arverslag nuari 2016 - december 2016 Hemelrijksche Hoeve Boerderijnummer: 205 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, maart 2011. Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van Federatie Landbouw en Zorg
Bedrijfsgegevens Naam de zorgboerderij: Hemelrijksche Hoeve Adres: Gommelsestraat 30 Postcode: 5074RA Woonplaats: Biezenmortel Provincie: Noord-Brabant Land: Nederland Website: www.hemelrijkschehoeve.nl E-mailadres: zorg@hemelrijkschehoeve.nl Gegevens 1e contactpersoon Naam: Johan Martens Adres: Gommelsestraat 30 Postcode: 5074RA Woonplaats: Biezenmortel Land: NL Telefoonnummer: 013-5111368 Mobiel nummer: 013-5111368 E-mailadres: zorg@hemelrijkschehoeve.nl arverslag opgesteld door: Johan Martens Datum laatste wijziging Overige betrokkenen: Gerrie Martens 15-5-2017 16:45 2
Het algemene beeld van het afgelopen jaar Inleiding In 2016 was weer een druk jaar met als hoogtepunt de viering van ons 15-jarig bestaan. Daarnaast was er zowel een bezoek van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) als van de auditor van ons kwaliteitssysteem die ons van A tot Z hebben doorgelicht. En 2016 was het jaar dat Wil Kemps, medewerkster van het begin, afscheid nam van ons. Eén van de gevolgen daarvan was dat we hebben besloten geen vervangster voor haar aan te nemen maar één dag in de week te sluiten. 15 jarig bestaan 2016 bestond zorgboerderij Hemelrijksche Hoeve 15 jaar. Een mijlpaal waar we op 21 oktober uitgebreid bij hebben stilgestaan. Overdag waren alle gasten en hun mantelzorgers uitgenodigd in de Beukenhof, een mooie accommodatie vlakbij onze zorgboerderij. Zij genoten van het meezingkoor Méépesant, die mooie (oud) hollandse liederen ten gehore bracht. Tevens werden die middag alle vrijwilligers in het zonnetje gezet met een dankwoord en een bloemetje van één van de gasten. Zonder vrijwilligers zouden we niet die individuele zorg kunnen bieden die zo hard nodig is. Nogmaals bedankt aan al onze vrijwilligers voor hun inzet. 's Avonds hadden we een gezellig feestje met alle medewerkers en vrijwilligers met hun partners. Inspectie voor de Gezondheidszorg Op 21 januari zijn twee inspecteurs van IGZ op bezoek geweest. Van te voren hadden ze een uitgebreide lijst met punten toegestuurd die ze wilden bekijken en controleren. Na een lange dag van controleren van al onze protocollen, dossiers en werkwijze bleven er slechts enkele punten over die verbeterd moesten worden. Belangrijkste verbeterpunt was het beter vastleggen van de aanreikfunctie van medicijnen. Hierop is direct actie ondernomen en is een protocol opgesteld van onze werkwijze en controle hiervan. Nadat we dit gedaan hadden en toegestuurd aan IGZ kregen we op 30 juni hun definitieve oordeel dat we veilige en goede zorg leveren. Kwaliteitssysteem We werken dagelijks om veilige en goede zorg te verlenen. Om dit ook te kunnen borgen werken we volgens het kwaliteitssysteem van de landelijke federatie Landbouw en Zorg. Hiervoor hebben we het keurmerk Kwaliteit Laat Je Zien gekregen. Onderdeel van dit keurmerk is elke drie jaar een bezoek van een auditor. Op 8 juli 2016 is de auditor langs geweest. Behalve controle van het papierwerk werd ook nadrukkelijk gekeken hoe de dagelijkse zorg in de praktijk werd verleend. Het bezoek is tot volle tevredenheid verlopen. We hebben goede feedback gekregen, samen de knelpunten besproken en gekeken naar de toekomst. De audit werd positief bevonden en het keurmerk is dus weer verlengd tot 2019. Medewerkers en vrijwilligers 3
