CARGO DATA SYSTEMS BV DE OPLOSSING VOOR TOTALE EXPEDITIE EN TRANSPORT AUTOMATISERING Conversie naar Imuis
Conversie naar Imuis This document describes how the accounting conversion to imuis accounting software works. As this module is only available for Dutch customers we continue in Dutch. 1 Introductie Met behulp van de Accounting to Conversion opties in het menu Subadministration kunt u de gegevens van verkoop- en inkoopfacturen converteren naar imuis (overige boekhoudsysteem zoals Exact en King etc. zijn ook mogelijk). U dient éénmalig de instellingen in Sprinter 2000 en imuis goed te zetten, dit wordt beschreven in paragraaf 2 en 3. De werkwijze voor het uitvoeren van de conversie wordt in paragraaf 4 en 5 beschreven. 2 Instellingen in Sprinter 2000 Voordat u begint dient u eerst diverse instellingen te wijzigen of te activeren. Dit doet u als volgt: 1. Ga naar Subadministration->Conversion to Accounting->Sales Invoices. 2. Klik hier op de knop Setup. 3. Selecteer bij Setup File de optie imuis. 4. Druk vervolgens op het kleine knopje achter de grotere knop New Setup. Beantwoordt de daarop volgende vraag met Ja. 5. Let op doe dit maar 1 keer en daarna nooit meer, tenzij op uitdrukkelijk verzoek van CDS. 6. Ga naar het tabblad Other Settings. Hier kunt u de juiste gegevens invullen voor: - het dagboek verkoop (Daily Ledger Sales, standaard: 10) - het dagboek inkoop (Daily Ledger Purchase, standaard: 20) - de debiteuren-grootboekrekening (Debtor Ledger Account, standaard: 1300) - de crediteuren-grootboekrekening (Creditor Ledger Account, standaard: 1600) Opmerking: De BTW codes in imuis moeten zodanig ingesteld staan dat de omschrijving EXCLUSIEF BTW is. Sprinter geeft de netto bedragen en btw bedragen in aparte velden door aan imuis. Sprinter 2000 is nu goed ingesteld voor het maken van conversiebestanden ten behoeve van imuis. 2013 CDS Software Beheer bv, All rights reserved. versie 1.2 2
3 Instellingen in imuis De volgende stappen dient u uit te voeren om imuis op een juiste manier in te stellen voor het correct inlezen van de verkoop- en inkoopfacturen. 1. Plaats allereerst de twee maskers die nodig zijn voor het inlezen in de maskerdirectory van het pakket imuis. Het masker cds-verkoop.msk wordt gebruikt voor het inlezen van debiteuren en verkoopfactuur gegevens. Het masker cds-inkoop.msk wordt gebruikt voor het inlezen van crediteuren en inkoopfactuur gegevens. 2. Indien Sprinter 2000 niet in de directory C:\Spr2000\ is geïnstalleerd dient u de maskers aan te passen. Dit kunt u doen met behulp van het Kladblok (Notepad) programma van Windows. Open het eerste masker en wijzig de tekst achter IMPORTPATH= naar de locatie waar Sprinter 2000 is geïnstalleerd inclusief de toevoeging \imuis. Bijvoorbeeld: F:\Spr2000\iMuis Herhaal dit voor het andere masker. Indien in het kladblok/notepad lange regels worden afgebroken dient de optie Automatische terugloop (Word Wrap) te worden uitgevinkt. U vindt deze optie in het kladblok menu onder de keuze Format. 3. Zorg ervoor dat alle grootboekrekeningen die u heeft ingesteld in Sprinter 2000 (System -> Ledger) bestaan in imuis. 4 Het converteren van verkoopfacturen Met de volgende procedure kunt u de verkoopfacturen die gemaakt zijn in Sprinter 2000 converteren naar imuis. 1. Start Sprinter 2000. 2. Ga naar Subadministration -> Conversion to Accounting -> Sales Invoices. 3. Druk op de knop Start. 4. De conversie gaat beginnen, u krijgt te zien hoeveel facturen worden geconverteerd. Let wel: een bulkfactuur met daar op 4 (losse) facturen wordt geteld als 4 facturen. 5. Nadat de conversie klaar is wordt de vraag gesteld of u het conversierapport wilt printen. Beantwoordt deze vraag met Ja. Print het rapport altijd en berg het op in een aparte ordner. 6. Sluit Sprinter 2000 af. 2013 CDS Software Beheer bv, All rights reserved. versie 1.2 3
