JOEP. Handleiding - hulpverlener Versie 1.0 Oktober 2016
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Vandaag Zorgvernieuwing Colofon: Oktober 2016 Vandaag Zorgvernieuwing Den Dries 7 5552 CL Valkenswaard T: 040-303 09 04 E: info@vandaagzorgvernieuwing.nl I: www.vandaagzorgvernieuwing.nl
Voorwoord Voor u ligt de handleiding ten behoeve van het gebruik van JOEP. JOEP. is een online cliëntenportaal waarmee u als hulpverlener op een veilige wijze toegang krijgt tot de zorgdossiers van uw cliënt(en) en in contact kan treden met de cliënt(en) en zijn of haar omgeving. JOEP. is ontwikkeld door en voor cliënten, hulpverleners en zorgorganisaties. De functionaliteiten van JOEP. sluiten naadloos aan op het Zorg Informatie Systeem dat wordt gebruikt door uw zorgorganisatie en derhalve op het hulpverleningsproces tussen u en uw cliënt(en). JOEP. functioneert volledig op basis van de informatie die wordt ingevoerd in Qurentis. Dat betekent onder meer dat u in JOEP. eventuele reacties op rapportages en zorgplannen kunt inzien; deze zorgplannen en rapportages zijn door u toegevoegd in Qurentis. Ook kunt u zelf reacties plaatsen bij deze onderdelen, alsmede de rapportages en zorgplannen direct inzien. Daarnaast kunt u op een geheel veilige wijze communiceren met de cliënt via de chatfunctie, en tot slot door de cliënt aangemaakte dagboek items inzien. Om optimaal gebruik te kunnen maken van JOEP. is het noodzakelijk dat u als hulpverlener, de betreffende cliënt(en) en zijn of haar omgeving, adequaat gebruik maken van de applicatie. Deze handleiding beschrijft de belangrijkste onderdelen en functionaliteiten van JOEP. Omdat JOEP. toegankelijk is via een web-versie en een app, wordt vervolgens beschreven hoe u de app kunt downloaden en installeren. Daarna worden de werking en het gebruik van JOEP. stapsgewijs uitgelegd aan de hand van de web-versie van JOEP. De werking van de app is vergelijkbaar met de werking van de web-versie, met het verschil dat de app gecomprimeerde velden bevat vanwege verkleinde schermen van bijvoorbeeld smartphones. Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 3
Onderdelen en functionaliteiten (overzicht) JOEP. bevat diverse onderdelen en functionaliteiten die u als hulpverlener direct inzicht geven in het zorgproces van de cliënt. Gezamenlijk bevorderen deze functionaliteiten de regie van de cliënt over zijn of haar eigen zorgproces en maken zij het mogelijk dat u op snelle, veilige en dynamische wijze inzicht heeft in en invloed heeft op dit zorgproces van iedere cliënt. Het aanmaken en beheren van gebruikers JOEP. kent drie verschillende soorten gebruikers: de cliënt, de contactpersoon van de cliënt en de hulpverlener. Het aanmaken van deze gebruikers gebeurt door uw zorgorganisatie. Uw medewerkersgegevens worden door uw zorgorganisatie geregistreerd in Qurentis en automatisch gekoppeld aan JOEP. Uw zorgorganisatie koppelt eveneens de juiste cliënt(en) aan uw profiel, zodat u in JOEP. altijd met de juiste cliënt(en) kunt communiceren en de juiste zorgdossiers in kunt zien. Ook zullen er -indien van toepassing- contactpersonen van de cliënt(en) worden toegevoegd aan het zorgproces van de cliënt. De beslissing welke personen toegang hebben tot het zorgproces ligt in eerste instantie bij de cliënt(en). Recente activiteit In het onderdeel Recente activiteit staan alle recente activiteiten die door uw cliënt(en) en/of hun contactpersonen zijn geplaatst. Voorbeelden hiervan zijn: reacties op rapportages en reacties op zorgplannen. Zo heeft u als hulpverlener meteen een overzicht van de gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden in de zorgprocessen van uw cliënt(en). Mijn plan In het onderdeel Mijn plan is/zijn de recente zorgplan(nen) van de cliënt(en) zichtbaar. Een zorgplan wordt vanuit Qurentis automatisch gekoppeld aan JOEP. Vanuit JOEP. kunt u het zorgplan inzien en downloaden, alsook een reactie plaatsen op het zorgplan, welke zichtbaar is voor de cliënt. Ook de cliënt kan een reactie plaatsen bij een zorgplan; hiervan krijgt u een melding bij het onderdeel recente activiteit. Naast deze mogelijkheden kunt u een visuele weergave van het zorgplan oproepen. Dit visueel zorgplan geeft u snel een integraal en dynamisch beeld van de ontwikkeling van uw cliënt(en) op de verschillende zorgplanonderdelen aan de hand van een radarschaal. Deze schaal is opgebouwd uit scores op een vijfpuntschaal, variërend van groen (goed), oranje (voldoende/onvoldoende) tot rood (sterk onvoldoende). Dagboek In het onderdeel Dagboek van JOEP. kunt u door de cliënt(en) beschikbaar gestelde dagboekitems inzien; alleen