onderwerp: Een dienstverlening voor het beheren en bewaren van analoge bestuursdocumenten

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Afdeling Beleidscoördinatie, Klantenrelaties en Vastgoed Havenlaan 88 bus BRUSSEL T F NOTA AAN HET DIRECTIECOMITE ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// datum: 23 mei 2019 Van: na Van Bouwel onderwerp: Een dienstverlening voor het beheren en bewaren van analoge bestuursdocumenten ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1. AANLEIDING In het verleden was het overdragen van bestuursdocumenten naar Het Facilitair Bedrijf geregeld door de nota aan de Vlaamse Regering van 28 maart 2014 betreffende Conceptnota: de ontwikkeling van de geïntegreerde Kennissite van de Vlaamse Overheid te Vilvoorde" (VR DOC.0374/2). Deze nota deelde de instanties die de dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf (m.b.t beheer en bewaring van bestuursdocumenten) konden gebruiken in drie en in: Primaire : departementen en IVA s zonder rechtspersoon o Deze moest volgens een volg-of-verklaar-principe gebruikmaken van het Depot te Vilvoorde. Secundaire : IVA s met rechtspersoon, EVA s van publiek recht, EVA s van privaatrecht, de Vlaamse strategische adviesraden, Vlaamse administratieve rechtscolleges en de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie (VOI s) o Instanties uit deze dienden met Het Facilitair Bedrijf in dialoog te gaan over hun archiefbehoeften en mochten gebruikmaken van de dienstverlening van het Depot. Tertiaire o Voor deze bestond er geen lijst, maar werd ad hoc beslist of ze met hun analoge dossiers naar het Depot te Vilvoorde mochten. In de praktijk viel deze grotendeels samen met de Vlaamse instellingen met een publieke taak. 1 Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 introduceert in artikel III.84 echter een overdrachtsverplichting voor bepaalde overheidsinstanties die behoren tot de Vlaamse overheid, zoals bedoeld in artikel I.3 1 van het Bestuursdecreet. Deze overdrachtsverplichting wordt ingevoerd met het oog op een kwaliteitsvol beheer en een kwaliteitsvolle bewaring van bestuursdocumenten. pagina 1 van 8

2 De Vlaamse Regering zorgt er met deze overdrachtsverplichting namelijk voor dat de desbetreffende bestuursdocumenten duurzaam beheerd en bewaard worden en dat hiertoe de nodige maatregelen genomen worden omtrent informatieveiligheid, privacy- en openbaarheidsregeling Deze overdrachtsverplichting zal omwille van het schaalvoordeel, zowel qua infrastructuur als qua personeel, leiden tot een maturiteitsverhoging van en een aanzienlijke kostenbesparing voor de gehele Vlaamse overheid. Voor de betrokken overheidsinstanties betekent het een zekere ontzorging, aangezien ze gebruik zullen maken van een gemeenschappelijke dienstverlening en de daar beschikbare expertise. Met het Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten van 10 mei 2019 duidde de Vlaamse Regering Het Facilitair Bedrijf aan als depot. Er is in het uitvoeringsbesluit bewust geopteerd om de term depot niet tot te verengen tot het Depot te Vilvoorde, maar de term te verbreden en een overheidsinstantie, in casu Het Facilitair Bedrijf, aan te wijzen als depot. Op deze manier kan Het Facilitair Bedrijf gebruik maken van verschillende bewaarplaatsen op verschillende locaties. 2. OVERDRACHTSVERPLICHTING IN BESTUURSDECREET De overdrachtsverplichting 2 voor analoge bestuursdocumenten in art. III.84 van het Bestuursdecreet is niet voor alle Vlaamse overheidsinstanties dezelfde. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen: Permanent te bewaren bestuursdocumenten: de Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges en Vlaamse adviesorganen zijn allen verplicht om deze over te dragen aan Het Facilitair Bedrijf; Administratief afgehandelde ( afgesloten ) bestuursdocumenten: enkel instanties behorend tot de Vlaamse administratie moeten deze gefaseerd overdragen aan Het Facilitair Bedrijf. Omwille van duidelijkheid voor klanten en praktische opvolging wordt de van de dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf met betrekking tot het beheren en bewaren van bestuursdocumenten volledig, mits