners: De invloed van bewoners is 't grootst in vroeg stadium = informatiefase. Ook wijkraden doen er verstandig aan om zich in deze fase te informeren: om invloed uit te oefenen moet je zorgen dat je er vroeg bij bent, en dat is tijdens de informatiefase. Raadsinformatieavond: - inspraak is minder formeel (gesprek) - bewoners kunnen zelf onderwerpen aandragen presentatie, folders etc. Als je onderwerpen wilt aandragen moet je dat een paar weken van tevoren aanmelden. Externe activiteiten: - bewoners nodigen raad/commissie uit. Over de raadsinformatieavond: Doel: de raad wil zich informeren. Pagina 2 van 6
De raadsinformatieavond vindt tweewekelijks plaats, op donderdag. Als raadslid moet je een keuze maken voor een bepaald onderwerp, je kunt niet overal tegelijk zijn. Een kleine fractie heeft daar soms problemen mee, maar ze hebben die nadelen geaccepteerd. Ze vangen dit veelal op door fractiemedewerkers te sturen. Het aardige is dat je op zo'n avond raadsleden rechtstreeks kunt benaderen en hun aandacht ergens voor vragen. De raadsinformatieavond vindt plaats in meerdere zalen tegelijk. Programma: 19.30-21.00 uur informatiebijeenkomsten 21.00-2130 uur pauze 21.30-22.30 uur informatiebijeenkomsten 22.30-23.00 uur afsluiting met drankje Het programma is te vinden op de raadspagina van Ons Utrecht en op www.utrecht.nl > gemeenteraad > raadsinformatieavond. Je kunt je ook abonneren op de nieuwsbrief. De vergaderingen zijn openbaar tenzij anders vermeld. Tijdens de raadsinformatieavond presentaties meepraten ('inspreken' is een wettelijk woord, en dat geldt niet voor de raad; daarom is gekozen voor het woord 'meepraten') kennismaken vragen aan bewoners, instellingen. Vanuit zijn controlerende functie wil de raad zich informeren bij bewoners om te horen of hun informatie wel klopt. vragen aan het college. Neem als voorbeeld het Actieplan Luchtkwaliteit Utrecht: over zo'n belangrijk onderwerp wordt een avond georganiseerd waar de raadsleden technische vragen kunnen stellen aan de ambtenaren. informatiestand aanbieden petities Commissievergadering Doel: politiek debat Geen insprekers Een keer per maand, drie dagdelen op dinsdag en donderdag Raadsvoorstellen en informatiestukken. De commissie is samengesteld uit alle fracties. Wethouders zitten standaard bij de commissievergadering. Er wordt gedebatteerd in het openbaar. Wil een fractie onderling iets bespreken, dan doen zij dat in hun eigen fractievergadering, maar in de openbare commissievergadering zijn de fracties vertegenwoordigd. Alle fractievoorzitters bij elkaar worden 'het presidium' genoemd. Raadsvergadering Doel: debat en besluitvorming Tweewekelijks op donderdagmiddag In de raadsvergadering worden de besluiten genomen. Als de meerderheid van de raad vóór stemt (23 van de 45 raadsleden) is het besluit een feit. We onderscheiden op de raadsagenda A-stukken (Akkoord), die zijn in de commissie geaccordeerd (alleen stemverklaringen, geen debat), en er zijn B-stukken (Bespreken): die zijn ter bespreking. De commissie bepaalt aan het eind van een bepaald agendapunt of het een A- of een B-stuk is. Iedereen heeft daar vetorecht bij. Als niemand nog over het onderwerp in kwestie wil praten in de raad wordt het een A- stuk. Als het een A-stuk is wordt het in de raadsvergadering zonder debat gewoon afgehamerd. Een A-stuk mag je niet op het laatste moment omzetten in een B-stuk want dan hebben de andere raadsleden zich niet voldoende kunnen voorbereiden. Vraag: Kan de wijkraad ook zo'n soort systeem toepassen: met voorbereiding in werkgroepen en dan afhameren in de wijkraadvergadering? Dat lijkt Ad Smits niet verstandig. In de raadscommissies zijn alle tien de fracties vertegenwoordigd. Als ze allemaal vinden dat iets voldoende besproken is kan je besluiten het niet meer te bespreken (ook al ben je het er niet mee eens). In een werkgroep van de wijkraden is niet iedereen vertegenwoordigd. Hele zware onderwerpen zijn ook al in de commissie besproken maar dan wil men toch in de voltallige raad het debat nog eens overdoen. Vraag: gebeurt het wel eens dat een fractie in de commissie voor is en in de raad tegen stemt? Het kan voorkomen dat iemand in de commissie ja heeft gezegd en later nee zegt: dan kan hij bijvoorbeeld door zijn fractie teruggefloten zijn Pagina 3 van 6
