177 E-LOKET HANDLEIDING Christoph Di Piazza IT-dienst IAB
178 1 INLEIDING 179 2 VOOR WIE IS HET E-LOKET BESTEMD? 179 3 INLOGGEN 180 A. WAAR? 180 -- Via de homepage van de website 180 -- Via de pagina leden en stagiairs van de website 181 -- Via de rechtstreekse link 181 B. WELKE GEGEVENS HEEFT U NODIG? 181 GEBRUIKERSNAAM 181 WACHTWOORD 182 -- U bent uw wachtwoord vergeten en u kent uw gebruikersnaam 182 -- U bent uw wachtwoord vergeten en u kent uw gebruikersnaam niet 184 -- U hebt alles geprobeerd maar het lukt u niet om in te loggen op het e-loket 185 4 OVERZICHT RUBRIEKEN 186 A. RUBRIEK MIJN GEGEVENS 186 B. RUBRIEK MIJN VENNOOTSCHAPPEN 188 BEHEER BASISGEGEVENS 188 -- U bent zaakvoerder verantwoordelijk voor de contacten met het IAB 190 -- U bent niet de zaakvoerder verantwoordelijk voor de contacten met het IAB 192 VENNO(O)T(EN) EN ZAAKVOERDER(S) 192 C. RUBRIEK MIJN KANTOOR 193 ZAAKVOERDER VERANTWOORDELIJK VOOR DE CONTACTEN MET HET IAB 193 BEHEER SAMENSTELLING KANTOOR 197 AANSTELLING VERANTWOORDELIJKE(N) VOOR DE ANTIWITWASWETGEVING 198 AANSTELLING CONTACTPERSOON M.B.T. DE KWALITEITSTOETSING T.O.V. HET IAB 198 D. RUBRIEK MIJN OPDRACHTEN 199 E. RUBRIEK MIJN OPLEIDING 199 F. RUBRIEK STAGEDAGBOEK 200 G. RUBRIEK ANTIWITWAS 200
1. INLEIDING Eind 2012 werd het e-loket gelanceerd. Hiermee kreeg ieder lid of stagiair rechtstreeks toegang tot zijn persoonlijk elektronisch dossier bij het IAB. Een dossier dat op ieder moment online kan worden geraadpleegd, gewijzigd of aangevuld. Dit vormt een essentieel onderdeel van de informatiestroom tussen het Instituut en zijn leden en stagiairs. Het lid of de stagiair krijgt vanzelfsprekend enkel toegang tot zijn persoonlijk dossier. Het e-loket is rechtstreeks toegankelijk via de IAB-website. 2. VOOR WIE IS HET E-LOKET BESTEMD? 179 Voor wie is het E-loket bestemd + Inleiding Kandidaat-stagiairs (KS) Stagiairs (S) Interne leden (IL) Externe leden (EL)
180 Inloggen 3. INLOGGEN A. WAAR? Via de homepage van de website E-loket icoon in de rubriek Leden en stagiairs
Via de pagina Leden en stagiairs van de website E-loket icoon 181 Inloggen Via de rechtstreekse link: https://eloket.iec-iab.be B. WELKE GEGEVENS HEEFT U NODIG? GEBRUIKERSNAAM Uw gebruikersnaam bestaat (meestal) uit acht karakters waarvan het eerste karakter de eerste letter van uw voornaam is en de volgende zeven karakters de eerste zeven letters van uw naam. Soms kan er een negende karakter zijn; dit is altijd een cijfer. Bijv.: Marc Van Damme lid sinds 1995 en Marc Van Damme lid sinds 2001 Marc Van Damme (1995) heeft als gebruikersnaam mvandamm Marc Van Damme (2001) heeft als gebruikersnaam mvandamm1
182 Inloggen WACHTWOORD Uw wachtwoord hebt u zelf gekozen en het Instituut kent dit niet. U hoeft met andere woorden geen contact op te nemen met één van de medewerkers van het Instituut om uw wachtwoord te vragen. U bent uw wachtwoord vergeten en u kent uw gebruikersnaam: Klik op (Je wachtwoord vergeten?) in het inlogscherm van het e-loket. Dit is het scherm dat u krijgt: Geef uw gebruikersnaam in en klik op Verstuur wachtwoord. a
Een e-mail wordt verzonden naar uw e-mailadres dat gekend is binnen het Instituut. Dit kan 5 à 10 minuten duren. Kijk eveneens in uw Ongewenste e-mail. De e-mail is afkomstig van no-reply@iec-iab.be. 183 Inloggen Voorbeeld van de e-mail: Klik op de link in uw e-mail en u krijgt dit scherm te zien: Laat alles ongewijzigd en geef een nieuw wachtwoord in. Bevestig door te klikken op Wachtwoord opnieuw instellen.
