Vodafone Expense Management Dashboard (Rekeninginzicht) Expense Reporting Expense Management Handleiding 2015, version 1.1
Inhoud Inhoud... 2 1. Product overzicht... 4 1.1 Dashboard (Rekeninginzicht)... 4 1.2 Expense Reporting... 4 1.3 Expense Management... 4 2. Expense Dashboard (Rekeninginzicht)... 5 2.1 Hoofdscherm... 5 2.2 Factuurvenster... 6 2.3 Instellingenmenu... 7 2.4 Helpfunctie... 8 3. HR Upload... 9 3.1 Hoofdscherm... 9 3.2 HR Upload logboek... 10 3.3 HR Upload procedure... 11 3.4 HR Upload procedure in het kort... 13 4. Expense Management... 14 4.1 Hoofdscherm... 14 4.2 Configuratie-items... 17 4.3 Toevoegen van kostenplaatsen en personen... 22 4.4 Gebruikersbeheer... 25 4.5 Profielen en privileges... 27 4.6 InControl... 28 5. InControl... 30 5.1 Hoofdscherm... 30 5.2 Profielen... 31 5.3 Het InControl proces... 34 5.4 Gebruikers informeren... 37 2
5.5 InControl rapportage... 38 6. Expense Reporting... 40 6.1 Hoofdscherm... 40 6.2 Tabblad - Mijn rapportages... 41 6.3 Tabblad Recente rapportages... 43 6.4 Tabblad Rapportagecatalogus... 43 6.5 Rekening selectie... 47 6.6 Tabelrapportage... 50 6.7 Draaitabelrapportages... 56 3
1. Productoverzicht Het Vodafone Expense Management portfolio bestaat uit drie modules: Expense Dashboard (Rekeninginzicht), Expense Reporting en Expense Management. In dit hoofdstuk vindt u ter kennismaking een korte omschrijving van iedere module. Verderop in dit werkboek wordt er uitgebreid op ieder onderdeel ingegaan. 1.1 Dashboard (Rekeninginzicht) Deze online applicatie geeft direct toegang tot diverse rapportages over de zakelijke telefoonrekening. Van Top 10 overzichten en abonnementskosten tot aan HR modules om personeelsgegevens te laden, u vindt het allemaal terug in deze portal. De gebruiksvriendelijke omgeving kan men eenvoudig aanpassen en met behulp van de productvideo s kunt u direct aan de slag. 1.2 Expense Reporting Naast de rapportages in Rekeninginzicht biedt Expense Reporting ook een veel uitgebreidere rapportageomgeving. Met behulp van draaitabellen kan men een grote variëteit aan gegevens opvragen. Analyses gericht op bijzondere nummers, internationaal telefonieverkeer, individuele rapportages en trends per kostenplaats zijn onderdeel van deze applicatie. 1.3 Expense Management Met deze online beheertool kunt u mobiele aansluitingen in o.a. kostenplaatsen onderbrengen voor het uitbreiden van rapportagemogelijkheden. Daarnaast kan men budgetten toekennen aan mobiele gebruikers en hen via een e-mailnotificatie informeren via InControl. U kunt tevens profielen toekennen aan gebruikers waarmee men verschillende rechten krijgt binnen Expense Management. 4
2. Expense Dashboard (Rekeninginzicht) Rekeninginzicht is een portal waar eindgebruikers op eenvoudige wijze inzicht kunnen krijgen in hun telefoonrekening. Rekeninginzicht voorziet in diverse standaard rapportages en, afhankelijk van de gebruikersrechten, toegang tot extra modules. 2.1 Hoofdscherm Het hoofdscherm van Rekeninginzicht bestaat uit een factuurvenster, een instellingenmenu en diverse rapportage- en moduletegels. In het factuurvenster selecteert u de factuur waarover u een rapport wilt opvragen. Het instellingenmenu biedt u de mogelijkheid het hoofdscherm naar eigen voorkeur in te richten. De toegang tot de tegels in het hoofdscherm is afhankelijk van de rechten van uw gebruikersprofiel en de wijze waarop u de applicatie benaderd. In het geval dat u gebruik maakt van een tablet of mobiel toestel zullen sommige tegels niet zichtbaar gemaakt worden. 1 2 3 Afbeelding 1 - Hoofdscherm [1] 1 Factuurvenster [2] 2 Instellingenmenu [3] 3 Hoofdscherm met tegels 5
2.2 Factuurvenster In het factuurvenster worden de rekeningen van de afgelopen 12 maanden weergegeven. U maakt hier een selectie van een factuur per organisatie of factuurreferentie. Het venster geeft daarnaast informatie over de totale kosten van de factuur. Rekeningselectie 1 Selecteer een organisatie of factuurreferentie onderin het scherm. 2 Klik nu op de gewenste factuur in de grafiek. Het venster wordt gesloten en de nieuwe gegevens worden automatisch geladen. Afbeelding 2 - Factuurvenster Op de bedragen in de factuur is een standaard BTW tarief van toepassing tenzij anders is weergegeven. De getoonde factuurinformatie is indicatief en betreft geen officiële factuur. Het bedrag bovenaan het scherm betreft het totaal bedrag exclusief BTW. Dit geldt tevens voor het bedrag dat vermeld staat in de lijngrafiek. De grafiek kan in lijn- of kolomvorm worden weergegeven. Deze kan gewijzigd worden in het selectievenster onder het totaalbedrag van de factuur. 6
2.3 Instellingenmenu Het instellingenmenu biedt de mogelijkheid de volgorde en het aantal afgebeelde Tiles aan te passen of terug te keren naar de originele lay-out. U kunt in het menu tevens de taal aanpassen, de helpfunctie uitschakelen en via uitloggen de actieve sessie beëindigen. U kunt de volgorde van de tegels aanpassen door achter de gewenste tegel de sleeptoets naar boven of beneden te verplaatsen. Selecteer het plus- of minteken om een tegel toe te voegen of te verwijderen aan het hoofdscherm. Afbeelding 3 Instellingenmenu Hieronder worden de mogelijke instellingen en een korte beschrijving wergegeven: Instelling Taal Toon Help Zet standaard lay-out terug Indeling & aanpassingen Beschrijving Taalaanpassing van de Rekeninginzicht omgeving. Uit- of inschakelen van de vraagtekens in de tegels. Herstelt de originele lay-out van rekeninginzicht. Wijzigen van tegelvolgorde en het aantal weergegeven tegels. 7
2.4 Helpfunctie In het hoofdscherm is een tegel beschikbaar waarop een vraagteken staat afgebeeld. Wanneer u uitleg zoekt bij Rekeninginzicht kunt u deze helptegel selecteren of het kleine vraagteken in een tegel activeren voor meer informatie over die specifieke tegel. Indien gewenst is het mogelijk om de helpfunctie vanuit het instellingenmenu uit te schakelen wanneer u de vraagtekens niet wilt weergegeven in het hoofdscherm. De helptegel bestaat uit een korte toelichting bij het algemeen gebruik van Rekeninginzicht en instructievideo s waarin wordt uitgelegd hoe de portal en de modules Expense Management en Expense Reporting werken. Met behulp van de instructievideo s kan een gebruiker in een korte tijd een goede indruk krijgen van Rekeninginzicht. Afbeelding 4 Helpfunctie 8
3. HR Upload HR Upload is een module die, wanneer aangeschaft door de gebruiker, de mogelijkheid biedt personeelsgegevens te importeren en te koppelen aan mobiele nummers in Rekeninginzicht. 3.1 Hoofdscherm De module wordt via een tegel in Rekeninginzicht geactiveerd waarna men een grote hoeveelheid gegevens kan exporteren, bewerken en kan importeren. De bestaande gegevens hebben betrekking op de personeelsgegevens en mobiele nummers waar de gebruiker rechten over heeft. Na het openen van de HR Upload tegel verschijnt het scherm waarmee u het importeren van de gewijzigde gegevens kunt uitvoeren. Afbeelding 5 HR Upload hoofdscherm Het hoofdscherm bestaat uit de functietoetsen Download sjabloon en Upload HR bestand en een logboek waarin de geplande en verwerkte HR Upload bestanden worden weergegeven. In de volgende paragraaf vindt u informatie terug over het logboek. 9