twee uitzonderingen, gelijkgeschakeld met de definitie van Vlaamse overheid zoals gebruikt in het Bestuursdecreet van 7 december Concreet mogen of moeten de volgende overheidsinstanties hun analoge bestuursdocumenten overdragen aan Het Facilitair Bedrijf: Vlaams Parlement, 3 zijn diensten, en instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn; Autonome diensten die onder toezicht staan van het Vlaams Parlement (momenteel is dit enkel VREG Vlaamse Regulator voor Elektriciteits- en Gasmarkt); Vlaamse Regering; Vlaamse administratie; Vlaamse adviesorganen; Vlaamse administratieve rechtscolleges; Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie. Daarnaast kan Het Facilitair Bedrijf zelf aangewezen worden als bestuurlijk verantwoordelijke voor bestuursdocumenten die voortvloeien uit reorganisaties binnen de Vlaamse overheid waarbij een rechtsopvolger ontbreekt (zie art. III.83 van het Bestuursdecreet). 4 Dit betekent concreet dat Het Facilitair Bedrijf eigenaar zal worden van deze bestuursdocumenten, zodat er geen weesarchief ontstaat. De definitie van Vlaamse overheid in het Bestuursdecreet omvat daarnaast ook: de kabinetten van leden van de Vlaamse Regering; de provinciegouverneurs en arrondissementscommissarissen. pagina 2 van 8

3 De archieven van de kabinetten zijn echter persoonlijke archieven die in het verleden steeds opgenomen zijn door de zogenaamde kleur archieven, wat privaatrechtelijke archiefinstellingen zijn. 5 Het feit dat dit persoonlijke archieven zijn betekent ook dat bij het beheren en bewaren van hun documenten geen rekening moet gehouden worden met de bepalingen in artikels III.79 - III.89 van het Bestuursdecreet (deze bepalingen waren vroeger opgenomen in het Archiefdecreet van 9 juli 2010). Aangezien het een politieke keuze is om de documenten van een kabinet als persoonsarchief en niet als overheidsarchief te beschouwen, stellen we voor om deze documenten, net als in het verleden, niet te laten overdragen aan Het Facilitair Bedrijf. Naast het juridische bezwaar zijn er ook nog een aantal praktische bezwaren die tegen de overdracht van kabinetsarchief pleiten. We denken bv. aan de verplichte overdrachtslijsten die door onze klanten moeten aangeleverd worden. De provinciegouverneurs en arrondissementscommissarissen voeren een mix van federale, provinciale en Vlaamse bevoegdheden uit die in de praktijk moeilijk te onderscheiden zijn, verschillen per provincie en tot op heden niet volledig in kaart gebracht zijn. Net zoals de kabinetten moeten ook provinciegouverneurs en arrondissementscommissarissen niet voldoen aan de bepalingen opgenomen in artikel III.79 - III.89 van het Bestuursdecreet voor het beheren en bewaren van hun documenten. Bijlage 1 bevat een tabel met een schematisch overzicht van de verschillende types en en een vergelijking tussen de situatie vóór en na het Bestuursdecreet. Het belangrijkste verschil is dat de voormalige tertiaire niet langer in scope is. Deze vallen in de praktijk onder de typering: Vlaamse instellingen met een publieke taak. Dit is een zeer volatiele typering, aangezien het feit of een instantie al dan niet tot dit type behoort afhankelijk is van o.a. samenstelling van de raad van bestuur, de mate van subsidiëring. 6 Omwille van deze volatiliteit worden Vlaamse instellingen met een publieke taak niet opgenomen in de van de dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf m.b.t. het beheren en bewaren van analoge bestuursdocumenten. Een overzicht van alle potentiële en huidige klanten van het Depot te Vilvoorde is te vinden in bijlage 2. Op een totaal van zo n 40 klanten behoren er twee tot de voormalige tertiaire die volgens voorliggend voorstel niet naar het Depot te Vilvoorde mogen overdragen. Vermits deze overdrachten dateren van vóór de wijziging van de, zullen verdere overdrachten van GO! en Epon Vzw nog worden toegestaan. Er worden geen nieuwe instanties uit de voormalige tertiaire meer toegelaten tot deze dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf. 3. CONCRETE DIENSTVERLENINGEN VAN HET FACILITAIR BEDRIJF VOOR HET BEHEREN EN BEWAREN VAN ANALOGE BESTUURSDOCUMENTEN De dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf m.b.t. het beheren en bewaren van analoge bestuursdocumenten bestaat uit drie krachtlijnen: begeleiden van overdrachten van nieuwe bestuursdocumenten; faciliteren van raadplegingen van overgedragen bestuursdocumenten; uitvoeren van vernietigingen als de bewaartermijn verstreken is. Hieronder beperken we ons tot beschrijvingen op hoofdlijnen. De verdere concrete uitwerking in procedures en richtlijnen is terug te vinden op de website van Het Facilitair Bedrijf. pagina 3 van 8

