Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap Sterrenkundelaan 30 1210 BRUSSEL www.vaph.be Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 1

Inhoudsopgave 1 Aanmelden... 3 2 Tabblad Beheer... 7 2.1 Gebruikers... 7 2.1.1 Aanmaken gebruiker... 7 2.1.2 Wijzigen gebruiker... 10 2.1.3 Toekennen van rollen (rechten)... 12 2.1.4 Ontnemen van rollen (rechten)... 15 2.2 Wijzigen wachtwoord... 16 2.3 Afmelden... 16 3 Tabblad Cliëntregistratie... 17 3.1 Beheer pmh... 17 3.1.1 Wijzigen bestaande pmh... 18 3.2 Beheer schema... 19 3.2.1 Aanmaken nieuw schema... 20 3.2.2 Wijzigen schema... 23 3.2.3 Verwijderen schema... 24 3.3 Beheer service... 26 3.4 Begeleidingsovereenkomst reguliere opname... 28 3.5 Begeleidingsovereenkomst noodsituatie... 31 3.5.1 Regulier budget... 33 3.5.2 Noodsituatie budget... 35 3.6 Begeleidingsovereenkomst GES + unit... 38 3.7 Begeleidingsovereenkomst trajectbegeleiding... 41 3.8 Begeleidingsovereenkomst crisisopvang... 43 3.9 Begeleidingsovereenkomst kortdurende begeleiding... 45 3.10 Begeleidingsovereenkomst logeren kortverblijf... 46 3.11 Begeleidingsovereenkomst observatie unit volwassenen... 49 3.12 Begeleidingsovereenkomst convenanten PTB (Prioritair Te Behandelen)... 51 3.13 Begeleidingsovereenkomst MFC opname... 55 3.14 Begeleidingsovereenkomst Geïnterneerden... 57 3.15 Begeleidingsovereenkomst RTH... 60 3.16 Overzicht kandidaturen reguliere opname (enkel voor Softwel gebruikers)... 63 3.17 Beheer begeleidingsovereenkomst... 64 3.17.1 Toevoegen op basis van bestaande... 65 3.17.2 Wijzigen begeleidingsovereenkomst... 70 3.17.3 Wijzigen schema in een begeleidingsovereenkomst... 71 3.17.4 Verwijderen begeleidingsovereenkomst... 72 3.18 Rapport actieve begeleidingsovereenkomst... 73 3.19 Rapport begeleidingsovereenkomst sinds 01/01/2006... 74 3.20 Afmelden... 74 4 Tabblad Kostenstaten... 75 4.1 Beheer KST... 75 4.1.1 Kostenstaten overzicht... 75 4.1.2 Verklaring verschillen statussen... 76 4.1.3 Aanmaken nieuwe kostenstaten (enkel voor webgebruikers)... 77 4.2 Rapport typedagen pmh... 78 4.3 Rapport typedagen afdeling... 80 4.4 Rapport bedragen afdeling... 81 4.5 Rapport bedragen pmh... 82 4.6 Afmelden... 82 Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 2

1 Aanmelden Start internet Surf naar www.vaph.be Kies Voorzieningen (bruine kader rechts) Klik op E- loket (elektronisch loket) U krijgt onderstaand scherm Klik op start de applicatie Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 3

U kan volgend scherm (of soortgelijk) krijgen: Indien u dit scherm krijgt, klikt u op JA U krijgt volgend scherm: Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 4

Tik uw gebruikersnaam in. Deze werd u door de dienst erkenningen van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) toegestuurd. Indien u nog geen wachtwoord heeft, moet u dit eerst aanvragen via de link een nieuw wachtwoord aanvragen Indien de combinatie van gebruikersnaam en e-mail adres (doorgegeven aan de dienst erkenningen) overeenkomt met de combinatie gekend door het VAPH, zal het wachtwoord u onmiddellijk via mail toegestuurd worden. Nadien kan u inloggen met gebruikersnaam en het verkregen wachtwoord. Wanneer u zich voor de eerste maal aanmeldt, is het ten zeerste aan te raden uw wachtwoord te wijzigen, zodoende hebt u de zekerheid dat uzelf de enige bent die het wachtwoord ken. (zie hoofdstuk Beheer) Indien gebruikersnaam en wachtwoord niet overeenstemmen, krijgt u volgende foutmelding: Ga binnen uw organisatie na of het paswoord niet gewijzigd is. Indien u het paswoord vergeten bent, kan u een nieuw aanvragen bij het VAPH, eveneens via de link een nieuw wachtwoord aanvragen Dit paswoord dient te worden gewijzigd. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 5

Indien gebruikersnaam en paswoord correct zijn ingevoerd, komt u op volgend scherm: Wanneer u dit scherm krijgt, bent u aangemeld en kan u werken in de cliëntregistratie. LET OP!! Het aantal tabbladen in het bruine gedeelte (zie groene pijl in de afbeelding hierboven) kan verschillen, dit hangt af van de rechten die u heeft. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 6

