DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Transcriptie

1 Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Vlaamse Regering Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Afdeling Kanselarij Boudewijnlaan 30, bus Brussel tel. secretariaat: 02/ fax secretariaat: 02/ Dossiernummer : OVB/2009/ DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van xxx, dd. 26 oktober 2009, gericht aan het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen, waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van het volledige administratieve dossier betreffende zijn aanvraag van 30 juni 2009 voor het bekomen van studiefinanciering voor het schooljaar voor zijn drie minderjarige kinderen; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van xxx, dd. 26 oktober 2009, gericht aan het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen, waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van het volledige administratieve dossier betreffende zijn aanvraag van 11 september 2009 voor het bekomen van studiefinanciering voor het schooljaar voor zijn drie minderjarige kinderen; Gelet op het oorspronkelijke verzoek van xxx, dd. 26 oktober 2009, gericht aan het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen, waarbij werd verzocht om uitleg te verstrekken omtrent welke reglementaire basis er bestaat die voorschrijft dat een aanvraag inzake studiefinanciering enkel maar kan ingediend worden door de ouder bij wie de kinderen gedomicilieerd zijn alsook uitleg te geven omtrent het feit dat hij niet langer de ingediende dossiers online kan opvolgen via de daartoe opgerichte online dienstverlening; Gelet op het feit dat het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen heeft nagelaten om binnen de decretaal voorgeschreven termijn een beslissing te treffen aangaande de drie verzoeken; 1

2 Gelet op de drie beroepschriften van xxx dd. 12 november 2009 tegen de ontstentenis van beslissing van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen; Gelet op de registratie van de drie beroepschriften op 12 november 2009; Gelet op het feit dat deze drie dossiers duidelijk met elkaar verbonden zijn en door dezelfde verzoeker werden ingediend, waardoor het aangewezen is om deze drie dossiers gezamenlijk te behandelen; Wat de ontvankelijkheid betreft: Overwegende dat door het feit dat het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen geen beslissing heeft genomen binnen de decretaal voorgeschreven termijn, de termijn om beroep in te stellen geen aanvang heeft genomen, conform artikel 22, derde lid, van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Overwegende dat de ingediende beroepschriften dan ook tijdig werden ingesteld; Overwegende dat de ingediende beroepschriften bijgevolg als ontvankelijk worden beschouwd; Wat de gegrondheid betreft: Overwegende dat overeenkomstig artikel 7, tweede lid van het decreet van 26 maart 2004 het recht op passieve openbaarheid betrekking heeft op bestuursdocumenten; dat op grond van deze bepaling elke instantie in principe verplicht is aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten; Overwegende dat de openbaarmaking slechts kan geweigerd worden, mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen 11 tot en met 14 van voormeld decreet; 1) de gestelde vragen om uitleg Overwegende dat verzoeker enerzijds heeft verzocht om uitleg te verstrekken omtrent welke reglementaire basis er bestaat die voorschrijft dat een aanvraag inzake studiefinanciering enkel maar kan ingediend worden door de ouder bij wie de kinderen gedomicilieerd zijn alsook anderzijds uitleg heeft gevraagd omtrent het feit dat hij niet langer de ingediende dossiers (inzake studiefinanciering) online kan opvolgen via de daartoe opgerichte online dienstverlening; Overwegende dat de beroepsinstantie heeft vastgesteld dat er met een dd. 30 november 2009 vanuit het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen aan verzoeker alsnog omstandig uitleg werd gegeven omtrent de exacte reglementaire basis 2