4 3.1. Begeleiden van klanten bij nieuwe overdrachten De overdrachtsprocedure wordt momenteel gestroomlijnd in samenwerking met de verhuiscoördinator: zo vermijden we dat er al transport van bestuursdocumenten plaatsvindt voordat de overdrachtslijst van de klant goedgekeurd is. Naast de overdrachtslijst met metadata op dossierniveau zijn ook de dozen van belang. Klanten kunnen afnemen van een raamcontract met kwaliteitsvolle archiefdozen die geschikt zijn voor het Depot. De europalletten om de dozen op te vervoeren kunnen geleend worden bij Het Facilitair Bedrijf. Standaard draagt Het Facilitair Bedrijf de kosten voor het vervoer van de overdracht naar het Depot Vilvoorde. Elke overdracht dient te voldoen aan al deze kwaliteitscriteria, die verder verduidelijkt worden op de website (o.a. overdrachtslijsten in orde, archief verpakt in kwaliteitsvolle verpakkingen, etiketten op de dozen). Tijdelijke opslag is niet mogelijk en wordt niet aangeboden Raadplegingen van overgedragen bestuursdocumenten faciliteren Het raadplegen van overgedragen bestuursdocumenten gebeurt op aanvraag. Depotmedewerkers toetsen eerst af met de informatiebeheerder of bevoegde contactpersoon van de klant of de opvraging ter beschikking mag worden gesteld. Raadpleging gebeurt door twee verschillende en: enerzijds externen (om het even wie buiten de overheidsinstantie) en anderzijds de instantie die bestuurlijk verantwoordelijk is voor de geraadpleegde bestuursdocumenten. Externen raadplegen opgevraagde bestuursdocumenten enkel in de leeszaal van het Depot te Vilvoorde. De eigen administratie kan daarentegen kiezen uit verschillende raadplegingsmogelijkheden: ter plekke in de leeszaal in Vilvoorde; een fysieke bruikleen; scanning on demand, verwachte uitrol in najaar De te volgen procedures voor deze raadplegingsmogelijkheden zijn te vinden op de website Vernietigingen uitvoeren voor klanten De depotmedewerkers maken op basis van de overdrachtslijsten jaarlijks overzichten op met die dossiers waarvan de bewaartermijnen verstreken zijn. Deze overzichten worden ter goedkeuring aan de overheidsinstanties (die eigenaar zijn) voorgelegd. Pas na akkoord van de overheidsinstantie wordt tot effectieve vernietiging van de bestuursdocumenten overgegaan. Er is bovendien geen vernietigingsplicht: als de klant aangeeft dat bewaartermijnen moeten verhoogd worden, is dat mogelijk Uitbreiding van deze dienstverleningen naar bijkomende depotruimtes Het Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten van 10 mei 2019 bepaalt dat Het Facilitair Bedrijf vanaf 1 januari 2023 bijkomende depotruimtes kan overnemen die zich bevinden in kantoorgebouwen onder haar beheer. Concreet betekent dit dat Het Facilitair Bedrijf de archiefruimtes in de kelders van de grote kantoorgebouwen geleidelijk zal overnemen. Dit om de bestuursdocumenten van overheidsinstanties die ook hun afgesloten analoge bestuursdocumenten moeten overdragen naar Het Facilitair Bedrijf een plaats te geven. Een overname van een depotruimte zal telkens betekenen dat de dienstverlening die nu reeds in het Depot te Vilvoorde wordt aangeboden in deze depotruimtes op een aangepaste manier geïmplementeerd wordt. Samen met de Werkgroep Archief- en Informatiebeheer 7 wordt vanaf het najaar 2019 een plan van aanpak uitgewerkt om de overname van de archiefruimtes in kelders van de grote kantoorgebouwen te pagina 4 van 8