2 Tabblad Beheer In deze webapplicatie bestaat de mogelijkheid om meerdere gebruikers aan te maken en hen verschillende rollen (rechten) toe te kennen. Zo kan de directeur van een voorziening de ene bediende enkel het recht geven om de in- en uitstroom van de (semi-) residentiële cliënten te registreren, terwijl hij de andere bediende enkel het recht geeft om de ambulante cliënten te registreren. Daarnaast wordt ook de mogelijkheid geboden om uw wachtwoord te wijzigen. 2.1 Gebruikers 2.1.1 Aanmaken gebruiker Standaard wordt er door het VAPH voor elke voorziening 1 gebruikersnaam aangeleverd die ALLE RECHTEN heeft, dit wil zeggen dat deze persoon toegang krijgt tot de volledige applicatie en het recht heeft om andere gebruikers aan te maken en te beheren. Indien u het recht heeft om gebruikers te beheren, kan u nieuwe gebruikers toevoegen via de link Toevoegen nieuwe gebruiker Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 7

In bovenstaand scherm kan men de gegevens van de nieuwe gebruiker ingeven: Velden met een sterretje (*) zijn verplicht in te vullen. UID (user ID)= willekeurig woord van minstens 6 karakters lang waarmee de nieuwe gebruiker zal kunnen aanmelden. Actief: Ja indien je de gebruiker onmiddellijk wilt toegang geven. Nee indien je nog wil wachten om de gebruiker toe te laten tot de applicatie. Naam. Voornaam. Telefoon. Mail: Het e-mailadres van de gebruiker. Dit zal gebruikt worden om bvb een nieuw paswoord naar toe te sturen. Na ingeven van de gegevens kan je bevestigen met de knop Bewaren. Vanaf dit ogenblik is de gebruiker gebruikersnaam aangemaakt. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 8

Standaard krijgt de aangemaakte gebruiker als wachtwoord zijn UID. Dus in dit voorbeeld kan de gebruiker gebruikersnaam zich nu aanmelden met als wachtwoord gebruikersnaam Aangezien er op dit ogenblik nog geen rechten zijn toegekend, kan hij na aanmelden enkel zijn eigen wachtwoord wijzigen en de postbus bekijken. Om extra rechten toe te kennen moet u deze gebruiker wijzigen. Dit kan enkel door gebruikers die de rol groepsbeheerder hebben. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 9

2.1.2 Wijzigen gebruiker Indien u het recht hebt om gebruikers te beheren, kan u gebruikers wijzigen via de voorziene link wijzigen (naast voornaam). Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 10

Naast het wijzigen van de persoonsgegevens kan u ook het paswoord wijzigen (zelf een nieuw paswoord toekennen aan de gebruiker), een paswoord laten genereren (het systeem stuurt dan via e-mail een gegenereerd wachtwoord naar de gebruiker), en rechten toekennen via de link toevoegen rol of toevoegen meerdere rollen. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 11

2.1.3 Toekennen van rollen (rechten) Indien u het recht hebt om gebruikers te beheren kan u hen zgn. rollen (rechten) toekennen of afnemen. Enkel de rollen die u zelf bekleedt, kan u doorgeven en u kan uzelf geen rollen toekennen noch ontnemen. LET OP!!! Wees voorzichtig met het toekennen van de rol Groepsbeheerder. Iedereen die deze rol bekleedt, kan immers gebruikers toevoegen of beheren. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 12

Voorbeeld: Stel dat de gebruiker gebruikersnaam pas in dienst is en u wilt deze enkel toegang geven tot het beheer van ambulante begeleidingen dan selecteert u in bovenstaand scherm de rol beheerder ambulante begeleidingen. Bijgevolg krijgt u te zien dat deze rol aan deze persoon is toevertrouwd. LET OP!!! We moeten onze keuze bevestigen door te Bewaren. Indien we dit niet willen, kunnen we nog altijd Terug. Wanneer u Bewaren klikt, zal de gebruiker gebruikersnaam toegang krijgen tot het beheer van de ambulante begeleidingen. Enkele weken later wilt u deze gebruiker ook de in- en uitstroom van de Pmh (persoon met handicap) laten beheren, volgens dezelfde werkwijze als hierboven selecteert u dan in dit scherm de rol Beheerder begeleidingsovereenkomsten. U bevestigt uw keuze door te klikken op de knop Bewaren. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 13

Vanaf de eerstvolgende keer dat u zich zal aanmelden, heeft u toegang tot de begeleidingsovereenkomsten, het schemabeheer en het servicebeheer (groene pijl), dat zijn de rechten die vasthangen aan de rol Beheerder begeleidingsovereenkomsten. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 14

2.1.4 Ontnemen van rollen (rechten) Rollen of rechten die we zelf toegekend hebben aan gebruikers kunnen we ook weer ontnemen. Daarvoor klikken we op de link verwijderen van de gewenste rol en bevestigen we door te Bewaren. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 15