184 Inloggen U bent uw wachtwoord vergeten en u kent uw gebruikersnaam niet: Klik op volgende link: www.iec-iab.be/login/passwordrecovery.aspx. U geeft uw e-mailadres in dat gekend is binnen het Instituut en u geeft de tekens uit de afbeelding in vooraleer u klikt op Doorgaan/Continuer. U kunt de tekens wijzigen indien ze voor u niet leesbaar zijn. Een e-mail wordt verzonden naar uw e-mailadres dat gekend is binnen het Instituut. Dit kan 5 à 10 minuten duren. Kijk eveneens in uw Ongewenste e-mail. De mail is afkomstig van no-reply@iec-iab.be. Voorbeeld van de e-mail:
Klik op de link in uw e-mail en u krijgt dit scherm te zien: 185 Inloggen Laat alles ongewijzigd en geef een nieuw wachtwoord in. Bevestig door te klikken op Wachtwoord opnieuw instellen. U hebt alles geprobeerd maar het lukt u niet om in te loggen op het e-loket: Stuur een e-mail naar it@iec-iab.be onderwerp: Wachtwoord vergeten
186 4. OVERZICHT RUBRIEKEN A. Rubriek Mijn gegevens Alle geauthenticeerde gebruikers zien hetzelfde beginscherm: Mijn gegevens (geauthenticeerde gebruiker = kandidaat-stagiair, stagiair, intern lid, extern lid). De pagina bestaat uit een linker- en rechtergedeelte. Het linkergedeelte is (enkel) door u aanpasbaar en u bent verantwoordelijk voor de correctheid van uw gegevens. Het rechtergedeelte Gegevens beheerd door het IAB kan (enkel) door het Instituut aangepast worden. Indien er volgens u bepaalde gegevens niet correct zijn, dan dient u contact op te nemen met het Instituut (info@iec-iab.be).
Rubriek Mijn gegevens (linkergedeelte) Privégegevens Adres waar u, als natuurlijke persoon, verblijft. Privételefoon en fax. Professionele gegevens Adres waar u uw beroep uitoefent. 187 Werkta(a)l(en) De talen die u naast uw moedertaal beheerst. Verzekering burgerlijke beroepsaansprakelijkheid Enkel zichtbaar voor IL - EL Bankrekening (eventueel voor werkzaamheden binnen het IAB) Enkel zichtbaar voor IL - EL Mijn publiek profiel Enkel zichtbaar voor IL - EL Toont of verbergt gegevens op de website van het IAB U kunt dit testen door te klikken op volgende link: www.iec-iab.be/nl/diensten/zoeken/pages/zoeken.aspx en uw naam in te geven. Rubriek Mijn gegevens (rechtergedeelte) Algemeen Naam en voornaam; geslacht; uw IAB-nummer; taal; geboortedatum; nationaliteit Accountant Enkel zichtbaar voor S IL EL Ziet u enkel als u die titel heeft of, in geval van een stagiair, u die titel wenst te behalen Erkenningsdatum; eedaflegging Belastingconsulent Enkel zichtbaar voor S IL EL Ziet u enkel als u die titel heeft of, in geval van een stagiair, u die titel wenst te behalen Erkenningsdatum; eedaflegging Lidgeld IAB Enkel zichtbaar voor S IL EL Tarief; saldo; IBAN IAB; BIC IAB; mededeling Stagiairs Enkel zichtbaar voor IL EL Indien u stagemeester bent, dan ziet u hier uw actieve stagiairs Stage Enkel zichtbaar voor S Erkenningsdatum; huidig stagejaar; stagemeester Manda(a)t(en) Enkel zichtbaar voor IL EL Ziet u enkel als uw mandaat door de Raad van het Instituut werd goedgekeurd
188 B. Rubriek Mijn vennootschap(pen) Deze rubriek is enkel voor de actieve externe leden die verbonden zijn aan EN de actieve interne leden en stagiairs die vennoot zijn bij één of meerdere door het IAB erkende actieve vennootschap(pen). Opgelet: eenmanszaken vallen hier niet onder! BEHEER BASISGEGEVENS Om de basisgegevens te beheren moet u als contactpersoon zijn aangesteld. Dit gebeurt in de rubriek Mijn kantoor (meer hierover in 5. Rubriek Mijn kantoor ).