3 die voorschrijft dat een aanvraag inzake studiefinanciering enkel maar kan ingediend worden door de ouder bij wie de kinderen gedomicilieerd zijn alsook omtrent het feit waarom de heer Guns niet langer de ingediende dossiers (inzake studiefinanciering) online kan opvolgen via de daartoe opgerichte online dienstverlening; Overwegende dat de beroepsinstantie een afschrift van die toegezonden informatie heeft gekregen en derhalve heeft kunnen vaststellen dat alsnog werd voldaan aan dit onderdeel van het oorspronkelijk verzoek van xxx; dat hiermee op afdoende wijze werd tegemoetgekomen aan het verzoek om uitleg; Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als zonder voorwerp moet worden beschouwd; 2) Afschrift van het administratief dossier mbt. aanvraag studiefinanciering jaar Overwegende dat verzoeker een afschrift had gevraagd van het volledige administratieve dossier betreffende zijn aanvraag dd. 30 juni 2009 tot het bekomen van een studiefinanciering voor het schooljaar voor zijn drie minderjarige kinderen; Overwegende dat uit het onderzoek is gebleken dat in dit dossier, naast de uitgewisselde e- mails tussen het bevoegde Agentschap AHOVOS en verzoeker (die uiteraard in het bezit zijn van xxx), ook de volgende documenten nog aanwezig zijn in het dossier (dat werd opgesplitst in twee afzonderlijke gezinsdossiers): - de brieven die werden verstuurd aan de leefeenheden van de kinderen, zijnde xxx; - de uiteindelijke beslissing tot afwijzing van de aanvraag tot het bekomen van een studietoelage, wat betreft één leefeenheid; Overwegende dat wordt vastgesteld dat het hier telkens gaat om bestuursdocumenten in de zin van artikel 3, 4 van het openbaarheidsdecreet van 26 maart 2004, die derhalve principieel in aanmerking komen voor openbaarmaking; Overwegende vooreerst dat met betrekking tot de beide brieven (daterende van 9 september 2009) die werden verstuurd aan de leefeenheden van de minderjarige kinderen, de beroepsinstantie vaststelt dat daarin enkel wordt verzocht aan betrokkenen om bijkomende inlichtingen te verstrekken; dat zich in deze documenten geen informatie bevindt die op grond van decretale of wettelijke uitzonderingsgronden niet openbaar zou kunnen gemaakt worden; dat het beroep, wat deze beide brieven betreft, als gegrond moet worden beschouwd; Overwegende daarnaast dat wordt vastgesteld dat er door het Agentschap AHOVOS reeds een eindbeslissing werd genomen op 15 september 2009 met betrekking tot de afwijzing van de aanvraag voor een studietoelage voor het schooljaar voor xxx; dat dit door middel van twee afzonderlijke brieven werd meegedeeld aan xxx; Overwegende dat deze twee brieven (de eindbeslissingen) ook te beschouwen zijn als bestuursdocumenten en derhalve principieel voor openbaarmaking in aanmerking komen; Overwegende dat er zich wat de inhoud van voormelde brieven betreft, geen problemen stellen voor de eigenlijke brief zelf; dat daarin enkel wordt gesteld dat de aanvrager niet 3

4 voldoet aan de financiële voorwaarden en dat er daarom geen toelage wordt toegekend; dat er voorts algemene informatie wordt gegeven omtrent de beroepsmogelijkheid tegen de beslissing en de mogelijke herziening van een aanvraag; dat er hiervoor geen decretale of wettelijke uitzonderingsgronden kunnen ingeroepen worden om deze niet openbaar te maken; Overwegende evenwel dat er bij de hiervoor vermelde beide brieven (eindbeslissing) ook telkens een detailberekening werd meegestuurd met betrekking tot de gevraagde studietoelage; dat daarin informatie voorkomt met betrekking tot de minimum- en maximum inkomensgrens alsook het referentie-inkomen van de personen uit de leefeenheid van het kind waarvoor een studietoelage wordt gevraagd; dat het vanzelfsprekend is dat het hierbij gaat om gevoelige en persoonlijke informatie en dat hierbij rekening dient gehouden te worden met de toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet; Overwegende dat luidens artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet een aanvraag tot openbaarmaking, voor zover die geen betrekking heeft op milieu-informatie, wordt afgewezen, als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt ; Overwegende dat, hoewel het hier om een absolute uitzonderingsgrond gaat waardoor er geen belangenafweging moet plaatsvinden tussen het door de uitzonderingsgrond beschermde belang met het belang van de openbaarheid, de in artikel 13, 2 bedoelde uitzonderingsgrond niettemin een relatief aspect vertoont; dat de decreetgever weliswaar van oordeel was dat er geen afweging vereist is met het openbaar belang dat met de openbaarheid is gediend, maar er desondanks op wijst dat telkens en in concreto geoordeeld moet worden of er al dan niet een inbreuk is gepleegd op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Parl. St. Vl. Parl , nr. 1732/1, 25); Overwegende dat artikel 22 van de Grondwet uitdrukkelijk het recht op eerbiediging van het privé-leven waarborgt; dat de bedoeling en het fundamentele uitgangspunt van de in artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet bedoelde uitzonderingsgrond er precies in bestaat om het aan iedereen toegekende grondwettelijke recht op de eerbiediging van zijn privé-leven te beschermen; Overwegende dat in de detailberekening gegevens voorkomen met betrekking tot de beroepsinkomsten van xxx; dat deze beroepsinkomsten ontegensprekelijk gegevens zijn die behoren tot de persoonlijke levenssfeer van een natuurlijke persoon; dat de openbaarmaking van deze beroepsinkomsten in casu zonder enige twijfel afbreuk zou doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokken personen; Overwegende dat voormeld artikel 13, 2, in combinatie met artikel 24, 1, derde lid van het openbaarheidsdecreet, wel nog de mogelijkheid voorziet om alsnog een afschrift van het gevraagde document toe te staan, mits de uitdrukkelijke instemming van de betrokken persoon wiens persoonlijke levenssfeer in het gedrang komt; Overwegende dat de beroepsinstantie, conform artikel 24, 1, derde lid van het decreet van 26 maart 2004, daarom alsnog de toestemming tot openbaarmaking van de voormelde gegevens aan de betrokkenen heeft gevraagd per brief van 9 december 2009; Overwegende dat tot op heden geen van de betrokken personen zijn of haar toestemming daartoe heeft verleend; 4

