Diensten van de Vrzitter Cördinatie Wetenschappelijk Onderzek Cel Cntractueel Onderzek Zelfbestuursstraat 4 1070 Brussel VADEMECUM GESELECTEERDE PROJECTEN 1. Cntract - Ondertekening : z snel mgelijk : het eerste vrscht wrdt pas uitbetaald wanneer het ndertekende cntract teruggeznden is naar de administratie circulatie tussen prmtren : de cördinatr is ervr verantwrdelijk dat de riginele versie van de vereenkmst z spedig mgelijk dr de verschillende begunstigden wrdt ndertekend. Hij maakt duidelijke afspraken met deze prmtren m de ndertekening z vlt mgelijk te laten verlpen paraferen van elke bladzijde : elke ndertekenende partner parafeert elke bladzijde van het cntract - Nummer bankrekening begunstigde : niet te vergeten : het bankrekeningnummer en de cördinaten van de begunstigde invullen in bijlage II van het cntract de begunstigde (gewnlijk de prmtr/cördinatr van het prject) ntvangt het vlledige bedrag van het vrscht en is verantwrdelijk vr het eventuele drstrten naar partners indien er verschillende partners bij het prject betrkken zijn 2. Startdatum van het prject - Op blz 2 van het cntract (art. 2.2) staat een startdatum vermeld die bepaald wrdt in verleg met de prmtr, tesamen met de vermelding dat het prject ten laatste 3 maanden na deze datum van start met gaan. Bij vermelding van bijvrbeeld 1 februari betekent dit dat het prject ten laatst p 1 mei met starten. De werkelijke startdatum met z spedig mgelijk per brief f via e-mail aan de administratie wrden meegedeeld. - De cntracten gaan steeds van start p de 1 e van de maand. - Indien er verschillende partners bij het prject betrkken zijn, geldt vr alle partners dezelfde startdatum. Dit is van belang mdat facturen met een datum die vóór de fficiële startdatum f na de fficiële einddatum valt, niet kunnen wrden ingebracht p het budget van het prject. Vr de elektrnische versie van de bijlagen, zie http://www.health.belgium.be/co_rc, Frmulieren
3. Aanwervingen en vervangingen - Vraleer kan wrden vergegaan tt de aanwerving f vervanging van een persn p het budget van het prject, dient hiervr de testemming van de administratie te wrden bekmen (art. 7.1). Hierte geeft men het curriculum vitae van de kandidaat aan de administratie dr via de pst f via e-mail, met vermelding van de startdatum en het artikelnummer van de pst Persneel waarp men deze persn wenst aan te werven. - Er kan p elk gegeven mment slechts één persn betaald wrden p een gegeven artikel. Overlapping van tewerkstellingsperides van meerdere persnen p éénzelfde artikel zijn dus niet mgelijk. - Een persn kan slechts p een budget wrden uitbetaald indien er hiervr een artikel is vrzien. - Bij de aanwerving met steeds rekening gehuden wrden met de aard van de vrziene functie p een bepaald artikel (wetenschapper, technicus, ). Er met k rekening gehuden wrden met de vrziene middelen, die niet verschreden kunnen wrden. - Iedere persn met de natinaliteit van een lidstaat van de EU kan wrden aangewrven. Afwijkingen van deze regel zijn uitznderlijk mgelijk wanneer de gede uitvering van het prject dit vereist (art. 2.3. van bijlage III van het cntract). Men dient er wel rekening mee te huden dat alle fficiële dcumenten met betrekking tt het prject, waarnder k de wetenschappelijke jaar- en eindrapprten, in één van de landstalen meten wrden pgesteld. - Indien persnen, vermeld p het cntract, die niet betaald wrden p het budget van het prject (Bijlage III, punt 3), vervangen wrden, dient dit gemeld te wrden aan de administratie, zdanig dat eventuele uitgaven vr deze persnen ingebracht kunnen wrden p het prjectbudget (bv. verplaatsingsksten). 