De weg naar duurzaam toegankelijke overheidsinformatie
Voorstelling Dries Vandaele Quincy Oeyen
Wat is informatiemanagement?
Over welke informatie gaat het? TAAK Bestaansreden organisatie PROCES Bedrijfsprocesse n die worden uitgevoerd met het oog op dienstverlening INFORMATIE Alle vormen van informatie afkomstig uit een proces (gecreëerd of ontvangen)
Meerwaarde van informatie Primaire belang Is neerslag van businessactiviteiten Is bewijs voor wat er in het verleden gebeurd of beslist is Beschermt de rechten en eigendommen van de organisatie Is een instrument tegen fraude (juridisch belang) Zonder komt de dienstverlening in het gedrang Secundair belang: erfgoedwaarde
Doel informatiemanagement Informatie beter toegankelijk en herbruikbaar maken Informatie efficiënter beheren en tijdig vernietigen
The Circle has no beginning nor end Informatiemanagement start bij het begin En loopt gedurende de volledige levenscyclus
Informatiemanagement rendeert Kostenbespari ng Welzijn van medewerker s Minder informatie beter beheren Meer tijd voor kerntaken Klaar zijn voor audits Complianc y met regelgevi ng
Kader voor informatiemanagement Archiefdecreet van 9 juli 2010 Hergebruikdecreet Openbaarheidsdecreet E-govdecreet GDPR Leidraad organisatiebeheersing ISO 30300: information and documentation management systems for records fundamentals and vocabulary
Conclusie Informatiemanagement Geen doel op zich, maar wel belangrijke bouwsteen Verantwoordelijkheden zijn verspreid op de werkvloer Dus ruimer dan louter de archiefdienst Belang van verankering van informatiemanagement
Op weg naar duurzame toegankelijkheid
Structuur 1. Welke informatie is er in huis? 2. Hoe beheren? 3. Beheren en bewaren? 4. Hoe beheren en bewaren? 5. Tijd en change?
1. Welke informatie is er in huis? Identificeer Structureer en contextualiseer expliciteer
Weet wat je hebt Analyseer processen en dienstverlening Welke informatie(objecten) ontstaan uit welke processen Hoe verlopen workflows? Hoe worden dossiers gevormd? Wie heeft (geen) toegang nodig?
Wat is een informatieobject? (1) Informatieobjecttype Serie Dossier Stuk Beschrijving Een groepering van gelijksoortige dossiers die gecreëerd en onderhouden worden door de zelfde archiefvormer. Ze zijn het resultaat van hetzelfde proces en/of vinden hun basis in dezelfde regelgeving. Geheel van stukken die dezelfde zaak betreffen en dus samen gegroepeerd worden. Geheel van samenhangende gegevens dat is Voorbeeld Alle subsidiedossiers m.b.t. zonnepanelen Het subsidiedossier m.b.t. zonnepanelen van Quincy Oeyen Het aanvraagformulier van Quincy Oeyen
Wat is een informatieobject? (2) Er bestaat een hiërarchische relatie tussen serie/dossier/stuk Serie Overerving mogelijk Dossier A Dossier B Stuk A1 Stuk A2 Stuk B1
Algemene context van het informatieobject Wat is de naam en de omschrijving? In welke dienstverlening kadert het? Aan welk(e) proces(sen) is het gekoppeld? Welke organisatie is eigenaar? Wat is de drager?
Doelstelling
2. Hoe beheren? Verschillende soorten beheersregels OPENBAARHEID HERGEBRUIK ARCHIEFBEHEER INFORMATIE- VEILIGHEID
Beheersregels voor openbaarheid en hergebruik OPENBAARHEID > Is dit openbare informatie? > Waarom is de informatie al dan niet openbaar? > Vanaf wanneer wordt de informatie sowieso openbaar? HERGEBRUIK > Is de informatie herbruikbaar? > Waarom is de informatie al dan niet herbruikbaar? > Onder welke licentie is de informatie herbruikbaar? (to be)
Beheersregels voor informatieveiligheid en informatie- en archiefbeheer INFORMATIEVEILIGHEID > Welke dataclassificatie is van toepassing op deze gegevens? (to be) > Welke persoonsgegevens zijn er aanwezig? INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER > Hoe lang moeten de gegevens bewaard worden? > Mogen de gegevens vernietigd worden?
Goeie praktijk Vlaamse overheid: Het informatiebeheersplan Een instrument dat een gestructureerd overzicht biedt van alle informatieobjecten die binnen één organisatie worden gecreëerd of ontvangen. Per informatieobject worden een aantal beheersregels opgenomen.
Wat is de meerwaarde (1) Helikoptervisie op de aanwezige informatie Procesoptimalisatie Hoe omgaan met persoonsgegevens, hergebruik en openbaarheid Link met/basis voor informatieveiligheid
Wat is de meerwaarde (2) Draagt actief bij aan de doelstellingen rond organisatiebeheersing => risicobeheersing Hoger maturiteitsniveau op vlak van informatiebeheer Vereenvoudigt vernietiging van informatie
3. Beheren en bewaren? > Wat wel/niet beheren en bewaren? > Bewuste keuze o.b.v. Juridisch risico Beheersregels Kosten/baten analyse
> Expliciete keuzes! Scope bewaking > Geen archief creëren Beheren tijdens volledige levenscyclus
4. Hoe beheren en bewaren? > Geen black box Metadata http://finalwakeupcall.info/wp-content/uploads/2014/08/lege-kluis.png
Contextuele metadata Naam Omschrijving Structuur Proces Dienstverlening Organisatie Afdeling team
Beheersmatige metadata Bewaartermijn Termijn Termijnspecificatie Bestemming Bewaren vernietigen Openbaarheid Openbaar ja/neen Vanaf wanneer sowieso openbaar Hergebruik Herbruikbaar ja/neen modellicentie
Technische metadata Formaat Omvang bestandsnaam
Ontwerpversie: High-level metadatamodel
Inhoudelijke vs. technisch Inhoudelijk = informatiebeheerder/archivaris Technisch = lead bij ICT i.s.m. informatiebeheerder/archivaris
5. Tijd en change Investeer gericht en consistent Must have vs. nice to have http://andreavanlindenberg.nl/2014/04/inzicht-in-drijfveren-verrijkt-de-professional/samenwerken/
Change management: Creëer gedragenheid Laat het netwerk werken Bewijs meerwaarde Naar iedereen!
Conclusie Duurzame toegankelijkheid Is geen evidentie! Is een bewuste actie Vergt inspanning Vergt change-management Maar levert ook op!
Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie Meer dan een archief bruikbaar voor andere processen