of er zijn nieuwe feiten naar boven gekomen (bijv. omdat een journalist het onderwerp nog eens heeft uitgespit). Overige activiteiten Er is besloten om alle activiteiten voor raadsleden op de dinsdag en de donderdag te organiseren, de middag en de avond. Dat organiseert de griffie. De griffie plant dus ook de raadsbezoeken aan de wijk; die zijn voor 2009 naar de dinsdag verplaatst, om aan dat principe te kunnen voldoen. Als dat allemaal is opgevuld houden de raadsleden 6 dagdelen per 4 weken over waar niets gepland staat: dan kunnen ze dus een wijkbezoek doen, of op een uitnodiging van een instantie ingaan. Dus: Zes 'lege'dagdelen per vier weken Wijkbijeenkomsten, werkbezoeken, expertmeeting, informatiebijeenkomsten, actueel debat, vrij etc. Procedurecommissie beslist. Procedurecommissie Samenstelling: commissievoorzitters en hun plaatsvervangers. Iedere commissie heeft 3 voorzitters: een echte en twee plaatsvervangers. Deze zes commissievoorzitters zijn allemaal raadsleden. Ze zijn gekozen op basis van vaardigheden en krijgen een voorzitterstraining. Bepalen welke onderwerpen wel of niet worden geagendeerd (de griffie adviseert) Bepalen wijze van informatievergaring Vaststellen agenda raadsinformatieavond en commissies Meer informatie op internet: www.utrecht.nl/gemeenteraad, www.utrecht.nl/raadsinformatieavond in de digitale nieuwsbrief waar bewoners zich voor kunnen aanmelden In Ons Utrecht Raadspagina (pagina 2 van de gemeenteberichten) In de raadsfolder VRAGEN Vraag: Vroeger werden ingezonden brieven op de agenda geplaatst. Waar landen brieven nu, die namens de raad geschreven worden omdat een burger zich richt tot de raad? De griffie krijgt heel veel brieven aan de raad gericht maar de raad beantwoordt ze bijna nooit zelf, want de volksvertegenwoordiging bestaat bij de gratie van het meningsverschil. Dus als de griffie een brief ondertekend door de raad wil verzenden moet hij altijd geagendeerd worden en dan ontstaat er altijd een hele discussie; er zou dan voor elke brief een meerderheidsbesluit genomen moeten worden in de raad. Dat is onbegonnen werk! Dat doet de Tweede Kamer ook niet: als je een brief stuurt aan de Tweede Kamer krijg je een procesmatig antwoord of een antwoord van de voorzitter van een commissie. En ook dat is heel vaak een procesmatig antwoord. Als er dus een brief aan de raad wordt gestuurd maakt de griffie er een afdoeningsvoorstel bij. Meestal wordt de brief in handen gesteld van het college ter afdoening, al of niet met informatie aan de commissie. Het college stelt dan het antwoord vast en informeert de commissie via een afschrift. De commissie kan dan de brief agenderen, om het college ter verantwoording te roepen. Bij raadsvoorstellen wordt de commissie altijd gehoord maar bij brieven van burgers zelden, want de raad vindt dat het college daar zelf toe in staat moet zijn. In tegenstelling tot vroeger gebeurt nu de controle veelal achteraf. Vraag: Stel, ik heb met een werkgroep een brief geschreven, maar er komt van een ambtenaar terug wat de procedure is. Geen echt antwoord dus, immers het vigerend beleid kennen we wel. We willen gehoord worden. Kunnen wij dan die brief nog een keer sturen, maar dan naar de raad? Je kunt fracties benaderen, of toch een brief aan de raad sturen, met als inhoud wij hebben deze brief aan het college gestuurd maar de antwoordbrief bevalt ons niet, omdat de brief geen antwoord geeft. Kan de raad er niet voor zorgen dat het college een behoorlijk antwoord geeft? Dan kan een fractie de brief agenderen voor een commissie en voelt het college wellicht wat meer druk een inhoudelijk antwoord te geven. Maar je kunt ook een nieuwe brief naar het college sturen met als inhoud u heeft onze brief niet goed beantwoord, heeft u het wel goed Pagina 4 van 6