3.2 HR Upload logboek In het hoofdscherm vindt u het logboek waar alle geplande en verwerkte HR Upload bestanden worden weergegeven. Het logboek bestaat uit een aantal velden die u informatie verschaffen over o.a. de status van de upload. Hieronder vindt u een korte beschrijving van de verschillende velden. Logboek velden Veld Datum & tijd Aantal regels Aantal correcte regels Status Info Beschrijving Datum en tijd van de uitgevoerde upload bestanden. Het aantal regels in het oorspronkelijk upload bestand. Het aantal regels dat correct is verwerkt. Status van upload bestand (gepland, bezig en verwerkt). Informatie met betrekking tot het resultaat van de upload. Logboek info Nadat u een bestand heeft geüpload verschijnt er informatie over de upload in het logboek. Hieronder volgt een beschrijving van de mogelijk meldingen: Pictogram Beschrijving Informatie over het aantal nieuwe en bewerkte personen en kostenplaatsen. Een aantal regels is niet correct geüpload. Overzicht van de niet verwerkte regels. In het geval dat er regels niet zijn verwerkt wordt er een kruis weergegeven. Wanneer u vervolgens het overzicht opent worden de niet verwerkte gegevens weergegeven. In de laatste kolom kunt u lezen welke fout zich heeft voorgedaan. Upload status Er zijn drie upload statussen mogelijk: Status Bezig Gepland Verwerkt Beschrijving Het bestand wordt op dit moment verwerkt. Het bestand wordt geüpload zodra eerdere uploads zijn verwerkt. Het bestand is verwerkt. De resultaten vindt u terug bij Info. Het verversen van de upload status vindt plaats wanneer u de tegel voor HR upload sluit en opnieuw opent. 10
3.3 HR Upload procedure Het gebruik van de HR Upload module verloopt volgens een standaard proces van drie stappen: download een sjabloon, bewerk het geopende bestand en importeer het gewijzigde bestand. Hieronder wordt per stap de handelingen beschreven. Stap 1 - Download sjabloon Wanneer u de functietoets Download sjabloon activeert wordt er een Excel bestand geopend met de bestaande gegevens in Vodafone Rekeninginzicht. Het weergegeven resultaat is afhankelijk van de rechten van uw login profiel. Hierdoor is het mogelijk dat u alleen de gegevens van bijvoorbeeld uw kostenplaats kunt wijzigen maar niet van de gehele organisatie. U wordt na het activeren van Download Sjabloon gevraagd of u het bestand wilt openen of opslaan. Kies in dat geval voor het openen van het bestand. Na de wijzigingen kunt u het bestand opslaan. Het bestand krijgt automatisch de naam HR download [datum ddmmyyyy]. Indien gewenst kunt u het bestand een andere naam geven. Stap 2 Bestand wijzigen Het sjabloon dat u heeft gedownload wordt geopend in MS Excel. Hieronder is een voorbeeld van een HR download bestand weergegeven. Afbeelding 6 HR download bestand Door de velden met de gewenste informatie te vullen worden rapportages voorzien van extra informatie zoals namen, e-mailadressen, kostenplaatsen en personeelsnummers. In het sjabloon vindt u de volgende velden: Veld Max. aantal karakters Veld Max. aantal karakters Nummer* 30 Voorletters 10 Klantreferentie n.v.t. Tussenvoegsel 10 Personeelsnummer 30 Achternaam 30 Roepnaam 20 Geslacht** 15 E-mailadres 50 Kostenplaats 50 11
* Mobiele nummers mogen niet gewijzigd of toegevoegd worden in het sjabloon. Wanneer u iets wijzigt in het veld Nummer worden de wijzigingen in die regel niet verwerkt. Het nummer (inclusief de hele regel) kan wel verwijderd worden. ** In het veld Geslacht kiest u voor de term MALE of FEMALE. Overige omschrijvingen zullen het resultaat UNKNOWN opleveren in Rekeninginzicht. Nadat u wijzigingen heeft aangebracht in het bestand dient u het bestand op te slaan. Stap 3 Upload HR-bestand Met de functie Upload bestand importeert u het Excel bestand dat u eerder via de functie Download sjabloon heeft geëxporteerd en bewerkt. De bestaande gegevens zullen worden overschreven door de wijzigingen die u heeft aangebracht. Let op! U kunt maximaal drie keer per maand de Upload procedure uitvoeren. Het is mogelijk om een datum in het verleden te selecteren waardoor de aanpassingen die u heeft gemaakt met terugwerkende kracht worden opgeslagen. Bij het opvragen van een rapportage wordt dan de aangepaste informatie weergegeven. De geselecteerde datum ligt maximaal drie maanden in het verleden. Er kunnen per maand maximaal drie bestanden verwerkt worden. Na het activeren van de functietoets Upload HR-bestand verschijnt er een nieuw scherm in beeld. Via de functietoetsen in dit scherm selecteert u het eerder opgeslagen bestand en selecteert u een datum waarop u de upload wilt uitvoeren. U rondt de procedure af door het HR-bestand te uploaden en het scherm te sluiten. Afbeelding 7 HR upload scherm Nadat u een bestand heeft geüpload verschijnt er informatie over de upload in het logboek. Hieronder volgt een beschrijving van de mogelijk meldingen: Informatie over het aantal nieuwe en bewerkte personen en kostenplaatsen Een of meerdere regels zijn niet correct geüpload Overzicht van de niet verwerkte regels 12
In het geval dat er regels niet zijn verwerkt wordt er een kruis weergegeven. Wanneer u vervolgens het overzicht opent worden de niet verwerkte weergegeven. In de laatste kolom kunt u dan lezen welke fout zich heeft voorgedaan. Afbeelding 8 Verwerkingsrapport 3.4 HR Upload procedure in het kort Hieronder vindt u de verkorte beschrijving van de HR upload procedure voor het gebruik van de HR Upload module: 1. Klik op Download sjabloon. 2. Klik op Openen in het pop-up scherm. 3. Bewerk de gewenste gegevens in het Excel bestand. 4. Sla het bestand op onder de gewenste naam en sluit het venster. 5. Klik op Upload bestand. 6. Selecteer het bestand en voer de wijzigingsdatum in. 7. Klik op Bestand Uploaden. 8. Sluit het venster. Het HR Upload bestand wordt weergegeven in het logboek. Let op! U kunt maximaal drie keer per maand de Upload procedure uitvoeren. 13
