Handleiding GGZ-inkoopmodule. voor Zorgaanbieders. Gebruikershandleiding voor de GGZ-inkoopmodule van het Zorginkoopportaal

Handleiding GGZ-inkoopmodule voor Zorgaanbieders Gebruikershandleiding voor de GGZ-inkoopmodule van het Zorginkoopportaal

Handleiding GGZ-inkoopmodule Zorgaanbieders Datum : 29-1-2015 Versie : 1.1 Copyright Dit is een uitgave van VECOZO. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd zonder toestemming van VECOZO. VECOZO behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in de handleiding. VECOZO. Pagina 2 van 28

Inleiding Dit document beschrijft de wijze waarop de GGZ-inkoopmodule kan worden gebruikt. De GGZinkoopmodule is een onderdeel van het Zorginkoopportaal van VECOZO waarmee zorgaanbieders digitaal prijs- en volumeafspraken kunnen maken voor de curatieve GGZ, zowel de gespecialiseerde als de basis GGZ, met de aangesloten zorgverzekeraars. Voor de inkoop van 2014 betreft dit vooralsnog alleen Multizorg VRZ. Er kunnen dus via deze module afspraken gemaakt worden over tarieven en volumes. Pagina 3 van 28

Inhoudsopgave 1 Gebruik applicatie op hoofdlijnen... 5 1.1 Rollen/autorisaties binnen de applicatie... 5 1.2 Starten van de applicatie... 5 1.3 Wijzigen label/instelling... 5 1.4 Gebruik menu... 5 2 Het bekijken en beoordelen van een voorstel... 6 2.1 GGZ: lopende onderhandelingen... 6 2.2 Tabblad "Overzicht"... 7 2.3 Tabblad "Producten"... 9 2.4 Tabblad "Bijlagen"... 9 2.5 Tabblad "Export/Import"... 10 2.6 Tabblad "Notities"... 10 3 Reageren op een voorstel... 11 3.1 GGZ: lopende onderhandelingen... 11 3.2 Een aangepast/aangevuld voorstel doen... 11 3.3 Een voorstel accepteren... 13 4 VECOZO sjablonen... 14 4.1 Sjablonen downloaden... 14 4.2 Gebruik sjabloon GGZ 2014... 14 5 Contracten raadplegen... 15 5.1 Overzicht contracten... 15 5.2 Inhoud GGZ-contract bekijken... 15 Bijlage 1 Inlogprocedure VECOZO... 19 A. Inloggen met een persoonlijk VECOZO certificaat... 19 B. Inloggen met een UZI-pas... 22 Pagina 4 van 28

1 Gebruik applicatie op hoofdlijnen In dit hoofdstuk wordt uitgelegd op welke wijze de applicatie bediend kan worden. Voor meer gedetailleerde informatie met betrekking tot de werking van de applicatie wordt verwezen naar de betreffende hoofdstukken. 1.1 Rollen/autorisaties binnen de applicatie Bij het initiële koppelen van uw certificaat aan de applicatie moet er een rol/autorisatie worden toegekend aan uw certificaat. Er zijn globaal 3 rollen te onderkennen: 1. Kijkrechten 2. Kijkrechten + Onderhandelen (zonder accordeerbevoegdheid) 3. Kijkrechten + Onderhandelen (mét accordeerbevoegdheid) Afhankelijk van uw rol zult u meer of minder menu-items op uw scherm zien. Er moet per organisatie altijd minimaal één certificaat gekoppeld zijn met de bevoegdheid om te accorderen (rol 4). Als dit niet het geval is kunnen onderhandelingen immers niet worden afgerond en tot contract gemaakt. 1.2 Starten van de applicatie 1. U gaat naar het internet adres: https://onderhandelen.zp.vecozo.nl. 2. Log in met uw persoonlijke VECOZO certificaat of UZI-pas. Voor een uitgebreide uitleg over elk VECOZO scherm tijdens het inloggen, zie Bijlage 1, Inlogprocedure VECOZO. 3. Na succesvol inloggen komt u op het algemene startscherm van de applicatie terecht. 1.3 Wijzigen label/instelling Indien uw certificaat aan meerdere zorginstellingen (agb-codes) is gekoppeld geldt dat u linksboven in het scherm kunt selecteren voor welke instantie u gegevens wilt bekijken en/of bewerken. 1.4 Gebruik menu Na het inloggen komt u op de startpagina binnen. Midden op het scherm ziet u alle menu-opties die voor uw rol/autorisatie beschikbaar zijn. Hieronder worden al deze opties beschreven, maar het kan dus zijn dat u minder opties beschikbaar hebt als gevolg van een minder uitgebreide autorisatie. Door op het logo van VECOZO te klikken kunt u altijd terug keren naar het startscherm. U kunt alle beschikbare menu-opties ook benaderen via de navigatiebalk bovenin het scherm. Let op dat u dient te klikken op een submenu-item indien deze aanwezig zijn (bv.ggz:lopende onderhandelingen) en niet op het hoofdmenu-item (bv. Onderhandelen). Onderhandelen: Contracten: Beheer: U treft hier uw lopende onderhandelingen (aangeboden offertes). U kunt hier eventueel ook nieuwe onderhandelingen opstarten. Hier kunt u uw contracten (i.e. prijs- en volumeafspraken) terugvinden. U heeft de mogelijkheid alle contracten te bekijken of uitsluitend de actuele contracten. Een contract wordt als actueel beschouwd als de ingangsdatum in het lopende jaar ligt. Hier kunt u de importsjablonen downloaden, zowel voor MSZ als GGZ. Let op dat u voor uw GGZ-onderhandelingen het GGZ-sjabloon gebruikt. Pagina 5 van 28