5 concretiseren en voor te bereiden. De voorstellen vanuit de Werkgroep Archief- en Informatiebeheer zullen voorgelegd worden aan het aansturingscomité KOSTPRIJS VERBONDEN AAN BEHEER EN BEWARING VAN ANALOGE BESTUURSDOCUMENTEN (ZOWEL AFGESLOTEN BESTUURSDOCUMENTEN ALS PERMANENT TE BEWAREN BESTUURSDOCUMENTEN) In de bovenstaande zijn er zowel overheidsinstanties die moeten gebruikmaken van het Depot Vilvoorde voor hun permanent te bewaren bestuursdocumenten, die ook naar de depots van Het Facilitair Bedrijf moeten met hun afgesloten bestuursdocumenten, als overheidsinstanties die bestuursdocumenten mogen overdragen. De nota VR bij het uitvoeringsbesluit van 10 mei 2019 voorziet dat de volledige kosteloos kan gebruikmaken van de dienstverleningen rond beheren, bewaren en raadpleging van deze overgedragen bestuursdocumenten: De recurrente kosten (alle kosten verbonden aan het gebouw, de vernietiging van bestuursdocumenten) voor het beheer en de bewaring van deze bestuursdocumenten worden na de fysieke overdracht gedragen door het agentschap Facilitair Bedrijf. Enkel de aankoop van archiefdozen dient de overheidsinstantie die bestuurlijk verantwoordelijk is voor die bestuursdocumenten zelf te financieren. Hiervoor kan er afgenomen worden van een raamcontract Kosteloze begeleiding van klanten bij nieuwe overdrachten Omwille van praktische werkbaarheid is het niet aangewezen dat er regelingen ontstaan waarbij een overheidsinstantie gratis haar permanent te bewaren bestuursdocumenten in het Depot kan onderbrengen maar wel moet betalen voor het bewaren van afgesloten bestuursdocumenten die op termijn te vernietigen zijn. De meeste overheidsinstanties uit de worden bovendien door ofwel de overdrachtsverplichting ofwel bij herhuisvestingsprojecten in papierarme kantoorgebouwen sterk richting de depots van Het Facilitair Bedrijf gedirigeerd. 9 De initiatiefnemer, in casu Het Facilitair Bedrijf, draagt daarom ook de transportkosten voor overdrachten naar deze depots Kosteloze raadpleging van overgedragen bestuursdocumenten Kosten aanrekenen voor opvragingen is niet opportuun: dit ontmoedigt hergebruik van overheidsinformatie. Bovendien zouden opvragingskosten de overheidsinstanties benadelen die hun afgesloten bestuursdocumenten onmiddellijk naar de depotruimtes van Het Facilitair Bedrijf moeten brengen. Overheidsinstanties die niet aan deze verplichting hoeven te voldoen, beheren dergelijke bestuursdocumenten zelf op de werkvloer, waar er van opvragingskosten natuurlijk geen sprake is Kosteloze vernietigingen uitvoeren voor klanten Depotmedewerkers bundelen vernietigingen zoveel mogelijk in één jaarlijkse vernietigingsoperatie, waardoor het niet wenselijk is om klanten te laten betalen voor de papiercontainers a rato van hun deel van de vernietigde dossiers. Bij het uitblijven van toestemmingen voor het vernietigen van overgedragen bestuursdocumenten wensen we wel de mogelijkheid te hebben om met klanten hierover in gesprek te gaan. Omdat er geen vernietigingsplicht is, kan Het Facilitair Bedrijf de toestemming van klanten niet afdwingen. Wel dient het mogelijk te zijn om in dat geval aan klanten op te leggen om de beheersregels in de overdrachtslijsten te actualiseren (bv. bewaartermijn verhogen). pagina 5 van 8

6 5. GEBRUIKERSOVEREENKOMST Alle bovenstaande dienstverleningen, samen met hun voorwaarden worden vastgelegd in een nog op te maken generieke gebruikersovereenkomst. Deze gebruikersovereenkomst wordt ter validatie voorgelegd aan het aansturingscomité en geldt voor alle klanten van de. Bijkomend worden ook de benodigde verwerkingsovereenkomsten in het kader van de GDPR opgemaakt in samenwerking met de informatieveiligheidsconsulent van Het Facilitair Bedrijf. 6. AANSTURINGSCOMITÉ VOOR DE DIENSTVERLENING MET BETREKKING TOT HET BEHEREN EN BEWAREN VAN ANALOGE BESTUURSDOCUMENTEN Op het Voorzitterscollege van 21 maart 2019 werd afgesproken dat er een aansturingscomité zal opgericht worden. Dit aansturingscomité, met vertegenwoordiging vanuit het Voorzitterscollege en Het Facilitair Bedrijf, zal o.a. de dienstverlening omtrent de analoge depots aansturen. Dit zowel voor de dienstverlening van het Depot Vilvoorde als voor de nog nieuw op te zetten dienstverleningen in depotruimtes op andere locaties. Bij het voorbereidend werk kan de coördinerende archiefdienst de Werkgroep Archief- en Informatiebeheer