Een goed begin is het halve werk! Inleiding Bij het starten van projectteams moeten er veel puzzelstukken in elkaar worden gelegd. Wat is het doel? Wat is de kwaliteitseis? Wat is de tijd die we hebben, het budget en het aantal resources? Bij het samenstellen van het team wordt gekeken naar de kennis en vaardigheden en de beschikbaarheid van mensen. Uiteraard zijn dit belangrijke puzzelstukken die op hun plek moeten komen te liggen. Er is echter één puzzelstuk dat dikwijls niet of nauwelijks wordt gelegd: aandacht voor de zachte kant van samenwerken. Er is in het begin minder aandacht voor de mensen in het team en voor de vraag hoe gaan wij dit project tot een succesvol einde brengen? Dat is jammer. Het is belangrijk stil te staan bij houding en gedrag van de teamleden en hun verwachtingen en behoeften. Hierdoor kunnen tijdens het project veel irritaties en conflicten worden voorkomen of op een meer constructieve manier opgelost worden. Project Kick-Start helpt bedrijven om precies dit puzzelstuk te leggen. Wetenschappelijk onderzoek Carv company heeft uitgebreid onderzoek laten doen bij een 10-tal verschillende organisaties die gespecialiseerd zijn in het managen van en meedraaien in projecten. Uit dit onderzoek komt naar voren dat er zowel bij projectleiders als teamleden de behoefte bestaat daadwerkelijk aandacht te besteden aan het team in de opstartfase. Carv company - Project Kick-Start 1
Uit het onderzoek komt specifiek naar voren dat o.a. het gebrek aan vertrouwen en betrokkenheid, angst voor conflicten, verschillende verwachtingen en het niet geven van feedback de grootste valkuilen zijn voor projectteams. Dit kan ondervangen worden door bij de start van het project aandacht te besteden aan de de volgende elementen van groepsdynamica: Communicatie Doelen/richtlijnen Betrokkenheid Vertrouwen Aanpassing/leervermogen Project Kick-Start speelt in op de valkuilen van projectteams door aandacht te besteden groepsdynamiek. Het doel Carv company heeft een Kick-Start programma ontwikkeld voor startende projectteams. Door in de opstartfase van het project ook stil te staan bij de zachte kant van samenwerking, wordt de basis gelegd voor een gezond functionerend projectteam. Vragen die hieraan ten grondslag liggen zijn: Wie ben jij?, Wie ben ik? en Hoe gaan wij dit project tot een succesvol einde brengen? Met als resultaat dat een team duidelijke resultaten neer gaat zetten, daar verantwoordelijkheid voor neemt, elkaar vertrouwt, aanspreekt en hierdoor effectiever en productiever zal zijn. Met Project Kick-Start focussen we ons op de groepsontwikkeling van het projectteam. Groepsontwikkeling is in te delen in de volgende fasen: Forming (Oriëntatiefase) - Er is nog geen groepsgevoel. Individuele posities en rollen zijn nog niet ingenomen. Groepsleden nemen een afwachtende houding aan en hebben behoefte aan sturing. Storming (Machtsfase) - In deze fase proberen de groepsleden hun positie in de groep in te nemen. Dit proces leidt vaak tot strijd. De groepsleden komen (soms) op gespannen voet te staan met elkaar, als ze verschillende ideeën hebben over de inhoud of het proces. Carv company - Project Kick-Start 2
Norming (Affectie/normering fase) - Groepsleden komen dichter tot elkaar. Regels en methodes van samenwerking worden bepaald. De gemeenschappelijke teamdoelen worden gedeeld en vastgelegd. Hier ontstaat een meer taakvolwassen wijze van samenwerken. Performing (Prestatiefase) - Er is nu sprake van een team. Teamleden vullen elkaar aan en er wordt harmonieus samengewerkt aan het gemeenschappelijke teamdoel. Het team is in staat zelfstandig te werken. Teams focussen zich vaak te snel op inhoudelijk presteren (de laatste fase), zonder dat ze de eerste drie fasen hebben doorlopen. Het risico daarbij is dat de groep in één van deze drie fasen