IKB INTEGRALE KOSTPRIJSBEREKENING Werkorganisatie DEAL-gemeenten Mei 2015 1 P a g i n a
Aanleiding De aanleiding voor deze notitie is het besluit van het bestuur op 22 april 2015 om de Integrale Kostprijsberekening (IKB) met ingang van 2016 in te voeren. De voorwaarde die hierbij is gesteld dat de nadeelgemeenten een compensatie ontvangen uit de Algemene Reserve. Het maximale bedrag dat hiervoor beschikbaar wordt gesteld bedraagt 150.000 voor een periode van 3 jaar conform het bestuursbesluit van 22 april jl. Dit bedrag komt overeen met ongeveer 50% van de huidige omvang van de Algemene Reserve. Inleiding In april 2013 is de nota Integrale Kostprijsberekening vastgesteld. In de vergadering van 22 april 2015 is het principe van de nota nogmaals bekrachtigd. In deze notitie wordt de nota in hoofdlijn weergegeven. Uiteraard wordt ingegaan op welke wijze de inzet van de Algemene Reserve wordt vormgegeven. Tenslotte wordt aangegeven wat de financiële consequentie is van de invoering van de IKB per 1-1-2016 voor de DEAL-gemeenten. Doelstelling IKB De voornaamste doelstelling van de IKB is het inzichtelijk maken van de kosten per product ten behoeve van de DEAL-gemeenten. Het resultaat is dat de omvang van het aantal producten de hoogte van de bijdrage bepaalt. Inhoudsopgave notitie 1. De hoofdlijn van de IKB 2 2. De invoeringsdatum en looptijd IKB 4 3. De huidige verdeelsystematiek 4 4. Een toelichting op de nieuwe verdeelsystematiek 5 5. De verrekensystematiek (65-35) 5 6. Begroting versus jaarrekening 6 7. De 80-20 regel 6 8. Het aantal producten in relatie tot de begroting 2016 en 2017 7 9. Inzet Algemene Reserve 7 10. Financiële consequenties 7 1. Hoofdlijn IKB Normering per product Om de integrale kostprijsmethode te kunnen toepassen is er per product een normering nodig. Op basis van deze normering kunnen de bedragen worden doorberekend aan de deelnemende gemeenten. In de nota is deze norm per product per uur gespecificeerd. Het uitgangspunt hierin is de volgende drie invalshoeken: 1. Normering Interconcept 2. De aanwezige ervaringscijfers 3. De normen die de gemeenten Delfzijl en Eemsmond hanteren 2 P a g i n a
Normering per jaar (per medewerker) Het aantal productgericht uren wordt per medewerker gesteld op 1.350 uren op jaarbasis. Tijdschrijven Er is voor gekozen om geen integraal tijdschrijfsysteem in te voeren. De redenen hiervoor zijn het kostenaspect en de aanwezige kennis van de normeringen. Wel wordt jaarlijks een steekproef genomen van een aantal producten. Indien de uitkomsten van de steekproef leiden tot andere kengetallen, dan zal dat uiteraard kenbaar worden gemaakt. Dienstverleningsovereenkomsten De DVO s (dienstverleningsovereenkomsten) zijn leidend voor de begroting. Hierin wordt vastgesteld welke producten de Werkorganisatie aan de gemeente moet leveren tegen welk kwaliteitsniveau. Bij het opstellen van de jaarlijkse begroting geldt het volgende: voor de begroting worden de laatst bekende gegevens met betrekking tot de hoeveelheid producten opgenomen. Nadien wordt aan de hand van de vastgestelde DVO s een begrotingswijziging opgesteld. Inmiddels is afgesproken dat de DVO vóór het opstellen van de begroting gereed moet zijn. Kwaliteitseisen In de dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen de Werkorganisatie en de deelnemende gemeenten wordt eveneens overeengekomen aan welke kwaliteitseisen de op te leveren producten moeten voldoen. Indien één of meer gemeenten afwijkende kwaliteitseisen hebben dan heeft dat gevolgen voor de kostprijs per product. De normering per product kunnen dan afwijkend zijn van de vastgestelde normering. Kwaliteit heeft immers een prijs. Vooralsnog gaan we voor de DEAL-gemeenten uit van hetzelfde kwaliteitsniveau. Additionele uren c.a. projecten In de dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen de Werkorganisatie en de deelnemende gemeenten is het mogelijk om additionele uren c.q. projecten