INHOUDSOPGAVE INLEIDING...7

Transcriptie

1 MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 AUTEUR: PETER DE SMET (

2 INHOUDSOPGAVE INLEIDING KENNISMAKEN MET EXCEL WAT IS EXCEL? DE NIEUWE GEBRUIKERSINTERFACE DE OFFICEKNOP HET LINT HET LINT MINIMALISEREN DE WERKBALK "SNELLE TOEGANG" DE WERKBALK "SNELLE TOEGANG" AANPASSEN EERDERE VERSIES VAN EXCEL OPENEN VAN BESTANDEN GEMAAKT IN EERDERE VERSIES VAN EXCEL BASISKENNIS EEN NIEUWE WERKMAP MAKEN NAAM WIJZIGEN VAN WERKBLADEN KLEUR WIJZIGEN WERKBLADTABS WERKBLADEN INVOEGEN EN VERWIJDEREN EÉN OF MEERDERE WERKBLADEN VERBERGEN OF WEERGEVEN WERKBLAD VERPLAATSEN EN KOPIËREN GEGEVENS INGEVEN KOLOMMEN, RIJEN EN CELLEN INVOEGEN WIJZIGEN VAN HET STANDAARD AANTAL WERKBLADEN WIJZIGEN VAN DE RICHTING NA HET KLIKKEN VAN DE ENTERTOETS OPSLAAN EN OPSLAAN ALS RIJEN EN KOLOMMEN BLOKKEREN TOETSTIPS CELLEN EN CELBEREIKEN AUTOMATISCH AANVULLEN VAN CELINHOUD CELGEGEVENS WIJZIGEN WAT IS EEN CELBEREIK? BEREIK SELECTEREN HET BEREIK EEN NAAM GEVEN GEGEVENS INGEVEN IN EEN BEREIK KOPIËREN, KNIPPEN EN PLAKKEN PLAKKEN OPTIES PLAKKENLIJST KLEMBORD KOPIËREN EN VERPLAATSEN D.M.V. KLIKKEN EN SLEPEN CELLEN EN RIJEN SAMENVOEGEN DE KNOPPEN "ONGEDAAN MAKEN" EN "OPNIEUW" OPMAKEN VAN CELLEN HOOGTE EN BREEDTE INSTELLEN KOLOMMEN EN RIJEN VERBERGEN EN ZICHTBAAR MAKEN OPMAAK VAN GETALLEN D.M.V. HET LINT OPMAAK VAN TEKST D.M.V. HET LINT UITLIJNEN VAN GEGEVENS TEKSTTERUGLOOP TEKST DRAAIEN CELRANDEN DIALOOGVENSTER CELEIGENSCHAPPEN OPMAAK KOPIËREN SJABLONEN BESCHIKBARE SJABLONEN EEN WERKMAP MAKEN VAN EEN SJABLOON... 44

3 6.3 EEN SJABLOON AANMAKEN EEN SJABLOON WIJZIGEN SJABLOON VERWIJDEREN THEMA S THEMA S GEBRUIKEN THEMA S WIJZIGEN STIJLEN CELSTIJLEN AANGEPASTE CELSTIJL MAKEN AANGEPASTE CELSTIJL VERWIJDEREN AANGEPASTE CELSTIJL WIJZIGEN AANGEPASTE CELSTIJL GEBRUIKEN IN EEN ANDERE WERKMAP TABELLEN GEGEVENS OPMAKEN ALS TABEL AUTOFILTER MAKEN VAN EEN AANGEPASTE TABEL VERWIJDEREN VAN EEN AANGEPASTE TABEL STIJL WIJZIGEN VAN EEN AANGEPASTE TABEL VOORWAARDELIJKE OPMAAK WAT IS VOORWAARDELIJKE OPMAAK? MARKERINGSREGELS VOOR CELLEN REGELS VOOR BOVENSTE/ONDERSTE GEGEVENSBALKEN KLEURSCHALEN PICTOGRAMSERIES FORMULES WAT ZIJN FORMULES? FORMULES INGEVEN RELATIEVE EN ABSOLUTE CELVERWIJZINGEN AUTOBEREKENING BEREIKNAMEN NAVIGEREN TUSSEN DE VERSCHILLENDE BEREIKNAMEN NAMEN BEHEREN BEREIKNAMEN GEBRUIKEN IN FORMULES D BEREIKNAMEN FORMULES CONTROLEREN OP FOUTEN FORMULES WIJZIGEN FUNCTIES WAT ZIJN FUNCTIES? HET TABBLAD "FORMULES" IN HET LINT FUNCTIES INVOEGEN DE FUNCTIEWIZARD LINKEN VAN FORMULES EN FUNCTIES OVER VERSCHILLENDE WERKBLADEN OVER VERSCHILLENDE WERKMAPPEN GEGEVENS SAMENVOEGEN EEN AANTAL FUNCTIES UITGELEGD MIN/MAX GEMIDDELDE DE VERSCHILLENDE FUNCTIES AANTAL LINKS/RECHTS SPATIES.WISSEN ALS SOM.ALS TEKST.SAMENVOEGEN... 81

4 15 ZOEKEN FUNCTIES VERT.ZOEKEN HORIZ.ZOEKEN WAT ALS SCENARIO S HET MAKEN VAN SCENARIO'S WEERGEVEN VAN SCENARIO'S WIJZIGEN VAN SCENARIO'S VERWIJDEREN VAN EEN SCENARIO SCENARIORAPPORT DOELZOEKEN VENSTERS DEELVENSTERS BLOKKEREN (BEVRIEZEN) VENSTERS SPLITSEN GRAFIEKEN GRAFIEKEN MAKEN GRAFIEK INDELING TYPE GRAFIEK WIJZIGEN RIJEN MET KOLOMMEN OMDRAAIEN GRAFIEK VERPLAATSEN NAAR NIEUW WERKBLAD GRAFIEKTITEL TOEVOEGEN ASTITEL TOEVOEGEN LEGENDA VERPLAATSEN GEGEVENSLABELS GEGEVENSTABEL GRAFIEKASSEN WIJZIGEN RASTERLIJNEN TOEVOEGEN EN VERWIJDEREN OPMAKEN VAN GRAFIEKITEMS GRAFIEK VERWIJDEREN GRAFIEK PRINTEN GEGEVENS TOEVOEGEN AAN GRAFIEK GEGEVENS VERWIJDEREN UIT GRAFIEK WAARDE-AS AANPASSEN CATEGORIE-AS AANPASSEN MEERDERE GRAFIEKTYPES IN ÉÉN GRAFIEK GRAFIEK SJABLOON TRENDLIJN TOEVOEGEN FIGUUR ALS ACHTERGROND DRAAITABELLEN DE VOORDELEN VAN EEN DRAAITABEL DRAAITABEL MAKEN VELDEN TOEVOEGEN EN VERWIJDEREN GEGEVENSBRON WIJZIGEN EEN DRAAITABEL MAKEN MET GEGEVENS UIT ACCESS GETALNOTATIE VELDLIJSTOPTIES HET LINT ONTWERPEN HET LINT OPTIES Het eerste tabblad is "Indeling en opmaak" Het tweede tabblad is het tabblad "Totalen en filters" Het derde tabblad is het tabblad "Weergave" Het vierde tabblad "Afdrukken" Het vijfde tabblad "Gegevens" DRAAITABELSTIJLEN RIJLABELS MEERDERE RIJLABELS KOLOMLABELS MEERDERE RIJLABELS EN KOLOMLABELS WAARDEN

5 19.16 MEERDERE WAARDEN RAPPORTFILTER MEERDERE RAPPORTFILTERS OOK RIJ- OF KOLOMLABELS KUNNEN WE FILTEREN EN SORTEREN LEGE CELLEN OPVULLEN GEGEVENS VERNIEUWEN GEGEVENS VAN EEN ITEM IN DETAIL BEKIJKEN GEGEVENS VAN EEN CEL IN DETAIL BEKIJKEN KOPIËREN VAN EEN DRAAITABEL EINDTOTALEN WEERGEVEN ITEMS GROEPEREN BEREKEND VELD INVOEGEN BEREKEND ITEM TOEVOEGEN FORMULES BEKIJKEN KOLOM EN RIJTITELVELDEN HERHALEN OP ELKE PAGINA PAGINA-EINDEN TOEVOEGEN DRAAIGRAFIEKEN DRAAIGRAFIEK MAKEN UIT EEN BESTAANDE DRAAITABEL DRAAIGRAFIEK EN DRAAITABEL MAKEN SORTEREN EN FILTEREN GEGEVENS SORTEREN SORTEREN OP VERSCHILLENDE KOLOMMEN OF VOORWAARDEN AUTOFILTER FILTER(S) VERWIJDEREN EN/OF FILTER MET AUTOFILTER HET MAKEN VAN EEN CRITERIUMBEREIK MEERDERE VOORWAARDEN IN EEN CRITERIUMBEREIK GEGEVENSVALIDATIE VOORWAARDEN KOPPELEN AAN GEGEVENSVALIDATIE INVOERBERICHT EN FOUTMELDING ONGELDIGE GEGEVENS IN EEN VALIDATIEBEREIK DROP-DOWNLIJST CELLEN MET GEGEVENSVALIDATIE ZOEKEN VERWIJDEREN VAN VOORWAARDEN WERKEN MET DATUM EN TIJD DATUMS INGEVEN IN EEN CEL DATUMS DOORVOEREN DATUMFUNCTIES HET OPTELLEN VAN UREN WEERGEVEN VAN HUIDIGE DATUM EN TIJD OVERZICHTEN AUTOMATISCH EEN OVERZICHT MAKEN MANUEEL EEN OVERZICHT MAKEN WEERGEVEN VAN NIVEAUS OVERZICHTSYMBOLEN VERBERGEN EEN OVERZICHT VERWIJDEREN SUBTOTALEN TOEVOEGEN AAN EEN WERKBLAD SUBTOTALEN VERWIJDEREN WERKEN MET OBJECTEN INVOEGEN VAN EEN AFBEELDING INVOEGEN VAN EEN VORM INVOEGEN VAN ILLUSTRATIES INVOEGEN WORDART INVOEGEN VAN SMARTART INVOEGEN VAN EEN TEKSTVAK OBJECTEN SELECTEREN AANPASSEN AFMETINGEN OBJECT

6 25.9 OBJECT VERPLAATSEN OBJECT VERVORMEN EN DRAAIEN OBJECTEN KOPIËREN OBJECTEN UITLIJNEN OBJECTEN ORDENEN OBJECTEN VERWIJDEREN OBJECTEN GROEPEREN OMTREK OPMAKEN OPMERKINGEN OPMERKINGEN TOEVOEGEN OPMERKINGEN LEZEN OPMERKINGEN WEERGEVEN EN VERBERGEN WIJZIGEN VAN OPMERKINGEN OPMERKINGEN OPMAKEN OPMERKINGEN VERWIJDEREN VORM VAN OPMERKING WIJZIGEN OPMERKINGEN PRINTEN AFDRUKKEN VAN WERKBLADEN AFDRUKVOORBEELD AFDRUKKEN AFDRUKKEN VAN BEREIKEN WERKBLADWEERGAVE NORMALE WEERGAVE PAGINA-INDELING WEERGAVE PAGINA-EINDE WEERGAVE HET TABBLAD PAGINA-INDELING WIJZIGEN VAN MARGES KOPTEKSTEN EN VOETTEKSTEN MACRO S WAT ZIJN MACRO'S? MACRO OPNEMEN MACRO UITVOEREN MACRO BEWERKEN MACRO VERWIJDEREN BEVEILIGEN VAN WERKMAPPEN WERKBLAD BEVEILIGING WERKMAP BEVEILIGING BEVEILIGING OPHEFFEN EXCEL EN WORD KOPIËREN EN PLAKKEN ALS LINK IMPORTEREN VAN EEN TEKSTBESTAND IN EXCEL BRONNEN

7 INLEIDING Microsoft Office Excel 2007 is een krachtig en veelgebruikt hulpmiddel waarmee je informatie kan analyseren en je beslissingen beter kan onderbouwen. Met Office Excel 2007 en Excel Services kan je je analyses en inzichten met meer vertrouwen met collega's, klanten en zakenpartners delen en beheren. Hier volgen de tien beste manieren waarop Office Excel 2007 je kan helpen bij het maken van spreadsheets en het analyseren, delen en beheren van informatie. 1 De Microsoft Office Fluent-gebruikersinterface van Office Excel 2007 met krachtige functies die u kunt vinden wanneer u deze nodig hebt. 2 Zeer grote gegevenssets importeren, ordenen en bekijken in uitgebreide werkbladen. 3 Met de volledig opnieuw ontworpen grafiek-engine van Office Excel 2007 kunt u uw analyses in professioneel ogende grafieken presenteren. 4 Verbeterde en krachtige ondersteuning voor het werken met tabellen. 5 Moeiteloos interactieve draaitabelweergaven maken en ermee werken 6 Belangrijke trends bekijken en zoeken naar uitzonderingen in de gegevens. 7 Met Office Excel 2007 en Excel Services veiliger werkbladen delen met anderen. 8 Werken met de meest recente bedrijfsgegevens. 9 De grootte van werkbladen beperken en tegelijk het herstel van beschadigde bestanden verbeteren. 10 Uitbreiding van de investeringen in bedrijfssoftware vanwege de volledige ondersteuning van Office Excel 2007 voor Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. Veel succes.

8 Kennismaken met Excel 2007 door Peter De Smet ( Pagina 8 van KENNISMAKEN MET EXCEL WAT IS EXCEL? 1 Voor diegenen onder jullie die nog nooit met Excel hebben gewerkt, Excel is een spreadsheetprogramma waarmee we gegevens kunnen berekenen, vergelijken, ordenen en presenteren. Je kunt Excel starten door te klikken op de knop Start, links onderaan in de taakbalk, wijs naar programma's en dubbelklik op Microsoft Excel DE NIEUWE GEBRUIKERSINTERFACE 2 Diegenen die reeds met vorige versies van Excel hebben gewerkt, zien onmiddellijk dat de gebruikersinterface in Excel 2007 volledig is gewijzigd. We hebben geen verschillende werkbalken meer met de verschillende opdrachten, maar gebruiken nu het Lint. Alle opdrachten werden hier op een logische manier ingedeeld. Figuur 1 Laat me eerst eens uitleggen wat we zoal te zien krijgen wanneer we Excel 2007 openen: Nieuw in Excel 2007 is de ronde Officeknop, links bovenaan het applicatievenster. Deze vervangt de opdracht "Bestand", dat we vonden in de menubalk in eerdere versies van Excel. Rechts daarvan vinden we de "Werkbalk snelle toegang". Deze is ook nieuw in Excel Surf naar daar vind je een video en een bestand die aansluiten bij deze cursus. Surf naar daar vind je een video en een oefening die aansluiten bij deze cursus.

9 Kennismaken met Excel 2007 door Peter De Smet ( Pagina 9 van 189 De "Werkbalk snelle toegang" bevindt zich standaard boven het Lint, in de Titelbalk. Meer hierover in een volgende les. In het midden van de Titelbalk vinden we de naam van ons document, map 1, en de naam van de applicatie, Microsoft Excel. Aan de rechterzijde van de Titelbalk vinden we de knoppen minimaliseren, maximaliseren/vorig formaat, en sluiten. Onder de Titelbalk vinden we het Lint. Het Lint vervangt de werkbalken en opdrachten, die we hadden in eerdere versies van Excel. Ook het Lint wordt uitgebreid besproken in een volgende les. Onder het Lint vinden we het Naamvak en de formulebalk. Beiden zijn niet nieuw, enkel de formulebalk hebben ze wat vergroot. We hebben nog steeds onze rijen die zijn aangeduid door nummers, niks nieuws zou je zeggen, ware het niet dat je er nu meer dan 1 miljoen hebt. En onze kolommen die zijn aangeduid door letters, waarvan je er nu meer dan hebt. Het snijpunt van een kolom met een rij noemen we nog steeds een cel. Onderaan het werkblad, aan de linkse zijde, hebben we nog steeds de knoppen om te navigeren tussen de verschillende werkbladen. Met daarnaast de tabs van de verschillende werkbladen plus, en dit is nieuw, een tab om een nieuw werkblad in te voegen. De verticale en horizontale scrollbalken. En onder de horizontale scrollbalk, ook nieuw in Excel 2007, de knoppen met de verschillende paginaweergaves. Ook deze worden later uitgebreid besproken. 1.3 DE OFFICEKNOP 3 Figuur 2 3 Surf naar daar vind je een video die aansluit bij deze cursus.

10 Kennismaken met Excel 2007 door Peter De Smet ( Pagina 10 van 189 Wanneer we klikken op de Officeknop, zien we in het venster dat verschijnt aan de linkerkant, de opdrachten: Nieuw, Openen, Opslaan, Opslaan Als, Afdrukken, Voorbereiden, Verzenden, Publiceren en Sluiten, waarover later meer. En aan de rechterzijde de recent geopende bestanden. Klikken op de knop "Opties voor Excel" opent het dialoogvenster, wat had je gedacht, "Opties voor Excel". Figuur 3 In dit dialoogvenster stellen we de werkomgeving van Excel, volledig naar onze eigen wensen in. Links vinden we de verschillende tabbladen. Rechts de instellingen. Laat me deze instellingen eens overlopen. In het eerste tabblad, "Populair" hebben we: 1 Miniwerkbalk weergeven bij selectie: wanneer deze optie is aangevinkt geeft dit een pop-upvenster weer, met uitleg over de knop waarover je beweegt met de muisaanwijzer. Dit is handig voor diegenen die nog nooit hebben gewerkt met Excel. Voor diegenen die gewend zijn om met Excel te werken, kan dit wel 's op de zenuwen werken. 2 Livevoorbeelden inschakelen: deze optie toont ons een voorbeeld, hoe het werkblad er zal uitzien, wanneer we voor deze opdracht kiezen. Heel interessant. Bij eerdere versies van Excel moest je eerst de informatie opslaan, dan bekijken, was het niet goed, moest je terug beginnen bij de vorige instellingen. 3 Tabblad Ontwikkelaars op het Lint weergeven: geeft een extra tabblad boven het Lint, voor diegenen die gebruik maken van Visual Basic. 4 In het tweede deel hebben we een aantal opmaakmogelijkheden, bijvoorbeeld het lettertype dat je standaard wil gebruiken, de tekengrootte, de weergave die je standaard wil inschakelen, en het aantal werkbladen dat je wil hebben in elke nieuwe werkmap. Dit is standaard ingesteld op drie, maar heb je er meestal maar één nodig, dus kan je dit gerust wijzigen in 1. 5 Het derde deel lijkt me wel duidelijk.

11 Kennismaken met Excel 2007 door Peter De Smet ( Pagina 11 van 189 In het tweede tabblad, Formules, kunnen we de Berekeningsopties ingeven, hoe je met formules wilt werken, of je wil controleren op fouten in je formules, en de regels die je wil ingeven voor deze fouten in formules. Voor diegenen die gewoon zijn met Excel te werken kunnen deze aanpassen, voor de nieuwelingen zou ik deze instellingen laten voor wat ze zijn. In het derde tabblad, Controle, kunnen we ingeven hoe Excel onze tekst moet verbeteren wanneer je fouten typt. In het vierde tabblad, Opslaan, geef je o.a. de keuze van extensie waarin je het bestand wil opslaan,.xlsx als Excel 2007,.xls wanneer je wenst dat personen die werken met eerdere versies van Excel deze ook kunnen openen. Wens je het automatisch op te slaan na elke x-minuten, handig voor diegenen die nieuw zijn met computers. In het vijfde tabblad, Geavanceerd, heb je een aantal opties dat je kunt instellen wanneer je gewend bent met Excel te werken. Bijvoorbeeld de richting dat de cursor uitgaat wanneer je de Entertoets hebt ingedrukt, de opmaak, eigenlijk een hele hoop die je maar eens moet doornemen wanneer je wat gewend bent met Excel te werken. In het vijfde werkblad, Aanpassen, kunnen we de knoppen in werkbalk 'Snelle toegang' aanpassen. Meer hierover in een latere les. Het zesde, zevende en achtste tabblad zijn voor de meer geavanceerde gebruikers van Excel, en staan buiten deze cursus. "Invoegtoepassingen" laat ons toe extra invoegtoepassingen toe te voegen. "Vertrouwenscentrum" geeft een aantal beveiligingsopties. En in het tabblad "Informatiebronnen" kunnen we o.a. controleren of er updates zijn voor ons programma, een diagnose uitvoeren, en hoe je in contact kunt komen met Microsoft Office. 1.4 HET LINT 4 Bovenaan het Lint hebben we standaard 7 tabbladen: Start - Invoegen - Pagina-indeling - Formules - Gegevens - Controleren - Beeld. Optioneel hebben we nog het tabblad Ontwikkelaars. Klikken op een tabblad geeft ons, afhankelijk van het gekozen tabblad, verschillende groepen in het lint. Elke groep heeft zijn eigen opdrachtknoppen, die verder worden toegelicht in de volgende lessen. Figuur 4 4 Surf naar daar vind je een video die aansluit bij deze cursus.

12 Kennismaken met Excel 2007 door Peter De Smet ( Pagina 12 van 189 Sommige van deze opdrachtknopen hebben een naar beneden wijzend pijltje naast zich. Wanneer we hierop klikken, opent een drop-downmenu met meer opties: Figuur 5 Onder elke groep heb je een groepsnaam, naast sommige van deze groepsnamen heb je een naar rechtsonder wijzend pijltje. Wanneer je hierop klikt, opent een dialoogvenster dat sterk gelijkt op het dialoogvenster uit eerdere versies van Excel. Figuur HET LINT MINIMALISEREN 5 Het lint minimaliseren kunnen we op verschillende manieren. Een eerste manier is door te klikken op het naar benedenwijzend pijltje naast de werkbalk "Snelle toegang", en te kiezen voor, je raad het al, "Het lint minimaliseren". Om dit terug te maximaliseren herhaal je deze handelingen. Een tweede manier is door te dubbelklikken op de geactiveerde tab. Nogmaals dubbelklikken op deze tab zal het lint weer maximaliseren. Een derde manier is door met de rechtermuisknop te klikken op het lint, en te kiezen voor "Het lint minimaliseren". En een vierde manier is door de Ctrl-knop op je toetsenbord ingedrukt te houden terwijl je F1 toets op je toetsenbord indrukt. Wanneer je het lint hebt geminimaliseerd heb je nog steeds toegang tot alle opdrachtknoppen. Klik op het tabblad waarin zich de knop bevindt, en het lint zal automatisch worden gemaximaliseerd. Eénmaal de opdracht geselecteerd, zal het lint zich automatisch minimaliseren. 5 Surf naar daar vind je een video die aansluit bij deze cursus.

13 Kennismaken met Excel 2007 door Peter De Smet ( Pagina 13 van DE WERKBALK "SNELLE TOEGANG" 6 Figuur 7 De werkbalk "Snelle toegang" geeft ons de mogelijkheid met één klik een opdracht uit te voeren. De werkbalk "Snelle toegang" kan niet worden verwijderd van het scherm. Wel kan men de positie hiervan wijzigen: 1 je plaatst deze boven het lint, wat de standaard instelling is, of 2 je plaatst deze onder het lint. Om deze onder het lint te plaatsen rechtsklik je een opdracht in het lint, of een opdracht in de werkbalk Snelle toegang, en kies je uit het drop-downmenu "De werkbalk Snelle toegang onder het lint weergeven". Om deze daarna terug boven het lint te plaatsen, herhaal je deze handelingen. Standaard heeft de werkbalk "Snelle toegang" drie knoppen: Opslaan, Ongedaan maken en Opnieuw. De werkbalk "Snelle toegang" is de enige werkbalk die we kunnen aanpassen in Microsoft Excel Door te klikken op het naar beneden wijzend pijltje naast de werkbalk kunnen we opdrachten toevoegen. De meest gebruikte opdrachten verschijnen in een drop-downlijst. Wens je een opdracht toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang, dan klik je de opdracht in de lijst. Je zult zien dat deze nu is aangevinkt. Wens je een opdracht te verwijderen uit de werkbalk Snelle toegang, klik je nogmaals op deze opdracht in de lijst. Of rechtsklik je de opdracht in de werkbalk, en kies je "Verwijderen uit werkbalk snelle toegang" Wens je een opdracht toe te voegen die niet voorkomt in de lijst, klik je Meer opdrachten... Figuur 8 6 Surf naar daar vind je een video die aansluit bij deze cursus.

14 Kennismaken met Excel 2007 door Peter De Smet ( Pagina 14 van DE WERKBALK "SNELLE TOEGANG" AANPASSEN 7 Dit opent het dialoogvenster "Opties voor Excel", tabblad "Aanpassen": Figuur 9 Alle beschikbare opdrachten in Excel vinden we in deze lijsten. De opdrachten zijn verdeeld in categorieën. Klik het naar beneden wijzend pijltje om een andere categorie te kiezen, uit de drop-downlijst in het vak "Kies opdracht uit:". Selecteer de opdracht in het rechtse venster, en klik de knop "Toevoegen>>>". Om een opdracht te verwijderen, selecteer je de opdracht in de rechtse kolom, en klik je de knop "Verwijderen". Door te klikken op de pijltjes boven en onder kan je de plaats van de opdracht wijzigen in de werkbalk Snelle toegang. In het vak "Werkbalk Snelle toegang aanpassen:" kan men kiezen of je deze instellingen voor alle documenten wil hebben, of slechts voor het document waarin je momenteel aan het werken bent. Ben je klaar met je instellingen, klik je de knop OK. Figuur 10 7 Surf naar daar vind je een video en een oefening die aansluiten bij deze cursus.

15 Eerdere versies van Excel door Peter De Smet ( Pagina 15 van EERDERE VERSIES VAN EXCEL 2.1 OPENEN VAN BESTANDEN GEMAAKT IN EERDERE VERSIES VAN EXCEL Wanneer we in Excel 2007 een bestand openen dat werd gemaakt in een eerdere versie van Excel, wordt dit automatisch geopend in Compatibiliteitsmodus. Dit kun je zien in de Titelbalk. Figuur 11 In compatibiliteitsmodus zijn de nieuwe functies van Excel 2007 niet beschikbaar in de werkmap. Wanneer je werkt in compatibiliteitsmodus, kunnen de bestanden die werden gewijzigd, steeds worden geopend in eerdere versies van Excel. Sluit je het bestand, en heb je functies gebruikt die niet in eerdere versies van Excel voorkomen, krijg je volgend bericht: Figuur 12 Klik op doorgaan wanneer deze functies voor jou niet zo belangrijk zijn. Of klik op Annuleren, en sla het Bestand op als een Excel 2007 bestand. Klik hiervoor op de Officeknop - Opslaan als.., en kies voor Excel werkmap.

16 Eerdere versies van Excel door Peter De Smet ( Pagina 16 van 189 Wens je een Bestand te kunnen openen in een vorige versie van Excel, moet je dit opslaan als Excel werkmap. Figuur 13 Bestanden uit eerdere versies hebben de extensie.xls. Bestanden gemaakt in Excel 2007 hebben de extensie.xlsx.

17 Basiskennis door Peter De Smet ( Pagina 17 van BASISKENNIS 3.1 EEN NIEUWE WERKMAP MAKEN Om een nieuw bestand te maken klik je de Officeknop, links bovenaan het applicatievenster, kies je "Nieuw" uit het drop-downmenu, en klik je de knop Maken rechts onderaan in het dialoogvenster dat verschijnt. Figuur 14 Dit opent een nieuwe werkmap. Een bestand in Excel noemen we een werkmap. Wanneer we een nieuwe werkmap hebben gemaakt, wordt dit steeds de naam gegeven "Map 1". Dit is de standaardnaam die Excel aan je werkmap geeft. De naam van de werkmap wordt geplaatst in de Titelbalk. Wanneer je het bestand opslaat in Excel, kan je deze wijzigen in een meer toepasselijke naam. 3.2 NAAM WIJZIGEN VAN WERKBLADEN 8 Een nieuwe werkmap heeft standaard drie werkbladen: Blad 1, Blad 2 en Blad 3. Ook deze kunnen we een meer toepasselijke naam geven door het tabblad te dubbelklikken, en de naam te typen die je wenst te geven. 8 Surf naar daar vind je een video die aansluit bij deze cursus.

18 Basiskennis door Peter De Smet ( Pagina 18 van 189 Figuur KLEUR WIJZIGEN WERKBLADTABS 9 De kleur wijzigen van de verschillende tabbladen in een werkmap, kunnen we op twee manieren. De eerste is door in het tabblad Start in het Lint te kiezen voor "Opmaak", en te kiezen voor "Tabkleur". De tweede is door het werkblad te rechtsklikken en te kiezen voor "Tabkleur". In beide gevallen klik je de kleur die je wenst in te stellen voor de tab van het werkblad. Je hebt de keuze uit Themakleuren, Standaardkleuren, Geen kleur, en Meer kleuren... Figuur 16 9 Surf naar daar vind je een video die aansluit bij deze cursus.

19 Basiskennis door Peter De Smet ( Pagina 19 van WERKBLADEN INVOEGEN EN VERWIJDEREN 10 Wens je meerdere werkbladen, en dit is nieuw voor Excel 2007, klik je de knop "werkblad invoegen". Beide opdrachten, "werkblad invoegen", en "werkblad nieuwe naam geven", kunnen we op verschillende manieren, maar geloof me, dit zijn de vlugste. Om een werkblad te verwijderen, rechtsklik je de werkmap, en kies je "Verwijderen"uit het pop-upmenu. Figuur 17 Om de plaats van een werkblad te wijzigen, bijvoorbeeld, je wenst blad 3 voor blad 1, klik en sleep je het werkblad naar de gewenste plaats. 3.5 EÉN OF MEERDERE WERKBLADEN VERBERGEN OF WEER- GEVEN 11 Om een werkblad te verbergen rechtsklik je het werkblad, en kies je "Verbergen" uit het pop-upmenu. Wens je meerdere werkbladen te verbergen, selecteer je eerst alle werkbladen die je wilt verbergen. Om de werkbladen terug weer te geven, rechtsklik je opnieuw op een nog zichtbaar werkblad, en kies je "Weergeven". Kies het werkblad in het dialoogvenster dat je terug wil weergeven, en klik OK. Werkbladen terug weergeven kan enkel blad per blad. 3.6 WERKBLAD VERPLAATSEN EN KOPIËREN 12 Om de volgorde van de werkbladen te wijzigen, klik en sleep je het werkblad naar de gewenste plaats, laat je de muisknop los wanneer je deze hebt bereikt. Om een werkblad te kopiëren doe je juist hetzelfde, maar hou je Ctrl-toets op je toetsenbordingedrukt Surf naar daar vind je een video die aansluit bij deze cursus. Surf naar daar vind je een video die aansluit bij deze cursus. Surf naar daar vind je een video die aansluit bij deze cursus.

20 Basiskennis door Peter De Smet ( Pagina 20 van GEGEVENS INGEVEN Het snijpunt van de kolom en de rij is een cel. Al onze gegevens geven we in cellen. Om een cel te identificeren gebruik je eerst de kolomtitel (bvb A) en dan het rijnummer (bvb 1). Zo is in onderstaande afbeelding, cel B3 geselecteerd. Dit kun je zien door het zwarte kader waarmee deze is omlijnd, en in het naamvak. Figuur 18 Tekst wordt standaard links uitgelijnd, cijfers worden standaard rechts uitgelijnd. Eénmaal je de gegevens in de cel hebt getypt, klik je de Entertoets op je toetsenbord. Dit verplaatst jouw cursor één cel naar onder, in dezelfde kolom. Om informatie in te geven in een cel, selecteer je eerst de cel, en begin je te typen. De informatie die je intypt verschijnt in de cel EN in de formulebalk. Van zodra je begint te typen verschijnen er twee extra knoppen in de formulebalk, met de eerste kun je de reeds ingegeven informatie wissen, met de tweede bevestigen. Volgens mij twee nutteloze knoppen, ik heb deze nog nooit gebruikt. Om te bevestigen klik ik gewoon de Entertoets op mijn toetsenbord, en om te wissen selecteer ik de cel opnieuw en druk de Deletetoets op mijn toetsenbord. Figuur KOLOMMEN, RIJEN EN CELLEN INVOEGEN Om een rij in te voegen selecteren we eerst de rij waarboven je een rij wil invoegen. Dat doe je door op het rijnummer te klikken. Rechtsklik de muis, en kies "Invoegen" uit het dropdown-menu.

21 Basiskennis door Peter De Smet ( Pagina 21 van 189 Figuur 20 Om deze rij terug te verwijderen rechtsklik je nogmaals het rijnummer, maar kies je "verwijderen". Een tweede manier hiervoor is te klikken op het pijltje naast "Invoegen" in het Lint, en te kiezen voor "Bladrijen invoegen". Om rijen te verwijderen d.m.v. het lint, klik je uiteraard het naar beneden wijzend pijltje, naast "Verwijderen" in het Lint. Figuur 21 Hetzelfde voor kolommen, je selecteert eerst de kolom door met de muisaanwijzer over de kolomtitel te gaan tot deze verandert in een zwart pijltje, klik met de rechtermuisknop en kies "invoegen" uit het menu. Kolommen worden steeds aan de linkse kant van de geselecteerde kolom toegevoegd. Kolommen invoegen d.m.v. het lint is dezelfde handeling als rijen invoegen, alleen kies je voor "Bladkolommen invoegen" in het pop-upmenu. Figuur 22 Wens je meerdere kolommen of rijen in te voegen, klik je de F4 toets op je toetsenbord, dit herhaalt de laatst uitgevoerde opdracht.