7. Start imuis en open de juiste administratie. 8. Vraag het saldo op van de debiteuren-sluitrekening (1300) en noteer dit bedrag. 9. Ga vervolgens naar Algemeen->Backup Maken. Zet een vinkje bij de administratie waarin u de facturen wilt inlezen. Druk op de knop Start. Nu wordt er voor alle zekerheid een backup gemaakt van uw imuis administratie. 10. Ga nu naar Algemeen -> Inlezen. 11. Klik op Open Masker, selecteer het maskerbestand cds-verkoop.msk en druk op Openen. 12. Druk vervolgens op de knop Inlezen Starten en klik op <OK>.. Nu wordt het inlezen gestart. In het status scherm kunt u deze actie volgen. Hier ziet u ook of er eventuele fouten zijn. 13. Indien er zich fouten voordoen kan het zijn dat niet alle facturen doorverwerkt zijn. Wanneer het een fout in de gegevens van een debiteur betreft, ga dan naar Tabellen->Financieel->Debiteuren, en klik hier op de knop <Onverwerkte regels>. Corrigeer de gegevens. Dit wordt direct verwerkt in het debiteurenbestand en de fout zal dan ook verdwijnen bij de onverwerkte regels. Indien een verkoopfactuur niet verwerkt is omdat de debiteur niet bekend was, kunt u hierna direct de onverwerkte boekingsregels verwerken. Kreeg u een foutmelding over de boeking zelf, ga dan naar Tabellen->Financieel->Onverwerkte tabellen->boekingen. Kijk hier wat het probleem is en herstel dit. Vervolgens kunt u via Bewerken->Verwerken onverwerkte boekingsregels de boekingsregels alsnog doorverwerken. 7. Wanneer alles is goed gegaan vraagt u nogmaals het saldo op van de debiteuren-sluitrekening (1300). Het saldo moet nu verhoogd zijn met het totale conversiebedrag. Dit bedrag vindt u op het Sprinter 2000 conversierapport. Indien er facturen zijn geconverteerd met een factuurdatum die ligt in de volgende periode, dan kan het zijn dat het totale bedrag over 1300 niet klopt. Het verschil zit hem dan in het totaal van de facturen met een factuurdatum in de volgende periode. 2013 CDS Software Beheer bv, All rights reserved. versie 1.2 4
5 Het converteren van inkoopfacturen Met de volgende procedure kunt u de inkoopfacturen die zijn geaccordeerd in Sprinter 2000 converteren naar imuis. 1. Start Sprinter 2000. 2. Ga naar Subadministration -> Conversion to Accounting -> Purchase Invoices. 3. Druk op de knop Start. 4. De conversie gaat beginnen, u krijgt te zien hoeveel facturen worden geconverteerd. 5. Nadat de conversie klaar is wordt de vraag gesteld of u het conversierapport wilt printen. Beantwoordt deze vraag met Ja. Print het rapport altijd en berg het op in een aparte ordner. 6. Sluit Sprinter 2000 af. 7. Start imuis en open de juiste administratie. 8. Vraag het saldo op van de crediteuren-sluitrekening (1600) en noteer dit bedrag. 9. Indien u zojuist al een backup heeft gemaakt voor het inlezen van de verkoopfacturen en direct daarna de inkoopfacturen gaat verwerken, kunt u deze stap overslaan. Mocht dit niet het geval zijn: Ga vervolgens naar Algemeen->Backup Maken. Zet een vinkje bij de administratie waarin u de facturen wilt inlezen. Druk op de knop Start. Nu wordt er voor alle zekerheid een backup gemaakt van uw imuis administratie. 10. Ga naar Algemeen -> Inlezen. 11. Klik op Open Masker, selecteer het maskerbestand cds-inkoop.msk en druk op Openen. 12. Druk vervolgens op de knop Inlezen Starten en klik op <OK>. Nu wordt het inlezen gestart. In het status scherm kunt u deze actie volgen. Hier ziet u ook of er eventuele fouten zijn. 13. Indien er zich fouten voordoen kan het zijn dat niet alle facturen doorverwerkt zijn. Wanneer het een fout in de gegevens van een crediteur betreft, ga dan naar Tabellen->Financieel->Crediteuren, en klik hier op de knop <Onverwerkte regels>. Corrigeer de gegevens. Dit wordt direct verwerkt in het crediteurenbestand en de fout zal dan ook verdwijnen bij de onverwerkte regels. 2013 CDS Software Beheer bv, All rights reserved. versie 1.2 5
Indien een inkoopfactuur niet verwerkt is omdat de crediteur niet bekend was, kunt u hierna direct de onverwerkte boekingsregels verwerken. Kreeg u een foutmelding over de boeking zelf, ga dan naar Tabellen->Financieel->Onverwerkte tabellen->boekingen. Kijk hier wat het probleem is en herstel dit. Vervolgens kunt u via Bewerken->Verwerken onverwerkte boekingsregels de boekingsregels alsnog doorverwerken. 14. Wanneer alles is goed gegaan vraagt u nogmaals het saldo op van de crediteuren-sluitrekening (1600). Het saldo moet nu verhoogd zijn met het totale conversiebedrag. Dit bedrag vindt u op het Sprinter 2000 conversierapport. Indien er facturen zijn geconverteerd met een factuurdatum die ligt in de vorige periode, dan kan het zijn dat het totale bedrag over 1600 niet klopt. Het verschil zit hem dan in het totaal van de facturen met een factuurdatum in de vorige periode. 2013 CDS Software Beheer bv, All rights reserved. versie 1.2 6