wanneer een cliënt een dagboekitem niet heeft aangemerkt als zijnde privé, kunt u als hulpverlener het betreffende item zien. Voor de cliënt is het mogelijk om drie verschillende typen smileys te koppelen aan een dagboekitem: een negatieve emotie, een neutrale emotie, en een positieve emotie. Indien de cliënt vijf maal achter elkaar een negatieve emotie heeft gekoppeld aan zijn of haar dagboekitems, krijgt u als hulpverlener hiervan een melding. Rapportages In het onderdeel Rapportages kunt u die rapportages inzien die u heeft opgesteld en gekoppeld aan JOEP. De cliënt en zijn of haar contactpersonen kunnen te allen tijde een reactie geven op een rapportage, die u vervolgens kunt lezen en eveneens op kunt reageren. Wanneer een cliënt of zijn of Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 4
haar contactpersonen een reactie hebben geplaatst, krijgt u hiervan een melding bij het onderdeel Recente activiteit. Nieuws In het onderdeel Nieuws kunt u interessante nieuwsberichten lezen welke door uw zorgorganisatie worden geplaatst. Uw zorgorganisatie is verantwoordelijk voor het selecteren en publiceren van relevante interne en externe nieuwsberichten. Chat In het onderdeel Chat kunt u op eenvoudige wijze contact leggen met uw cliënt(en). Nadat u een bericht heeft verstuurd naar een cliënt ontvangt deze een notificatie op zijn of haar smartphone. U ontvangt eveneens een notificatie zodra de cliënt uw bericht heeft beantwoord. Het belangrijkste voordeel van de chat-functionaliteit in JOEP. boven andere populaire chatfuncties zoals Whatsapp is dat alle communicatie op een geheel veilige manier wordt gedeeld. Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 5
Installatie van de app Om optimaal gebruik te kunnen maken van JOEP. is het raadzaam om de app JOEP. te installeren op uw telefoon en/of tablet. De app is beschikbaar voor zowel Android als ios (Apple). Installatie voor Android Om JOEP. te installeren op uw toestel (smartphone of tablet) met Android als besturingssysteem opent u de app Play Store welke standaard is geïnstalleerd op uw toestel (zie afbeelding 1). AFBEELDING 1 Nadat u de app Play Store heeft geopend, verschijnt het volgende scherm (zie afbeelding 2). In dit scherm voert u in de zoekbalk (zie rode kader in afbeelding 2) joep in. Vervolgens kunt u de juiste app selecteren door op JOEP. te klikken (zie groene kader in afbeelding 2). Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 6
AFBEELDING 2 Nadat u de juiste app heeft geselecteerd, klikt u op installeren (zie afbeelding 3) om de app te installeren. De app wordt vervolgens op uw toestel geïnstalleerd waarna u klaar bent voor het gebruik van JOEP. vanuit dit toestel. AFBEELDING 3 Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 7
Installatie voor ios (Apple) Om JOEP. te installeren op uw toestel (smartphone of tablet) met ios (Apple) als besturingssysteem opent u de App Store op uw toestel (zie afbeelding 4). AFBEELDING 4 Nadat u de App Store heeft geopend, verschijnt het volgende scherm (zie afbeelding 5). In dit scherm klikt u op het loepje (zie rode kader in afbeelding 5). AFBEELDING 5 Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 8
In het scherm dat vervolgens verschijnt voert u in het zoekveld (zie rode kader in afbeelding 6) joep in. AFBEELDING 6 Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 9
Inloggen en beginscherm Om in te loggen in JOEP. raadpleegt u de app of de web-versie van JOEP. De app is toegankelijk nadat u deze hebt geïnstalleerd op uw toestel, door in de lijst met apps te klikken op de app met het volgende icoontje: De web-versie is toegankelijk via de weblink die aan u is verstrekt. Nadat u de app dan wel web-versie hebt geraadpleegd, verschijnt onderstaand scherm (zie afbeelding 7). In dit scherm voert u eenmalig de naam of het nummer in van uw zorgorganisatie alsook de gebruikersnaam en het wachtwoord welke u per brief heeft ontvangen. In een eerste brief heeft u de gebruikersnaam ontvangen; in een tweede brief is het wachtwoord aan u verstuurd. Het wachtwoord wordt automatisch gegenereerd door de portal en wordt niet gecommuniceerd naar Qurentis. AFBEELDING 7 Nadat u de inloggegevens heeft ingevoerd, verschijnt het volgende scherm (zie afbeelding 8). U dient zelf een viercijferige pincode te kiezen en deze in te voeren. Het systeem onthoudt deze pincode en zal bij alle volgende keren dat u wilt inloggen enkel vragen naar deze pincode. U hoeft dan dus niet meer de volledige inloggegevens (zie afbeelding 7) in te voeren en kunt volstaan met de door u gekozen pincode. Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 10