begrepen, wij leggen het nog een keer uit, en dan stuur je de raadsleden of fracties een CC. Het is vaak handig ook fracties te benaderen, vooral die fracties die dat punt in hun programma hebben staan. Dan gaan fracties het vaak zelf agenderen. Vraag: Kun je niet meer inspreken op de raadsvergadering? Nee, dat kan alleen nog op de raadsinformatieavonden. Maar worden die wel genotuleerd? Want dan heeft je inspraak ook een zekere status. Als er insprekers zijn op officiële voorstellen van het college wordt het genotuleerd. Maar die avond over participatie werd toch niet genotuleerd? Het lijkt alsof de burgers in het nieuwe systeem - meer betrokken worden maar minder te zeggen hebben. Nee, dat maakt niet uit. Maar in de oude situatie kreeg een inspreker officieel antwoord van de wethouder en dat is niet meer zo. Die raadsinformatieavonden zijn vrijblijvend en dat was de raadscommissie vroeger niet. De raad vond juist dat de methode van vroeger slecht werkte: een burger had 3 minuten inspreektijd en dan was het klaar, dan repte er niemand meer over. Ook de wethouder niet. Dat vond de raad niet bevredigend. De raadsinformatieavond mag dan wat informeler zijn maar het wordt wel meegenomen in de afwegingen. Dat lijkt nu goed te gaan, maar we zijn nog maar kort bezig en de praktijk moet het nog uitwijzen. Waarom is dat onderwerp Participatie bij particuliere bouwinitiatieven dan niet genotuleerd? Dat is eigenlijk vreemd want het is wel een collegevoorstel. Het is op 7 oktober in het college besloten. Dan had het eigenlijk genotuleerd moeten zijn. (Angeline Diederen wijst erop dat participatie donderdag 4 december weer geagendeerd is voor de raadsinformatieavond.) Vraag: Heeft u een leukere baan gekregen dan vóór 2002? Mijn baan was er toen niet, want vóór 2002 bestond de raadsgriffier niet. Toen werd de raad ondersteund door het college-apparaat en zat de gemeentesecretaris tijdens een raadsvergadering naast de voorzitter. Sinds de dualisering is de gemeentesecretaris helemaal naar het college geschoven. De raadsgriffier is een nieuwe functie in het duale systeem. Hij ondersteunt de raad en de voorzitter van de raad. Het is een leuke baan, maar het is wel vaak opereren in een lastig krachtenveld. Het college wil graag snel en voortvarend besluiten, maar de raad is daar niet altijd aan toe, wil soms nog een debat of meer informatie. Vraag: Wie stelt de agenda en de stukken voor de gemeenteraad op? Dat doet de griffier onder verantwoordelijkheid van het presidium (dat zijn de fractievoorzitters). Vraag: U maakt zeker gebruik van DIV, Documentaire- en Informatievoorziening? Want daar ben ik als wijkraadslid heel jaloers op. De wijkraad zou dat soort ondersteuning goed kunnen gebruiken. Angeline Diederen wijst erop dat op het wijkbureau een ondersteuner van de wijkraad zit. Maar het verzorgen van vergaderstukken moet de wijkraad zelf doen. Dat kost veel tijd. Ik zou graag een service level agreement over het gebruik van DIV willen afspreken zodat de wijkraad digitaal kan archiveren. Angeline raadt aan om dat mee te nemen bij de evaluatie van wijkraden. Vraag: wat is een geschikter adres om je aan te richten: raadsleden@utrecht.nl of het e-mail adres van de griffie? Het ene komt bij de griffie terecht en wat je mailt aan raadsleden.nl komt bij de raadsleden individueel terecht. En dan hoop je natuurlijk dat een van hen er iets mee doet. Stuur je een brief naar de griffie, dan komt die bij het secretariaat van de griffie terecht; de raads- of commissiegriffier schat dan in of de raad of een commissie het moet weten. Wil je zeker weten dat de raadsleden je e-mail lezen, dan moet je het sturen naar: raadsleden@utrecht.nl. Pagina 5 van 6