22 Basiskennis door Peter De Smet ( Pagina 22 van 189 Figuur 23 En hetzelfde om cellen in te voegen, of je klikt de cel met de rechtermuisknop en kiest "Invoegen" uit het menu, of je kiest "Invoegen" in het lint. Wat je ook kiest er zal steeds een dialoogvenster verschijnen waar je moet ingeven wat je met deze cel wil doen. Of je verplaatst deze naar rechts, of je verplaatst deze naar beneden. 3.9 WIJZIGEN VAN HET STANDAARD AANTAL WERKBLADEN Standaard bestaat onze werkmap uit drie werkbladen. Maar dit kunnen we aanpassen. Ben jij één uit de velen dat slechts één werkblad, in het beste geval eens twee werkbladen gebruikt, dan kunnen we dit aantal wijzigen. Klik hiervoor op de Officeknop en kies onderaan "Opties voor Excel". Kies aan de rechterkant van het dialoogvenster voor het tabblad "Populair". Geef het aantal in het vak "Aantal op te nemen bladen:" En klik OK Figuur 24 Telkens wanneer je nu een nieuwe werkmap maakt, zal deze openen met het aantal werkbladen dat jij hier hebt ingegeven.

23 Basiskennis door Peter De Smet ( Pagina 23 van WIJZIGEN VAN DE RICHTING NA HET KLIKKEN VAN DE EN- TERTOETS In Excel hebben we ook de mogelijkheid de richting aan te passen, die onze cursor uitgaat wanneer we de Entertoets hebben geklikt. Standaard staat deze instelling op "Beneden", maar het kan wel 's handiger zijn van deze naar rechts te laten springen, bijvoorbeeld wanneer we de cijfers per kolom willen invoegen. Om dit te wijzigen klik je de Officeknop, en kies je het tabblad "Geavanceerd". Klik het naar beneden wijzend pijltje naast het vak "Richting:" en maak je keuze. Klik OK Figuur 25 Wanneer je het "vinkje" naast de tekst "Selectie verplaatsen nadat ENTER is gedrukt" uitvinkt, zal nadat je de Entertoets hebt gedrukt, dezelfde cel geselecteerd blijven OPSLAAN EN OPSLAAN ALS... Eénmaal je gegevens het ingevoerd in Excel wil je deze natuurlijk opslaan. De snelste manier is door te klikken op de knop "Opslaan" in de werkbalk Snelle toegang: Figuur 26 Een tweede manier is door te klikken op de Officeknop. Is het een reeds bestaande werkmap waar je wijzigingen in hebt aangebracht, kies je voor Opslaan, is het een nieuwe werkmap, of wil je de reeds bestaande werkmap opslaan onder een andere naam, kies je "Opslaan als...". Wanneer je kiest voor "Opslaan als...", opent een dialoogvenster. Standaard zal Excel kiezen om het Bestand op te slaan in de map "Mijn documenten". Je kunt dit uiteraard wijzigen, door te klikken op het naar beneden wijzend pijltje naast het vak "Opslaan in", bovenaan het dialoogvenster, en te navigeren naar de map van je keuze. Eénmaal de map gevonden, geef je het bestand een naam in het bovenste vak (Bestandsnaam:), onderaan het dialoogvenster. In het onderste vak "Opslaan als:", zal Excel standaard de keuze maken om het op te slaan als Excel 2007 bestand (*.xlsx).

24 Basiskennis door Peter De Smet ( Pagina 24 van 189 Wens je dat anderen die nog met een oudere versie van Excel werken, je bestand kunnen openen, kies je hier voor "Excel werkmap *.xls uit het drop-downmenu. Figuur 27 Indien je functies hebt gebruikt, die in een vorige versie van Excel nog niet werden ondersteund, krijg je hierover een bericht. Figuur 28 Klik op "Doorgaan" indien je dit geen moer kan schelen, kies "Annuleren", en sla het bestand op als.xlsx bestand indien je alle functies wil blijven behouden.

25 Basiskennis door Peter De Smet ( Pagina 25 van RIJEN EN KOLOMMEN BLOKKEREN In Excel hebben we de mogelijkheid rijen of kolommen te blokkeren. Wat bedoel ik met "blokkeren". Wanneer je bijvoorbeeld een heel lange lijst hebt, en je scrollt naar onder, dan zie je de titels in de kolommen niet meer. Geen probleem wanneer al de gegevens in de kolommen overduidelijk zijn. Bijvoorbeeld Naam - Adres - Postnummer en Gemeente. Maar wat als de gegevens in de verschillende kolommen niet zo vanzelfsprekend zijn. Een oplossing hiervoor is de rij met de titels te blokkeren. Dan kan je de rij, of kolom met de titels blokkeren, en kan je zoveel scrollen als je wil, de titels zullen altijd zichtbaar blijven. We kiezen hiervoor het tabblad "Beeld" in het lint, en klikken "Deelvensters blokkeren". In het drop-downmenu dat verschijnt hebben we drie mogelijkheden: 1 Titels blokkeren: zal de bovenliggende rij, en de links liggende kolom, van de geselecteerde cel blokkeren. 2 Bovenste rij blokkeren: zal de bovenste rij uit ons werkblad blokkeren 3 Eerste kolom blokkeren: zal de eerste kolom, kolom A, in je werkblad blokkeren. Figuur 29 Klik op je keuze. Je ziet in je werkblad, aangeduid door de zwarte lijnen, waar Excel de blokkering heeft toegepast: Figuur 30 Om de blokkering ongedaan te maken, klik je nogmaals op "Deelvenster blokkeren", en kies je voor "Titelblokkering opheffen".

26 Basiskennis door Peter De Smet ( Pagina 26 van TOETSTIPS Gebruik je liever je toetsenbord dan je muis om een bepaalde opdracht uit te voeren, dan klik je de Alt-toets op je toetsenbord. Bij elke functie die op dat ogenblik beschikbaar is wordt dan een toetstip weergegeven. Figuur 31 Wens je de toetstips van de onderliggende opdrachten in het tabblad te zien, dan klik je de letter van het tabblad dat op dat ogenblik actief is. Bijvoorbeeld, ik heb de toetstips weergegeven door op de Alt-toets op mijn toetsenbord te klikken. Op dat ogenblik was het tabblad Start in het lint actief, met andere woorden geselecteerd. Wens ik dan de toetstips van de onderliggende opdrachten te zien, zoals bijvoorbeeld Vet en Cursief, dan druk ik de letter R op mijn toetsenbord. Dan krijg ik alle toetstips te zien van de opdrachten in het tabblad "Start": Figuur 32 Een voorbeeld: Je hebt in je werkblad GratisCursus.be getypt. Om deze tekst nu in het vet te plaatsen, zonder gebruik te maken van je muis, klik je de Alt-toets, gevolgd door de R toets, gevolgd door de 1 toets op je toetsenbord. Wens je deze dan ook nog te onderlijnen, dan moet je terug opnieuw beginnen: Alt - R 3 Er zijn mensen die zo werken, ik niet. Aan jou de keuze.

27 Cellen en celbereiken door Peter De Smet ( Pagina 27 van CELLEN EN CELBEREIKEN 4.1 AUTOMATISCH AANVULLEN VAN CELINHOUD Wanneer we weerkerende informatie intypen in Excel, zal Excel de functie "Automatisch aanvullen" gebruiken om de tekst automatisch aan te vullen. Bijvoorbeeld, in cel A1 typ ik cola, in cel A2 Bier, dan zal Excel het woord bier voorstellen, wanneer ik een b typ in cel A3. Ga ik hiermee akkoord, klik ik de Entertoets, ga ik niet akkoord typ ik gewoon verder. Figuur 33 Hier is één voorwaarde aan verbonden, er mag geen lege cel zijn in ons lijstje. Stel, je laat cel A3 leeg, en je typt een b in cel A4, zal Excel deze niet automatisch aanvullen. Wens je liever geen gebruik te maken van deze functie, kan je deze uitschakelen. Klik de Officeknop, kies "Opties voor Excel", en kies het tabblad "Geavanceerd". In de lijst klik je het vakje "Automatisch aanvullen van celwaarden activeren", zodat het vinkje verdwijnt. Een tweede manier is het rechtsklikken van de cel, en te kiezen voor "Uit vervolgkeuzelijst selecteren". Dit opent een lijstje met eerde getypte tekst waaruit we kunnen kiezen. Ook voor deze is de voorwaarde dat er geen lege cel(len) zijn in de lijst. Het automatisch aanvullen werkt alleen voor tekst, en tekst met getallen. Dit werkt niet voor getallen, datums en tijd.

28 Cellen en celbereiken door Peter De Smet ( Pagina 28 van 189 Figuur CELGEGEVENS WIJZIGEN Wanneer we fouten hebben getypt, of we moeten gegevens wijzigen in een cel, hoeven we niet de hele tekst opnieuw te typen. Er zijn een aantal manieren om de tekst te wijzigen: De eerste manier is de cel te selecteren, en te klikken op de F2 toets op je toetsenbord. Een tweede manier is de cel te selecteren, en de tekst in de formulebalk te wijzigen. Een derde manier is de cel te dubbelklikken. Hoe je het doet maakt niet uit. Figuur 35 Klik de Entertoets om je wijzigingen te bevestigen. 4.3 WAT IS EEN CELBEREIK? Laat me eerst maar eens formuleren wat we verstaan onder een Celbereik, ook wel Bereik genoemd, in Excel. Een Bereik zijn alle naast elkaar of niet naast elkaar liggende cellen, die zijn geselecteerd. Met de nadruk op "alle". Deze verzameling van cellen, wordt als één geheel beschouwd. 4.4 BEREIK SELECTEREN We kunnen op verschillende manieren een Bereik selecteren. Zoals hierboven dus vermeld, kan een Bereik bestaan uit naast elkaar en/of niet naast elkaar liggende cellen.

29 Cellen en celbereiken door Peter De Smet ( Pagina 29 van 189 Om naast elkaar liggende cellen te selecteren klik je de eerste cel, en sleep je de muisaanwijzer naar de laatste cel. Of je klikt de eerste cel, hou de Shifttoets ingedrukt en klik de laatste cel. Het maakt niet uit hoe je het doet. Om niet naast elkaar liggende cellen te selecteren, selecteer je de eerste cel of cellen, hou de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt, en selecteer je de tweede cel of reeks cellen. Je kunt zoveel cellen selecteren die je wilt. In onderstaande afbeelding heb je links een voorbeeld van geselecteerde naast elkaar liggende cellen. En rechts heb je een voorbeeld van geselecteerde niet naast elkaar liggende cellen. Het is iets moeilijker te zien, omdat Excel een licht blauwe kleur gebruikt voor geselecteerde cellen. Beiden noemen we dus het Bereik in ons Excel werkblad. Figuur HET BEREIK EEN NAAM GEVEN Om het Bereik een naam te geven, selecteren we eerst het Bereik, geven een toepasselijke naam in het naamvak, en klikken de Entertoets op ons toetsenbord. Figuur 37 Waarom geven we een Bereik een naam? Omdat dit duidelijker overkomt dan een celverwijzing bvb A4:A7, wanneer we deze zouden gebruiken in een formule, een lijst of wat dan ook. Maar meer hierover later. Onthoud alleen dat je het Bereik een naam kan geven, en hoe je dit doet.

30 Cellen en celbereiken door Peter De Smet ( Pagina 30 van GEGEVENS INGEVEN IN EEN BEREIK Wanneer we eerst een Bereik selecteren, en pas daarna onze gegevens ingeven, zal Excel ons Bereik respecteren. Bijvoorbeeld, we hebben de omzet ingegeven voor cel B4, en klikken de Entertoets, de volgende cel die wordt geselecteerd is cel B5, dit gaat zo door tot we aan de onderste cel komen in ons Bereik. In dit geval dus cel B7, klik je dan de Entertoets, dan wordt cel C4 in ons Bereik geselecteerd. En zo verder tot de laatste cel in ons Bereik, cel E7. Klik je dan op de Entertoets, wordt terug de eerste cel in ons Bereik geselecteerd, cel B4 dus. Figuur 38 Nog een tip misschien. Wil je alle cellen in het Bereik voorzien van dezelfde waarde, hou dan de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt, terwijl je de Entertoets indrukt. 4.7 KOPIËREN, KNIPPEN EN PLAKKEN In Excel kunnen we kopiëren, knippen en plakken zoals in elke andere applicatie van Microsoft. Dit kan in hetzelfde werkblad, naar een ander werkblad, zelfs naar een andere werkmap. Om gegevens te verplaatsen gebruiken we de opdracht "Knippen". Selecteer eerst de cel of het celbereik, en klik je de knop "Knippen" in het lint. Of, de vlugste manier, je selecteert het Bereik en klikt Ctrl + X op je toetsenbord. Rond de geselecteerde cellen verschijnt een bewegend zwart kader. Deze gegevens worden tijdelijk opgeslagen op het Klembord, wat dit is verneemt U in een latere les. Selecteer de cel waar je de gegevens wil plakken, en klik de "Plakkenknop" in het lint. Of, de vlugste manier, je selecteert de cel en klikt Ctrl + V op je toetsenbord.

31 Cellen en celbereiken door Peter De Smet ( Pagina 31 van 189 Figuur 39 Wanneer we gegevens "Knippen", kunnen we slechts één keer plakken. Waneer we gegevens kopiëren kunnen we meerdere keren plakken. Om te kopiëren klikken we de knop "Kopiëren" in het lint, of gebruik je de toetsen Ctrl + C op je toetsenbord. Selecteer een cel op je werkblad, en klik "Plakken in het lint, of gebruik Ctrl + V op je toetsenbord. Wens je dit te herhalen op een andere plaats in het werkblad, herhaal je deze laatste opdracht. In tegenstelling tot de opdracht Knippen, blijft het bewegend zwart kader rond de te kopiëren selectie. Om dit te verwijderen gebruik je de Entertoets bij de laatste "Plakken" opdracht. 4.8 PLAKKEN OPTIES Standaard wordt er een Plakkenoptiesknop weergegeven wanneer we plakken. Wanneer we hierop klikken hebben we de volgende keuzes: 1 Opmaak van bron behouden: behoud de opmaak van waaruit de informatie werd gekopieerd of geknipt. 2 Bronthema gebruiken: gebruikt het thema van de bron i.p.v. het thema van de bestemming. 3 Aanpassen aan opmaak van bestemming: Behoudt de opmaak van de bestemming. 4 Opmaak van waarden en getallen: Behoudt enkel de opmaak van de getallen en waarden, bvb valuta en decimalen niet tekstkleur etc. 5 Breedte van bronkolommen behouden: lijkt me duidelijk. 6 Alleen opmaak: dit plakt enkel de opmaak van de cel(len), niet de gegevens. 7 Cellen koppelen: Koppelt de bestemmingscel aan de broncel, bvb. kopieer je cel E4 met een waarde van 1000, zal hij niet 1000 opnemen in de bestemmingscel, maar zal hij verwijzen naar deze cel (=E4).

32 Cellen en celbereiken door Peter De Smet ( Pagina 32 van 189 Figuur 40 Mocht deze optieknop op je zenuwen werken, kan je deze uitschakelen in het dialoogvenster "Opties voor Excel". Klik hiervoor de Officeknop, kies het tabblad "Geavanceerd", Verwijder het vinkje voor het vak "Knoppen voor plakopties weergeven", zodat dit wordt verwijderd. 4.9 PLAKKENLIJST Wanneer we klikken op het naar beneden wijzend pijltje onderaan de knop Plakken, krijgen we een lijst met verschillende mogelijkheden: Plakken: plakt zowel de gegevens als de opmaak Formules: plakt enkel de formules Waarden plakken: plakt enkel de waarden, niet de formules Geen randen: plakt geen randen mocht je deze hebben gebruikt in de opmaak van de cel(len) Transponeren: wijzigt kolommen in rijen, en rijen in kolommen Koppeling plakken: plakt de celverwijzing Plakken speciaal...: geeft een dialoogvenster waarin we de opties kunnen kiezen uit deze lijst + de lijst van de plakkenopties, die we hebben gezien in de vorige les Als hyperlink plakken: plakt de gegevens als link naar deze cel Als afbeelding: plakt de gegevens van de bron als afbeelding op je scherm Figuur 41

33 Cellen en celbereiken door Peter De Smet ( Pagina 33 van KLEMBORD Het klembord in Excel is een handig hulpmiddel waarin maximum 24 knip en kopieer opdrachten worden opgeslagen, deze kunnen we achteraf in willekeurige volgorde gebruiken in gelijk welke werkmap, werkblad, zelfs in een andere Microsoft applicatie. Normaal wanneer we iets plakken, zal dit de laatste gegevens "plakken" die we hebben gekopieerd of geknipt uit ons werkblad. Wanneer we gebruik maken van het klembord, hoeft dit niet noodzakelijk zo te zijn. In het klembord worden tot 24 kopieer en knipopdrachten opgeslagen, waaruit we kunnen kiezen. Om items aan het klembord toe te voegen, hoef je enkel de opdrachten knippen of kopiëren te klikken. Om een "plakken" opdracht uit te voeren hoef je enkel de bestemmingscel te selecteren, en de opdracht te klikken in het klembord. Figuur 42 De opdrachten in het klembord blijven bestaan zolang er ten minste één Officeapplicatie open is. Je kunt handmatig items uit het klembord verwijderen door op het pijltje naast de opdracht te klikken, en te kiezen voor "Verwijderen". Je kunt alle opdrachten verwijderen door op de knop "Alles wissen" te klikken. Je kunt het klembord sluiten door op het kruisje in de rechterbovenhoek te klikken KOPIËREN EN VERPLAATSEN D.M.V. KLIKKEN EN SLEPEN We kunnen de gegevens in Excel verplaatsen en/of kopiëren door de cel(len) te selecteren en te verslepen. Om de inhoud van cellen te verplaatsen selecteer je eerst de cellen, schuif je met de muisaanwijzer over de zwarte rand van de selectie, tot deze wijzigt in een vierdelig pijltje, en sleep je deze naar onder.

34 Cellen en celbereiken door Peter De Smet ( Pagina 34 van 189 Figuur 43 Om de inhoud van cellen te kopiëren selecteer je eerst de cellen, hoe de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt, schuif je met de muisaanwijzer over de zwarte rand van de selectie, tot deze wijzigt in een pijltje en een plusteken, en sleep je deze naar onder. Figuur CELLEN EN RIJEN SAMENVOEGEN In Excel hebben we de mogelijkheid om cellen en/of rijen samen te voegen. Hiervoor selecteren we eerst de cellen, en klikken de knop "Samenvoegen en centreren" in het Lint. Dit opent een drop-downmenu met 4 opties, die allen wel duidelijk zijn denk ik. Figuur 45 Dit maakt van alle samengevoegde cellen één grote cel. We kunnen de tekst in deze cel verplaatsen met de knoppen "Boven uitlijnen", "Midden uitlijnen", "Onder uitlijnen", "Tekst links uitlijnen", "Centreren" en "Tekst rechts uitlijnen".

35 Cellen en celbereiken door Peter De Smet ( Pagina 35 van 189 Figuur DE KNOPPEN "ONGEDAAN MAKEN" EN "OPNIEUW" Standaard in de werkbalk "Snelle toegang" vinden we de knoppen: 1 "Ongedaan maken" 2 "Opnieuw. Figuur 47 Door middel van de knop "Ongedaan maken" kunnen we de laatste uitgevoerde opdracht ongedaan maken. Door te klikken op het zwarte naar benden wijzend pijltje naast deze knop kunnen we maximaal 100 acties ongedaan maken. De sneltoets om acties ongedaan te maken is Ctrl + Z Wanneer je een ongedaan gemaakte actie opnieuw wilt uitvoeren, klikt je op de knop Opnieuw. Door te klikken op het zwarte naar benden wijzend pijltje naast deze knop kunnen we meerdere acties opnieuw uitvoeren. De sneltoets om acties opnieuw uit te voeren is Ctrl + Y De knop "Wissen" De knop "Wissen " vinden we in het tabblad "Start" van het Lint, onder de groep "Bewerken". Om de knop "Wissen" te gebruiken selecteer je eerst de cel(len) en klik daarna op de knop "Wissen". Dit opent een drop-downmenu met 4 opties. Ik veronderstel dat deze allen wel duidelijk zijn. Figuur 48

36 Opmaken van cellen door Peter De Smet ( Pagina 36 van OPMAKEN VAN CELLEN 5.1 HOOGTE EN BREEDTE INSTELLEN Het zal meermaals voorvallen dat we de informatie in de kolommen niet volledig kunnen lezen. Een reden hiervan kan zijn, dat in de naastliggende kolom ook gegevens zijn ingebracht. Of dat we, en dit is bij getallen het geval, allemaal kardinaaltekens, of hekjes zien (#) Figuur 49 Om dit te vermijden moeten we de kolombreedte aanpassen. Dit kan op verschillende manieren. Eén hiervan is de muisaanwijzer tussen de twee kolommen in de kolomtitels te plaatsen, tot deze wijzigt in een kruisje met twee pijltjes, en te klikken en slepen naar de gewenste breedte. Figuur 50 Een tweede manier, en volgens mij de snelste, is de muisaanwijzer tussen de twee kolommen in de kolomtitels te plaatsen, tot deze wijzigt in een kruisje met twee pijltjes, en te dubbelklikken. Dit past automatisch de breedte van de kolom aan, aan de cel met de meeste celinhoud. Een derde manier is te klikken op de opdracht "Opmaak" in het Lint, en te kiezen voor "Kolombreedte". In het dialoogvenster dat verschijnt geef je de kolombreedte in pixels. Klik OK wanneer dit is gebeurd. Wens je voor meerdere kolommen de breedte aan te passen, selecteer je eerst alle kolommen waarvan je de breedte wil aanpassen, en voer dan één van bovenstaande handelingen uit. Hetzelfde geldt voor rijen. Muisaanwijzer tussen twee rijen plaatsen en dubbelklikken. 5.2 KOLOMMEN EN RIJEN VERBERGEN EN ZICHTBAAR MAKEN Om kolommen en rijen te verbergen selecteren we deze eerst, rechtsklikken en kiezen verbergen uit het drop-downmenu.

37 Opmaken van cellen door Peter De Smet ( Pagina 37 van 189 Om deze terug zichtbaar te maken selecteer je de twee kolommen waartussen de verborgen kolommen zich bevinden, rechtsklik en kies je "Zichtbaar maken". Figuur 51 De scheidingslijn tussen de kolommen waar de verborgen kolommen zich bevinden, wordt dik weergegeven. We doen hetzelfde om rijen te verbergen of zichtbaar te maken. Eerst de rijen selecteren, rechtsklikken en je keuze maken uit het drop-downmenu. 5.3 OPMAAK VAN GETALLEN D.M.V. HET LINT Getallenopmaak is één van de vele opmaakmethodes, die mogelijk zijn in Excel, om gegevens op te maken in ons werkblad. Verschillende opmaakmogelijkheden vinden we in de groep "Getal", in het tabblad "Start" van het lint. Figuur 52 Om de opmaak toe te passen selecteer je eerst de cel, of het celbereik. Het vak bovenaan de groep getal, geeft de opmaak weer die op dat moment wordt toegepast. Standaard wordt deze ingesteld op, wat dacht je, "Standaard". Wanneer we klikken op het zwarte naar beneden wijzend pijltje, krijgen we een lijst waarin we dit kunnen wijzigen. Onder elke opmaak wordt een voorbeeld gegeven hoe onze opmaak er uit ziet. Het verschil tussen de Valuta opmaak en de Financiële opmaak is dat het eerste links wordt uitgelijnd, en het tweede rechts. Om een opmaak toe te passen klik je deze in de lijst.

38 Opmaken van cellen door Peter De Smet ( Pagina 38 van 189 Figuur 53 Klikken op het naar beneden wijzend pijltje naast de knop "Financiële getalnotatie", en te kiezen voor "Meer financiële getalnotaties...", geeft een dialoogvenster waaruit we onze valuta kunnen kiezen. Figuur 54 De knop %, geeft de getallen weer als percentage. De knop 000, geeft duizendtallen weer door een punt. De derde en de vierde knop verhoogt en verminderd het aantal decimalen. Ook de percentageweergave kunnen we voorzien van decimalen. Figuur OPMAAK VAN TEKST D.M.V. HET LINT De opmaak van tekst in Microsoft Excel lijkt sterk op de opmaak in Microsoft Word. De opdrachten in de groep Lettertype en de groep Uitlijning, zijn bijna identiek met de opdrachten in de groep Lettertype en de groep Alinea, in Microsoft Word. Om cellen of celbereiken op te maken, selecteren we eerst de cel(len). Mocht dit niet zijn geselecteerd, selecteer je het tabblad Start in het lint. Om de Tekengrootte in te stellen klikken we het naar beneden wijzend zwart pijltje:

39 Opmaken van cellen door Peter De Smet ( Pagina 39 van 189 Figuur 56 Nieuw in Excel 2007 is de optie Livevoorbeelden. Wanneer je met de muisaanwijzer over de verschillende tekengroottes schuift, wordt er automatisch een voorbeeld van weergegeven in het werkblad. Klik een tekengrootte wanneer je tevreden bent. Diezelfde Livevoorbeeldenoptie werkt ook bij de opdrachten lettertype, opvulkleur, en letterkleur. Figuur 57 Verder hebben we nog de opdrachten Vet, Cursief, Onderlijnen, Grotere tekengrootte en Kleinere tekengrootte. Bij de opdracht Cursief hebben we twee mogelijkheden wanneer we het pijltje drukken: enkel onderlijnen (wat de standaard instelling is) en dubbel onderlijnen. Klikken op de knoppen "Grotere tekengrootte" en "Kleinere tekengrootte", vergroot de tekengrootte met 2 pixels. 5.5 UITLIJNEN VAN GEGEVENS Naast de groep "Lettertype" vinden we de groep "Uitlijning" met 11 opdrachtknoppen. De eerste drie zijn "Boven uitlijnen", "Midden uitlijnen", en "Onder"uitlijnen". Deze gebruiken we om de tekst vertikaal uit te lijnen. Afhankelijk van de hoogte van de rij, zullen deze de tekst boven, midden, of onder uitlijnen in de cel. De drie daaronder zijn "Links uitlijnen", "Centreren" en "Rechts uitlijnen". Deze gebruiken we om de tekst horizontaal, in onze cel uit te lijnen. Figuur 58

40 Opmaken van cellen door Peter De Smet ( Pagina 40 van 189 De eerste twee daaronder zijn om de inspringing van de tekst te vergroten, of te verkleinen. Telkens je hierop klikt, vergroot of verkleint de inspringing. Dan hebben we nog de knoppen "Tekstterugloop" en "Afdrukstand" die we in het volgende hoofdstuk bespreken. 5.6 TEKSTTERUGLOOP Wanneer je tekst intypt in een cel die langer is dan de breedte van de cel, zal de tekst overlopen naar de aangrenzende cel zolang deze geen gegevens bevat. Wanneer deze aangrenzende cel wel gegevens bevat zullen de gegevens van de eerste cel niet volledig worden weergegeven in ons werkblad. Een oplossing hiervoor is de kolombreedte aan te passen, wat we reeds hebben gezien in een vorige les, maar een tweede oplossing is, gebruik te maken van de knop "Tekstterugloop". Wanneer we op deze knop klikken, zal dit alle tekst in de cel zichtbaar maken door deze te plaatsen in verschillende rijen. Figuur 59 Klik je nogmaals op deze knop, dan zal dit de tekstterugloop ongedaan maken. 5.7 TEKST DRAAIEN Soms is de tekst van de titel veel te lang ten overstaan van de gegevens in de onderliggende cellen. Figuur 60

41 Opmaken van cellen door Peter De Smet ( Pagina 41 van 189 In Excel hebben we de mogelijkheid de tekst te draaien. Klik hiervoor op de knop "Afdrukstand". In het drop-downmenu dat verschijnt, hebben we verschillende mogelijkheden. De eerste vijf lijken me wel logisch. De zesde optie "Celuitlijning opmaken", geeft hetzelfde dialoogvenster weer dan in eerdere versies van Excel. Figuur CELRANDEN Figuur 62 Wanneer we klikken op de knop "Randen", krijgen we een hele lijst met verschillende mogelijkheden. Alle mogelijke opties lijken me hier duidelijk. Het enige wat ik je hier moet vertellen is, dat je best eerst de kleur en de randstijl kiest, voor je randen toevoegt aan cellen of celbereiken. 5.9 DIALOOGVENSTER CELEIGENSCHAPPEN We hebben nog steeds de mogelijkheid om te werken met het dialoogvenster "Celeigenschappen". Hiervoor klikken we op één van de naar rechtsonder wijzende pijltjes naast de groepsnamen. Figuur 63 Dit opent het dialoogvenster, waar het tabblad van de geklikte groep reeds is geselecteerd. De mogelijkheden in de eerste vijf tabbladen kan je eventueel allen eens proberen, maar de opties die je hier allemaal kunt instellen zijn iets te veel om hier verder op in te gaan. Het laatste tabblad "Bescherming", is standaard ingesteld op "Geblokkeerd". Je hebt hier ook de optie om cellen te verbergen.

42 Opmaken van cellen door Peter De Smet ( Pagina 42 van 189 Deze optie heeft enkel effect wanneer je het hele werkblad beveiligt. Hierover later meer in deze cursus. Eénmaal alle opties ingesteld in het dialoogvenster klik je OK om deze te bevestigen en terug te keren naar het werkblad OPMAAK KOPIËREN We gebruiken de knop "Opmaak kopiëren/plakken" om de opmaak van tekst- en, achtergrondinstellingen te kopiëren. De knop "Opmaak kopiëren/plakken" vinden we in het lint onder het tabblad "Start". Figuur 64 Selecteer eerst de cel waarvan je de opmaak wil kopiëren. Figuur 65 Je muisaanwijzer wijzigt in een plusteken met een borsteltje. En klik, of klik en sleep daarna over de cel(len) waarop je deze opmaak wil toepassen.

43 Sjablonen door Peter De Smet ( Pagina 43 van SJABLONEN 6.1 BESCHIKBARE SJABLONEN Wanneer we niet te veel tijd willen steken in de opmaak van ons werkblad, en het ingeven van formules, kunnen we gebruik maken van sjablonen. In Excel beschikken we over honderden sjablonen die we gratis kunnen gebruiken. Om deze te zien klikken we eerst op de Officeknop en kiezen Nieuw. Dit opent het dialoogvenster "Nieuwe werkmap". Dit dialoogvenster is verdeeld in drie delen: Aan de linkerkant vinden we het menu met de verschillende categorieën van sjablonen. Standaard wordt het menu-item "Leeg en onlangs geopend" geselecteerd. Het tweede menu-item in de lijst "Geïnstalleerde sjablonen", toont de sjablonen die reeds zijn geïnstalleerd op uw harde schijf. Het derde menu-item "Mijn sjablonen", geeft de door jezelf gemaakte sjablonen weer. Het vierde menu-item "Nieuw op basis van bestaand" gebruiken we om bestaande sjablonen aan te passen aan onze behoeften. Althans wanneer je een authentieke versie van Excel 2007 hebt. Figuur 66 In het middenste gedeelte van het dialoogvenster vinden we voorbeelden van beschikbare sjablonen in de categorie die is geselecteerd. In het rechtse deel van het dialoogvenster wordt een uitvergrote weergave getoond van het geselecteerde sjabloon in het midden. Onder het vierde menu-item vinden we, onder "Microsoft Office Online", een heel uitgebreide keuze in verschillende sjablonen die we kunnen downloaden. Hiervoor moet je wel werken met een authentieke versie van Microsoft Excel 2007, en geen "crack". Klikken op de knop "Meer categorieën" geeft nog meer categorieën. Sommige van de categorieën hebben subcategorieën. Wanneer je in een subcategorie bent verzeilt geraakt, gebruik je de knop "Vorige" bovenaan het dialoogvenster. Je kan de sjablonen sorteren op klantwaardering, of alfabetisch. De twee knoppen ernaast dienen om sjablonen te tonen of te verbergen, die zijn gemaakt door personen uit de Microsoft community. Weinig interessant, als je het mij vraagt. Het vak bovenaan, kan je gebruiken wanneer je een sjabloon wil zoeken op een trefwoord.

44 Sjablonen door Peter De Smet ( Pagina 44 van 189 Figuur EEN WERKMAP MAKEN VAN EEN SJABLOON In dit voorbeeld ga ik een sjabloon downloaden van Microsoft. Dus ik kies een categorie, selecteer een sjabloon, en klik de knop Download. Een pop-upvenster verschijnt met de melding dat ik moet werken met een authentieke versie van Excel Figuur 68 Dit is uiteraard het geval, dus klik ik de knop "Doorgaan". Excel voert even een controle uit of dit wel klopt, en in geen tijd heb ik het sjabloon gedownload. Er wordt automatisch een nieuwe werkmap aangemaakt met de naam van het sjabloon. Wens je later dit sjabloon nogmaals te gebruiken, hoef je dit niet meer te downloaden. Je vindt het terug in het tabblad "Leeg en onlangs geopend" in het dialoogvenster "Nieuwe werkmap". Wens je dit sjabloon te plaatsen in de map "Mijn sjablonen", moet je dit eerst opslaan als sjabloon. Ga hiervoor als volgt te werk: klik de Officeknop in het lint en kies "Opslaan". In het dialoogvenster dat verschijnt hoef je enkel in het vak "Opslaan als" te klikken op het naar beneden wijzend pijltje, en te kiezen voor "Excel-sjabloon (*.xltx)". Figuur 69 Vanaf nu kan dit sjabloon terugvinden in het dialoogvenster van het tabblad "Mijn Sjablonen". Om het te gebruiken selecteer je het, en klik je OK onderaan het dialoogvenster.

