EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN 5 1 Inleiding... 13 2 Efficiënter werken met Excel... 14 2.1 Overschakelen van Excel 2003 naar een hogere versie... 14 2.1.1 Het scherm van Microsoft Excel 2010... 14 2.1.2 Het lintgebied... 14 2.1.3 Het lintgebied zelf aanpassen... 15 2.1.3.1 Het lint minimaliseren... 15 2.1.3.2 Het lint zelf aanpassen... 16 2.1.4 Het tabblad Bestand... 17 2.1.5 Variabele tabbladen Hulpmiddelen voor... 18 2.1.6 De optie Pagina-indeling... 18 2.1.7 Vanaf Excel 2007/2010: Nieuwe bestandsindeling... 20 2.1.7.1 Welke indeling?... 20 2.1.7.2 Waarom deze indeling?... 20 2.1.7.3 Opslaan onder een andere bestandsextensie... 21 2.1.8 Compatibiliteitsmodus... 22 2.2 Werkbalk snelle toegang... 22 2.2.1 Standaardknoppen toevoegen... 23 2.2.2 Extra knoppen toevoegen... 23 2.2.3 Plaats van de weergave... 24 2.3 Werken met namen (voor cellen en bereiken)... 25 2.3.1 Voorbeeld met namen voor cellen... 25 2.3.2 Voorbeeld met namen voor bereiken... 25 2.3.3 Namen bepalen... 26 2.3.4 Beheren van gebied- of celnamen... 27 2.4 Snelle toetsenbord- en muiscombinaties... 28 2.4.1 Beknopt overzicht van de meest voorkomende en praktische snelle toetsenbord- en muiscombinaties... 28 2.4.2 Overzicht sneltoetsen met de ALT-toets... 30 2.4.3 Overzicht sneltoetsen met de CTRL-toets... 30 2.4.4 Sneltoetsen met de Functietoetsen... 32 2.5 Lay-out opmaak... 34 2.5.1 Cellen... 34 2.5.1.1 Standaard opmaak... 34 2.5.1.2 Verdere opmaak... 34 2.5.1.3 Celstijlen... 35 2.5.1.4 Getalnotaties... 35 2.5.1.5 Enkele interessante getalnotaties... 39 2.5.1.6 Meerdere lijnen tekst in één cel: Tekstterugloop... 40 2.5.1.7 Meerdere lijnen tekst in één cel: ALT + Enter... 40 2.5.2 Kolommen en rijen... 40 2.5.2.1 Aanpassen van de kolombreedte... 40 2.5.2.2 Aanpassen van de rijhoogte... 42 2.5.2.3 Automatisch aanpassen van de kolombreedte/rijhoogte... 43
6 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN 2.5.3 Invoegen illustraties (Afbeeldingen Illustraties Vormen SmartArt)... 43 2.5.3.1 Invoegen van een afbeelding (bv. logo)... 44 2.5.3.2 Invoegen van een tekstvak... 46 2.5.3.3 Invoegen van een vorm... 48 2.5.4 Opmerkingen gebruiken... 49 2.5.4.1 Een opmerking toevoegen:... 49 2.5.4.2 Een opmerking bewerken/verwijderen:... 50 2.5.4.3 Opmerkingen weergeven/verbergen:... 50 2.5.5 Vennootschapsstructuur, organigram, proces uittekenen met SmartArt... 51 2.5.5.1 SmartArt invoegen... 51 2.5.5.2 Teksten en vormen toevoegen/verwijderen aan SmartArt... 52 2.5.5.3 SmartArt lay-out indeling wijzigen of verwijderen... 53 2.6 Speciaal plakken -menu... 54 2.6.1 Algemene werkwijze... 55 2.6.2 Algemeen... 56 2.6.3 Positieve getallen omzetten naar negatieve (en omgekeerd)... 56 2.6.4 Transponeren... 59 2.7 Snel rekenen via de statusbalk... 60 3 Gegevens manipulatie... 62 3.1 Externe gegevens importeren... 62 3.1.1 Externe gegevens ophalen Van Access... 62 3.1.2 Externe gegevens ophalen Van tekst... 62 3.1.3 Tekst naar kolommen converteren... 64 3.2 Getal opgeslagen als tekst... 67 3.3 Zoeken, vervangen... 67 3.3.1 Zoekopties... 68 4 Interessante formules & functies... 70 4.1 Absolute of relatieve celverwijzingen in formule... 70 4.1.1 Relatieve celverwijzingen... 70 4.1.2 Absolute celverwijzingen... 70 4.1.3 Gemengde celverwijzingen... 70 4.1.4 Voorbeeld betreffende omrekening naar andere valuta... 71 4.2 Functies en Formules... 72 4.2.1 Basis begrippen... 72 4.2.2 Hoe een functie invoegen?... 72 4.2.3 Functie invoegen via de wizard... 72 4.2.4 Functie invoegen via manueel intypen... 74 4.2.5 Veel voorkomende formules & functies... 75 4.2.5.1 Wiskundige en statistische functies... 75 4.2.5.2 Datumfuncties... 76 4.2.5.3 Logische functies... 77 4.2.5.4 Tekstfuncties... 78 4.2.5.5 Zoekfuncties... 80 4.2.5.6 Financiële functies... 81
EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN 7 4.3 Detailoverzicht: Formules & functies... 84 4.3.1 Als, En, Of... 84 4.3.1.1 Als-Functie... 84 4.3.1.2 En-Functie... 86 4.3.1.3 Of-Functie... 87 4.3.2 Resultaat van een berekening combineren met tekst... 88 4.3.3 Links, Rechts, Deel, Tekst.Samenvoegen... 89 4.3.3.1 Links-Functie... 89 4.3.3.2 Deel-Functie of Midden-Functie... 89 4.3.3.3 Rechts-Functie... 89 4.3.3.4 Tekst.samenvoegen-Functie... 89 4.3.4 Beginletters, kleine.letters, hoofdletters... 90 4.3.4.1 Beginletters... 90 4.3.4.2 Kleine.letters... 90 4.3.4.3 Hoofdletters... 90 4.3.4.4 Zinsconstructie... 90 4.3.5 Verwijzingen: functie VERT.ZOEKEN()... 91 4.3.6 Verwijzingen: functie INDEX()... 94 4.3.6.1 Praktische toepassing... 94 4.3.7 Informatieve functies... 94 4.3.8 Som.Als()... 95 4.3.9 Afronden... 96 4.3.9.1 Afronden op een aantal decimalen... 96 4.3.9.2 Afronden op een bepaalde significatie (veelvoud)... 97 4.3.10 Leeftijd (ouderdom) berekenen met de functie Datumverschil()... 98 4.3.11 Formules controleren, evalueren en weergeven... 99 4.3.11.1 Broncellen / doelcellen aanwijzen... 99 4.3.11.2 Formules weergeven... 100 4.3.11.3 Formules evalueren... 101 5 Werken met tabellen... 102 5.1 Werken met gewone tabellen... 102 5.1.1 Een gewone tabel aanmaken... 102 5.1.2 Een gewone tabel een naam geven... 102 5.1.3 Een gewone tabel sorteren... 103 5.1.4 Een gewone tabel filteren... 104 5.2 Werken met interactieve tabellen... 105 5.2.1 Voordelen van een interactieve tabel... 105 5.2.2 Een gewone tabel omvormen naar een interactieve tabel... 105 5.2.3 Interactieve tabel invoegen... 106 5.2.4 Een interactieve tabel een naam geven... 107 5.2.5 De tabelstijl aanpassen... 107 5.2.6 Tabelstijl opties... 108 5.2.6.1 Veldnamenrij... 108 5.2.6.2 Totaalrij... 108 5.2.6.3 Gestreepte rijen... 108 5.2.6.4 Eerste kolom... 108
8 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN 5.2.6.5 Laatste kolom... 108 5.2.6.6 Gestreepte kolommen... 109 5.2.7 Gebruik van de sorteerfunctie... 109 5.2.8 Gebruik van de filterfunctie... 109 5.2.8.1 Selecties aan-/afvinken... 110 5.2.8.2 Specifieke filtermogelijkheden... 111 5.2.8.3 Filters wissen... 112 5.2.9 Gemakkelijker werken met Formules... 112 5.2.10 Bij scrollen blijven kolomtitels automatisch zichtbaar... 113 5.2.11 De interactieve tabel vergroten... 113 5.2.11.1 Rijen en kolommen toevoegen... 113 5.2.11.2 Het tabel gebied manueel vergroten... 113 6 Draaitabellen in een hand-om draai... 114 6.1 Werken met draaitabellen... 115 6.1.1 Wat hebben we nodig?... 115 6.1.2 Een draaitabel maken... 116 6.1.3 Draaitabel ontwerpen... 120 6.1.3.1 Subtotalen en Eindtotalen... 120 6.1.3.2 Rapportindeling: Weergave... 121 6.1.3.3 Draaitabelstijlen... 123 6.1.4 Draaitabel opties... 123 6.1.4.1 Berekening van een waardeveld aanpassen (Som, Aantal, Gemiddelde )... 123 6.1.4.2 Weergave van een waardeveld aanpassen (procentueel versus absoluut)... 125 6.1.4.3 Filteren en sorteren... 127 6.1.4.4 Wat als de brongegevens wijzigen... 127 6.1.4.5 Vernieuwen... 127 6.1.4.6 Berekende velden / items... 128 6.1.4.7 Groeperen... 129 6.2 Werken met draaigrafieken... 130 6.2.1 Wat hebben we nodig?... 