4. Expense Management Expense Management is de beheeromgeving voor Expense Reporting. In deze tool kan men eigenschappen toekennen aan mobiele aansluitingen en rechten verlenen aan gebruikers van Expense Management. Tevens vindt u hier de InControl functie terug. De applicatie Expense Management is alleen toegankelijk voor klanten die deze module hebben aangeschaft. Wanneer deze niet is aangeschaft zal deze ook niet zichtbaar zijn als tegel in de portal. Het tabblad Gebruikersbeheer kunnen profielen toegekend worden aan een gebruiker waardoor de gebruiker bepaalde rechten krijgt binnen Rekeninginzicht. Afhankelijk van de rechten zijn sommige instellingen, zoals het verwijderen van een configuratie-item mogelijk niet te zien. 4.1 Hoofdscherm Het hoofdscherm bestaat opent standaard met het tabblad Configuratie-items. Hierin vindt u de volgende onderdelen terug: 1 2 3 4 4 5 Afbeelding 9 Hoofdscherm Expense Management 14
[1] 1 Menubalk [2] 2 Tabbladen [3] 3 Zoekfunctie [3] 4 Referentievensters 5 Gegevensscherm Menubalk Boven in het hoofdscherm vindt u de menubalk waarin zich een aantal standaard functies bevinden. De functies worden hieronder kort toegelicht: Menufunctie Inzien Taal Help Uitloggen Beschrijving Bepaalt welke Referentievensters zichtbaar zijn in het hoofdscherm. Mogelijkheid te wisselen van taal. Toegang tot helpbestanden en informatie over Expense Management. Afsluiten van de huidige sessie. Tabbladen U heeft de beschikking over drie tabbladen binnen de applicatie Expense Management. Het is echter mogelijk dat er afhankelijk van het gebruikersprofiel minder tabbladen verschijnen. Dit is dan bepaald in de rechten van het profiel. De drie tabbladen zijn: Configuratie-items Gebruikersbeheer InControl 15
Zoekfunctie De zoekfunctie bestaat uit een zoekbalk en een uitklapbalk met een geavanceerde zoekfunctie boven in het scherm. Let op! Wanneer u een zoekterm heeft ingevuld blijft de zoekfilter actief totdat u de zoekterm verwijdert of op Wis alle filters klikt. Afbeelding 10 Geavanceerde zoekfunctie Referentievensters De Referentievensters zijn de onderdelen aan weerszijde van de configuratie-items. Hieronder vallen bijvoorbeeld de organisatie, kostenplaats en personen. Vanuit deze schermen kunt u via een sleepfunctie op eenvoudige wijze bijvoorbeeld een kostenplaats toekennen aan een of meerdere mobiele aansluitingen. Afbeelding 11 Referentievensters Gegevensscherm In het gegevensscherm vindt u, afhankelijk van het geselecteerde tabblad, gegevens zoals mobiele aansluitingen, gebruikers of rekeningen. Door gebruik van de rechtermuisklik op een item worden er diverse functies weergegeven. In de voetnoot van het gegevensscherm wordt het aantal pagina s weergegeven en kunt u het aantal items per pagina aanpassen. 16
4.2 Configuratie-items Het eerste tabblad bevat de bedrijfsmiddelen waarover een organisatie wil rapporteren. Deze middelen worden binnen Vodafone Rekeninginzicht bedrijfsmiddelen genoemd en kunnen bestaan uit mobiele aansluitingen, vaste aansluitingen en overige verbindingen. Afbeelding 12 Configuratie-items In het midden van het scherm worden de pagina s met configuratie-items in kolommen weergegeven. U kunt zelf bepalen welke kolommen u wilt weergeven door deze te selecteren in het functiemenu. Klik met de rechtermuisknop in een van de kolomkoppen en selecteer de optie kolommen. In het uitgevouwen scherm kunt u kiezen uit een van de volgende kolommen: Configuratie-item type Identificatie Organisatie Kostenplaats Gebruikersstatus Persoon Personeelsnummer InControl gebruikersprofiel 17
Configuratie-item menu Met behulp van een rechtermuisklik op een van de items wordt een menu geopend met diverse mogelijkheden. Naast het inzien, verwijderen of bewerken van een enkel item kunt u alle items exporteren en afdrukken. Afbeelding 13 Menu functies De menufuncties zijn afhankelijk van uw rechten als gebruiker. Het is hierdoor mogelijk dat sommige van onderstaande functies niet zichtbaar zijn in het menu. Menufunctie Inzien Bewerken Vernieuwen Lay-out aanpassen Exporteren Afdrukken Beschrijving Eigenschappen van het configuratie-item weergeven. Eigenschappen van het configuratie-item bewerken. Het verversen van het configuratie-item in het hoofdscherm. Het (on)zichtbaar maken van groepen, kolomkoppen en de voetnoot. Het exporteren van het configuratie-item naar Excel of tekst (CSV). Het printen van het geselecteerde configuratie-item. Configuratie-item eigenschappen Na het openen van een configuratie-item via Inzien of Bewerken krijgt u toegang tot de algemene eigenschappen van het geselecteerde item. In het geopende scherm worden de volgende velden weergegeven. 18
Eigenschap CI klasse CI type Gebruikersstatus Organisatie Kostenplaats Afdeling Persoon Persoonsgegevens Beschrijving Onderscheid tussen klasse zoals mobiele en vaste telefonie. Onderscheid tussen type klasse zoals het type mobiele toestel. Onderscheid of bv. het mobiele toestel is toegewezen aan een persoon. De organisatie waaraan het configuratie-item is toegewezen. De kostenplaats waaraan het configuratie-item is toegewezen. De afdeling waaraan het configuratie-item is toegewezen. De persoon waaraan het configuratie-item is toegewezen. Configuratie-item wordt gekoppeld aan de gegevens van een persoon zoals de kostenplaats. InControl profiel Het budgetprofiel van de InControl module (zie hoofdstuk 5). In het tabblad Algemeen kunt u informatie bijhouden over het configuratie item zelf zoals de PUK code, het SIM kaart nummer en het toesteltype. Het telefoonnummer wordt automatisch vanaf de rekening geladen en kan niet worden gewijzigd. Afbeelding 14 Configuratie-item detailscherm 19
4.3 Toekennen van eigenschappen Zoals u in de vorige paragraaf heeft gelezen kunnen er diverse eigenschappen aan een configuratieitem worden toegekend. U kunt dit op verschillende manieren doen. De belangrijkste eigenschappen die u aan een configuratie-item kunt toekennen zijn: Kostenplaats Persoon InControl profiel Voor de overige eigenschappen geldt dat deze eerder zijn vastgesteld en niet bewerkt kunnen worden zoals de CI klasse. Een andere mogelijkheid is dat velden niet door de klant gebruikt worden of dat de persoon niet de juiste rechten heeft om deze eigenschappen aan te passen. Het toekennen van een InControl profiel wordt uitgebreid behandeld in hoofdstuk 5. Hieronder vindt u informatie over het toekennen van een kostenplaats aan een configuratie-item. Het toekennen van een persoon verloopt identieke wijze. Indien er nog geen kostenplaatsen of personen bestaan dient u deze eerst toe te voegen. Informatie hierover vindt u terug in de volgende paragraaf. U kunt een of meerdere configuratie-items tegelijk aanpassen. Wilt u echter veel items tegelijk wijzigen dan kunt u mogelijk beter gebruik maken van de module HR-Upload. Kostenplaats toekennen aan een configuratie-item 1. Open het configuratie-item detailscherm door te dubbelklikken op het configuratie-item of selecteer bewerken in het menu na gebruik van de rechtermuisklik op het item. 2. Klik op de bladertoets achter het veld Kostenplaats en selecteer de gewenste kostenplaats uit de lijst. Afbeelding 15 Kostenplaats overzicht 20