45 Sjablonen door Peter De Smet ( Pagina 45 van EEN SJABLOON AANMAKEN Wanneer je meermaals gebruik maakt van dezelfde lay-out van een werkmap, is het wel handig hiervan een sjabloon te maken. Hiervoor open je uiteraard eerst de werkmap, en klik je Officeknop in het lint. Kies "Opslaan, als..." En in het dialoogvenster klik je het naar beneden wijzend pijltje naast het vak "Opslaan als", en kies je voor "Excel-sjabloon (*.xltx)". Ook dit sjabloon vindt je nu ook terug in het dialoogvenster van het tabblad "Mijn Sjablonen". 6.4 EEN SJABLOON WIJZIGEN Het kan soms nodig zijn een bestaand sjabloon te wijzigen, bijvoorbeeld bij een verhuis. We moeten dan wel het sjabloon zelf wijzigen, en niet een werkblad waarop dit sjabloon is toegepast. Anders moeten we dit elke keer doen wanneer we het sjabloon gebruiken. Om dit te doen klik je de Officeknop in het lint, en kies je "Openen". Navigeer op uw harde schijf naar de map Sjablonen in de folder van Microsoft. Figuur 70 Selecteer het sjabloon, en klik Openen. Maak je wijzigingen en sla het sjabloon op. 6.5 SJABLOON VERWIJDEREN Wanneer je sjablonen hebt die je niet meer gebruikt, kan je deze verwijderen uit de sjablonenfolder. Hiervoor hebben we een aantal manieren. De makkelijkste en vlugste manier is de Officeknop te klikken in het lint. Kies "Nieuw" uit de menulijst. Kies het tabblad "Mijn sjablonen", dit opent het dialoogvenster met je sjablonen. Rechtsklik het sjabloon, en kies "Verwijderen". Bevestig door te klikken op "Ja" Je sjabloon bevindt zich nu in de prullenbak op je scherm. Mocht het zijn dat je dit per ongeluk hebt gedaan, kan je nog steeds in de prullenbak gaan zoeken, het bestand rechtsklikken, en kiezen voor "Terugzetten". Eénmaal het uit de prullenbak is verwijderd, ben je voorgoed kwijt.

46 Thema s door Peter De Smet ( Pagina 46 van THEMA S 7.1 THEMA S GEBRUIKEN Ook nieuw in Excel 2007 zijn Thema's. Mocht je in het verleden problemen hebben gehad met de opmaak van uw werkblad, dan kan dit nu geen excuus meer zijn om met een lelijk werkblad naar buiten te komen. Door middel van één muisklik, hebben we nu toegang tot een hele resem professioneel ontworpen thema s, die de vormgeving van uw hele spreadsheet aanzienlijk kunnen veranderen. Een thema bestaat uit 3 delen: een kleurenpalet, lettertype en effecten. De opdracht thema vinden we onder het tabblad "Pagina-indeling" in het lint. Klik de knop Thema om het menu te openen. Ook de opdracht Thema beschikt over de optie Livevoorbeelden. Wanneer je met de muisaanwijzer over de verschillende thema's schuift, wordt er automatisch een voorbeeld van weergegeven in het werkblad. Klik het thema waarmee je tevreden bent. Figuur THEMA S WIJZIGEN Om een thema te wijzigen gebruiken we de knoppen Kleuren(1), Lettertypen(2) en Effecten(3). Je kunt je eigen themakleuren en themalettertype aanmaken, door onderaan de lijst te klikken op respectievelijk "Nieuwe themakleuren maken..." en "Nieuwe lettertypethema maken...". Bij de 3 de optie "Effecten" is dit niet mogelijk. Figuur 72

47 Stijlen door Peter De Smet ( Pagina 47 van STIJLEN 8.1 CELSTIJLEN Het opmaken van cellen kan heel wat tijd in beslag nemen. Door gebruik te maken van de opdracht "Celstijlen", die we vinden in het tabblad "Start" van het lint, kunnen we hier heel wat tijd besparen. Een celstijl is een set opmaakeigenschappen, zoals achtergrondkleur, lettertype, tekengrootte, celranden etc. Klik de knop Celstijlen om het menu te openen. Ook de opdracht Celstijlen beschikt over de optie Livevoorbeelden. Excel beschikt over verschillende vooraf gedefinieerde celstijlen, die verdeeld zijn in 5 verschillende groepen, waaruit we een stijl kunnen kiezen. Om een celstijl live te bekijken, selecteer je de cel(len), en schuif je met de muisaanwijzer over de celstijl. Om een celstijl toe te passen, klik je de celstijl. Figuur AANGEPASTE CELSTIJL MAKEN Om een nieuwe celstijl te maken klikken we de knop "Nieuwe celstijl..." onderaan het celstijlen menu. Dit opent het dialoogvenster "Opmaakprofiel": Bovenaan het dialoogvenster, in het invulvak geven we onze nieuwe stijl een naam. Onder het naamvak zien we het opmaakprofiel van de op dat ogenblik geselecteerd cel in ons werkblad. Omdat ik een lege cel had geselecteerd voor ik de knop "Nieuwe celstijl..." heb gedrukt, staan al mijn opmaakmogelijkheden standaard ingesteld.

48 Stijlen door Peter De Smet ( Pagina 48 van 189 Figuur 74 Mocht je reeds een opmaak hebben ingegeven, zouden deze worden vermeld in dit dialoogvenster. Klik de knop "Opmaak..." om deze in te stellen. Dit opent het dialoogvenster "Celeigenschappen". In dit dialoogvenster vinden we 6 tabbladen, waarin we al onze instellingen kunnen ingeven die we willen toepassen in onze eigen celstijl. Geef je instellingen in, klik OK, en nogmaals OK. Wanneer we de celstijlen opnieuw bekijken, zien we dat deze is toegevoegd in een nieuwe groep: "Aangepast". Figuur AANGEPASTE CELSTIJL VERWIJDEREN Om een aangepaste celstijl te verwijderen open je terug het menu celstijlen, rechtsklik je de aangepaste celstijl die wenst te verwijderen, en kies je "Verwijderen" uit het dropdownmenu. 8.4 AANGEPASTE CELSTIJL WIJZIGEN Om een aangepaste celstijl te wijzigen open je het menu celstijlen, rechtsklik je de aangepaste celstijl die wenst te wijzigen, en kies je "Wijzigen" uit het drop-downmenu. Dit opent het dialoogvenster "Opmaakprofiel", waar je de instellingen kunt wijzigen

49 Stijlen door Peter De Smet ( Pagina 49 van AANGEPASTE CELSTIJL GEBRUIKEN IN EEN ANDERE WERKMAP Om een aangepaste celstijl te kunnen gebruiken in een andere werkmap moeten we deze samenvoegen. Open de werkmap waarin zich de aangepaste celstijl bevindt. Open of selecteer de werkmap waarin je de aangepaste celstijl wil gebruiken. Open het menu celstijlen, en klik de knop, helemaal onderaan, "Samenvoegen...". Selecteer uit het dialoogvenster "Samenvoegen" dat verschijnt de werkmap waarin zich de aangepaste celstijl bevindt, en klik OK. Nu zal ook deze stijl staan vermeld in het menu celstijlen, van je nieuwe werkmap.

50 Tabellen door Peter De Smet ( Pagina 50 van TABELLEN 9.1 GEGEVENS OPMAKEN ALS TABEL Wat in eerdere versies van Excel een lijst werd genoemd, is nu een tabel geworden. Om gegevens uit ons werkblad op te maken als tabel, selecteren we eerst het Bereik dat we willen opnemen in onze tabel, en klikken de knop "Opmaken als tabel", in het tabblad Start, in het lint. Of je kiest het tabblad "Invoegen" in het lint, en klikt de knop "Tabel". Dit opent een venster met een hele resem verschillende opmaken van tabellen. Ook de opdracht "Opmaken als tabel" beschikt over de optie Livevoorbeelden, dit is handig, zo kunnen we eerst eens kijken hoe onze tabel er zal uitzien, voor we deze opmaak toepassen. Heb je jou keuze gevonden, klik je het voorbeeld uit de lijst. Figuur 76 Dit geeft het dialoogvenster "Opmaken als tabel weer". In dit dialoogvenster bepalen we het Bereik dat we in onze tabel willen opnemen. Maar omdat wij vooruitziend waren, en dit reeds hadden geselecteerd voor we een tabelopmaak kozen, wordt dit voor ons automatisch ingevuld. Het dialoogvenster heeft ook nog een vak waar we kunnen ingeven of onze tabel kopteksten heeft. Is dit het geval, dan vink je dit aan, is dit niet het geval dan vink je dit uit. Klik op OK. Figuur 77 Onze gegevens worden in een tabel geplaatst. Je ziet bovenaan het lint een extra tabblad, verdeeld in vier secties, verschijnen, waar we verschillende opties kunnen instellen voor onze tabel.

51 Tabellen door Peter De Smet ( Pagina 51 van 189 Figuur 78 Laat me deze eerst eens overlopen. Links bovenaan kunnen we onze tabel een naam geven. Daaronder vinden we de knop "Tabelgrootte wijzigen", waarmee we het Bereik van onze tabel kunnen aanpassen. Rechts daarvan hebben we de knop "Samenvatten met draaitabel", waarmee we een draaitabel kunnen maken, waarover later meer. Daaronder vinden we de knop "Duplicaten verwijderen", waarmee we dubbele records uit onze tabel verwijderen. Daaronder hebben we de knop "Converteren naar bereik", waarmee we van onze tabel terug een bereik maken, met behoudt van de opmaak. De derde sectie bevat knoppen om onze tabel te exporteren naar een server, dit valt buiten deze les. En in de vierde sectie hebben we de knoppen "Veldnaamrij", "Totaalrij", "Gestreepte rijen", "Eerste kolom", "Laatste kolom", en "Gestreepte kolommen". Deze zijn naar mijn mening wel duidelijk. Standaard wordt een tabel weergegeven met een Autofilter bovenaan elke rij. Meer over de Autofilter in de volgende les. 9.2 AUTOFILTER Wanneer we van onze gegevens een tabel hebben gemaakt, wordt automatisch de opdracht Autofilter toegepast. Maar we kunnen deze opdracht ook toepassen door eerst een cel in het bereik te selecteren, daarna op de knop "Sorteren en Filteren" te klikken in het lint, en te kiezen voor "Filter". Figuur 79

52 Tabellen door Peter De Smet ( Pagina 52 van 189 Dit geeft ons naast elke kolomtitel een naar beneden wijzend pijltje. Door hierop te klikken openen we een menu, waarmee we de gegevens in deze kolom kunnen filteren. Zo zullen bijvoorbeeld, wanneer we het pijltje klikken naast de kolomtitel "Regio", alle vermelde regio's worden weergegeven die in deze kolom staan vermeld. Standaard wordt er op niks gefilterd, dus zijn alle regio's aangevinkt. Wens je enkel de vertegenwoordigers uit bvb. de provincie Antwerpen te zien, klik je het vakje naast "Alles selecteren ", en vink je het vakje naast "Antwerpen" aan. Dit filtert onze gegevens, en toont enkel onze vertegenwoordigers uit Antwerpen. Figuur 80 We kunnen ook filteren op meerdere kolommen. Zo is bijvoorbeeld in onderstaande afbeelding, gefilterd op de kolommen Regio en Klant. Dit kun je zien aan het pijltje dat is verandert in een "filtertje". Figuur 81 Om de filter te verwijderen, klik je nogmaals op de knop "Sorteren en Filteren" in het lint, en kies je "Wissen". Je kunt enkel filteren op kolommen, niet op rijen.

53 Tabellen door Peter De Smet ( Pagina 53 van MAKEN VAN EEN AANGEPASTE TABEL Om een nieuwe aangepaste tabel te maken klikken we eerst de knop "Opmaken als tabel", in het tabblad Start, van het lint. Onderaan het venster met de verschillende opmaken van tabellen, vinden we de knop "Nieuwe tabelstijl". Figuur 82 Wanneer we hierop klikken, opent het dialoogvenster "Nieuwe snelle stijl voor tabel". Bovenaan het dialoogvenster hebben we de mogelijkheid de nieuwe tabelstijl een naam te geven. Onder het naamvak vinden we een lijst met alle elementen van de tabel, elk element kan worden opgemaakt. Selecteer het element, en klik de knop "Opmaak". Dit opent het Celeigenschappen dialoogvenster. Hoewel we hier toch wat beperkt zijn in onze mogelijkheden, beschikken we over drie tabbladen: Lettertype, Rand, en Opvulling. Zo kunnen we in het tabblad "Lettertype" geen lettertype kiezen, en geen punten instellen, maar enkel de tekenstijl en de kleur. Met punten bedoelen ze de grootte van de tekst. In het tweede tabblad "Rand" en het derde tabblad "Opvulling", beschikken we dan weer wel over alle opties. De tabelelementen waarvoor een opmaak is ingegeven, worden in het vet weergegeven in het dialoogvenster "Nieuwe snelle stijl voor tabel". Klik OK wanneer alle instellingen zijn ingegeven, en klik nogmaals OK. Je tabelstijl is nu toegevoegd bij de verschillende stijlen.

54 Tabellen door Peter De Smet ( Pagina 54 van 189 Figuur VERWIJDEREN VAN EEN AANGEPASTE TABEL Om een aangepaste tabel te verwijderen uit de lijst, rechtsklik je de stijl en kies je "Verwijderen". 9.5 STIJL WIJZIGEN VAN EEN AANGEPASTE TABEL Om de stijl van een aangepaste tabel te wijzigen, rechtsklik je de stijl en kies je "Wijzigen". Dit opent het dialoogvenster "Snelle stijl voor tabel wijzigen", waar we al onze instellingen kunnen aanpassen of verwijderen.

55 Voorwaardelijke opmaak door Peter De Smet ( Pagina 55 van VOORWAARDELIJKE OPMAAK 10.1 WAT IS VOORWAARDELIJKE OPMAAK? Door gebruik te maken van een voorwaardelijke opmaak kunnen we cellen opmaken, gebaseerd op de inhoud van de cel. M.a.w. met behulp van voorwaardelijke opmaak kunnen we gegevens in onze tabel visueel analyseren, en eventuele problemen opsporen. Een voorbeeld: heeft een cel de waarde minder dan 1.000, dan wordt deze cel rood gekleurd. We vinden de knop "Voorwaardelijke Opmaak" in het tabblad Start, groep Stijlen. Figuur 84 De opdracht Voorwaardelijk Opmaak, heeft een enorme sprong voorwaarts gemaakt in de versie 2007 van Excel. Zowel in het gebruik, als in de opmaak. Waar we in eerdere versies van Excel beperkt waren tot maximum 3 regels in de voorwaardelijke opmaak, zijn er nu geen limieten meer. Klikken op de knop "Voorwaardelijke Opmaak" ontvouwt een menu met verschillende opties. Figuur 85 De meeste gebruikte regels werden nu geplaatst in verschillende onderdelen: Markeringsregels voor cellen, Regels voor bovenste/onderste. Ook de verschillende opmaken zijn ingedeeld in groepen, zelfs pictogrammen kunnen we toevoegen aan onze cellen. We kunnen een nieuwe regel ingeven. Regels wissen. En regels beheren, wat ons toelaat regels te wissen en te wijzigen. Al deze worden besproken in een volgende les.

56 Voorwaardelijke opmaak door Peter De Smet ( Pagina 56 van MARKERINGSREGELS VOOR CELLEN "Markeringsregels voor cellen" is nieuw in Excel 2007, en heeft regels voor getallen, datums en tekst. Om een voorbeeld te geven, je hebt de behaalde omzetten van je vertegenwoordigers in een tabel. Je selecteert eerst het Bereik. Kies "Voorwaardelijke opmaak" in het lint. Kies "Markeringsregels voor cellen", en klik "Groter dan". Het dialoogvenster Groter dan verschijnt. Figuur 86 Van zodra dit dialoogvenster verschijnt, worden onze cijfers reeds van een voorwaardelijke opmaak voorzien. Standaard is dit een lichtrode opvulling met donkerrode tekst. Je kan manueel een getal ingeven in het invulvak, of je kan klikken de knop "Uitvouwen", waarna je een cel kunt selecteren, waarop de voorwaardelijke opmaak zich moet baseren. We kiezen een opmaak door te klikken op het naar beneden wijzend pijltje, en klikken OK. Mocht je geen vinden naar je zin, kan je steeds klikken op "Aangepaste indeling", onderaan het lijstje. Dit opent het dialoogvenster "Celeigenschappen" waar je opties kunt instellen voor Getal, Lettertype, Rand, en Opvulling. Onderstaande voorwaardelijke opmaak is gebaseerd op drie regels: Groter dan is groen. Kleiner dan is rood. Tussen en is geel. Pas deze regels één na één toe. Voorwaardelijke opmaak is echt wel heel makkelijk geworden in Excel Figuur 87

57 Voorwaardelijke opmaak door Peter De Smet ( Pagina 57 van 189 Andere opties in "Markeringsregels voor cellen", zijn: "Gelijk aan", "Tekst met...","een datum op of in...", en "Dubbele waarden". Alle opties met uitzondering van Tekst, datum en Dubbele waarden hebben hetzelfde dialoogvenster, dus ik denk dat ik hier niet te veel tijd aan moet verspillen. In het dialoogvenster dat verschijnt wanneer je kiest voor de optie "Tekst met...", geef je de tekst of een deel van de tekst in die moet voorkomen in de cel. Figuur 88 In het dialoogvenster dat verschijnt wanneer je kiest voor de optie "Een datum op of in...", klik je het naar beneden wijzend pijltje, en maak je een keuze. Indien de data die je wenst niet voorkomt in het lijstje, kan je steeds werken met de opdrachten "Groter dan", "Kleiner dan", of "Gelijk aan". In het invulvak voeg je dan een datum in, in plaats van een getal. Figuur 89 In het dialoogvenster dat verschijnt wanneer je kiest voor de optie "Dubbele waarden", hebben we de keuze tussen dubbele waarden of unieke waarden. Voor de rest behoeft dit ook weinig uitleg, denk ik. Figuur 90

58 Voorwaardelijke opmaak door Peter De Smet ( Pagina 58 van REGELS VOOR BOVENSTE/ONDERSTE Ook "Regels voor bovenste/onderste" is nieuw in Excel 2007, en heeft regels voor "Bovenste 10 items", "Bovenste 10%", "Onderste 10 items", "Onderste 10%", "Boven gemiddelde", en "Onder gemiddelde". Ik denk dat deze wel allen duidelijk zijn, alleen kan ik je nog meegeven dat je in het dialoogvenster dat verschijnt, met uitzondering van "Boven gemiddelde", en "Onder gemiddelde", het aantal nog kunt instellen, en niet afhangt van de Bovenste of de Onderste Figuur 91 Ook "Regels voor bovenste/onderste " beschikt over de optie Livevoorbeelden GEGEVENSBALKEN Gegevensbalken vergelijken de waarde van de cel, met de andere waarden in het Bereik, en plaatsen gekleurde balken in de cel. Om Gegevensbalken toe te voegen selecteren we eerst het Bereik, en kiezen Voorwaardelijke opmaak, Gegevensbalken in het tabblad Start in het lint. Standaard beschikken we over zes kleuren waaruit we kunnen kiezen. Schuiven we met de muisaanwijzer over een kleur, wordt er ook hier een Livevoorbeeld weergegeven in ons werkblad. Figuur 92 De hoogste waarden geven de grootst gekleurde balk. De breedte van de balk wordt gekoppeld aan de breedte van de kolom. Kiezen we voor "Meer regels.." in het pop-upmenu onderaan, opent het dialoogvenster "Nieuwe opmaakregel", waarin we verschillende opties kunnen instellen. Zo hebben we bijvoorbeeld de optie om enkel de balken weer te geven zonder hun waarde. Je moet deze allen maar eens rustig doornemen, er zitten er wel interessante tussen.

59 Voorwaardelijke opmaak door Peter De Smet ( Pagina 59 van KLEURSCHALEN Kleurschalen zoals Gegevensbalken vergelijken de waarde van een cel, met de andere waarden in het Bereik. Om Kleurschalen toe te voegen selecteren we eerst het Bereik, en kiezen Voorwaardelijke opmaak - Kleurschalen in het tabblad Start in het lint. Standaard beschikken we over acht kleuren. De bovenste vier bestaan uit een twee kleurenschaal de onderste vier uit een drie kleurenschaal. Schuiven we met de muisaanwijzer over een kleur, wordt er ook hier een Livevoorbeeld weergegeven in ons werkblad. Ook hier worden er een Livevoorbeeld weergegeven in ons werkblad. Klikken onderaan op "Meer regels.." opent het dialoogvenster "Nieuwe opmaakregel" waarin we ook hier verschillende opties vinden. Door te klikken op de knoppen "Invouwen" kunnen we de waarde van een cel ingeven, in plaats van een "Laagste waarde" of "Hoogste waarde". Wijzigt dan de inhoud van de cel, dan wijzigt ook de kleurschaal. Figuur PICTOGRAMSERIES Ook hier hetzelfde principe. Livevoorbeelden Meer regels Bla bla bla... Figuur 94

60 Formules door Peter De Smet ( Pagina 60 van FORMULES 11.1 WAT ZIJN FORMULES? Een formule gebruiken we wanneer we berekeningen willen maken in Excel. Een formule in Excel begint steeds met het "is gelijk aan"-teken (=). Bijvoorbeeld, wens je de som te berekenen van 2 en 3, zou je normaal 2+3 typen. In Excel moet je =2+3 typen. Figuur 95 Je kunt een formule rechtstreeks in de formulebalk intypen, of je kunt deze in een cel intypen. Wanneer je dus begint te typen met het "is gelijk aan"-teken, dan weet Excel dat je een formule gaat ingeven, en dat hij al wat daarachter komt moet berekenen. Berekeningsoperatoren en hun prioriteit Berekeningsoperatoren, of plus(+), min(-), maal(*), etc., worden in een standaard volgorde uitgevoerd. Voor alle twijfels weg te nemen zet ik deze nog eens in een tabel: Operator Functie 1. % Percentage berekenen 2. ^ Machtsverheffing 3. * en / Vermenigvuldigen en Delen 4. + en - Optellen en Aftrekken Als een formule operatoren met dezelfde prioriteit bevat, bijvoorbeeld een formule met zowel een optellingoperator als een aftrekoperator, worden de operatoren van links naar rechts uitgevoerd. We kunnen deze volgorde beïnvloeden door haakjes () te plaatsen. Bijvoorbeeld: 2*(3+4) zal niet hetzelfde resultaat gegeven dan 2*3+4, of (2*3)+4 Maar dit is meer iets voor een les wiskunde dan voor een les Excel FORMULES INGEVEN Elke formule begint steeds met het is gelijk aan teken(=), gevolgd door waarden en/of celverwijzingen plus operatoren. Bijvoorbeeld: in cel A1 heb je 10 ingetypt, in cel B1 heb je 20 ingetypt. Wanneer we nu de som willen maken van cel A1 en cel B1, typen we =A1+B1 in cel C1, en klikken Enter. Een tweede mogelijkheid is, je typt het is gelijk aan teken, selecteert cel A1 met uw muis, typt +, selecteert cel B1 met uw muis, en klik Enter. Dit doet hetzelfde.

61 Formules door Peter De Smet ( Pagina 61 van 189 Figuur 96 Wijzigen we nu het getal in cel A1 of B1, dan wordt automatisch de som in cel C1 aangepast. Dit is één van de beste eigenschappen van Excel, en één van de redenen waarom we zo weinig mogelijk getallen ingeven in formules. Wanneer we de Entertoets hebben geklikt, wordt het resultaat van de formule weergegeven in de cel, de formule zelf kan je nog steeds zien in de formulebalk. Hieronder zie je een aantal voorbeelden van formules: Figuur RELATIEVE EN ABSOLUTE CELVERWIJZINGEN Zoals reeds eerder vermeld is het snijpunt van een kolom met een rij een cel. Elke cel heeft een celadres. Het celadres bestaat uit de letter van de kolom, en het rijnummer. Het celadres van de geselecteerde cel wordt vermeld in het naamvak. Figuur 98 Ok, nu we weten wat een celadres is, kunnen we hiernaar verwijzen in onze formule, bvb =A2*B2. Wanneer je deze formule nu gaat kopiëren, zullen de celverwijzingen in deze formule automatisch worden aangepast.

62 Formules door Peter De Smet ( Pagina 62 van 189 Bijvoorbeeld, heb je de formule =A2*B2 staan in cel C2, en je gaat deze kopiëren naar cel C3, dan zal de gekopieerde formule zich automatisch aanpassen, en wordt deze =A3*B3. Dit noemen we een relatieve celverwijzing. Figuur 99 Wanneer je echter verwijst in je formule naar een cel die steeds dezelfde moet blijven, moet je deze celverwijzing absoluut maken. Dit doe je door het dollarteken ($) voor de kolom en voor het rijnummer te plaatsen. Kopieer je dan je formule naar onder, boven, links of rechts, de celverwijzing met de $- tekens zal steeds dezelfde blijven. Figuur 100 Dit noemt men een absolute celverwijzing. Je kan ook gebruik maken van een semi-absolute celverwijzing bvb: B$2 Dit zal de rij absoluut maken, maar de kolom zal worden aangepast. Bijvoorbeeld: heb ik de formule A2*B$2 en kopieer deze naar rechtsonder, dan krijg ik =B3*C$2 De eerste celverwijzing (A2) wordt automatisch aangepast want deze is relatief. In de tweede celverwijzing wordt de kolom aangepast (B) want deze is relatief, en het tweede deel ($2) wordt niet aangepast want deze is absoluut. Figuur 101

63 Formules door Peter De Smet ( Pagina 63 van 189 Dit kan uiteraard ook omgekeerd, $C2. Dan is de kolom absoluut en de rij relatief. Nog een tip, om vlug tussen de verschillende celverwijzingen te navigeren, dubbelklik je de cel met de formule, selecteer je de celverwijzing, en klik je de F4 toets op je toetsenbord. Figuur AUTOBEREKENING Of we nu werken met een groot of klein werkblad, soms kan het wel eens nuttig zijn, te weten wat de som of het gemiddelde is van bepaalde rijen of kolommen uit ons werkblad. Om niet telkens hiervoor een formule in te geven, kunnen we gebruik maken van Excel's "Autoberekening". Bijvoorbeeld, om de som en het gemiddelde te zien van een bepaalt Bereik, selecteer je dat Bereik in het werkblad, en in de statusbalk wordt automatisch de som, het gemiddelde, en het aantal getoond. Figuur 103 Standaard wordt het "Gemiddelde", de "Som", en het "Aantal" getoond. Door te rechtsklikken op de statusbalk verschijnt een pop-upmenu met daarin zes opdrachten, drie ervan zijn dus standaard geselecteerd. Wens je andere toe te voegen, of sommigen te verwijderen, klik je de opdracht zodat deze wordt aan- of uitgevinkt. Figuur BEREIKNAMEN Mocht je niet weten wat een Bereik is, en hoe je dit selecteert, lees dan eerst even les 12. OK, nu ons Bereik is geselecteerd, kunnen we dit een toepasselijke naam geven in het

64 Formules door Peter De Smet ( Pagina 64 van 189 naamvak, en Enter klikken. Of je kunt in het tabblad "Formules" in het lint, klikken op de knop "Naam bepalen". Dit opent een dialoogvenster "Nieuwe naam", waarin we een toepasselijke naam in geven voor ons Bereik. Bereiknamen mogen geen spaties bevatten, en Bereiknamen moeten beginnen met een letter, daarna mag je cijfers typen, maar hij MOET beginnen met een letter. Figuur 105 Het tweede vak geven we in waar we ons bereik willen gebruiken, de hele werkmap, of enkel een werkblad. In het vak "Opmerkingen:" kan je eventueel nog een opmerking invoegen over het Bereik. En in het onderste vak is ons Bereik reeds ingevuld. Klik OK. Iets vlugger kan het wanneer we de bovenstaande titel in onze selectie opnemen. Bijvoorbeeld, je selecteert B2 t/m B8, en klik de knop "Maken op basis van selectie", dan zal Excel het Bereik, de naam van onze titel geven, in bovenstaand geval "jan" dus. Wanneer je nu klikt op het naar beneden wijzend pijltje, rechts naast het naamvak, zie je de zojuist ingegeven naam verschijnen NAVIGEREN TUSSEN DE VERSCHILLENDE BEREIKNAMEN Om te navigeren tussen de verschillende Bereiknamen in onze werkmap, kunnen we gebruik maken van het naar beneden wijzend pijltje, rechts naast het naamvak. En het gewenste Bereik te klikken. Of door te klikken op de knop "Zoeken en selecteren" in het tabblad "Start van het lint, en te kiezen voor "Ga naar...". In het dialoogvenster dat verschijnt selecteer je de Bereiknaam en klik je OK NAMEN BEHEREN Figuur 106

65 Formules door Peter De Smet ( Pagina 65 van 189 Om Bereiknamen te verwijderen, klik je de knop "Namen beheren" in het tabblad "Formules" van het lint. Selecteer de Bereiknaam in het dialoogvenster "Namen beheren", en klik de knop "Verwijderen". Kies Ja, om te bevestigen. In het tabblad "Namen beheren" kunnen we ook onze Bereiken wijzigen. Selecteer hiervoor de Bereiknaam, klik "Bewerken", dit toont ons het dialoogvenster "Naam bewerken", waar we de instellingen kunnen aanpassen. Klik op de knop OK, wanneer je klaar bent. En als laatste optie in het dialoogvenster Namen beheren hebben we de filter. Deze opties lijken me allen duidelijk BEREIKNAMEN GEBRUIKEN IN FORMULES Wanneer we Bereiknamen hebben ingegeven kunnen we ook deze gebruiken in onze formules. In onderstaand simpel voorbeeld heb ik cel E3 (het totaal van de verkochte koffie) de Bereiknaam "koffie" gegeven. Cel E4 (het totaal van de thee) heb ik de Bereiknaam "Thee" gegeven. Wensen we nu het totaal te berekenen d.m.v. onze bereiknamen in cel F4, dan typen we =koffie+thee. Excel zal deze bewerking perfect uitvoeren. Figuur 107 Maar je zou ook kunnen typen =koffie*21%, om de btw te berekenen bijvoorbeeld. Of nog beter, =koffie*f1, waar je het btw-percentage vermeld in cel F1. Je kunt eigenlijk alle bewerkingen uitvoeren op een Bereiknaam D BEREIKNAMEN Een 3D Bereiknaam is een Bereik dat wordt gebruikt over verschillende werkbladen. Bijvoorbeeld: wanneer ik het totaal wens, van alle totalen van januari uit de verschillende regio's, kan ik een Bereiknaam ingeven die beschikt over al deze informatie, en kan ik deze later gebruiken in een formule. Hiervoor selecteer ik het eerste werkblad, "Antwerpen" en klik de knop "Naam bepalen" in het tabblad "Formules" in het lint. In het dialoogvenster geef ik mijn bereik een toepasselijke naam, bvb Alle_Regios_Jan. Ik gebruik geen spaties, mag niet, weet je nog? Ik gebruik underscores, of in het Nederlands "laag streepje"(_). Het vak "Bereik" laat ik voor wat het is, "Werkmap" is prima. In het vak "Verwijst naar:" selecteer ik alles, en klik de Backspace-knop op mijn toetsenbord. Wat er staat moet ik niet hebben. In plaats daarvan klik ik op de tab van mijn laatste werkblad terwijl ik de Shifttoets ingedrukt hou. BELANGRIJK: hou de Shifttoets ingedrukt. Dit selecteert alle werkbladen.