op te nemen. Uren die aan deze producten worden besteed dienen buiten de verrekensystematiek te worden gehouden. Conform de huidige praktijk wordt voor deze onderdelen een aparte overeenkomst afgesloten (incl. de daarbij behorende prijs). Flexibiliteit Vraagafhankelijk producten vraagt om een flexibele organisatie. Veel aanvragen betekent extra personeelsinzet, minder aanvragen betekent dat er minder medewerkers ingehuurd kunnen worden. De Werkorganisatie zet het flexibele personeelsbestand in om fluctuaties op te kunnen vangen. De momenten van verrekening In de huidige planning- en controlcyclus rapporteert de Werkorganisatie 3x per jaar (per 1 mei, per 1 september en aan het eind van het jaar). Deze momenten lijken ook het moment om een tussentijdse afrekening op te stellen. Om de liquiditeitspositie van de 3 P a g i n a
Werkorganisatie niet in gevaar te brengen worden daarnaast de gebruikelijke voorschotten per kwartaal in rekening gebracht. Deze voorschotten zijn gebaseerd op de vastgestelde begroting. De aantallen die dienen voor het opstellen van de periodieke rapportages zijn het aantal ingediende aanvragen (vergunningen). Overgangsperiode Conform de wens van het bestuur wordt direct over gestapt op de nieuwe systematiek. Scenario s Indien de totale gemeentelijke bijdrage niet wordt gehaald, zal het bedrag van de verwachte gemeentelijke bijdrage het referentiekader voor de verrekening. De niet gehaalde opbrengst wordt verrekend op basis van 2 scenario s, namelijk de verrekening op basis van de verhouding van de uitkomst van de IKB (65%) en het aantal inwoners op 1 januari van het begrotingsjaar (35%). De werkwijze wordt verderop toegelicht (zie paragraaf 5). Excessenregeling In de nota is opgenomen dat het invoeren van een excessenregeling niet noodzakelijk lijkt. Het causaal verband tussen lasten en baten bij de gemeente maken een excessenregeling overbodig. BTW-aspect De Werkorganisatie heeft gekozen voor het ondernemerschap hetgeen betekent dat de BTW verrekend kan worden. Consequentie is tevens dat jaarlijkse voordelen niet direct tot uitkering aan de deelnemende gemeenten kunnen leiden. Hiervoor is het verrekeningreglement opgesteld. Evaluatie Zowel in de nota als in de bestuursvergadering van 22 april 2015 is afgesproken dat het proces de komende jaren goed wordt gevolgd. Het 1 e evaluatiemoment wordt tussen de 2 e bestuursrapportage 2015 en de jaarstukken 2015 gelegd. 2. De invoeringsdatum en looptijd IKB De IKB wordt conform het bestuursbesluit van 2 juli 2014 met ingang van 1 januari 2016 ingevoerd. In de nota is geen einddatum afgesproken. 3. De huidige verdeelsystematiek De huidige verdeelsystematiek is gebaseerd op de inbreng van het aantal formatieplaatsen van de individuele DEAL gemeente per 1 januari 2011, het startmoment van de Werkorganisatie DEAL. 4 P a g i n a
Gemeente Fte Regioraad Totaal Percentage Delfzijl 21,80-21,80 45,80% Eemsmond 7,40 1,60 9,00 18,91% Appingedam 4,70 3,40 8,10 17,02% Loppersum 7,90 0,80 8,70 18,28% Totaal 41,80 5,80 47,60 100,00% Directeur 1,00 Formatie externe veiligheid 1,00 49,60 De genoemde percentages zijn sinds 2011 bepalend voor het aandeel van de individuele gemeente in de kosten van de Werkorganisatie. 4. Een toelichting op de nieuwe verdeelsystematiek Bij het invoeren van de IKB worden de kosten van de Werkorganisatie verdeeld op basis van de volgende onderdelen: a. Per product is een normering bepaald (het aantal uren dat gemiddeld aan een product wordt besteedt bijvoorbeeld 4 uren voor het product slopen ); b. In de begroting wordt een uurtarief bepaald op basis van de totale kosten in verhouding tot de beschikbare uren; c. De begrote c.q. werkelijke aantallen producten. De kosten voor de individuele gemeente wordt bepaald door: het aantal producten x de normering x het uurtarief. De variabele factor is (en blijft) het aantal producten. Het uurtarief wordt in principe niet aangepast. Alle budgetoverschrijdingen c.q. onderschrijdingen leiden tot een jaarrekeningresultaat. Dit resultaat wordt toegevoegd aan de Algemene Reserve. De Algemene Reserve wordt eventueel uitgekeerd aan de DEAL-gemeenten. De uitkering is afhankelijk van de omvang van het weerstandsvermogen van de Werkorganisatie DEAL. De verdeling van de Algemene Reserve vindt plaats op basis van de dan geldende verdeelsystematiek. 