Na 15 jaren zich te hebben ingezet voor onze gasten is per 1 oktober Wil gestopt. Ze heeft gekozen voor een carriëreswitch en is oppasoma geworden. Gestart op 1 maart 2016 is Yvonne. Als zij-instromer in de zorg loopt zij een jaar stage bij ons. Ook bij de vrijwilligers zijn veranderingen geweest. Vanwege gezondheidsproblemen moest Gerard helaas stoppen als chauffeur. Maar Stijn is als nieuwe vrijwilliger begonnen en heeft het werk van Gerard over genomen. We vinden het fijn en zijn blij dat hij en alle vrijwilligers hun tijd en hun kwaliteiten op de zorgboerderij willen inzetten! Eén keer per jaar houden we een functioneringsgesprek met alle medewerkers en vrijwilligers. Wij vinden het belangrijk om te weten wat er speelt. Met een functioneringsgesprek komen er verschillende onderwerpen aan de orde. Er wordt gevraagd naar de kennis, of het werk aan de verwachtingen voldoet, wat ze aanspreekt aan het werk, of de taken duidelijk zijn, of er ideeën of verbeteringen zijn in het werk, over de begeleiding die men krijgt, etc. De uitkomsten van de functioneringsgesprekken worden bekeken en besproken. Waar nodig vinden er acties plaats. Door de vrijwilligersorganisatie Contour/De Twern worden er verschillende cursussen aangeboden voor vrijwilligers. Deze cursussen worden door de zorgboerderij kenbaar gemaakt bij de vrijwilligers. Al onze medewerkers hebben een contract volgens de CAO VVT. Administratie De administratie goed op orde houden is van groot belang. Als zelfstandige zorginstelling hebben we te maken met diverse instanties en hun gegevensuitwisselingssystemen. CAK, zorgkantoor en gemeente Tilburg zijn daarbij wel de belangrijkste. Gelukkig hebben we een deskundige en accurate vrijwilligster die ons administratiesysteem up to date houdt. Ook hiervoor hebben we afgelopen jaar een bijscholingscursus gevolgd. Het WMO-contract met de gemeente is in 2016 voor de laatste keer verlengd. In 2017 wordt een nieuwe aanbesteding gedaan voor 2018 en verder. Uiteraard zullen we dit nauwgezet gaan volgen. De belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar Aantal deelnemers 1 jan 2016: Dagbehandeling: 6 Begeleiding: 35 31 dec 2016: Dagbehandeling: 5 Begeleiding: 32 Gedurende het jaar zijn 2 dagbehandelingsgasten gestopt en is 1 gast overgegaan van begeleiding naar dagbehandeling. Van de begeleidingsgroep zijn in 2016 18 gasten verhuist naar een zorginstelling. En 15 gasten zijn gestart. Scholing en ontwikkeling 4
In 2016 zijn alle medewerkers bijgeschoold. Door 4 medewerksters is de cursus Medicatie & Medicatieveiligheid gevolgd. De zorgboerin heeft daarnaast ook de Into D'mentia cursusmiddag gedaan. Zeer leerzaam om zelf te ervaren wat dementie betekent. Verder hebben alle medewerkers samen met de medewerkers van een andere zorgboerderij de scholing ouderenmishandeling gevolgd. En de BHV-ers Greet en Gerrie hebben de herhalingscursus BHV weer met goed gevolg afgerond. Verder worden zoveel mogelijk de avonden van de Alzheimercafés bezocht in Tilburg en Oisterwijk. Door de veelheid van thema's die hier besproken worden wordt hier veel kennis opgedaan. Bovendien zijn deze avonden goede gelegenheden om collega's uit hetzelfde werkveld te ontmoeten. Tevens hebben we zelf vier mantelzorgbijeenkomsten georganiseerd waarbij elke keer een thema centraal stond. "Video Interactie", "Ondersteuning aan mantelzorgers", "Fases van dementie" en "Hoe werken onze hersenen". Bij deze bijeenkomsten waren niet alleen de mantelzorgers uitgenodigd maar ook alle medewerkers en vrijwilligers. Hierdoor zijn deze bijeenkomsten een goede en laagdrempelige mogelijkheid om het kennisnivo van iedereen te vergroten. Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? De opleidingsdoelen voor 2016 zijn bereikt. De BHV-ers zijn weer bijgeschoold. Door een bijscholingsdag is de kennis van ons administratiesysteem weer actueel. En door het volgen van de cursus medicatieveiligheid hebben alle medewerkers weer voldoende kennsi hoe om te gaan met de medicatievoorziening. Voor 2017 richten we ons onder andere op het vergroten van de kennis van de lichamelijke gevolgen van dementie zoals moeilijker gaan lopen of eten. En hoe daar mee om te kunnen gaan. 5
Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? Overzicht Vervolgactie Afgerond? In 2016 hebben zich zes incidenten voorgedaan. Dit waren vier valincidenten en twee wegloopincidenten De valincidenten vonden alle plaats bij het gaan zitten of opstaan van de gast. Geen van de incidenten had enig letsel tot gevolg. Wel soms schrik bij medegasten die het zagen gebeuren. Medewerkers waren altijd snel ter plaatse om te helpen. Op twee momenten ging een gast zelfstandig wandelen. Behalve op het erf is hij ook een stukje op straat gelopen. Hoewel de heer gewend is aan verkeer (thuis gaat de heer zelf ook nog regelmatig een stukje lopen) is dit niet de bedoeling op onze zorgboerderij.. Het blijkt moeilijk als er meerdere gasten tegelijkertijd willen gaan zitten of opstaan (bijvoorbeeld bij het aan tafel gaan) om iedereen in de gaten te houden. Na elk valincident is wel beoordeeld wat de reden was en hoe dit te voorkomen. Een maatregel die we hebben genomen was het koppelen van een vrijwilliger aan de desbetreffende gast om overzicht te houden tijdens verandering van houding. Tegelijkertijd proberen we te voorkomen dat we als een politieagent iedereen in de gaten houden. Niet omdat dit practisch onmogelijk is maar ook omdat we juist de zelfstandigheid van onze gasten proberen te stimuleren. Het vinden van de juiste balans tussen het voorkomen van incidenten en het zelfstandig zijn blijft ook in 2017 een uitdaging. Hoewel in deze specifieke gevallen er geen gevaar is geweest hebben we duidelijke richtlijnen dat alleen op het erf mag worden gewandeld. De zorgboerin heeft daarom in een één op één gesprek met de heer duidelijk gemaakt dat lopen op straat niet de bedoeling is. Bovendien wordt tussen de medewerkers afgesproken wie de heer in de gaten houdt als hij gaat lopen. Sinsdien is het niet meer voorgekomen. Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? Nee Zijn er meldingen van klachten? Nee Zijn er bijeenkomsten met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? 6
Overzicht Vervolgactie Afgerond? *Evaluaties Met alle gasten en mantelzorgers zijn meerdere malen per jaar contactmomenten. Minimaal 1x per jaar worden ze uitgenodigd op de zorgboerderij voor een evaluatiegesprek. Vast onderdeel van deze gesprekken is het bespreken van het zorgplan. Indien van toepassing worden zorgdoelen en activiteiten bijgesteld. Daarnaast zijn er voor of na afloop van de mantelzorgbijeenkomsten ook gelegenheden om iemand aan te spreken. Verder proberen we met elke familie minimaal 1x/maand telefonisch contact te hebben. *Inspraak In 2016 zijn er weer 4 mantelzorgbijeenkomsten geweest. Naast een inhoudelijk thema wordt ook altijd het beleid en actuele zaken van de zorgboerderij aan de orde gesteld. Verder zijn we in 2016 gestart met een inloopspreekuur. Op zes momenten door het jaar heen kon op een vast tijdstip iedereen zonder afspraak binnen lopen. Hiervan werd echter maar beperkt gebruik gemaakt. *Tevredenheidsonderzoek Afgelopen jaar werd de tevredenheid van onze gasten gemeten door de gemeente in het kader van een groot tevredenheidsonderzoek. Alle zorginstellingen konden hieraan deelnemen. Elke zorginstelling kregen de resultaten van hun eigen cliënten. Al onze gasten (32 van de 35 namen deel) gaven aan zeer tevreden te zijn over de geboden zorg. Omdat dit onderzoek al plaatsvond hebben we geen eigen tevredenheidsonderzoek gedaan. Ook in 2017 met alle gasten en mantelzorgers een evaluatiegesprek houden. De mantelzorgbijeenkomsten zullen ook in 2017 weer worden georganiseerd. Het inloopspreekuur zullen we in 2017 nogmaals een aantal maal organiseren. Op het eind van het jaar zullen we evalueren of we ermee doorgaan of het stoppen. Vanwege het onderzoek door de gemeente hebben we in 2016 geen eigen tevredenheidsonderzoek gehouden. In 2017 zullen we dit weer wel doen. Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies) 7