66 Formules door Peter De Smet ( Pagina 66 van 189 Selecteer vervolgens de cellen uit het Bereik, dit is B4 t/m 9, welke dezelfde is in al onze werkbladen. Klik OK. Figuur 108 Om te zien hoe dit werkt maak ik een extra werkblad voor de totalen van alle regio's. Ik selecteer een cel waar ik het totaal wens van januari. Ik typ =som( Even ter informatie, som is een functie, en berekent de som van een Bereik. Meer over functies in een volgende les. Klik de knop "Gebruiken in formule", in het tabblad "Formules" op het lint. Kies de Bereiknaam die ik juist had aangemaakt (Alle_Regios_jan). Figuur 109 Sluit de haakjes, en klik Enter. Resultaat:

67 Formules door Peter De Smet ( Pagina 67 van 189 Figuur FORMULES CONTROLEREN OP FOUTEN Wanneer we een formule hebben ingetypt waarin zich een (potentiële) fout bevindt, zal Excel ons hierop wijzen door een fouticoontje naast de cel te plaatsen. Bewegen we de muisaanwijzer over dit icoon, zal Excel ons mededelen wat er fout is aan de formule. In dit geval is er een waarde in de formule die een onjuist gegevenstype heeft. Ik heb namelijk een getal met tekst vermenigvuldigd. Figuur 111 Wanneer we klikken op dit icoon, verschijnt er een drop-downmenu met verschillende opties die afhankelijk zijn van de fout die we hebben gemaakt. De opties die er steeds in worden vermeld zijn, Help-informatie over de fout Fout negeren Bewerken op formulebalk Opties voor foutcontrole Wanneer je klikt op de laatste, "Opties voor foutcontrole", opent dit het dialoogvenster "Opties voor Excel", tabblad "Formules". Hier kan je de verschillende regels voor foutcontrole wijzigen, indien je dit wenst. Figuur 112

68 Formules door Peter De Smet ( Pagina 68 van 189 Wanneer we klikken op "Fout negeren" zal het fouticoontje verdwijnen. Door te klikken op de optie "Bewerken op formulebalk" kunnen we de formule aanpassen. Klikken op de knop "Foutcontrole", en te kiezen voor "Fout aanwijzen", toont ons de cellen die zijn gebruikt in de formule door middel van blauwe pijlen: Figuur 113 Om deze pijlen terug te verbergen verbeter je de formule of klik je op de knop "Controlepijlen verwijderen" FORMULES WIJZIGEN We kunnen op elk moment de formules in onze cel aanpassen. Hiervoor dubbelklik je de cel. Dit opent de formule in de cel, en toont ons de functie plus de cel of het celbereik dat was gebruikt. Figuur 114 Selecteer het deel van de formule dat je wilt wijzigen, en typ of klik een cel om deze aan te passen. Figuur 115

69 Formules door Peter De Smet ( Pagina 69 van 189 Zo kun je bijvoorbeeld het Bereik in een formule wijzigen, door te klikken en te slepen met de hoeken en/of randen van het blauwe kader rond het Bereik. Figuur 116

70 Functies door Peter De Smet ( Pagina 70 van FUNCTIES 12.1 WAT ZIJN FUNCTIES? Functies zijn vooraf gedefinieerde formules, die bewerkingen uitvoeren met één of meerdere waarden in de juiste volgorde. De meest gebruikte zijn SOM en GEMIDDELDE, maar er zijn er nog een heel pak meer. Ik al er een deel van overlopen in deze cursus, maar ik moet eerlijk zijn, er zijn er een aantal waarvan ik zelf nog niet weet wat ik ermee kan aanvangen HET TABBLAD "FORMULES" IN HET LINT Alle functies werden geplaatst in verschillende categorieën, onder het tabblad "Formules" in het lint. Figuur 117 Als eerste hebben we de categorie "Autosom". In deze categorie bevinden zich de functies: Som, welke de som berekent van het geselecteerde Bereik. Gemiddelde, welke het gemiddelde berekent van het geselecteerde Bereik. Aantal getallen, welke het aantal berekent in het geselecteerde Bereik. Max, welke de maximum waarde weergeeft uit het geselecteerde Bereik. Min, welke de minimum waarde weergeeft uit het geselecteerde Bereik. Figuur 118 Onder de categorie "Autosom" vinden we de categorie "Onlangs gebruikt". Wanneer we hierop klikken, wordt ons een lijstje getoond met de top tien lijst van de functies die we het meest hebben gebruikt. Onder de categorie "Financieel" vinden we een lijst met financiële functies, en boekhoudkundige functies.

71 Functies door Peter De Smet ( Pagina 71 van 189 Onder de categorie "Logisch" vinden we de logische functies. Bijvoorbeeld, als er dit en dat gebeurd, wat is hiervan het resultaat. Dus als je waarden wil vergelijken dan is dit de categorie waar je moet zijn. Daaronder vinden we de categorie Tekst. Uit deze categorie zullen er ook een aantal functies worden besproken. Datum en tijd functies gebruiken we dan weer wanneer we bewerkingen willen uitvoeren met datums. In de categorie "Zoeken en verwijzen" vinden we dan weer functies om bijvoorbeeld gegevens te analyseren. In de categorieën "Wiskunde en trigonometrie" en "Meer functies" vinden we functies die dan weer meer worden gebruikt door ingenieurs etc., en dit valt buiten deze cursus FUNCTIES INVOEGEN Om een functie in te voegen, selecteren we eerst de cel waar de functie wordt ingevoegd. Dan pas klikken we de functie in de menubalk. Bijvoorbeeld, ik wil de som van het totaal van mijn verkopen in cel E8. Ik selecteer eerst de cel, en klik daarna de knop "Autosom" in het lint. Excel doet je meteen een voorstel, met de cellen waarvan hij denkt dat je de som wil berekenen. Klik de Entertoets op je toetsenbord wanneer je hiermee tevreden bent. De som van de cellen wordt meteen weergegeven. In de formulebalk zien we nu de ingevoerde functie staan =SOM(E2:E7). Figuur 119 Mocht je niet tevreden zijn met het voorstel dat Excel doet, kan je steeds het voorgestelde Bereik wijzigen. 1 door met de muisaanwijzer te klikken en te slepen, over de cellen die je wel wenst op te tellen, of 2 door het blauwe kader rond het Bereik te verslepen, of 3 door manueel het bereik te typen tussen de haakjes in de formule.

72 Functies door Peter De Smet ( Pagina 72 van DE FUNCTIEWIZARD In de vorige les heb je geleerd hoe je functies manueel ingeeft. Maar mocht je niet zeker zijn over hoe je een bepaalde functie ingeeft, of wat de juiste functie is voor de bewerkingen die je wilt uitvoeren, kan je gebruik maken van de Functiewizard. Klik hiervoor op de knop "Functie invoegen" naast de formulebalk. Dit opent het dialoogvenster, wat dacht je, "Functie invoegen". Figuur 120 In het bovenste vak van het dialoogvenster kunnen we een trefwoord ingeven waarop we kunnen zoeken. En in het onderste vak worden alle functies weergegeven, die Excel heeft gevonden die op één of ander manier iets met ons zoekwoord te maken hebben. In het middelste vak kunnen we de functie zoeken in een categorie. In dit voorbeeld ga ik de afbetaling berekenen op een lening, dus heb ik de BET-functie nodig. Je kan trouwens de uitleg over een bepaalde functie lezen onder het derde vak, wanneer je de functie selecteert. Ik selecteer de BET-functie en klik OK. Dit opent het tweede dialoogvenster waar ik een aantal argumenten moet ingeven. Het aantal argumenten is afhankelijk van de gekozen functie. Enkel de argumenten die vet worden weergegeven in het dialoogvenster, zijn verplicht in te vullen, de rest is optioneel. In het eerste vak geven we de rente in. Deze delen we door twaalf omdat dit een jaarlijkse rente is, en we de maandelijkse betalingen willen weten. In het tweede vak geven we het aantal termijnen in, de lening is op 20 jaar, dus 240 maanden of cel C5. En in het derde vak geven we het bedrag in, cel C2. De twee onderstaande vakken zijn optioneel, dus hoeven we hier niks in te vullen. Het resultaat wordt reeds getoond onderaan links het dialoogvenster.

73 Functies door Peter De Smet ( Pagina 73 van 189 Figuur 121 Wens je de cellen te selecteren in plaats van deze manueel in te geven, klik je de knop "Invouwen" naast het betreffende vak. Heb je de cel geselecteerd klik je de knop "Uitvouwen", om terug te keren naar het dialoogvenster. Figuur 122 Zijn alle argumenten ingegeven, klik je de knop OK. Het resultaat: Figuur 123

74 Linken van formules en functies door Peter De Smet ( Pagina 74 van LINKEN VAN FORMULES EN FUNCTIES 13.1 OVER VERSCHILLENDE WERKBLADEN Een voordeel van een gelinkte formule is dat wanneer er gegevens in onze werkmap wijzigen, de gelinkte cel de meest recente informatie weergeeft. Een voorbeeld hiervan had je reeds gezien in les 29 met 3D bereiknamen. In deze les ga ik hierover wat verder uitbreiden. In onderstaand voorbeeld heb ik drie tabbladen met de verschillende regio's. Ik heb een vierde tabblad aangemaakt waarin ik de totalen wens van de drie regio's. Ik selecteer eerst de cel waar ik de formule wens, en begin mijn formule zoals altijd met het is gelijk aan teken (=). Ik selecteer het tabblad met de eerste regio (Antwerpen), en selecteer de cel met het totaal. Ik typ het + teken, en selecteer het tabblad met de tweede regio (Oost Vlaanderen), en selecteer de cel met het totaal voor de regio Oost Vlaanderen. Typ nogmaals een + teken, selecteer het laatste tabblad (Limburg), selecteer het totaal voor deze regio, en klik de Entertoets op mijn toetsenbord. Figuur 124 Onze formule toont eerst het is gelijk aan teken, gevolgd door de naam van het tabblad, een uitroepteken, de celverwijzing en het plusteken. Iets vlugger kan het wanneer je gebruik zou maken van de functie "SOM". Je begint zoals hierboven, maar na het is gelijk aan teken typ je som, open de haakjes ( Selecteer het eerste tabblad (Antwerpen) en de cel met het totaal, hou de Ctrl-toets ingedrukt, en selecteer het laatste werkblad (Limburg). En klik de Entertoets op je toetsenbord Figuur 125 Aan deze laatste methode zijn wel twee voorwaarden verbonden, de tabbladen moeten naast elkaar liggen, en de cellen met de totalen in de regio's moeten hetzelfde celadres hebben OVER VERSCHILLENDE WERKMAPPEN Wil je een formule linken over verschillende werkmappen, volg je dezelfde handelingen dan hierboven. Let er wel op dat al je werkmappen open zijn. Selecteer eerst de cel waarin je de formule wil plaatsen. Typ het is gelijk aan teken, en selecteer de cel met het totaal in de werkmap Limburg.

75 Linken van formules en functies door Peter De Smet ( Pagina 75 van 189 Typ een plusteken, en selecteer de cel in de tweede werkmap, O-Vlaanderen, typ nogmaals een plusteken, en selecteer de cel in de derde werkmap, Antwerpen. Klik de Enter op uw toetsenbord. Figuur 126 Je ziet dat in de formule de werkmappen vermeld staan tussen vierkante haken, en de celverwijzingen als absoluut. Mocht je deze formule willen kopiëren, let er dan op indien nodig, deze relatief te maken GEGEVENS SAMENVOEGEN Een andere manier om gegevens uit verschillende werkbladen samen te voegen is met de opdracht "Samenvoegen". De opdracht "Samenvoegen" werkt het beste wanneer de lay-out van de verschillende werkmappen gelijk is. Open alle werkmappen plus één waar je de cellen wil samenvoegen. Selecteer de cel in de nieuwe werkmap waar je de samenvoeging wil hebben. Klik de knop "Samenvoegen" in het tabblad "Gegevens", in het lint. Dit opent het dialoogvenster "Samenvoegen". In het bovenste vak van het dialoogvenster kan je een keuze maken uit verschillende functies. Kies een functie, en klik de knop "Invouwen" om de eerste cel te selecteren. Selecteer de cel, klik de knop "Uitvouwen", en klik de knop "Toevoegen". Herhaal dit voor alle cellen die je wilt samenvoegen.

76 Linken van formules en functies door Peter De Smet ( Pagina 76 van 189 Figuur 127 In de optie "Labels gebruiken" hoeven we niks aan te vinken, omdat de lay-out in onze werkmap overal dezelfde is. En klik OK wanneer je hiermee klaar bent. Selecteer het vakje voor de tekst "Koppelingen met brongegevens maken", om bij elke wijziging in een werkmap, de gegevens automatisch aan te passen in onze werkmap waar we de opdracht samenvoegen hebben geplaatst.

77 Een aantal functies uitgelegd door Peter De Smet ( Pagina 77 van EEN AANTAL FUNCTIES UITGELEGD 14.1 MIN/MAX Veel gebruikte functies zijn ook de Min en de Max functies. We gebruiken deze om het minimum af maximum getal uit een Bereik weer te geven. Kies het tabblad "Formules" in het lint. Selecteer eerst een lege cel waarin je de functie wil invoegen. Klik het naar beneden wijzend pijltje naast "Autosom", en kies minimum of maximum. Excel stelt je een Bereik voor waarvan je het maximum of minimum getal weergeven. Klik Enter wanneer je hiermee tevreden bent, klik en sleep met de rand van het blauwe selectiekader wanneer je dit wil wijzigen. Figuur 128 Dit was een makkelijke functie, de volgende is nog zo één GEMIDDELDE We gebruiken de functie "Gemiddelde" om het, wat dacht je, gemiddelde te berekenen van alle cellen in ons Bereik. Het principe is hetzelfde als de vorige functies, selecteer een lege cel, klik het naar beneden wijzend pijltje naast "Autosom", en kies "Gemiddelde" uit het drop-downmenu DE VERSCHILLENDE FUNCTIES AANTAL In het algemeen geeft een formule die gebruik maakt van de optie "AANTAL", de hoeveelheid cellen in een Bereik weer, die al dan niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden. In de tabel hieronder geef ik wat meer informatie over de verschillende mogelijkheden: Functie AANTAL geeft het aantal cellen weer in een Bereik met een numerieke waarde Voorbeeld =AANTAL(F1:F100)

78 Een aantal functies uitgelegd door Peter De Smet ( Pagina 78 van 189 AANTAL.LEGE.CELLEN geeft het aantal lege cellen weer in een Bereik AANTALARG geeft het aantal niet lege cellen weer in een Bereik AANTAL.ALS geeft het aantal cellen weer in een Bereik die aan een bepaalde voorwaarde voldoen =AANTAL.LEGE.CELLEN(E1:E100) =AANTALARG(E1:E100) =AANTAL.ALS(C1:C13;">1000") Figuur 129 AANTALLEN.ALS geeft het aantal cellen weer in een Bereik die aan meerdere voorwaarden voldoen =AANTALLEN.ALS(E2:E13;"Oostende";F2:F13;"=WV") Figuur 130

79 Een aantal functies uitgelegd door Peter De Smet ( Pagina 79 van LINKS/RECHTS De LINKS functie geeft het (de) eerste teken(s) in een tekenreeks als resultaat. Bijvoorbeeld: We hebben in cel A1 Piet De Greyt ingetypt. Wanneer we in cel A2 de voornaam willen scheiden van de familienaam, typen we =LINKS(A1;4) Het eerste argument in onze functie is de celverwijzing, A1. Het tweede argument in onze functie is het aantal karakters, 4. Dit geeft als resultaat Piet. De RECHTS functie is hetzelfde, alleen beginnen we dan te tellen vanaf rechts. Bijvoorbeeld: We hebben nog steeds in cel A1 Piet De Greyt. We typen =RECHTS(A1;5) Het resultaat is: Greyt Opmerking1: een spatie wordt aanzien als een karakter. Opmerking 2: wanneer je de gegevens in cel A1 wijzigt, zal automatisch de celinhoud in cel A2 worden aangepast. Wens je de celinhoud van cel A2 te behouden, kopieer en plak je deze d.m.v. plakken speciaal, en kies je voor "Waarden". Zo zal enkel de waarde van de celinhoud bewaard blijven, en niet de formule. Figuur SPATIES.WISSEN Met de functie SPATIES.WISSEN, wissen we de spaties voor en na de tekst in onze cel. NIET in de tekst (we gebruiken deze functie om tekst met onregelmatige spatiëring deftig uit te lijnen). Zo zal bijvoorbeeld de spatie worden verwijderd in de cellen A2 en A5 voor de klantnaam, en niet in de klantnaam (zie cel A3).

80 Een aantal functies uitgelegd door Peter De Smet ( Pagina 80 van 189 Figuur 132 Opmerking 1: Let op, wanneer je de gegevens wist uit kolom A, de formules in kolom B worden aangepast, dus kopieer en plak eerst enkel de waarden uit kolom B, zoals je hebt gelezen in de vorige functie ALS De ALS functie geeft een waarde weer wanneer aan een voorwaarde wordt voldaan, en een andere waarde wanneer aan deze voorwaarde niet wordt voldaan. Zo zie bijvoorbeeld in onderstaande afbeelding of een student is geslaagd of gefaald. Figuur 133 Ik zal even de formule proberen uitleggen: Figuur 134 We beginnen zoals steeds onze formule met een is gelijk aan teken, gevolgd door de functie ALS, en openen de haakjes. We moeten weten of het totaal van de behaalde punten groter is dan de helft van de te behalen punten. Dus cel E3 (totaal van de behaalde punten) > 15, dit is namelijk de helft van het totaal te behalen punten (30) Indien dit waar is, geeft Excel de waarde "geslaagd", is dit niet waar, dan geeft Excel de waarde "gefaald". We eindigen de formule door de haakjes te sluiten, en klikken Enter. Tussen twee argumenten plaats je steeds een puntkomma (;) Tekst in een formule plaats je steeds tussen aanhalingstekens (" ") 14.7 SOM.ALS De functie SOM.ALS telt de inhoud van de cellen samen indien deze voldoen aan een bepaalde voorwaarde. Een voorbeeld: Ik wil het aantal verkochte stuks weten per product. Ik ga dit doen met de functiewizard dus klik ik de knop functie invoegen, links naast de formulebalk. Kies de functie SOM.ALS uit de lijst, en klik OK In het eerste vak van het dialoogvenster dat verschijnt geef ik het Bereik in waar al mijn verkochte producten in staan vermeld. In het tweede vak geef ik de voorwaarde in, in dit geval cel G3, waarin het product staat vermeld.

81 Een aantal functies uitgelegd door Peter De Smet ( Pagina 81 van 189 In het derde vak geef ik het Bereik in waar al mijn aantallen van de verkochte producten staan vermeld. Figuur 135 Ik klik OK wanneer ik klaar ben. Resultaat: Figuur 136 Wens je de formule te kopiëren naar onder, moet je van alle celverwijzingen een absolute celverwijzing maken, met uitzondering van de celverwijzing G3. Deze moet automatisch worden aangepast, wanneer we onze formule naar onder kopiëren. Figuur TEKST.SAMENVOEGEN Met de functie TEKST.SAMENVOEGEN kunnen we tekst uit verschillende cellen samenvoegen. Om tekst uit verschillende cellen samen te voegen, kies je eerst een lege cel, en klik je daarna het naar beneden wijzend pijltje naast Tekst in het tabblad formule in het lint.

82 Een aantal functies uitgelegd door Peter De Smet ( Pagina 82 van 189 Figuur 138 Dit opent een drop-downmenu waar je kiest voor TEKST.SAMENVOEGEN. In het dialoogvenster dat verschijnt, geef je de celverwijzing die je wilt gebruiken voor je eerste tekst, in het eerste vak. Selecteer het tweede vak en typ een spatie. Dit voegt een spatie in, tussen de verschillende teksten die we samenvoegen. In het derde vak geef je de celverwijzing van de tweede tekst. Figuur 139 Klik OK. De tekst uit cel D2 is nu samengevoegd met cel E2. Dubbelklik de vulgreep indien je deze formule wil kopiëren naar de onderliggende cellen. Figuur 140

83 Zoeken functies door Peter De Smet ( Pagina 83 van ZOEKEN FUNCTIES 15.1 VERT.ZOEKEN 13 De functie VERT.ZOEKEN gebruiken we om gegevens te zoeken, gebaseerd op een vooraf gedefinieerde waarde in een kolom. In dit voorbeeld ga ik de prijs opzoeken van een bepaald artikel. Ik selecteer eerst, zoals altijd, een lege cel in mijn werkblad. Om de functie VERT.ZOEKEN in te voegen selecteer je het tabblad Formules in het lint, en klik je het naar beneden wijzend pijltje naast "Zoeken en verwijzen". Figuur 141 Kies VERT.ZOEKEN uit het drop-downmenu. In het bovenste vak van het dialoogvenster dat verschijnt, geven we een waarde in die we willen opzoeken. Dit kan tekst zijn, een getal, of een celreferentie. In dit geval geef ik een celreferentie in (F3), dan kan ik zoeken op verschillende waarden door deze celinhoud te wijzigen. In het volgende vak geef ik het Bereik in waarin Excel moet gaan zoeken, dit is onze hele tabel (A2:D400). In het derde vak geef ik het nummer in van de kolom uit ons Bereik, dit is in mijn geval kolom C, dus 3. En in het laatste vak geef ik de waarde "WAAR" of "ONWAAR" in. Wanneer we kiezen voor ONWAAR moet de celinhoud exact overeenkomen. Kies je voor WAAR of laat je dit vak leeg, zoekt Excel naar de best mogelijke overeenkomst. Figuur Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

84 Zoeken functies door Peter De Smet ( Pagina 84 van 189 Wanneer alles is ingevuld, en we klikken op OK, zal Excel de waarde #N/B weergeven in het vak waar onze formule is ingevuld. Dit komt namelijk omdat Excel nog geen informatie heeft ontvangen over wat hij juist moet gaan zoeken. We hebben namelijk een celreferentie opgegeven in het eerste vak, F3. Wanneer we nu in cel F3 een waarde ingeven van een artikelnummer, zal Excel ons hiervan de prijs geven in cel G3. Wijzigen we cel F3, zal ook de prijs in cel G3 worden aangepast HORIZ.ZOEKEN 14 De functie HORIZ.ZOEKEN gebruiken we om gegevens te zoeken, gebaseerd op een vooraf gedefinieerde waarde in een rij. In dit voorbeeld ga ik het commissieloon berekenen, afhankelijk van een behaalde omzet. Al deze gegevens vinden we in het Bereik B8:E9 Figuur 143 We beginnen met eerst een lege cel te selecteren, in dit geval C4, hier wil ik de commissie berekenen voor Piet in januari. We zouden dit kunnen doen met de functiewizard, maar voor deze gelegenheid zal ik de formule intypen. Ik begin zoals altijd met het is gelijk aan teken, en typ de functie. Van zodra we de H intypen, geeft Excel ons al een lijstje met alle beschikbare functies, beginnend met een H. Dubbelklik de functie HORIZ.ZOEKEN. Dit plaatst de functie in de cel. Figuur 144 Figuur Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

85 Zoeken functies door Peter De Smet ( Pagina 85 van 189 Het eerste argument dat we moeten ingeven is de zoekwaarde. In dit geval is dit de verkoop van januari voor Piet. Dus klik cel C3. typ puntkomma (;) om het volgende argument in te geven. Voor het volgende argument geven we het Bereik in, waar de gegevens moeten worden gezocht. Sleep met de muisaanwijzer over het Bereik (B8:E9) en Figuur 146 typ puntkomma (;) om het volgende argument in te geven. Voor het volgende argument moeten we het rijnummer ingeven, dit is het rijnummer uit ons Bereik, NIET het rijnummer uit ons werkblad. Twee dus. Hoewel onze functie nu volledig is ingevuld, moeten we onze formule nog verder afmaken. Mochten we nu reeds de Entertoets drukken, zien we als resultaat enkel 5% staan, in de cel C4. En dit is niet de bedoeling, ik wil berekenen hoeveel commissie Piet krijgt. Dus sluit ik de haakjes, typ *, en klik de cel C3, wat het verkoopcijfer van Piet is, voor de maand januari. Figuur 147 Willen we deze formule kopiëren naar de overige maanden, moeten we de celverwijzingen van ons Bereik "Absoluut" maken. Mocht je niet meer weten hoe je dit doet... Dubbelklik de formule in de formulebalk, selecteer de celverwijzing B8, en klik de F4 toets op je toetsenbord. Dit is de vlugste manier. Doe hetzelfde voor de celverwijzing van E9 Figuur 148

86 Wat als scenario s door Peter De Smet ( Pagina 86 van WAT ALS SCENARIO S 16.1 HET MAKEN VAN SCENARIO'S 15 Met de functie scenariobeheer in Excel hebben we de mogelijkheid verschillende Wat als... analyses te maken, zonder dat we de gegevens hiervoor steeds hoeven te wijzigen. Bijvoorbeeld: In een kapsalon verkopen ze een aantal handelingen: snit, kleur en drogen. Er zijn dagen dat alles normaal verloopt. Er zijn dagen dat er reservaties worden afgebeld, bijvoorbeeld bij heel goed weer. En er zijn dagen dat iedereen bij de kapper moet zijn, bijvoorbeeld voor een feestdag. Om niet steeds de cellen te moeten wijzigen, kunnen we hiervoor een aantal scenario's instellen. De optie scenariobeheer vinden we onder "Wat als-analyse" in het tabblad "Gegevens", in het lint. Klik het naar beneden wijzend pijltje naast "Wat als-analyse", en kies Scenariobeheer. In het dialoogvenster dat verschijnt kies je "Toevoegen". In het bovenste vak geef je het eerste scenario een naam. Ik zal dit "Normaal" noemen. In het tweede vak,"veranderde cellen", geef je de cellen in die moeten worden aangepast, afhankelijk van het gekozen scenario. Klik hiervoor met de muisaanwijzer op de cellen, hou de Ctrl-toets op je toetsenbord ingedrukt wanneer dit geen naast elkaar liggende cellen zijn. In het derde vak kan je eventueel een opmerking ingeven. Figuur 149 Klik OK wanneer alle vakken zijn ingevuld In het scenariowaardenvenster geef je de verschillende waarden in, voor de "Veranderde cellen". 15 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

87 Wat als scenario s door Peter De Smet ( Pagina 87 van 189 Klik de knop Toevoegen. We moeten namelijk nog twee scenario's ingeven, weet je nog. Eén als de zon schijnt, en één als er een feestdag op komst is. Dus herhaal je deze stappen voor elk scenario. Ben je klaar dan druk je op OK Figuur 150 In het Scenariobeheer dialoogvenster dat verschijnt zie je nu onze drie ingestelde scenario's. Klik op Sluiten 16.2 WEERGEVEN VAN SCENARIO'S Eénmaal we de scenario's hebben gemaakt kunnen we deze toepassen wanneer we dat willen. Klik hiervoor het naar beneden wijzend pijltje naast "Wat als-analyse", en kies Scenariobeheer. In het scenariobeheervenster selecteer je een scenario, en klik je de knop "Weergeven". Je kunt nu één voor één de verschillende scenario's bekijken door ze te selecteren, en te klikken op de knop "Weergeven". De waarden in de cellen die betrekking hebben op de waarden van het gekozen scenario, worden automatisch aangepast. Figuur WIJZIGEN VAN SCENARIO'S Om een scenario te wijzigen open je het dialoogvenster Scenariobeheer, selecteer je het scenario, en klik je de knop "Bewerken".

88 Wat als scenario s door Peter De Smet ( Pagina 88 van 189 In het dialoogvenster "Scenario bewerken", kan je al je instellingen wijzigen. Klik OK, en nogmaals OK wanneer je tevreden bent. En klik "Sluiten" om; het dialoogvenster te sluiten VERWIJDEREN VAN EEN SCENARIO Om een scenario te verwijderen open je het dialoogvenster Scenariobeheer, selecteer je het scenario, en klik je de knop "Verwijderen". Excel zal je geen waarschuwing geven, en zal het scenario onmiddellijk verwijderen SCENARIORAPPORT We kunnen een rapport maken gebaseerd op de scenario's die we hebben gemaakt. Klik hiervoor op het naar beneden wijzend pijltje naast "Wat als-analyse", en kies Scenariobeheer. Klik de knop "Samenvatting" in het dialoogvenster Scenariobeheer. Dit opent het dialoogvenster "Scenario-samenvatting", met twee opties: Scenario-samenvatting (verschijnt als werkbladoverzicht) Scenariodraaitabelrapport (verschijnt als rapport in de vorm van een draaitabel) In dit voorbeeld ga ik voor de eerste optie, " Scenario-samenvatting ". Figuur 152 In het vak "Resultaatcellen:" geven we de cel(len) in waarin we zijn geïnteresseerd In dit geval is het cel C8, met het algemeen totaal. Klik OK. Ons samenvattingsrapport wordt weergegeven in een nieuw werkblad: Figuur 153

89 Wat als scenario s door Peter De Smet ( Pagina 89 van DOELZOEKEN In les 32 had ik je een voorbeeld getoond hoe je de BET functie gebruikt om een afbetaling te berekenen. In dit voorbeeld toon ik je hoe je omgekeerd te werk kunt gaan, met de Wat als... analyse. Ik wil een bedrag lenen voor de aankoop van een huis, maar ik denk dat een beetje te hoog gegrepen is voor mijn portemonnee. Ik kan slechts per maand missen voor de afbetaling, dus ga ik een kijken wat ik hiervoor kan krijgen bij de bank. Figuur 154 Ik selecteer de cel B4, die waarin onze formule staat met de BET functie, kies het tabblad "Gegevens" in het lint, klik "Wat als..." analyse, en kies "Doelzoeken". Figuur 155 Dit opent het dialoogvenster "Doelzoeken". Figuur 156 In het eerste vak geef ik de cel in die moet worden aangepast. B4 dus want dit is veel te veel voor mij. In het tweede van geef ik het bedrag in dat ik maandelijks kan betalen, ik moet betalen dus geef ik een negatief getal in, In het derde vak geef ik de cel in die moet worden aangepast, B1. En klik op OK. Excel geeft me nu de waarde van het te lenen bedrag, dat ik zou kunnen afbetalen met mijn Figuur 157 Het zal maar een klein huisje zijn maar, wie het kleine niet eert...

90 Vensters door Peter De Smet ( Pagina 90 van VENSTERS 17.1 DEELVENSTERS BLOKKEREN (BEVRIEZEN) Wanneer we werken met heel wat informatie in ons werkblad, kan dit wel eens erg lang en breed worden. Als we dan naar beneden of naar rechts scrollen kunnen we onze titels niet meer lezen. We hebben de mogelijkheid deze rijen en of kolommen te blokkeren. De optie "Deelvensters blokkeren" vinden we onder het tabblad "Beeld" in het lint, optie "Venster" - "Deelvensters blokkeren". Een pop-upmenu wordt getoond met drie opties: 1 Titels blokkeren 2 Bovenste rij blokkeren 3 Eerste kolom blokkeren De eerste optie, "Titels blokkeren", is hetzelfde dan bij eerdere versies van Excel. Je selecteert een cel in het werkblad, en alle rijen boven, plus alle kolommen links van de geselecteerde cel worden geblokkeerd bij het scrollen. Wilde je enkel de 1ste rij blokkeren moest je cel A2 selecteren. Wilde je enkel kolom A blokkeren, moest je cel B1 selecteren. In Excel 2007 hebben ze dit iets makkelijker gemaakt met de twee overige opties. Het blijft nu gelijk welke cel er is geselecteerd, klik je de optie " Bovenste rij blokkeren ", dan zal Excel de bovenste rij blokkeren. Klik je de optie " Eerste kolom blokkeren", dan zal Excel de eerste kolom blokkeren. Figuur 158 Om een blokkade op te heffen klik je opnieuw Venster - Deelvensters blokkeren, maar kies je voor "...blokkering opheffen" VENSTERS SPLITSEN Een andere manier om verschillende gebieden uit ons werkblad te bekijken, is het venster te "splitsen". De optie "Splitsen" vinden we in het tabblad "Beeld" in het lint, onder de knop"venster". Het venster zal splitsen, links van, en boven de geselecteerde cel.

91 Vensters door Peter De Smet ( Pagina 91 van 189 Figuur 159 Het verschil met de optie "Deelvensters blokkeren", is dat wanneer je een venster splitst, drie van de vier vensters heeft zijn eigen scrollbalken. Dit laat je toe verschillende gebieden van het werkblad te bekijken op dezelfde tijd. Je kunt de splitsing wijzigen door te klikken en te slepen met de balken. Om de splitsing te verwijderen klik je nogmaals op de knop "Venster", optie "Splitsen". Een tweede manier om een venster te splitsen, is door te klikken en te slepen met slipbalken. Dit zijn de verticale en horizontale balkjes, rechtsboven en rechts onderaan de scrollbalken. Figuur 160 Om deze terug te verwijderen, kun je de ingevoegde balk dubbelklikken.

92 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 92 van GRAFIEKEN 18.1 GRAFIEKEN MAKEN Om een grafiek in te voegen selecteren we eerst de gegevens die willen invoegen in onze grafiek. Mocht deze nog niet zijn geselecteerd, klik de "Invoegen" tab in het lint. In het lint bevinden zich verschillende types categorieën van grafieken. Afhankelijk van de gegevens die je wilt verwerken in je grafiek, zullen bepaalde types geschikter zijn dan andere. Klikken op een icoon toont ons een drop-downmenu. Om een grafiek in te voegen klik je het grafiek in het drop-downmenu. Figuur 161 Dit plaatst de grafiek in het midden het werkblad GRAFIEK INDELING Wanneer we een grafiek hebben gemaakt, en deze is geselecteerd in het werkblad, verschijnen er drie extra tabbladen in het lint. Deze tabbladen voorzien ons van alle opdrachten die we nodig hebben voor de opmaak en indeling van onze grafiek. Figuur 162 Bijvoorbeeld, wanneer een grafiek wordt aangemaakt wordt deze standaard weergegeven. De legende aan de rechterkant, een as voor de waarden, een as voor de categorieën, en een categorieastitel onderaan, welke in onderstaand voorbeeld de maanden weergeeft.

93 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 93 van 189 Figuur 163 Maar in grafieken kunnen ook titels, zelfs tabellen worden opgenomen, en de legende kan worden verplaatst naar boven, rechts, of onder. In plaats van dit manueel te moeten doen, kunnen we hiervoor gebruik maken van de Grafiekindeling. Klikken op het onderste pijltje opent een pop-upmenu met verschillende indelingen. Figuur 164 Figuur 165 Zo zal bijvoorbeeld de eerste een titel toevoegen aan onze grafiek. Een andere indeling zal dan weer de legende verplaatsen naar onder. Er zit er ook één tussen die een gegevenstabel toevoegt aan onze grafiek. Al deze vooraf geïnstalleerde indeling kunnen ons heel wat tijd besparen, maar je kan, indien je dat wenst, zelf items toevoegen of verwijderen.