5 Overwegende dat de beroepsinstantie dan ook niet anders kan concluderen dat de bijlage (de detailberekening) bij beide beslissingen (tot afwijzing van de aanvraag voor een studietoelage) niet openbaar kan gemaakt worden, met toepassing van artikel 13, 2 van het openbaarheidsdecreet; dat de gevraagde documenten (de eindbeslissingen) in casu slechts gedeeltelijk openbaar kunnen gemaakt worden, in toepassing van artikel 9 van het openbaarheidsdecreet; dat de detailberekeningen derhalve niet openbaar kunnen gemaakt worden; Overwegende daarnaast ook dat wordt vastgesteld dat er door het Agentschap AHOVOS nog geen eindbeslissing werd genomen met betrekking tot de aanvraag tot het bekomen van een studietoelage voor het schooljaar voor xxx; dat er bijgevolg geen afschrift kan verleend worden van een onbestaand document; Overwegende dat concluderend kan gesteld worden dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel van het beroepsschrift betreft, als gedeeltelijk gegrond dient te worden beschouwd; 3) Afschrift van het administratief dossier mbt. aanvraag studiefinanciering jaar Overwegende dat verzoeker een afschrift had gevraagd van het volledige administratieve dossier betreffende zijn aanvraag dd. 11 september 2009 tot het bekomen van een studiefinanciering voor het schooljaar voor zijn drie minderjarige kinderen; Overwegende dat uit het onderzoek is gebleken dat in dit dossier, naast de oorspronkelijke aanvraag, enkel nog een ontvangstmelding is terug te vinden dd. 16 september 2009; dat deze ontvangstmelding gericht was aan xxx, zodat er wordt vanuit gegaan dat dit document in het bezit is van verzoeker; Overwegende dat uit het onderzoek is gebleken dat er daarnaast nog geen enkel bijkomend document werd opgesteld in dit administratief dossier; Overwegende dat een bestuursdocument wordt gedefinieerd in artikel 3, 4 van het openbaarheidsdecreet als de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt; dat het recht op openbaarheid aldus maar kan worden uitgeoefend voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager; Overwegende dat uit het onderzoek door de beroepsinstantie is gebleken dat het agentschap AHOVOS geen andere documenten in haar bezit heeft m.b.t. dit administratief dossier (studiefinanciering voor ); Overwegende dat, aangezien het agentschap AHOVOS de gevraagde documenten niet in haar bezit heeft, zij ook onmogelijk een afschrift ervan kan geven, daar het onbestaande documenten betreft; Overwegende dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, dan ook als ongegrond moet worden beschouwd. Na beraadslaging, 5

6 BESLUIT: De drie beroepschriften van xxx dd. 12 november 2009 tegen de ontstentenis van beslissing van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenen-onderwijs en Studietoelagen worden als ontvankelijk en gedeeltelijk zonder voorwerp, gedeeltelijk gegrond en gedeeltelijk ongegrond beschouwd. Bijgevolg dienen de volgende bestuursdocumenten (in het dossier van de studietoelage voor ) openbaar te worden gemaakt door er een afschrift van te verstrekken: - de brieven die werden verstuurd aan de leefeenheden van de kinderen, zijnde xxx; - de uiteindelijke beslissing tot afwijzing van de aanvraag tot het bekomen van een studietoelage, wat betreft één leefeenheid, evenwel met dien verstande dat de bijlage (detailberekening) niet openbaar kan gemaakt worden. Brussel, 10 december 2009 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter 6