Handleiding Sepa Direct Debit U vindt volgende informatie terug in deze handleiding: De Europese domiciliëring Inleiding Schuldeiser Mandaten Overzicht en details Een mandaat creëren Een mandaat wijzigen Een mandaat annuleren Loten en invorderingen Principes Overzicht loten Detail lot Geweigerde invorderingen Een lot creëren Een invordering toevoegen Een lot kopiëren Een lot wijzigen Gebruik van Twikey Schuldenaar Een domiciliëring consulteren Een mandaat bevestigen De Europese domiciliëring Inleiding U kunt de Europese domiciliëring zowel met uw Belgische als met uw buitenlandse schuldenaars in SEPA (de 27 lidstaten van de Europese Unie + IJsland, Liechtenstein, Noorwegen, Zwitserland en Monaco) gebruiken. Het door uw schuldenaar ondertekende mandaat (het domiciliëringsbericht) wordt overhandigd aan u (en niet langer aan de bank van de schuldenaar). U kent een referte toe en deelt die mee via een elektronisch kanaal zoals Belfius Direct Net. Het mandaat kan zowel op periodieke betalingen als op een eenmalige betaling van een factuur slaan. Het systeem van de Europese domiciliëring omvat: een B2C-systeem (Business to Customer) voor uw particuliere schuldenaars. Het biedt de consument een betere bescherming: hij kan een domiciliëring weigeren voordat ze wordt uitgevoerd en kan gedurende 8 weken (en tot 13 maanden als het mandaat niet rechtsgeldig is) een terugbetaling eisen; een B2B-systeem (Business to Business) voor uw professionele schuldenaars. Het voldoet aan de specifieke behoeften van ondernemingen: de termijn om invorderingen aan te bieden is ingekort, net zoals de periode voor de terugbetaling van onbetaalde domiciliëringen. Om ieder misbruik te vermijden, moet de schuldenaar het mandaat bij de eerste invordering bovendien uitdrukkelijk bevestigen aan zijn bank. Daarna kan hij geen aanspraak meer maken op de terugbetaling van een toegelaten transactie. Een Europese domiciliëring aanvaarden Waarschuwingen
Schuldeiser Mandaten Als u nog geen contract hebt om uw Europese domiciliëringen te beheren, ontvangt u een bericht met het verzoek contact op te nemen met Belfius Bank via het hieronder vermelde telefoonnummer 02/222 82 00 of het mailadres BO.PAY.PERIODICAL@BELFIUS. BE. Pas daarna kunt u deze dienst gebruiken. Overzicht en details Als u al een contract hebt, kunt u deze dienst gebruiken. U kunt de voor uw schuldenaars aangemaakte mandaten raadplegen. Selecteer een schuldeiser. U kunt ook andere zoekcriteria combineren. U kunt een bepaald mandaat terugvinden op basis van de referte van het mandaat (voer ten minste één karakter in, gevolgd door %). 2
U krijgt de lijst van de mandaten voor die zoekcriteria. De status van elk mandaat verschijnt. U kunt een mandaat ook wijzigen of annuleren, als zijn status het toelaat: als u een mandaat wijzigt, moet u het opnieuw ondertekenen; als u een mandaat annuleert, moet u het ondertekenen als het al actief was. Om de details van een mandaat te zien, klikt u gewoon op het pijltje links van de mandaatreferte. 3
De details verschijnen. 4
U kunt uw mandaten sorteren per kolomtype. 5
Als de lijst meer dan 20 mandaten bevat, kunt u ze visualiseren door op de rode pijltjes rechts onderaan te klikken. 6
Een mandaat creëren U kunt mandaten toevoegen en ondertekenen. Kies Invoer mandaat. 7
8
Vul ten minste de verplichte zones * in, om een mandaat te creëren. Om dat mandaat te ondertekenen, klikt u op de knop Ondertekenen. Als u meer dan één mandaat moet aanmaken, voert u ze één voor één in en klikt u op de knop Toevoegen. Na alle mandaten ingevoerd te hebben, kunt u ze allemaal in één keer ondertekenen door op de knop Ondertekenen te klikken. 9
U bent niet verplicht de ondertekening onmiddellijk te finaliseren. In dat geval verschijnt er op het startscherm Mijn mandaat beheren een knop Mandaten ondertekenen waarmee u ze kunt terugvinden. 10