2 Het bekijken en beoordelen van een voorstel Als uw organisatie een voorstel krijgt aangeboden, dan wordt door de module automatisch een notificatiemail verstuurd naar de door uw onderhandelpartner gekozenen contactpersoon. Bij iedere onderhandeling worden nl. verplicht twee contactpersonen opgenomen, één voor de zorgverzekeraar en één voor de zorgaanbieder. Op het moment dat via de module een voorstel wordt gedaan aan een andere partij, dan krijgen de opgenomen contactpersonen een door de module verstuurde notificatiemail. Zo weet de andere partij dat er een voorstel in de module staat dat de aandacht verdient. 2.1 GGZ: lopende onderhandelingen U treft het u aangeboden voorstel in de module aan onder het menu-item GGZ: lopende onderhandelingen. Op dit scherm kunt u het voorstel openen door op wijzigen te klikken. Indien een lopende onderhandeling in bekijken -modus staat (i.p.v. wijzigen ) dan kan deze wel door u bekeken worden, maar kunnen geen wijzigingen op het voorstel worden aangebracht. De actie ligt op dat moment immers bij uw onderhandelpartner en is pas weer aan te passen nadat de tegenpartij heeft gereageerd middels een tegenvoorstel of bv. acceptatie van het voorstel. Indien de onderhandeling in wijzigen-modus staat kan de onderhandeling dus wel bewerkt worden en ligt de actie aan uw kant. Nadat u het voorstel op deze wijze hebt geopend komt u in onderstaand scherm terecht: Pagina 6 van 28

In het bovenste kadertje ziet u links de betrokken partijen. Rechts ziet u de actieknoppen. In het onderste kadertje ziet u een aantal tabjes. Default komt u altijd binnen op het tabje overzicht. 2.2 Tabblad "Overzicht" De startdatum en initiator van de onderhandeling zijn terug te vinden op dit scherm zoals gekozen bij de start van de onderhandeling alsmede de periode van de onderhandeling en het versienummer. Het versienummer wordt gedurende de onderhandeling automatisch door de applicatie bijgehouden. Ook wordt het aantal zorgproducten weergegeven waarover binnen de onderhandeling een tarief en/of een volumeafspraak wordt gemaakt. Deze informatie is niet meer aan te passen afgezien van de periode, die eventueel ingekort kan worden. Zie hieronder. 2.2.1 Contractperiode wijzigen Voor het bewerken van een onderhandeling dient de startende partij de contractperiode te bepalen. Standaard wordt de gehele geldigheidsperiode van het gebruikte sjabloon (onderliggende landelijke tarieven) gehanteerd. Deze periode kan niet verlengd worden aangezien voor andere perioden andere landelijke tarieven gelden. De contractperiode kan eventueel wel korter gemaakt worden. Bij wijziging van deze gegevens moet dus gelet worden of de contractperiode valt binnen de periode van het sjabloon dat is gekozen bij de start van de onderhandeling. 2.2.2 Referentie onderhandeling wijzigen Indien gewenst kan (optioneel) een referentie worden ingevoerd welke dan ook wordt getoond op de overzichtspagina met lopende onderhandelingen. LET OP: Na invoer van deze gegevens moeten deze opgeslagen worden m.b.t. de button Opslaan. 2.2.3 Contactpersonen wijzigen Aan een onderhandeling moeten voor beide partijen contactpersonen zijn gekoppeld. Deze zullen per mail geïnformeerd worden over statusveranderingen tijdens het onderhandelproces. Indien bv. een voorstel door de andere partij is gedaan zal een mail ter kennisgeving worden verstuurd met een cc aan de contactpersoon van de eigen organisatie. Pagina 7 van 28