Indien zaakvoerder verantwoordelijk voor de contacten met het IAB onderlijnd staat, dan bent u de contactpersoon en hebt u de mogelijkheid om alsnog een andere persoon aan te duiden als contactpersoon. Als contactpersoon kunt u de gegevens van de vennootschap(pen) beheren. 189 Indien zaakvoerder verantwoordelijk voor de contacten met het IAB niet onderlijnd staat, dan bent u geen contactpersoon en dient u indien u zelf de gegevens van de vennootschap(pen) wenst te beheren contact op te nemen met de contactpersoon die op het scherm vermeld staat. Opgelet: er kan slechts één beheerder zijn!
190 U bent zaakvoerder verantwoordelijk voor de contacten met het IAB (zie 5. Rubriek Mijn kantoor ) De pagina bestaat uit een linker- en rechtergedeelte. Het linkergedeelte is (enkel) door u aanpasbaar en u bent verantwoordelijk voor de correctheid van uw gegevens. Het rechtergedeelte Gegevens beheerd door het IAB kan (enkel) door het Instituut aangepast worden. Indien er volgens u bepaalde gegevens niet correct zijn, dan dient u contact op te nemen met het Instituut (info@iec-iab.be). Uitleg rubriek Mijn vennootschap (linkergedeelte) Algemeen E-mailadres waarop het Instituut de vennootschap kan bereiken + website adres Maatschappelijke zetel Adres en contactgegevens Uitbatingszetel(s) Adres en contactgegevens
Gelieve deze steeds in te vullen, ook al is deze identiek aan die van de maatschappelijke zetel. Indien er meer uitbatingszetels zijn, dan vinkt u Meer uitbatingszetels aan en klikt u op Klik hier indien u meerdere uitbatingszetels heeft. Zo niet, sluit dan dit dialoogvenster. 191 U krijgt de mogelijkheid om meerdere uitbatingszetels toe te voegen. Indien dit is gebeurd, dan verschijnt er onder Beheer basisgegevens van de vennootschap een bijkomende lijn Beheer uitbatingszetels. Verzekering burgerlijke beroepsaansprakelijkheid Naam van de verzekeringsmaatschappij en polisnummer!!! Vergeet niet bij elke aanpassing te klikken op Uitleg rubriek Mijn vennootschap (rechtergedeelte) Algemeen IAB-nummer (= lidnummer); ondernemingsnummer; type; taal; oprichtingsdatum; Totaal aandelen (= zichtbaar indien bij u van toepassing) Accountant Erkenningsdatum Belastingconsulent Erkenningsdatum Lidgeld IAB (gegevens noodzakelijk om uw lidgeld te betalen) Tarief; openstaand saldo; IBAN; BIC; communicatie
192 U bent niet de zaakvoerder verantwoordelijk voor de contacten met het IAB (zie 5. Rubriek Mijn kantoor ) De pagina bestaat uit een linker- en rechtergedeelte. Wat u ziet is identiek aan wat de beheerder (= zaakvoerder verantwoordelijk voor de contacten met het IAB) ziet, met dit verschil dat u enkel de gegevens kunt raadplegen. VENNO(O)T(EN) EN ZAAKVOERDER(S) Naast raadplegen en/of beheren van de basisgegevens van de vennootschap(pen) kunt u ook de venno(o)t(en) en de zaakvoerder(s) raadplegen. Het beheer hiervan gebeurt binnen het Instituut.