Een mandaat wijzigen Wijziging van een nog niet volledig ondertekend mandaat U kunt een niet volledig getekend mandaat wijzigen vanaf 2 plaatsen vanuit de overzichtslijst; vanuit de lijst Te tekenen mandaten. U selecteert het mandaat dat nog niet volledig ondertekend is. Of u vindt een nog niet volledig getekend mandaat via de knop Ondertekenen mandaten. 11
Kies in beide gevallen via de knop Selecteren de optie Wijzigen. In dit geval kunt u alle gegevens aanpassen, behalve de creatiedatum. Nadat de gegevens bewaard zijn, blijft het mandaat klaarstaan voor ondertekening (zie hierboven Een mandaat creëren ). 12
Wijziging van een volledig ondertekend mandaat Klik op Lijst mandaten en kies een volledig ondertekend mandaat (status gevalideerd of actief) om het te wijzigen. 13
U kunt enkel de volgende zones aanpassen: Schuldeiseridentificatie Mandaatreferte Rekening schuldenaar 14
Het gewijzigde mandaat staat opnieuw klaar voor ondertekening. Houd er wel rekening mee dat het oude mandaat actief blijft zolang dit gewijzigde mandaat niet ondertekend is. Na ondertekening wordt dit gewijzigde mandaat geactiveerd. 15
Een mandaat annuleren Mandaten die nog niet volledig ondertekend zijn, kunnen geselecteerd worden via het overzicht van de mandaten of via de lijst Te tekenen mandaten. Kies via de knop Selecteren de optie Annuleren, om het mandaat uit de lijst te verwijderen. Mandaten die al actief zijn, kunnen vanuit het Overzicht mandaten geselecteerd worden om te annuleren. In dit geval moet de aanvraag tot annulering ondertekend worden. 16
Loten en invorderingen Via het tabblad Mijn loten en invorderingen krijgt u toegang tot de lijst van de aan de mandaten gekoppelde loten. Principes Een lot doorloopt diverse stadia van Status. Open: het lot is nieuw aangemaakt en kan nog worden gewijzigd. Te ondertekenen: u hebt het lot aangemaakt en afgesloten. In afwachting: het lot is ondertekend en heeft de uitvoeringsdatum nog niet bereikt. In verwerking: er worden specifieke controles uitgevoerd gedurende de laatste dagen voor de uitvoeringsdatum. Geboekt: de uitvoeringsdatum is bereikt en de invorderingen worden geboekt bij schuldeiser en schuldenaar. Geannuleerd: het lot werd geannuleerd en dus niet uitgevoerd. In verband met vervaldata worden volgende principes gehanteerd: indien B2C en FRST: 6 dagen vóór de vervaldatum indien B2C en RCUR: 3 dagen vóór de vervaldatum indien B2B en FRST/RCUR: 2 dagen vóór de vervaldatum 17
Overzicht loten Als er meerdere rekeningen en/of schuldeiseridentificaties zijn, kunt u ze selecteren via een afrollijst. 18
Voor elk lot kunt u via de knop Selecteren, afhankelijk van de status, volgende acties kiezen : de details en de invorderingen raadplegen een lot wijzigen een lot annuleren een invordering toevoegen het lot afsluiten het lot kopiëren 19
20
Detail lot Op basis van de details van het lot kunt u een invordering wijzigen of annuleren volgens de status van het lot. Geweigerde invorderingen Invorderingen kunnen om diverse redenen geweigerd worden. U vindt hieronder een overzicht van de mogelijke redenen van weigering. Code Nederlandstalige beschrijving Code Nederlandstalige beschrijving AC01 Verkeerde iban MD06 Betwiste transactie AC04 Rekening afgesloten MD07 Schuldenaar overleden AC06 Rekening geblokkeerd MS02 Geweigerd door schuldenaar AC13 Geen businesspartij MS03 Diverse redenen AG01 Rekening niet toegelaten PY01 Bank niet bereikbaar AG02 Ongeldige verrichting RC01 Ongeldige bic en/of geen belfius-rekening AM05 Dubbele transactie RR01 Ontbrekende gegevens rekening/id schuldenaar BE05 Schuldeiser onbekend RR02 Ontbrekende gegevens naam/adres schuldenaar FF01 Bestand onvolledig of verkeerd ingevuld RR03 Ontbrekende gegevens naam/adres schuldeiser MD01 Onbestaand mandaat SL01 Specifieke dienst MD02 Ontbrekende gegevens mand. 21
Via het overzicht Loten en invorderingen klikt u bij de knop Selecteren op Detail lot om een lot met status geboekt te selecteren. U krijgt het overzicht van de individuele invorderingen in het lot. 22
Bij een invordering met status Onuitvoerbare kunt u de weigeringsreden zien als u vooraan klikt op het pijltje om het detail van de invordering open te klikken. 23