3. Indien u niet de mogelijkheid heeft om te bladeren is waarschijnlijk het veld Persoonsgegevens overnemen actief. Door dit veld te deactiveren kunt u alsnog de kostenplaats aanpassen. 4. Klik op Opslaan en sluiten. De nieuwe kostenplaats is nu toegewezen. Kostenplaats toekennen aan meerdere configuratie-items 1. Selecteer, met behulp van de Shift- of Control toets, de configuratie-items die u een kostenplaats wilt toekennen. 2. Sleep nu de kostenplaats naar de geselecteerde items en laat de kostenplaats los. 3. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u aangeeft vanaf welke datum de wijziging in dient te gaan. Het is mogelijk dat de wijziging met terugwerkende kracht plaatsvindt of betrekking heeft op een bepaalde periode. Volg in dat geval de instructies in het scherm. Afbeelding 16 Wijzigingsscherm 4. Wanneer dit scherm niet wordt weergegeven krijgt u een melding waarin wordt aangegeven dat voor een of meerdere items het veld Persoonsgegevens actief is. Door dit veld te deactiveren kunt u alsnog de kostenplaats aanpassen. 5. Klik op OK. 6. In het volgende scherm klikt u op Start om de wijzing daadwerkelijk uit te voeren. 7. Zodra het vinkje voor de gewijzigde items verschijnt kunt u dit scherm sluiten en wordt de kostenplaats weergegeven achter de gewijzigde configuratie-items. 21
4.3 Toevoegen van kostenplaatsen en personen Indien er geen kostenplaatsen beschikbaar zijn kunt u zelf een kostenplaats toevoegen. Het is tevens mogelijk om een hiërarchie aan te brengen in de kostenplaatsen. Wilt u meerdere kostenplaatsen tegelijk toevoegen dan kunt u hier ook de module HR Upload voor gebruiken. Toevoegen van een kostenplaats 1. Klik op het plusteken boven in het Kostenplaatsenscherm. Afbeelding 17 Kostenplaats referentievenster 2. In het geopende scherm selecteert u de juiste organisatie en geeft u in een tweede veld een naam aan de kostenplaats. Afbeelding 18 Kostenplaats toevoegen 3. Indien gewenst kunt u de nieuwe kostenplaats onder een reeds bestaande kostenplaats hangen. Klik op de bladertoets naast het derde veld en selecteer de bovenliggende kostenplaats. 22
Afbeelding 19 Kostenplaats hiërarchie 4. Klik op Opslaan en sluiten. De nieuwe kostenplaats verschijnt nu in het kostenplaats toewijzingsscherm. Toevoegen van een persoon 1. Klik op het plusteken boven in het Personenscherm. Afbeelding 20 Persoon toevoegen 23
2. Vul in het geopende scherm de velden met de gegevens van de nieuwe persoon. Afbeelding 21 Personen detailscherm 3. Klik op Opslaan en sluiten. De nieuwe persoon verschijnt nu in het personen toewijzingsscherm. 24
4.4 Gebruikersbeheer In het tabblad gebruikersbeheer kunt u profielen toekennen aan gebruikers van Rekeninginzicht, Expense Management en Expense Reporting. Deze profielen voorzien een gebruiker van specifieke rechten voor een of meerdere van deze modules. Daarnaast kan men een gebruiker ook binnen een module specifieke rechten geven. Afbeelding 22 Gebruikersbeheer In het gebruikerscherm vindt u een aantal kolommen terug met gegevens van de gebruiker. Kolom Gebruikersnaam Naam E-mailadres Gebruiker geblokkeerd Beschrijving De naam waar de gebruiker mee dient in te loggen. De naam van de gebruiker. Het e-mailadres van de gebruiker. Weergave of gebruiker geblokkeerd is. 25
Gebruikerseigenschappen bewerken Indien u voorzien bent van de juiste rechten heeft u de mogelijkheid het profiel van een gebruiker aan te passen. 1. Selecteer een gebruiker door met uw muis te dubbelklikken op de naam van de gebruiker of door met uw rechtermuisknop Bewerken [gebruikersnaam] te selecteren. Afbeelding 23 Gebruiker toevoegen 2. Vul in het geopende scherm de velden in het bovenste gedeelte in. De gebruiker dient als persoon te zijn toegevoegd in het eerste tabblad (Configuratie items) van Expense Management. Afbeelding 24 Gebruiker detailscherm 3. Selecteer nu het gewenste profiel. Het is mogelijk om een gebruiker van meerdere profielen te voorzien. Meer informatie over de profielen vindt u in de volgende paragraaf. 26
4. Afhankelijk van het geselecteerde profiel is het mogelijk dat er tabbladen verschijnen naast het tabblad Profiel. Het aantal en de type tabbladen kunnen verschillen per profiel. Meer informatie over de tabbladen vindt u in de volgende paragraaf. Afbeelding 25 Profiel tabbladen 5. Ken de juiste rechten toe in de verschenen tabbladen en Klik op Opslaan en sluiten. De gebruiker is nu toegevoegd. 4.5 Profielen en privileges In het Gebruiker detailscherm wordt onderscheid gemaakt tussen diverse profielen. Profielen omvatten diverse privileges op het gebied van toegang tot modules zoals Expense Reporting maar ook rechten op het gebied van bijvoorbeeld specifieke kostenplaatsen. Hieronder wordt ieder profiel benoemd en kort omschreven: Profiel CDR Download Expense Management EM Subgebruiker Expense Reporting Beschrijving Dit profiel is een zogenaamd add-on profiel. Met alleen dit profiel zelf kan de gebruiker niets, in combinatie met bijvoorbeeld het Expense Management profiel wel. Gebruikers die dit profiel als toevoeging hebben krijgen daarmee toegang tot Rekening Extract in de Portal. Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot de Portal en de modules Expense Reporting en Expense Management. De gebruiker is in staat voor de factuurstromen op BAN niveau beheeractiviteiten uit te voeren. Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot Rekeninginzicht en de modules Expense Reporting en Expense Management. De gebruiker is in staat voor de factuurstromen op BEN niveau beheeractiviteiten uit te voeren. Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot Rekeninginzicht en de modules Expense Reporting. De gebruiker is in staat rapportages op te vragen op BAN niveau. 27
ER Subgebruiker RekeningInzicht Rekeninginzicht subgebruiker Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot Rekeninginzicht en de modules Expense Reporting. De gebruiker is in staat rapportages op te vragen op BEN niveau. Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot Rekeninginzicht. De gebruiker is in staat rapportages op te vragen op BAN niveau. Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot Rekeninginzicht. De gebruiker is in staat rapportages op te vragen op BAN niveau. De privileges worden per profiel bepaald. De privileges worden weergegeven aan de hand van tabbladen waar onderstaande selecties kunnen plaats vinden: Privileges Organisatie Rekeningen Kostenplaats Factuurreferenties Beschrijving Selecteer de organisatie waar de gebruiker rechten over krijgt. Selecteer de rekening waar de gebruiker rechten over krijgt. Selecteer de kostenplaats waar de gebruiker rechten over krijgt. Selecteer de factuurreferenties waar de gebruiker rechten over krijgt. 4.6 InControl Het derde tabblad geeft u de mogelijkheid om een budget te koppelen aan een configuratie-item. Informatie over deze functionaliteit vindt u terug in Hoofdstuk 5. 28
