Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging ARCHEUS Winterswijk -2016 versie: 15 juni
Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk 2016 Inhoud 1. Inleiding... 2 1.1 Doel beleidsplan... 2 1.2 Totstandkoming... 2 1.3 Vervolgstappen... 2 2. Missie en visie... 4 2.2 Missie... 4 2.3 Visie... 4 3 Doelstellingen en acties... 5 3.1 Organisatie algemeen... 5 3.2 Accommodatiecommissie... 10 3.3 Trainingstechnisch beleid... 12 3.4 Jeugdbeleid... 15 3.5 Vrijwilligersbeleid... 18 3.6 Evenementen en Activiteiten... 20 3.7 Communicatie... 22 3.8 PR en Sponsoring... 24 3.9 Arbo, Veiligheid en Hygiëne... 26 3.10 Financiën en ledenadministratie... 27 4 Externe situatie... 30 4.1 Lokale positionering Atletiek... 30 4.2 Demografische ontwikkelingen... 30 4.3 Ontwikkeling van sport in Winterswijk... 31 4.4 Ontwikkeling van atletiek in Winterswijk... 31 5. Analysemethode... 32 5.1 Werkwijze... 32 6. Bijlagen... 33 Meerjaren Beleidsplan atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 1 / 33 versie: 15 juni
1. Inleiding Atletiekvereniging Archeus in Winterswijk is een vereniging die de laatste jaren een gezonde groei doormaakt, zowel in ledenaantal als in de opzet van haar organisatie. Naast het feit dat de vereniging zich actiever is gaan profileren, is zeker ook aan de orde dat er vanuit de samenleving een sterk toegenomen belangstelling is voor de veelzijdige aspecten van loopsport en atletiek. AV Archeus kenmerkt zich als vereniging door een zeer sociaal karakter, middels onderling respect en aandacht voor elk sportief niveau. 1.1 Doel beleidsplan Zowel de bovengenoemde groei in leden als de hiervoor benodigde accommodatie brengen samen een aantal uitdagingen met zich mee die duidelijkheid en dus een gestructureerd plan vereisen voor de langere termijn. Doel van dit beleidsplan is dan ook om aan zowel interne als externe partijen te verduidelijken welke ontwikkelingen er voor de periode -2016 worden verwacht, welke beleidskeuzes en doelstellingen daaruit voortvloeien, en op welke termijn Archeus verwacht deze te gaan realiseren. Binnen de vereniging staat dit plan centraal als leidraad voor de te maken beleidskeuzes gedurende de komende vijf jaar. Hierbij dient nadrukkelijk te worden vermeld dat tenminste jaarlijks de uitgangspunten en conclusies opnieuw tegen het licht dienen te worden gehouden, en indien nodig het plan moet worden bijgesteld waarbij de aanpassingen dienen te worden gecommuniceerd aan de diverse beleidsgebieden. 1.2 Totstandkoming De basis voor dit plan ligt bij een inventarisatie in april onder een brede geselecteerde groep (ouders van) leden, die allen hun kijk op de vereniging en haar toekomst hebben gegeven middels een zgn. SWOT-analyse (zie H5). De resultaten hieruit zijn verder uitgewerkt door een werkgroep, waarna met inbreng van aanvullende punten vanuit het bestuur de doelstellingen en acties zijn geformuleerd voor de toekomst voor de diverse beleidsgebieden binnen de vereniging. Deze zijn onder hoofdstuk 3 verder uitgewerkt per beleidsgebied. Zie voor de beschrijving van het SWOT- proces onder hoofdstuk 5. Voor de medewerkers aan dit plan verwijzen we naar bijlage [H] Aansluitend is dit concept-plan getoetst bij Atletiekunie, en toegelicht tijdens een Algemene Ledenvergadering eind juni. Het resultaat van dit traject ligt nu voor u, en geeft een beeld van de stappen die Archeus wil gaan nemen in de komende periode -2016. 1.3 Vervolgstappen Het opstellen van dit algemene beleidsplan is de eerste stap. Het is vooral zaak dat de geformuleerde doelen ook helder worden gecommuniceerd naar de leden; betrokkenheid kan alleen worden verwacht als duidelijk is welke koers we varen als vereniging. 1.3.1 Deel-beleidsplannen De acties en doelstellingen uit dit beleidsplan zijn in eerste instantie richtinggevend. Dit kan voor bepaalde beleidsgebieden voldoende zijn; op andere terreinen kan worden besloten een separaat (deel) meerjarenplan te schrijven (bijvoorbeeld Jeugd, Trainingstechnisch, Vrijwilligers). Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 2 / 33
Najaar zal dit worden bepaald door de betreffende beleidsgebieden; als de aanvullingen op dit meerjaren beleidsplan te omvangrijk worden zal een apart meerjarenplan worden geschreven, en blijft dit plan beperkt tot de hoofdlijnen. Een overzicht van deelbeleidsplannen zal hieronder worden weergegeven: 1. Trainingstechnisch beleidsplan (voorbeeld, nog niet van toepassing) 2. etc 1.3.2 Archeus Jaarplan, jaarbudget Elk jaar zullen de acties voor komend kalenderjaar concreet worden uitgewerkt in het Archeus Jaarplan; hiervoor worden de volgende stappen genomen (oktober/november): Elk beleidsgebied (als genoemd onder hfdst 3) evalueert jaarlijks of dit beleidsplan nog actueel is. Werkt vervolgens de concrete acties uit (SMART) voor komend jaar,ten behoeve van het Jaarplan Dient tevens de daarbij behorende budgetaanvraag in bij het bestuur Op basis hiervan worden vervolgens jaarlijks: Budgetten beoordeeld en toegekend Het Jaarplan Archeus opgesteld met alle acties voor aankomend kalenderjaar Eventueel benodigde bijstellingen in dit meerjarenplan verwerkt en gecommuniceerd Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 3 / 33
2. Missie en visie 2.1 Uitgangspunten Alvorens hieronder de missie te verwoorden zijn er een aantal externe aspecten die we op voorhand al moeten benoemen, aangezien deze uitgangspunten een duidelijke rol spelen in de ontwikkeling van Archeus naar de toekomst, en daarmee ook in de totstandkoming van dit beleidsplan. De basis voor beide punten staan nader toegelicht onder par. 3.1.2 / par.4.2. 1. Continuering van de huidige groei naar een verwacht ledenbestand van 400 tot 500 leden per 2016. 2. Verhuizing per 2013 van de huidige locatie naar een locatie in Winterswijk met een volwaardige 400-meter kunststof atletiekbaan. 