De keuze van contactpersonen is beperkt tot die personen binnen de organisatie die beschikken over de bevoegdheid om minimaal een onderhandeling uit te voeren. Het is mogelijk om tijdens een onderhandeling de bestaande contactpersonen te wijzigen. Zowel invoer als wijziging van contactpersonen moeten vastgelegd worden door het kiezen van de button Contactpersonen opslaan. Als de contactpersonen al juist zijn hoeft u hier uiteraard niets aan te wijzigen. 2.2.4 Kader Totaal afspraken Hier wordt een financieel totaal omzetoverzicht getoond waarin resp. aantallen en omzetten per categorie (behandeling, verblijf, overig en basis GGZ) worden getotaliseerd op basis van onderliggende tarieven maal volume tot de totale omzet van het voorstel. Indien (nog) geen volumina in het voorstel zijn opgenomen zullen deze bedragen hierdoor gelijk aan 0,00 zijn. 2.2.5 Overige tabs Binnen het scherm kunt u de overige basisschermen voor het bewerken van een onderhandeling vinden. Deze worden in de komende paragrafen in detail verder toegelicht. Producten: Bijlagen: Export/Import: Notities: Inzien van percentages t.o.v. landelijk tarief, resulterende tarieven en opgenomen volumes. Bekijken of toevoegen van bijlagen aan het voorstel. Exporteren / importeren van een voorstel. Hier kunt u (niet zichtbaar voor uw onderhandelingspartner) notities maken welke bewaard blijven gedurende de hele onderhandeling. 2.2.6 Actieknoppen Bovenin het scherm treft u de actieknoppen. Middels de actieknoppen wordt in deze sectie de mogelijkheid geboden de huidige onderhandeling naar een volgende stap in het onderhandelingsproces te brengen. Hiervoor worden, afhankelijk van de status van de onderhandeling, de volgende mogelijkheden geboden: 1. Voorstellen Het voorstel wordt aangeboden aan de andere partij. Hierover wordt naar de contactpersoon van de tegenpartij een e-mail verstuurd. Van deze e-mail wordt een kopie naar uw eigen e-mail adres verstuurd. 2. Accorderen Het voorstel van de andere partij wordt geaccepteerd. Hierover wordt een e-mail verstuurd, waarvan u een kopie ontvangt. Indien de tegenpartij ook akkoord gaat is de onderhandeling afgerond en ontstaat een contract. Mocht de tegenpartij het voorstel afkeuren dan blijft deze openstaan voor verdere aanpassingen. 3. Stopzetten De tegenpartij wordt geïnformeerd dat u de onderhandeling wilt stopzetten. Hiermee moet door de tegenpartij ingestemd worden (stopzetten accorderen) om de onderhandeling definitief te stoppen. Bij weigering blijft onderhandeling actief. Eenzijdig stopzetten is wel mogelijk indien onderhandeling nog de status concept heeft, aangezien de onderhandeling in dat geval nog niet is aangeboden aan de tegenpartij. 4. Weigeren Om een voorstel van de tegenpartij af te keuren kiest u voor deze optie. Het voorstel komt dan ongewijzigd te liggen bij de aanbieder van dat voorstel. 5. Herstarten Deze optie kunt u gebruiken om alle wijziging op de huidige versie van de onderhandeling geheel ongedaan te maken. Dit vindt eenzijdig plaats en betreft dus alleen de aanpassingen die u zelf in de huidige versie heeft aangebracht. Pagina 8 van 28

2.3 Tabblad "Producten" Op dit tabblad kunnen meerdere schermen gepresenteerd worden door het aanklikken van de tabjes links. In onderstaand voorbeeld is het tabje Behandeling aangeklikt. U kunt zo ook de tabjes Verblijf, Overig en Basis aanklikken om de details van deze respectievelijke groepen prestaties in te zien. Op deze schermen ziet u de productgroepcode (als van toepassing), de declaratiecode en de omschrijving van het zorgproduct, het tarief/de tariefcomponenten, het percentage van het maximumtarief en de aantallen en omzetten per product. Afhankelijk van welke groep producten u bekijkt ziet u meer of minder kolommen met tariefcomponenten, aantallen en omzetten. Een belangrijke kolom is de kolom met het percentage van het maximum landelijk tarief. Dit percentage wordt nl. alleen online getoond. Als u een export maakt van een onderhandeling dan bevat deze alleen de resulterende tarieven en niet de percentages. U kunt op al deze kolommen online sorteren door op de header boven de betreffende kolom te klikken. Daar treft u tevens filters die u kunt toepassen op de betreffende kolom(men). 2.4 Tabblad "Bijlagen" Op het tabje van dit tabblad kunt u direct (ook zonder dit tabblad eerst aan te klikken) zien of er bijlagen (bv. ter toelichting) aan het voorstel zijn toegevoegd. U ziet dit aan het getal dat wordt weergegeven op het tabje. Dit geeft het aantal bijlagen aan. Dit tabje wordt tevens opvallender gekleurd indien er minimaal één bijlage is bijgesloten. Indien u op dit tabblad klikt kunt u een bijlage toevoegen of verwijderen. Om bijlagen toe te voegen kiest u de button 'Bladeren', zoekt u het bestand op op uw computer en kiest u de button 'Toevoegen'. Bij een bijlage is hier ook te zien wie deze heeft toegevoegd en wanneer dit gebeurd is. U kunt bijlagen verwijderen door op het rode kruisje achter betreffende bijlage te klikken. Deze acties kunt u alleen uitvoeren indien u het voorstel zelf in bewerking ( edit ) heeft. Als het voorstel bij de tegenpartij ligt voor bewerking kunt u de bijlage(n) alleen bekijken. Pagina 9 van 28

