LES 4.2 HET PROJECT MANAGEMENT PLAN Versie 1.0 04-10-2017 door ir. Koos J. Kannegieter
Waar gaat deze les over? Het Project Management Plan, hoe maak je dat? Waarom stel je eigenlijk een PMP op? Hoe stel je het PMP op en voor wie? Wat komt er allemaal in een PMP te staan?
Wat bereik jij met deze les? Jij weet waarom er een PMP bestaat Jij weet hoe jij het PMP zo opzet, dat het door jouw collega s echt als een handboek ervaren wordt Jouw PMP structureert alle project processen en heeft de potentie om direct goed te zijn.
PROJECT MANAGEMENT PLAN WAAROM EIGENLIJK? Koos Kannegieter
Nut en noodzaak PMP Het PMP is het handboek soldaat voor de projectmedewerkers Het PMP beschrijft HOE gewerkt gaat worden in het project Het PMP zorgt voor een toetsbare, eenduidige werkwijze Voordat een project start, wordt het PMP opgesteld (witte broodsweken)
Het PMP is het handboek soldaat Beste Kajotter, In dit boekje vindt ge alles wat noodig is om getrouw te blijven aan uw Kajottersideaal. Lees het, herlees het, overweeg het verlies het nooit; maar vooral tracht het in praktijk te stellen. Wanneer ge zult uitgevoerd hebben al wat dit boekje u aanbeveelt, dan zult ge niet alleen de kazerne verlaten beter dan gij er zijt ingetreden, maar dan zult ge ook om u heen een machtig en weldoend apostolaat hebben uitgeoefend.
Stellingen Het PMP is voor de opdrachtnemer Het PMP geeft de opdrachtgever het vertrouwen dat de einddoelen op tijd, binnen budget en met kwaliteit gehaald worden Het PMP beschrijft het secundaire proces en beschrijft de primaire processen, maar is geen onderdeel van het primaire proces
Primair versus secundair proces Secundair proces Stap 1 Stap 2 Stap 3 Primair proces Het primaire proces creëert de eindproducten Het secundaire proces waarborgt dat het eindproduct binnen de marges van tijd, geld & kwaliteit blijft door te zorgen voor een efficiënte organisatie, duidelijke informatie/documentatie stromen en een effectieve risicobeheersing
Andere aanduidingen PMP Projectplan Plan van Aanpak Opdeling PMP en PKP (Project Kwaliteitsplan) Opdeling PMP en KMP (Kwaliteitsmanagement plan) Een PID (PRINCE2) is, in mijn opinie, alleen bedoeld voor opdrachtgevers. Zie bonus.
PROJECT MANAGEMENT PLAN HOE WERKT HET? Koos Kannegieter
PMP Het minimale PMP (geen CCM eisen) verwijst naar het KMS, beschrijft de GROTIK en WBS Voor grotere projecten is het IPM model handig (PM, MPB, CM, OM, TM) De GROTIK wordt beschreven in MPB Tip: IPM aanvullen met Site Management (waaronder VGM) Bij bouwprocessen overwegen om Commission Management toe te voegen
WBS Het WBS en de onderliggende WP-en beschrijven de scope of work Noodzaak is om de WBS te creëren vooraf (offerte fase!) of parallel aan het PMP Het WBS opstellen met links de management producten, in het midden de primaire / specialistische producten en rechts ruimte houden voor het einddossier Optioneel kan de FBS/SBS/OBS (uiterst rechts) gekoppeld worden aan de WBS
WBS (eenvoudig)
PFD: Project Flow Diagram Het PMP dient opgesteld te zijn, voordat er specialistische producten gemaakt worden De contractuele eisen kunnen een specifieke productvolgorde eisen De aard van de specialistische producten kan ook een logische volgorde in zich hebben We sluiten altijd af met het einddossier De flow die dat weergeeft, noemen we de Project flow die vastgelegd wordt in het PFD
Project flow Contract KMS/QMS
Project Flow Diagram Contract CCM KMS/QMS PMP V&G-U plan Vergunningen Bureau studie Testrapportage Einddossier Contract compliance
Per PFD stap Contract CCM V&V Plan PKP KMS/QMS WBS VGU plan Voorbereidende werkzaamheden Producttoets OG PFD Alle producten, V&V docs en formulieren opslaan in CFD (server) en MDR bijwerken. MDR PMP Ingevuld formulier Bijstelling Review formulier Nee Werkpakket uitvoeren Concept product V&V toets Akkoord Ja Nee Nee Toets CM VTW? Ja Akkoord Ja Geaccepteerd Ja product CFD V&V Rapport VTW proces
PROJECT MANAGEMENT PLAN WAT HOORT ER IN? Koos Kannegieter
De ingredienten Uit de Contract Compliance Matrix (CCM) haal jij de specifieke PMP eisen op Het PMP bouwt voort op het KMS (ISO gecertificeerd); jij analyseert wat bruikbaar is uit het KMS en maakt het projectspecifiek Jij creëert het V&V plan PMP
Gevisualiseerd DOEN WE DE GOEDE DINGEN? V&V PLAN CCM PMP (P)KMS DOEN WE DE DINGEN GOED?