2.2 Wijzigen wachtwoord Door opgave van het oude wachtwoord en bevestiging van het nieuwe kan men het paswoord wijzigen: 2.3 Afmelden Door op Afmelden te klikken, verlaat u de webapplicatie. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 16

3 Tabblad Cliëntregistratie 3.1 Beheer pmh U klikt Cliëntregistratie en vervolgens beheer pmh. Bij de opstart van de webapplicatie werden de gegevens van de cliëntregistratie van 30 juni 2006 hier ingebracht. U krijgt een lijst met alle cliënten die momenteel in uw voorziening geregistreerd zijn door geen gegevens in te voeren en op Zoeken te klikken. U kan ook nagaan of een bepaalde persoon reeds geregistreerd is. U geeft familienaam of voornaam of rijksregisternummer in en klikt eveneens op Zoeken. Handicapcodes Voorzieningen kunnen geen handicapcodes meer registreren (via CR). Contactpersonen zorgregie kunnen wel nog handicapcodes registreren voor een zorgvrager, maar enkel indien er nog geen MDT handicapcodes zijn toegekend. Een MDT kan uiteraard handicapcodes toekennen via het MDV verslag. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 17

3.1.1 Wijzigen bestaande pmh U kan het sociaal netwerk bij een bestaande persoon wijzigen door op de link Wijzigen te klikken. Om de wijzigingen door te voeren, dient u steeds op de knop Bewaren te drukken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 18

3.2 Beheer schema Het gebruik van schema s is noodzakelijk voor het aanmaken van de maandstaten en dient in bepaalde gevallen te worden ingevuld bij het aanmaken een begeleidingsovereenkomst (zie later). LET OP!!! Het is NIET de bedoeling dat iedere persoon 1 of meerdere schema s heeft. Geef een schema dus geen persoonsnamen. Indien je toch namen als naam van het schema gebruikt bekom je een massa aan schema s. De bedoeling van een schema is niet om de realiteit (de effectieve aanwezigheidsdagen van een pmh) weer te geven. Het is de bedoeling om het regime dat het best bij deze pmh past, weer te geven. Dit regime komt overeen met het protocol van verblijf. Iemand die de bedoeling heeft om alle dagen naar een dagcentrum te komen, zal ook wel eens een dag afwezig zijn (wegens ziekte of wegens een verblijf bij een familielid). Hiervoor moet geen nieuw schema aangemaakt worden maar kan worden gewijzigd bij beheer kst (zie later). Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 19

3.2.1 Aanmaken nieuw schema Ga naar Beheer schema (zie pijl). U krijgt alle reeds bestaande schema s te zien. Na toevoegen nieuw schema krijgt u volgend scherm: Kies de afdeling waarvoor u een nieuw schema wilt aanmaken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 20

U krijgt volgend scherm: Geef bij Naam de naam die u aan het schema wilt geven in. Bv afwezig op woensdag. In de andere vakken kiest u het type aanwezigheidsdag dat u in dit schema wilt. Zie voorbeeld hieronder: Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 21

Om dit schema te bewaren, klikt u op de knop Bewaren. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 22

3.2.2 Wijzigen schema Het wijzigen van een schema gebeurt eveneens door bij Beheer schema op de link Wijzigen (naast het bewuste schema) te klikken. U krijgt dan het scherm te zien waarin u de gewenste wijzigingen kan doorvoeren. gebeurt zoals steeds door op de knop Bewaren te drukken. Bewaren LET OP!!! Het is enkel toegelaten om (nog) niet gebruikte schema s te wijzigen. Het wijzigen van schema s die reeds door bepaalde personen gebruikt worden (werden) kan men niet wijzigen. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 23

Zo niet krijgt u volgende foutmelding: 3.2.3 Verwijderen schema LET OP!!! Schema s die reeds door bepaalde personen gebruikt worden (werden) kan men niet verwijderen. Om een schema te verwijderen kiest u bij beheer schema Wijzigen naast het bewuste schema. U kiest onderaan voor de knop Verwijderen. Omdat het verwijderen van schema s grote gevolgen kan hebben, wordt u nogmaals de vraag gesteld of u zeker bent dat u dit schema wilt verwijderen. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 24

Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 25

Het schema test van vaph is verdwenen 3.3 Beheer service Bij Beheer service (zie groene pijl) krijgt u een overzicht van alle werkvormen die beschikbaar zijn voor uw voorziening. Deze werkvormen worden aangemaakt door het VAPH conform uw erkenning. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 26

3.4 Begeleidingsovereenkomst reguliere opname Wanneer een zorgvrager de zorgregie correct /volledig doorlopen heeft (procedure met of zonder open plaats), kan u hem een begeleidingsovereenkomst geven in de cliëntregistratie via de knop Begeleidingsovereenkomst reguliere opname. Door op deze knop te drukken komt u op volgend scherm. U laat het zoekcriteria leeg, drukt op de knop Zoeken en u krijgt alle personen te zien die klaar staan om geregistreerd te worden. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 28