blijft hangen en de gewilde fase van presteren niet of niet optimaal bereikt. Paradoxaal is dus dat teams die te snel willen presteren hier minder goed in slagen dan teams die meer de tijd nemen voor het doorlopen van voorgaande fasen. Tijdens de Project Kick-Start wordt de groepsontwikkeling als in een snelkookpan doorlopen. Tijdens het programma staan teamleden stil bij elkaars kwaliteiten, verwachtingen en communicatiestijlen. Door dit inzicht en door het maken van gezamenlijke afspraken, wordt het voor deelnemers makkelijker om tijdens het project goed met elkaar te communiceren, elkaar feedback te geven en constructief om te gaan met conflicten. Dit is bevorderlijk voor de sfeer, de effectiviteit van het team en daarmee natuurlijk het resultaat. Inhoud van de Project Kick-Start Tijdens het programma wordt aandacht besteed aan diverse onderwerpen die van belang zijn voor het doorlopen van de eerste drie fasen. Dit betekent dat er aandacht is voor persoonlijkheid, communicatiestijlen, vertrouwen en conflicten. Afhankelijk van de vraag en de behoefte van het team wordt er een maatwerkprogramma opgesteld. Dit kan variëren van een programma van een halve dag tot een 2-daags programma op externe locatie en hangt af van de specifieke situatie en behoefte van het projectteam. Carv company - Project Kick-Start 3
Light: Halve dag Tijdens de light versie zullen we stilstaan bij de meest essentiële elementen van de eerste drie groepsfasen. We gaan in op het leren geven van feedback, samenwerkingsafspraken en inzicht in gedragsstijlen van de teamleden: wie zijn ze en wat zijn hun kwaliteiten? De light versie bevat voldoende aanknopingspunten om als team verder op door te bouwen. Medium: Hele dag Tijdens de medium versie hebben we naast bovenstaande elementen meer tijd om naar het team te kijken: wat zijn verschillen, wat zijn overeenkomsten, waar vullen teamleden elkaar aan? Daarnaast besteden we aandacht aan de doelstelling en het bestaansrecht van het team. De medium versie zorgt ervoor dat deelnemers elkaar écht leren kennen in teamverband. Heavy: 2-daagse Tijdens deze heavy versie gaan we all-the-way. Het team maakt afspraken, leert feedback geven, leert elkaars gedragsstijl goed kennen en daarnaast is er veel ruimte voor verdieping. We zullen met groepsopdrachten inzichtelijk maken wat de mogelijke patronen gaan zijn van het team en of deze bijdragen aan de prestaties. Met de heavy versie van Project Kick-Start leg je een stevige basis voor verdere samenwerking. Er wordt gebouwd aan voldoende vertrouwen om irritaties uit te spreken en conflicten op een constructieve manier op te lossen. Het team is kortom klaar om te presteren. Wanneer in te zetten? Project Kick-Start is op verschillende momenten in te zetten. Het is nuttig voor teams die nog nooit hebben samen gewerkt of voor teams die al eerder samen hebben gewerkt en daar een verdieping aan willen geven. Daarnaast kan de Project Kick-Start ook in worden gezet gedurende een project, dit uiteraard in een aangepaste vorm. Carv company - Project Kick-Start 4
Vervolg Project Kick-start Project Kick-Start richt zich met name op de eerste fasen van groepsontwikkeling. Daarna is het natuurlijk van belang dat er aandacht blijft bestaan voor een effectieve en efficiënte samenwerking. Wij kijken graag mee met het team om constructief de dialoog aan te blijven gaan. In navolging van de Project Kick-Start is het goed mogelijk om een vervolg-traject in te plannen waarmee een verdieping wordt gegeven aan de performance fase. Dit zal altijd een maatwerk traject zijn in nauwe samenspraak met de projectleider/ manager en het team. Graag gaan we in gesprek om een verdere toelichting te geven op onze aanpak. Contact: Bernard van Croonenburg Bernard@Carvcompany.nl +31(0)619371007 Carv company - Project Kick-Start 5