Bijgesloten bijlagen worden na beiderzijdse accordering van de onderhandeling bewaard bij het dan ontstane contract. 2.5 Tabblad "Export/Import" Op dit tabblad heeft u links op het scherm de mogelijkheid een export van de onderhandeling te maken naar het vigerende GGZ-sjabloon van VECOZO. Het rechterkader biedt de mogelijkheid een met percentages (of tarieven) en of volumes gevuld GGZ-sjabloon te importeren in een onderhandeling. U kunt op deze plek dus ook een onderhandeling eerst exporteren, aanpassen/aanvullen in Excel en vervolgens weer importeren. Zie hiervoor de nadere toelichting bij Reageren op een voorstel. 2.6 Tabblad "Notities" Op dit tabblad heeft u de mogelijkheid om voor u zelf (niet zichtbaar voor de tegenpartij) wat aantekeningen te maken over de onderhandeling. Deze notities blijven bewaard gedurende het over en weer aanpassen en voorstellen van de onderhandeling en kunnen dus dienst doen als logboek/geheugensteun gedurende de looptijd van de onderhandeling. Pagina 10 van 28

3 Reageren op een voorstel Als uw organisatie een voorstel krijgt aangeboden, dan wordt door de module automatisch een notificatiemail verstuurd naar de door uw onderhandelpartner gekozen contactpersoon bij uw organisatie. Bij iedere onderhandeling moeten nl. verplicht twee contactpersonen worden opgenomen, één voor de zorgverzekeraar en één voor de zorgaanbieder. Op het moment dat via de module een voorstel wordt gedaan aan de andere partij, dan krijgen de opgenomen contactpersonen een door de module verstuurde notificatiemail. Zo weet de andere partij dat er een voorstel in de module staat dat de aandacht verdient. 3.1 GGZ: lopende onderhandelingen U treft het u aangeboden voorstel in de module aan onder het menu-item GGZ: lopende onderhandelingen. Op dit scherm kunt u het voorstel openen door op wijzigen te klikken. Voor het bekijken en beoordelen van een voorstel wordt verwezen naar het gelijknamige vorige hoofdstuk van deze handleiding. In dit hoofdstuk wordt alleen besproken hoe u het voorstel kunt aanpassen en een tegenvoorstel kunt doen. Nadat u het voorstel heeft geopend klikt u op het tabje producten. Hier kunt u per groep prestaties zien welke percentages van het landelijk maximum tarief worden geoffreerd per prestatie en ook tot welk tarief dit leidt. Indien u het voorstel niet wilt aanpassen maar direct accepteren, zie dan verderop in deze handleiding de uitleg onder het kopje Een voorstel accepteren. 3.2 Een aangepast/aangevuld voorstel doen 3.2.1 Het ontvangen voorstel exporteren naar het GGZ-sjabloon Om te reageren op dit voorstel dient u het voorstel te exporteren. Dit doet u door op de tab export/import te klikken. Vervolgens maakt u een export van de offerte naar het GGZ-sjabloon van VECOZO en slaat deze lokaal op. U opent vervolgens dit sjabloon. In het sjabloon treft u de tarieven aan die resulteren uit het voorgestelde percentage alsmede de door uw onderhandelpartner opgenomen aantallen per prestatie. Deze laatste kunnen allemaal op 0 gezet zijn. LET OP: De percentages worden nooit geëxporteerd naar het sjabloon. In het sjabloon treft u dus na een export altijd alleen de resulterende tarieven aan! Op het tabblad help in het sjabloon treft u verder belangrijke informatie over het vullen/aanpassen van het sjabloon. Leest u dit tabblad dus ook goed door voordat u uw aanpassingen maakt! We maken in deze handleiding een onderscheid tussen het bewerken van de offerte door alleen aantallen bij te sluiten en het bewerken van de offerte door een ander tarief/percentage voor te stellen en daarnaast aantallen op te nemen/aan te passen. A: Alleen aantallen bijsluiten In geval u alleen aantallen wenst toe te voegen klikt u de tabbladen aan met de prestaties waar het voor uw organisatie om gaat en vult u per prestaties de aantallen in in de daarvoor bestemde kolom(men) per tabblad. Let er op dat voor de groep Behandeling geldt dat er 2 kolommen met aantallen (ambulant en verblijf) moeten worden opgenomen en voor de groep Verblijf zijn dit 4 volumes (regulier, PMU en beveiligingsniveau 2 en 3). Het is verplicht om al deze volumes te vullen met een geheel getal; de waarde mag wel 0 zijn. Pagina 11 van 28