Het effectief registreren van deze persoon gebeurt door op de link Opname te drukken. U komt terecht op het volgend invulscherm. LET OP!!! In volgend voorbeeld is er geen schema nodig en moet het aantal weken verlof niet ingevuld worden, maar voor services waar dit wel nodig is, dient u dit in te vullen. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 29

Standaard staat de huidige datum bij Datum in. werkelijke Datum in invult. Het is echter de bedoeling dat u hier de LET OP!!! Sinds de koppeling CR-CRZ kan u een begeleidingsovereenkomst slechts 1 maand in het verleden invullen. Vb. op 01/02/2012 kan u nog een begeleidingsovereenkomst registreren die begon op 01/01/2012 (vroeger is niet meer mogelijk) Door op de knop OK te klikken, is de begeleidingsovereenkomst geregistreerd. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 30

3.5 Begeleidingsovereenkomst noodsituatie Wanneer u op Begeleidingsovereenkomst noodsituatie (zie pijl) klikt, komt u op volgend scherm: Hier heeft u de keuze tussen Regulier budget en Noodsituatie budget. LET OP!!! U dient altijd het rijksregisternummer EN de (familie)naam van de betrokkene die een noodsituatie heeft gekregen correct in te vullen. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 31

Wanneer u dit niet doet (bv foutief rijksregisternummer of fout in schrijfwijze van de naam) krijgt u volgend scherm: Indien u het correcte rijksregisternummer en de correcte naam van een persoon invult en er geen beslissing over de status noodsituatie is gevonden, krijgt u volgend scherm: Indien u het correcte rijksregisternummer en de correcte naam van een persoon invult kiest u ofwel voor Regulier budget, ofwel voor Noodsituatie budget. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 32

3.5.1 Regulier budget Wanneer u kiest voor Regulier budget komt u terecht op het volgende scherm waarin u de service waarin deze persoon dient opgenomen te worden, aanduidt. Indien uw keuze gemaakt is, klikt u op ok en verschijnt volgende scherm waar u zowel de datum in (werkelijke begindatum), het schema, de datum uit als het aantal weken verlof kan invullen. U bevestigt door op de knop ok te klikken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 33

Bij datum in en bij datum uit kan u de datum intypen, of de datum aanduiden via de link Kies datum. Dit is ook van toepassing bij elk ander tabblad waar u kan kiezen voor kies datum Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 34

3.5.2 Noodsituatie budget Wanneer u kiest voor Noodsituatie budget komt u rechtstreeks in het scherm waar u zowel de datum in (werkelijke begindatum) als de datum uit kan invullen. Hier geeft u ook het aantal gepresteerde dagen en/of het aantal begeleidingen door. Via de knop Module komt u op het scherm terecht waar u de module voor noodsituatie kan kiezen. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 35

Wanneer u uw keuze gemaakt heeft (het is mogelijk om meerdere modules aan te klikken), kiest u voor de knop Bewaren en keert u terug naar het vorige scherm. Daar ziet u onderaan (zie afdruk hieronder) de door u gekozen module staan. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 36

3.6 Begeleidingsovereenkomst GES + unit Bij Begeleidingsovereenkomst GES+ Unit kan u een persoon opnemen die hiervoor (conform de zorgregie) in aanmerking komt. U komt terecht op volgend scherm en maakt een keuze door op GES te klikken. Voor de persoon die verschijnt, maakt u de begeleidingsovereenkomst aan door op begeleidingsovereenkomst te klikken. U komt terecht in het traditionele invulscherm, waar u zowel datum in, het schema, het aantal weken verlof per jaar als datum uit, kan invullen (zie scherm op volgende pagina). Bewaren doet u door op de knop OK te klikken. Wanneer alles correct verlopen is, krijgt u het tweede scherm op de volgende pagina. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 38

Wanneer u geen goedkeuring heeft om een jongere met extreme gedragsproblemen op te nemen en u klikt op begeleidingsovereenkomst GES+ Unit, krijgt u volgend scherm: Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 40

3.7 Begeleidingsovereenkomst trajectbegeleiding Wanneer u een persoon wilt opnemen onder trajectbegeleiding, dan druk je op Begeleidingsovereenkomst trajectbegeleiding (zie pijl). U komt terecht op het volgende scherm waar je het rijksregisternummer en de naam van de persoon invult. Vervolgens kiest u voor Volgende trajectbegeleiding. Let op!!! Rijksregisternummer en naam moeten matchen, indien niet krijgt u foutmeldingen (zie pagina 40). Hierna komt u op het volgende scherm, waar u de service bepaalt. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 41

Door de service te bevestigen (druk op OK ) komt u in het opnamescherm terecht. Hier vult u de reële opnamedatum in en eventueel ook al de ontslagdatum. Druk Ok om te bevestigen. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 42