C. Rubriek Mijn kantoor Deze rubriek is enkel voor de actieve interne en externe leden die verbonden zijn aan een actief kantoor. Kantoor = éénmanszaak of erkende accountants- en/of belastingconsulentenvennootschap waarbinnen u uw beroepsactiviteit uitoefent en die rechtstreeks de klantendossiers beheert. Eenmanszaak 193 Erkende accountants- en/of belastingconsulentenvennootschap ZAAKVOERDER VERANTWOORDELIJK VOOR DE CONTACTEN MET HET IAB a
194 Eerste vraag: Bent u de zaakvoerder en/of vennoot verantwoordelijk voor de contacten met het IAB? Indien u op de eerste vraag Ja, ik ben verantwoordelijk antwoordt, dan bent u de enige die het recht heeft om de gegevens van die vennootschap te beheren (Rubriek Mijn vennootschap(pen) ). Indien u Neen, iemand anders is verantwoordelijk selecteert, dan kunt u enkel de gegevens van die vennootschap raadplegen. vraag 1 antwoord Ja : Rubriek Mijn kantoor JA Rubriek Mijn vennootschap(pen) -> VAN DAMME Marc = beheerder
vraag 1 antwoord Neen : Rubriek Mijn kantoor 195 NEE Rubriek Mijn vennootschap(pen) -> IEMAND ANDERS = beheerder
196 Tweede vraag: Is deze vennootschap een erkende IAB-vennootschap die uitsluitend factureert aan één of meer andere erkende IAB-vennootschap(pen)? Indien u op de tweede vraag Ja antwoordt, dan wordt deze vennootschap niet als kantoor beschouwd en zal deze dus niet meer zichtbaar zijn in de rubriek Mijn kantoor. Indien u Neen selecteert, dan wordt deze vennootschap als kantoor beschouwd en verschijnen er naast Zaakvoerder verantwoordelijk voor de contacten met het IAB drie bijkomende subrubrieken ingeval het niet om een eenmanszaak gaat: Beheer samenstelling kantoor Aanstelling verantwoordelijke(n) voor de antiwitwaswetgeving Aanstelling contactpersoon m.b.t. de kwaliteitstoetsing t.o.v. het IAB Of vier bijkomende subrubrieken ingeval het om een eenmanszaak gaat: Beheer samenstelling kantoor Aanstelling verantwoordelijke(n) voor de antiwitwaswetgeving Aanstelling contactpersoon m.b.t. de kwaliteitstoetsing t.o.v. het IAB Beheer basisgegevens
BEHEER SAMENSTELLING KANTOOR 197 Hoe moet u dit begrijpen? (Fictief voorbeeld) Van Damme Marc heeft een erkende IAB-vennootschap die uitsluitend factureert aan één of meer andere erkende IAB-vennootschap(pen) namelijk vennootschap 1. Deze vennootschap heeft drie actieve (natuurlijke personen) vennoten van het type extern, intern, andere (zie subrubriek > Actieve vennoten). Deze vennootschap heeft geen andere externe IAB-leden dan deze die in de subrubriek Actieve vennoten staan (zie subrubriek > Externe IAB-leden). Indien er externe IAB-leden in het kantoor tewerkgesteld zijn die niet in de lijst voorkomen, dan dient de zaakvoerder en/of vennoot verantwoordelijk voor de contacten met het IAB ze zelf aan te vullen door te klikken op
