Handleiding Uren 1 Uren In deze handleiding vindt u alle informatie over de urenmodule van e-boekhouden.nl. 1.1 Configuratie U kunt in e-boekhouden.nl uw uren registreren en factureren. Voordat u de urenmodule optimaal kunt gebruiken, moet u een aantal zaken configureren. 1.1.1 Uren > Configuratie > Projecten Als u een aantal projecten toevoegt, ziet u allereerst een overzicht van alle ingevoerde projecten. Als u voor het eerst een project toe gaat voegen, is er nog geen overzicht om weer te geven. - Klik op Toevoegen. Een nieuw venster opent. - U vult per project de volgende zaken in: - Relatie - Naam van het project - Omschrijving van het project - Daarnaast kunt u aangeven met vinkjes of het project: - Facturabel is: u kunt uren invoeren voor dit project en deze factureren aan klanten. - Actief is: u kunt enkel uren factureren voor dit project, als deze actief is. Als u het vinkje uitschakelt kunt u geen uren toevoegen aan dit project. - U kunt per project aangeven welke gebruikers uren mogen registreren. 1
1.1.2 Uren > Configuratie > Activiteiten Onder activiteiten voegt u alle activiteiten toe, waarvoor u uren registreert of factureert. - Klik op Toevoegen. Een nieuw venster opent. - U kunt per activiteit de volgende zaken invullen: - Naam van de activiteit - Omschrijving van de activiteit - Uurtarief - Daarnaast kunt u aangeven met vinkjes of de activiteit: - Facturabel is: u geeft aan welke factuuromschrijving gebruikt moet worden voor de betreffende activiteit, de btw-code en de juiste tegenrekening. - Actief is: u kunt enkel uren factureren voor deze activiteit, als deze actief is. Als u het vinkje uitschakelt kunt u deze activiteit niet toevoegen aan een project of factuur. 2
1.2 Uren > Configuratie > Factuurinstellingen Als u uren registreert met e-boekhouden.nl kunt u deze eenvoudig factureren aan uw klanten met e-boekhouden.nl. U moet dan wel een aantal factuurinstellingen configureren: - Te gebruiken eenheid: u kunt kiezen uit uren, dozen en stuks. - Factuursjabloon: u selecteert het factuursjabloon dat u wilt gebruiken voor het factureren van de geschreven uren. - Opmaak factuurregel: dit zijn de standaard sjablooncodes voor projecten en activiteiten. Hier hoeft u niets aan te wijzigen. - Betalingstermijn: hier geeft u de betalingstermijn aan. U kunt kiezen om facturen vanuit de urenmodule direct klaar te zetten voor: - Verzending per post - Verzending per e-mail - Incasso 3 1.3 Uren Als u de instellingen heeft geconfigureerd, kunt u aan de slag met het invoeren van uren. 1.3.1 Uren > Uren > Toevoegen 1. U klikt op Uren > Uren > Toevoegen. Een nieuw venster opent. 2. U voert de volgende gegevens in: - Datum: datum waarop de activiteit heeft plaatsgevonden. - Project: project waar de uren aan toebehoren. - Activiteit: de uitgevoerde activiteiten. - Aantal uren: het aantal uren dat u de activiteit heeft uitgevoerd. - Opmerkingen: extra informatie of uitleg indien nodig.
3. Klik op Opslaan om de uren de registreren. 1.3.2 Uren > Uren > Overzicht Om alle registreerde uren te bekijken, kunt u het overzicht raadplegen. U kunt een specifieke periode selecteren; maand, kwartaal, jaar of een vrije periodeselectie. 4 1.4 Facturen 1.4.1 Uren > Factureren > Facturen maken U kunt eenvoudig uw geregistreerde uren factureren aan uw klanten. 1. U maakt via het zoekscherm een selectie. Het systeem geeft in een overzicht weer welke uren er zijn geregistreerd. 2. U zet een vinkje bij de uren die u wilt factureren. 3. Vervolgens klikt u op Geselecteerde uren factureren. Het systeem maakt een factuur aan die voor u klaarstaat onder Factureren > Facturen > E-mailen / Printen / Incasso.
1.5 Overzichten 1.5.1 Uren > Overzichten > Per project U kunt een overzicht opvragen van alle geregistreerde uren per project. U kunt een selectie maken op: - Periode: u kunt kiezen uit een overzicht per maand, kwartaal, jaar of een vrije periodeselectie. - Project: u kiest het gewenste project. 1.5.2 Uren > Overzichten > Per activiteit U kunt een overzicht opvragen van alle geregistreerde uren per activiteit. U kunt een selectie maken op: - Periode: u kunt kiezen uit een overzicht per maand, kwartaal, jaar of een vrije periodeselectie. - Activiteit: u kiest de gewenste activiteit. 5 1.5.3 Uren > Overzichten > Per jaar U kunt een overzicht opvragen van alle geregistreerde uren per jaar. U kunt een selectie maken op: - Jaar: u selecteert het jaar waarvan u een overzicht wilt. - Project: u kiest het gewenste project. - Activiteit: u kiest de gewenste activiteit.