2.2 Missie 2.3 Visie AV Archeus wil de juiste voorwaarden scheppen om voor iedereen baan- en wegatletiek in Winterswijk en omgeving op laagdrempelige en attractieve wijze toegankelijk te maken. Hierbij staat het plezier in sporten voorop, wat zich vertaalt in het aanbieden van begeleiding passend bij het ambitieniveau en mogelijkheden van elke sporter, van beginner tot (regionaal) topniveau. Atletiek is een keuzesport bij uitstek, met voor ieder wat wils, op ieder niveau. Hiermee vervult de vereniging in goed overleg met het Breedtesportbeleid van de gemeente Winterswijk - momenteel al een rol op sociaal- maatschappelijk gebied, en wil dat in de toekomst zeker nog verder uitdragen. Allereerst is de sport door haar veelzijdigheid een ideale manier om de jeugd op speelse wijze haar talenten te leren ontdekken, waarbij ieder op eigen niveau de prestaties kan proberen te verbeteren en zichzelf leert uit te dagen. In de overgang van jeugd naar senioren wordt - in de junioren - geleidelijk gekozen voor specialisatie. Hier zien we dat - mede vanwege het tot voor kort nog ontbreken van de juiste sportmiddelen tot heden een keuze voor de hardloopsport duidelijk de boventoon voert bij Archeus. Archeus wil daarom ruimte gaan bieden om ook voor volwassenen een breder aanbod te ontwikkelen door het stimuleren van atletiekbeoefening in al haar aspecten. Ook wil Archeus bij de jeugd extra "talententrainingen" aanbieden teneinde wedstrijdjeugd tot hoger niveau te brengen, waarmee tevens de atletiek uit de regio Winterswijk meer bekendheid zal krijgen. Anderzijds zijn inmiddels ook reeds de eerste stappen gezet om trainingen aan te gaan bieden aan minder validen en andere doelgroepen welke speciale aandacht behoeven. Op basis van de missie wil Archeus voor Winterswijk en omgeving de vereniging zijn die in deze behoefte aan beweging en gezonde levensstijl voorziet voor alle mensen uit deze regio middels: Het aanbieden van trainingen op passend niveau aan alle (doel)groepen Het stimuleren van deelname aan wedstrijden en evenementen in het algemeen Het organiseren van loopevenementen Het organiseren van nevenactiviteiten voor alle groepen Na realisatie van de nieuwe atletiekbaan is bovenstaande uit te breiden met: Het organiseren van baanwedstrijden en evenementen op het gebied van atletiek Het aanbieden van trainingen voor nieuwe doelgroepen, als minder validen etc Het beschikbaar stellen van accommodatie en materialen aan derden (bijv. scholen) Het leggen van samenwerkingsverbanden met andere verenigingen. Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 4 / 33
3 Doelstellingen en acties Als onder Hoofdstuk 1 reeds benoemd zijn diverse algemene doelstellingen en acties geformuleerd voor de toekomst, welke in dit hoofdstuk worden uitgesplitst naar de diverse beleidsgebieden. Hoofdstuk 3 zal verder per beleidsgebied ook ingaan op de interne situatie binnen de vereniging, waarbij zowel de huidige als toekomstige situatie (ambitie) wordt omschreven. Voor de externe ontwikkelingen verwijzen we tevens naar hoofdstuk 4; er zijn uiteraard ontwikkelingen die direct invloed hebben op de toekomstverwachtingen van de vereniging. 3.1 Organisatie algemeen 3.1.1 Huidige situatie Ledenaantal A.V. Archeus telt per mei ca. 180 leden, waarvan ca 80 junioren en 100 seniorenleden. De afgelopen jaren (t/m 2010) was er sprake was van een ledengroei met gemiddeld ca. 6% per jaar (23% over 4 jaar). Hiermee groeide het ledenaantal van Archeus maar liefst 4x zo snel als het landelijke gemiddelde, en zelfs 6x zo snel als de regionale trend. Hiernaast de verdeling van leden per 2010 (bron Atletiekunie). Zie voor de volledige rapportage van de Atletiekunie bijlage [C] 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Pupillen Archeus Doelgroep Atletiek is in beginsel bedoeld voor iedereen, jong en oud, met of zonder beperkingen. Het stimuleren van beweging en het stimuleren van sociaal contact staat voorop, en juist atletiek biedt voor een ieder een scala aan verschillende bewegingsvormen middels de brede keuze uit diverse loop-, werp- en springnummers. Bij Archeus kan sport worden beoefend op alle niveaus tussen beginner en (regionaal) topniveau. Atletiek is hiermee ook een breedtesport bij uitstek, met aanbod voor iedere leeftijd en vaardigheid, getuige ook het feit dat de leeftijd in ons ledenbestand varieert tussen 6 tot ca 70 jaar Junioren De nadruk ligt bij Archeus dus duidelijk op breedtesport; dit neemt echter niet weg dat daarnaast zeker ook aandacht is voor het begeleiden van talent naar (regionaal) topniveau. Deze laatste ontwikkeling vindt al wel plaats, maar zal de realisatie van een volwaardige atletiekbaan in de nabije toekomst zeker nog meer vorm gaan krijgen. In de praktijk richten onze volwassen leden zich met name op de (middel)lange loopnummers, terwijl de jeugd tot 18 jaar zich bezighoudt met het gevarieerde aanbod aan loop-, werp- en springnummers die de baanatletiek zo gevarieerd maakt. Senioren Masters Recreanten wandelaars overig 2006 2008 2010 Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 5 / 33
In het kader van breedtesportstimulering vindt goed overleg plaats met diverse instanties om meer mensen aan het sporten te krijgen; samen met de gemeente Winterswijk 1), de Atletiekunie 2) en vertegenwoordigers van specifieke doelgroepen 3). Daarnaast zijn begin eerste initiatieven gestart voor onderlinge samenwerking met andere sportverenigingen, met als doel het aanbod verder uit te breiden en daarmee de beoefening ervan verder te stimuleren en verbeteren. 1) voorbeelden; sportmiddagen voor basisscholen (groepen 6) 2) landelijke Start to Run acties, maar liefst 60 beginnende lopers in maart 3) In het najaar worden training gestart voor jeugd welke bijzondere aandacht behoeft i.s.m. www.specialheroes.nl Organisatie Het hoogste orgaan in de vereniging is de Algemene Ledenvergadering (ALV), waaraan het bestuur tenminste één maal per jaar verantwoording aflegt in een vergadering. Bestuur Begin is gekozen voor een vernieuwde organisatieopzet volgens onderstaand organigram. Het bestuur bestaat uit 7 leden en vergadert in maandelijks. Naast het dagelijks bestuur (voorzitter, penningmeester, secretaris) zijn er vier vertegenwoordigers van diverse commissies met de volgende taken; Public Relations (PR) Accommodatie (ACC) Jeugd en Trainers (J&T) Evenementen en Activiteiten (E&A). Zie voor het onderstaand organigram ook bijlage [A]; voor taakomschrijvingen zie bijlage [B}. Commissies Bovenstaande structuur heeft als streven om elke commissie direct te vertegenwoordigd te laten zijn in het bestuur, zodat de overleglijnen zo kort mogelijk zijn, betrokkenheid wordt vergroot en besluitvorming wordt bespoedigd. Voor de taken en bevoegdheden van de commissies; zie bijlage [B]. Werkgroepen Buiten de vaste commissies worden waar nodig ad hoc werkgroepen ingesteld om niet-structurele, specifieke uitdagingen aan te pakken of te onderzoeken. Het organigram hierboven geeft de huidige werkgroepen derhalve gestippeld weer. De (tussentijdse) status wordt door deze groepen doorlopend gerapporteerd binnen het bestuur. Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 6 / 33