198 In de laatste subrubriek Aantal medewerkers staan uitsluitend cijfers. Het eerste cijfer kan niet gewijzigd worden. Dit cijfer is de som van alle externe gegevens uit de subrubrieken Actieve vennoten en Externe IAB-leden. De andere cijfers dienen ingevuld/aangepast te worden door de zaakvoerder en/of vennoot verantwoordelijk voor de contacten met het IAB. De correctheid van de cijfers is belangrijk voor de aanstelling verantwoordelijke(n) voor de antiwitwaswetgeving (punt C.) en de aanstelling contactpersoon m.b.t. de kwaliteitstoetsing t.o.v. het IAB (punt D.) AANSTELLING VERANTWOORDELIJKE(N) VOOR DE ANTIWITWASWETGEVING Aanwijzing van de verantwoordelijke voor de toepassing van de antiwitwaswetgeving zoals bedoeld in artikel 18, 2 lid van de wet. Een kantoor (erkende vennootschap) van een beroepsbeoefenaar waarin minstens tien beroepsbeoefenaars (bedrijfsrevisor, extern accountant en/of extern belastingconsulent, erkend boekhouder-fiscalist) een activiteit uitoefenen en/of een deelname in hebben en/of lid zijn van het bestuursorgaan moet, volgens de antiwitwaswetgeving, één of meer verantwoordelijke(n) voor de toepassing van de wet binnen het kantoor aanstellen (art. 28, Reglement inzake de toepassing van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme). Deze verantwoordelijke moet een beroepsbeoefenaar, natuurlijk persoon, zijn zoals bedoeld in artikel 1, 5 van dit reglement, die voor de bepaling van de beroepsbeoefenaar (bedrijfsrevisor, extern accountant en/of extern belastingconsulent, erkend boekhouder). Wanneer hat kantoor NIET aan deze criteria beantwoordt, zijn alle beroepsbeoefenaars van het kantoor zelf verantwoordelijk voor de toepassing van de wet. Het kantoor dat niet voldoet aan voormelde kwantitatieve drempel kan evenwel op vrijwillige basis toch één of meer verantwoordelijke(n) voor de toepassing van de Wet aanstellen. De beroepsbeoefenaar die niet voldoet aan voormelde kwantitatieve drempel kan één of meer verantwoordelijke(n) voor de toepassing van de Wet aanstellen. AANSTELLING CONTACTPERSOON M.B.T. DE KWALITEITSTOETSING T.O.V. HET IAB Kwaliteitstoetsing Verantwoordelijke kwaliteit kantoor: Tegenover het IAB dient dit een IAB-lid te zijn (voor de interne werking kan het kantoor ook een niet-lid aangesteld hebben) Contactpersoon m.b.t. de kwaliteitstoetsing t.o.v. het IAB: Tegenover het IAB dient dit een IAB-lid te zijn ingeschreven op de deellijst van externen.
D. Rubriek Mijn opdrachten 199 E. Rubriek Mijn opleidingen Deze rubriek verwijst u door naar de module Permanente vorming voor de leden. De stagiairs zien deze rubriek niet. Hun permanente vorming wordt ingevuld via de rubriek Stagedagboek.
200 F. Rubriek Stagedagboek Deze rubriek verwijst u door naar de module Stagedagboek. De stagedagboek is toegankelijk voor de stagiair en de stagemeester. Dit kan een intern of een extern IAB-lid zijn. Meer info op onze website: U bent stagemeester: www.iec-iab.be/nl/het-beroep/stage/modaliteiten-en-organisatie-van-de-stage/online-stagedagboek/pages/richtlijnen-voor-de-stagemeester.aspx U bent stagiair: www.iec-iab.be/nl/het-beroep/stage/modaliteiten-en-organisatie-van-de-stage/online-stagedagboek/pages/richtlijnen-voor-de-stagiair.aspx G. Rubriek Antiwitwas Enkel zichtbaar voor EL Hier vindt u het (de) antiwitwasformulier(en) terug, dat/die u als extern IAB-lid verplicht hebt ingevuld. ALGEMENE OPMERKING Hoewel een aanpassing in het e-loket voor u zichtbaar is, is dit voor het Instituut pas zichtbaar indien u op de knop Opslaan of Bevestigen klikt. Deze knop staat op de verschillende schermen.