Handleiding Ingave dossiers September 2006
Inhoudsopgave 1 Algemene nieuwe elementen... 1 1.1 Nieuwe layout... 1 1.2 Navigeren via de menubalk... 1 1.3 Quick search... 2 1.4 Statusscherm (startscherm)... 2 1.5 Kiezen van een kantoor... 3 1.6 Invoering van straatcodes... 3 1.7 Bevestigingsmails... 4 1.8 Wijzigen van dossier... 4 1.9 Algemene voorwaarden kunnen steeds afgeprint worden... 4 2 Nieuwe structuur van de dossiers... 5 2.1 Creatiedossier... 6 2.2 Wijzigingsdossier... 6 2.3 Stopzettingsdossier... 6 2.4 Afschriften... 6 3 Implicaties op dossierbeheer... 7 3.1 Zoekscherm... 7 3.2 Zoekresultaten... 8 4 Provisierekeningen... 9 4.1 Algemeen... 9 4.2 Hoe werkt dit?... 9 4.3 Hoe kan ik dit controleren?... 9
1 Algemene nieuwe elementen 1.1 Nieuwe layout Wanneer je de nieuwe release van KMO Direct voor het eerst bekijkt, zal je onmiddellijk enkele nieuwe elementen opmerken. Het eerste wat in het oog springt is het nieuwe kleurgebruik. Dit is echter niet het belangrijkste! Hieronder zie je een screenshot van hoe het nieuwe KMO Direct scherm er uit zal gaan zien, met daarop de belangrijkste nieuwigheden aangeduid. In de rest van dit hoofdstuk en gedurende de opleiding wordt er in detail ingegaan op deze elementen. Navigatiemenu Taalkeuze Snel zoeken 1.2 Navigeren via de menubalk Via de menubalk zijn alle modules van de toepassing toegankelijk. De balk blijft op ieder scherm zichtbaar. Voortaan kan je dus van overal naar overal springen zonder hiervoor langs de startpagina moeten passeren! Pagina 1
1.3 Quick search Aan de rechterkant van de menubalk vind je het quick search veld, van hieruit kun je op elk moment snel zoeken naar een dossier. Dit kan op naam of op dossiernummer. 1.4 Statusscherm (startscherm) De statuspagina vervangt het huidige startscherm. Hierop zie je van alle soorten informatie in verband met de dossiers uit uw kanto(o)r(en). Je ziet hier hoeveel openstaande dossiers er zijn, het aantal nieuwe dossiers dat werd ingegeven door particulieren/boekhouders, afgesloten dossiers met foutieve facturen, aantal dossiers met openstaande betalingen, boekhoudkundige informatie en het aantal dossiers dat niet doorgestuurde SVMB dossiers bevat. Pagina 2
1.5 Kiezen van een kantoor Sommige gebruikers hebben toegang tot meerdere kantoren, dit kun je vanaf nu ook kiezen in het menu. 1.6 Invoering van straatcodes Op diverse plaatsen zal voortaan gevraagd worden naar de straatcode in plaats van de voluit geschreven straatnaam. Er wordt een zoeksysteem voorzien waarbij je de straat uit een lijst van beschikbare straten kunt kiezen. Pagina 3
1.7 Bevestigingsmails Er wordt niet langer een volledige weergave van het dossier gemaild. In plaats daarvan wordt een samenvatting verstuurd met daarin een link naar het online dossier. Een voorbeeld van zo n mail vind je hieronder. Beste, Er werd een nieuw dossier ingegeven in KMODirect: Klik hier om het dossier te openen. Type dossier: NP - Creatiedossier Dossiernummer: 59394-30 Gegevens ondernemer Naam Vandierendonck Thomas Adres Schilderkunstlaan 12 9000 Gent Acties Aanvragen Ondernemingsnummer Tussenpersoon - Aanbrenger Functie Geen tussenpersoon Naam Adres 1.8 Wijzigen van dossier Vroeger was het zo dat elk veld apart moest aangepast worden (via de potloodjes op het detailscherm). Het was ook zo dat niet alles achteraf aangepast kon worden, denk hierbij in de eerste plaats aan de extra acties zoals aanvragen van BTW. 1.9 Algemene voorwaarden kunnen steeds afgeprint worden Ieder dossier dient voorzien te zijn van een handtekening van de ondernemer of mandataris. Vroeger kon je deze pagina met algemene voorwaarden enkel afdrukken bij stap 3 van de ingave van een formulier. Nu worden de algemene voorwaarden bij elke print van het detailscherm afgeprint. Let wel: dit onderdeel is enkel zichtbaar op print, en niet op het scherm! Pagina 4