4. Dienstreizen - In het binnenland : er dient geen testemming te wrden gevraagd aan de administratie - Naar het buitenland : er dient steeds testemming te wrden gevraagd aan de administratie testemming kan wrden bekmen dr het vlledig en crrect ingevulde frmulier in bijlage aan de administratie te bezrgen, en dit minimum één maand vóór de verplaatsing plaatsgrijpt. Indien dit via e-mail wrdt verstuurd, meten er daarnaast k drie exemplaren in hardcpy aan de administratie wrden bezrgd. Hierbij dient één exemplaar te wrden vrzien van het gedetailleerde prgramma (pleiding, cngres, ) f de uitndiging (stages, vergadering, ) naar de activiteit waaraan men wenst deel te nemen. Er kan slechts één persn per verplaatsing p het budget van het prject wrden ingebracht. Deze persn dient p het cntract vermeld te staan als (c)prmtr f wetenschappelijk medewerker, f dient in het budget te zijn pgenmen (bijlage II van het cntract). 2 Vr de elektrnische versie van de bijlagen, zie http://www.health.belgium.be/co_rc, Frmulieren
5. Publicaties, presentaties en psters Artikel 9 van annex III van het cntract bepaalt he men te werk dient te gaan bij het indienen van publicaties, presentaties en psters. - Indien de Staat meer dan 80% van het ttale prject betelaagt (zie art. 1.3. van de vereenkmst) is de Staat eigenaar van de resultaten en met vrafgaand het akkrd van de STAAT gevraagd wrden ver de vrstellen van artikels, abstracts, Indien er binnen 15 dagen geen antwrd ntvangen wrdt van de administratie, wrdt verndersteld dat de Staat zijn akkrd gegeven heeft. - Elke publicatie betreffende de gesubsidieerde nderzekingen dient de vermelding "Onderzekingen gesubsidieerd dr de Federale Overheidsdienst Vlksgezndheid, Veiligheid van de vedselketen en Leefmilieu (cntract RT XX/XX ACRONIEM f RF XXXX) te dragen. In het Frans wrdt dit : "Recherches subventinnées par le Service Public Fédéral Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Envirnnement (cntrat RT XX/XX ACRONYME f RF XXXX), en in het Engels : "This study was funded by the Federal Public Service f Health, Fd Chain Safety and Envirnment (cntract RT XX/XX ACRONYM f RF XXXX). 6. Aanpassingen budget - In het budget zijn 4 psten vrzien : persneelsksten, werkingsksten, apparatuursksten, en algemene ksten. Budgetverschuivingen zijn uitsluitend mgelijk binnen een pst. Een transfer van middelen van bijvrbeeld persneel naar werking is dus niet mgelijk. - Eventuele budgetverschuivingen meten bij de administratie wrden aangevraagd vóór de einddatum van het prject. Dit kan via e-mail f via de pst. Een crrecte inschatting van de middelen ndig per artikel is belangrijk daar verschrijding van de beschikbare middelen per artikel niet wrdt tegestaan. 7. Begeleidingscmités - Het cntract vermeldt de samenstelling van het begeleidingscmité (art. 4.2., blz. 3) wanneer (in welke maand) de vergaderingen van het begeleidingscmité meten drgaan (art. 4.4., blz. 3). In principe gaan deze vergaderingen jaarlijks dr, in de lp van de 12 e, 24 e, 36 e etc. maand van het prject. - Organisatie van de vergaderingen van het begeleidingscmité : tijdstip : de prmtren selecteren in verleg met de administratie een geschikte datum. Dit dient minimum één maand p vrhand te gebeuren. plaats : de vergadering kan drgaan in een van de nderzekscentra waar het prject wrdt uitgeverd f in de lkalen van Cntractueel Onderzek te Brussel uitndigingen : de prmtren brengen de leden van het begeleidingscmité ervan p de hgte dat hun naam pgenmen is in het cmité, geven enige uitleg ver het prject, en ndigen hen uit naar de vergadering met de vraag dat het lid hiervr zijn beschikbaarheid zu bevestigen f een vervanger aanduiden. (Indien de betrkken persn niet geïnteresseerd is m deel te nemen 3 Vr de elektrnische versie van de bijlagen, zie http://www.health.belgium.be/co_rc, Frmulieren