94 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 94 van 189 Probeer deze allen maar 's uit, je kan steeds met de knop "Ongedaan maken" in de werkbalk "Snelle toegang", terugkeren naar eerdere ontwerpen. Figuur TYPE GRAFIEK WIJZIGEN Het type van grafiek kunnen we op elk moment wijzigen. Om dit te doe klik je de knop "Ander grafiektype", in het tabblad "Ontwerpen" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken". Figuur 167 Dit opent het dialoogvenster "Grafiektype wijzigen", dat is verdeeld in twee delen. In het linker deel vinden we de verschillende categorieën, in het rechter deel de verschillende types. Om een type te selecteren, kies je de grafiek en klik je OK. Wens je de wijziging van grafiektype ongedaan te maken, klik je de "Ongedaan maken" knop in de werkbalk "Snelle toegang". Of je klikt opnieuw de knop "Ander grafiektype", en maakt een andere keuze. Er zijn heel wat verschillende types, dus je kunt deze kiezen, die het beste je gegevens weergeeft RIJEN MET KOLOMMEN OMDRAAIEN In Excel 2007 wordt het ons wel heel makkelijk gemaakt om de rijen met de kolommen om te draaien.

95 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 95 van 189 Hiervoor klikken we de knop "Rijen/kolommen omdraaien", in het tabblad "Ontwerpen" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken". Figuur 168 Figuur 169 Figuur GRAFIEK VERPLAATSEN NAAR NIEUW WERKBLAD Standaard wordt een grafiek geplaatst als object in hetzelfde werkblad met de geselecteerde gegevens. We kunnen deze verplaatsen naar een nieuw werkblad door te klikken op de knop "Grafiek verplaatsen", in het tabblad "Ontwerpen" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken". Figuur 171 Dit opent een dialoogvenster waar we kiezen voor "Nieuw werkblad". We geven het werkblad een naam, en klikken OK. Dit plaatst de grafiek in zijn eigen werkblad.

96 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 96 van 189 Om dit terug te wijzigen herhaal je deze handelingen. Eventueel kan je de keuze van het werkblad wijzigen door te klikken op het naar beneden wijzend pijltje. Om een grafiek te verplaatsen als object in een werkblad, ga je met de muisaanwijzer over de rand van de grafiek, tot deze wijzigt in een vierdelig pijltje, en klikt en sleept deze naar de gewenste positie. Om de afmetingen van de grafiek te wijzigen, klik en sleep je de blokjes aan de randen of hoeken van de grafiek. Of, wens je het iets nauwkeuriger te doen, kies je het tabblad "Opmaak" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken". Figuur GRAFIEKTITEL TOEVOEGEN Om een grafiektitel toe te voegen klikken we de knop "Grafiektitel", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken". Dit opent een drop-downmenu waar we drie mogelijkheden hebben: Geen: is de standaard optie, en kunnen we ook gebruiken om een reeds eerder ingevoerde titel te verwijderen. Geconcentreerde overlay titel: voegt een titel toe, zonder de afmeting van de grafiek te wijzigen. Boven grafiek: plaatst de titel boven de grafiek maar wijzigt de afmetingen van de grafiek. Door te klikken op het onderste item "Meer opties voor titel..." kunnen we een heel aantal instellingen ingeven voor de opmaak van onze titel. Veel te veel om op te noemen. Om de tekst van de titel te wijzigen, dubbelklik je deze, en typ je de titel. Om de nieuwe tekst te bevestigen klik je buiten de titel ASTITEL TOEVOEGEN Om een astitel toe te voegen klikken we de knop "Astitel", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken". Hier hebben we de keuze uit "Horizontale as", en "Verticale as". Kiezen voor Horizontale as, geeft ons twee opties. "Geen" of "Titel onder as". Beiden lijken me wel duidelijk. Kiezen voor "Verticale as" geeft ons vier opties. Geen, Gedraaide titel, Verticale titel en Horizontale titel. Ook deze lijken me geen uitleg nodig. In beide gevallen "Horizontale as", en "Verticale as", dubbelklikken we de tekst om deze te wijzigen. Ook hier klikken we buiten de titel om deze te bevestigen. En ook hier vinden we de knop "Meer opties voor titel..." waar we een heel aantal instellingen kunnen ingeven voor de opmaak van onze titel LEGENDA VERPLAATSEN Wanneer we een grafiek aanmaken, wordt de legenda standaard aan de rechterzijde van de grafiek geplaatst. Willen we dit wijzigen selecteren we eerst de grafiek, en klikken we de knop "Legenda", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".

97 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 97 van 189 Figuur 173 Dit opent een drop-downmenu met zeven keuzes. Deze lijken me allen heel duidelijk en behoeven verder geen commentaar. Door te klikken op het onderste item "Meer opties voor legenda..." kunnen we ook hier een heel aantal instellingen ingeven, voor de opmaak van onze legenda. Veel te veel om op te noemen GEGEVENSLABELS Afhankelijk van de gegevens in onze grafiek, kan het wel eens handig zijn om gegevenslabels in te voegen. Klik hiervoor op de knop "Gegevenslabels", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken". Kies één van de opties in het drop-downmenu. De opties in het drop-downmenu zijn afhankelijk van het gekozen grafiektype. Ook hier hebben we een groot aantal mogelijkheden onder de keuze "Meer opties voor gegevenslabels..." Figuur GEGEVENSTABEL We hebben de mogelijkheid om onze gegevenstabel toe te voegen aan onze grafiek. Of deze grafiek nu in het gegevenswerkblad staat of in z'n eigen werkblad, dat maakt niet uit. Klik hiervoor op de knop "Gegevenstabel", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken". In het Gegevenstabel drop-downmenu vinden we drie opties: Geen, Gegevenstabel weergeven, en Gegevenstabel met legendasleutels weergeven. De gegevenstabel wordt geplaatst onder de grafiek. Een gegevenstabel kan enkel worden toegevoegd aan Kolom-, Lijn-, Staaf- en Vlakgrafieken.

98 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 98 van GRAFIEKASSEN WIJZIGEN Door te klikken op de knop "Assen", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken", kunnen we de weergave van de verticale as (Y-as) en de horizontale as (X-as) wijzigen, zelfs verbergen. Voor de horizontale as hebben we vier opties. Voor de verticale as hebben we zes opties. Deze lijken me allen duidelijk RASTERLIJNEN TOEVOEGEN EN VERWIJDEREN Standaard worden verticale rasterlijnen toegevoegd in onze grafiek. Door te klikken op de knop "Rasterlijnen", in het tabblad "Indeling" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken", kunnen we zowel verticale als horizontale rasterlijnen toevoegen of verwijderen OPMAKEN VAN GRAFIEKITEMS Om een item uit de grafiek op te maken, selecteer je eerst het item. Selecteer het tabblad "Opmaak" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken" In het tabblad "Opmaak" beschikken we over vijf groepen: Figuur Huidige selectie In de groep "Huidige selectie" kunnen we het item selecteren, door op het naar beneden wijzend pijltje te klikken. Dit opent een drop-downmenu waarin al onze items uit onze grafiek staan vermeld. 2 Vormstijlen 3 Stijlen voor WordArt 4 Schikken 5 Grootte De opmaak uit de groepen "Vormstijlen" en "Stijlen voor WordArt" beschikken over de functie Live-voorbeelden. Dit is niet zo wanneer de grafiek in z'n eigen werkblad staat GRAFIEK VERWIJDEREN Om een grafiek te verwijderen, selecteer je de grafiek, en druk je Deleteknop op je toetsenbord. Om een grafiek te verwijderen dat in een nieuw werkblad staat, rechtsklik je het tabblad, en kies je "Verwijderen". Excel zal je vragen of je hiervan wel zeker bent, éénmaal het is verwijderd kan je niet meer terug, ook niet met de knop "Ongedaan maken" GRAFIEK PRINTEN Wanneer we enkel de grafiek willen afprinten die zich in het werkblad bevindt van onze gegevens, selecteren we eerst de grafiek, klikken de Officeknop links bovenaan het lint, kiezen "Afdrukken", en "Snel Afdrukken". Wensen we een aantal instellingen in te geven, kies je voor "Afdrukken", in plaats van "Snel afdrukken". Dit opent een dialoogvenster waar we een aantal instellingen kunnen ingeven,

99 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 99 van 189 bijvoorbeeld het aantal. Wensen we eerst een voorbeeld te zien van hoe onze afdruk er zal uitzien, kies je de knop "Afdrukvoorbeeld. Dit opent een venster met het afdrukvoorbeeld. Klik de knop "Afdrukken" wanneer je tevreden bent. Willen we een grafiek afdrukken die zich in z'n eigenwerkblad bevindt, open je eerst het werkblad, en volg je daarna dezelfde handelingen dan hierboven Figuur GEGEVENS TOEVOEGEN AAN GRAFIEK Gegevens toevoegen aan een grafiek kunnen we op verschillende manieren. Ik zal je hier twee, volgens mij makkelijkste, manieren tonen. Stel, de maand april is toegevoegd in onze tabel, en nu willen we deze ook opnemen in onze grafiek. Figuur 177 Selecteer eerst het Bereik van de maand april in de tabel (E3:E9). Klik Ctrl C op uw toetsenbord (dit kopieert het Bereik) Selecteer de grafiek. En klik Ctrl V op uw toetsenbord. De kolom met de cijfers van april zijn nu toegevoegd aan onze grafiek.

100 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 100 van 189 Figuur 178 Een tweede manier is de grafiek te selecteren, en de blauwe rand rond het Bereik in de tabel, te klikken en slepen met de randen of de hoeken, tot de juiste kolommen zijn geselecteerd. De eerste manier kan men ook gebruiken wanneer de grafiek in zijn eigen werkblad staat GEGEVENS VERWIJDEREN UIT GRAFIEK Gegevens uit een grafiek verwijderen is net zo makkelijk als de hele grafiek verwijderen. Selecteer de reeks, en klik de Deleteknop op je toetsenbord. Hoe selecteer je een reeks? Wel je klikt op een balkje uit deze reeks, bvb het blauwe balkje van de koffie. Dit selecteert de hele reeks januari. Of je klikt het naar benedenwijzend pijltje in het vak "Grafiekgebied" onder het tabblad "Opmaak", uit de "Hulpmiddelen voor grafieken". En kiest de reeks die je wilt verwijderen. Figuur 179 De gegevens worden niet verwijderd in ons werkblad, enkel in onze grafiek WAARDE-AS AANPASSEN Om de waarde-as (de verticale as) aan te passen, selecteren we deze eerst in onze grafiek. En klikken "Selectie aanpassen" in het tabblad "Opmaak" in de sectie "Hulpmiddelen voor grafieken".

101 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 101 van 189 Figuur 180 In het dialoogvenster "As opmaken" is standaard de instelling "Automatisch" ingeschakeld voor de Minimum en Maximum waarde etc. We kunnen deze wijzigen door het selectievakje "Vast" te klikken, en een waarde in te typen. Eventueel kan je hier nog een aantal andere opties instellen. De opties in het dialoogvenster zijn afhankelijk het type grafiek dat je hebt gekozen. Klik de knop "Sluiten" onderaan het dialoogvenster om de wijzigingen te bevestigen CATEGORIE-AS AANPASSEN Om de opties van de categorie-as (de horizontale as) aan te passen voeren we dezelfde handelingen uit. Alleen selecteren we eerst de categorie-as uiteraard. De opties voor de categorie-as zijn ook afhankelijk van het gekozen grafiektype MEERDERE GRAFIEKTYPES IN ÉÉN GRAFIEK Wanneer de waarden tussen verschillende gegevensreeksen ver uit elkaar liggen, kunnen we voor de verschillende reeksen verschillende grafiektypes gebruiken. Figuur 181

102 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 102 van 189 Selecteer eerst de reeks waarvan je het grafiektype wil wijzigen. In bovenstaand voorbeeld het "Bezoeken". Klik hiervoor het naar beneden wijzend pijltje in het vak "Grafiekgebied" onder het tabblad "Opmaak", uit de "Hulpmiddelen voor grafieken". En kiest de reeks waarvan je het grafiektype wil wijzigen. In dit geval "Bezoeken". Kies het tabblad "Ontwerpen" uit de "Hulpmiddelen voor grafieken". En klik de knop "Ander grafiektype". Kies bvb een Lijngrafiek, en klik OK in het dialoogvenster. Rechtsklik de gegevensreeks "Bezoeken" en kies "Gegevensreeks opmaken" uit het dropdownmenu. In het "Gegevensreeks opmaken" dialoogvenster selecteer je aan de linkerkant "Opties voor reeks". En aan de rechterkant kies je "Secondaire as". En klik Sluiten Figuur 182 Figuur GRAFIEK SJABLOON Wanneer je de opmaak van een grafiek meermaals wil gebruiken, kun je dit opslaan als sjabloon. Selecteer hiervoor eerst de grafiek. Kies het tabblad "Ontwerpen" uit de "Hulpmiddelen voor grafieken". En klik de knop "Opslaan als sjabloon". Dit opent het dialoogvenster "Grafieksjabloon opslaan". Geef een naam in het vak "Bestandsnaam:". In het vak "Opslaan als", is de extensie reeds ingevuld voor een sjabloon (.crtx). Klik de knop" Opslaan". Wens je later dit sjabloon opnieuw te gebruiken, selecteer je eerst het Bereik voor de grafiek. Klik het tabblad "Invoegen" bovenaan het lint. Klik één van de grafiektypes, maakt niet uit welke. Kies onderaan het drop-downmenu voor "Alle grafiektypen..."/ In het dialoogvenster "Grafiek invoegen", klik aan de linkerkant de map "Sjabloon". Aan de rechterkant van het dialoogvenster verschijnen al je reeds eerder gemaakte gra-

103 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 103 van 189 fieksjablonen. Wanneer je met de muisaanwijzer over het sjabloon beweegt, verschijnt de sjabloonnaam. Selecteer deze die je wenst, en klik OK. Om een reeds gemaakte grafiek te wijzigen in een sjabloongrafiek, selecteer je de grafiek, en klik je de knop "Ander grafiektype". In het dialoogvenster dat verschijnt, vinden we bovenaan terug onze map met sjablonen. Klik deze, en kies je grafiek aan de rechterzijde TRENDLIJN TOEVOEGEN Een trendlijn is een rechte lijn die een aantal markante punten in een grafiek met elkaar verbind. Een trendlijn kan zowat in elke grafiek worden toegevoegd. Bijvoorbeeld: Onze firma wil weten welke van onze artikelen ze wil behouden, en welke van onze artikelen het wil verwijderen uit ons assortiment, gebaseerd op de verkoop van vorig jaar. Hiervoor kunnen we een trendlijn toevoegen. Selecteer eerst de grafiek. Klik de knop "Trendlijn" in het tabblad "Indeling" uit de "Hulpmiddelen voor grafieken". Figuur 184 Dit opent een menu met zes opties hebben. 1 Geen 2 Lineaire trendlijn 3 Exponentiële trendlijn 4 Trendlijn voor lineaire voorspelling 5 Zwevend gemiddelde met twee perioden 6 Meer opties... De lineaire trendlijn is de meest gebruikte, hiervoor hebben we dan ook twee opties. De Lineaire trendlijn, en de Trendlijn voor lineaire voorspelling. In dit voorbeeld neem ik de eerste, Lineaire trendlijn. Wanneer er geen gegevensreeks was geselecteerd in de grafiek, verschijnt er een dialoogvenster, kies het artikel waarop je de trendlijn wil toepassen, en klik OK.

104 Grafieken door Peter De Smet ( Pagina 104 van 189 Figuur 185 Het aantal trendlijnen en trendtypes in een grafiek is onbeperkt. Kies voor de optie "Geen", wanneer je de trendlijnen wil verwijderen FIGUUR ALS ACHTERGROND Excel laat ons toe een figuur of patroon te gebruiken als achtergrond in een grafiek. Selecteer hiervoor eerst het grafiekgebied dat je wilt opmaken. Kies het tabblad "Opmaak" uit de "Hulpmiddelen voor grafieken". En klik helemaal links in het lint op "Selectie opmaken". Dit opent het dialoogvenster "Grafiekgebied opmaken". In het linkse deel kies je voor "Opvulling". En rechts kies je "Opvulling met figuur of bitmappatroon". Kies in het dialoogvenster voor "Bestand" indien je een foto wil invoegen. Selecteer het bestand, en klik de knop "Invoegen". Figuur 186 Dit kan je doen voor elk gebied in je grafiek. Maak het niet te zot, zeker niet zoals in bovenstaand voorbeeld. Wens je een transparante achtergrond, kies je voor "Geen opvulling" in het dialoogvenster.

105 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 105 van DRAAITABELLEN 19.1 DE VOORDELEN VAN EEN DRAAITABEL Een van de krachtigste hulpmiddelen van Excel is de draaitabel. In een draaitabel kunnen we, op het eerste gezicht zinloze, gegevens op een zinvolle manier laten weergeven. Een draaitabel is een dynamisch samenvattingrapport gemaakt uit een databank of een tabel. Deze databank of tabel, kan zich bevinden in een Excel werkmap, of in een extern databankbestand. Bijvoorbeeld Access. Een draaitabel kan antwoorden geven op vragen als, Welke winkel draait het meeste omzet, en op welke dagen? In welke winkel verkopen welke artikelen het best? Welke dagen van de week halen de minste omzet? En zo kan ik er nog honderden opnoemen DRAAITABEL MAKEN Een draaitabel aanmaken kunnen we op twee manieren, de nieuwe methode, en de oude zoals in vorige versies van Excel. Om een draaitabel toe te voegen in Excel 2007 op de nieuwe manier, plaats je eerst de muisaanwijzer in de tabel, kies je het tabblad "Invoegen" in het lint, klik je de knop "Draaitabel", en uit het drop-downmenu kies je nogmaals "Draaitabel. Figuur 187 In het dialoogvenster "Draaitabel maken" dat verschijnt, is reeds het Bereik ingevuld. Dit komt omdat we eerst een cel hebben geselecteerd in onze tabel. Mochten we dit niet hebben gedaan, of wens je toch nog het Bereik aan te passen klik je de knop "Invouwen". Om een draaitabel uit een ander bestand te maken, selecteer je het vakje voor de tekst "Een externe gegevensbron gebruiken". Hierover later meer, laat ons nu eerst eens een simpele draaitabel maken. Figuur 188

106 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 106 van 189 We wensen deze draaitabel in een nieuw werkblad, dit is standaard aangevinkt, dus klikken we de knop OK. Dit opent het draaitabellenwerkblad. Bovenaan het lint vinden we twee nieuwe tabbladen, "Opties" en "Ontwerpen". Over het tabblad "Opties" zal ik verder uitbreiden wanneer ik een bepaalde optie bespreek. Het tabblad "Ontwerpen" is vrij simpel, ook dit zal nog wel eens aan bod komen. Figuur 189 Aan de linkse kant vinden we het gebied waar onze draaitabel komt. Aan de rechter kant vinden we de lijst met de verschillende draaitabelvelden. Ik geef meteen het nieuwe werkblad een meer toepasselijke naam, door erop te rechtsklikken, en te kiezen voor "Naam Wijzigen". Dit houdt alles een beetje meer overzichtelijker. Nu, om een veld in te voegen in onze draaitabel, hoeven we enkel de veldnamen te klikken in onze veldlijst. Dit plaatst een vinkje voor de veldnaam, Excel plaatst deze automatisch onderaan in een gebied. Een woordje uitleg over de verschillende gebieden: 1 Rapportfilter: tabelvelden die in dit gebied worden geplaatst kunnen worden gebruikt om hele draaitabellen te filteren. M.a.w. je kunt het veld zo instellen dat enkel de gegevens worden getoond, die aan bepaalde voorwaarden voldoen. 2 Kolomlabels: tabelvelden geplaatst in dit gebied worden als kolomtitels weergegeven. 3 Rijlabels: tabelvelden geplaatst in dit gebied worden als tijtitels weergegeven. 4 Waarden: tabelvelden geplaatst in dit gebied worden standaard opgeteld. Belangrijk: Om de veldlijst, met de daar onderstaande gebieden te zien, moet er een cel zijn geselecteerd in het "Draaitabelgebied". In dit eerste voorbeeld wil ik de omzet zien per product in de verschillende regio's. Dus ik klik het veld Regio, Product, en Omzet in de tabelveldenlijst. Excel plaatst automatisch de velden Regio en Product in het gebied "Rijlabels", en het veld "Omzet" in het gebied "Waarden".

107 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 107 van 189 Excel zal steeds de velden die tekst bevatten plaatsen in het gebied "Rijlabels", en velden met een getal, in het gebied "Waarden". Op de velden in het gebied "Waarden" worden berekeningen uitgevoerd, bijvoorbeeld som of gemiddelde etc. Dit wil niet zeggen dat je geen tekst kan plaatsen in het gebied "Waarden". Excel zal dan het aantal berekenen, en weergeven. Figuur 190 Maar om het veld "Product" weer te geven als kolom in plaats van rij, klik je het naar beneden wijzend pijltje, en kies je "Naar kolomlabels verplaatsen". Dit toont een overzichtelijke weergave van onze producten per regio. En dit is eigenlijk de bedoeling van een draaitabel. Je draait als het ware de verschillende velden in verschillende posities, om een beter beeld te krijgen van de gegevens uit je tabel. Met een paar klikken, kan je de gegevens uit je tabel analyseren op de manier die je het beste past. Figuur 191 Ik zal nog vlug even uitleggen hoe je overschakelt naar de oude manier, dus in vorige versies van Excel. Plaats de muisaanwijzer in de tabel, kies het tabblad "Invoegen" in het lint, klik de knop "Draaitabel", en uit het drop-downmenu kies je nogmaals "Draaitabel. Kies het tabblad "Opties", en klik de knop "Opties", helemaal aan de linker kant. In het dialoogvenster "Opties voor draaitabel" kies je het tabblad "Weergave". In het tabblad "Weergave" klik je het vakje voor de tekst "Klassieke draaitabelindeling...", zodat dit is aangevinkt. En klik OK VELDEN TOEVOEGEN EN VERWIJDEREN Om velden toe te voegen aan onze draaitabel selecteer je een cel in de draaitabel. Dit opent de lijst met draaitabelvelden. Klik en sleep het veld dat je wilt toevoegen naar het gebied waar je deze wil hebben. Je kunt zoveel velden toevoegen aan een gebied dat je zelf wil.

108 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 108 van 189 Figuur 192 In het voorbeeld hierboven heb ik het veld "Vertegenw" toegevoegd aan het gebied "Rijlabels", onder het veld "Regio". Dit geeft me de cijfers voor elke Vertegenwoordiger per Regio. Wil ik de cijfers zien voor elke Regio per Vertegenwoordiger, dan sleep ik het veld "Regio" onder het veld "Vertegenwoordigers". Figuur 193 Om velden uit een draaitabel te verwijderen klik je de veldnaam in de draaitabelveldlijst. Velden die zijn opgenomen in onze draaitabel worden in deze lijst vet weergegeven. Om alle velden uit een draaitabel vlug te verwijderen, Kies je Wissen - Alles wissen, in het tabblad "Opties" in de "Hulpmiddelen voor Draaitabellen". Figuur 194 Velden verwijderen uit een draaitabel heeft geen effect op de gegevens in ons origineel werkblad GEGEVENSBRON WIJZIGEN Om de gegevensbron te wijzigen in onze draaitabel selecteren we eerst een cel in onze draaitabel. Figuur 195

109 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 109 van 189 Selecteren het tabblad "Opties" in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen". En klikken de knop "Andere gegevensbron". Het dialoogvenster "Gegevensbron voor draaitabel wijzigen" verschijnt. Bevindt het nieuwe Bereik zich op een ander tabblad, selecteer je het tabblad. Excel zal proberen uit te vissen welk Bereik hij moet selecteren. Ga je hiermee akkoord, klik je de knop OK. Figuur 196 Is dit niet het Bereik dat je wilt, klik je de knop "Invouwen" en klik en sleep je over het Bereik. Ben je klaar, klik je de knop "Uitvouwen", en klik je OK. Figuur 197 Heeft het nieuwe Bereik dezelfde kolomtitels als het oude, zal Excel deze overnemen. Heeft het Bereik andere kolomtitels, dan zal je opnieuw de rijlabels, kolomlabels of waarden moeten instellen. Bevindt het Bereik dat je wilt selecteren zich in een andere werkmap, is de werkwijze een beetje verschillend. Het eerste wat je moet doen is beide werkmappen openen. Selecteer de werkmap met de draaitabel. Klik de knop "Andere gegevensbron". In het dialoogvenster klik je de knop "Invouwen" Selecteer de tweede werkmap door hierop te klikken in het Windows Taakvenster, selecteer het Bereik. Klik de knop "Uitvouwen" Het vak Bereik geeft nu onze werkmap weer: Limburg.xlsx Het werkblad: Blad1 En het Bereik: A2:B8

110 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 110 van 189 Figuur 198 En klik OK. Je hebt nu je eerst draaitabel gemaakt, met gegevens uit een andere werkmap EEN DRAAITABEL MAKEN MET GEGEVENS UIT ACCESS 16 Het mooie in het maken van draaitabellen is dat de gegevens voor je draaitabel niet zonodig uit een Excelbestand moeten komen. Deze gegevens kunnen we ook halen uit een databank. In dit voorbeeld ga ik de gegevens halen uit een Access databank, de Northwind databank om precies te zijn. Iedereen die een beetje kent van Access zal deze voorbeelddatabank wel kennen. Voor we van start gaan moeten we wel weten welke gegevens uit de databank we willen opnemen in onze draaitabel. De Northwind databank bestaat uit verschillende tabellen en queries, en dit zal niet anders zijn denk ik, mocht je een andere databank willen invoegen. Ik kies de query "Product sales for 1997" als voorbeeld. Om deze draaitabel te maken moet je deze NIET hebben geopend. Figuur 199 Klik de knop "Draaitabel" in het tabblad "Invoegen", bovenaan het lint. Selecteer "Een externe gegevensbron gebruiken" in het dialoogvenster "Draaitabel ma- 16 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

111 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 111 van 189 ken". En klik de knop "Verbinding kiezen". In het dialoogvenster "Bestaande verbindingen" klik je het naar beneden wijzend pijltje, en kies je voor "Verbindingsbestanden op deze computer". Figuur 200 In het volgende dialoogvenster klik je de knop "Bladeren naar meer", en navigeer en selecteer het bestand, in mijn geval de Northwind.mdb databank. Klik OK om het dialoogvenster te openen. Uit de lijst selecteer ik "Product sales for 1997", en klik OK. Klik nogmaals op OK om het volgende dialoogvenster te sluiten. Alle velden uit de query "Product sales for 1997" in het Accessbestand, worden weergegeven in de lijst met draaitabelvelden. Figuur 201 Het enige wat je nu nog hoeft te doen is de draaitabelvelden plaatsen in de verschillende gebieden. Et voilà: Figuur 202 Vergeet je bestand niet op te slaan, indien je dit wenst te behouden.

112 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 112 van GETALNOTATIE In les 48 had ik je reeds verteld hoe je velden toevoegt en verwijderd uit onze draaitabel, met de Lijst met draaitabelvelden. Maar er zijn nog een aantal opties waarover ik het wil hebben. De eerste is de getalnotatie. In plaats van de cijfers op te maken door middel van het tabblad "Start" in het lint, ben je beter dat je hiervoor het drop-downmenu gebruikt. Dit voorkomt verwikkelingen wanneer we de gegevens in ons "Waardegebied" wijzigen of toevoegen. Klik hiervoor het naar beneden wijzend pijltje naast het veld in het gebied "Waarden". In dit geval is dit naast het veld "Omzet". En kies Waardeveldinstellingen uit het drop-downmenu. Figuur 203 In het dialoogvenster "Waardeveldinstellingen" dat verschijnt, klik je de knop onderaan links "Getalnotatie". Dit opent het dialoogvenster "Celeigenschappen". Ik kies voor Valuta aan de linkerkant van het dialoogvenster. Voor de Decimalen geef ik 2 in. Voor het Symbool het Euro-teken En eventueel kan ik nog een notatie ingeven voor negatieve getallen. Klik OK wanneer je tevreden bent. En nogmaals OK, om het Waardeveldinstellingen dialoogvenster te sluiten. Figuur 204 Alle waarden die betrekking hebben op het veld Omzet in onze draaitabel, hebben nu de juiste opmaak: Figuur 205

113 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 113 van VELDLIJSTOPTIES Wanneer we klikken op de knop bovenaan de lijst met draaitabelvelden, verschijnt er een drop-downmenu waaruit we verschillende indelingen voor onze lijst kunnen kiezen. Standaard wordt er bovenaan de veldlijst getoond, en daaronder de vier gebieden. Je kan deze instelling wijzigen door een andere indeling te kiezen uit het drop-downmenu. De laatste twee opties kunnen nuttig zijn wanneer al de velden zijn toegevoegd, en je deze enkel nog wil verschuiven. Figuur 206 Je kunt de veldlijst verplaatsen door de muisaanwijzer over het bovenste gedeelte te plaatsen, en deze te klikken en te slepen naar de positie die je wenst. Wens je de veldlijst terug op z'n originele plaats, klik en sleep je deze over de rechterrand van het Excelvenster. Laat de muisaanwijzer los wanneer de lijst op zijn plaats is "gesprongen". Wens je de lijst te verbergen, klik je het kruisje rechts bovenaan, of klik je de knop "Lijst met velden" Figuur 207 in het tabblad "Opties", van de "Hulpmiddelen voor draaitabellen", in het lint. Wens je later deze lijst terug te zien, klik je nogmaals op de knop "Lijst met velden" in het tabblad "Opties". Een laatste optie in onze veldlijst, staat helemaal onderaan de lijst. Wanneer we deze optie aanvinken, zullen de updates wanneer we bepaalde velden toevoegen, verwijderen, of verschuiven, in onze draaitabel niet worden uitgevoerd, tot we de knop "Bijwerken" klikken. Figuur 208 Dit is handig wanneer je met hele grote en complexe draaitabellen werkt, vooral met externe gegevensbronnen. Zulke updates kunnen heel wat tijd in beslag nemen, dus is het handig wanneer we deze kunnen uitschakelen.