Sportieve resultaten Archeus heeft zowel in de jeugd als senioren een aantal talenten in haar gelederen. Bij de volwassen loopgroepen zijn leden die op de middellange afstanden bij de regionale top lopen. Ook is er in toenemende mate sprake van groepsgewijze training naar sportieve doelstellingen als (halve) marathons etc. Bij de jeugd c.q. de wedstrijdatletiek is sprake van een sterk stijgend niveau gedurende de laatste jaren, getuige ook deelname van junioren aan NK s met goede klasseringen, een recent regionaal kampioen verspringen en bij bijna elke baanwedstrijd zijn er verbeteringen van soms al oude - clubrecords te verwelkomen die ook regionaal en landelijk gezien mogen worden. Ook een onderlinge PR-competitie geeft hierbij een enorme positieve stimulans, en biedt voor elk jeugdlid op elk niveau ook een eerlijke kans om te worden uitgeroepen tot jaarlijkse winnaar. Cultuur / Waarden en normen Archeus kent haar oorsprong in een lopersgroep, waarbij een ieder die mee wilde doen zich kon aansluiten. Dit open karakter van de vereniging is nog steeds terug te vinden, waardoor er een ontspannen sfeer heerst met respect over en weer tussen de leden, en ook nieuwe leden makkelijk worden opgenomen. Betrokkenheid Hoewel men zeker betrokken is bij het wel en wee van de vereniging heerst er van oudsher ook een zekere mate van vrijblijvendheid, gegroeid vanuit de kleinschalige cultuur met weinig verplichtingen. Geleidelijk begint echter het besef door te dringen dat met gezamenlijke inspanningen veel meer bereikt kan worden, en de sport naar een hoger niveau kan worden getild. Het besef dringt tevens geleidelijk door bij de vrijwilligers dat "vrijwillig" iets anders is dan "vrijblijvend". De uitdaging voor de organisatie is echter zeker om bij al deze wijzigingen wel de oorspronkelijke informele sfeer te behouden voor de toekomst. 3.1.2 Ambities toekomst Groei ledenaantal De verwachting voor ligt op ca 185 tot 200 leden per einde jaar, hetgeen een groei van maar liefst 12-18% zou betekenen ten opzichte van 2010; daarmee zelfs meer dan een verdubbeling van de gemiddelde groei (6%) in de afgelopen jaren. Voor de langere termijn verwacht Archeus uitgaande van de realisatie van een volwaardige atletiekbaan per 2013 per 2016 door te zijn gegroeid tot een vereniging van 400 à 500 leden. Deze verwachte groei wordt onderbouwd op basis van de volgende feiten; Onderzoek onder atletiekverenigingen die in het verleden een atletiekbaan hebben aangelegd toont een ledengroei op termijn van tenminste 50% tot zelfs 100% aan vanaf het moment dat de aanleg van de baan zekerheid werd. In Winterswijk is momenteel 0,6% van de plaatselijke bevolking (ca 29.000 inw.) lid van de vereniging. Uit cijfers van de Atletiekunie blijkt dat in plaatsen waar een volwaardige atletiekbaan is gerealiseerd gemiddeld maar liefst 1,6% lid is van de atletiekvereniging. Een rekensom leert dat er alleen al binnen de gemeentegrens van Winterswijk zelf dus een potentie ligt voor ruim 460 leden. Hiermee zou de atletiekvereniging niet alleen tot de grote sportverenigingen gaan behoren in Winterswijk zelf, maar als atletiekvereniging ook tot de grotere in de regio. Landelijk ligt het aantal individuele hardlopers boven 25% van de bevolking, en ook in Winterswijk is uit onderzoek gebleken dat hardlopen, naast fietsen, veruit de meest beoefende sport is. Gezien het ontbreken van volwaardige atletiekbanen in de Oostelijke Achterhoek zal zo n voorziening in Winterswijk op termijn een aanzuigende werking uitoefenen op de atletiekpotentie uit de omgeving. Het verzorgingsgebied voor een baan in Winterswijk wordt geraamd op ca 43.000 inwoners, waarbij het potentieel aan de Duitse kant van de grens nog buiten beschouwing is gelaten, zie ook bijlage [G]. Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 7 / 33
Doelgroep Kwaliteit staat bij Archeus boven kwantiteit, en op basis van de huidige groei ligt de prioriteit dan ook in het op juiste wijze begeleiden van de huidige aanwas aan sporters middels voldoende vrijwilligers en voldoende gekwalificeerde trainers. Daarnaast is een volwaardige accommodatie ook een vereiste; de huidige locatie geeft beperkingen qua beschikbare ruimte en sportieve mogelijkheden. Archeus staat echte zeker open voor samenwerkingsmogelijkheden en nieuwe doelgroepen, en zal de potentie op korte termijn ook in kaart gaan brengen, echter zelf hierin (nog) niet actief gaan benaderen. Zo valt te denken aan samenwerking met of opstart van Bijzondere doelgroepen (mensen met fysieke beperking, kinderen met bijzondere zorg, etc) Nordic Walking vereniging Winterswijk Wandelvereniging Winterswijk Buitenschoolse opvang (waarbij sport als activiteit wordt aangeboden) Andere sportverenigingen (t.b.v. looptraining) etc Op korte termijn betekent dit dus dat de vereniging voornamelijk vraag-gestuurd kan en zal inspringen op behoeften van derden, en deze per geval beoordeelt op impact en meerwaarde voor de vereniging. Op termijn en op basis van de beschikbaarheid over nieuwe faciliteiten kan vervolgens actief worden gekeken naar de mogelijkheden tot samenwerking. Bij de wedstrijdjeugd is sprake van de wens naar verdere opsplitsing naar wedstrijdniveau, waarmee feitelijk ook een nieuwe doelgroep wordt gecreëerd; zie ook onder 3.3.2 en 3.4.2 3.1.3 Doelstellingen en actiepunten doelstellingen acties kort middel lang Aan zowel in- en externe partijen duidelijk maken wat de toekomstplannen zijn van AV Archeus Archeus staat open voor samenwerkingsmogelijkheden, maar kan deze alleen in overweging nemen indien deze een duidelijke meerwaarde hebben voor de vereniging én er voldoende capaciteit is qua accommodatie en bemensing om deze uitbreiding op te vangen. Tevens dient ervoor te worden gewaakt dat de clubbeleving van bestaande leden is gewaarborgd. Beleidsplan opstellen en eind van elk jaar evalueren in bestuursvergadering; indien nodig bijstellen en essentiële aanpassingen communiceren naar leden en extern. Opstellen Archeus-jaarplan voor komend kalenderjaar, hierbij actief zorg dragen voor de input van alle beleidsgebieden. (actie bestuur) Alle mogelijke samenwerkingsmogelijkheden en bijbehorende consequenties in kaart brengen, als bijlage toevoegen aan beleidsplan Indien verzoek tot samenwerking deze vooraf in bestuur beoordelen op ; - duidelijke meerwaarde - voldoende vrijwilligerscapaciteit - voldoende accommodatie capaciteit Vanaf het betrekken nieuwe accommodatie uitgaan van actieve benadering samenwerkingsmogelijkheden Zorg dragen dat gewenste uitbreiding sportaanbod past binnen kaders beleidsplan; instemming door bestuur tot ca 2012 passief, jaarlijks, jaarlijks (november) per 2013 actief (nieuwe locatie) start, doorlopend Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 8 / 33