Afbeelding 26 Tabblad Incontrol 29
5. InControl Met de module InControl kunt u een budget vaststellen aan de hand van een profiel per (groep) medewerker(s) en wordt u geïnformeerd over het overschrijden van dit budget. Daarnaast kunt u binnen Expense Reporting een rapport met de overschrijdingen opvragen. De module InControl is onderdeel van de applicatie Expense Management. 5.1 Hoofdscherm Het hoofdscherm van de module InControl vindt u terug als tabblad in de applicatie Expense Management. In het midden van het hoofdscherm ziet u een overzicht van de rekeningen die u kunt aanbieden aan het InControl proces. Daarnaast vindt u het InControl profielen onderdeel voor het toevoegen van een profiel en het aanpassen van budgetten. Afbeelding 27 InControl hoofdscherm 30
5.2 Profielen InControl is gebaseerd op gebruiksprofielen. Een gebruiksprofiel bestaat uit een budget dat wordt gekoppeld aan een of meerdere gebruikers. Wanneer een gebruiker het budget overschrijdt dan wordt dit binnen InControl gesignaleerd en weergegeven. Profiel toevoegen De eerste stap die u dient uit te voeren wanneer u gebruik wilt gaan maken van de InControl module is het toevoegen van een profiel. Afbeelding 28 InControl profielen Hieronder wordt stapsgewijs het toevoegen van een profiel beschreven: 1. Klik op het plusteken bij InControl profielen in de linkerkolom. 2. Geef het profiel een naam in het geopende scherm en ken een budget toe. 3. Selecteer wanneer gewenst de optie Standaard profiel. 4. Klik op Opslaan en Sluiten. Toelichting Profiel details Wanneer u een profiel toevoegt opent zich het Profiel details scherm. Hieronder vindt u een afbeelding van het scherm en een beschrijving van de velden. 31
Afbeelding 29 Profiel details Veld Profielnaam Profiel type Standaard profiel Budget Beschrijving De naam die u aan het profiel geeft wordt weergegeven bij de overige profielen. Daarnaast kunt u de naam selecteren in het detailscherm van een mobiele aansluiting in het tabblad Configuratie items. Vooralsnog is alleen het type Controle op budget beschikbaar. In de toekomst zullen er meer profiel types worden toegevoegd. Wanneer u dit veld activeert krijgen alle medewerkers, die nog niet over een profiel beschikken, dit profiel toegewezen. Het budget dat u hier invult wordt als basis gebruikt bij het constateren van een eventuele overschrijding. Toekennen van profielen Nadat een profiel is toegevoegd dient u het profiel toe te kennen aan een of meerdere gebruikers. Het toekennen van een profiel vindt plaats in het tabblad Configuratie Items. Er zijn twee manieren waarop u een profiel kunt toekennen. Wilt u een profiel aan meer dan een toestel toekennen dan kunt u het beste gebruik maken van de sleepfunctie. Een profiel toekennen in het detailscherm van het toestel kan slechts per individueel toestel. 32
Toekennen via de sleepfunctie 1. Selecteer het tabblad Configuratie Items. 2. Selecteer één of meerdere (gebruik in dat geval de toets Shift of Ctrl) items. 3. Sleep het InControl profiel naar het geselecteerde nummer toe. Afbeelding 30 Incontrol profiel resultaten 4. Klik in het geopende scherm op Sluiten. De items zijn nu gekoppeld aan het profiel. Toekennen via het detailscherm 1. Selecteer het tabblad Configuratie Items. 2. Open het detailscherm van het toestel. Afbeelding 31 Incontrol profiel toekennen 3. Selecteer het gewenste profiel. 4. Klik op Opslaan en sluiten. 33
5.3 Het InControl proces Nadat u een gebruiksprofiel heeft toegevoegd en deze heeft gekoppeld aan een of meerdere toestellen kunt u gaan controleren of er sprake is van een overschrijding van het budget. Dit doet u door het toewijzen van een rekening aan het InControl proces. De rekeningen worden maandelijks automatisch in het InControl scherm geladen. U dient het toewijzen van de rekening aan InControl handmatig uit te voeren. Rekening toewijzen aan InControl 1. Selecteer het tabblad InControl. 2. Selecteer de gewenste rekening via uw rechtermuisknop. 3. Klik in op Toewijzen aan InControl. Afbeelding 32 InControl rekening toewijzen 4. Wijzig, indien gewenst, de verwerkingsnaam en klik op Ok. 5. Het InControl proces is opgestart. 6. Wanneer de systeemstatus is gewijzigd van Toegewezen naar Verwerkt kunt u de resultaten in de kolommen terug zien. Let op! Door het scherm te vernieuwen kunt u zien of de systeemstatus is gewijzigd. Toelichting InControl scherm Het InControl scherm bevat diverse kolommen met informatie over de rekening, het verwerkingsproces en overschrijdingen van het budget. U heeft de mogelijkheid kolommen te verwijderen of toe te voegen aan het scherm afhankelijk van wat u wenst te zien. 34
Afbeelding 33 InControl statusoverzicht Hieronder vindt u een overzicht van de beschikbare velden binnen InControl: Veld Factuurnummer Organisatienaam Inkomende factuur referentielabel Factuurdatum Verwerkingsnaam* Aangeboden aan InControl Verwerkt door InControl Aantal nummers op factuur Aantal nummers verwerkt door InControl Aantal nummers met een overschrijding Totale factuurbedrag excl. BTW Totaal overschrijdingsbedrag excl. BTW Systeemstatus Beschrijving Nummer van Vodafone rekening Naam van organisatie Label wordt meegestuurd vanuit My Vodafone zakelijk Datum van het opstellen van de rekening door Vodafone Wijzigen naam mogelijk, standaard is factuurnummer Rekening is aangeboden aan InControl proces Rekening is gecontroleerd door InControl proces Het aantal mobiele nummers op de rekening Het aantal mobiele nummers dat gecontroleerd is Het aantal mobiele nummers dat het budget overschrijdt Totaal bedrag op de rekening Totaal bedrag waarmee het budget is overschreden Status van InControl proces * De verwerkingsnaam is standaard het factuurnummer. U kunt deze naam aanpassen. 35
Systeemstatus Per rekening wordt er een onderscheid gemaakt tussen de volgende drie statussen: Toegewezen aan InControl Verwerkt door InControl Klaar voor kennisgeving Eindgebruikers geïnformeerd Geen statussen Het InControl proces is gestart, de rekening wordt gecontroleerd. Het InControl proces is beëindigd, de rekening is verwerkt. De InControl resultaten worden verstuurd naar de eindgebruikers. De InControl resultaten zijn verstuurd naar de eindgebruikers. Het InControl proces is nog niet uitgevoerd voor deze rekening. Let op! Uw dient uw scherm te vernieuwen om een statuswijziging te zien. InControl details Naast het overzicht van de kostenoverschrijding per rekening kunt u ook een overzicht van de overschrijdingen per configuratie item bekijken. 1. Selecteer de gewenste rekening via uw rechtermuisknop. 2. Bekijk InControl Details. Afbeelding 34 InControl details 3. Klik op InControl Overzicht om terug te keren naar het algemene overzicht.