114 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 114 van HET LINT ONTWERPEN In Excel 2007 zijn zowat alle menu's en werkbalken vervangen door het lint. Excel 2007 heeft twee linten die enkel voor draaitabellen worden gebruikt. Het lint "Opties" en het lint "Ontwerpen". Het lint "Ontwerpen" dient, zoals de naam al doet vermoeden, voor de opmaak van onze draaitabel. Figuur 209 Al deze mogelijkheden spreken voor zichzelf, daarom zal ik deze eens vlug overlopen van links naar rechts. Helemaal links vinden we de knop "Subtotalen". Wanneer we hierop klikken, ontvouwt zich een menu met drie keuzes: 1 subtotalen niet weergeven, 2 subtotalen onder de groep weergeven, en 3 subtotalen boven de groep weergeven. Ik denk dat dit wel duidelijk is. Daarnaast hebben we de knop Eindtotalen. Wanneer we hierop klikken, ontvouwt zich een menu met vier keuzes. Ook deze lijken me allen overduidelijk. Daarnaast vinden we de knop Rapportindeling. Wanneer we hierop klikken, ontvouwt zich een menu met drie keuzes: 1 Compacte weergave: deze weergave geeft een zo compact mogelijke weergave van de draaitabel. Dit kan z'n nut hebben wanneer je een uitgebreide draaitabel wil printen op één pagina. 2 Overzichtsweergave: deze weergave toont onze draaitabel als overzicht. Celranden worden niet getoond. 3 Tabelweergave: deze weergave gebruik je als je alle gegevens in een tabelindeling wilt weergeven, en makkelijk cellen naar een ander werkblad wil kopiëren. De volgende knop "Lege rijen" heeft twee opties die me beiden ook duidelijk overkomen. Ook de volgende vier selectievakken lijken me overduidelijk. Rijkoppen en kolomkoppen, geeft deze vet weer. Gestreepte rijen en gestreepte kolommen lijken me ook wel duidelijk, al moet ik je hierbij vertellen, wanneer je deze gebruikt, vooral dan de gestreepte rijen, de gegevens in de draaitabel duidelijker te lezen zijn. En dan hebben we als laatste de draaitabelstijlen. Ook hier beschikken we over de optie Livevoorbeelden, wat toch wel handig is. Meer over draaitabelstijlen in les 53

115 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 115 van HET LINT OPTIES Figuur 210 Al deze knoppen worden besproken wanneer we deze tegenkomen in een les. Alleen over de knop "Opties" helemaal links zal ik hier wat verder uitwijden. Wanneer we hierop klikken, en in het drop-downmenu nogmaals kiezen voor "Opties", verschijnt er een dialoogvenster met vijf tabbladen Het eerste tabblad is "Indeling en opmaak". Cellen met labels samenvoegen en centreren: Het valt wel eens voor dat we in onze draaitabel in de buitenste kolom of rij, velden hebben met hetzelfde labelnaam. Bijvoorbeeld "Maand" of "Kwartaal". Wel wanneer dit vak is aangevinkt, zullen deze cellen worden samengevoegd en het label worden gecentreerd. Rijlabels laten inspringen... Hier bepaal je de inspringing van rijlabels wanneer de draaitabel wordt getoond in Compacte weergave. Velden in rapportfiltergebied weergeven: Bepaalt hoe verschillende velden worden getoond in het Rapportfilter gebied. Kies "Omlaag, dan opzij" om nieuwe velden toe te voegen aan een bestaande kolom, voor je overgaat naar een nieuwe kolom. Kies "Opzij, dan omlaag" om nieuwe velden toe te voegen aan een bestaande rij, voor je over gaat naar een nieuwe rij. Rapportfiltervelden per kolom: Bepaalt hoeveel velden er worden getoond in een rij of een kolom, voor Excel overgaat naar een nieuwe rij of kolom. Voor foutwaarden weergeven: Wanneer dit is aangevinkt, kun je in het vak ernaast een bericht ingeven dat wordt getoond in plaats van een foutmelding. Voor lege cellen weergeven: Wanneer deze optie is aangevinkt, kan je ook hier, een bericht of wat dan ook ingeven, wanneer deze cel leeg is. (zie les 57) Kolombreedte automatisch aanpassen bij bijwerken: Wanneer deze optie is aangevinkt, zal Excel bij elke update van de draaitabel de breedte van de kolommen automatisch aanpassen, aan de breedste gegevens uit deze kolom. Is dit niet aangevinkt zal de originele breedte van de kolom blijven behouden. Celopmaak behouden bij bijwerken: Wanneer deze optie is geselecteerd, zal de opmaak van de cel en het ontwerp van de draaitabel worden behouden bij het bijwerken

116 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 116 van Het tweede tabblad is het tabblad "Totalen en filters". De eerste twee opties lijken me wel duidelijk. Aangevinkt geven deze wel de totalen voor rijen of kolommen, uitgevinkt niet. De derde optie is "Subtotalen van gefilterde items weergeven". Wanneer deze is aangevinkt, bevatten de subtotalen de tabelwaarden die niet werden getoond, omdat er een filter werd op toegepast. De vierde optie "Meerdere filters per veld toestaan" selecteer je wanneer je wilt dat subtotalen en totalen items bevatten die werden verborgen door een filter. De laatste optie "Aangepaste lijsten gebruiken bij sorteren" selecteer je wanneer je aangepaste lijsten wil gebruiken bij het sorteren van gegevens Het derde tabblad is het tabblad "Weergave". De eerste optie "Knoppen voor uit- en samenvoegen weergeven" lijkt me duidelijk. Dit zijn de + en - knopjes die je vindt voor de rij- of kolomlabels. De tweede optie "Contextafhankelijke knopinfo weergeven" lijkt me ook duidelijk, maar voor diegenen die het toch niet weten. Wanneer deze optie is geselecteerd, zal Excel info weergeven wanneer je met de muisaanwijzer over een element in de draaitabel beweegt. De derde optie "Eigenschappen weergeven in knopinfo" lijkt me ook duidelijk. Maar onthoud, deze optie is enkel beschikbaar wanneer de gegevensbron eigenschappen ondersteunt. De vierde optie is "Veldbijschriften en filterkeuzelijsten weergeven". Wanneer deze is geselecteerd worden de veldbijschriften en filterkeuzelijsten (dit zijn de naar beneden wijzende pijltjes) weergegeven. Wanneer deze optie is uitgevinkt, worden beiden verborgen. De vijfde optie "Klassieke draaitabelindeling..." selecteer je wanneer je liever werkt met de lay-out van vroegere versies van Excel, om een draaitabel te maken. De twee volgende opties "Items zonder gegevens in rijen weergeven" en "Items zonder gegevens in kolommen weergeven" doen wat ze zeggen. Deze geven, wanneer ze zijn geselecteerd, de items met geen waarden weer in rijen of kolommen. De volgende optie "Itemlabels weergeven als het waardegebied geen velden bevat" is enkel van toepassing wanneer de draaitabel is aangemaakt op de klassieke manier. Je selecteert deze optie wanneer je itemlabels wil weergeven als er geen veld in het waardegebied is opgegeven. De volgende twee opties, "Sorteren van A naar Z" en "Sorteren in volgorde van gegevensbron" zijn overduidelijk Het vierde tabblad "Afdrukken" In dit tabblad zijn alle opties duidelijk Het vijfde tabblad "Gegevens" De eerste optie "Brongegevens bij bestand opslaan" is enkel relevant wanneer de brongegevens gebaseerd zijn op externe gegevens. Bijvoorbeeld een query uit een Access databank. De tweede optie "Details weergeven inschakelen" vink je aan wanneer je details wilt tonen in een draaitabelrapport. De derde optie is duidelijk.

117 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 117 van 189 De laatste optie "Aantal items per veld dat behouden moet blijven", is ook gebaseerd op draaitabellen die gebaseerd zijn op gegevens uit een externe bron. Het specificeert het aantal items dat zijn opgenomen in de werkmap voor elk veld DRAAITABELSTIJLEN Zoals reeds eerder vermeld, vinden we rechts in het tabblad "Ontwerp" van het lint "Hulpmiddelen voor draaitabellen", een hele hoop verschillende reeds opgemaakte draaitabelstijlen. Je kunt door dit menu scrollen, door de naar boven en naar onder wijzende pijltjes te klikken, of je kan het menu volledig openen door te klikken op de onderste knop, de knop "Meer...". Figuur 211 Wanneer je de knop "Meer..." drukt opent het stijlmenu, en zie je dat de verschillende vooraf opgemaakte stijlen, verdeeld zijn in drie groepen: Licht, Normaal, en Donker. Gebruik de scrollbalk aan de rechterzijde, om door het menu te scrollen. Wanneer je met de muisaanwijzer over een stijl beweegt, zie je hiervan een Livevoorbeeld in de draaitabel. Om een stijl te selecteren, klik je op deze stijl. Om een stijl te verwijderen uit je draaitabel, klik je de knop "Wissen", onderaan het stijlmenu. Om je eigen stijl te maken klik je de knop "Nieuwe stijl voor draaitabellen...", onderaan het stijlmenu. Figuur 212

118 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 118 van 189 Dit opent het dialoogvenster: "Nieuwe snelle stijl voor draaitabel". Je gebruikt de verschillende tabelelementen om je stijl te bepalen. Elk tabelelement past in een Bereik van de draaitabel. Dit kan zijn voor de hele tabel, maar dit kan ook zijn voor bijvoorbeeld de Totaalrij. Om een opmaak voor een element te bepalen, selecteer je het element in de lijst, en klik je de knop "Opmaak". Dit opent het "Celeigenschappen" dialoogvenster met drie tabbladen, Lettertype, Rand, en Opvulling. Je kunt gebruik maken van de drie tabbladen om je opmaak voor het gekozen element in te geven. Klik de knop OK wanneer je klaar bent. In de tabelelementenlijst zie je nu dat het opgemaakte element in het vet wordt weergegeven. Wat hebben we nog in dit dialoogvenster? Bovenaan vinden we het naamvak, geef hierin een toepasselijke naam. Rechts vinden we een voorbeeld van het opgemaakte element. We hebben de knop "Wissen" die we gebruiken op een opmaak van een tabelelement te wissen. Selecteer eerst het tabelelement, en klik dan pas de knop "Wissen". Dit verwijdert de opmaak voor dat element. En helemaal onderaan hebben we nog een vakje dat we kunnen aanvinken, wanneer we deze stijl als standaardstijl willen toepassen op alle andere draaitabellen, die we aanmaken in dezelfde werkmap. Klik de knop OK wanneer je klaar bent. Je stijl wordt nu toegevoegd bovenaan het menu met verschillende stijlen, in een nieuwe groep "Aangepast". Figuur 213 Wens je later deze opmaak te wijzigen of te verwijderen, rechtsklik je deze in het stijlmenu, en kies je voor "Wijzigen" of "Verwijderen", afhankelijk van wat je wilt doen RIJLABELS Je plaatst een veld in het Rijlabelsgebied, wanneer je de gegevens uit dat veld, in de draaitabel in rijen wenst weer te geven. Hoe je velden in het gebied "Rijlabels" plaatst had ik al eerder gezegd, maar voor diegenen die het vergeten zijn, klik simpelweg het vak voor het veld "Geslacht" in de veldlijst, dit plaatst automatisch het veld in het rijlabelgebied. Als voorbeeld plaats ik dus het veld Geslacht in het gebied "Rijlabels".

119 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 119 van 189 Onze draaitabel heeft nu twee rijen, zonder het Eindtotaal natuurlijk. Man of Vrouw. Meer geslachten zijn er niet, denk ik. Het label bovenaan, "Geslacht" in dit voorbeeld, geeft de naam van het veld weer. Het naar beneden wijzen pijltje, de Filterknop, naast het label gebruiken we om de gegevens in de draaitabel te filteren. Hierover later meer. Figuur MEERDERE RIJLABELS Zover hebben we één veld in het gebied rijlabels geplaatst. Maar we kunnen in dit gebied, in elk gebied trouwens, zoveel velden plaatsen dat we willen. Als voorbeeld plaats ik een tweede veld, "Leeftijdsgroep" in dit geval, in het gebied "Rijlabels". Dus klik ik dit veld in de veldlijst. Automatisch plaatst Excel dit tweede veld in het gebied "Rijlabels", onder het veld "Geslacht". Figuur 215

120 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 120 van 189 Het veld "Leeftijdsgroep" wordt naast het veld "Geslacht" geplaatst. Mochten deze bij jou onder elkaar worden geplaatst, dan kies je de "Ontwerpen" tab in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen", en kies je "Indeling" - "Rapportindeling" in het menu, en klik je de knop "Tabelweergave". Dit even terzijde. Figuur 216 Dit geeft het veld "Geslacht" aan de linkerzijde, de buitenkant eigenlijk, en het veld "Leeftijdsgroep" aan de rechterzijde, de binnenkant eigenlijk. De gegevens worden eerst gerangschikt volgens het veld aan de buitenkant, en dan pas volgens het veld aan de binnenkant. Maar dit is makkelijk aan te passen. Zoals je ziet in bovenstaande afbeelding, hebben we geen leeftijdsgroep en 65+ bij de Vrouw. Duidelijker wordt het misschien wanneer we de plaats van de velden verwisselen. We plaatsen het veld "Geslacht" aan de binnenkant, en het veld "Leeftijdsgroep" aan de buitenkant. Dit kan op verschillende manieren. 1 Je klikt en sleept het bovenste veld "Geslacht" naar onder, in Rijlabelsgebied, of 2 Je klikt het naar beneden wijzen pijltje naast de veldnaam in het Rijlabelsgebied, en kiest één van de twee eerste opties uit het drop-downmenu. Figuur 217 Merk op dat er enkel Totalen (subtotalen eigenlijk) worden weergegeven, voor de verschillende groepen van het veld aan de "buitenkant". In dit voorbeeld uiteraard, kunnen er weinig totalen worden berekend. Het is maar dat je het weet, want mocht je van een bepaalt veld subtotalen willen zien, dan moet je dit aan de buitenkant plaatsen.

121 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 121 van 189 Figuur KOLOMLABELS 17 De Kolomlabels werken op dezelfde manier als de Rijlabels, alleen krijg je wanneer je velden toevoegt aan Kolomlabels een extra kolom, i.p.v. een extra rij. Nogal logisch. Ook in het Kolomlabelsgebied kunnen we meerdere velden toevoegen. En ook bij de kolomlabels spreken we over velden geplaatst aan de "binnenkant" of aan de "buitenkant". En ook hier worden er enkel Totalen (subtotalen) weergegeven, voor de verschillende groepen van het veld aan de "buitenkant". Om kolomlabels toe te voegen klik je deze in de lijst, en klik en sleep je deze van het Rijlabelsgebied naar het Kolomlabelsgebied. Of je klikt het naar beneden wijzend pijltje aan de rechterkant van het veld, en kiest voor "Naar kolomlabels" verplaatsen uit het menu. Of, nog een derde manier, je klikt en sleept deze uit de lijst naar het gebied in welke je deze wenst. Figuur Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

122 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 122 van MEERDERE RIJLABELS EN KOLOMLABELS 18 Voor je begint te klikken en te slepen, is het misschien verstandig eerst eens na te denken, voor welke gegevens je subtotalen wenst te zien. Dit kan je veel tijd besparen achteraf. Niet voor een simpele draaitabel zoals deze in dit voorbeeld, maar ik veronderstel dat het iets uitgebreider wordt, wanneer je echt met draaitabellen begint te werken. Plaats dus de velden waarvan je subtotalen wenst te zien, bovenaan het Kolom- en Rijgebied. Je kunt deze steeds verplaatsen door te klikken en te slepen naar boven of onder. Figuur WAARDEN En als laatste voeg ik nog het veld "Uitslag" toe aan het gebied "Waarden". Figuur Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

123 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 123 van 189 Standaard wordt de instelling van de waarde als Som weergegeven. Je kunt dit wijzigen door op het naar beneden wijzend pijltje te klikken, aan de rechterkant van het veld. Dit opent het dialoogvenster "Waardeveldinstellingen", waaruit je een keuze kunt maken uit de lijst: Som, Aantal, Gemiddelde etc... Maak je keuze, en klik op de knop OK Getalnotatie hadden we reeds gezien in les MEERDERE WAARDEN Soms kan het nodig zijn meerdere waarden op te nemen in onze draaitabel. Dit is voor Excel geen enkel probleem. Selecteer hiervoor de tweede waarde in de lijst. Excel plaatst deze automatisch in het waardegebied. Voor elke waarde kunnen we een verschillende veldinstelling ingeven. Figuur RAPPORTFILTER 19 Een Rapportfilter gebruiken we om alle gegevens uit een veld weer te geven, of om één of meerdere gegevens uit dat veld te filteren. Een veld kan nooit in een Rapportfiltergebied EN in een ander gebied voorkomen. Plaats je een veld in een Rapportfiltergebied dat reeds werd gebruikt in een ander gebied, dan wordt dat veld automatisch verwijderd uit dat gebied. Voor elk Rapportfilterveld dat we toevoegen wordt er een filterknop aan de rechterkant van het veldnaam toegevoegd. 19 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

124 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 124 van 189 Figuur 223 Het veld dat geplaatst werd in het Rapportfiltergebied staat boven de draaitabel. Links de veldnaam, in dit geval "Regio", en rechts de filter (Alles) Standaard staat de filter op "Alles", dit geeft aan dat alle gegevens uit dit veld worden weergegeven in de draaitabel. Om te filteren klikken we het naar beneden wijzend pijltje. Dit opent een lijst met alle mogelijke filterinstellingen. Deze filterinstellingen zijn totaal afhankelijk met de gegevens die werden gebruikt in onze tabel. Klik één van de categorieën uit de lijst waarop je wilt filteren, en klik de knop OK. Figuur 224 Wens je te filteren op meerdere gegevens, bvb Antwerpen en Limburg, dan klik je het vakje voor de tekst "Meerdere items selecteren". Voor elke categorie in de lijst, verschijnt er dan een vakje dat je kunt selecteren. Selecteer de vakjes waarop je wenst te filteren, en klik OK.

125 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 125 van 189 Figuur 225 Wanneer er één of meerdere filters zijn toegepast, wijzigt het naar beneden wijzend pijltje in een kleiner pijltje met een icoontje van een filter. Figuur 226 Wens je de instellingen van een filter te wijzigen, klik je op het pijltje met icoontje. Dit opent de lijst waarin we onze wijzigingen kunnen ingeven MEERDERE RAPPORTFILTERS Ook in het gebied Rapportfilters kunnen we twee of meerdere velden plaatsen. Elk van de Rapportfilter heeft zijn eigen filterknop Figuur 227 In welke gebieden je welke velden moet plaatsen, kan ik je niet vertellen. Dit is afhankelijk van de resultaten die je wilt zien. Maar, naarmate je meer en meer met draaitabellen zult werken, zal dit zo vanzelfsprekend worden, om een degelijke analyse te krijgen van je cijfers. Rij- en Kolomvelden sorteren en/of filteren

126 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 126 van OOK RIJ- OF KOLOMLABELS KUNNEN WE FILTEREN EN SORTEREN. Klik hiervoor het naar beneden wijzend pijltje naast de rij of kolomlabel. In het bovenste vak maken we eerst een keuze tussen de verschillende velden die zijn geplaatst in het gebied Rijlabels, of Kolomlabels. In dit geval dus "Regio". Om te sorteren hebben we drie keuzes, A naar Z, Z naar A, en Meer sorteer opties. Bij de optie "Meer sorteer opties" hebben we nog de extra keuze "Verslepen", waarmee we de gegevens in de velden kunnen verslepen door de gegevens te klikken en te slepen naar de positie die we wensen. Klik OK wanneer je klaar bent. Figuur LEGE CELLEN OPVULLEN Afhankelijk van de gegevens in je draaitabel, wil je misschien tekst of het getal nul invullen wanneer een cel leeg blijkt te zijn. Selecteer hiervoor eerst het tabblad "Opties", in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen". Klik de knop Opties, aan de linkerkant van het lint. Kies "Opties". Dit opent het dialoogvenster "Opties voor draaitabel". Selecteer het tabblad "Indeling en opmaak". Klik het vakje voor "Voor lege cellen weergeven", zodat dit is aangevinkt. In het vak naast de tekst geef je een waarde in, die moet worden weergegeven wanneer de cel leeg is:

127 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 127 van 189 Figuur 229 Klik OK. Wens je later deze cellen terug leeg te maken, verwijder je de waarde die je had ingegeven in dit vak. Je kan dit niet door het vakje te "deselecteren" GEGEVENS VERNIEUWEN Wanneer we gegevens wijzigen in onze tabel waarop onze draaitabel is gebaseerd, moeten we deze draaitabel handmatig bijwerken. Dit gebeurt niet automatisch. Selecteer hiervoor het tabblad "Opties", in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen", en klik de knop "Vernieuwen". Wanneer je draaitabel is gebaseerd op een externe databank, hebben we een aantal opties. Klik de knop "Opties" in het tabblad "Opties", in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen". In het tabblad "Gegevens" van het dialoogvenster "Opties voor draaitabel" dat verschijnt, selecteer je het vakje voor de tekst "Gegevens vernieuwen bij het openen van het bestand", en klik je OK. Figuur 230

128 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 128 van 189 Dit zal automatisch de gegevens van je draaitabel vernieuwen wanneer we deze openen. Wanneer we veel werken met de externe gegevens uit onze draaitabel, kunnen we deze draaitabel instellen zodat deze vernieuwd na bepaalde tijdsintervallen. Selecteer hiervoor het tabblad "Gegevens" in het lint, en klik de knop "Verbindingen". In het dialoogvenster "Werkmapverbindingen" klik je de knop "Eigenschappen". Selecteer het vakje voor de tekst "Vernieuwen om de", en geef het aantal minuten in. Je hebt ook hier de optie "Gegevens vernieuwen bij het openen van het bestand". Klik OK wanneer je klaar bent. Figuur 231 En klik sluiten GEGEVENS VAN EEN ITEM IN DETAIL BEKIJKEN Een draaitabel is een samenvatting van gegevens. Door te klikken op de knop "Knoppen +/-" in het Opties tabblad van de "Hulpmiddelen voor draaitabellen", Figuur 232 plaatsen we "+" en "-" tekens voor de velden die in het gebied Rijlabels zijn geplaatst. Door te klikken op deze tekens kunnen we de details van een veld bekijken of verbergen. Een tweede manier om details van deze velden te bekijken, is door te klikken op de knoppen "Gehele veld uitvouwen" en "Gehele veld samenvouwen" in het Opties tabblad. Figuur 233

129 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 129 van 189 Dit ontvouwt de gegevens van alle velden. Wens je enkel de gegevens van 1 veld te ontvouwen, dubbelklik je dat veld. Nog een manier om de details van velden te bekijken is door te rechtsklikken op het veld, en te kiezen voor "Uit- en samenvouwen". Figuur 234 In het submenu dat verschijnt, hebben we keuze uit verschillende opties die allen overduidelijk zijn GEGEVENS VAN EEN CEL IN DETAIL BEKIJKEN Elke cel in onze draaitabel, is een samenvatting van verschillende rijen uit een databank of tabel. Om de details te bekijken van een cel in onze draaitabel dubbelklikken we deze cel. Dit geeft elk detail weer in een nieuw werkblad, waaruit deze cel is opgemaakt. Figuur 235

130 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 130 van 189 Heb je later deze gegevens niet meer nodig, dan kan je het nieuwe werkblad verwijderen. Rechtsklik hiervoor het nieuwe werkblad en kies "Verwijderen". Je kunt deze optie uitschakelen door te kiezen voor het tabblad "Opties" in het lint, en klikken op de knop "Opties". Dit opent het dialoogvenster "Opties". In het tabblad "Gegevens" verwijder je het vinkje voor de tekst "Details weergeven inschakelen". En klik OK KOPIËREN VAN EEN DRAAITABEL In een draaitabel zelf kunnen we geen wijzigingen aanbrengen in gegevens noch formules. Hiervoor moeten we van onze draaitabel eerst een kopij maken. Selecteer hiervoor het "Opties" tabblad in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen". Klik de knop "Selecteren" in het lint, en kies "Hele draaitabel" uit het drop-downmenu. Dit selecteert onze hele draaitabel. Kies het tabblad "Start" in het lint. Klik de knop "Kopiëren". Selecteer het de plaats waar je de draaitabel wenst te plakken. In dit voorbeeld ga ik de draaitabel plakken in een nieuw werkblad. Dus ik klik de toetsen Shift + F11 op mijn toetsenbord. Dit maakt een nieuw werkblad aan. Ik plaats de cursor in cel A1 van het nieuwe werkblad, klik het naar benedenwijzend pijltje onder de knop "Plakken", en kies "Plakken speciaal"uit het drop-downmenu. In het dialoogvenster dat verschijnt selecteer ik het vak "Waarden", en klik OK. Figuur 236 Figuur 237

131 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 131 van 189 De gegevens worden op de nieuwe locatie geplakt. Met de gegevens nog steeds geselecteerd, klik je nogmaals het naar beneden wijzend pijltje onder de knop "Plakken", in het lint. We kiezen nogmaals voor "Plakken speciaal". En kiezen voor "Opmaak" in het dialoogvenster. Klik OK. Onze kopij lijkt net als het origineel, met dit verschil, dat de gegevens in het nieuwe werkblad, noch gelinkt zijn met de gegevens uit de originele tabel, noch de draaitabel EINDTOTALEN WEERGEVEN Eindtotalen toevoegen aan onze draaitabel is een fluitje van een cent. Selecteer eerst het "Opties" tabblad in de "Hulpmiddelen voor draaitabellen". Klik de knop "Opties". In het dialoogvenster "Opties voor draaitabel" kies je het tabblad "Totalen & filters". Klik beide vakjes met de tekst "Totalen voor..." Figuur 238 En klik OK. Een kolom en een rij worden automatisch toegevoegd in onze draaitabel, met daarin de Eindtotalen. Figuur 239 Wens je deze Eindtotalen terug te verwijderen, herhaal je deze handelingen, alleen verwijder je dan de vinkjes voor de teksten "Totalen voor...". Maar dat is wel duidelijk, denk ik ITEMS GROEPEREN In Excel hebben we de mogelijkheid een veld dat over datums, tijd of getallen beschikt te groeperen. In dit voorbeeld ga ik groeperen op een datum. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het veld met de datum, en kies "Groeperen". In het dialoogvenster dat verschijnt geef je een Begin en Einddatum in.

132 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 132 van 189 En in de lijst "Op", selecteer je de opties waarop je wilt groeperen. Hou de Shifttoets op je toetsenbord ingedrukt, wanneer je meerdere opties wil selecteren. Om de groepering op te heffen, rechtsklik je een cel, en selecteer je de optie "Groep opheffen". Figuur 240 Figuur BEREKEND VELD INVOEGEN 20 Om een draaitabel verder te analyseren kunnen we een "Berekend veld" toevoegen. Een Berekend veld is een nieuw veld gemaakt van andere velden gebaseerd op een formule. Een Berekend veld moet worden geplaatst in het waardegebied. Dus eerst selecteren we een cel in het waardegebied. We klikken de knop "Formules" in het Optietabblad, en uit het drop-downmenu kiezen we "Berekend veld...". Dit opent het dialoogvenster "Berekend veld invoegen". In het bovenste vak geven we een toepasselijke naam. Ik geef hier in TotAK, wat staat voor "Totaal aankoop". In het vak Formule geven we onze formule in. We kunnen deze intypen of we kunnen deze maken door op de velden te dubbelklikken. Voorbeeld; ik dubbelklik het veld AK prijs, typ het vermenigvuldigingsteken, en dubbelklik het veld aantal. 20 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

133 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 133 van 189 Figuur 242 Dit zou me de totalen moeten geven van de aankoop van mijn goederen. Ik klik op de knop "Toevoegen", en klik OK. Et voilà. Het Berekend veld is toegevoegd aan de draaitabel. Je zal dit veld nu ook vinden in het "Waardengebied", onder de "Lijst met draaitabelvelden". Figuur BEREKEND ITEM TOEVOEGEN In Excel kunnen we ook een Berekend item toevoegen. Een berekend item gebruikt de verschillende gegevens uit een veld. Bijvoorbeeld, Ik heb in het veld "maand" de verschillende maanden van het jaar, januari tot december. Ik wens een Berekend item toe te voegen met de naam KW1 die het totaal geeft van de maanden januari, februari, en maart. Het eerste kwartaal dus. Het eerste wat ik moet doen is, een cel selecteren in de kolom "maand". Ik kies "Formules" in het Opties tabblad. En klik "Berekend item..." Dit opent het dialoogvenster "Berekend item invoegen". In het bovenste vak geef ik een toepasselijke naam. In het linkse deel kies ik het veld waarin het berekend item wordt gemaakt, "maand" dus. In het rechtse deel dubbelklik ik de maand januari, ik typ een plusteken, ik dubbelklik februari, ik typ nog een plusteken en dubbelklik maart, dat zijn de maanden voor het eerste kwartaal. Ik klik de knop "Toevoegen", en klik OK.

134 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 134 van 189 Figuur 244 Ik herhaal dit voor KW2, KW3 en KW4 Dit is het resultaat: Figuur 245 Hou er wel rekening mee dat je voor elk kwartaal de juiste maanden optelt. Maar ik denk dat je wel zo slim bent FORMULES BEKIJKEN Om de formules te bekijken die zijn aangemaakt door "Berekende velden" of "Berekende items", kik je de knop Formules in het tabblad "Opties" van de "Hulpmiddelen voor draaitabellen". En kies je "Formules weergeven" uit het drop-dwonmenu. Dit opent een nieuw werkblad waarin ons de formules worden getoond die worden gebruikt in onze draaitabel.

135 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 135 van 189 Figuur KOLOM EN RIJTITELVELDEN HERHALEN OP ELKE PAGINA 21 Wanneer we een draaitabel willen afdrukken kunnen we de kolom- en rijtitelvelden herhalen op elke pagina. Figuur 247 Mocht je dit hebben geopend, sluit je eerst het afdrukvoorbeeld. Klik met de rechtermuisknop op gelijk welke cel in de draaitabel, en kies "Opties voor draaitabel" uit het drop-downmenu. In het dialoogvenster "Opties voor draaitabel", kies je het tabblad "Afdrukken". Selecteer het vakje "Afdruktitels bepalen", en klik OK. Open terug het afdrukvoorbeeld door op de "Officeknop" te klikken, en te kiezen voor "Afdrukken" - "Afdrukvoorbeeld". In het afdrukvoorbeeldvenster klik je de knop "Volgende pagina". Je ziet nu dat de kolom- en rijtitelvelden worden herhaald bovenaan elke pagina PAGINA-EINDEN TOEVOEGEN Wanneer we meer dan één rijveld hebben, kunnen automatisch pagina-einden toevoegen tussen de verschillende rijvelden. Rechtsklik hiervoor het buitenste rijveld, in dit geval de Regio, en kies "Veldinstellingen" uit het drop-downmenu. Kies het tabblad "Indeling en afdrukken", in het dialoogvenster dat verschijnt. In de sectie "Afdrukken" selecteer je het vakje voor de tekst "Pagina-einde invoegen na elk item". 21 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

136 Draaitabellen door Peter De Smet ( Pagina 136 van 189 Figuur 248 En klik OK. Bekijk nogmaals het afdrukvoorbeeld. Alle Regio's worden nu op een eigen pagina afgedrukt. Figuur 249

137 Draaigrafieken door Peter De Smet ( Pagina 137 van DRAAIGRAFIEKEN 20.1 DRAAIGRAFIEK MAKEN UIT EEN BESTAANDE DRAAITABEL 22 Ook van onze draaitabel kunnen we een grafiek maken, men spreekt dan over een draaigrafiek. Hoe origineel. Selecteer hiervoor de draaitabel. Kies het tabblad "Opties" in de "Hulpmiddelen voor draaitabel". En klik de knop "Draaigrafiek". Figuur 250 Dit opent het dialoogvenster "Grafiek invoegen", waaruit we een grafiek kiezen. Klik de knop "Instellen als standaardgrafiek" wanneer je deze grafiek als standaard wil instellen. Nogal logisch. Klik OK. De draaigrafiek wordt geplaatst in hetzelfde werkblad dan de draaitabel. Figuur Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

138 Draaigrafieken door Peter De Smet ( Pagina 138 van 189 Aan de rechterzijde van ons venster met de draaitabel verschijnt een venster, Deelvenster, waarin we kunnen filteren op de verschillende asvelden eniof Legendavelden. De asvelden bestaan uit onze verschillende Rijvelden. En de Legendavelden bestaan uit de verschillende kolomvelden. Het geeft ook de velden weer die zijn geplaatst in het "Waardegebied". De filter- en sorteermogelijkheden waarover we beschikken in het deelvenster, zijn juist dezelfde als deze waarover we beschikken in het Draaitabelrapport zelf. Maar wanneer je dan toch aan het werken bent in je draaigrafiek, is het misschien handiger om van het deelvenster gebruik te maken om te filteren of te sorteren DRAAIGRAFIEK EN DRAAITABEL MAKEN 23 Selecteer eerst een cel in het Bereik voor de aanmaak van onze draaitabel. Kies het tabblad "Invoegen" in het lint. Klik het naar beneden wijzend pijltje onder de knop "Draaitabel". Kies "Draaigrafiek" uit het drop-downmenu. Kies, indien je dat wenst, als locatie een nieuw werkblad in het dialoogvenster, en klik OK. Dit opent het draaitabellenwerkblad Figuur 252 Aan de linkse kant hebben we nog steeds het draaitabelgebied. En uiterst rechts vinden we nog steeds onze lijst met draaitabelvelden. Links van onze veldenlijst vinden we het deelvenster. Plaats de velden uit de veldenlijst in de gebieden waar je deze wenst. Of je nu een draaigrafiek maakt uit een reeds bestaande draaitabel, of je maakt deze beiden samen, dit maakt niet uit. 23 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

139 Draaigrafieken door Peter De Smet ( Pagina 139 van 189 Figuur 253 Alle opties die je hebt voor een gewone grafiek hebben we ook bij een draaigrafiek. Het enige verschil is dat het hier "Hulpmiddelen voor draaigrafiek" noemt.