B: Zowel percentage/tarief aanpassen als aantallen bijsluiten In geval u (voor bepaalde prestatie) niet alleen aantallen wenst bij te sluiten, maar ook een ander percentage/tarief wilt voorstellen dan vult u de aantallen in zoals hierboven beschreven bij A. Om ook een ander percentage/tarief op te nemen in het voorstel bij (een) bepaalde prestatie(s) vult u ófwel de percentagekolom bij deze prestatie(s) met het door u gewenste percentage (tot max. 100%) en maakt u het tarief in euro s bij deze prestatie leeg ófwel past u direct het tarief aan naar de door u gewenste waarde. U kunt dus altijd alléén óf de percentagekolom invullen óf de tariefkolom, maar nooit beide! 3.2.2 Het aangepast/aangevulde voorstel weer importeren Nadat u de aanvullingen/aanpassingen hebt gedaan in het sjabloon slaat u deze weer lokaal op onder een nieuwe naam. Controleer altijd vóór u het sjabloon weer importeert het validatietabblad! Op dit tabblad in het sjabloon moet alles groen gemarkeerd OK tonen. Als dit niet het geval is moet u nog (een) aanpassing(en) zodat dit alsnog het geval wordt. Zie verder ook het helptabblad in het sjabloon. U kunt het sjabloon dus alleen importeren als alle regels op het validatietabblad OK tonen! Als dit niet het geval dan zult u ook een foutmelding krijgen bij importeren. Om het gevalideerde sjabloon weer te importeren opent u in de module als nodig het betreffende voorstel weer (te vinden onder menu-item GGZ: lopende onderhandelingen). U klikt het tabblad export/import weer aan. Rechts in het kadertje importeren zoekt u het door u opgeslagen sjabloon op door op bladeren te klikken. Vervolgens klikt u op importeren. Als er een fout optreedt bij het importeren, dan krijgt u hier melding van. Anders krijgt u de melding dat het importeren geslaagd is. Na een geslaagde import klikt u op de knop voorstellen rechtsboven op uw scherm. U krijgt nu nog een pop-up te zien waarin u eventueel wat eigen tekst kunt intikken die wordt toegevoegd aan de standaard notificatiemail. Na bevestigen wordt deze mail verstuurd naar de bij het voorstel opgenomen contactpersonen. Pagina 12 van 28

3.3 Een voorstel accepteren Als u akkoord bent met een voorstel, dan kunt u (mits u deze autorisatie heeft) het voorstel accorderen. Het is van belang om te weten dat een voorstel beiderzijds expliciet geaccordeerd moet worden om tot een contract (prijslijst) in de module te worden. U opent het voorstel vanaf het scherm met de lopende onderhandelingen. 1. Als uw onderhandelpartner al akkoord heeft gegeven, dan zal de onderhandeling op dit scherm de status acceptatie hebben. 2. Als u de eerste bent die expliciet akkoord geeft, dan zal de onderhandeling nog de status voorstel hebben. In beide gevallen klikt u na openen van de onderhandeling op de knop accorderen waarna u wederom de mogelijkheid krijgt om eventueel nog wat tekst toe te voegen aan de notificatiemail die dan verstuurd wordt. In geval 1 zal na uw akkoord de onderhandeling omgezet worden naar een contract (prijslijst) en terug te vinden zijn onder het betreffende menu-item. In geval 2 blijft de onderhandeling bestaan en krijgt deze de status acceptatie. Nadat ook uw onderhandelpartner hierop akkoord heeft gegeven ontvangt u hier weer bericht van middels de notificatiemail en wordt de onderhandeling tot contract in het systeem. In hetzelfde kadertje waar zich de knoppen bevinden om voor te stellen en te accorderen vindt u ook nog een knop weigeren. Het gebruik van deze knop legt de onderhandeling ongewijzigd terug bij uw onderhandelpartner zodat deze het voorstel weer kan bewerken. De knop herstarten is bedoeld om uw eigen wijzigingen op de onderhanden versie ongedaan te maken. Als u dus na het importeren van aanpassingen zich bedenkt, dan kunt u deze knop gebruiken. Tot slot treft u hier ook de knop stopzetten. Hiermee kunt u de onderhandeling stopzetten mits uw onderhandelpartner dit stopzetten bevestigd. Pagina 13 van 28