5.4 Gebruikers informeren Nadat u een rekening aan het InControl proces heeft aangeboden en de gegevens zijn verwerkt kunt u de resultaten terugvinden in het hoofdscherm en in de InControl details. U heeft tevens de mogelijkheid eindgebruikers te informeren indien er sprake is van een overschrijding van hun persoonlijke budget. Het persoonlijke budget betreft het InControl profiel in het configuratie item dat is gekoppeld aan hun naam. Wanneer het e-mail veld is ingevuld in het personen detailscherm ontvangen zij een e-mail met informatie over hun overschrijding. Hiervoor dient u echter wel het informatieproces handmatig te starten vanuit het InControl tabblad. Hieronder vindt u de benodigde stappen voor het informeren van uw eindgebruikers. 1. Controleer of de configuratie-items zijn voorzien van een profiel (zie tabblad Configuratie items). 2. Controleer of de eindgebruikers voorzien zijn van een e-mailadres (zie InControl details).. 3. Indien u iets gewijzigd hebt bij stap 1 wijst u opnieuw de betreffende rekening aan het InControl proces aan. Hierdoor worden ook de nieuwe configuratie items gecontroleerd. 4. Selecteer de gewenste rekening via uw rechtermuisknop. 5. Klik in op Informeer eindgebruikers. Afbeelding 35 Informeer eindgebruikers 6. De systeemstatus van de rekening verandert in Klaar voor kennisgeving. 7. Wanneer de e-mails verstuurd zijn verandert de status in Eindgebruikers geïnformeerd. Let op! Uw dient uw scherm te vernieuwen om een statuswijziging te zien. 37
5.5 InControl rapportage In het Expense Management tabblad InControl heeft u een aantal algemene gegevens gezien die betrekking hebben op de budgetoverschrijding. Dit overzicht geeft u echter alleen totale aantallen en geeft geen specificaties weer. Hiervoor kunt u gebruik maken van de module Expense Reporting. Afbeelding 36 InControl rapportage In de module Expense reporting vindt u het rapport InControl Overschrijding overall budget. Hierin vindt u onder andere per mobiele nummer het budget, de totale kosten en het overschrijdingsbedrag van de geselecteerde rekening. Hieronder vindt u een overzicht van de velden die beschikbaar zijn in het InControl rapport: Factuurnummer Factuurdatum Emailadres Persoon Personeelsnummer Identificatie Klantreferentie Profiel naam Budget excl. BTW Totale kosten (excl. BTW) Overschrijdingsbedrag excl. BTW Budget overschrijding Vanuit het InControl rapport kunt u tevens per mobiel nummer een specificatie en trendanalyse opvragen en de gespreksgegevens inzien. Klik op het pijl icoon voor een mobiel nummer en selecteer het gewenste detailrapport. 38
Hieronder ziet u een afbeelding van deze rapporten. Afbeelding 37 InControl specificatie Afbeelding 38 InControl trendanalyse Afbeelding 39 InControl gespreksgegevens 39
6. Expense Reporting Expense Reporting is de uitgebreide rapportageomgeving. Met behulp van draaitabellen kan men een grote variëteit aan gegevens opvragen. Analyses gericht op bijzondere nummers, internationaal telefonieverkeer en trends per kostenplaats zijn onderdeel van deze applicatie. 6.1 Hoofdscherm De applicatie wordt via een tegel in Rekeninginzicht geactiveerd waarna men via een van de drie tabbladen toegang krijgt tot diverse uitgebreide rapportages. 1 2 3 Afbeelding 40 Hoofdscherm Na het openen van de applicatie verschijnen de volgende onderdelen in het scherm: [1] 1 Menubalk [2] 2 Tabbladen [3] 3 Gegevensscherm Menubalk De functies in de menubalk worden hieronder kort toegelicht: Menufunctie Taal Help Logout Beschrijving Mogelijkheid te wisselen van taal. Toegang tot helpbestanden en informatie over Expense Reporting. Sluit de applicatie en logt u uit als gebruiker. 40
Tabbladen In het hoofdscherm van Expense Reporting zijn drie tabbladen beschikbaar: Mijn rapportages, Recente Rapportages en de Rapportagecatalogus. Tabblad Mijn rapportages Recente rapportages Rapportagecatalogus Beschrijving Overzicht en snelkoppeling naar bestaande, aangepaste rapportages die eerder zijn opgeslagen. Overzicht van de vijf meest recent gebruikte rapporten. Catalogus van alle beschikbare rapporten met informatie over het type rapport, de rapportvelden en een korte rapportomschrijving. Gegevensscherm In het gegevensscherm vindt u, afhankelijk van het geselecteerde tabblad, overzichten van rapportages, selectieschermen of rapportresultaten terug. 6.2 Tabblad - Mijn rapportages Het tabblad Mijn rapportages bestaat uit een overzicht van eerder opgeslagen rapportages. De rapportages worden weergegeven in een boomstructuur die valt onder de naam van de ingelogde gebruiker. Afbeelding 41 Mijn rapportages U kunt een rapport toevoegen aan dit tabblad door een vinkje te plaatsen achter het rapport in de catalogus zoals hieronder wordt afgebeeld. 41
Afbeelding 42 Opslaan vanuit catalogus Daarnaast kunt u met de functie Opslaan als of Publiceren naar andere gebruikers het betreffende rapport aan het tabblad Mijn rapportages toevoegen. Plaats in dat geval een vinkje onderin het scherm. Afbeelding 43 Opslaan vanuit een rapport Klik met uw rechtermuistoets op een rapport in het tabblad om een pop-up menu te openen met de volgende mogelijkheden: Open rapportage Inklappen Naam wijzigen Vernieuwen Verwijderen Eigenschappen Uitklappen De eigenschappen bestaan uit het type rapport, een beschrijving en de beschikbare velden van het rapport zoals deze ook worden weergegeven in de rapportagecatalogus. 42
6.3 Tabblad Recente rapportages Het tabblad Recente rapportages bestaat uit een overzicht van de vijf laatst geopende rapportages. Het betreft enkel een weergave, de rapporten in dit overzicht kunnen niet bewerkt worden. Afbeelding 44 Recente rapportages 6.4 Tabblad Rapportagecatalogus Het tabblad Rapportagecatalogus bestaat uit alle beschikbare rapporten binnen de applicatie Expense Reporting. U kunt maximaal 4 rapporten tegelijk openen. 1 3 2 4 Afbeelding 45 Rapportage catalogus 43
Na het openen van het tabblad verschijnen de volgende onderdelen in het scherm: [1] 1 Rapportagecategorie [2] 2 Rapportagebeschrijving [3] 3 Rapportagevelden [3] 4 Rapportagetype Rapportage categorieën Iedere rapportage valt binnen een rapportagecategorie. Deze categorie wordt aan de hand van een pictogram weergegeven in de rapportagecatalogus. Hieronder vindt u een overzicht van de aanwezige rapportage categorieën. Pictogram Categorie Rapportages Producten en diensten Rekeninganalyse Verbruik Analyse verkeer v.s. werktijden Bijzondere nummer analyse Buitenland analyse Zoeken op gebeld nummer Bedrijfsmiddelen Asset Overzicht Rekeningen InControl Overschrijding overall budget Kostenplaatsanalyse Lijnmanager rapportage Nummeranalyse Trendanalyse Rapportagebeschrijving Per rapportage wordt een korte beschrijving gegeven die betrekking heeft op de mogelijkheden in het rapport. 44