aan het cmité, wrdt zijn naam geschrapt.) Indien blijkt dat niet minimum 5 leden (f hun vervangers) aanwezig kunnen zijn, wrdt in verleg met de administratie en de leden een nieuwe vergaderdatum gezcht verslag vr de leden van het begeleidingscmité : de prmtren stellen minimum één week vóór de vrziene vergaderdatum een agenda, gedgekeurd dr de administratie, en een verslag, pgemaakt vlgens de template in bijlage, ter beschikking van de leden. Dit kan via de pst f via e-mail. - PV van de vergadering : De prmtren stellen een PV p van de vergadering waarin de aanwezigheden wrden vermeld, evenals een verzicht van de gestelde vragen en de gegeven antwrden. Een vrlpige versie van dit PV wrdt dr de prmtren ten laatste één maand na de vergaderdatum via de pst f via e-mail naar al de deelnemers aan de vergadering gestuurd met de vraag eventuele aanpassingen binnen een week dr te geven. De definitieve versie van het PV wrdt daarp naar de administratie en al de leden van het begeleidingscmité gestuurd. 8. Verslagen - Jaarlijkse ( tussentijdse ) rapprten : Een wetenschappelijk verslag en een financieel verslag wrden ten laatste p het einde van de 13 e, 25 e, 37 e etc. maand van het prject respectievelijk naar de administratie (zie 12. Cntactinfrmatie 1 ) en de bekhuding (zie 12. Cntactinfrmatie 2 ) gestuurd. Van elk rapprt wrden twee hardcpies aan de administratie bezrgd. NB : Vr het financiële rapprt wrdt het verzicht in tweevud ingediend ; de bijbehrende verantwrdingsstukken (facturen, weddefiches, nkstennta's, interne dcumenten,...) slechts één keer. In de financiële rapprten dienen fwel de riginele verantwrdingsstukken (facturen, weddefiches, nkstennta's, interne dcumenten, bijzndere btwaangiftes,...) te wrden ingediend, fwel kpies ervan met p elke kpie de vermelding vr eensluidend verklaard, ndertekend dr één van de (c)prmtren vermeld p het cntract. Indien er meerdere partners deelnemen aan een prject, mgen hun financiële rapprten afznderlijk wrden ingediend. Het wetenschappelijk verslag wrdt pgemaakt vlgens de template in bijlage. Dit dient één gezamenlijk dcument te zijn vr alle partners. - Eindrapprten : Een wetenschappelijk eindverslag en een financieel eindverslag wrden ten laatste twee maanden na de einddatum van het prject respectievelijk naar de administratie (zie 12. Cntactinfrmatie 1 ) en de bekhuding (zie 12. Cntactinfrmatie 2 ) gestuurd. Verder gelden dezelfde regels als vr de jaarlijkse rapprten. 4 Vr de elektrnische versie van de bijlagen, zie http://www.health.belgium.be/co_rc, Frmulieren
9. Tussentijdse evaluatie - Omschrijving en tijdstip : vr een aantal prjecten wrdt een tussentijdse evaluatie vrzien. Het gaat hierbij m prjecten waarbij deze tussentijdse evaluatie specifiek is gevraagd dr het Berdelingscmité ; in dit geval is het tijdstip van de evaluatie specifiek gekzen alle prjecten met een lptijd van 36 maanden f meer vanaf het dienstjaar 2007 ; in dit geval gaat de evaluatie dr in de lp van de 24 e maand van het prject. - Betekenis : een gunstige evaluatie is ndig vr de uitbetaling van de daarpvlgende vrschtten. In het geval van een ngunstige evaluatie wrdt het prject p het einde van de 24 e maand stpgezet. - Organisatie : - Verlp : tijdstip : in de lp van de 22 e maand van het prject (f 2 maanden vr het specifiek vrziene evaluatietijdstip) cntacteren de prmtren de administratie m een datum te bepalen wetenschappelijk rapprt : de prmtren bezrgen de administratie een wetenschappelijk verslag van de eerste twee nderzeksjaren het rapprt wrdt in elektrnische versie en in 6 hardcpies aan de administratie bezrgd ten laatste 3 weken vr de vrziene vergaderdatum pgesteld vlgens de template vrzien vr het wetenschappelijk verslag waarbij een duidelijk verzicht wrdt gegeven van de behaalde bjectieven in functie van het werkplan en het vrziene tijdschema (zie template) dit wetenschappelijk rapprt wrdt tegelijk beschuwd als jaarrapprt vr het vrbije nderzeksjaar De prmtren stellen hun prject en de behaalde resultaten vr aan een Cllege van deskundigen. Dit gebeurt aan de hand van een pwerpint presentatie, die tenminste 24u p vrhand aan de administratie wrdt bezrgd. Deze presentatie neemt ngeveer 30 minuten in beslag. Hierna vlgt een discussiernde, waarin de deskundigen vragen kunnen stellen en de resultaten met de prmtren bespreken. Na aflp van de discussiernde verlaten de prmtren de vergadering. Het Cllege stelt een advies p. Het Berdelingscmité neemt p basis van dit advies een beslissing inzake de vrtzetting f stpzetting van het prject. De prmtren wrden daarpvlgend p de hgte gebracht van de beslissing van het Berdelingscmité. 5 Vr de elektrnische versie van de bijlagen, zie http://www.health.belgium.be/co_rc, Frmulieren