130 6.2.2 Een draaigrafiek maken... 130 6.2.3 Een draaigrafiek ontwerpen... 133 6.2.3.1 Grafiektype aanpassen... 133 6.2.3.2 Rijen/kolommen omdraaien... 133 6.2.3.3 Grafiekstijlen... 133 6.2.4 Een draaigrafiek indelen... 134 6.2.4.1 Grafiektitel... 134 6.2.4.2 Astitels... 134 6.2.4.3 Legenda... 135 6.2.4.4 Gegevenslabels... 135 6.2.4.5 Gegevenstabel... 136 6.2.5 Een draaigrafiek analyseren... 137 6.2.5.1 Lijst met draaitabelvelden... 137 6.2.6 Tips voor (draai)grafieken... 138 6.2.6.1 Een tweede as in een grafiek gebruiken... 138 6.2.6.2 Verschillende grafiektypes gebruiken in dezelfde grafiek... 141 6.2.6.3 Grafieken variabel maken (door grafiekelementen te koppelen aan de inhoud van een cel)... 142
EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN 9 6.2.6.4 Een andere kleur toepassen in de grafiek bij negatieve getallen... 143 6.3 Hoe onbruikbare gegevens bruikbaar maken?... 145 6.3.1 Voorbeeld van onbruikbare gegevens... 145 6.3.2 Voorbeeld van bruikbare gegevens... 146 6.3.3 Werkwijze... 146 7 Voorwaardelijke opmaak... 148 7.1 Wat is het... 148 7.2 Voordelen... 148 7.3 Praktische toepassing... 149 7.4 Een voorwaardelijke regel maken... 150 7.4.1 Algemene methodiek... 150 7.4.2 Voorbeeld Opvolging van taken en dossiers... 151 7.4.3 Voorbeeld Tijdsregistratie... 154 7.4.4 Voorbeeld betreffende visueel inzicht in gegevensreeksen... 156 7.5 Regels beheren (toevoegen, aanpassen, verwijderen)... 158 7.5.1 Een nieuwe regel maken (manueel)... 158 7.5.2 Regels aanpassen en wissen... 158 7.5.2.1 Regels aanpassen... 158 7.5.2.2 Regels wissen... 159 8 Optimaal afdrukken... 161 8.1 Hoe de print lay-out optimaliseren... 161 8.1.1 Afdrukvoorbeeld... 161 8.1.2 Instellingen afdrukvoorbeeld... 163 8.1.2.1 Actieve bladen, werkmap of selectie afdrukken... 163 8.1.2.2 Welke pagina s afdrukken... 163 8.1.2.3 Marges... 164 8.1.2.4 Centreren op de pagina... 165 8.1.2.5 Schaal aanpassen... 165 8.2 Wat afprinten... 166 8.2.1 Kop- en voettekst... 166 8.2.1.1 Via de pagina-indeling weergave... 166 8.2.1.2 Via de pagina instellingen... 167 8.2.2 Herhalende kolom- of rijtitels... 168 8.2.3 Opmerkingen afdrukken... 169 8.2.4 Afdrukbereik aanpassen... 170 8.2.5 Pagina-einden... 170 8.2.5.1 Pagina-eindevoorbeeld weergave... 170 8.2.5.2 Pagina-einde handmatig invoegen en verwijderen... 171 9 Doelzoeken... 172 9.1 Wat is het... 172 9.2 Praktische toepassingen... 172 10 Opzetten Excel rapporteringen... 173 10.1 Navigatie via Hyperlinks... 174
10 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN 10.1.1 Vaste hyperlinks... 174 10.1.2 Variabele hyperlinks... 175 10.2 Gebruikersinterface instellingen... 177 10.2.1 Werkwijze... 177 10.3 Gegevens invoer en overzicht... 179 10.3.1 Gegevensvalidatie... 179 10.3.1.1 Gegevensvalidatie Toevoegen... 179 10.3.1.2 Voorbeeld van validatie op een datum... 182 10.3.1.3 Voorbeeld van validatie via een lijst... 183 10.3.1.4 Voorbeeld van validatie via een formule (Aangepast)... 184 10.3.1.5 Gegevensvalidatie verwijderen... 185 10.3.2 Formulier besturingselementen... 186 10.3.2.1 Tabblad Ontwikkelaars... 186 10.3.2.2 Type van besturingselementen... 186 10.3.2.3 Werkwijze... 187 10.3.2.4 Voorbeeld betreffende selectievakje... 187 10.3.2.5 Voorbeeld betreffende keuzerondje... 189 10.3.3 Rijen en kolommen verbergen/weergeven... 191 10.3.3.1 Werkwijze... 191 10.3.3.2 Hiërarchie bekomen door verdere groeperingen... 192 10.4 Vertalingen... 194 10.4.1 Wat hebben we er voor nodig... 