3.8 Begeleidingsovereenkomst crisisopvang Wanneer u iemand opneemt via crisis opvang, heeft u de keuze tussen crisisopvang art. 17 en crisisopvang niet art. 17 U klikt op begeleidingsovereenkomst crisisopvang en kiest voor één van beide opties. Vervolgens kiest u de service waarin u betrokkene wilt opnemen, bevestigen doet u door op OK te klikken. Let op!!! Indien u kiest voor crisishulp art 17 en het keuzevak bij service leeg blijft, is dit omdat deze service niet is toegekend. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 43

Vervolgens vult u de opnamedatum en eventueel de ontslagdatum in. Bevestigen doet u telkens weer door op OK te drukken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 44

3.9 Begeleidingsovereenkomst kortdurende begeleiding Wanneer u een persoon wilt opnemen onder de voorwaarden van een kortdurende begeleiding, dan klikt u op Begeleidingsovereenkomst kortdurende begeleiding. U komt terecht op het standaardscherm waar u de naam en het rijksregisternummer invult. Let op!!! Rijksregisternummer en naam moeten steeds matchen, zo niet krijgt u foutmeldingen (zie pagina 40). U klikt op Volgende en kiest de service. Klik vervolgens op Ok. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 45

In volgend scherm vult u de datum in, datum uit, het schema en het aantal weken verlof in. Bevestigen doet u door op Ok te klikken. 3.10 Begeleidingsovereenkomst logeren kortverblijf Wanneer een persoon in uw voorziening komt logeren of wordt opgenomen in kortverblijf dan neemt u deze op via de knop begeleidingsovereenkomst logeren kortverblijf. U komt terecht in het standaardscherm waar u de naam en het rijksregisternummer invult. LET OP!!! Niet hetzelfde als kortdurende begeleiding. Logeren/kortverblijf vereist een erkenning voor logeren/kortverblijf. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 46

Als alles correct is ingevuld, klikt u op Volgende en komt u terecht in het scherm waar u de service kiest (kortverblijf of logeren) Na het bepalen van de service klikt u op OK en vult u de Datum in en (eventueel) Datum uit in. Bevestigen doet u door op OK te klikken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 47

3.11 Begeleidingsovereenkomst observatie unit volwassenen Dit is enkel van toepassing voor voorzieningen die een erkenning hebben waardoor men personen kan opnemen via observatie unit volwassenen en enkel voor personen die hiertoe de correcte procedure zorgregie hebben doorlopen. Klik op Begeleidingsovereenkomst observatie unit volwassenen. Wanneer u geen erkenning heeft, krijgt u volgende boodschap. Indien u wel een goedkeuring heeft, krijgt u volgend scherm: Klik op de link observatie, u ziet alle personen die u kan opnemen. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 49

Klik op Begeleidingsovereenkomst en vul de correcte datum(s), schema en het aantal weken verlof in. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 50

3.12 Begeleidingsovereenkomst convenanten PTB (Prioritair Te Behandelen) Indien u een persoon wilt opnemen via convenant PTB dan klikt u op Begeleidingsovereenkomst convenanten PTB. LET OP!!! U dient de zorgregie correct en volledig doorlopen te hebben om iemand te kunnen registreren. Indien u dit niet gedaan heeft, krijgt u volgend scherm. Indien de zorgregie volledig en correct verlopen is vult u bovenstaand scherm in en klikt u op de knop Convenant PTB Registratie. U krijgt volgend scherm. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 51

Hier kiest u de Datum in en/of Datum uit. U kan ook kiezen voor een module door op de knop Module te klikken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 52

U kan kiezen voor de modules Woonondersteuning, Dagbesteding, Pleegzorg of Ambulante begeleiding. Door op opzoeken te klikken kan u bepalen waar deze module uitvoering heeft. Zo kan bijvoorbeeld Woonondersteuning gebeuren door Ons Erf en de Dagbesteding door Ons tehuis. U heeft ook de keuze om deze module leeg te laten. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 53

Bewaren doe je door op de knop Bewaren te drukken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 54

3.13 Begeleidingsovereenkomst MFC opname Indien u een persoon wilt opnemen in uw MFC (Multi Functioneel Centra) dan klikt u op Begeleidingsovereenkomst MFC opname. U laat het zoekcriteria leeg en klikt op zoeken. Vervolgens krijgt u de lijst van alle personen die klaar staan op opgenomen te worden in uw MFC. U kan ook gericht zoeken op Naam, Rijksregisternummer en/of Provincie. U neemt de persoon op door op Opname te klikken en de opnamedatum in te vullen. Vervolgens klikt u op OK. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 55

3.14 Begeleidingsovereenkomst Geïnterneerden Indien u geïnterneerden begeleidt dan kan u dit registreren in de cliëntenregistratie. Er hoeft geen melding open plaats te zijn, noch prioriteitengroepen, noch kandidaturen. Er dient wel een zorgvraag geregistreerd te zijn bij de zorgregie. U vult het rijksregisternummer en de naam van de betrokkene in en klikt op de knop Volgende. U kiest de service, vult u de opnamedatum in en drukt OK. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 57