4 VECOZO sjablonen 4.1 Sjablonen downloaden U kunt de geldige importsjablonen vinden onder het menu-item: Beheer > Sjablonen. Hier vindt u, naast verschillende versies t.b.v. MSZ-onderhandelingen, ook het sjabloon voor GGZonderhandelingen. Dat is het enige sjabloon dat te gebruiken is voor de GGZ. Een toelichting op het sjabloon is te vinden op het help-tabblad van het sjabloon. De toelichting in deze handleiding spitst zich toe op het sjabloon t.b.v. de GGZonderhandelingen/contracten met ingangsdatum 1-1-2014 of later. Ook als u een lopende onderhandeling of een contract exporteert naar Excel krijgt u de data in dit sjabloon geëxporteerd. 4.2 Gebruik sjabloon GGZ 2014 Na het openen van het GGZ sjabloon treft u 7 tabbladen aan. Om correcte verwerking van het sjabloon bij importeren mogelijk te maken is het van belang dat u de instructies hieronder en op het help tabblad van het sjabloon volgt bij het vullen van het sjabloon. De grijze cellen in het sjabloon zijn resultaatcellen en niet door de gebruiker te vullen. U kunt het sjabloon gebruiken voor het importeren van percentages van het maximum landelijk tarief/tarieven en/of volumes per zorgproduct in een onderhandeling. Zie hiertoe ook de paragraaf export/import en de sectie over Reageren op een voorstel elders in deze handleiding. Hier worden een aantal algemene zaken over het correct vullen van het sjabloon beschreven. 1. Op het voorblad vindt u de gegevens (of kunt u deze invullen) van de partijen waar het om gaat, de ingang- en einddatum van de onderhandeling en totalen per groep producten en overall. 2. Op het tabblad help treft u de invulinstructies voor het sjabloon. Leest u deze aandachtig door voordat u het sjabloon verder invult. 3. Het tabblad validatie is van belang als u het sjabloon in een onderhandeling wilt importeren. Alle validatieregels dienen als resultaat OK te tonen. Als dit niet het geval is kunt u het sjabloon niet importeren, maar wordt hier aangegeven wat het probleem is zodat u dit kunt verhelpen. In dat geval treft u tevens meer gerichte detailwaarschuwingen aan op de ingevulde tabbladen met prestaties per groep (Behandeling, Verblijf, Overig en basis GGZ) om het corrigeren te vereenvoudigen. 4. De tabbladen Behandeling, Verblijf, Overig en Basis GGZ zijn bedoeld voor het invoeren of aanpassen/aanvullen van de daadwerkelijke percentages (tarieven) en aantallen per product Bij export van een voorstel worden hier de tarieven en aantallen gevuld zoals deze in het online voorstel zijn opgenomen. Let op dat bij het maken van een export van een onderhandeling/contract altijd alléén de tariefkolommen (en aantallen) worden gevuld en nooit de percentagekolommen. Deze tabbladen zijn sterk geënt op de sjablonen zoals de NZa deze uitgaf voor het maken van productieafspraken. Dit bevordert voor de gebruiker de herkenning. Pagina 14 van 28

5 Contracten raadplegen In het menu Contracten kunt u zowel de actuele als alle contracten raadplegen. Voor alle duidelijkheid zij hier opgemerkt dat in de module met een contract de gemaakte prijs- en volumeafspraken voor een bepaalde periode worden bedoeld en dus niet een overeenkomst omtrent voorwaarden etc.. De optie 'Actuele contracten' kunt u gebruiken om alleen contracten die in het lopende kalenderjaar actief zijn op te vragen. De optie 'Alle contracten' kunt u gebruiken om ook historische en toekomstige contracten op te vragen. 5.1 Overzicht contracten In het overzicht worden alle gevonden GGZ-contracten gepresenteerd. Dit overzicht kunt u eventueel sorteren door op de verschillende kolomnamen te klikken. U kunt een contract openen door op de begindatum te klikken: 5.2 Inhoud GGZ-contract bekijken Binnen dit scherm zijn vier tabbladen beschikbaar. Hieronder vindt u de nodige informatie per tabblad. 5.2.1 Overzicht Hier vindt u de basisgegeven van het afgesloten contract. Naast de looptijd van het contract kunt u zien wie deze heeft geaccordeerd en op welke datum de laatste wijziging is doorgevoerd. Verder vindt u hier de contactgegevens van de contractanten. Vanuit beide partijen staan hier ook de opgegeven contactpersonen vermeld. Onder het kopje financieel worden de aantallen en omzetgegevens gepresenteerd (p*q). Pagina 15 van 28

