5 MANIEREN OM KOSTEN TE REDUCEREN DOOR EFFICIËNTER DOCUMENT- EN ARCHIEFBEHEER

Transcriptie

1 Inhoud: Verborgen kosten 5 MANIEREN OM KOSTEN TE REDUCEREN DOOR EFFICIËNTER DOCUMENT- DEZE BEST PRACTICE GEEFT U INFORMATIE OVER: Kansen om verborgen kosten te reduceren Voorbeelden en onderzoeksresultaten ter ondersteuning Concrete stappen om tot kostenbesparing te komen THINK INSIDE THE BOX /

2 Think inside the box om kosten te besparen en productiviteit en efficiency te vergroten. Nieuwe manieren vinden om kosten te besparen is een topprioriteit voor bedrijven, zeker in het huidige economische klimaat. Waarschijnlijk heeft u al veel kostenbesparende maatregelen genomen: verminderen van het aantal fte s, reduceren van reiskosten, besparen op trainingsprogramma s. Maar toch, wellicht heeft u nog een besparingskans over het hoofd gezien: besparen op de verborgen kosten die samengaan met beheren van uw documenten en archief. Deze best practice identificeert 5 manieren om tot significante kostenbesparing te komen, terwijl uw bedrijf kan blijven vertrouwen op een goede informatievoorziening en toegang tot uw documenten. 1. REDUCEER VERBORGEN HANDLINGKOSTEN Time management experts schatten dat een doorsnee-kantoormedewerker 18% van zijn werkweek besteedt aan het zoeken, verzamelen en archiveren van bestaande documenten. En als uw documentbeheerproces faalt, stijgen de kosten. Reken maar uit: aan het zoeken naar onvindbare of verloren documenten wordt gemiddeld 2,3 uur per werkweek besteed en nog eens 2 uur om deze opnieuw te creëren. 1 De verborgen handlingkosten zijn veel hoger dan veel bedrijven verwachten, en ze bieden u concrete kansen voor besparingen. Het is zeer waarschijnlijk dat u geld kunt besparen door het beheer van uw documenten en archief te stroomlijnen. Goed doordachte en bedrijfsbrede beheerprincipes zorgen voor een betere vindbaarheid en snellere toegang tot documenten en leiden tot een hogere productiviteit van uw medewerkers. Het in kaart brengen van de huidige processen en inefficiënties - afdeling per afdeling - is uw eerste stap. Een beveiligde opslaglocatie en eenduidige indexering en gebruik van metagegevens zijn essentiële basisprincipes voor een goede vindbaarheid van uw documenten. #1 28% van de medewerkers vindt de vindbaarheid en toegankelijkheid van documenten slecht binnen hun organisatie. 2 1 Bron: IDC Information Worker Survey / 2

3 Ondanks de digitale ambitie is bij 59% van de bedrijven is de aanwas van informatie op papieren stabiel of zelfs groeiend HAAL MEERWAARDE UIT UW VASTGOED Hoeveel duur vastgoed en kantoorruimte worden binnen uw organisatie gebruikt voor het opslaan van documenten en archief? U zult verbaasd staan als u kijkt naar de kosten van archiefbeheer op uw eigen locatie. Naast de vierkante-meterprijs van uw vastgoed bent u ook kosten kwijt voor archiefkasten, papierversnipperaars, documentscanners en maatregelen ter beveiliging van uw informatie. En de groei van informatie op papier lijkt lastig te voorspellen, hetgeen een behoefte creëert voor schaalbaarheid van de archiefruimte. De implementatie van het nieuwe werken brengt nog meer uitdagingen met zich mee; volgens HNW-pionier Microsoft volstaat een 14 vierkante meter bruto vloeroppervlak per werkplek (inclusief alle publieke ruimte zoals looproutes of vergaderzalen). Daarbij komt dat het plaats en tijd onafhankelijk werken een strakke regie vereist voor het ontsluiten en delen van informatie: het heeft consequenties voor het beheer van zowel digitale als fysieke documenten. Bepaal wat u kwijt bent aan onroerend goed en materialen die u momenteel gebruikt voor uw archiefopslag (inclusief archiefkasten, beveiligingsmaatregelen, etc). Overweeg de archieven binnen uw bedrijf te consolideren om zo uw dure vierkante meters beter te benutten. Of overweeg uw archieven extern in een goedkopere, maar veilige, opslagruimte te plaatsen. #2 3. BESPAAR KOSTEN DOOR ARCHIEF NIET ONNODIG LANG TE BEWAREN Het kan verleidelijk zijn om alle documenten te behouden en op te slaan voor het geval uw bedrijf deze nog nodig denkt te hebben. Deze aanpak is echter nooit rendabel en de verspilling neemt toe als de hoeveelheid informatie die uw bedrijf genereert, blijft groeien. Net zoals u bedrijfskritieke documenten moet identificeren en opslaan, dient u ook inzicht te krijgen in documenten die niet langer bewaard hoeven te worden en vernietigd kunnen worden (zoals duplicaten, verouderde versies van documenten en informatie waarvan de bewaartermijn verstreken is). Het vernietigen van overbodige documenten kan u tot 40% kostenbesparing opleveren voor fysieke en digitale opslag. Daarbij komt dat voor veel informatie zelfs een vernietigingsplicht bestaat en u dus beter voldoet aan nalevingseisen. Door informatie aan het einde van zijn levenscyclus te vernietigen, zorgt u er ook voor dat de hoeveelheid informatie die moet worden doorzocht in het geval van een audit of juridisch geschil, minder omvangrijk is. Het is duidelijk; een goed geïmplementeerd bewaarbeleid loont! / 3