2 Nieuwe structuur van de dossiers De structuur van de dossiers werd grondig hervormd zodat ze meer gelijkenissen vertonen met de papieren versies van de aanvraagformulieren. Het aantal dossiers werd beperkt tot 5 per rechtspersoonlijkheid. Alle dossiertypes werden gegroepeerd in grotere dossiers. Volgende dossiers zul je niet meer terugvinden in de nieuwe versie van KMODirect: Gratis wijziging Aanvragen vergunningen Aanvragen BTW Wijzigen BTW Stopzetten BTW Al deze acties zijn nu echter deel geworden van de grote dossiers. Hieronder vind je een opsomming van welke acties mogelijk zijn in welke dossiers. De dossiers worden voortaan ook opgestart vanuit het menu: Pagina 5
2.1 Creatiedossier Aanvragen ondernemingsnummer en eerste vestigingseenheid Eventueel oprichten van bijkomende vestigingseenheden Activeren BTW hoedanigheid Inschrijven sociaal verzekeringsfonds SVMB Aanvragen vergunningen 2.2 Wijzigingsdossier Wijzigen van de onderneming Creatie van nieuwe vestigingseenheden Wijzigen van bestaande vestigingseenheden Wijzigen sociaal verzekeringsfonds SVMB Aanvragen vergunningen Aanvragen afschriften Merk op dat het oude dossier Gratis Wijziging verdwenen is. De toepassing zal zelf het tarief bepalen. Wanneer er enkel wijzigingen werden opgenomen die gratis doorgevoerd kunnen worden zal niets aangerekend worden! 2.3 Stopzettingsdossier Stopzetten van één of meerdere vestigingseenheden Stopzetten volledige onderneming (enkel voor Natuurlijk Persoon) Stopzetten BTW Melding van stopzetting SVMB 2.4 Afschriften Aanvragen van afschriften van vestigingseenheden of een volledige onderneming Pagina 6
3 Implicaties op dossierbeheer Door de wijzigingen aan de dossierstructuur en de invoer van de samenwerking met de kruispuntbank werden enkele wijzigingen aangebracht aan het dossierbeheer. 3.1 Zoekscherm Doordat het de dossiers veralgemeend werden is het niet meer mogelijk om bijvoorbeeld op dossiertype vergunningen te zoeken. Daardoor moest het zoekscherm aangepast worden. Pagina 7
3.2 Zoekresultaten In de zoekresultaten zie je enkele nieuwe elementen: Dossiertype + Acties: om toch nog makkelijk de inhoud van een dossier te kunnen zien werden verkorte dossieracties toegevoegd aan de zoekresultaten. Deze worden weergegeven door twee of drie letters. Door erover te gaan met de muis zie je de volledige beschrijving. Pagina 8
4 Provisierekeningen 4.1 Algemeen Indien u regelmatig met hetzelfde kantoor samenwerkt, dan kan u er voor kiezen om een provisierekening bij dat kantoor te openen. Zo hoeft u niet voor ieder dossier een aparte betaling uit te voeren 4.2 Hoe werkt dit? Eens uw provisierekening geopend is, kan u een bedrag naar keuze storten op het rekeningnummer van het kantoor. Dit bedrag wordt op uw persoonlijke provisierekening geplaatst. Telkens er een factuur op uw naam wordt aangemaakt, wordt dit bedrag van uw provisierekening afgehouden. U hoeft dus voor deze facturen niets meer te doen, ze worden automatisch betaald met het geld van uw provisierekening. 4.3 Hoe kan ik dit controleren? U ontvangt dagelijks een e-mail waarin de wijzigingen aan uw provisierekening worden weergegeven. Zo kan u zelf nagaan welke stortingen of betalingen er de dag voordien werden ingeboekt. Verder kan u ook online meer details raadplegen. Op de statuspagina (bereikbaar via het menu Dossierbeheer), kan u naast het aantal openstaande dossiers ook een beknopt overzicht zien van de bestaande provisierekeningen. Als u op de link klikt voor meer details, dan krijgt u van alle openstaande stortingen een gedetailleerd overzicht te zien. Pagina 9