10. Uitbetaling van de vrschtten en sald s - Belangrijk : p vraag van het Rekenhf geldt sinds 2008 de regel dat de vrschtten en sald s slechts kunnen wrden uitbetaald na ntvangst van een schuldvrdering vanwege de begunstigde. Om bekhudkundig-administratieve redenen dient deze schuldvrdering ns ten laatste p 15 ktber van het vrziene betalingsjaar te bereiken. - Het eerste vrscht zal wrden uitbetaald indien de administratie de vlgende dcumenten ntvangen heeft : het ndertekende en geparafeerde cntract met de ndige gegevens vr de strting (bankrekeningnummer en begunstigde) daarnaast met er ten laatste p 15 ktber van het vrziene betalingsjaar een schuldvrdering aan de administratie wrden bezrgd - Vlgende vrscht(ten) : deze wrden uitbetaald wanneer de vlgende vrwaarden vervuld zijn : de vrziene vergadering van het Begeleidingscmité heeft tijdig plaatsgehad er is een verslag vr de leden van het Begeleidingscmité pgemaakt (zie template in bijlage) evenals een PV van de vergadering (aanwezigheden, cmmentaren, vragen en antwrden) er is tijdig een wetenschappelijk en financieel rapprt aan de administratie bezrgd er is ten laatste p 15 ktber van het vrziene betalingsjaar een schuldvrdering aan de administratie bezrgd - Sald s : deze wrden uitbetaald wanneer de laatste vergadering van het Begeleidingscmité tijdig plaatsgehad heeft er is een verslag vr de leden van het Begeleidingscmité pgemaakt (zie template in bijlage) en een PV van de vergadering (aanwezigheden, cmmentaren, vragen en antwrden) er tijdig een wetenschappelijk en financieel eindrapprt beschikbaar is met vldende verantwrding van de uitgaven aan de hand van facturen, waarvan de data binnen de lptijd van het prject vallen de bekhuding het financieel rapprt heeft nagekeken en de prmtr zich akkrd heeft verklaard met zijn verslag de begunstigde ten laatste p 15 ktber van het vrziene betalingsjaar een schuldvrdering aan de administratie heeft bezrgd. - Schuldvrdering : deze met de vlgende elementen bevatten : datum en uw referenties van de schuldvrdering nze referenties van het prject, zals weergegeven in het cntract titel van het prject de namen van de prmtren ttaal bedrag van de telage tegekend aan het prject bedrag en aard van de schuldvrdering (sald 1ste vrscht 2de vrscht - ) stukken ter rechtvaardiging zals vrzien in het cntract het nummer van de bankrekening (inclusief de IBAN en BIC nmenclatuur) waarp de betaling dient te wrden gestrt 6 Vr de elektrnische versie van de bijlagen, zie http://www.health.belgium.be/co_rc, Frmulieren
11. Te gebruiken taal Alle fficiële dcumenten met betrekking tt het prject, waarnder k de wetenschappelijke jaar- en eindrapprten, dienen in één van de landstalen te wrden pgesteld. 12. Cntactinfrmatie 1 Administratie : - Adres : Cntractueel Onderzek Bureau 5.05 Zelfbestuursstraat 4 1070 Brussel - Wetenschappelijke adviseurs : Mevr. Dminique Vandekerchve : dierenziekten en dierenwelzijn Dminique.Vandekerchve@health.fgv.be Tel 02/525 09 41 Mevr. Ria Nuwen : vedselveiligheid en plantenziekten Ria.Nuwen@health.fgv.be Tel 02/525 09 58 - Secretariaat : Mevr. Snja Verliefde Snja.Verliefde@health.fgv.be Tel 02/525 09 85 Fax 02/525 09 77 Mevr. Diane Verddt Diane.Verddt@health.fgv.be Tel 02/525 09 59 Fax 02/525 09 77 - Elektrnische verzending van zware dcumenten (prjectvrstel, wetenschappelijk rapprt, ) : Rechcnnd@health.fgv.be 2 Bekhuding : De Heer Stijn Rgiers Stijn.Rgiers@health.fgv.be FOD Vlksgezndheid, Veiligheid van de Vedselketen en Leefmilieu Eurstatin blk 2 Victr Hrtaplein 40 bus 10 Lkaal 9C108 1060 Brussel Tel 02/524.91.36 Fax 02/524.91.03 7 Vr de elektrnische versie van de bijlagen, zie http://www.health.belgium.be/co_rc, Frmulieren