4 Op bewaartermijnen kunt u onze gids met bewaarrichtlijnen voor veelvoorkomende documenten downloaden. Implementeer een bewaarbeleid dat voldoet aan interne richtlijnen en externe regelgeving. Een retentieschema met relevante bewaartermijnen zorgt ervoor dat u goed in kaart kunt brengen welke documenten niet langer hoeven te worden bewaard en veilig mogen worden vernietigd. Gebruik dat schema om de documenten die u op dit moment opslaat, te controleren. Is er een aanzienlijk aantal dat u kunt elimineren, waardoor u kunt bezuinigen op uw opslagkosten? #3 4. WEES SELECTIEF - BETAAL VOOR HET JUISTE NIVEAU VAN TOEGANKELIJKHEID Door de enorme hoeveelheid aan informatie vinden veel bedrijven het lastig om onderscheid te maken tussen wat er actief wordt gebruikt en wat niet. Vaak gebruiken bedrijven een enkele dure opslagaanpak voor alle documenten. Een meer hiërarchische aanpak voor opslag van documenten waarbij u de toegankelijkheid voor ogen houdt, is een uitstekende manier om de kosten te beheersen. Naar schatting kan 20-30% van alle intern opgeslagen documenten worden beschouwd als inactief. 4 Gezien de aard van deze documenten is het de moeite waard om inactieve documenten in een kosteneffectieve externe opslaglocatie onder te brengen of ze om te zetten naar digitale media voor incidentele toegang. Weten welke informatie frequente toegang vereist en voor welke dat minder noodzakelijk is, zal u helpen te bepalen wat te houden in primaire opslag ter plaatse, en wat onder te brengen in een minder dure opslag. Breng in kaart welk type documenten veel worden geraadpleegd en welke minder of niet. Geef de inactieve en semi-actieve documenten aan die kunnen worden verplaatst naar een kosteneffectieve externe opslaglocatie. Met uw externe leverancier maakt u afspraken over hoe (digitaal of fysiek) en hoe snel (2 uur, 24 uur) een document dat u opvraagt, moet worden geleverd. #4 5. BESTEED UIT WAT U ZELF NIET EFFICIËNT KUNT DOEN Het volume van de informatie binnen uw bedrijf neemt toe en de juridische en reglementaire vereisten worden steeds complexer. Dit kan betekenen dat een doe-hetzelf-aanpak voor informatiebeheer steeds minder rendabel wordt. Immers het leidt medewerkers en managers af van hun kerntaken en het neemt dure kantoorruimte in beslag. Waarschijnlijk behoort informatiebeheer niet tot uw kerncompetenties. Dit blijkt ook uit onderzoek: Slechts 16% van de organisaties heeft een gedocumenteerde en doeltreffende strategie voor informatiebeheer. Een verdere 15% heeft wel een beleid, maar dat beleid wordt niet nageleefd. 5 Een gekwalificeerde externe partij voor 4 Bron: National Association of Professional Organizers / 4

5 informatiebeheer is veelal in staat om uw documenten beter en goedkoper te beheren en zorgt ervoor dat de kosten transparant en voorspelbaar worden. De voordelen van uitbesteding zijn onder andere: Slechts 16% van de organisaties heeft een gedocumenteerde en doeltreffende informatiebeheer strategie. 6 Speciaal beveiligde opslagvoorzieningen u betaalt alleen voor de opslagruimte die u nodig heeft, en u kunt besparen op uw eigen vastgoed- en beveiligingskosten. Best-in-class processen en technologieën uw medewerkers kunnen eenvoudig de benodigde documenten traceren en er snel over beschikken, hetgeen de productiviteit ten goede komt. Goed opgeleid en grondig gescreend personeel uw documenten zijn in professionele en veilige handen. Kostenbesparing en vermindering van risico s verbonden aan legal discovery en naleving van de regelgeving. Werp een kritische blik op uw interne archiefbeheerfunctie: zowel de middelen die worden ingezet (personeel, tijd, onroerend goed, systemen, etc.), als de efficiëntie van de processen. Overweeg een gekwalificeerde leverancier uit te nodigen om een analyse te maken van uw huidige archiefbeheer en een voorstel uit te brengen voor een meer effectieve oplossing. De archiefbeheerexperts van Iron Mountain kunnen u helpen actie te ondernemen op elk van de bovenstaande tips - en u helpen nog meer manieren te ontdekken om de totale kosten te verlagen, terwijl de #5 efficiëntie en de naleving van richtlijnen worden verbeterd. 6 BEL MET IRON MOUNTAIN OP MEER INFORMATIE OP OVER IRON MOUNTAIN Iron Mountain (NYSE: IRM) is marktleider op het gebied van informatiebeheer en archiefopslag. De diensten die Iron Mountain biedt op het gebied van papieren en digitale informatiestromen, doen de risico s en inefficiënties van klanten drastisch dalen en maken de kosten voorspelbaar. Sinds 1951 beheert Iron Mountain wereldwijd miljarden informatiedragers, zoals klantdossiers, bedrijfsadministraties en medische dossiers. Iron Mountain heeft meer dan duizend vestigingen over de hele wereld en beheert km archief en 70 miljoen tapes. Een grote groei is te zien bij de diensten voor het digitaliseren en beheren van gedigitaliseerde en bijbehorende broninformatie. Bezoek ook IronMountain.nl 2013 Iron Mountain Incorporated. Alle rechten voorbehouden. Iron Mountain en het logo van de berg zijn geregistreerde handelsmerken van Iron Mountain Incorporated in de VS en andere landen. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectieve eigenaren / 5