Nota van Inlichtingen Inzameling en Verwerking Oud Papier en Karton gemeente Steenbergen Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Inzameling en Verwerking Oud Papier en Karton gemeente Steenbergen Gemeente Steenbergen SIW-STE-HAT-2015-003842 Omschrijving: Deze aanbesteding betreft het huis-aan-huis inzamelen en verwerken van oud papier en karton (hierna genoemd: OPK), waarbij vrijwilligers van lokale verenigingen worden ingezet als beladers. Ook het inzamelen en verwerken van OPK uit boven- en ondergrondse containers en de milieustraat valt binnen het bereik van deze opdracht. Toelichting: Dit is de Nota van Inlichtingen behorend bij PvE "Inzamelen en verwerken van Oud Papier en Karton" van de gemeente Steenbergen met kenmerk SIW-STE-HAT-2015-003842. Deze Nota van Inlichtingen maakt deel uit van de aanbestedingsdocumenten. Indien er nog vragen zijn naar aanleiding van deze Nota van Inlichtingen, kunt u deze nog stellen (digitaal via TenderNed) tot uiterlijk maandag 9 november 2015 om 10.00 uur. Deze Nota van Inlichtingen bevat 1 bijlage (Vrijwilligersverzekering). Betreft Par. 4.1.11 1 Vraag Wat verstaat u onder eenvoudig te verklaren en te herstellen gebreken aan de inschrijving? U stelt een hersteltermijn van 2 dagen. De communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure geschiedt schriftelijk. Indien u hiermee bedoelt dat de communicatie per post geschiedt is een hersteltermijn van 2 dagen zeer kort en feitelijk een onhaalbare hersteltermijn. Kunt u aangeven op welke wijze dit probleem kan worden ondervangen. Mogen wij er van uitgaan dat de Algemene termijnenwet op de hersteltermijn van toepassing is? Met de zin "communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure verloopt schriftelijk" in de inleiding van het PvE wordt bedoeld dat er geen telefonisch/ persoonlijk contact kan plaatsvinden over de aanbestedingsprocedure. De aanbesteding verloopt volledig digitaal via TenderNed, dus ook communicatie in verband met eventueel eenvoudig te verklaren en te herstellen gebreken. Het moet hierbij gaan om slechts een eenvoudige precisering of het herstel van een kennelijke materiële fout. Het mag niet zo zijn dat door het herstel in werkelijkheid een nieuwe inschrijving wordt gedaan. Voor wat betreft de hersteltermijn houdt de aanbestedende dienst rekening met de weekeinden. De hersteltermijn van 2 dagen dient hier dan ook gelezen worden als een hersteltermijn van 2 werkdagen. Betreft Par. 3.7 2 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-11-2015 Pagina 1 of 5
Zekerheidstellingen leggen een beslag op de liquiditeit van een onderneming. Bovendien zitten voor de inschrijvers hoge kosten aan het verkrijgen van een dergelijke zekerheidstelling. Indien zekerheidstelling (bankgarantie) wordt verlangd bedraagt deze volgens de Gids Proportionaliteit daarom ten hoogste 5% van de opdrachtwaarde. U vraagt een zekerheidsstelling van 25 % van de jaarlijkse ingediende fictieve inschrijfsom. Kunt u aangeven of een dergelijk percentage daadwerkelijk lager is dan 5% van de opdrachtwaarde. Indien blijkt dat de gevraagde bankgarantie hoger is dan de hiervoor bedoelde 5 %, past u de bankgarantie dan aan? Een bankgarantie van 25 % van de fictieve inschrijfsom legt een groot beslag op de liquiditeit van de onderneming en leidt deze tot hoge kosten. Kunt aangeven welke risico s ten aanzien van de uitvoering van de opdracht dienen te worden afgedekt en waarom u een bankgarantie voor de uitvoering van de concrete opdracht strikt noodzakelijk acht. De zekerheidsstelling bedraagt precies 5% van de opdrachtwaarde. De totale opdrachtwaarde is namelijk 5 maal de jaarlijkse opdrachtwaarde (vaste contractperiode van 2 jaar + 3 optiejaren). De aanbestedende dienst heeft bewust gekozen voor een zekerheidsstelling om het risico van niet of te laat betalen door de opdrachtnemer af te dekken en het risico van niet presteren conform bestek (zie ook PvE 3.6 boetebeding). Betreft Par. 3.5 3 Vraag Wat is er opgenomen qua aansprakelijkheid in deze vrijwilligersverzekering? De Vrijwilligersverzekering is bijgesloten. Rubriek 3 is met name van toepassing. Betreft Par. 3.3.1 4 Vraag Volgens par. 3.3.2 