Een optimale bezettingsgraad bereiken van de nieuwe baanfaciliteiten en accommodatie, middels verhuur aan derden door Archeus, en overdag gebruik door scholen voor buitensport (afstemming met gemeente). Middels nauw overleg met overheidsinstellingen, sportbonden en andere (atletiek)verenigingen dient te worden gezorgd voor zowel een duidelijke profilering van Archeus als een helder inzicht in toekomstige externe ontwikkelingen, zodat de vereniging hierop tijdig kan anticiperen. Mogelijkheden voor gebruik nieuwe baan in kaart brengen, en nader overleg met gemeente voeren over de invulling ervan Actieve communicatie met politiek, overheden en andere (atletiek) verenigingen Bestuur dient verstrekte beleidsinformatie en regelgeving Gemeente, Provincie en Sportbond goed te blijven volgen, en voortdurend te blijven anticiperen. Waar nodig nauw overleg voeren met eenduidige verslaglegging naar alle betrokken partijen 2012 start, doorlopend start, doorlopend Duidelijkheid scheppen in de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de diverse geledingen binnen de vereniging, en de nadruk blijven leggen op goed en tijdig intern overleg. opstellen taakomschrijvingen door bestuur om helderheid te scheppen in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie beleids plan meerwaarde en betrokkenheid geven aan het verenigingslidmaatschap door de leden actief te informeren, duidelijke aanspreekpunten te creëren en de activiteiten binnen de vereniging ten allen tijde beschikbaar te maken zorg dragen voor aanleveren van heldere en actuele informatie richting leden via website en mailings Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 9 / 33
3.2 Accommodatiecommissie 3.2.1 Huidige situatie Archeus maakt sinds eind jaren 90 gebruik van een gehuurd grasveld van openbare scholengemeenschap Driemark, gelegen op een goed bereikbare locatie gelegen in het centrum van Winterswijk. Dit veld is economisch eigendom van de gemeente Winterswijk, en zoals het er nu uitziet is door de gemeente vanaf 2013 woningbouw gepland op deze locatie (zie verder onder Hoofdstuk 4) Accommodatiecommissie De accommodatiecommissie draagt de verantwoordelijkheid over het beheer en onderhoud van het terrein, de baan, de gebouwen, de sportmiddelen en materialen. Huidige sportfaciliteiten Op het veld zijn de volgende sportmaterialen aanwezig; Faciliteit opmerkingen ten behoeve van 300 meter rondbaan 2meter brede semiverharding alle loopnummers 6 sprintlanen 60 meter, grasbanen sprint, hordenlopen 2 hoogspringmatten met rubber aanloopvlak hoog en polsstok 1 Verspringbaan met rubber aanloopbaan verspringen, hink-stap-sprong 1 Discuskooi met betonnen cirkel discuswerpen 1 kogelstootbak met betonnen cirkel kogelstoten 2 sportvelden middenterrein, gras speerwerpen en overige De faciliteiten op alle spring- en werpnummers zijn nieuw (eind 2010) en voldoen aan de laatste standaarden binnen de atletiek. De 300 meter rondbaan is eind april verbeterd; aanleiding was dat de grasbaan inmiddels dusdanig slecht werd door de toegenomen belasting dat in de natte periodes gladde situaties (door modder) en blessures ontstonden. Accomodatie Clubgebouw Kleedkamers Materialenopslag Vanwege het tijdelijke (gehuurde) karakter van het terrein is destijds gekozen voor een verplaatsbare bouwkeet, met kleine kantine, keuken, toilet. Er wordt gebruik gemaakt van de kleedkamers en douches van de naast het veld gelegen scholengemeenschap. Evenals het clubgebouw is ook hier gekozen voor een verplaatsbaar element, het grootste deel van de materialen is opgeslagen in een 20-voets zeecontainer. Overige zaken zijn opgeslagen in een aparte kastruimte binnen de school. 3.2.2 Ambitie toekomst Archeus zal per 2013 van de huidige locatie moeten verhuizen, en momenteel lopen de voorbereidingen om Archeus van een volwaardige atletiekbaan en accommodatie te voorzien. Meer details onder Hoofdstuk 4. Met als uitgangspunt dat de geschatte gebruiksduur van een kunststof atletiekbaan tegenwoordig ligt op een periode van 15 tot 20 jaar, dient de toekomstige locatie geschikt te zijn voor volgende doelen: Opvangen sportbehoefte op basis verwachte ledengroei tot 400 à 500 leden op termijn Ruimte en middelen bieden aan buitensport voor de Winterswijkse scholen in dagtijd Ruimte bieden voor breedtesport meer in het bijzonder aan mensen met fysieke handicap Voldoende omvang faciliteiten om baanwedstrijden te kunnen organiseren en op termijn mee te gaan draaien in de baancompetitie-cycli als stedenwedstrijden of medaillewedstrijden. Voldoende ruimte op de baan faciliteren om op trainingsavonden met meerdere groepen van verschillende niveaus (en evt van andere verenigingen) tegelijk te kunnen trainen, en daarnaast ook ruimte te houden om technische baannummers te kunnen beoefenen Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 10 / 33
Sportfaciliteiten nieuwe locatie De werkgroep nieuwe locatie heeft e.e.a. in hoofdlijnen onderzocht en komt op basis van bovenstaande tot de volgende behoefte voor een nieuwe locatie; Faciliteit opmerkingen 400 meter rondbaan kunststof 6-laans rondbaan met 8 sprintlanen, geheel v.v. verlichting 2 hoogspringbanen matten reeds aanwezig, 1 polsstok hoogspringmat 1 Discuskooi kooi reeds aanwezig 1 kogelslinger-kooi (tevens geschikt als 2 e discuskooi) 2 Verspringbanen 2 Kogelstoot-bakken met werppunten uit meerdere hoeken 2 speerwerpbanen Toegankelijkheid van de faciliteiten voor invaliden Nieuwe accommodatie Het nieuwe clubgebouw dient voldoende ruimte te bieden aan de toekomstige groei en dient te voldoen aan de zowel wettelijke eisen als eisen van de sportbond, waarbij ook oog moet worden gehouden voor de toegankelijkheid met rolstoelen. Gedacht wordt aan; Kleedkamers met douches geschikt voor ca 50 à 60 personen (2 dames/2 heren) Toiletruimtes volgens wettelijke eisen (minimaal 2 dames, 2 heren, 1 invaliden) Kantine met voldoende