HANDLEIDING MYFLEX ZZP Myflex My Service Provider Marconibaan 1a 3439 MR Nieuwegein Postbus 549 3430 AM Nieuwegein t +31 (0) 30 230 61 41 f +31 (0) 30 605 50 77 e i info@myflex.nl www.myflex.nl
Welkom bij Myflex Myflex is actief als onafhankelijke Managed Service Provider (MSP) en verzorgt het totale inhuurproces en de inkoopadministratie voor haar opdrachtgevers. De diensten van Myflex worden ondersteund door het Myflex systeem. Middels dit systeem wordt het gehele inhuurproces van (inhuur)medewerkers/ Deskundigen (uitzendkrachten, detacheringskrachten, zzp ers, collegiale inleen, etc.) gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Klantportal Sweco Myflex heeft voor Sweco een klantportal beschikbaar gesteld. Deze informatiesite is het platform van Sweco voor het inhuren van extern personeel via Myflex. Op deze site kunnen inhurende managers, leveranciers, zzp ers en Deskundigen op het Myflex systeem inloggen en acties uitvoeren, zoals het aanmelden van een nieuwe inzet of opdracht of het doorgeven van een contractmutatie aan Myflex. Kies voor Ga naar de klantportal op www.myflex.nl. U ziet een overzicht van klanten, klik vervolgens op Ga naar de portal onder Sweco om de klantportal te bezoeken. Ga naar het inlogscherm van het Myflex systeem door onder Sweco op Direct inloggen te klikken. Inloggen en uitloggen Uw inloggegevens ontvangt u per e-mail van afzender noreply@salesforce.com. Deze e-mail heeft als onderwerp: Welkom bij Myflex - uw inloggegevens. Inloggen op het Myflex systeem Log in op het Myflex systeem door op Direct inloggen te klikken. U kunt ook via de klantportal inloggen via Inloggen Myflex in het hoofdmenu. De knop Uitloggen bevindt zich rechts bovenin het scherm. Bent u uw wachtwoord of inlognaam vergeten? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u in het inlogscherm voor het Myflex systeem op de optie Uw wachtwoord vergeten? Geef vervolgens uw gebruikersnaam op. U krijgt binnen 5 minuten een nieuw wachtwoord per e-mail toegestuurd. Als u uw inlognaam vergeten bent klikt u op Uw inlognaam vergeten? Contact / support Voor vragen omtrent het systeem en/of proces kunt u contact opnemen met Myflex via onderstaande gegevens: (030) - 230 61 41 contact@myflex.nl
Hoofdpagina Wanneer u inlogt, komt u op de hoofdpagina en kunt u via tabbladen door het systeem navigeren. Hieronder treft u een toelichting per tabblad. Op de hoofdpagina vindt u een overzicht van de door u te verrichten taken. De door u te beoordelen en accorderen digitaal dossier documenten (bijvoorbeeld de geheimhoudingsverklaring en de inzetbevestiging) staan onder het kopje digitaal dossier eveneens op de hoofdpagina. Digitaal Dossier Voor u als zzp er zijn er documenten die u goed dient te keuren. Dit zijn bijvoorbeeld de inzetbevestiging, de algemene inleenvoorwaarden en de geheimhoudingsverklaring. Ook kan u gevraagd worden documenten te uploaden. Indien het een goed te keuren document betreft, kunt u deze openen door op de link in de kolom Dossier Document te klikken en vervolgens de PDF te openen. Wanneer u het document heeft gelezen, sluit u het betreffende tabblad en kunt u het document accorderen of afwijzen. Indien het een te uploaden document betreft, kiest u voor de knop Document uploaden. Belangrijk Het niet accorderen of uploaden van een document heeft consequenties voor het invoeren van uw uren en declaraties in het Myflex systeem.
Opdrachten Onder dit tabblad staan uw opdrachten. In een opdracht liggen de afspraken tussen de inlenende en uitlenende partij vast. Door op de onderstreepte opdracht te klikken (job-xxxx) kunt u informatie van deze opdracht inzien. Onder het kopje Dossier Documenten treft u het door u goedgekeurde dossier document aan. Daar is ook de status van de andere dossier documenten voor deze opdracht zichtbaar. Urenstaten Digitale urenstaat De digitale urenstaat bestaat uit twee onderdelen: uren en declaraties. Hier kunt u een nieuwe urenstaat aanmaken en eerder ingediende urenstaten inzien. U dient iedere week uw gewerkte uren in te voeren in Oracle, het urensysteem van Sweco. Na accordering door uw opdrachtgever, worden de uren vanuit Oracle rechtstreeks in Myflex geïmporteerd. De geïmporteerde uren zijn niet meer te wijzigen.