5. De verrekensystematiek (65-35) Indien de totale bijdrage van de DEAL-gemeente in de nieuwe verdeelsystematiek lager is dan de verwachte totale gemeentelijke bijdrage worden de volgende scenario s toegepast 1. Voor 65% op basis van de verhouding van de bijdrage op basis van de nieuwe verdeelsystematiek, en 2. Voor 35% op basis van het inwoneraantal op 1 januari van het begrotingsjaar. De reden om voor de omzet per gemeente te kiezen lijkt gerechtvaardigd aangezien een hogere omzet in principe ook leidt tot een hogere legesopbrengst. De reden om voor het inwoneraantal te kiezen heeft te maken dat de gemeenten een aantal wettelijke taken moet uitvoeren, ook indien er geen enkele aanvraag zou worden ingediend. Er 5 P a g i n a
moet dus altijd een bepaalde formatie aanwezig. Het % is bepaald op basis van het aantal medewerkers van het team Toezicht en Handhaving in verhouding tot de totale fte-omvang. Voorbeeld werkwijze verrekeningsystematiek (genoemde bedragen zijn enkel bedoeld als voorbeeld en vormen geen basis voor de werkelijkheid): Gemeentelijke bijdrage is begroot op 3.500.000 Omzet 65% inwoners 35% Bijdrage Gemeente 1 1.250.000 23.897 20.000 12.963 1.286.860 Gemeente 2 950.000 18.162 14.000 9.074 977.236 Gemeente 3 700.000 13.382 11.000 7.130 720.512 Gemeente 4 500.000 9.559 9.000 5.833 515.392 3.400.000 65.000 54.000 35.000 3.500.000 Begroting 3.500.000 Niet gedekt 100.000 Indien de omzet hoger is dan de verwachte gemeentelijke bijdrage vindt géén verrekening plaats. Het voordeel komt ten gunste van het jaarrekeningresultaat en wordt toegevoegd aan de Algemene Reserve. 6. Begroting versus jaarrekening De insteek van de IKB is om af te rekenen op basis van het aantal geleverde producten. In de begroting wordt als uitgangspunt de DVO gehanteerd. Hierin zijn de verwachte aantallen opgenomen. In de tussentijdse rapportages en de jaarrekening wordt de afrekening opgesteld op basis van werkelijke aantallen. Consequentie kan zijn dat tussen de verwachte bijdrage op basis van de begroting een (groot) verschil kan ontstaan met de afrekening in de jaarrekening. De reden voor deze afwijking heeft uiteraard een relatie met de aard van de producten, namelijk vraag gestuurd. 7. De 80-20 regel In de bestuursvergadering van 22 april jl. is de 80-20 regel uitvoerig aan de orde geweest. Wat wordt hiermee bedoeld? In de voorbereiding op de invoering van de IKB heeft het bestuur o.a. de volgende opdracht gegeven: Een analyse van gegevens met betrekking tot de afgenomen producten in de afgelopen jaren in relatie tot de historische inbreng van personeel. Indien we kijken naar de historische inbreng dan is de Werkorganisatie gestart met 50,6 fte. Het aantal fte in de begroting 2016 bedraagt 41,44 fte. Ten opzichte van 2011 een verschil van 18%. De bezuinigingstaakstelling en de overdracht van taken aan de ODG spelen hierin de belangrijkste factoren. 6 P a g i n a
Andere factoren die een rol spelen zijn: De economische crisis Nieuwe wetgeving De ontwikkeling van de Werkorganisatie Werkzaamheden voor derden De conclusie die hieruit is getrokken is dat er geen relatie meer bestaat tussen de oorspronkelijke inbreng van de formatie en het huidige aantal producten. Vervolgens hebben wij ons de vraag gesteld in welke mate de individuele gemeente invloed heeft op de totstandkoming van het aantal producten. Met andere woorden in welke mate is de Werkorganisatie afhankelijk van vraag gestuurde producten. Deze analyse heeft geleid tot de verhouding 80:20 waarin de 80 staat voor het