daglicht en bij voorkeur zicht op de baan, ca 75 personen (ca 90 m2) Keuken en bar volgens huidige wettelijke eisen (n.t.b.) Opbergruimte trainings- en wedstrijdmaterialen, met ruimte voor werkbank. (ca 40 m2) Bestuurskamer annex vergaderruimte (ca 25 m2) Medische ruimte, met tevens plaats voor massagetafel (ca 15 m2) Hal, met ruimte voor kapstokken/jassen (n.t.b.) 3.2.3 Doelstellingen en actiepunten doelstellingen Bij het opzetten van de nieuwe accommodatieplannen rekening houden met ontwerpeisen - onderhoudsvriendelijk - energiezuinig - verhuurmogelijkheden aan derden - toegankelijkheid mensen met fysieke beperking Jaarlijkse kostenprognose opstellen ten behoeve van de club begroting acties werkgroep nieuwe locatie; uitwerken Plan van Aanpak Werkgroep i.o. accommodatiecommissie: pakket van eisen opstellen Voorontwerp maken nieuwe accommodatie Onderhoudsplan opzetten voor zowel huidige als t.z.t. nieuwe locatie werven leden voor uitbreiding accommodatiecommissie met onderhoudsgroep tbv regulier onderhoud Eind oktober input leveren voor Archeus Jaarplan tbv accommodatie eind oktober begroting indienen voor komend jaar bij bestuur tbv clubbegroting kort middel lang 2012 2012 2013 2013 start, doorlopend (oktober) start, doorlopend (oktober) Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 11 / 33
3.3 Trainingstechnisch beleid 3.3.1 Huidige situatie De vereniging biedt trainingsmogelijkheden op het gebied van zowel hardlopen als de overige technische atletieknummers 1). Trainerscommissie Archeus beschikt over een relatief grote trainersgroep van ruim 25 trainers op diverse niveaus, welke wordt gecoördineerd door de Trainerscommissie. Deze commissie bestaat uit een voorzitter en een vertegenwoordiger van elk van de volgende trainingsgroepen: Pupillen recreanten Junioren recreanten Jeugdwedstrijdgroep Recreanten loopgroepen Senioren / Masters loopgroepen Beginners (Start to Run) In deze commissie vindt tenminste 2x per jaar overleg plaats over de ontwikkelingen binnen deze groepen, en wordt tevens de behoefte aan werving en opleiding afgestemd. De commissie is vertegenwoordigd in het bestuur via het bestuurslid Jeugd en Trainers. Opleiding Voor de begeleiders en trainers zijn er verschillende mogelijkheden om zich te ontwikkelen binnen de vereniging, de verschillende opleidingen hiervoor zijn voorhanden bij de Atletiekunie. Archeus beschikt over 4 tot 7 ervaren trainers/praktijkbegeleiders die cursisten begeleiden bij hun opleiding. Recente opleidingsresultaten: - 10 assistent looptrainers (geslaagd 2009). - 8 juryleden (geslaagd ) - 1 nieuwe looptrainer (geslaagd ) - 10 nieuwe jeugdtrainers (, in opleiding) Baanwedstrijden Het organiseren van eigen atletiek-baanwedstrijden is, gezien de beperking van de huidige 300 meterbaan (zie 3.2) helaas niet mogelijk zonder volwaardige atletiekbaan. Trainingsaanbod Hieronder volgt een beknopte weergave van de trainingsmogelijkheden binnen Archeus. Bij elke training dient tenminste één gediplomeerde trainer aanwezig te zijn 1. Loopgroepen Niveaus: Beginners (o.a. Start to Run) / Recreanten / Masters Onderdelen: Diverse afstanden; kort (tot 5km), middellang (tot 10km), lang (10km of meer) Frequentie: Maandag t/m donderdag en zaterdag; zowel ochtend als avonden. 2. Atletiek Niveaus: Recreatief / Jeugd-wedstrijdgroep Onderdelen: - Lopen: Sprint, kort en middellang (max. 5 km), hordelopen - Werpen: Discuswerpen, kogelstoten, speerwerpen - Springen: Hoogspringen, verspringen, hink-stap-sprong Frequentie: Maandag t/m donderdag, s avonds 1) momenteel nog met uitzondering van polsstokspringen en kogelslingeren vanwege de hiervoor ontbrekende faciliteiten. Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 12 / 33
3.3.2 Ambities toekomst Ontwikkelen Beleid Een eerste doelstelling voor de toekomst is het nader uitwerken van het trainingstechnisch beleid als omschreven in dit beleidsplan. Hierover vindt najaar nader overleg plaats binnen de trainerscommissie, en wijzigingen zullen aansluitend worden verwerkt in dit plan; en indien nodig wordt een separaat trainingstechnisch meerjarenplan uitgewerkt. Onder meer dient nader te worden omschreven hoe om zal worden gegaan met opleidingsbehoefte en werving van trainers in relatie tot de verwachte groei en diversificatie van trainingsaanbod in de toekomst. De overlegfrequentie van de commissie is momenteel al verhoogd naar 4 tot 6x per jaar. Jaarplan Daarnaast worden per jaar de te nemen stappen voor het komende jaar concreet verwoord in het Archeus jaarplan welke eind van elk jaar wordt samengesteld met input vanuit de diverse beleidsgebieden. (zie de doelstellingen/acties als genoemd onder 3.3.3.) Volwassenen atletiek Het ontwikkelen van atletiek voor volwassenen is een ambitie voor de toekomst. Het feit dat er op dit moment door volwassenen nagenoeg geen atletiek wordt beoefend vindt zijn oorsprong in het feit dat het tot eind 2010 ontbrak aan de juiste middelen om op meerkamp of specifieke atletiekonderdelen te kunnen trainen. Talenten zijn hierdoor in het verleden noodgedwongen gestopt of uitgeweken naar beter gefaciliteerde verenigingen in andere plaatsen. Het opzetten van atletiek voor senioren biedt de huidige junioren de kans om hun favoriete onderdelen ook in de toekomst te blijven beoefenen. Talenten begeleiding Met name bij de jeugd bestaat behoefte aan het geven van trainingen die erop zijn gericht het trainingsaanbod uit te breiden met talenten training, teneinde de leden met deze ambitie en talent naar een hoger prestatieniveau te kunnen brengen. Voorwaarde hiervoor is dat er voldoende behoefte voor is, en dat de extra kosten in verhouding zijn met de omvang van de groep. Zie ook onder jeugdbeleid H 3.4.2 3.3.3 Doelstellingen en acties doelstellingen acties kort middel lang Tevredenheid leden staat voorop, en het streven is leden te binden aan de vereniging door: - trainingsdoelen te stellen voor individu - groepsdoelen te stellen, bijvoorbeeld richting een evenement - groepsgroottes te bewaken teneinde voldoende zorg te kunnen geven aan het individu - begeleiding bij blessures/herstel opzetten van werving- en opleidingsplan trainers, gebaseerd op verwachte groei en structurele wervingsacties voor nieuwe baan en locatie in kaart brengen hoe training voor mensen met fysieke beperking moet worden geregeld inventariseren onder leden welke wensen er leven ten aanzien van extra trainingsaanbod (i.o. PR commissie) start, doorlopend 2012 2013 2012 Tijdig anticiperen door trainersgroep op te verwachten ledengroei op basis geplande wervingen of samenwerkingsacties doorlopend overleg tussen bestuur en trainers om ongecoördineerde wervingsacties te vermijden. start, doorlopend Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 13 / 33