140 Sorteren en filteren door Peter De Smet ( Pagina 140 van SORTEREN EN FILTEREN 21.1 GEGEVENS SORTEREN 24 Het onderdeel "Draaigrafieken" is wat uitgelopen, maar goed, we gaan verder met het sorteren van gegevens. Om te sorteren op de gegevens in één kolom, selecteer je een cel in deze kolom, en klik je de knop "Sorteren van A naar Z" of "Sorteren van Z naar A". Vergewis je ervan dat er geen lege rijen tussen de verschillende gegevens zitten, in de kolom waarop je wilt sorteren. Deze knoppen vinden we in het tabblad "Gegevens" van het lint. Figuur 254 Dit is de simpelste manier van sorteren, in het volgende voorbeeld gaan we iets verder SORTEREN OP VERSCHILLENDE KOLOMMEN OF VOOR- WAARDEN In Excel kunnen we ook sorteren op verschillende kolommen of voorwaarden. Selecteer ook hier eerst een cel in de tabel. Klik de knop "Sorteren" in het tabblad "Gegevens" in het lint. Dit opent het dialoogvenster "Sorteren", dat standaard één niveau weergeeft. Door te klikken op het naar beneden wijzend pijltje, open je een drop-downmenu waarin we al onze kolomtitels terugvinden. Kies een kolomtitel waarop je eerst wil sorteren. Het tweede vak "Sorteren op", laat ons toe het type van sorteren te kiezen. Kies "Waarden" wanneer je wil sorteren op tekst, getallen, datums, en tijd. Wens je te sorteren op de opmaak, dan kies je één van de overige opties: "Celkleur", "Tekenkleur", of "Celpictogram". Het derde vak kiezen we de volgorde van sorteren, hier zijn de verschillende keuzes afhankelijk van de gegevens in het veld dat je hebt gekozen. Is dit vak, dan kan je sorteren van "A naar Z", "Z naar A", en "Aangepaste lijst". Zijn dit getallen, dan kan je sorteren "Van klein naar groot ", "Van groot naar klein ", en "Aangepaste lijst". Is dit een datum of tijd, dan kan je sorteren op ""Oud naar nieuw", of "Nieuw naar oud", en "Aangepaste lijst". 24 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

141 Sorteren en filteren door Peter De Smet ( Pagina 141 van 189 Figuur 255 Wens je een volgend veld toe te voegen, klik je de knop "Niveau toevoegen", bovenaan het dialoogvenster. Wens je een Niveau te kopiëren, klik je de knop "Niveau kopiëren" bovenaan het dialoogvenster. Wens je een Niveau te verwijderen, selecteer je het niveau, en klik je de knop "Niveau verwijderen " bovenaan het dialoogvenster. Wens je de plaats van het niveau te wijzigen, klik je de pijltjes "Omhoog", of "Omlaag". Onthoud wel, het hoogst geplaatste niveau in de lijst wordt eerst uitgevoerd. Figuur 256

142 Sorteren en filteren door Peter De Smet ( Pagina 142 van AUTOFILTER 25 Door het filteren van gegevens, kunnen we enkel deze weergeven, die aan bepaalde vereisten voldoen. Om gegevens te filteren kies je het tabblad "Gegevens" in het lint. Plaats eerst de cursor in het Bereik (dit wordt nogal eens vlug vergeten, ook door mij). En klik de knop "Filter". Dit plaatst naast elk veld een naar beneden wijzend pijltje. We klikken op dit pijltje wanneer we gegevens wensen te filteren uit deze bepaalde kolom. Figuur 257 Dit opent een drop-downmenu met verschillende opties. Deze opties zijn afhankelijk van de gegevens in het veld. Figuur 258: links Opties voor een veld met tekst, rechts Opties voor een veld met getallen Pas je een filter toe, dan wijzigt dit pijltje in een icoontje van een filter. Plaatsen we de muisaanwijzer boven dit icoon, verschijnt er een tekstkadertje met daarin uitleg over de toegepaste filter. Figuur Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

143 Sorteren en filteren door Peter De Smet ( Pagina 143 van 189 Om te filteren op bijvoorbeeld een bepaalde Regio, klik je het vakje waarnaast de tekst "(Alles selecteren)" staat, en vink je het vakje of vakjes aan, met de Regio's die je wenst weer te geven. Maar dit zal je nu ondertussen wel al weten. Een ander voorbeeld, wens je te filteren op de vertegenwoordigers waarvan de naam begint met een letter d, dan beweeg je de muis over de optie "Tekstfilters", en klik je de optie "Begint met..." in het drop-downmenu. In het dialoogventer "Aangepast Autofilter" typ je in het vak bovenaan rechts de letter d. En klik OK Ook hier kunnen we op verschillende kolommen filters toepassen. Zo is bijvoorbeeld in onderstaande afbeelding gefilterd op de kolom Regio (Limburg), en op de kolom Vertegenw (Begint met d). Figuur FILTER(S) VERWIJDEREN Om de filters te verwijderen uit je tabel klik je de knop "Wissen" in het tabblad "Gegevens" van het lint. Figuur 261 Dit verwijdert alle filters die zijn toegepast in je tabel. Wens je slechts één filter te verwijderen, klik je het naar benedenwijzend pijltje naast het vak waarop je de filter wenst te verwijderen, en kies je voor "Filter uit... wissen" EN/OF FILTER MET AUTOFILTER In de vorige les hadden we reeds gezien hoe we een bepaalde voorwaarde ingeven voor onze filter, met de optie "Begint met...". Ik had als voorbeeld alle vertegenwoordigers gefilterd, waarvan de naam begon met de letter "d". Een tweede voorwaarde geef ik in de twee onderliggende invulvakken. Bijvoorbeeld, "eindigt niet met" de letter "e". Ik kies de optie "En" wanneer aan beide voorwaarden moet voldoen. Ik kies de optie "Of" wanneer aan één van beide voorwaarden moet voldaan worden.

144 Sorteren en filteren door Peter De Smet ( Pagina 144 van 189 Figuur 262 Klik de naar beneden wijzende pijltjes naast de verschillende vakken, om de voorwaarde in te stellen. Klik OK wanneer alle instellingen zijn ingegeven HET MAKEN VAN EEN CRITERIUMBEREIK Een andere manier om voorwaarden te koppelen aan een filter, is door het maken van een criteriumbereik. Om een criteriumbereik te maken voegen we eerst een aantal lege rijen in bovenaan ons werkblad. Het criteriumbereik zelf, heeft ten minste drie rijen nodig. Plus nog een lege rij tussen het criteriumbereik en de gegevens. Selecteer de kolomtitels uit het bereik, en plak deze op de eerste lege rij. De vlugste manier om te kopiëren en te plakken is volgens mij nog steeds met de toetsen Ctrl+C en Ctrl+V op je toetsenbord. In het criteriumbereik geven we een voorwaarde in onder de titelkolom waarop we wil filteren. In dit voorbeeld wil ik alle gegevens zien van mijn vertegenwoordiger "De Cock", dus typ ik zijn naam onder de kolomtitel. Figuur 263 Selecteer een cel in de tabel, dit bespaart ons het Lijstbereik te selecteren in het dialoogvenster "Uitgebreid filter". Klik de knop "Geavanceerd" in het tabblad "Gegevens" in het lint. Figuur 264

145 Sorteren en filteren door Peter De Smet ( Pagina 145 van 189 Dit opent het dialoogvenster "Uitgebreid filter". In de bovenste twee selectievakjes maken we de keuze of we de resultaten in de lijst willen filteren, of we de resultaten willen kopiëren naar een andere locatie. Ik ga voor "Lijst in de cel filteren" Het eerste vak is reeds ingevuld omdat we zo slim zijn geweest, een cel te selecteren in het Bereik. Figuur 265 In het tweede vak Criteriumbereik, klik je de knop "Dialoogvenster samenvouwen", en selecteer je het criteriumbereik in het werkblad. Dit is cel A1 tot cel J2. Klik OK. Resultaat: Figuur 266

146 Sorteren en filteren door Peter De Smet ( Pagina 146 van MEERDERE VOORWAARDEN IN EEN CRITERIUMBEREIK 26 Ook in een criteriumbereik kunnen we meerdere voorwaarden gebruiken. Om een "EN-voorwaarde" in te voegen plaatsen we de criteria op dezelfde rij. Bijvoorbeeld: In het veld Regio wil ik filteren op "Limburg", en in het veld Vertegenwoordiger wil ik de namen die beginnen met de letter "d", gevolgd door een asterisk (*). Het asterisk staat voor elk karakter. Klik OK. Resultaat: Figuur 267 Om een "OF-voorwaarde" in te voegen plaatsen we de criteria in verschillende rijen. Resultaat: Figuur 268 De namen van onze vertegenwoordigers moeten beginnen met "va" OF "pe", daarna mag volgen wat wil, maar ze moeten beginnen met "va" OF "pe". En dat doen ze ook. 26 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

147 Gegevensvalidatie door Peter De Smet ( Pagina 147 van GEGEVENSVALIDATIE 22.1 VOORWAARDEN KOPPELEN AAN GEGEVENSVALIDATIE 27 We gebruiken de opdracht "Gegevensvalidatie", wanneer we zeker willen zijn dat gebruikers van het werkblad de juiste informatie invoeren in een cel. Om Gegevensvalidatie toe te passen, selecteren we eerst de cel of het Bereik waarop we de gegevensvalidatie willen hanteren. Kies het tabblad "Gegevens" in het lint. En klik de knop "Gegevensvalidatie". Figuur 269 In het dialoogvenster, "Gegevensvalidatie", dat verschijnt, is het tabblad "Instellingen" geselecteerd. Standaard staat het Validatiecriterium op "Alle waarden". Klik het naar benedenwijzend pijltje naast het vak "Alle waarden". Dit opent een lijst met verschillende validatieopties. Deze opties gebruiken vergelijkingsoperatoren om ingevulde gegevens te controleren. Figuur 270 In dit voorbeeld wil ik in het geselecteerd Bereik enkel de waarden tussen 0 en 10 kunnen ingeven. Dus kies ik "Geheel getal" uit de lijst. 27 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

148 Gegevensvalidatie door Peter De Smet ( Pagina 148 van 189 In het vak "Gegeven:" kies ik de optie "tussen". In het vak "Minimum" geef ik de waarde 0 in. In het vak "Maximum" de waarde 10. Dit lijkt me nogal logisch. Bovenaan rechts vinden we nog een aanvinkvakje: "Lege cellen negeren". Wanneer dit is aangevinkt laat het toe lege cellen te negeren. Klik OK wanneer alle instellingen zijn ingegeven. Figuur 271 Zolang je nu een waarde ingeeft in een cel in het Bereik die ligt tussen 0 en 10, is er geen enkel probleem. Is dat niet het geval, geef je bijvoorbeeld 12 in, dan zal Excel ons waarschuwen dat dit niet kan. Figuur 272 Klikken op de knop "Opnieuw" zal ons toelaten een nieuwe poging te ondernemen. Klikken op de knop "Annuleren" zal het ingevoerde wissen, maar de cel zal geselecteerd blijven. Klikken op de knop "Help" opent Microsofts "Help voor Excel". Nu kunnen we wel 100 keer de knop "Opnieuw" drukken, maar handiger wordt het wanneer er ons verteld wordt wat onze keuzes zijn. Dit zien we in de volgende les INVOERBERICHT EN FOUTMELDING We kunnen de gebruikers van ons werkblad het wat makkelijker maken om gegevens in te geven. Het eerste is het invoerbericht. Selecteer terug het Bereik, en klik de knop "Gegevensvalidatie". Selecteer het tabblad "Invoerbericht" in het dialoogvenster.

149 Gegevensvalidatie door Peter De Smet ( Pagina 149 van 189 Mocht dit niet zijn aangevinkt, klik je het vakje voor de tekst "Invoerbericht weergeven als de cel is geselecteerd. In het bovenste vak geef je een titel in, in het onderste het bericht. Klik OK Figuur 273 Dit geeft het bericht weer, wanneer een cel uit ons bereik is geselecteerd. Figuur 274 Een tweede manier, om de gebruikers van ons werkblad, duidelijk te maken dat er iets scheelt aan de informatie die ze willen ingeven, is de "Foutmelding". Open hiervoor terug het dialoogvenster "Gegevensvalidatie". En selecteer het tabblad "Foutmelding". Ook hier vink je het vakje voor de tekst "Foutmelding weergeven..." aan. En ook hier geven we een titel en een bericht in. In het vak "Stijl" hebben we drie mogelijkheden: 1 Stoppen 2 Waarschuwing 3 Info Figuur 275

150 Gegevensvalidatie door Peter De Smet ( Pagina 150 van 189 Wanneer we hebben gekozen voor "Stoppen", verschijnt er een waarschuwingsvenster met de knoppen "Opnieuw" en "Annuleren". Deze optie laat nooit waarden toe die niet aan de voorwaarden voldoen. Figuur 276 Dit is niet het geval wanneer we hebben gekozen voor "Waarschuwing". Hier heeft de gebruiker nog steeds de mogelijkheid zijn eigen waarde in te geven. Figuur 277 Hetzelfde geldt voor "Info". De gebruiker kan steeds zijn eigen gegevens invoeren. Figuur ONGELDIGE GEGEVENS IN EEN VALIDATIEBEREIK Wanneer we dus hebben gekozen voor één van de laatste twee foutmeldingen, Waarschuwing of Info, kunnen er fouten worden ingegeven door de gebruikers. Om de cellen op te sporen met ongeldige informatie, selecteer je eerst het Bereik, en klik je daarna op het naar beneden wijzend pijltje naast de knop "Gegevensvalidatie". Kies "Ongeldige gegevens omcirkelen" uit het drop-downmenu. Dit plaatst rond elk verkeerd ingegeven cel een cirkel. Figuur 279 Om de cirkels terug te verwijderen, herhaal je deze stappen, maar kies je "Validatiecirkels verwijderen". Dat is nogal logisch.

151 Gegevensvalidatie door Peter De Smet ( Pagina 151 van DROP-DOWNLIJST Gegevensvalidatie laat ons toe een lijst te maken van verschillende items. Deze items kunnen letters zijn, woorden zijn, getallen zijn, eigenlijk alles. M.a.w. alle items in deze lijst zijn totaal afhankelijk van jou. Een voorbeeld: ik ga een drop-downlijst samenstellen van de leerlingen uit mijn klas, of beter gezegd klasje, want er zijn er maar zes. Eerst selecteer ik een lege cel of een Bereik van cellen, die over de drop-downlijst moeten beschikken. In dit voorbeeld selecteer ik cel C4. En klik de knop "Gegevensvalidatie" in het lint. In het dialoogvenster kies ik voor het vak "Toestaan:", "Lijst" uit het drop-downmenu. In het vak "Bron" klik ik de knop "Invouwen", en selecteer het bereik waarin mijn lijst voorkomt. Cel A4 t/m A9. Klik op de knop "Uitvouwen" Figuur 280 Selecteer het vakje voor de tekst "Vervolgkeuzelijst in cel". Figuur 281 En klik OK. Resultaat: Figuur 282

152 Gegevensvalidatie door Peter De Smet ( Pagina 152 van 189 Om deze lijst te kunnen gebruiken in een ander werkblad, moeten we eerst het Bereik een naam geven. In dit voorbeeld zal ik het Bereik de naam "leerlingen" geven. Figuur 283 Selecteer in het volgende werkblad de cel(len) die over deze drop-downlijst moeten beschikken. Klik de knop "Gegevensvalidatie" in het lint. Kies "Lijst" in het vak "Toestaan:". En typ =leerlingen in het vak "Bron:" Figuur 284 En klik OK. Al deze cellen beschikken nu over een drop-downmenu met onze lijst "leerlingen" CELLEN MET GEGEVENSVALIDATIE ZOEKEN Mocht je niet meer herinneren welke cellen over validatieregels beschikken, klik je de knop "Zoeken en selecteren" in het tabblad Start van het lint. Kies de optie "Gegevensvalidatie" uit het drop-downmenu. Excel toont je nu elke cel die beschikt over gegevensvalidatie VERWIJDEREN VAN VOORWAARDEN Om de voorwaarden van een gegevensvalidatie te verwijderen, selecteer je eerst het Bereik waarop de gegevensvalidatie werd toegepast. Klik de knop "Gegevensvalidatie" in het lint. In het dialoogvenster dat verschijnt klik je de knop "Alles wissen", links onderaan het dialoogvenster. En klik OK.

153 Werken met datum en tijd door Peter De Smet ( Pagina 153 van WERKEN MET DATUM EN TIJD 23.1 DATUMS INGEVEN IN EEN CEL Wanneer we een datum ingeven in een cel, zal Excel deze in de korte datumnotatie weergeven. Datums worden rechts uitgelijnd. Willen we deze weergave van datum wijzigen, selecteer je het tabblad "Start" in het lint, en klik je het naar beneden wijzend pijltje naast de tekst "Standaard". Figuur 285 Dit opent een drop-downmenu waarin we de optie "Meer getalnotities..." kiezen. In het dialoogvenster "Celeigenschappen", dat verschijnt kies je het tabblad "Getal". Aan de linkerkant kies je "Datum". Aan de rechterkant verschijnen er een aantal vooraf ingestelde datumnotaties waaruit we onze keuze kunnen maken. Klik de knop OK wanneer dit is gebeurd. Vind je niet de juiste weergave, dan kan je deze steeds zelf bepalen. Kies "Aangepast", onderaan in de lijst aan de linkerkant van het dialoogvenster. Figuur 286

154 Werken met datum en tijd door Peter De Smet ( Pagina 154 van 189 Figuur 287 En typ in het vak Type hoe je de datum wil weergeven. Ik zal je proberen uitleggen hoe Excel deze informatie interpreteert. Je hebt dus d voor dag, m voor maand, en j voor jaar. Vier letters d geeft de dag weer in zijn geheel, bvb zondag. Twee letters d geeft de dag weer als getal, bvb 01. Vier letters d spatie en twee letters d, geeft bvb zondag 01 weer Vier letters m geeft de maand volledig weer, bvb februari. Twee keer de letter m geeft de mand weer als getal. Drie keer de letter m geeft de maand afgekort weer, bvb feb En hetzelfde voor jaar Twee keer de letter j geeft 09 weer Vier keer de letter w geeft 2009 weer. Je kan tussen de verschillende karakters spaties, mintekens, schuine strepen, eigenlijk alles plaatsen DATUMS DOORVOEREN In plaats van elke dag manueel te gaan intypen gebruiken we de vulgreep, rechts onderaan de cel, om de datums door te voeren. Figuur 288 Bijvoorbeeld, typ een datum in cel A1 en klik ENTER op uw toetsenbord. Selecteer terug cel A1. Onderaan rechts van de cel zie je een zwart vierkantje. Dit noemen we de opvulgreep. Klik en sleep dit naar onder. De datums worden automatisch doorgevoerd. Maar we kunnen meer. Wanneer we klikken en slepen met de rechtermuisknop ingedrukt, en we laten deze los, verschijnt er een drop-downmenu met verschillende mogelijkheden. Dagen doorvoeren: wat alles normaal doorvoert. Weekdagen doorvoeren: wat enkel weekdagen zal doorvoeren. Zaterdag en zondag worden genegeerd. Maanden doorvoeren: wat enkel de maanden zal doorvoeren. Dag en jaar blijven steeds hetzelfde.

155 Werken met datum en tijd door Peter De Smet ( Pagina 155 van 189 Jaren doorvoeren: zal enkel de jaren doorvoeren. Dag en maand blijven dezelfde. Figuur DATUMFUNCTIES 28 Een eerste functie die ik hier ga bespreken is de functie NETTO.WERKDAGEN. Deze functie doet precies wat het zegt. Het berekent het aantal werkdagen tussen twee datums. Figuur 290 We beginnen een functie zoals altijd met het is gelijk aan teken (=). We typen NETTO.WERKDAGEN ( Het eerste argument dat we moeten ingeven is de begindatum, in dit geval A1 We typen ; en het tweede argument is de einddatum, A2. We typen terug een ; Het derde argument zijn de vakantiedagen, dit is optioneel. Excel kan onmogelijk weten wanneer er voor jou vakantiedagen of feestdagen zijn. 28 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

156 Werken met datum en tijd door Peter De Smet ( Pagina 156 van 189 Dus deze plaats je in een lijstje, en dit lijstje, althans het Bereik hiervan, geef je in als derde argument. Klik Enter op je toetsenbord, en Excel berekent het aantal werkdagen. Het tweede voorbeeld is de functie DATUMVERSCHIL. Deze functie berekent het verschil tussen twee datums. Bijvoorbeeld, ik wil weten hoeveel dagen oud ik ben. Ik typ het is gelijk aan teken, en typ DATUMVERSCHIL, hoofdletter of kleine letters dat maakt niet uit. Ik open de haakjes, en als eerste argument geef ik mijn geboortedatum in, deze staat in cel A1. Ik typ ; en geef het tweede argument in, de datum van vandaag, deze staat in cel A2. Als derde argument geef ik in, hoe ik het resultaat wil weergeven. Y voor jaren, M voor maanden, en D voor dagen. Plaats dit laatste argument tussen aanhalingstekens. In mijn geval wil ik het aantal dagen weten, dus typ ik "D", en klik Enter. Figuur HET OPTELLEN VAN UREN Wanneer we tijden willen optellen in Excel moeten we de celeigenschappen van deze cel wijzigen. Rechtsklik eerst de cel waar je de formule met de som hebt ingegeven. Kies "Celeigenschappen" in het drop-downmenu. Kies het tabblad "Getal", en klik "Aangepast" in de Categorielijst. Kies [u]:mm:ss in de lijst met de verschillende types. Klik OK. Figuur 292 Dit geeft een correcte weergave van de som van de tijden. Wens je de seconden te verwijderen uit de weergave van de som, kan je steeds :ss verwijderen uit het vak type WEERGEVEN VAN HUIDIGE DATUM EN TIJD We kunnen de huidige datum op verschillende manieren inbrengen in Excel. De vlugste manier is door te klikken op de Ctrl ; toetsen op je toetsenbord.

157 Werken met datum en tijd door Peter De Smet ( Pagina 157 van 189 Dit geeft de datum van vandaag, deze datum zal niet worden aangepast wanneer we morgen het bestand weer openen. Een tweede manier is door gebruik te maken van de functie VANDAAG. Typ =VANDAAG() in een cel. Dit geeft vandaag de datum van vandaag weer, maar zal morgen automatisch de datum van morgen weergeven. Het verschil zit hem in de formulebalk: typ je Ctrl; dan geeft hij de huidige datum weer in de formulebalk als datum. Figuur 293 Typ je de functie VANDAAG, dan blijft dit de functie VANDAAG, ook morgen. Figuur 294 Een derde manier is met de functie NU. Typ je =NU() geeft hij de datum van vandaag weer, plus het uur. Omdat we ook hier bezig zijn met een functie, zal ook deze automatisch worden aangepast. De vlugste manier om een tijd in te voegen in een cel, is te klikken op de knoppen Ctrl+Shift+; op je toetsenbord.

158 Overzichten door Peter De Smet ( Pagina 158 van OVERZICHTEN 24.1 AUTOMATISCH EEN OVERZICHT MAKEN In Excel kunnen we een overzicht maken, om een samenvatting weer te geven van een hele hoop gegevens. Overzichten komen het best tot hun recht, wanneer er een bepaalde structuur zit in de gegevens van ons werkblad. De makkelijkste manier om een overzicht te maken, is Excel dit voor ons laten doen. Kies het tabblad "Gegevens" in het lint. Figuur 295 Wanneer we gebruik maken van "AutoOverzicht", maakt Excel gebruik van de formules in het werkblad, om een overzicht van rijen, of kolommen, of van beiden te maken. Sinds ik in onderstaand voorbeeld enkel formules gebruik in kolommen, om de totalen te berekenen van mijn kwartalen, zal het resultaat van het "AutoOverzicht" zich enkel baseren op deze kolommen. Figuur 296 Om een automatisch overzicht te maken, selecteer je eerst een cel in het Bereik waarvan je een overzicht wil maken. Klik je het naar beneden wijzend pijltje onder de knop "Groeperen", en kies "AutoOverzicht". Dit geeft de samenvatting weer bovenaan het werkblad. We kunnen de knoppen Plus, Min, 1, en 2 gebruiken om details weer te geven of te verbergen. Meer hierover in de volgende les. De knoppen 1 en 2 bepalen het niveau van details. Er kunnen maximum 8 niveaus zijn. Figuur 297

159 Overzichten door Peter De Smet ( Pagina 159 van 189 Had ik in mijn tabel ook formules in een rij, bijvoorbeeld om de totalen te berekenen van de maanden, dan had het resultaat van "AutoOverzicht" zich gebaseerd op kolommen en rijen. Figuur MANUEEL EEN OVERZICHT MAKEN We kunnen ook manueel een overzicht maken. Stel, we willen enkel een samenvatting van de verkopen in Europa. Dan selecteer je eerst het Bereik, zonder titels en totalen, en klik je de knop "Groeperen" in het lint. Selecteer het vakje "Rijen" in het dialoogvenster "Groeperen", en klik OK. Figuur 299 We kunnen dit herhalen voor elke groep. En als laatste nog eens voor alle groepen samen. Dit geeft ons een overzicht met drie niveaus. Figuur 300

160 Overzichten door Peter De Smet ( Pagina 160 van WEERGEVEN VAN NIVEAUS 29 Wanneer we een overzicht hebben gemaakt, kunnen we op verschillende manieren, de verschillende niveaus weergeven of verbergen. Figuur 301 Een eerste manier is door te klikken op de min en plusknopjes. Een tweede manier is door te klikken op de niveauknopjes(1,2,3...). Een derde manier is door te klikken op de knoppen "Details weergeven" of "Details verbergen" in de groep "Overzicht " in het lint. Het aantal niveauknoppen is afhankelijk van het aantal niveaus. Bijvoorbeeld, wens je het eerste niveau te zien in het overzicht klik je het nummertje 1, wens je het tweede niveau te zien klik je het nummertje 2, en zo verder OVERZICHTSYMBOLEN VERBERGEN Afhankelijk van het aantal niveaus in ons overzicht, kan het overzichtgebied bovenaan, en aan de rechterzijde van het venster, wel eens heel wat plaats innemen. Figuur 302 We kunnen deze tijdelijk verbergen door te klikken op de Ctrl-toets plus de 8 toets op je toetsenbord Om dit te doen klik je de Ctrl + 8 toets op je toetsenbord EEN OVERZICHT VERWIJDEREN Een overzicht verwijderen is even makkelijk dan een overzicht maken. Klik hiervoor de knop "Groep opheffen", en kies de optie "Overzicht wissen". 29 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

161 Overzichten door Peter De Smet ( Pagina 161 van 189 Figuur 303 Let erop dat wanneer je een hele overzicht wist, je deze actie niet ongedaan kunt maken. Om bepaalde delen uit een overzicht te verwijderen, selecteer je eerst het Bereik van de groep die je wilt verwijderen. Klik de knop "Groep opheffen" in het lint, kies Rijen of kolommen in het dialoogvenster dat verschijnt. En klik OK Hebben we een deel van een overzicht verwijderd, kunnen we dit wel herstellen door op de knop "Ongedaan maken" te klikken in het lint SUBTOTALEN TOEVOEGEN AAN EEN WERKBLAD We kunnen op elk moment subtotalen toevoegen aan een werkblad door te klikken op de knop "Subtotaal" in het lint. Op deze manier moeten we geen formules gaan invoegen, Excel doet dit voor ons. Eerst moeten we onze gegevens sorteren, op de informatie die we wensen te groeperen. In onderstaand voorbeeld is dit makkelijk, Europa bij Europa, Amerika bij Amerika, en Afrika bij Afrika. Selecteer een cel in het Bereik, en klik de knop "Subtotaal" in het lint. Opgelet!! Er mogen GEEN blanke rijen of kolommen in ons bereik voorkomen. Dit opent het dialoogvenster "Subtotalen". In het vak "Subtotaal toevoegen aan:" vink ik alle maanden aan waarvan ik een subtotaal wil zien. Het vak Functie is standaard ingesteld op SOM, en dat is net wat ik nodig heb. We hebben nog een aantal aanvinkvakjes om 1. de huidige subtotalen te vervangen. 2. om Pagina-einden toe te voegen na elke groep. En 3, Overzicht onder gegevens plaatsen. Wordt dit laatste niet aangevinkt plaatst Excel alle subtotalen en totalen boven de gegevens. Figuur 304 Klik OK Subtotalen, Eindtotaal, en een overzichtgebied worden automatisch toegevoegd.

162 Overzichten door Peter De Smet ( Pagina 162 van 189 Figuur SUBTOTALEN VERWIJDEREN Om de subtotalen terug te verwijderen, klikken we nogmaals op de knop "Subtotaal" in het lint. Klik onderaan links in het dialoogvenster, op de knop "Alles verwijderen". That's it.

163 Werken met objecten door Peter De Smet ( Pagina 163 van WERKEN MET OBJECTEN 25.1 INVOEGEN VAN EEN AFBEELDING 30 Om een afbeelding in te voegen in Excel kies je het tabblad "Invoegen" in het lint. Selecteer de cel waar je de afbeelding wil invoegen. Klik de knop "Afbeelding". Het dialoogvenster "Afbeelding invoegen" opent. Navigeer naar de foto die je wilt invoegen, en dubbelklik de foto. Figuur 306 Dit plaatst de foto in de cel, die was geselecteerd in het werkblad. In het lint wordt het tabblad "Opmaak" in de sectie "Hulpmiddelen voor afbeeldingen" geopend. De mogelijkheden hier zijn enorm, en onmogelijk om deze allen te bespreken. Dus stel ik voor deze allen eens op je gemak uit te proberen. Er zitten echt wel heel leuke tussen. Figuur INVOEGEN VAN EEN VORM Om een vorm in te voegen in Excel kies je het tabblad "Invoegen" in het lint. Klik de knop "Vormen". Dit opent een drop-downmenu waarin de verschillende vormen verdeeld zijn in acht verschillende groepen. Plus helemaal bovenaan de groep met de laatst gebruikte vormen. Kies een vorm, en klik en sleep de muisaanwijzer in het werkblad, tot je de juiste grootte voor de vorm hebt bereikt. 30 Surf naar daar vind je een bestand dat aansluit bij deze cursus.

164 Werken met objecten door Peter De Smet ( Pagina 164 van 189 Ook hier wordt in het lint het tabblad "Opmaak" in de sectie "Hulpmiddelen voor afbeeldingen" geopend. En ook hier zijn de mogelijkheden enorm, en onmogelijk om deze allen te bespreken INVOEGEN VAN ILLUSTRATIES Om een Illustratie in te voegen in Excel kies je het tabblad "Invoegen" in het lint. Klik de knop "Illustratie". Dit opent het taakvenster "Illustraties". In het bovenste invulvak kunnen we zoeken op een bepaald zoekwoord. In het tweede vak selecteren we de map waarin Excel moet geen zoeken. En in het derde vak geven we in welke bestandstypes we willen zoeken. Onderaan vinden we nog de link "Clips ordenen...", waar we ook clips kunne selecteren, kopiëren en plakken "Illustraties op Office Online", waarmee we kunnen gaan zoeken op de Microsoft-site naar Illustraties. En als laatste hebben we nog de link "Tips om clips te zoeken", mocht je echt niks vinden. Figuur INVOEGEN WORDART WordArt laat ons toe een woord of zin, om te zetten in een grafisch bestand. Om WordArt in te voegen in Excel kies je het tabblad "Invoegen" in het lint, en klik je de knop WordArt. Wanneer we deze knop hebben geklikt, wordt ons de WordArtgalerij getoond met verschillende stijlen. Kies een stijl door deze te klikken. Dit toont een tekstvak met de gekozen stijl in ons werkblad.

165 Werken met objecten door Peter De Smet ( Pagina 165 van 189 Figuur 309 Typ je tekst. Door middel van het tabblad "Opmaak" in het lint, kunnen we deze "tekst" opmaken. Er staan echt wel leuke dingen tussen. Figuur INVOEGEN VAN SMARTART Nieuw in Excel 2007 zijn de SmartArt-afbeeldingen. We gebruiken SmartArt-afbeeldingen om snel en makkelijk onze boodschap over te brengen. SmartArt-afbeeldingen vinden we trouwens ook terug in Word 2007, PowerPoint 2007, en Outlook We voegen een SmartArt-afbeeldingen toe door te klikken op de knop "SmartArt" in het tabblad "Invoegen". Dit opent het dialoogvenster "SmartArt-afbeelding kiezen". Dit dialoogvenster is verdeeld in drie delen. Het linkse deel toont ons de verschillende categorieën die beschikbaar zijn. Het middelste deel toont ons de verschillende lay-outs van de geselecteerde categorie. En het rechtse deel toont ons een omschrijving van de geselecteerde lay-out. Figuur 311

166 Werken met objecten door Peter De Smet ( Pagina 166 van 189 Dus kies een categorie in het linkse deel, kies een stijl in het middelste deel, en klik OK in het rechtse deel. Dit voegt een SmartArt toe aan ons werkblad. In de sectie "Hulpmiddelen voor SmartArt" hebben we twee tabbladen. "Ontwerpen" en "Opmaak". De opdrachten in het tabblad "Ontwerpen" en het tabblad " Opmaak", beschikken over de optie Livevoorbeelden. Om tekst toe te voegen selecteer je de tekst in het tekstpaneel waarna je de tekst wil invoegen, en klik je de Entertoets op je toetsenbord. Dit voegt een nieuwe lege rij in, waar je de tekst kunt intypen. Gebruik de tabtoets, en de Shift + tabtoets om tekst onder te delen in titels of subtitels. Om tekst te verwijderen selecteer je dat deel van de SmartArt, en klik je de Deletetoets op je toetsenbord. Figuur INVOEGEN VAN EEN TEKSTVAK Een tekstvak is een object dat we kunnen invoegen om tekst te markeren of te laten opvallen. Bekijk een tekstvak als een container. Om een tekstvak in te voegen selecteer je het tabblad "Invoegen" in het lint, en klik je de knop "Tekstvlak". Wanneer we nu de muisaanwijzer over ons werkblad bewegen, lijkt deze op een op zijn kop staand kruis. Klik en sleep met de muisaanwijzer, tot je de gewenste grootte van het tekstvak heb bereikt. Ook voor de opmaak van ons tekstvak gebruiken we het tabblad "Opmaak", in de "Hulpmiddelen voor tekenen". Voor de opmaak van de tekst kunnen we gebruik maken van de WordArtstijlen in het tabblad "Opmaak", of we kunnen gebruik maken van de opties in het tabblad "Start" in het lint. Maar maak het niet te gek. Figuur 313

167 Werken met objecten door Peter De Smet ( Pagina 167 van OBJECTEN SELECTEREN Om een object te selecteren klik je op het object. Een geselecteerd object heeft hendels aan de rand van het object. Om meerde objecten te selecteren hou je de Shifttoets op je toetsenbord ingedrukt terwijl je het volgende object klikt. Om een geselecteerd object te "de-selecteren", hou je de Ctrl-toets ingedrukt wanneer je dit object klikt. Figuur 314 Een tweede manier om objecten te selecteren is door te klikken op de knop "Zoeken en selecteren" in het tabblad "Start" van het lint, en te kiezen voor "Objecten selecteren" in het drop-downmenu. Je muisaanwijzer wijzigt in een witte pijl. Klik en sleep met je muisaanwijzer over de objecten die je wilt selecteren. Wens je terug over te schakelen op de normale weergave van de muisaanwijzer, klik je nogmaals op de optie "Objecten selecteren" onder de knop "Zoeken en selecteren" in het lint. Dit schakelt deze optie uit, en kun je verder gaan met de gewone werkzaamheden in je werkblad AANPASSEN AFMETINGEN OBJECT Wanneer een object is geselecteerd verschijnen er afmetinghendels rond het object. Met deze hendels kunnen we de afmetingen van het object horizontaal, verticaal, en diagonaal aanpassen. Klik en sleep deze naar de gewenste grootte. Wens je de proporties te behouden van het object, hou je de Shifttoets van het toetsenbord ingedrukt, terwijl je klikt en sleept met een hendel. Wens je de proporties en de plaats van het middelpunt van het object te behouden, hou je de Shifttoets en de Ctrl-toets ingedrukt terwijl je klikt en sleept met de hendel. Een andere manier om de afmetingen van een object te wijzigen, is door gebruik te maken van de knoppen "Breedte van veld" en "Hoogte van veld". Klik hiervoor de naar boven of naar beneden wijzende pijltjes, of typ een waarde in een invulvak. Figuur 315 En een derde manier is te klikken op het naar rechtsonderwijzend pijltje te klikken naast de tekst "Grootte". Dit opent het dialoogvenster "Grootte en eigenschappen" waarin we op drie tabbladen de verschillende afmetingen en eigenschappen kunnen instellen.