betrekken, maar daaruit voortvloeiende voorstellen m.b.t. de dienstverleningen worden steeds voorgelegd aan het aansturingscomité. In afwachting van de samenstelling van een globaal aansturingscomité voor de dienstverleningen van Het Facilitair Bedrijf worden voorstellen voorlopig enkel afgetoetst met de Werkgroep Archief- en Informatiebeheer. Eindnoten 1 In art. I.3 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 zijn instellingen met een publieke taak gedefinieerd als instellingen die niet behoren tot de Vlaamse overheid of tot een lokale overheid maar die voldoen aan al de volgende kenmerken: a) ze zijn opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn; b) ze bezitten rechtspersoonlijkheid; c) 1) ofwel worden ze voor meer dan de helft gefinancierd door de Vlaamse overheid, een lokale overheid of een andere instelling met een publieke taak; 2) ofwel hebben de Vlaamse overheid, een lokale overheid of een andere instelling met een publieke taak meer dan de helft van de stemmen in de raad van bestuur; 3) ofwel staat hun beheer onder toezicht van de Vlaamse overheid, een lokale overheid of een andere instelling met een publieke taak. 2 Het Facilitair Bedrijf zal hierbij niet zelf eigenaar worden van de bestuursdocumenten. Het eigenaarschap van de dossiers blijft berusten bij de betrokken overheidsinstantie. 3 Tussen de Vlaamse overheid en het Vlaams Parlement is in 2012 een samenwerkingsovereenkomst gesloten rond o.a. archiefbeheer. 4 Dit scenario geldt niet voor de reorganisaties bij Vlaamse Openbare Instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie. 5 De kleurarchieven zijn AMSAB, KADOC, Liberaal Archief, ADVN en CAVA. 6 Zie voetnoot 1 voor hun definitie en de verschillende criteria. 7 Deze werkgroep ressorteert onder het Stuurorgaan Vlaams Informatie en ICT-beleid. In deze werkgroep zit een vertegenwoordiger van elk beleidsdomein en een vertegenwoordiging van de lokale overheden (VVSG en VVP). 8 Zie infra. 9 In de voormalige conceptnota van de VR waren er verschillende voorwaarden voor enerzijds de primaire (kosteloze dienstverlening) en voor anderzijds de secundaire en tertiaire. Voor de laatste twee en gold er geen volg-of-verklaarprincipe, wel konden zij tegen betaling van een jaarlijkse kostprijs per pagina 6 van 8

7 lopende meter (14,59 euro per lm, indexeerbaar) bestuursdocumenten overdragen naar het Depot. Hoewel er geen facturatie uitgerold is, merkte de coördinerende archiefdienst dat bij deze instanties de drempel naar het Depot aanzienlijk hoger was. Dit is nog een laatste extra argument om aan klanten de dienstverlening rond beheren, bewaren en opvragen van afgesloten bestuursdocumenten kosteloos aan te bieden. Bijlage 1 Tabel met een schematisch overzicht van de verschillende types en en dienstverleningen Types overheidsinstanties Doelgroep van Depot volgens Bestuursd ecreet Overdrachtsverplichting volgens Bestuursdecreet Doelgroepen volgens verouderde Conceptnota Departementen (Vlaamse administratie) Primaire Vlaamse Regering Zie Departementen Zie Departementen IVA s zonder rechtspersoon (Vlaamse administratie) Primaire IVA s met rechts-persoon (Vlaamse administratie) Secundaire EVA s van publiek en privaat recht (Vlaamse administratie) Secundaire Sui generissen: Onderwijsinspectie en Dienst voor Bestuursrechtscolleges (Vlaamse administratie) Niet vermeld VOI s die niet behoren tot de Vlaamse administratie (waaronder o.a. Eigen vermogens) Mogen naar Depot Secundaire Vlaamse adviesorganen Secundaire Vlaamse administratieve rechtscolleges Secundaire Ad hoc grotendeels samenvallend met Vlaamse instellingen met een publieke taak Tertiaire pagina 7 van 8

8 Vlaams Parlement, zijn diensten en instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn Mogen naar Depot Niet vermeld Autonome diensten onder toezicht van het Vlaamse Parlement Mogen naar Depot Niet vermeld Kabinetten van het Depot Provinciegouverneurs en arrondissementscommissarissen van het Depot Bijlage 2 Lijst met huidige en potentiële klanten Depot Vilvoorde en volgens definitie Vlaamse overheid zoals opgenomen in Bestuursdecreet (zie tabblad 3 van de Excel) pagina 8 van 8