Aanbieden van atletiek voor volwassenen middels het opzetten van trainingsmogelijkheden Werving gespecialiseerde loop- en techniektrainers t.b.v. niveauverbetering en aanbod (jeugd)atletiektrainingen Dit onder voorwaarde dat extra kosten in verhouding liggen met omvang groep te trainen (jeugd)leden Binnen de vereniging duidelijkheid scheppen over de trainingstechnisch beleid onderzoeken welke stappen moeten worden genomen om atletiek voor volwassenen te organiseren, en aansluitend deze groep gaan opstarten bij voldoende draagvlak actief werven voor ervaren trainer(s) o.a. middels het benaderen van andere verenigingen en ervaren atleten in de regio e.e.a. in overleg jeugdcommissie bepalen gangbare en toelaatbare kosten voor betaalde ervaren trainers inventarisatie huidig niveau van alle trainers, en aan de hand daarvan de opleidingsbehoefte vaststellen, overleg met bestuur. Trainingstechnisch meerjarenbeleid nader uitwerken en opnemen in dit meerjaren beleidsplan. Indien nodig apart meerjarentrainingsbeleidsplan opzetten. Meerjarenbeleid jaarlijks evalueren en bijstellen. Uitwerken acties voor Archeus jaarplan (eind oktober) 2012 2013 2012 2013 2012 2013 2012 2013 Najaar 2012 jaarlijks (november) jaarlijks (oktober) Jaarlijkse kostenprognose opstellen ten behoeve van de club begroting eind oktober begroting indienen voor komend jaar bij bestuur tbv clubbegroting jaarlijks (oktober Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 14 / 33
3.4 Jeugdbeleid 3.4.1 Huidige situatie De jeugd vormt binnen Archeus een relatief grote groep leden (ruim 40%), bijna het dubbele ten opzichte van het landelijk gemiddelde, zie ook bijlage [C] Hiermee vormt Archeus met haar ruim 80 jeugdleden een belangrijk aandeel in de sportstimulering onder de Winterswijkse jeugd tussen 6 en 18 jaar. Jeugdcommissie De Jeugdcommissie bestaat uit Bestuurslid jeugdcommissie Hoofdtrainer jeugdwedstrijdgroep Wedstrijdsecretaris A+B Wedstrijdsecretaris C+D Wedstrijdsecretaris Pupillen Coördinator Juryleden Jeugd activiteitengroep Ouder responsgroep De jeugdcommissie heeft tenminste 2x per jaar overleg met de ouder-responsgroep, met als doel de ontwikkelingen door te spreken en samen eventuele verbeteringen te bespreken. De commissie is vertegenwoordigd in het bestuur via het bestuurslid Jeugd en Trainers. Trainingsniveaus Recreatief Voor degene die voornamelijk traint, en incidenteel meedoet aan wedstrijden Wedstrijdgroep Voor degene die structureel minimaal meedoet aan vastgestelde wedstrijden Voor de recreatieve groep vinden twee trainingen per week plaats op maandag en donderdag De wedstrijdgroep krijgt daarnaast nog specifieke technische training op de dinsdag Leeftijdsgroepen Junioren A 17-19 jr Pupillen A 9 11 jr Junioren B 15-17 jr Pupillen B 7 9 jr Junioren C 13-15 jr Pupillen C 6 7 jr Junioren D 11-13 jr 3.4.2 Ambities toekomst Evaluatie jeugdbeleid Het jeugdbeleid functioneert op dit moment goed, maar de opzet ervan zal najaar worden geëvalueerd, o.a. in relatie tot het trainingstechnisch beleid. Dit in verband met een overlap op bepaalde vlakken. Eventuele wijzigingen zullen in dit beleidsplan worden aangepast, en indien wenselijk nader worden uitgewerkt in een apart Jeugdbeleidsplan. Jaarplan Naast de aanpassingen in de opzet worden elk najaar de acties uit dit beleidsplan en/of het aparte jeugdbeleidsplan (zie 3.4.3) voor het komende kalenderjaar nader uitgewerkt door de jeugdcommissie, en ingevoegd in het in het Archeus jaarplan. Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 15 / 33
Hieronder de overige maatregelen die de vereniging wil nemen om zorg dragen voor een omgeving waarin jeugdleden zich binnen een prettige omgeving op elk gewenst niveau kunnen blijven ontwikkelen, van recreant tot topniveau. Begeleiding junioren naar senioren Als ook reeds onder 3.3 benoemd is er de ambitie om atletiek ook te gaan aanbieden onder senioren. Dit biedt de jeugd tevens het perspectief dat ze na de junioren ook bij Archeus hun favoriete atletiekonderdelen kunnen blijven beoefenen. Opzet vergt goed overleg tussen Jeugd- en Trainerscommissie Talenten begeleiding De jeugdwedstrijdgroep heeft de ambitie om de trainingsniveaus verder uit te breiden met een extra talentengroep. Doelstelling is om het aanwezige talent onder de jeugd verder te helpen ontwikkelen door meer gerichte trainingen, en daarmee het sportieve niveau van de vereniging naar een nog hoger plan te brengen. Vanwege de hiervoor benodigde extra capaciteit aan ervaren trainers is dit punt tevens benoemd onder 3.3.2. Uitbreiding Jeugdactiviteiten De jeugdcommissie wil naast de sportieve activiteiten ook meer extra activiteiten aan gaan bieden, zoals droppings, clinics, jeugdkamp etc. Dit wordt verder uitgewerkt door de jeugdactiviteitengroep Trainingen Bijzondere Doelgroepen Als reeds vermeld onder 3.3 gaat Archeus met ingang van een pilot opzetten om traingen te verzorgen voor speciale doelgroepen jeugd die bijzondere aandacht behoeven. Het is op dit moment (nog) niet de bedoeling hiervoor een aparte lijn in het jeugdbeleid op te nemen, maar ze mee te laten draaien in het nu geldende schema. Indoor wedstrijden De jaarlijkse open indoor wedstrijd (gestart 2010) uitbreiden tot een groter evenement 3.4.3 Doelstellingen en acties doelstellingen acties kort middel lang Archeus streeft ernaar om het ledental bij de jeugd tenminste naar het landelijk gemiddelde te krijgen (naar het aantal inwoners). Kwaliteit staat hierbij voorop, en om dit te bereiken wordt qua trainingsniveaus geanticipeerd op de behoeftes vanuit de groep waarbij het streven is om voor elk niveau - beginner tot talent- de juiste training aan te blijven bieden. oudere jeugd persoonlijk betrekken door ze een meerwaarde te laten zijn in de organisatie Begeleiden wedstrijdjeugd naar senioren doelgroep (basisschooljeugd) actief benaderen t.b.v. opstellen jeugd meerjarenbeleid; inventariseren behoefte onder leden, o.a.; - recreatief/ wedstrijd/talent - aantal trainingen - verbetermogelijkheden, etc promotie en onderzoek naar behoefte jeugdatletiek onder bevolking Winterswijk tijdig inventariseren sportieve interesses van jeugdleden en mogelijkheden bekijken voor rol junioren in begeleiding jongere jeugd of trainerschap Afstemming met trainerscommissie over het opzetten van wedstrijdatletiek in senioren 2012 najaar 2012 start, doorlopend 2012 Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 16 / 33