Declaraties Indien u declaraties dient op te voeren in het Myflex systeem (bijvoorbeeld zakelijke reiskosten), dan adviseren wij u om bij aanvang van de opdracht met de opdrachtgever af te stemmen in welke frequentie u uw declaraties invoert (bijvoorbeeld iedere week of eenmaal per 4 weken). Er zijn 2 mogelijke soorten declaraties: Zakelijke reiskosten Overige declaraties Om uw declaraties in te voeren opent u de urenstaat en klik op Wijzigen. U kunt onderaan bij Inhoudingen/vergoedingen uw onkosten invoeren. U dient per declaratie in de opmerkingen een toelichting op uw declaratie aan te geven. Kies vervolgens voor Indienen ter accordering. De opdrachtgever keurt uw declaraties digitaal goed waarna u via dezelfde internetportal uw uren en eventuele declaraties kunt factureren. Belangrijk In verband met belastingen dient u de bonnetjes van uw onkostendeclaraties in uw eigen administratie te bewaren. Indien er nog geen gewerkte uren zijn geïmporteerd uit Oracle, kan het zijn dat nog niet alle benodigde dossier documenten zijn goedgekeurd. Dit staat dan aangegeven onder het kopje Acties. Neemt u in dat geval contact op met Myflex of probeert u later in de week nogmaals. Voorbeeld van een urenstaat met declaraties
Goedkeuring urenstaten door manager De opdrachtgever keurt uw urenstaten en eventuele declaraties digitaal goed waarna uw uren en eventuele declaraties ter verwerking worden doorgestuurd aan Myflex. Indien u een correctie wenst te maken op een reeds geaccordeerde urenstaat dan kiest u voor Terugsturen naar de indiener. Betalingsvoorstellen / facturen Myflex werkt met E-facturen. Alle gegevens die nodig zijn (conform de wet) op een E-factuur worden in de applicatie opgeslagen. Op basis van de door de manager geaccordeerde urenstaten legt Myflex u volgens onderstaand schema een betalingsvoorstel voor. U kunt aan dit betalingsvoorstel uw eigen factuurnummer toevoegen en deze vervolgens als E-factuur bij Myflex indienen. Myflex stuurt u een mail wanneer er een betalingsvoorstel voor u klaar staat. Factureren Onder het tabblad Facturen ziet u in het overzicht facturen het betalingsvoorstel dat Myflex voor u heeft klaargezet. Klik op PDF om het voorstel te bekijken. Om dit voorstel als factuur in te dienen bij Myflex dient u uw eigen factuurnummer toe te voegen. Klik op Openen (zie bovenstaande afbeelding). Klik nu op Wijzigen en verander het factuurnummer van Myflex in uw eigen factuurnummer. Klik vervolgens op Opslaan. De velden factuurkenmerk 1, 2 en 3 worden niet gebruikt.
Nadat u de factuur heeft opgeslagen, kunt u de factuur indienen middels de knop Indienen. Zodra u deze E- factuur heeft ingediend zal Myflex deze factuur in behandeling nemen volgens de afgesproken betalingscondities. U ziet bij de Workflow status dat de factuur is ingediend ter goedkeuring bij Myflex. Vanaf dit moment loopt de overeengekomen betalingstermijn.
Schema ontvangst betalingsvoorstellen De standaard facturatie-interval bedraagt 4 weken. Myflex zet volgens onderstaand schema uw betalingsvoorstellen klaar: PERIODE BETALINGSVOORSTEL STAAT KLAAR VANAF Week 1 t/m week 4 2 februari 2017 na 15.00 uur Week 5 t/m week 8 2 maart 2017 na 15.00 uur Week 9 t/m week 12 30 maart 2017 na 15.00 uur Week 13 t/m week 16 26 april 2017 na 15.00 uur Week 17 t/m week 20 24 mei 2017 na 15.00 uur Week 21 t/m week 24 22 juni 2017 na 15.00 uur Week 25 t/m week 28 20 juli 2017 na 15.00 uur Week 29 t/m week 32 17 augustus 2017 na 15.00 uur Week 33 t/m week 36 14 september 2017 na 15.00 uur Week 37 t/m week 40 12 oktober 2017 na 15.00 uur Week 41 t/m week 44 9 november 2017 na 15.00 uur Week 45 t/m week 48 7 december 2017 na 15.00 uur Week 49 t/m week 52 4 januari 2018 na 15.00 uur