is Tarief A (opbrengsttarief), zoals genoemd in paragraaf 3.3.1, gerelateerd aan de maandelijkse Marktberichten Oud Papier (MOP) en wordt maandelijks aangepast naar het geldende tarief voor de betreffende inzamelmaand. Tarief A kan dus per maand verschillen. Welk tarief van welke maand dient bij inschrijving te worden gehanteerd? Zie paragraaf 4.6: voor de inschrijving wordt uitgegaan van het tarief van 90,-- per ton (dit was het markttarief van augustus 2015). Dit tarief is reeds ingevuld in het inschrijvingsbiljet (exceldocument bijlage 4 PvE). Betreft Par. 2.14 5 Vraag Kunt u aangeven wat u bedoelt met eerste locatie?. Wat verstaat u onder andere afvalstoffen? Voor wiens risico komt een onacceptabele vervuiling of een te hoog vochtgehalte? Hoe dient de opdrachtnemer te handelen op het moment dat bij de inzameling blijkt dat het OPK is verontreinigd en/of een te hoog vochtpercentage heeft? Begrijpen wij het goed dat de opdrachtnemer bepaalt of de opdrachtgever een steekproef dient uit te voeren? Met de eerste locatie wordt bedoeld de laadlocatie (lediging) van de containers, bijvoorbeeld bij het verzamelpunt. Met 'andere afvalstoffen' wordt bedoeld: alle afvalstoffen die niet onder het OPK vallen. De onacceptabele vervuiling en een te hoog vochtgehalte geconstateerd bij visuele inspectie is voor risico van de opdrachtgever. Tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer wordt afgesproken hoe er dient te worden gehandeld met de betreffende minicontainer of de OPK verzamelcontainer. De opdrachtgever bepaalt wanneer er een steekproef uitgevoerd wordt. De opdrachtgever voert deze steekproef uit. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-11-2015 Pagina 2 of 5
Betreft Par. 2.11 6 Vraag In deze paragraaf is vermeld dat wanneer de opdrachtnemer toestaat dat een vrijwilliger in strijd met de in de paragraaf bedoelde eisen inzamelwerkzaamheden verricht, de aansprakelijkheid bij de opdrachtnemer wordt gelegd. Dit veronderstelt dat de opdrachtnemer alleen aansprakelijk is in voornoemd geval. Welke aansprakelijkheid is bedoeld en wie is aansprakelijk indien aan alle eisen als bedoeld in par. 2.11 is voldaan? Zie ook vraag inzake Par. 3.5 Indien opdrachtnemer een vrijwilliger werkzaamheden laat uitvoeren in strijd met de eisen zoals genoemd in artikel 2.8 en daaruit schade ontstaat, is de opdrachtnemer aansprakelijk voor deze schade. Als aan alle eisen van paragraaf 2.8 is voldaan en er doet zich een situatie voor waarbij alsnog schade ontstaat, zal worden bekeken of dit onder de vrijwilligersverzekering van de opdrachtgever valt of onder de wettelijke aansprakelijkheid van de vrijwilliger zelf. Betreft Par. 2.8 7 Vraag Op welke wijze is geregeld dat er voldoende beladers (vrijwilligers) aanwezig zijn en op welke manier wordt een eventuele afmelding geregeld, zodat de opdrachtgever tijdig eigen beladers kan inschakelen. Tot wiens verantwoordelijkheid behoort het dat er tijdig voldoende vrijwilligers voor belading aanwezig zijn. Dit is een afspraak tussen de vereniging en de opdrachtgever, afgestemd met de opdrachtnemer. De verantwoordelijkheid voor de inzet van vrijwilligers ligt bij de verenigingen. Afmeldingen dienen door de verenigingen rechtstreeks aan de opdrachtnemer te worden doorgegeven. Betreft Par. 2.5.6 8 Vraag Op welke wijze wordt er gecontroleerd dat OPK langs de inzamelroute is achtergebleven. Het kan natuurlijk gebeuren dat ná de inzameling toch nog een container en/of OPK op de inzamelroute aan de straat wordt geplaatst. Wat dient in een dergelijk geval te gebeuren? Containers die later dan het inzameltijdstip zijn aangeboden hoeven niet alsnog te worden geledigd. Voorwaarde hierbij is dat de vereniging en/of opdrachtnemer dit daadwerkelijk heeft geconstateerd. Enige coulance hierin is gewenst. Betreft Paragraaf 2.11 pagina 11 9 Vraag Een van de eisen die gesteld worden aan de inzamelvoertuigen is dat deze voorzien zijn van achterladers zodra vrijwilligers worden ingezet. Zou het ook mogelijk zijn om gebruik te maken van een inzamelvoertuig met zijlader? De vrijwilligers kunnen dan fungeren als corrector die zorgdragen dat de minicontainers op de juiste manier geplaatst worden. Dankzij de vrijwilligers kan de chauffeur de minicontainer gemakkelijk oppakken. In artikel 2.11.1. is aangegeven dat de inzamelvoertuigen bij een inzameling met vrijwilligers dienen te worden voorzien van een achterlader. Hier wordt niet van afgeweken. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-11-2015 Pagina 3 of 5