Evaluatie's blijven belangrijk zowel voor de mantelzorgers alsook voor ons. We gaan daar ook zeker mee door. Sinds twee jaar houden we mantelzorgbijeenkomsten. Belangrijk om informatie over te dragen zowel naar de mantelzorgers als naar de aanwezige vrijwilligers. In 2017 organiseren we daarom weer vier bijeenkomsten. En hoewel valincidenten bij onze doelgroep moeilijk helemaal zijn te voorkomen blijft het belangrijk om attent te zijn en te blijven als gasten gaan zitten of opstaan. 8
Voortgang ten aanzien van de actielijst van vorig jaar Actie arlijks terugkerende acties (2016) Gerealiseerd Toelichten Actualisatie van de RI&E Gedaan Oefening calamiteitenplan Gedaan Evaluatie gesprekken met deelnemers Gedaan Tevredenheidonderzoek deelnemers Gedaan Functioneringsgesprekken Gedaan Actualisatie BHV Gedaan Opstellen jaarverslag arverslag aangemaakt Accountantsverklaring indienen bij zorgkantoor en gemeenten ingediend en goedgekeurd Bijscholing medewerkers Diverse bijscholingen gevolgd Open dagen organiseren (28 feb en 18 juni) Twee open dagen Nieuwe zorgcontracten 2017 afsluiten Afgesloten met Gemeente en zorgkantoor Nieuwsbrieven maken Drie nieuwsbrieven verstuurt Zoönosecertificaat vernieuwen Vernieuwd Bijeenkomsten mantelzorgers en gasten Gehouden op 9 maart, 8 juni, 10 augustus en 26 oktober Actualiseren kwaliteitssysteem en bezoek Auditor plannen Vakliteratuur bijhouden Gedaan Deelname Alzheimercafe's Bezocht Evaluatie en actualisatie activiteitenaanbod Bezoek is geweest op 8 juli Gedaan BHV-bijscholingscursus volgen Gevolgd arlijks terugkerende acties (2017) Inspraakbijeenkomsten (mrt, juni, sept en nov 2016) Ontwikkeling (zorg)wetgeving volgen Gevolgd Gecombineerd met de mantelzorgbijeenkomsten Acties n.a.v. RI&E Controle EHBO dozen Gecontroleerd Controle brandblusmiddelen (Onderhoudscontractl) Controle en indien nodig aanpassen noodplan Gecontroleerd Gecontroleerd 9
Acties vanuit kwaliteitssysteem Controle noodplan Geactualiseerd Ontruimingsoefening Gedaan Overige acties Bijscholing oudermishandeling Bijgeschoold Bijscholing medicatiebeleid Bijgeschoold Bijscholing Ondersteuning mantelzorgers Organiseren symposium tgv 15 jarig bestaan Niet gedaan. Voorbereiding gedaan Symposium 15-jarig bestaan Feestelijke dag gehouden Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? Er zijn geen onverwachte ontwikkelingen geweest afgelopen jaar. Dankzij het bezoek van de Inspectie en de Auditor zijn alle protocollen weer opnieuw bijgesteld. Bij de meeste protocollen kon volstaan worden met enkele actualisaties. Twee protocollen zijn op aangeven van de Inspectie helemaal opnieuw opgesteld en aangepast aan de huidige wetgeving. Dit betrof het protocol Melding Incidenten Cliënten/patiënten (MIC/MIP) en het protocol Medicatiebeleid. Daarnaast hebben we op aangeven van de Inspectie ook duidelijker op papier gezet wanneer gasten niet (meer) kunnen deelnemen aan onze dagopvang, de zogenoemde uitsluitingscriteria. Bij een intakegesprek met een nieuwe gast gaan we dit ook duidelijk aan de orde stellen. Een laatste punt wat door de Inspectie werd genoemd was dat er een meerjarig opleidingsplan moet zijn voor alle medewerkers. Elk jaar organiseren we enkele bijscholingen maar door dit in een meerjarig plan op te nemen geeft dit meer structuur in de bijscholing zowel qua onderwerp als planning. We hebben dit plan opgesteld en aan de hand