5.2.2 Prijslijst Binnen dit tabblad worden alle gemaakte prijsafspraken weergegeven, inclusief de gemaakte volume afspraken in 4 afzonderlijke lijsten per groep prestaties (Behandeling, Verblijf, Overig en Basis GGZ). Per kolom kunt u in deze lijsten een sortering uitvoeren door op de kolomnaam te klikken. 5.2.3 Bijlagen Hier kunt u eventuele tijdens de onderhandeling bijgevoegde bijlagen raadplegen. Deze bijlagen kunnen tijdens het onderhandelproces aan de onderhandeling zijn toegevoegd door u, maar ook door Pagina 16 van 28

de tegenpartij. Denk hierbij aan eventuele eerder gemaakte of aanvullende (kader-)afspraken. Tijdens de onderhandeling toegevoegde bijlagen blijven dus bewaard bij het contract. 5.2.4 Export Hier kunt u de gemaakte prijs- en volumeafspraken exporteren naar het VECOZO sjabloon. Dit sjabloon kunt u gebruiken voor bijvoorbeeld het voeden van uw declaratiesysteem. Pagina 17 van 28

Meer informatie over het gebruik van het VECOZO sjabloon kunt u vinden in het betreffende paragraaf in deze handleiding. Pagina 18 van 28

Bijlage 1 Inlogprocedure VECOZO A. Inloggen met een persoonlijk VECOZO certificaat Om te kunnen inloggen dient u een persoonlijk VECOZO certificaat geïnstalleerd te hebben, dat geautoriseerd is voor de applicatie. Voor meer informatie over het installeren van een persoonlijk VECOZO certificaat zie de betreffende handleiding in de VECOZO kennisbank: https://www.vecozo.nl/diensten/certificaatbeheer/kennisbank.aspx?id=733. Als u hier vragen over heeft neem dan contact op met de VECOZO contactpersoon bij uw organisatie, uw ICT-afdeling of VECOZO via administratie@vecozo.nl. Het is mogelijk dat enkele van de volgende schermen worden overgeslagen door de computer, omdat er bijvoorbeeld al eerder op die computer is ingelogd. U kunt dan gewoon doorgaan met het volgende scherm. Voor toegang tot de module is het bezit van een geldig persoonlijk certificaat niet afdoende. Dit certificaat moet ook voorzien zijn van de juiste autorisatie. Als u toegang nodig heeft tot de applicatie kunt u contact opnemen met de VECOZO contactpersoon bij uw organisatie en/of met VECOZO via administratie@vecozo.nl. U gaat naar de website https://onderhandelen.zp.vecozo.nl en krijgt onderstaand scherm te zien. Pagina 19 van 28

Klik op de knop Login. Vervolgens wordt u ter authenticatie naar het volgende scherm geleid: Hier kiest u voor Volgende, waarna u op het volgende scherm komt. Hier kiest u voor Volgende, waarna het volgende scherm verschijnt. Pagina 20 van 28

Het systeem vraagt welk certificaat gebruikt moet worden. U selecteert uw certificaat en drukt op OK. Daarna gaat u naar het volgende scherm. U vult uw wachtwoord in en drukt op Inloggen. Indien uw certificaat aan 1 AGB-code is gekoppeld, is de inlogprocedure nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. Indien uw certificaat aan meerdere AGB-codes is gekoppeld, dan krijgt u een scherm te zien waarop u wordt gevraagd de AGB-code te selecteren waarmee u wilt gaan werken. Selecteer de gewenste AGB-code en klik op Bevestigen'. De inlogprocedure is nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. (In de volgende schermen kunt u de geselecteerde AGB-code wijzigen. Links bovenin het scherm kunt u switchen tussen uw zorgverleners of praktijk AGB-code.) Pagina 21 van 28

B. Inloggen met een UZI-pas Indien u in het bezit bent van een geldige UZI-pas certificaat, is het ook mogelijk met uw UZI-pas in te loggen op het Zorginkoopportaal. Let op: alleen de Zorgverlenerpas en/of de Medewerkerpas op naam wordt door VECOZO geaccepteerd. Inloggen met de Medewerkerpas niet op naam en/of het Servercertificaat is niet mogelijk. Het is mogelijk dat enkele van de volgende schermen worden overgeslagen door de computer, omdat er bijvoorbeeld al eerder op die computer is ingelogd. U kunt dan gewoon doorgaan met het volgende scherm. Voor toegang tot de module is het bezit van een geldig persoonlijk certificaat niet afdoende. Dit certificaat moet ook voorzien zijn van de juiste autorisatie. Als u toegang nodig heeft tot de applicatie kunt u contact opnemen met de VECOZO contactpersoon bij uw organisatie en/of met VECOZO via administratie@vecozo.nl. Om te kunnen inloggen op het Zorginkoopportaal, dient u eenmalig de UZI-pas te koppelen aan uw gebruikersnummer met behulp van de bijbehorende pincode, die u destijds van VECOZO in een pincodebrief hebt ontvangen. Bent u bij VECOZO nog niet bekend als gebruiker en hebt u dus geen gebruikersnummer met pincode, dan dient u via uw contactpersoon voor VECOZO een gebruikersnummer en pincode aan te vragen bij Support. Het koppelen van een UZI-pas aan uw gebruikersnummer is een eenmalige en tevens vrij eenvoudige handeling die u zelf kunt uitvoeren. Zie voor meer informatie hierover de betreffende handleiding in de VECOZO kennisbank: https://www.vecozo.nl/kennisbank/uzi-pas/ Nadat uw UZI-pas is gekoppeld, kunt u op elke pc waaraan de kaartlezer voor de UZI-pas is verbonden, inloggen op het Zorginkoopportaal. U maakt gebruik van de browser Internet Explorer Het inloggen met een UZI-pas gaat als volgt: U gaat naar de website https://onderhandelen.zp.vecozo.nl en krijgt onderstaand scherm te zien. Pagina 22 van 28