3.15 Begeleidingsovereenkomst RTH Eerst dient u het rijksregisternummer en de naam (familienaam) van de betrokken persoon in te vullen. In ons voorbeeld hieronder is een fictieve persoon genomen. Na het invullen van rijksregisternummer en naam klikt u op de knop Volgende en vult u de service in. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 60

Door op OK te klikken komt u terecht in het scherm Aanmaken nieuwe begeleidingsovereenkomst. De velden Service, Naam, Voornaam, RRnr, Sociaal Netwerk (1 en 2) en de Procedure worden automatisch ingevuld en kan u niet wijzigen. Noteer de datum in. Datum uit is een optioneel vak en kan worden ingevuld bij het aanmaken van een begeleidingsovereenkomst, of later wanneer de persoon de voorziening terug verlaten heeft. Het vak Penhouder (zie blauwe pijl in afbeelding 1 op volgende pagina) is een verplicht veld en dient dus steeds te worden ingevuld, indien dit niet is ingevuld en u OK drukt, krijgt u hierop een foutmelding. De penhouder kan gekozen worden door Kies penhouder (zie rode pijl). Door hierop te klikken komt u op het scherm selecteer waarde voor: penhouder (zie volgende pagina) waar u uw keuze kan maken door naast de door u gekozen penhouder op Kiezen te klikken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 61

Klik op de knop OK en u krijgt de bevestiging dat de begeleidingsovereenkomst succesvol is geregistreerd. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 62

3.16 Overzicht kandidaturen reguliere opname (enkel voor Softwel gebruikers) Heeft dezelfde functie als Begeleidingsovereenkomst reguliere opname. Deze knop is enkel zichtbaar voor de gebruikers van Softwel. Via deze knop kan men nagaan welke personen klaar staan voor opname (waarvoor de zorgregie dus correct en volledig doorlopen is). Het is echter onmogelijk om via deze weg personen effectief op te nemen. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 63

3.17 Beheer begeleidingsovereenkomst Wanneer u de zoekcriteria leeg laat bij beheer begeleidingsovereenkomst (zie pijl) en klikt op de knop zoeken, krijgt u een lijst met alle begeleidingsovereenkomsten die momenteel door uw voorziening geregistreerd werden. Bij de opstart van de webapplicatie werden de gegevens van de cliëntenregistratie van 30 juni 2006 hier ingebracht. Indien u slechts een deel van deze lijst wilt zien kunt u op verschillende wijzen filteren. U kan een lijst maken per service of een lijst met enkel de lopende en/of enkel de afgesloten en toekomstige begeleidingsovereenkomsten. Indien u bvb enkel de begeleidingsovereenkomsten van het dagcentrum wilt zien klikt u bij services dagcentrum aan en klikt u op zoeken. Als u dit vakje leeg laat (is ook de bovenste keuze in het rolmenu) worden de begeleidingsovereenkomsten van alle services van uw voorziening getoond. LET OP!! We beschouwen de dag waarop de pmh de voorziening binnenkomt als opnamedatum. Als ontslagdatum moet je steeds de dag na de laatste aanwezigheidsdag invullen. In de CR als ontslagdatum 23/02/2012 invullen wil zeggen dat de laatste aanwezigheidsdag 22/02/2012 was. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 64

Om de begeleidingsovereenkomsten van één pmh te zien, geeft u zijn naam, voornaam of rijksregisternummer in en klikt u op de knop zoeken. 3.17.1 Toevoegen op basis van bestaande Bij beheer begeleidingsovereenkomst vindt u onder het zoekcriteria de link om een nieuwe begeleidingsovereenkomst toe te voegen op basis van een bestaande begeleidingsovereenkomst (zie blauwe pijl op voorgaande afbeelding. Zodra u op deze link klikt, komt u terecht in het scherm Kies pmh. Door de zoekcriteria in te vullen en op zoeken te klikken kan u gemakkelijk de pmh die u een nieuwe begeleidingsovereenkomst wilt geven terugvinden. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 65

Het toevoegen gebeurt door op de link Toevoegen te klikken. U krijgt dan volgend scherm. Hier krijgt u de vraag voor welke service wil je de begeleidingsovereenkomst sluiten?. U kiest hier de service uit het keuzemenu en vult ook de datum in van wanneer deze begeleidingsovereenkomst geldig is. Dit kan u zelf invullen, of door op de link kies te klikken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 66

Vervolgens klikt u op de knop OK, en komt u terecht op volgend invulscherm. LET OP!! Het is niet mogelijk om iemand een begeleidingsovereenkomst te geven die nog geen begeleidingsovereenkomst had, of om iemand een begeleidingsovereenkomst te geven voor een ondersteuningsvorm die hoger ligt dan diegene die de pmh heeft. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 67