Vraag: Waarom zijn de notulen van de raadscommissies en de raadsvergaderingen altijd zo laat openbaar? Het zijn stenografische verslagen en dat is dus heel veel werk. Ze worden vastgesteld in de volgende vergadering. Bij de raad duurt dat één tot twee maanden. Dat is wel erg laat. Soms wil je nog een vraag stellen en dan is het handig als je de notulen hebt. Er wordt binnen de gemeente Utrecht gewerkt aan een soort uitzendinggemist.nl, zodat je een vergadering terug kunt kijken op internet. En als het heel urgent is moet je iemand van de griffie bellen, want we maken altijd van alle vergaderingen een DVD-opname. Vraag: U heeft een behoorlijk speciale functie voor de raad. Kunt u ons als wijkraad advies geven, om te zorgen dat de raad zo goed mogelijk geïnformeerd is? In jullie activiteiten als wijkraadsleden is het heel belangrijk dat je weet hoe de hazen lopen, hoe het politiek proces in elkaar zit; dat je daar een beetje feeling voor ontwikkelt. Als je het politieke spel weet mee te spelen ben je als wijkraad effectiever. Je moet als wijkraadslid zeker ook wat afweten van de beginselen van het staatsrecht. Wat doet de raad, wat doet het college, wat doet de burgemeester (want de burgemeester is een apart bestuursorgaan met eigen bevoegdheden en eigen verantwoordelijkheden). En zorg natuurlijk dat je op het juiste moment je gezicht laat zien. Opmerking van wijkraadlid: Je moet niet de illusie hebben als wijkraad om op korte termijn iets te kunnen doen; je hebt vooral effect op de lange termijn. En dat je invloed hebt voordat het college besluiten neemt is ook belangrijk; dan is het fijn als het spel tussen wijkmanager en wijkraad goed gespeeld wordt. Die kan de wijkraad tippen wat er gaande is en dan kan de wijkraad tijdig reageren. Onze wijkraad nodigt per vergadering zeker twee beleidsambtenaren uit om een toelichting te komen geven op onderwerpen waar ze mee bezig zijn. Reactie Ad Smits: Ja, dan heb je al in een vroeg stadium de informatie. Vraag van ambtenaar: Met de invoering van het dualisme is ook de omgang van de ambtenaren met de raadsleden veranderd. Want de ambtenaren werken voor het college, en de raad is een ander orgaan. Heeft de gemeente Utrecht een richtlijn hoe daarmee om te gaan? Ik word namelijk wel eens benaderd door individuele raadsleden die ook een belang hebben als bewoner. Het is best lastig om daarmee om te gaan. De gemeente werkt aan een notitie daarover, Ambtelijke bijstand. Er staat in de wet de raad heeft recht op ambtelijke bijstand. De raad heeft de griffie tot zijn beschikking maar mag ook gebruik maken van de kennis en deskundigheid van apparaat en college. Maar daar moet je wel afspraken over maken. Dat vraagstuk wordt in de notitie in drieën geknipt: 1) feitelijke vragen (de ambtenaar kan die beantwoorden) 2) vragen met een politiek karakter (in dat geval kan een ambtenaar het betrokken raadslid doorsturen naar de wethouder) 3) klussen (er moeten afspraken gemaakt worden voor als een raadslid een grote klus geklaard wil hebben door het ambtelijk apparaat). Vraag: Is de gemeente Utrecht bezig met een digitale krant als communicatiemiddel van bestuur naar burgers? De gemeente is bezig de digitale informatieverlening te verbeteren. Op allerlei fronten wordt verdergaand gedigitaliseerd, bijv. experimenten met rss-feed en abonnementen op bepaalde nieuwsbrieven. Vraag: Krijgen de raadsleden met dit nieuwe systeem voldoende informatie? In het algemeen zijn de raadsleden zeer goed in staat om de informatie op te pikken. Tot slot Angeline Diederen dankt Ad Smits voor zijn komst en zijn presentatie, en sluit de bijeenkomst om plm. 20.45 uur. Pagina 6 van 6