van dit meerjarig opleidingsplan gaan we voortaan de bijscholingen organiseren. Een belangrijke stap in 2016 is de vermindering van het aantal dagen dat we open zijn. We zijn van vijf naar vier dagen openstelling gegaan. Hiermee behouden we het overzicht over alle gasten en hun thuissituatie en kunnen we blijven inzetten op kwalitatieve goede zorg. Bovendien is hiermee de verhouding tussen werk en prive ook beter in balans. Doelstellingen voor het komende jaar In 2017 moet er een nieuw WMO contract worden gesloten met de gemeente Tilburg. Aangezien bijna al onze gasten uit Tilburg komen is een nieuw contract (met goede voorwaarden) van groot belang. We zullen de beleidsvorming van de gemeente op dit terrein daarom nauwgezet volgen. 10
Uiteraard zullen we weer vier mantelzorgbijeenkomsten organiseren en een tevredenheidsonderzoek onder onze gasten houden. Verder blijft het van belang om onze kennis van dementie op peil te houden door bijscholing en het bezoeken van Alzheimercafe's. 11
Actielijst Actielijst naam zorgboerderij: Hemelrijksche Hoeve Datum: mei 2017 Boerderijnummer: 205 ar: van 01-01-2017 tot 31-12-2017 Acties Planning Realisatie Onderwerp actiepunt Wie is verantwoordelijke Begin datum Eind datum Begin datum Eind datum arlijks terugkerende acties (2017) Actualisatie van de RI&E Johan Martens 01-03-2017 30-11-2017 Ontruimingsoefening Johan Martens 01-06-2017 30-08-2017 Evaluatiegesprekken met deelnemers Gerrie Martens 01-01-2017 31-12-2017 Tevredenheidsonderzoek deelnemers Tiny Verheyen 01-05-2017 30-09-2017 Functioneringsgesprekken Gerrie/Johan Martens 01-01-2017 30-11-2017 Actualisatie BHV Gerrie Martens 01-10-2017 31-12-2017 Opstellen jaarverslag Johan Martens 01-01-2017 27-02-2017 Accountantsverklaring indienen bij zorgkantoor en gemeenten Johan Martens 01-02-2017 30-06-2017 Bijscholing medewerkers Gerrie Martens 01-01-2017 30-12-2017 Open dagen organiseren (5 mrt en 15 sept) Gerrie Martens 01-02-2017 20-09-2017 Nieuwe zorgcontracten 2018 afsluiten Johan Martens 01-04-2017 31-12-2017 Nieuwsbrieven maken Johan Martens 01-01-2017 31-12-2017 Zoönose certificaat vernieuwen Johan Martens 01-01-2017 01-03-2017 Bijeenkomsten mantelzorgers en gasten Monique Valk 01-01-2017 30-11-2017 Vakliteratuur bijhouden Alle medewerkers 01-01-2017 31-12-2017 Inspraakbijeenkomsten organiseren Gerrie/Johan Martens 01-01-2017 31-12-2017 Ontwikkelingen (zorg)wetgeving volgen Johan Martens 01-01-2017 31-12-2017 Evaluatie en actualisatie activiteitenaanbod Gerrie Martens 01-05-2017 30-09-2017 12
Acties n.a.v. RI&E Controle en indien nodig aanpassen noodplan Johan Martens 01-10-2017 31-12-2017 Controle EHBO dozen Gerrie Martens 01-05-2017 30-05-2017 Controle brandblusmiddelen (onderhoudscontract) Johan Martens 01-10-2017 30-10-2017 Opslagruimten bijwerken Greet Timmermans 01-01-2017 30-12-2017 Acties vanuit kwaliteitssysteem Bijscholing medicatiebeleid Gerrie Martens 01-02-2016 20-11-2016 01-03-2016 30-03-2016 Controle noodplan Johan Martens 01-05-2016 30-05-2016 01-05-2016 10-05-2016 Ontruimingsoefening Gerrie Martens 01-06-2016 30-06-2016 10-06-2016 10-06-2016 Actualisatie kwaliteitssysteem Johan Martens 01-01-2017 27-02-2017 01-02-2017 08-05-2017 Acties vanuit audit Aanvragen VOG voor iedereen Johan Martens 08-07-2016 30-09-2016 01-05-2016 30-09-2016 Overige acties Meerjarig opleidingsplan opstellen Johan Martens 01-01-2016 30-06-2016 01-02-2016 30-05-2016 Uitsluitingscriteria vastleggen in huisregels Johan Martens 01-01-2016 30-06-2016 01-02-2016 27-02-2016 Protocol melding incidenten actualiseren Johan Martens 01-01-2016 30-06-2016 01-02-2016 30-05-2016 Protocol medicatiebeleid actualiseren Gerrie Martens 01-01-2016 30-06-2016 01-02-2016 27-02-2016 13
Opmerkingen bijlage(n) nvt 14