U vult hier de werkelijke begindatum in bij Datum in, standaard staat hier de datum van vandaag. Vergeet ook niet het schema en het aantal weken verlof per jaar in te vullen. Eventueel kan u hier ook de Datum uit invullen. Bewaren doe je door op de knop OK te klikken. Indien niet alles correct is ingevuld kan u foutmeldingen krijgen zoals in het scherm op de volgende pagina. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 68

3.17.2 Wijzigen begeleidingsovereenkomst Het wijzigen van een begeleidingsovereenkomst gebeurt door op de link wijzigen naast de begeleidingsovereenkomst te klikken. Wanneer u hierop drukt keert u terug naar het scherm dat u kreeg bij het aanmaken van een nieuwe begeleidingsovereenkomst. U kan dan het schema, het aantal weken verlof of de ontslagdatum wijzigen. Het is ook mogelijk om de ontslagdatum in te geven. Alle wijzigingen moeten bevestigd worden door op de knop OK te drukken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 70

3.17.3 Wijzigen schema in een begeleidingsovereenkomst Het is best mogelijk dat een pmh opgenomen blijft in dezelfde voorziening, maar dat hij in plaats van een volledige week (voltijds protocol), maar 4 dagen per week (deeltijds protocol) komt. Het is dan ook niet nodig om hiervoor een nieuwe begeleidingsovereenkomst te maken, u voegt gewoon het nieuwe schema toe. U kan klikken op de link wijzigen schema. U komt dan terecht in het venster aanmaken schema. Hier vult u de nieuwe begindatum en het nieuwe schema in. Indien het gewenste schema nog niet zichtbaar is in het keuzemenu, dient u dit aan te maken bij beheer schema. Om te bewaren klikt u op de knop OK. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 71

3.17.4 Verwijderen begeleidingsovereenkomst Gelieve heel voorzichtig te zijn met het verwijderen van begeleidingsovereenkomsten!! Bij twijfel neem contact op met de helpdesk cliëntenadministratie 02/225.86.05 U kan een begeleidingsovereenkomst verwijderen door eerst op de link wijzigen te klikken en daarna op de knop verwijderen. Het verwijderen van een begeleidingsovereenkomst heeft tot gevolg dat wanneer deze onterecht is gebeurd dat dit niet meer kan rechtgezet worden. Bij twijfel : gelieve eerst contact te nemen met de Helpdesk Cliëntenadministratie tel. 02/225.86.05 of email : kostenstaten@vaph.be. Bij het verwijderen moet u ook nagaan of de maandstaten nog correct staan. Daarom krijgt u alvorens definitief te verwijderen de vraag of u wel zeker bent. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 72

3.18 Rapport actieve begeleidingsovereenkomst Door op Rapport actieve begeleidingsovereenkomst (zie pijl) te klikken kan u een overzicht aanvragen van alle nog lopende (actieve) begeleidingsovereenkomsten. U kan dit overzicht opvragen in drie formaten. 1) csv voor oudere versies van Excel 2) Excel versie 2000 of recenter 3) Gewone webpagina Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 73

3.19 Rapport begeleidingsovereenkomst sinds 01/01/2006 Door op Rapport begeleidingsovereenkomst sinds 01/01/2006 (zie pijl) te klikken krijgt u een overzicht van alle begeleidingsovereenkomsten sinds 01/01/2006. U kan dit overzicht opvragen in drie formaten. 1) csv voor oudere versies van Excel 2) Excel versie 2000 of recenter 3) Gewone webpagina 3.20 Afmelden Door op afmelden te klikken verlaat u de webapplicatie. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 74

4 Tabblad Kostenstaten 4.1 Beheer KST Bij Beheer KST (zie pijl) worden de maandstaten beheerd 4.1.1 Kostenstaten overzicht Wanneer u geen selectie maakt en op de knop zoeken drukt, krijgt u een overzicht van alle maandstaten voor elke persoon voor elk jaar en elke afdeling. Uiteraard kan u de maandstaat die u zoekt sneller terug vinden door de filters te gebruiken. U kan filteren op Dienst, Omschrijving KST Afdeling, Jaar, Maand, Naam bewoner, Voornaam bewoner, RRnr bewoner of op de status Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 75