Uitbreiding technisch ervaren trainers voor jeugd baanatletiek en talententraining. Aantrekkelijk maken van het lidmaatschap door meer activiteiten aan te bieden voor de jeugd Binnen de vereniging duidelijkheid scheppen over de plannen van de jeugd en jeugdwedstrijdgroep Jaarlijkse kostenprognose opstellen ten behoeve van de club begroting Afstemming met trainersgroep over de juiste kwalificaties van technische trainers Nieuwe activiteiten opzetten, en deze in de jaarkalender opnemen. (actie jeugd activiteitengroep) Jeugd- meerjarenbeleid nader uitwerken en opnemen in dit meerjaren beleidsplan. Indien nodig apart meerjarenjeugdbeleidsplan opzetten. Meerjarenbeleid jaarlijks evalueren en indien nodig bijstellen Uitwerken acties voor Archeus jaarplan (eind oktober) eind oktober begroting indienen voor komend jaar bij bestuur tbv clubbegroting najaar najaar jaarlijks (november) jaarlijks (oktober) Jaarlijks (oktober) Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 17 / 33
3.5 Vrijwilligersbeleid 3.5.1 Huidige situatie Op dit moment kent Archeus nog geen specifiek vrijwilligersbeleid, en worden de diverse vrijwilligers direct vanuit de betreffende commissies aangestuurd, hetgeen op zich tot heden werkbaar is gebleken, mede door de nog korte lijnen. Er is echter geen overkoepelende coördinatie (middels een vrijwilligerscoördinator) waardoor anderzijds de mate van vrijblijvendheid binnen de vereniging hoog is, en het werk doorgaans neerkomt op dezelfde groep mensen. 3.5.2 Ambities toekomst Gezien de groei van de vereniging zal in de toekomst nadrukkelijker een beroep worden gedaan op een ieders bijdrage aan de activiteiten binnen de vereniging; in de algemene ledenvergadering is inmiddels reeds ingestemd met de verplichting dat elk lid ten minste 1x per jaar dient te helpen bij clubactiviteiten. Actieve werving Daarnaast zal door het bestuur een werkgroep worden geïnitieerd met als doel uiterlijk voorjaar 2012 alle (ouders van) leden persoonlijk te benaderen middels een telefonisch onderzoek, waar bij het niet de vraag is "of", maar "wat" je wilt doen voor de vereniging. Vooraf dient echter te worden geïnventariseerd welke taken er liggen binnen de vereniging, en waar versterking c.q. ontlasting gewenst is. Middels het telefonisch onderzoek kunnen tevens alle contact- en persoonsgegevens worden geactualiseerd en gecompleteerd. Ook kunnen beroepen en interesses van de leden worden geïnventariseerd, ten behoeve van het later gericht werven van vrijwilligers voor bepaalde taken. Opzetten van Vrijwilligerscommissie en -beleid Taken die nu nog niet aan de orde zijn maar bij het betrekken van een nieuwe accommodatie (verwacht per 2013) wel actueel zullen worden zijn o.a. : Kantinebeheer Jurygroep tbv baanwedstrijden Bardiensten Schoonmaakgroep Onderhoudsgroep Deze toename in het aantal vrijwilligers zal een meer gestructureerde coördinatie vergen waarbij - indien dit per 2013 nog niet is gebeurd - tevens een vrijwilligerscommissie en/of - coördinator zal worden aangesteld. Op dat moment wordt tevens een apart vrijwilligersbeleidsplan opgesteld.. De plaats van deze commissie/coördinator in de organisatie zal op dat moment ook door het bestuur worden bepaald. Voor alsnog zullen deze taken dus nog vanuit de diverse commissies worden aangestuurd, en Onderstaande acties worden door de betreffende groepen dan wel het bestuur geïnitieerd. Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 18 / 33
3.5.1 Doelstellingen en acties doelstellingen Acties Kort middel lang Naast aandacht voor de huidige vrijwilligersgroep dienen alle leden van de vereniging actief te worden betrokken bij de uitvoering van de taken, teneinde een betere taakverdeling, draagvlak en daarmee betrokkenheid te creëren Werkgroep werving vrijwilligers opzetten In kaart brengen bestaande vrijwilligers met ieders takenpakket, en van daaruit behoefte tot uitbreiding inventariseren. Grote wervingsactie vrijwilligers opzetten; alle leden actief mondeling of telefonische benaderen op wat men wil doen voor de vereniging (actie door werkgroep werving) Bestuur werkgroep 2012 werkgroep Regelmatig evalueren of de organisatiestructuur, het aanbod en het aantal vrijwilligers dat hiervoor nodig is aanpassing behoeft om de ontwikkelingen te volgen. Bij benodigde verandering of uitbreiding van het aanbod dient het welbevinden van de vrijwilligers voorop te staan, en moet gewaakt worden voor overbelasting. Diverse commissies tenminste per einde jaar actief benaderen omtrent de behoefte aan werving en opleiding. Blijvend (tenminste jaarlijks) waardering geven aan vrijwilligers als vereniging middels attentie of andere wijze (actie bestuur) Periodiek (tenminste 1x per jaar) de tevredenheid onder de leden en vrijwilligers onderzoeken, en hierbij ook vragen om inbreng vanuit de leden, bijvoorbeeld via agendapunt ALV. (actie bestuur) start, doorlopend bestuur start, doorlopend bestuur start, doorlopend bestuur Om de toekomstige groei aan vrijwilligers, met name vanuit de extra taken vanuit een nieuwe accommodatie, in goede banen te leiden dient een vrijwilligerscoördinator/commissie te worden aangesteld. Opzet maken voor commissie en/of coördinator ; juiste persoon werven die dit kan aansturen. (actie bestuur) Werven van vrijwilligers voor de nieuwe functies welke met een 400 meterbaan en accommodatie gepaard gaan (zie ook 3.5.2) 2012 bestuur 2012 2013 Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 19 / 33