Het recept (inhoudsopgave) Projectmanagement: mandaat, interactie met opdrachtgever, overlegstructuren en VGR Projectbeheersing: GROTIK Contractmanagement: contract compliance, prestatieverklaring, VTW s en inkoop Omgevingsmanagement: communicatie en vergunningen Technisch management: SRA, studies en testen Site management: VGM, veilige werkplek creëren, verkeersmaatregelen
Het recept (bijlagen) i. CCM ii. iii. iv. WBS en werkpakketten PFD (algemeen en primair proces) Format VGR v. Formats V&V plan, -rapport en -nota vi. vii. Initieel: risicodossier, planning, MDR Formats: afwijkingen register, VTW register, reviewformulier, audit templates, PV etc.
Reviewproces opdrachtnemer Jij (auteur) stelt het concept V&V rapport op De Verificator/Validator toetst Bij afwijkingen: reviewformulier ingevuld Jij past het product aan....en vult het reviewformulier in De Verificator/Validator toetst opnieuw en stelt het V&V rapport op Het product en het V&V rapport gaan naar de opdrachtgever ter acceptatie
Reviewproces opdrachtgever Opdrachtgever voert een producttoets uit Indien akkoord, dan acceptatie of verklaring van geen bezwaar Indien niet akkoord, dan dient de CM eerst na te gaan of er geen sprake is van aanvullende wensen/eisen Zo ja, dan VTW proces starten Zo nee, dan terug naar auteur en afwijking noteren in register (is onderdeel PDCA)
Contractgericht Werken DOEN WE DE GOEDE DINGEN? V&V PLAN CCM + VTW s PMP PKMS + PDCA doorlopen V&V Rapport DOEN WE DE DINGEN GOED?
PMP tips & tricks Bij IPM model is de CM-OG de eerste aanspreekpersoon voor PM-ON! Zorg dat het configuratiebeheer (mappenstructuur en kenmerk codering) de WBS opzet volgt qua indeling Zorg dat de organisatie de IPM rollen volgen; maak onderscheid tussen (project) rollen (PMP) en functies (uit KMS)
Voortgang tips & tricks De WBS en de PFD s regelmatig printen op groot formaat en aan de wand hangen In de WBS bijhouden wat de status is per werkpakket (met kleurindicatie) De CCM bijhouden en eisen die voldaan zijn gereed melden (met kleurindicatie)
AFSLUITEND Samenvatting Les 4.2
Samenvatting PMP is handboek soldaat PMP is voor de opdrachtnemer en geeft de opdrachtgever vertrouwen op een goede afloop PMP indelen conform IPM WBS en PFD s opstellen en regelmatig printen en aan de wand hangen
Definities CCM = Contract Compliance Matrix CFD = Configuration File Documentation/Dossier (opslag van documenten) CW = Contractgericht Werken FBS = Functional Breakdown Structure SBS = Systems breakdown structure SRA = Systems Requirement Analysis KMP = Kwaliteitsmanagement plan MDR = Master Document Register (status van documenten) OBS = Object breakdown Structure (P)KMS = (Projectspecifiek) Kwaliteit Management Systeem (ISO gecertificeerd) (P)QMS = (Projectspecifiek) Quality Management System (ISO gecertificeerd) PFD = Project Flow Diagram PKP = Project Kwaliteit Plan (kan geintegreerd zijn in het PMP) PMP = Project Management Plan PV = Prestatie Verklaring (tbv acceptatie betalingstermijn) VG(M)O/VG(M)U plan = Veiligheid & Gezondheid (& Milieu) plan Ontwerpfase/Uitvoeringsfase VGR = Voortgangsrapportage (periodiek) VTW = Verzoek tot Wijziging WBS = Werk(pakketten) Boom Structuur/Work Breakdown Structure WP = Werk Pakket/Work Package
Extra s Op de website kooskannegieter.nl vind je extra bonusmateriaal! Succes!
AFSLUITEND Bonusmateriaal Les 4.2
PID (Prince2) versus PMP Opdrachtgever start met een (initiële) Business Case en doorloopt het SU- en IP-proces In het IP-proces wordt de PID opgezet Vervolgens start het CS-proces; onderdeel daarvan is het MPD-proces (Managing Product Delivery) Feitelijk is het contract met opdrachtnemer een MPD De PM-ON kan in Prince2 termen gezien worden als de Team Manager van het MPD-proces
Bron: wikipedia
Prince2 positie versus groeimodel Aangezien jouw positie binnen PRINCE2 het MPDproces is, wordt ook duidelijk dat jij maar één stukje van de puzzel levert Door je te verdiepen in de Business Case van opdrachtgever en te groeien naar partnership, kun je jouw doelen gelijktrekken aan de hogere doelen van de opdrachtgever Uiteraard vanuit een win-win houding
Toch PID en PRINCE2 toepassen? Het kan zijn dat jullie KMS gebaseerd is op PRINCE2; hoe leg je dan de link? Opties: Noem de tender fase het SU-proces Het PMP is dan het PID en volgt uit het IP-proces Je komt in de problemen met de jouw interne stuurgroep, omdat CM-OG feitelijk de Executive is Jouw Business Case zal waarschijnlijk niet verder komen dan een sluitende begroting (met winst) en een goede klantrelatie