Rapportagevelden In de rapportagecatalogus wordt per rapport een lijst van de beschikbare velden afgebeeld. Deze velden verschillen per rapport. Bij het opstarten van de meeste rapporten worden niet alle velden zichtbaar gemaakt. Dit voorkomt een overvloed aan gegevens waardoor een rapport minder goed leesbaar wordt. U kunt vanuit de veldlijst eenvoudig velden toevoegen en verbergen waardoor alleen de gegevens die voor u van belang zijn zullen worden weergegeven. Rapportagetypes Naast de rapportagecategorie wordt er ook een onderscheid gemaakt in het type rapport. Er zijn twee type rapportages beschikbaar: een standaard tabelrapport en een draaitabelrapport. Het tabelrapport is opgebouwd uit kolommen en rijen waarin de rapportgegevens worden weergegeven. In dit type rapport is het mogelijk om velden toe te voegen of weg te laten en in sommige gevallen met filters te werken en specificaties op te vragen. Meer informatie over tabelrapporten vindt u in paragraaf 6.6. Afbeelding 46 Voorbeeld tabelrapport Het draaitabelrapport is een dynamisch weergave van kolommen en rijen waarin men de mogelijkheid heeft rapportgegevens te groeperen, vergelijken, rangschikken en filteren. Door een gegevensveld te verslepen verandert ook de weergegeven inhoud mee. Hierdoor is een gebruiker in staat rapportages te personaliseren. Meer informatie over tabelrapporten vindt u in paragraaf 6.7. 45
Afbeelding 47 Voorbeeld draaitabelrapport Naast het type rapportage wordt er ook een pictogram weergegeven van een doorklikfunctie. De functie doelt op de mogelijkheid een rij uit te vouwen waardoor er meer details zichtbaar worden. De functie komt vooral veelvuldig voor in de draaitabelrapporten. In de onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van de doorklik functie. Afbeelding 48 Voorbeeld doorklikfunctie 46
6.5 Rekening selectie Wanneer u een rapportage wilt gaan gebruiken heeft u de keuze uit diverse rapporten. Na het openen van een van deze rapportages verschijnt er een venster waarin u een rekening, gebruiker of telefoonnummer selecteert. In sommige rapporten kunt u meerdere rekeningen selecteren voor het vergelijken van gegevens. Hieronder vindt u een afbeelding van het selectievenster van het rapport Rekening analyse. 1 2 3 4 Afbeelding 49 Rekening selectievenster De volgende onderdelen zijn terug te vinden in dit venster: [1] 1 Gegevensdefinitie [2] 2 Zoekfunctie [3] 3 Rekeningselectie 4 In- en uitklapvenster Gegevensdefinitie In de meeste rapportages dient u een onderscheid te maken tussen rapportgegevens per maand of per rekening. Aangezien het mogelijk is dat u meer rapportages per maand ontvangt zult u bij een selectie per factuurmaand ook mogelijk meer gegevens terug zien in een rapport dan bij een selectie op factuur referentie. 47
Zoekfunctie Wanneer u een waarde intypt in de zoekbalk zal er in de boomstructuur gezocht worden naar een overeenkomst. Deze wordt onder de zoekbalk vertoond en indien van toepassing zal de regel uitgevouwen worden waarin de waarde voorkomt. Rekeningselectie Vanuit de boomstructuur kunt u kiezen voor een of meerdere rekeningen, maanden of personen afhankelijk van het rapport dat u wilt gebruiken. Er is een visueel onderscheid aanwezig in de boomstructuur of u één of meerdere rekeningen kunt selecteren. Wanneer voor een rekening een vierkant vakje wordt weergegeven dan kunt u meerdere rekeningen aanvinken. Wanneer voor een rekening een rond vakje wordt weergegeven kunt u slechts een rekening selecteren. Afbeelding 50 Meerdere rekening selecteren Afbeelding 51 Enkele rekening selecteren Na het selecteren van het gewenste onderdeel klikt u op Rapportage tonen om het rapport te openen. 48
In- en uitklapvenster Nadat u de gewenste rekening heeft geselecteerd opent u het rapport door op Rapportage tonen te klikken. Indien u het rapport na het openen over een andere rekening of periode wilt opvragen hoeft u het rapport niet af te sluiten en een nieuwe rapportage te openen. Aan de rechterzijde vindt u, halverwege het scherm, een in- en uitklap mogelijkheid waardoor u weer in het selectievenster terecht komt. Afbeelding 52 Rekening selectie uitvouwen Na het wijzigen van de selectiegegevens klikt u opnieuw op Rapportage tonen en wordt het rapport met de nieuwe gegevens geladen. Afbeelding 53 Rekening selectie invouwen U kunt er ook voor kiezen de gegevens niet te wijzigen en het scherm weer uit te vouwen waardoor de eerdere rapportage weer volledig zichtbaar wordt. 49
6.6 Tabelrapportage In deze paragraaf worden de functies binnen een tabelrapport behandeld. Het tabelrapport is opgebouwd uit kolommen en rijen waarin de rapportgegevens worden weergegeven. In dit type rapport is het mogelijk om velden toe te voegen of weg te laten en in sommige gevallen met filters te werken en specificaties op te vragen. Hieronder vindt u een voorbeeld van een tabelrapport. Afbeelding 54 Tabelrapport Werkbalkfuncties Binnen ieder rapport wordt er een onderscheid gemaakt tussen de functies in de werkbalk en de functies die u in het rapport zelf kunt gebruiken. De werkbalk van een tabelrapport wijkt iets af van de werkbalk van een draaitabelrapport. Hieronder volgt een overzicht en beschrijving van de functies in beide werkbalken. Afbeelding 55 Werkbalk tabelrapport Werkbalkfunctie Opslaan Opslaan als Laatst opgeslagen rapport herladen Beschrijving Het rapport overschrijft de gegevens van het originele rapport in de catalogus van de actieve gebruiker. Een kopie van het rapport met de door u gewijzigde gegevens wordt opgeslagen in de catalogus. U kunt het rapport van een nieuwe naam en omschrijving voorzien (zie afbeelding 30). Niet opgeslagen wijzigingen worden ongedaan gemaakt. 50
Exporteren Lijst met velden weergeven Het rapport wordt in Excel formaat geëxporteerd (met of zonder kolomnamen) naar een door u gewenste locatie. Vanuit het geopende venster kunt u in het rapport velden toevoegen of verbergen (zie rapportagefuncties voor meer informatie). Ter verduidelijking van de werkbalkfuncties vindt u hieronder de afbeeldingen die horen bij enkele werkbalkfuncties. Afbeelding 56 Opslaan als Rapportagefuncties In de tabelrapportages zijn verschillende functies beschikbaar. Niet elke functie komt echter in ieder rapport voor. Velden toevoegen/verwijderen Wanneer u een tabelrapport wilt uitbreiden met extra kolommen of juist kolommen wilt verwijderen ten behoeve van de leesbaarheid van een rapport gebruikt u hiervoor de lijst met velden in de werkbalk. Afbeelding 57 Werkbalkfuncties Na het selecteren van deze functie opent zich een scherm waarop te zien is welke kolommen in het rapport zichtbaar zijn en welke niet. 51
Afbeelding 58 Lijst met velden weergeven Met behulp van de pijlen in het midden van het scherm bepaalt u welke kolommen zichtbaar zijn of welke u wilt verbergen. Selecteer een kolomveld in de rechterlijst en klik op het enkele pijltje naar links [ < ]. Hierdoor wordt de kolom verborgen. U kunt ook in een handeling alle kolommen zichtbaar maken met behulp van de dubbele pijltjes [ >> ]. De pijltjes aan de rechterzijde gebruikt u om de positie van een kolom naar voren of naar achter weer te geven in het rapport. Het veld kolom filter rij tonen (zie afbeelding 32) komt alleen voor in het Asset rapport en zorgt ervoor dat de filter regel niet langer zichtbaar is. Slepen Het slepen van kolommen biedt u de mogelijkheid om de volgorde te wijzigen waarin u de rapportgegevens ziet. Dit kunt u doen door een kolomkop te verplaatsen met behulp van de sleepfunctie. Verplaats de kolomkop door deze met de linkermuisknop te selecteren en te slepen naar de gewenste positie. Wanneer er een of meerdere pijltjes zichtbaar worden kunt u de kolomkop loslaten en worden de nieuwe gegevens geladen. Afbeelding 59 Sleepfunctie kolomkop 52