aantal vraag gestuurde producten. Indien de uitkomst wordt gewogen (de weging is dan de normering per product) dan is de verhouding bijna 90:10. Sommige producten bevinden in een grijs gebied, is het wel of niet sprake van vraag gestuurd product. Onze overtuiging is dat van een gewogen verhouding van 70:30 minimaal sprake is. Met andere woorden minimaal 70% van het aantal producten is vraag gestuurd. De 80-20 regel heeft nadrukkelijk géén relatie met de verdeelsystematiek c.q. de bijdragen die de gemeenten betalen, maar zegt iets over de aard van de producten. Het gaat hier dus om de mogelijke invloed van de gemeente op de omvang van het aantal producten. 8. Het aantal producten in relatie tot de begroting 2016 en 2017 De basis voor het aantal producten in de begroting 2016 is de gemiddelde uitkomst geweest van de IKB over de periode 2011 t/m 2014. Dit in verband met het ontbreken van de gegevens voor 2016. De dienstverleningsovereenkomst (DVO) voor 2016 (en 2015) moet namelijk nog worden opgesteld. De begroting 2017 zal worden opgesteld aan de hand van de vastgestelde DVO 2017. Deze DVO zal uiterlijk 31 december 2016 moeten worden vastgesteld en ondertekend door de DEAL-gemeenten en vormen de basis voor de verdeling van de bijdragen van de DEAL-gemeenten voor 2017. 9. Inzet Algemene Reserve In overleg met de accounthouders en de financieel adviseurs van de DEAL-gemeenten wordt voorgesteld om het beschikbaar gestelde gedeelte van de Algemene Reserve ( 150.000) in één keer beschikbaar te stellen voor het begrotingsjaar 2016. De uitgangspunten zijn: Maximaal wordt 150.000 beschikbaar gesteld t.l.v. de Algemene Reserve Het bedrag wordt beschikbaar gesteld voor het begrotingsjaar 2016 De maximale bijdrage uit de Algemene Reserve wordt in verhouding van het nadeel verdeeld over de nadeelgemeenten 7 P a g i n a
De berekeningswijze wordt toegepast bij de begroting 2016 én bij de jaarrekening 2016 De gemeentelijke bijdrage in ontwerp begroting 2016 vóór verwerking IKB (de bijdrage op basis van de inbreng van het aantal fte) is voor 2016 het uitgangspunt om te bepalen of sprake is van een nadeelgemeente dan wel een voordeelgemeente De bijdrage van de nadeelgemeente zal in 2016 niet lager zijn dan de bijdrage volgens de oude systematiek. 10. Financiële consequenties De bijdrage van de DEAL-gemeente op basis van de oude systematiek (inbreng aantal fte) bedraagt voor de begroting 2016: D 1.608.162 E 663.920 A 597.529 L 641.789 3.511.400 Rekening houdend met de gemiddelde uitkomst van de IKB over de jaren 2011 2014 bedraagt de bijdrage op basis van de nieuwe systematiek inclusief verrekenscenario: D 1.355.739 E 892.841 A 587.545 L 675.275 3.511.400 De verschillen per gemeente zijn dan: 2016 Nieuw Oud D 1.355.739 1.608.162 252.423 E 892.841 663.920-228.921 A 587.545 597.529 9.984 L 675.275 641.789-33.486 3.511.400 3.511.400 0 De inzet van de Algemene Reserve leidt vervolgens tot de volgende aanpassing van de nieuwe bijdragen in 2016: 8 P a g i n a
2016 Verschil Algemene Begroting Verschil Nieuw Oud Oud - Nieuw Reserve Bijdrage 2016 Oud - Bijdrage 2016 D 1.355.739 1.608.162 252.423 1.355.739 252.423 E 892.841 663.920-228.921 130.858 761.983-98.063 A 587.545 597.529 9.984 587.545 9.984 L 675.275 641.789-33.486 19.142 656.133-14.344 3.511.400 3.511.400 0 150.000 3.361.400 150.000 Indien we kijken naar de bijdragen van de gemeenten in de nieuwe situatie ten opzichte van de oude situatie dan draagt de gemeente Eemsmond meer bij dan waarmee tot nu in de begroting rekening werd gehouden. Een hogere bijdrage betekent in verhouding ook meer aanvragen dan bij de andere gemeenten. Bij minder aanvragen geldt uiteraard het omgekeerde. De bijdrage zal jaarlijks fluctueren aangezien hoofdzakelijk sprake is van vraag gestuurde producten. Meer aanvragen betekent in principe ook een hogere legesopbrengst. 4 mei 2015, Rudi Rexwinkel; Financieel adviseur Werkorganisatie DEAL 9 P a g i n a