168 Werken met objecten door Peter De Smet ( Pagina 168 van OBJECT VERPLAATSEN Om een object te verplaatsen beweeg je de muisaanwijzer over het object. Deze verandert in een vierdelige pijl, klik je het object en sleep dit naar een nieuwe positie. Wanneer je muisaanwijzer niet wijzigt in een vierdelige pijl, bijvoorbeeld bij tekstvlakken en WordArt, selecteer je eerst het object, en ga je daarna met de muisaanwijzer over de rand van het object. De muisaanwijzer zal veranderen in een vierdelig pijltje. Klik en sleep dit naar de gewenste positie. Laat de muis los wanneer de positie is bereikt OBJECT VERVORMEN EN DRAAIEN Sommige van onze objecten hebben gele blokjes aan de rand, wanneer deze is geselecteerd. Door te klikken en te slepen met deze, kunnen we de vorm van het object aanpassen. De manier waarop je de vorm kunt wijzigen is afhankelijk van het object. We kunnen het object verdraaien door te klikken en te slepen met het groene cirkeltje, dat je meestal vindt bovenaan het object. Wanneer je hierover je muisaanwijzer plaatst, wijzigt deze in een ronde pijl. Figuur 316 Je kunt het object ook draaien door het eerst te selecteren, en dan te klikken op de knop "Draaien" in het "Opmaak" tabblad van het lint. Kies één van de opties in het dropdownmenu. Deze verschillende opties zijn ook voorzien van Live-voorbeelden OBJECTEN KOPIËREN Je kunt objecten op verschillende manieren kopiëren. Een eerste manier is door het te selecteren, en te klikken op de Ctrl + C op je toetsenbord. Een positie te kiezen op je werkblad waar je deze wil plakken, en Ctrl + V op je toetsenbord te klikken. Een tweede manier is door het object te klikken en te slepen met de Ctrl-toets ingedrukt. Laat eerst de muisaanwijzer los, voor je de Ctrl-toets loslaat. Heb je meerdere objecten te kopiëren selecteer je deze allen, en klik en sleep met de Ctrltoets ingedrukt. Om een object te kopiëren naar een ander werkblad of andere werkmap, moet je de eerste methode gebruiken. Je kunt uiteraard ook steeds gebruik maken van de knoppen kopiëren en plakken in het lint.

169 Werken met objecten door Peter De Smet ( Pagina 169 van OBJECTEN UITLIJNEN Om verschillende objecten uit te lijnen selecteer je deze eerst, en klik je daarna op de knop "Uitlijnen". Kies één van de vele mogelijkheden in het dorp-downmenu OBJECTEN ORDENEN We kunnen de orde van objecten wijzigen met de knoppen "Naar voorgrond" en "Naar achtergrond", in het lint. Klikken op deze brengt het ene object voor of achter het andere. Klikken op de knop "Selectiedeelvenster" opent een venster waarin we de orde van de verschillende gebruikte objecten kunnen wijzigen door te klikken op het naar boven of naar beneden wijzend pijltje OBJECTEN VERWIJDEREN Om een object te verwijderen selecteer je het object en klik je de Deleteknop op je toetsenbord OBJECTEN GROEPEREN Om verschillende objecten te groeperen selecteer je eerst de objecten. Klik de knop "Groeperen" in het tabblad "Opmaak" van het lint. Dit groepeert de objecten, en zal deze nu ook behandelen als één object. Om de groepage op te heffen, klik je nogmaals de knop "Groeperen", en kies je "Groep opheffen" OMTREK OPMAKEN Door te klikken op het naar beneden wijzend pijltje naast de tekst "Omtrek van vorm" in het lint kunnen we niet alleen de kleur maar ook de lijndikte en het lijntype aanpassen. Ook de optie "Omtrek van vorm" beschikt over een livevoorbeeld. Hetzelfde geldt voor de optie "Opvullen van vorm", en "Vormeffecten".

170 Opmerkingen door Peter De Smet ( Pagina 170 van OPMERKINGEN 26.1 OPMERKINGEN TOEVOEGEN Er zijn een aantal verschillende mogelijkheden om een opmerking toe te voegen aan een cel. Gelijk welke manier we kiezen, we moeten eerst de cel waar we de opmerking willen toevoegen, selecteren. Een eerste manier is dus de cel te selecteren. Het tabblad "Controleren" in het lint selecteren. En te klikken op de knop "Nieuwe opmerking". Een tweede manier is de cel te rechtsklikken, en te kiezen voor "Opmerking invoegen" uit het drop-downmenu. Figuur 317 En een derde manier is de cel te selecteren en de Shift + F2 knop op je toetsenbord te klikken. Typ je opmerking, en selecteer een andere cel wanneer je klaar bent. Een opmerking geeft steeds bovenaan de gebruikersnaam weer. Wens je dit te wijzigen, klik je de Officeknop, en kies je "Opties voor Excel". In het dialoogvenster "Opties voor Excel" kies je het tabblad "Populair". Onderaan dit tabblad vind je het vak "Gebruikersnaam:". Wijzig dit in wat je wilt, en klik OK OPMERKINGEN LEZEN Wanneer er een opmerking is toegevoegd aan een cel, heeft deze een rood driehoekje in de rechter bovenhoek. Als je met de muisaanwijzer over deze cel beweegt, wordt de opmerking getoond zolang de muisaanwijzer over deze cel staat OPMERKINGEN WEERGEVEN EN VERBERGEN Met de muisaanwijzer over de cel bewegen, was één manier om de opmerking te lezen. Een tweede manier is de cel te selecteren, en te klikken op de knop "Opmerking weergeven/verbergen", of "Alle opmerkingen weergeven", in het tabblad "Controleren van het Lint. Wens je de opmerkingen terug te verbergen, klik je nogmaals op de knop "Alle opmerkingen weergeven". Wens je de opmerking te verplaatsen, selecteer je de opmerking, en klikt en sleept met de rand, die nu is gewijzigd in streepjes, naar de plaats waar je deze wil.

171 Opmerkingen door Peter De Smet ( Pagina 171 van 189 Figuur WIJZIGEN VAN OPMERKINGEN Wens je de tekst in een opmerking te wijzigen, selecteer je de cel, en klik je de knop "Opmerking bewerken" in het lint, onder het tabblad "Controleren". Dit zal de opmerking weergegeven, en de cursor in het opmerkingvenster plaatsen. Ben je klaar met de wijzigingen, selecteer je gelijk welke cel in je werkmap. Een tweede manier is door de cel te rechtsklikken, en te kiezen voor "Opmerking bewerken" uit het drop-downmenu OPMERKINGEN OPMAKEN Om een opmerking op te maken, moeten we deze eerst weergeven en selecteren. Gebruik de opmaakopties in het tabblad "Start" van het lint, zoals bvb het lettertype, vet, uitlijning etc. Of klik de knop "Opmaak" in het tabblad "Start" van het lint. En kies "Opmerking opmaken". In het dialoogvenster dat verschijnt heb je verschillende opmaakmogelijkheden OPMERKINGEN VERWIJDEREN Om een opmerking uit een cel te verwijderen, selecteer je eerst de cel, en klik je de knop "Verwijderen" in het tabblad "Controleren" van het lint. Een tweede manier is de cel te rechtsklikken, en te kiezen voor "Opmerking verwijderen" uit het drop-downmenu VORM VAN OPMERKING WIJZIGEN We hebben de mogelijkheid de vorm van de opmerking te wijzigen. Om dit te doen moeten we de knop "Vorm wijzigen" toevoegen aan de werkbalk "Snelle toegang". Klik hiervoor het naar beneden wijzend pijltje naast deze werkbalk, en kies "Meer opdrachten..." uit het drop-downmenu. In het dialoogvenster dat verschijnt kies je in het bovenste vak voor "Alle opdrachten". En helemaal onderaan de lijst selecteer je de knop "Vorm wijzigen". Klik de knop "Toevoegen", en klik OK.

172 Opmerkingen door Peter De Smet ( Pagina 172 van 189 Figuur 319 De knop "Vorm wijzigen" is nu toegevoegd aan de werkbalk "Snelle toegang". Selecteer eerst de opmerking, en klik dan de knop "Vorm wijzigen". Uit het drop-downmenu kies je de vorm door deze te klikken. Figuur 320 De vorm van de opmerking wordt alleen gewijzigd voor de opmerking die was geselecteerd, niet voor vorig gemaakte opmerkingen, of nog te maken opmerkingen OPMERKINGEN PRINTEN We hebben twee mogelijkheden om de opmerkingen te printen. Je kunt de opmerkingen op het werkblad printen, en je kunt de opmerkingen na het werkblad printen. Om de opmerkingen te printen moeten deze worden weergegeven. Dus klik je eerst de knop "Alle opmerkingen weergeven", in het tabblad "Controleren" van het Lint. Kies daarna het tabblad "Pagina-indeling" in het lint, en klik het naar rechtsonder wijzend pijltje in de groep "Pagina-instelling". Figuur 321

173 Opmerkingen door Peter De Smet ( Pagina 173 van 189 Figuur 322 Dit opent, wat had je gedacht, het dialoogvenster "Pagina instelling". Kies het tabblad "Blad". En klik het naar beneden wijzend pijltje naast het vak "Opmerkingen:". Uit het drop-downmenu maak je de keuze tussen de twee verschillende mogelijkheden: "Einde blad" of "Zoals weergegeven op het blad". Beide keuzes lijken me wel duidelijk. Klik de knop "Afdrukvoorbeeld". Resultaat: Figuur 323

174 Afdrukken van werkbladen door Peter De Smet ( Pagina 174 van AFDRUKKEN VAN WERKBLADEN 27.1 AFDRUKVOORBEELD Wat je moet weten wanneer je iets afdrukt is, wat je afdrukt, juist hetzelfde zal zijn wat je op je scherm ziet staan in het werkblad. Figuur 324 Klik de knop "Afdrukvoorbeeld" om een voorbeeld te bekijken. Mocht deze knop bij jou nog niet in de werkbalk "Snelle toegang" staan, doe je er misschien wel goed aan, dit te doen. Je zult deze meermaals gebruiken. Hoe je dit doet zou je ondertussen wel moeten weten, maar voor diegenen die het nog niet weten: Klik de Officeknop, klik de " Opties voor Excel" knop, kies het tabblad "Aanpassen", en plaats de knop "Afdrukvoorbeeld" van het linkse veld naar het rechtse veld. Figuur 325 Een truukje misschien om de breedte van al je kolommen aan te passen: Klik de knop links bovenaan je werkblad om alle cellen te selecteren, en dubbelklik een scheidingslijn tussen twee kolommen. Dit zal automatisch de breedte aanpassen aan de gegevens in al je kolommen. Figuur 326 We klikken nogmaals de knop "Afdrukvoorbeeld". Klik de knop "Marges" om de verschillende marges in te stellen indien je dit wenst. Door deze te klikken en te slepen met de blokjes bovenaan de pagina, kun je de "witruimte" wijzigen aan de rechterkant van het blad. Tip: wijzig de verschillende kolombreedtes van links naar rechts, zo zie je makkelijker hoeveel witruimte je nog over hebt aan de rechtse kant.

175 Afdrukken van werkbladen door Peter De Smet ( Pagina 175 van 189 Denk eraan, wanneer je deze wijzigt in het afdrukvoorbeeldblad, je deze ook wijzigt in het werkblad. Figuur 327 Door te klikken op de knop In-/Uitzoomen kunnen we de hele pagina bekijken. We kunnen navigeren tussen de verschillende pagina's door te klikken op de knoppen "Volgende pagina" en "Vorige pagina" AFDRUKKEN Om een document af te drukken klik je de Officeknop, en beweeg je de muisaanwijzer over de optie "Afdrukken". Dit opent het menu met drie opties: 1 Afdrukken: dit opent het dialoogvenster "Afdrukken", wat ons o.a. de mogelijkheid biedt een printer te kiezen, en het aantal exemplaren in te stellen. 2 Snel afdrukken: zal ons werkblad onmiddellijk afdrukken, zonder dat we ook maar één instelling kunnen ingeven in het afdrukken dialoogvenster. 3 Afdrukvoorbeeld: hebben we reeds gezien in de vorige les. Geeft ons een voorbeeld hoe ons werkblad er zal uitzien, wanneer het wordt afgedrukt. Figuur 328 We zullen eens overlopen wat we zoal kunnen instellen in het dialoogvenster "Afdrukken": In het bovenste vak kunnen we door te klikken op het naar beneden wijzend pijltje, een printer kiezen.

176 Afdrukken van werkbladen door Peter De Smet ( Pagina 176 van 189 In de sectie "Afdrukbereik" kunnen we kiezen om 1, alles af te drukken, of 2, bepaalde pagina's af te drukken. In de sectie "Afdrukken" kunnen we kiezen of we enkel een selectie willen afprinten, of we een hele werkmap willen afprinten, of we enkel de geselecteerde bladen willen afdrukken, en of we het Afdrukbereik willen negeren. In de sectie "Aantal" bepalen we hoeveel exemplaren we willen afdrukken, en hoe je deze wil sorteren. Heb je al je voorkeuren ingegeven, klik je OK in het dialoogvenster AFDRUKKEN VAN BEREIKEN Om een celbereik af te printen, selecteer je uiteraard eerst het Bereik. Klik de Officeknop, en klik "Afdrukken" uit de lijst. Dit opent ook het dialoogvenster "Afdrukken". Klik het vakje voor de tekst "Selectie". Indien je eerst nog eens wil zien wat er juist wordt geprint, klik je de knop "Voorbeeld". Dit opent een afdrukvoorbeeld met het gekozen Bereik. Klik de knop "Afdrukken" wanneer je tevreden bent.

177 Werkbladweergave door Peter De Smet ( Pagina 177 van WERKBLADWEERGAVE 28.1 NORMALE WEERGAVE Wanneer we een werkmap openen in Excel, wordt deze standaard geopend in de weergave "Normaal". De verschillende weergavemogelijkheden vinden we in het tabblad "Beeld" van het lint, in de groep "Werkmapweergaven". Figuur 329 en onderaan het werkblad: Figuur 330 De weergave "Normaal" zal je het meest gebruiken om je gegevens in je werkblad in te geven. In "Normale" weergave kunnen we zowat elke opdracht uitvoeren waarover we beschikken in Excel, behalve voor het ingeven van kopteksten en voetteksten. Dit kan enkel worden gedaan in "Pagina-indeling" weergave, wat nieuw is voor Excel PAGINA-INDELING WEERGAVE De Pagina-indeling weergave is nieuw in Excel 2007, en laat ons toe wijzigingen aan te brengen in ons werkblad voor we het afdrukken. De weergave "Pagina-indeling" vinden we ook in het tabblad "Beeld", en onderaan ons werkblad. We hebben de mogelijkheid om in de weergave "Pagina-indeling" te werken, zoals we werken in "Normale" weergave, met bijna dezelfde opties. Plus we hebben de mogelijkheid een kop- en voettekst toe te voegen. We hebben de mogelijkheid het liniaal, de rasterlijnen, de formulebalk, en de koppen (kolomkoppen en rijkommen), weer te geven of te verbergen. "Pagina-indeling" weergave is de enige weergave die ons toelaat met kop- en voetteksten te werken.

178 Werkbladweergave door Peter De Smet ( Pagina 178 van 189 Figuur 331 Om een koptekst toe te voegen, klik je het gebied waar staat "Klik hier om een koptekst...". Om een voettekst toe te voegen, klik je het helemaal onderaan het gebied waar staat "Klik hier om een voettekst...". Klik het tabblad "Ontwerpen" in de "Hulpmiddelen voor kopteksten en voetteksten". Figuur 332 In het tabblad "Ontwerpen" kunnen we onze eigen kop- en voetteksten ingeven, of kunnen we gebruik maken van vooraf ingestelde kop- en voetteksten. Het is ook mogelijk de kop- en voetteksten plus de "witruimte" te verbergen, door je muisaanwijzer te plaatsen tussen de kolomtitels en de witruimte. Klik wanneer deze wijzigt in een dubbele pijl. Figuur 333 Herhaal dit wanneer je deze terug wil weergeven. Om terug te keren naar de weergave "Normaal", selecteer je het tabblad "Beeld", selecteer je een cel, en kies je voor "Normaal" in het lint PAGINA-EINDE WEERGAVE Pagina-einde weergave kan je vinden in het tabblad Beeld van het lint.

179 Werkbladweergave door Peter De Smet ( Pagina 179 van 189 Figuur 334 Wanneer we dit selecteren verschijnt er een dialoogvenster met de melding dat je de pagina-einden kunt aanpassen door te klikken en te slepen met de muis. Klik het aanvinkvakje wanneer je dit waarschuwingsvenster in de toekomst niet meer wil zien. Het Pagina-eindevoorbeeld toont ons verschillende dingen. De stippellijnen tonen ons de automatische pagina-einden. Deze zijn gebaseerd op de paginamarges, de pagina-afmetingen, en de paginastand. Een volle lijn toont ons een manueel ingebracht pagina-einde. Een pagina-eindevoorbeeld wordt standaard weergegeven op 60%. Klikken op de knop In-/uitzoomen geeft een dialoogvenster waarin we het zoompercentage kunnen kiezen. Klikken op de knop 100% geeft het pagina-eindevoorbeeld weer op 100%. Klikken op de knop "Inzoomen op selectie" zal inzoomen op het bereik dat was geselecteerd. Door te klikken en te slepen met de blauwe volle of stippellijnen, horizontale of verticale, kunnen we onze pagina-einden manueel instellen. Figuur 335 Om terug te keren naar de weergave "Normaal", selecteer je het tabblad "Beeld", en kies je voor "Normaal" in het lint HET TABBLAD PAGINA-INDELING Het tabblad Pagina-indeling heeft de opties waarmee we de weergave van ons document bepalen. Het tabblad Pagina-indeling is verdeeld in 5 verschillende groepen. De eerste is "Thema's", dit hadden we reeds gezien in een vorige les, dus dit slaan we over.

180 Werkbladweergave door Peter De Smet ( Pagina 180 van 189 Figuur 336 De tweede groep is "Pagina-instelling". De eerste optie in deze groep is "Marges". Wanneer we hierop klikken, opent een drop-downmenu met verschillende instellingen. De bovenste optie is de standaard instelling De tweede optie is de Afdrukstand, de standaard afdrukstand is "Staand". Klik op het naar beneden wijzend pijltje, en kies "Liggend" om dit te wijzigen. De derde optie is "Formaat". Standaard staat deze ingesteld op A4 formaat. Wanneer we hierop klikken, opent een drop-downmenu met verschillende vooraf ingestelde formaten. De vierde optie "Afdrukbereik" laat ons toe een Bereik in te stellen dat we willen afdrukken. Selecteer een bereik, klik de knop "Afdrukbereik", en kies "Afdrukbereik bepalen". Klik de knop "Afdrukvoorbeeld" die ondertussen wel al in je menu "Snelle toegang" zal staan. Wens je het afdrukbereik te verwijderen, klik je nogmaals op de knop "Afdrukbereik", en kies je "Afdrukbereik wissen". Wens je nog een bereik toe te voegen, kies je "Toevoegen aan afdrukbereik". Met de vijfde optie "Eindemarkeringen" kunnen we manueel pagina-einden toevoegen of verwijderen. Plaats de cursor onder de cel waar je een pagina-einde wil invoegen, en klik de knop "Eindemarkeringen". Kies "Pagina-einde invoegen. Om pagina-einden te verwijderen herhaal je deze stappen, maar kies je "Pagina-einde verwijderen". Met de knop "Achtergrond" kunnen we een foto gebruiken als achtergrond voor ons werkblad. De foto die werd gebruikt voor onze achtergrond wordt niet afgedrukt. Om de foto uit de achtergrond te verwijderen klik je nogmaals de knop "Achtergrond" die nu is gewijzigd in "Achtergrond verwijderen". De knop "Titels afdrukken" laat ons toe bepaalde rijen of kolommen te herhalen bij een afdruk. Dit is handig wanneer onze afdruk uit meerdere pagina's bestaat. Zo worden onze kolomtitels of rijtitels op elk blad afgedrukt. Klik de knop "Titels afdrukken", en in het dialoogvenster dat verschijnt geef je in het tweede vak het Bereik van de kolomtitels dat moet worden herhaald. Klik hiervoor de knop 'Invouwen", en selecteer de rij met kolomtitels die moet worden herhaald. Klik terug de knop "Uitvouwen" en klik OK. Figuur 337

181 Werkbladweergave door Peter De Smet ( Pagina 181 van 189 De derde groep in het tabblad Pagina-indeling is "Aanpassen aan pagina". De opties in deze groep laten ons toe de breedte, de hoogte, of de schaal in te stellen van de verschillende pagina's. De volgende groep heeft dan weer te maken met verschillende "Werkbladopties", die allen overduidelijk zijn. In de laatste groep "Schikken" kunnen we ingevoegde vormen, afbeeldingen, etc., groeperen, ordenen, en uitlijnen WIJZIGEN VAN MARGES Om de marges te wijzigen in iets anders dan de opties uit het keuzemenu, klik je de optie "Aangepaste marges...". Dit opent het tabblad "Marges" van het dialoogvenster "Pagina-instelling". Hier heb je de mogelijkheid de verschillende marges in te stellen voor "Boven", "Links,", "Rechts", en "Onder". Plus deze voor de kop- en voettekst. Geef een groter getal in de verschillende vakken om de rand rond de gegevens te vergrootten. Klik OK, wanneer al je instellingen zijn ingebracht. Je kunt eventueel overschakelen naar de weergave "Pagina-indeling", waar je verder de marges kunt aanpassen, indien dit nodig blijkt. Figuur KOPTEKSTEN EN VOETTEKSTEN Het invoegen van kop- en voetteksten is heel wat makkelijker geworden in Excel Klik hiervoor de knop "Koptekst en voettekst" in het tabblad "Invoegen" van het lint. Dit brengt je automatisch in de "Pagina-indeling" weergave. Het tabblad "Ontwerpen" in de "Hulpmiddelen voor kopteksten en voetteksten" is geselecteerd. Figuur 339 Het kop- en voettekstgebied zijn verdeeld in drie secties. Links uitgelijnd, midden uitgelijnd, en rechts uitgelijnd. Gegevens kunnen in elk van deze secties worden ingevoegd. Selecteer eerst de sectie, kies één of meerdere elementen voor kop- en voetteksten, of typ wat je wenst in te voegen. Om vlug over te schakelen tussen kop- en voettekst klik je de knoppen "Naar koptekst" of "Naar voettekst".

182 Macro s door Peter De Smet ( Pagina 182 van MACRO S 29.1 WAT ZIJN MACRO'S? Macro's zijn kleine programmaatjes die we gebruiken om steeds terugkerende taken automatisch te laten uitvoeren. Een Macro legt alle handelingen vast die we uitvoeren op ons toetsenbord, en slaat deze op als een Visual Basic programma. Wanneer we later een macro willen uitvoeren hebben we enkel op een knop te klikken om de hele reeks handelingen, die we eerder hadden opgenomen, uit te voeren. Stel, op elk werkblad van onze werkmap moeten we onze firmanaam, adres, en telefoon in de linkerbovenhoek plaatsen. Wanneer we al deze handelingen opnemen in een macro, hoeven we de volgende malen enkel de macro uit te voeren om deze automatisch te herhalen MACRO OPNEMEN Om een macro op te nemen klik je de knop "Macro" in het tabblad "Beeld", en kies je "Macro opnemen" uit het drop-downmenu. Dit opent het "Macro opnemen" dialoogvenster. In het bovenste vak geven we een naam in voor onze macro. In het volgende vak geven we eventueel een sneltoets in voor het uitvoeren van onze macro. Mocht je dit doen, vergewis je ervan dat je geen reeds bestaande sneltoets overschrijft. In het derde vak bepalen we waar we onze macro willen opslaan. Ga je voor "Deze werkmap", dan is de macro enkel beschikbaar in de werkmap waarin je momenteel aan het werk bent. Ga je voor "Persoonlijke macro werkmap", dan is de macro beschikbaar voor alle bestanden die we maken in Excel. Figuur 340 Eventueel kun je in het laatste vak nog een beschrijving toevoegen. Klik de knop OK. Vanaf nu wordt elke handeling die je uitvoert in het werkblad, opgenomen in de macro. Wanneer je klaar bent, klik je de knop Opname stoppen, die je vindt in de statusbalk onderaan het venster. Figuur 341

183 Macro s door Peter De Smet ( Pagina 183 van 189 Of klik terug de knop Macro" in het tabblad "Beeld", en kies je "Opname stoppen " uit het drop-downmenu MACRO UITVOEREN Om een macro uit te voeren klik je de knop Macro" in het tabblad "Beeld", en kies je "Macro's weergeven". In het dialoogvenster dat verschijnt selecteer je de macro die je zojuist hebt aangemaakt, en klik je de knop "Uitvoeren" MACRO BEWERKEN Om een macro te wijzigen klik je de knop Macro" in het tabblad "Beeld", en kies je "Macro's weergeven". In het dialoogvenster dat verschijnt selecteer je de macro die je wenst te wijzigen, en klik je de knop "Bewerken". Dit opent de Microsoft Visual Basic applicatie. Figuur 342 De macronaam wordt bovenaan de macrocode weergegeven. In de code zelf kan je wijzigingen aanbrengen indien je iets weet over Visual Basic. Is dit niet het geval, blijf je hier beter af, en sluit je het venster door te klikken op de X, bovenaan rechts MACRO VERWIJDEREN Om een macro te verwijderen klik je de knop Macro" in het tabblad "Beeld", en kies je "Macro's weergeven". In het dialoogvenster dat verschijnt selecteer je de macro die je wenst te verwijderen, en klik je de knop "Verwijderen".

184 Beveiligen van werkmappen door Peter De Smet ( Pagina 184 van BEVEILIGEN VAN WERKMAPPEN 30.1 WERKBLAD BEVEILIGING Om een werkblad te beveiligen selecteer je eerst het werkblad. Klik vervolgens op de knop "Blad beveiligen" in het tabblad "Controleren" van het lint. Figuur 343 Dit opent het dialoogvenster "Blad beveiligen". Standaard zijn er drie vakjes aangevinkt. Deze zal ons werkblad beveiligen tegen gebruikers die de gegevens in de cellen wensen te wijzigen. Meerdere vakjes aanvinken in dit dialoogvenster, zal gebruikers van ons werkblad ervan weerhouden deze actie uit te voeren. Wanneer je het vak voor het wachtwoord leeg laat, zal iedereen die het werkblad heeft geopend, de beveiliging kunnen opheffen. Heb je een wachtwoord ingegeven, onthoud dit dan, anders kun je geen wijzigingen meer aanbrengen in je werkblad. Figuur 344 Om de beveiliging op te heffen, klik je de knop "Beveiliging opheffen". Indien je werkblad was beveiligd met een paswoord, heb je dit paswoord ook nodig om de beveiliging op te heffen WERKMAP BEVEILIGING Werkmappen kunnen we op drie verschillende manieren beveiligen. Een eerste manier vereist een paswoord om de werkmap te openen.

185 Beveiligen van werkmappen door Peter De Smet ( Pagina 185 van 189 De tweede manier voorkomt dat gebruikers, of de werkmap openen, of gegevens wijzigen. En de derde manier voorkomt dat gebruikers de structuur of de positie van, het venster wijzigen. Om een werkmap van een paswoord te voorzien klik je de Officeknop in de linkerbovenhoek van het venster. Kies "Voorbereiden" uit het menu. En klik "Document versleutelen". Dit opent een dialoogvenster waarin je het paswoord ingeeft. Klik OK. Bevestig het paswoord, en klik nogmaals OK Wanneer je later deze werkmap wenst te openen, zal je het paswoord worden gevraagd. Voor de tweede manier klik je de Officeknop, en klik je de knop "Opslaan als...". In het dialoogvenster "Opslaan als" klik je de knop "Extra", en kies je "Algemene opties" uit de lijst. Je kunt in het dialoogvenster dat verschijnt een paswoord ingeven voor het openen van de werkmap, of een paswoord voor schrijfbevoegdheid ingeven. Klik de knop "Opslaan" wanneer je klaar bent. En de derde manier, structuur en venster beveiliging, vinden we in onze werkmap. Klik hiervoor op de knop "Werkmap beveiligen" in het tabblad "Controleren" van het lint. In het dialoogvenster dat verschijnt, kies je Structuur, Vensters, of beiden. Wanneer je kiest voor Structuur, voorkom je dat gebruikers een werkblad toevoegen, een werkblad verwijderen, een werkblad verbergen of tonen, de naam wijzigen van een werkblad, of de plaats van een werkblad wijzigen. Wanneer je kiest voor Vensters, voorkom je dat gebruikers de afmetingen van de vensters wijzigen. Zelfs minimaliseren of maximaliseren BEVEILIGING OPHEFFEN Om de derde manier van beveiliging op te heffen, klik je de knop "Beveiliging werkmap opheffen" in het tabblad "Controleren" van het lint. Geef het paswoord in het dialoogvenster. En klik OK.

186 Excel en Word door Peter De Smet ( Pagina 186 van EXCEL EN WORD 31.1 KOPIËREN EN PLAKKEN ALS LINK Wanneer we gegevens uit ons Excelbestand kopiëren naar een Worddocument als link, zal deze worden bijgewerkt wanneer we dit wijzigen in ons Excelbestand. Om gegevens uit ons Excelbestand te kopiëren als link, selecteren we eerst het Bereik in Excel. Vervolgens klikken we de knop "Kopiëren", of klikken Ctrl + C op ons toetsenbord. We openen ons Worddocument, en kiezen voor "Plakken speciaal". In het dialoogvenster selecteer je het vakje voor de tekst "Koppeling plakken", en uit de lijst kies je "Opgemaakte tekst (RTF)". Figuur 345 Klik OK De informatie die wordt ingevoerd in ons Worddocument is gelinkt met ons Excelbestand. Elke wijziging die we uitvoeren in dit Excelbestand, zal ook worden gewijzigd in ons Worddocument IMPORTEREN VAN EEN TEKSTBESTAND IN EXCEL Excel laat ons toe gegevens te importeren uit Word. Als voorbeeld heb ik een Worddocument met verschillende leden, maar later besef ik dat ik deze lijst beter in Excel had gemaakt. Moet ik dan alles overtypen? Neen. We kopiëren alles naar Excel. Maar voor we dit kunnen doen moeten we ons Worddocument opslaan als tekstbestand. Dus klik je de Officeknop in je Worddocument, en klik je "Opslaan als..." in het dropdownmenu. Sla het bestand op als.txt bestand

187 Excel en Word door Peter De Smet ( Pagina 187 van 189 Figuur 346 Klik Opslaan Dit opent het dialoogvenster "Bestandsconversie". Klik OK, en sluit het bestand. Terug in Excel kies je het tabblad "Gegevens" in het lint. En klik je de knop "Externe gegevens ophalen". En kies "Van tekst" uit het menu. Selecteer het zojuist aangemaakte.txt bestand, en klik "Importeren". Dit opent de Wizard tekst importeren. Figuur 347 We laten het geselecteerde vakje "Gescheiden" geselecteerd, en klikken de knop "Volgende" In stap twee van de wizard bepaal je het scheidingsteken tussen kolommen waarop Excel zich moet baseren. In dit geval is dat een Tab en Spatie, dus selecteren we deze uit de lijst.

188 Excel en Word door Peter De Smet ( Pagina 188 van 189 Figuur 348 Klik "Volgende". In de laatste stap van de wizard kunnen we nog het gegevenstype voor elke kolom instellen. Omdat dit voor ons niet van toepassing is, klik ik de knop "Voltooien". In het dialoogvenster "Gegevens importeren" geef ik nog de plaats waar ik de gegevens wil invoegen. En klik OK. De gegevens uit ons Worddocument worden nu netjes ingevoegd en verdeeld over verschillende kolommen in Excel. Figuur 349

189 Bronnen Pagina 189 van 189 BRONNEN Deze cursus werd integraal van volgende website overgenomen: Dit met toestemming van de auteur Peter De Smet. Onze dank hiervoor.