194 10.5 Camera... 195 10.5.1 Wat is het... 195 10.5.2 Werkwijze... 195 10.6 Illustraties... 195 10.7 Beveiligen... 196 10.7.1 Cellen beveiligen... 196 10.7.2 Werkblad beveiligen... 197 10.7.3 Werkblad beveiliging opheffen... 199 11 Diverse tips & tricks... 201 11.1 Vensters... 201 11.1.1 Nieuw venster van hetzelfde bestand... 201 11.1.2 Het beeld splitsen... 202 11.1.3 Titels blokkeren... 204 11.1.4 Twee Excel bestanden naast elkaar vergelijken en synchroon schuiven (scrollen)... 205 11.2 Spellingcontrole in Excel... 206 11.3 Excel gegevens koppelen met Microsoft Word documenten of Microsoft PowerPoint Slides. 206 11.3.1 Koppeling bijwerken... 207 11.4 Opslaan als pdf... 207 11.5 Een bestand in Excel insluiten... 208 11.5.1 Werkwijze... 208 11.6 Formules en opmaak kunnen niet gekopieerd worden tussen twee Excel bestanden... 209 11.7 Lijst met Excel functies: Nederlandse benamingen versus Engelstalige... 209
EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN 11 12 Praktijkgerichte Excel toepassingen... 230 12.1 Specifieke controleberekeningen via Excel functies... 230 12.1.1 Controle ondernemingsnummer... 230 12.1.1.1 Wat is het doel... 230 12.1.1.2 Wat hebben we ervoor nodig... 230 12.1.1.3 Voorbeeld... 231 12.1.2 Ondernemingsnummer omzetten naar OGM nummer (=gestructureerde mededeling m.b.t. betalingen aan de overheid)... 231 12.1.2.1 Wat is het doel... 231 12.1.2.2 Wat hebben we ervoor nodig... 231 12.1.2.3 Voorbeeld... 231 12.1.3 Controle Belgisch rekeningnummer... 232 12.1.3.1 Wat is het doel... 232 12.1.3.2 Wat hebben we ervoor nodig... 232 12.1.3.3 Voorbeeld:... 233 12.2 Onderlinge facturaties nakijken... 234 12.2.1 Wat is het doel... 234 12.2.2 Wat hebben we er voor nodig... 234 12.2.3 Voorbeeld... 235 12.3 Controleren verschillende versies van Proef- en saldilijsten... 237 12.3.1 Wat is het doel... 237 12.3.2 Wat hebben we er voor nodig... 237 12.3.3 Voorbeeld... 237 12.4 Dubbele aankoopfacturen opsporen... 240 12.4.1 Wat is het doel... 240 12.4.2 Wat hebben we ervoor nodig... 240 12.4.3 Voorbeeld... 240 12.5 Doelzoeken in de belastingberekening... 243 12.5.1 Wat is het doel... 243 12.5.2 Wat hebben we er voor nodig... 243 12.5.3 Voorbeeld van een belastingberekening vóór het uitvoeren van doelzoeken... 243 12.5.4 Voorbeeld van een belastingberekening na doelzoeken op totaal te betalen belasting. 244 12.5.5 Voorbeeld van een belastingberekening na doelzoeken op belastingvermeerdering... 244 12.6 Leningstabel... 246 12.6.1 Wat is het doel... 246 12.6.2 Wat hebben we er voor nodig... 246 12.6.3 Voorbeeld van een leningstabel... 246 12.7 Kwaliteitstoetsing / Kantoorwerking... 249 12.7.1 Elektronisch Permanent dossier... 249 12.7.1.1 Wat is het doel... 249 12.7.1.2 Antiwitwas formulieren... 250 12.7.1.3 Een nieuw permanent dossier aanmaken... 251 12.7.1.4 Wat zijn de inhoudelijke functionaliteiten... 251 12.7.1.5 Bliksemsnel een organigram uittekenen met SmartArt... 253 12.7.2 Opvolging status van taken en/of dossiers... 256
12 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN 12.7.2.1 Wat is het doel... 256 12.7.2.2 Wat hebben we ervoor nodig... 256 12.7.2.3 Voorbeeld... 257 12.7.3 Tijdsregistratie en analyse hieromtrent... 258 12.7.3.1 Wat is het doel... 258 12.7.3.2 Wat hebben we er voor nodig... 258 12.7.3.3 Voorbeeld... 258 12.7.4 Factureren met Excel... 261 12.7.4.1 Werkwijze... 261 12.7.4.2 Wat hebben we er voor nodig... 262 12.7.4.3 Voorbeeld... 263 13 Tot slot... 264 Over de auteur... 264