3.6 Evenementen en Activiteiten 3.6.1 Huidige situatie AV Archeus kende tot voor kort nog geen activiteitencommissie, en dee diverse clubactiviteiten werden allen op zelfstandige basis door vaste groepen georganiseerd. Dit gebeurt op gedegen wijze, echter zonder interactie met overige activiteiten en beleidsterreinen binnen de vereniging; structurele terugkoppeling naar het bestuur vindt derhalve niet plaats. In het bestuur is momnenteel een vacature voor een bestuurslid Activiteiten. Activiteiten De huidige vaste activiteiten binnen de vereniging bestaan uit - Vrijwilligersavond februari - Engelse Mijlenloop maart - Start to Run (2x) maart / september - Coopertest juni - Zomeravondloop augustus - Clubkampioenschappen september Jubileum In 2012 viert Archeus haar 25 jarige jubileum. Hiervoor is een jubileumcommissie in het leven geroepen die tot heden in overleg met het bestuur een programma opzet. 3.6.2 Ambities toekomst Start evenementen en activiteiten commissie Vanaf juni is er een bestuurslid Evenementen en Activiteiten aangesteld, en zal sprake zijn van geleidelijke structurering van de activiteiten binnen de vereniging, als ook de directe terugkoppeling ervan naar / van het bestuur. Opzet Evenementen en Activiteiten Na overleg met de diverse activiteitengroepen zullen de ambities in dit hoofdstuk nader worden gespecificeerd, voorjaar 2012 Om de naamsbekendheid en betrokkenheid bij de vereniging te versterken is de ambitie om vanaf 2013 gemiddeld elke maand een open Winterswijkse activiteit plaats te laten vinden door (of in samenwerking met) Archeus. Dit kunnen zowel organisatorisch kleine (Coopertest) als grotere activiteiten zijn (Engelse Mijlenloop, Zomeravondloop). Uitbreiding van activiteiten kan in de toekomst worden gezocht in (nader uit te werken) Organiseren van crosslopen Organiseren van baanwedstrijden (op nieuwe locatie) Demonstraties atletiek, bijvoorbeeld in het centrum Clinics door topsporters Winterswijkse Marathon (zie onder) Winterswijkse Marathon Een nieuwe activiteit uit de buitencategorie is de Winterswijkse Marathon. In samenwerking met de gemeente Winterswijk en een aantal andere Winterswijkse verenigingen en stichtingen wordt gewerkt aan de voorbereidingen voor een Winterswijkse Marathon, eerste editie per september 2012. Op dit moment is hier een lid van de vereniging in betrokken die rechtstreeks rapporteert aan de voorzitter. Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 20 / 33
3.6.3 Doelstellingen en acties doelstellingen acties kort middel lang Samenwerking tussen diverse clubevenementen bevorderen en versterken door de losse groepen te coördineren onder activiteiten commissie (nu vacature bestuur) Binnen de vereniging duidelijkheid scheppen over de plannen voor de clubactiviteiten en evenementen Jaarlijkse kostenprognose opstellen ten behoeve van de club begroting Inkomsten genereren door nieuwe verenigingsacties of optimalisatie/uitbreiding van bestaande activiteiten Huidige pakket aan clubactiviteiten evalueren en waar mogelijk en nodig uitbreiden of verbeteren aanstellen van bestuurslid activiteitencommissie meerjarenbeleid in dit beleidsplan nader uitwerken. Meerjarenbeleid jaarlijks evalueren en indien nodig bijstellen Uitwerken acties voor Archeus jaarplan (eind oktober) kostenbegroting voor komend jaar indienen bij bestuur tbv clubbegroting (eind oktober) Voorstel opzetten voor activiteiten waarmee extra inkomsten kunnen worden gegenereerd. Overleg plan met sponsorcommissie en bestuur. gezamenlijk overleg met alle evenementengroepen over wensen en kansen inventariseren welke nieuwe kansen een nieuwe locatie biedt qua evenementen atletiek voor senioren introduceren middels een open atletiekwedstrijd baan atletiekwedstrijden organiseren (na realisatie nieuwe baan) najaar Voorjaar 2012 2012 jaarlijks (november) jaarlijks (oktober) jaarlijks (oktober) 2012 2013 2012 2013 2013 2014 Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 21 / 33
3.7 Communicatie 3.7.1 Huidige situatie Naar de buitenwereld toe heeft Archeus zich altijd uiterst bescheiden opgesteld. Op zich siert dit de vereniging, maar het verklaart tevens waarom het bestaan van atletiek in Winterswijk tot voor kort een vrij onbekend fenomeen is gebleven. Deze onbekendheid werd ten dele ook veroorzaakt door het feit dat zelden gebruik werd gemaakt van de media om clubresultaten en activiteiten te promoten. Pas de laatste jaren is dit op gang gekomen, en dit begint het geleidelijk zijn vruchten af te werpen (zie o.a. 3.1-Ledenontwikkeling). Externe communicatie In het regionaal (bonds) overleg wordt AV Archeus vertegenwoordigd door de voorzitter. Contacten met de gemeente worden onderhouden door voorzitter of desbetreffend bestuurslid. Contacten met pers en radio worden onderhouden door - of in overleg met - het bestuurslid PR. Regionale contacten met andere vereniging vinden meestal plaats via secretaris of voorzitter. Verdere informatieverstrekking vindt plaats via de onlangs geoptimaliseerde website Interne communicatie Qua gebruikte media zijn er het clubblad en de website. Het clubblad Een rondje Archeus verschijnt halfjaarlijks, en bevat naast een aantal interessante verhalen van de leden tevens een terugblik op de afgelopen periode, als ook een blik vooruit op aankomende activiteiten. De website is pas sinds kort een middel dat zich in stijgende belangstelling kan verheugen. Naast het toenemende gebruik van e-mail als communicatiemiddel tussen organisatie en leden, is de website geleidelijk het centrale communicatiemiddel aan het worden. De informatie wordt door meerdere vrijwilligers bijgehouden, waardoor deze actueel blijft, en leden op snelle wijze de informatie kunnen raadplegen die ze zoeken. Contactadressen en telefoonnummers zijn ook langs deze weg te vinden voor de leden. Herkenbaarheid De vereniging heeft eenvoudige clubkleding in de vorm van een overgooier, echter deze wordt slechts sporadisch gedragen, alleen bij wedstrijden. Loopgroepen sporten doorgaans echter in eigen sportkleding, met als gevolg dat er langs deze weg richting samenleving geen signaal werd gecommuniceerd t.a.v. het bestaan van een Winterswijkse atletiekvereniging. 3.7.2 Ambities toekomst Externe communicatie Naast het feit dat Archeus zich sinds eind 2010 nadrukkelijker is gaan profileren richting overheden, bonden en andere verenigingen, wordt er ook zorg gedragen voor regelmatige publiciteit via de lokale en regionale media ontrent de clubprestaties en ontwikkelingen. Hiermee wordt beoogd om zowel bestaan als ontwikkeling van de vereniging nog nadrukkelijker onder de aandacht te brengen van de bevolking in Winterswijk en de omliggende regio. In de toekomst wordt dit nieuwe beleid doorgezet. Daarnaast dienen de trends in de samenleving in de gaten te worden gehouden, als voorbeeld wordt bijvoorbeeld al bekeken of en wanneer zgn. Social Media (Twitter, Hyves, Linkedin) een meerwaarde kunnen vormen voor de vereniging (loopt via PR commissie). Meerjaren Beleidsplan Atletiekvereniging Archeus Winterswijk, -2016 22 / 33