Klik op de knop Login en u krijgt het volgende scherm. Klik op Volgende, waarna het volgende scherm verschijnt. Hier kiest u voor Volgende. Indien u naast de UZI-pas ook een persoonlijk VECOZO certificaat op uw werkplek hebt geïnstalleerd, vraagt het systeem welk certificaat er gebruikt moet worden. Het is afhankelijk van uw instellingen hoe het scherm met de melding er exact uit ziet. Pagina 23 van 28

De UZI-pas herkent u aan de naam van de Uitgever / Issuer, die de naam UZI-register bevat, zoals hierboven ter illustratie in een rood kader is geplaatst. U selecteert uw UZI-pas certificaat en drukt op OK. Indien u alleen een UZI-pas heeft, krijgt u een melding te zien om het certificaat te bevestigen. Het is afhankelijk van uw instellingen hoe het scherm met de melding er exact uit ziet. Klik op OK. Nadat u uw UZI-pas hebt geselecteerd of bevestigd, verschijnt het scherm waar u wordt gevraagd een pincode in te voeren. Dit is de pincode die bij uw UZI-pas hoort en die u heeft ontvangen van het UZIregister. Afhankelijk van uw instellingen, krijgt u het volgende bericht: Pagina 24 van 28

Indien u deze melding in het vervolg niet meer getoond wilt hebben, kunt u voordat u op Volgende klikt, onderaan bij Dit bericht niet meer tonen in de checkbox een vinkje plaatsen. Klik vervolgens op Volgende. Indien uw certificaat aan 1 AGB-code is gekoppeld, is de inlogprocedure nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. Indien uw certificaat aan meerdere AGB-codes is gekoppeld, dan krijgt u een scherm te zien waarop u wordt gevraagd de AGB-code te selecteren waarmee u wilt gaan werken. Selecteer de gewenste AGB-code en klik op Bevestigen'. De inlogprocedure is nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. (In de volgende schermen kunt u de geselecteerde AGB-code wijzigen. Links bovenin het scherm kunt u switchen tussen uw zorgverleners of praktijk AGB-code.) Pagina 25 van 28

U maakt gebruik van de browser Firefox Het inloggen met een UZI-pas gaat als volgt: U gaat naar de website https://onderhandelen.zp.vecozo.nl en krijgt onderstaand scherm te zien. Klik op de knop Login en u krijgt het volgende scherm te zien. Klik op Volgende, waarna u op het volgende scherm komt. Pagina 26 van 28

Klik op Volgende waarna het scherm verschijnt waar u wordt gevraagd een pincode in te voeren. Dit is de pincode die bij uw UZI-pas hoort en die u heeft ontvangen van het UZI-register. Het systeem vraagt welk certificaat gebruikt moet worden. U selecteert uw certificaat met in de naam UZI-pas en drukt op OK. Pagina 27 van 28

Afhankelijk van uw instellingen, krijgt u het volgende bericht: Indien u deze melding in het vervolg niet meer getoond wilt hebben, kunt u voordat u op Volgende klikt, onderaan bij Dit bericht niet meer tonen in de checkbox een vinkje plaatsen. Klik vervolgens op Volgende. Indien uw certificaat aan 1 AGB-code is gekoppeld, is de inlogprocedure nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. Indien uw certificaat aan meerdere AGB-codes is gekoppeld, dan krijgt u een scherm te zien waarop u wordt gevraagd de AGB-code te selecteren waarmee u wilt gaan werken. Selecteer de gewenste AGB-code en klik op Bevestigen'. De inlogprocedure is nu voltooid. U wordt automatisch doorgestuurd naar de applicatie. (In de volgende schermen kunt u de geselecteerde AGB-code wijzigen. Links bovenin het scherm kunt u switchen tussen uw zorgverleners of praktijk AGB-code.) Pagina 28 van 28