Filteren Het filteren van een kolom in een tabelrapport wordt gedaan aan de hand van voorwaarden. Na het aanklikken van het filtericoon selecteert u in het menu de gewenste voorwaarde. Hierna vult u in het lege veld de informatie waarop u wilt filteren. Deze filterfunctie wordt alleen in het rapport Asset overzicht gebruikt. Wilt u deze filterfunctie uitschakelen in dit rapport dan kunt u dit uitschakelen in de lijst met kolomvelden vanuit de werkbalk. Afbeelding 60 Filteren in een tabelrapport Sorteren Het sorteren van een kolom kan zowel op alfabetische of numerieke waarden, aantallen of bedragen worden gedaan. U activeert het sorteren door met uw linkermuisknop op de gewenste kolomkop te klikken. Het sorteren start dan automatisch. 53
Doorklikken Het doorklikken in een rapport geeft extra informatie over de getoonde gegevens. Hierbij kunt u denken aan kostenplaats- en persoonsinformatie of specificaties, analyses en gespreksgegevens over het geselecteerde item. De getoonde informatie is afhankelijk van het type rapport en item dat u selecteert. In de afbeelding hieronder ziet u een voorbeeld van de doorklikfunctie. Afbeelding 61 Doorklikfunctie In tegenstelling tot het originele tabelrapport wordt een specificatie over het algemeen in draaitabelvorm afgebeeld. Meer informatie over het werken met draaitabellen vindt u in de volgende paragraaf. Afbeelding 62 Specificatierapport 54
Groeperen Het groeperen van rijen zorgt er in een rapport voor een duidelijker overzicht van de rapport gegevens. Door een kolomkop naar de groepeerbalk te slepen worden de gegevens samengevoegd op basis van de geselecteerde kolomkop. Wanneer u een kolomkop naar Hieronder ziet u een voorbeeld van het rapport voor en na het groeperen op de kolom Kostenplaats. Afbeelding 63 Rapport voor groeperen Afbeelding 64 Rapport na groeperen 55
6.7 Draaitabelrapportages In deze paragraaf worden de functies binnen een draaitabelrapport behandeld. Het draaitabelrapport is een dynamisch weergave van kolommen en rijen waarin men de mogelijkheid heeft rapportgegevens te groeperen, vergelijken, rangschikken en filteren. Door een gegevensveld te verslepen verandert ook de weergegeven inhoud mee, hierdoor is een gebruiker in staat rapportages te personaliseren. Hieronder vindt u een voorbeeld van een draaitabelrapport: Afbeelding 65 Voorbeeld draaitabelrapport Rapportgebieden Een rapport wordt gevormd door gegevensvelden die geplaatst worden in een gebied. Er zijn vier gebieden waar u een veld naar toe kunt verplaatsen: 1 2 4 3 Afbeelding 66 Veldgebieden [1] 1 Filtergebied [2] 2 Gegevensgebied [3] 3 Rijgebied 4 56
Kolomgebied Sommige velden kunnen alleen in een specifiek gebied worden geplaatst. Een voorbeeld hiervan is het veld Bedrag (excl. BTW). Dit veld is per definitie een gegevensveld en kan om die reden alleen geplaatst worden in het gegevensgebied. Hieronder wordt een voorbeeldrapport weergegeven waarbij de velden per gebied worden uitgesplitst. Afbeelding 67 Velden per gebied Ter verduidelijking van de positie van de gebieden in bovenstaand rapport worden de velden hieronder per gebied weergegeven. Gebied Filtergebied Velden Duur Dataverbruik (in MB) Gegevensgebied Aantal Bedrag (excl. BTW) Rijgebied velden Kostensoort Product Kolomgebied velden Factuurnummer Factuurdatum 57
Werkbalkfuncties Binnen ieder rapport wordt er een onderscheid gemaakt tussen de functies in de werkbalk en de functies die u in het rapport zelf kunt gebruiken. Hieronder volgt een overzicht en beschrijving van de mogelijke functies in de werkbalk. Afbeelding 68 Werkbalk draaitabelrapport Werkbalkfunctie Opslaan Opslaan als Laatst opgeslagen rapport herladen Exporteren Lijst met velden weergeven Beschrijving Het rapport overschrijft de gegevens van het originele rapport in de catalogus van de actieve gebruiker. Een kopie van het rapport met de door u gewijzigde gegevens wordt opgeslagen in de catalogus. U kunt het rapport van een nieuwe naam en omschrijving voorzien. Niet opgeslagen wijzigingen worden ongedaan gemaakt. Het rapport wordt in Excel formaat geëxporteerd naar een door u gewenste locatie. Vanuit het geopende venster kunt u in het rapport velden toevoegen of verbergen (zie rapportagefuncties voor meer informatie). Ter verduidelijking van de werkbalkfuncties vindt u hieronder de afbeeldingen die horen bij enkele werkbalkfuncties. 58
Afbeelding 69 Opslaan als 59
Rapportagefuncties In de tabelrapportages zijn verschillende functies beschikbaar. Niet iedere functie komt echter in ieder rapport voor. Velden toevoegen/verwijderen Wanneer u een draaitabelrapport wilt uitbreiden met extra velden of velden wilt verwijderen gebruikt u de functie lijst met velden weergeven in de werkbalk. Na het selecteren van deze functie opent zich een scherm met alle beschikbare velden. Afbeelding 70 Lijst met velden Het bovenste gedeelte van het scherm geeft de verborgen velden weer die aan het rapport toegevoegd kunnen worden. Daarnaast wordt er een onderscheid gemaakt tussen gebieden in een draaitabelrapport. Sleep het gewenste veld vanuit verborgen velden of een van de gebieden naar het gewenste gebied tot er twee pijltjes zichtbaar zijn. Door het veld los te laten wordt het verplaatst naar het nieuwe gebied. Wanneer er geen pijltjes zichtbaar worden is het veld niet geschikt voor het geselecteerde gebied. Bijvoorbeeld: Het veld Bedrag (excl. BTW) is alleen geschikt voor het Gegevensgebied. 60
Afbeelding 71 Velden verplaatsen Sorteren Het sorteren van een kolom kan zowel op alfabetische of numerieke waarden, aantallen of bedragen worden gedaan. U activeert het sorteren door met uw linkermuisknop op de gewenste veld te klikken. Het sorteren start dan automatisch. Naast de standaard sorteerfunctie heeft u ook de mogelijkheid het sorteren op een specifiek onderdeel van het rapport te laten plaatsvinden. In de onderstaande afbeelding is met behulp van een rechtermuisklik op het gegevensveld Bedrag (excl. BTW) een menu geopend waarbij er gekozen kan worden de bedragen te sorteren op Kostensoort of Product. Afbeelding 72 Sorteren op rapportonderdelen Slepen Het slepen van rij-, data- of kolomvelden biedt u de mogelijkheid om de inhoud en het uiterlijk van een rapport te wijzigen. Verplaats het veld door deze met de linkermuisknop te selecteren en te slepen naar de het gewenste gebied. Wanneer er twee pijltjes zichtbaar worden kunt u de kolomkop loslaten en worden de nieuwe gegevens geladen. 61
Afbeelding 73 Verslepen van velden Filteren Het filteren van een kolom in een draaitabelrapport wordt gedaan aan de hand van categorieitems. Na het aanklikken van het filtericoon selecteert u in het dropdownmenu een of meerdere items waarop u wilt filteren. Afbeelding 74 Filteren in een draaitabelrapport 62