Door rechts naast de status op de link Inzien te klikken krijgt u een detailoverzicht over deze maand (zie p.76. Het detailoverzicht bestaat uit drie delen. 1. status Het tabblad status staat automatisch Gevalideerd. Wanneer de status op Gevalideerd staat zal deze de volgende nacht verwerkt worden door het VAPH. De status zal dan automatisch veranderen in Berekend of ongeldig. 2. Aanwezigheidstabel Dit is een kalendertabel waar u op elke dag een dagcode (aan- of afwezigheidsdag) kan invullen. Voor maandstaten waar een schema aan vasthangt wordt het schema automatisch overgenomen, indien dit niet overeenkomt met de realiteit kan u dit steeds wijzigen door op het pijltje naast de dagcode te klikken. Het is dus niet nodig om steeds het schema te wijzigen. 3. Financiële gegevens De Financiële codes zijn belangrijk voor de persoonlijke bijdrage die de pmh al dan niet moet betalen. Het is belangrijk dat deze zo correct mogelijk worden aangemaakt. Omdat de financiële gegevens normaal gezien niet maandelijks wijzigen worden bij aanmaak van de maandstaat de financiële gegevens van de voorbije maand genomen. De financiële codes van februari worden dus overgenomen bij de aanmaak van de maand maart. Zo hoeft de voorziening ook niet alle maanden de financiële codes van elke pmh opnieuw in te vullen. 4.1.2 Verklaring verschillen statussen Gevalideerd: De maandstaat werd aangemaakt en zal de volgende nacht berekend worden Berekend: De maandstaten zijn berekend, dit wil niet automatisch zeggen dat de maandstaten correct zijn, hiervoor dient u de foutenrapporten te raadplegen. Ongeldig: is van toepassing op oude kostenstaten van voor migratie Afgesloten: is van toepassing op oude kostenstaten van voor migratie Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 76

4.1.3 Aanmaken nieuwe kostenstaten (enkel voor webgebruikers) De maandstaten worden niet meer automatisch (vroeger gebeurde dit elke eerste zaterdag van de maand) aangemaakt door het VAPH. De voorzieningen maken nu zelf de maandstaten aan. Dit gebeurt via de knop toevoegen (zie blauwe pijl p. 74) Door op de knop Toevoegen te klikken komt u in het scherm Aanmaken registratie kostenstaatlijn. Hier vult u via Opzoeken de zorgvrager in waarvoor u een kostenstaat wilt aanmaken. Vervolgens vult u de Dienst, het Jaar en de Maand waarvoor u een kostenstaat wilt aanmaken in. Druk op de knop Toevoegen en u komt terecht op het scherm aanmaken detail Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 77

Hier vult u zowel de aanwezigheidsdagen als de financiële gegevens in. LET OP!!! Het is niet meer nodig om XX, NG of OA dagen door te geven, u mag deze dagen blanco laten. Indien alles correct is ingevuld klikt u op de knop Bewaren en de maandstaat is aangemaakt. U vindt deze terug volgens de werkwijze besproken in 4.1.1. 4.2 Rapport typedagen pmh Bij rapport typedagen pmh (zie pijl) kan u een overzicht bekomen van het aantal onderhoudsdagen per pmh, per afdeling, per jaar. In het beginscherm kan u filteren op rijksregisternummer, naam, voornaam, maand/jaar, afdeling of typedag. U kan zoals steeds ook kiezen in welk formaat u het resultaat wilt. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 78

Indien u het aantal typedagen van de pmh met rijksregisternummer xxxxxx-xxx-xx voor de maand november 2010 wilt hebben, vult u de filter in zoals in onderstaand voorbeeld en drukt u op de knop zoeken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 79

4.3 Rapport typedagen afdeling Bij rapport typedagen afdeling (zie pijl) bekomt u een overzicht van het aantal typedagen per afdeling voor uw voorziening. In het beginscherm kan u filteren op afdeling, maand/jaar of typedag. U kan zoals steeds ook kiezen in welk formaat u het resultaat wilt. Als u het aantal F dagen voor afdeling 601 wilt weten voor het volledige jaar 2010, dan vult u de filter in zoals in volgende afbeelding en drukt u op de knop zoeken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 80

4.4 Rapport bedragen afdeling Bij rapport bedragen afdeling (zie pijl) bekomt u een overzicht van het totaal bedrag van de financiële gegevens per afdeling voor uw voorziening. In het beginscherm kan u filteren op afdeling of maand/jaar. U kan zoals steeds ook kiezen in welk formaat u het resultaat wilt. Indien u het totaal bedrag van de financiële gegevens voor de maand november 2010 voor de afdeling 601 wilt, dan vult u de filter in zoals in onderstaand voorbeeld en drukt u op de knop zoeken. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 81

4.5 Rapport bedragen pmh Bij rapport bedragen pmh bekomt u een overzicht van het totaal bedrag van de financiële gegevens per pmh voor uw voorziening. In het beginscherm kan u filteren op rijksregisternummer, naam, voornaam, afdeling of maand/jaar. U kan zoals steeds ook kiezen in welk formaat u het resultaat wilt. Indien u het bedrag van de financiële gegevens voor de maand november 2010 voor de pmh met rijksregisternummer xxxxxx-330-33 wilt, dan vult u de filter in zoals in onderstaand voorbeeld en drukt u op de knop zoeken. 4.6 Afmelden Door op afmelden te klikken verlaat u de webapplicatie. Handleiding Webapplicatie_cliëntenregistratie 2013 Versie_3.0 82