Betreft par 4.1.2, blz 18 10 Vraag U geeft aan dat schonere voertuigen een gunningscriterium is. Echter de werkzaamheden worden door diverse voertuigen uitgevoerd. Is het mogelijk om per transportactiviteit een opgave te doen van de in te zetten voertuigen? Het is niet mogelijk om het gunningcriterium per transportactiviteit om te zetten. De laagste euronorm voor het totaal aan in te zetten voertuigen is bepalend. Betreft par 3.5, blz 17 11 Vraag Dient het hebben van een aansprakelijksheidsverzekering al bij inschrijving aangetoond te worden, of pas bij opvragen door de aanbestedende dienst? Het bewijs van een relevante aansprakelijkheidsverzekering dient overlegd te worden binnen 6 dagen na het verzoek daartoe van de aanbestedende dienst (par 4.4 PvE). Betreft par 3.3.1, blz 15 12 Vraag Hoe kan opdrachtgever beoordelen of prijzen marktconform zijn en niet manipulatief? Prijzen zijn marktconform als de ingediende prijzen voor de aanbesteding van de marktpartijen enigszins overeenkomen. Op het moment dat ingediende prijzen significant afwijken zou de inschrijving onrealistisch of manipulatief kunnen zijn. De aanbestedende dienst zal in dat geval de inschrijver verzoeken om een toelichting op de inschrijving. Vervolgens zal zij toetsen of de ingediende prijs in overeenstemming is met de te verstrekken dienstverlening waarna de overweging gemaakt wordt om de inschrijving al dan niet uit te sluiten. Betreft par 2.14, blz 12 13 Vraag In de 5e regel van deze paragraaf wordt gesteld dat opdrachtnemer met opdrachtnemr contact opneemt. Mogen wij er van uitgaan dat er contact opgenomen dient te worden met opdrachtgever? Mogen wij er dan van uitgaan dat opdrachtgever tijdens de inzamelingen ook een contactpersoon beschikbaar en bereikbaar heeft? In het geval door de opdrachtnemer onacceptabele vervuiling wordt geconstateerd neemt de opdrachtnemer direct contact op met de opdrachtgever en legt middels foto s de vervuiling vast. De contactpersoon is de dienstdoende opzichter, telefoonnummer: (06) 51551197. Betreft par. 2.4.9, blz 9 14 Vraag Hoe kan opdrachtnemer beoordelen of (bijgeplaatst) papier & karton wel of niet bedrijfsmatig is? Vooral bij woningen op een bedrijventerrein of in een winkelstraat is deze grens onduidelijk. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-11-2015 Pagina 4 of 5
Het constateren van bedrijfsafval is niet altijd even duidelijk. Wij gaan ervan uit dat als de beladers constateren dat er adresstickers van een op een locatie gevestigd bedrijf zit het OPK niet wordt meegenomen. Betreft par 2.4.8, blz 9 15 Vraag Geldt deze bepaling ook voor de minicontainers die huis-aan-huis leeggemaakt worden? Ja, dit geldt ook voor de minicontainers. Betreft par 2.2.5, blz 7 16 Vraag Wordt er nu ook een wisselcontainer gebruikt? Als gewisseld wordt buiten openingstijden van de milieustraat is een wisselcontainer toch niet nodig? Ja, er wordt een wisselcontainer gebruikt. Het is niet bekend wanneer een container vol is. Deze wordt op afroep geledigd. Daarom is het noodzakelijk om met een wisselcontainer te werken. Betreft par 2.2.5, blz 7 17 Vraag Wat is het type perscontainer dat er nu staat? Inhoud 20 m3, 5,5 kw, 400 Volt, maximaal 440 Bar. Betreft par 2.3.8, blz 7 18 Vraag Hoe dient opdrachtnemer te handelen als een vereniging niet op komt dagen? Moet er dan ingezameld worden met eigen beladers, of regelt opdrachtgever andere beladers / vrijwilligers? Dit is een afspraak tussen de opdrachtgever en de vereniging, in afstemming met de opdrachtnemer. De verantwoordelijkheid voor de inzet van vrijwilligers ligt bij de verenigingen. Afmeldingen dienen door de verenigingen rechtstreeks aan de opdrachtnemer te worden doorgegeven. De opdrachtnemer dient dan te zorgen voor eigen beladers. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 05-11-2015 Pagina 5 of 5