Een lot creëren U kunt een lot aanmaken op twee manieren: ofwel creëert u een nieuw lot, ofwel kopieert u een bestaand lot en past u het aan. 24
Om een lot aan te maken, moet u ten minste de verplichte zones * invullen. Het aantal verrichtingen en het totale bedrag kunnen indicatieve gegevens zijn. Als het werkelijke totaal niet overeenstemt met wat u hebt ingevoerd, krijgt u een waarschuwingsboodschap. Als u voor alle invorderingen van dit lot dezelfde mededeling wenst, voer ze dan in in dit scherm. Zodra u op de knop Bevestigen klikt, is het lot gecreëerd. 25
Een lot kopiëren U kunt ook een lot aanmaken door een bestaand lot te kopiëren en aan te passen. 26
Een bestaand lot selecteren 27
Vul de nieuwe naam en een vervaldatum in. Voeg een mededeling toe, als u dat wenst. Vergeet niet te bevestigen. Uw nieuw lot is zichtbaar in de lijst van de loten met de status Open. U kunt het nu wijzigen. 28
Een lot wijzigen Bij een lot met status open of te ondertekenen kunnen alle gegevens worden gewijzigd. 29
Een invordering toevoegen U kunt invorderingen aan een bestaand lot toevoegen vanuit het scherm (maar ook vanuit de lijst van de loten via de knop Selecteren als die de status Open heeft). Selecteer het mandaat en vul het bedrag in. Let op! Als het de laatste keer is dat u dit mandaat wil gebruiken, vink Ja aan naast Laatste gebruik van het mandaat. Klik op Toevoegen om een nieuwe invordering in te voeren. Klik op Een lot afsluiten. Wanneer één of meer loten afgesloten zijn, moet u ze ondertekenen, voordat ze in afwachting van verwerking worden geplaatst. Zodra de uitvoeringsdatum bereikt wordt, worden ze dan automatisch verwerkt. U kunt meteen ofwel na de afsluiting van het lot ondertekenen, ofwel vanuit de lotenlijst, waar een knop Loten ondertekenen verschijnt wanneer één of meer loten in afwachting van ondertekening zijn. 30
Gebruik van Twikey Twikey is een externe applicatie die voor het beheer van uw mandaten. Hebt u al een contract met Twikey, dan kunt u vanuit Belfius Direct Net rechtstreeks de applicatie Twikey opstarten, door te klikken op de knop Twikey beheren in het scherm Mandaten beheren. U vindt de naam van uzelf of uw bedrijf terug in de hoofding van dit scherm. Er zijn 2 manieren van werken: u beheert uw mandaten volledig in Twikey; in dat geval kunt u in Belfius Direct Net de mandaten enkel consulteren (de knop Selecteren is in dat geval niet zichtbaar); u beheert uw mandaten gedeeltelijk in Twikey; in dat geval kunt u naast Twikey ook gebruikmaken van alle mogelijkheden die Belfius Direct Net u daarvoor biedt. 31
Indien u een mandaat wenst in te voeren voor een schuldeiser die exclusief in Twikey wordt beheerd, kunt u geen mandaten invoeren in Belfius Direct Net. U krijgt dan onderstaande foutmelding. 32
Schuldenaar Een domiciliëring consulteren Met de Europese domiciliëring moet u het mandaat niet meer naar uw bank sturen, maar naar uw schuldeiser, die het zal activeren met zijn bank. Vanuit het menu Mijn domiciliëringen beheren en het tabblad Europese domiciliëringen krijgt u de lijst van de mandaten waarvoor u schuldenaar bent. Zo kunt u ze volgen in alle transparantie. Klik op het pijltje links om de details te visualiseren. 33
Een mandaat bevestigen Als u mandaten moet bevestigen, verschijnen ze in de lijst. 34
Vanuit dat scherm kunt u : een mandaatbevestiging ondertekenen; een mandaatbevestiging invoeren als u een Europese domiciliëring B2B sneller wilt aanvaarden. 35
Een Europese domiciliëring aanvaarden Vanuit voorgaand scherm kunt u ook een Europese domiciliëring B2B aanvaarden. U bent verplicht te aanvaarden bij de eerste keer dat het mandaat wordt verzonden. Vink in dit scherm de mandaten aan die u wilt ondertekenen. 36
Waarschuwingen Als u van entiteit verandert of de applicatie verlaat, ontvangt u een waarschuwingsboodschap als er niet-ondertekende mandaten, loten of mandaatbevestigingen zijn. Voorbeeld: 37