AFBEELDING 8 Het volgende beginscherm verschijnt nadat u bent ingelogd in JOEP. (zie afbeelding 9): AFBEELDING 9 Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 11
Kies allereerst een cliënt, waarvan u het zorgdossier wilt inzien, door op Kies cliënt te klikken (zie oranje kader in afbeelding 9). Selecteer vervolgens de cliënt en klik op Kies (zie afbeelding 10 onderstaand). AFBEELDING 10 De icoontjes aan de linkerkant (zie rode kader in afbeelding 9) hebben de volgende betekenis: Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 12
Door op dit icoontje te klikken verschijnt het beginscherm van JOEP. Door op dit icoontje te klikken opent u het onderdeel Recente activiteit Door op dit icoontje te klikken opent u het onderdeel Zorgplannen Door op dit icoontje te klikken opent u het onderdeel Dagboek Door op dit icoontje te klikken opent u het onderdeel Rapportages Door op dit icoontje te klikken opent u het onderdeel Nieuws Door op dit icoontje te klikken opent u het onderdeel Chat Door op dit icoontje te klikken krijgt u een overzicht van uw profiel, inclusief de aan u gekoppelde cliënt(en) Door op dit icoontje te klikken logt u uit U kunt ook een onderdeel openen door op één van de onderdelen te klikken zoals in het groen omlijnde kader in afbeelding 9 zichtbaar is. Zorgplannen In het onderdeel Zorgplannen is/zijn de recente zorgplan(nen) van de cliënt(en) zichtbaar. Een zorgplan wordt vanuit Qurentis automatisch gekoppeld aan JOEP. Vanuit JOEP. kunt u het zorgplan inzien en downloaden, alsook een reactie plaatsen op het zorgplan, welke zichtbaar is voor de cliënt. Ook de cliënt kan een reactie plaatsen bij een zorgplan; hiervan krijgt u een melding bij het onderdeel recente activiteit. Naast deze mogelijkheden kunt u een visuele weergave van het zorgplan oproepen. Dit visueel zorgplan geeft u snel een integraal en dynamisch beeld van de ontwikkeling van uw cliënt(en) op de verschillende zorgplanonderdelen aan de hand van een radarschaal. Deze schaal is opgebouwd uit scores op een vijfpuntschaal, variërend van groen (goed), oranje (voldoende/onvoldoende) tot rood (sterk onvoldoende). U opent een zorgplan door op het rood omlijnde icoontje te klikken in het beginscherm (zie afbeelding 11). Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 13
AFBEELDING 11 Nadat u het onderdeel Zorgplannen heeft geopend, verschijnt het volgende scherm (zie afbeelding 12): AFBEELDING 12 Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 14
In dit scherm zijn de titels zichtbaar van de zorgplannen van de cliënt die u heeft geselecteerd (zie rode kader in afbeelding 12. Door op het oranje omlijnde icoontje te klikken (zie afbeelding 12 verschijnen de mogelijke acties die u kunt uitvoeren. U kunt (1) een reactie geven op het bijbehorende zorgplan, (2) de visuele weergave van het zorgplan raadplegen en (3) het zorgplan downloaden (zie groene kader in afbeelding 12). Een reactie geven op het zorgplan Door te klikken op Reactie kunt u een reageren op het zorgplan (zie rode kader in afbeelding 13). AFBEELDING 13 Het volgende scherm verschijnt waarin u uw reactie kunt typen (zie rode kader in afbeelding 14). Nadat u uw volledige reactie heeft getypt, klikt u op Opslaan (zie oranje kader in afbeelding 14). Uw reactie is nu opgeslagen en zichtbaar voor de betreffende cliënt en zijn of haar contactpersoon. Door te klikken op Terug naar overzicht (zie groene kader in afbeelding 14) gaat u terug naar het vorige scherm. AFBEELDING 14 Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 15
Visueel zorgplan Door te klikken op Visueel zorgplan opent u de visuele weergave van het zorgplan (zie rode kader in afbeelding 15). AFBEELDING 15 Het volgende scherm verschijnt (zie afbeelding 16). Aan de linkerkant is de netwerkradar zichtbaar met daarin opgenomen de scores voor alle samenhangende zorgplanonderdelen op een vijfpuntschaal (zie rode kader in afbeelding 16). De gegenereerde scores voor de betreffende cliënt representeren de indruk(ken) van de toestand van de cliënt. Via het uitrolveld aan de rechterkant kunt u een ander tijdstip selecteren met bijbehorende scores (zie groene kader in afbeelding 16). AFBEELDING 16 Downloaden van het zorgplan Door te klikken op Downloaden (zie rode kader in afbeelding 17) verschijnt een printversie van het zorgplan in pdf. Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 16
AFBEELDING 17 Dagboek In het onderdeel Dagboek van JOEP. kunt u door de cliënt(en) beschikbaar gestelde dagboekitems inzien; alleen wanneer een cliënt een dagboekitem niet heeft aangemerkt als zijnde privé, kunt u als hulpverlener het betreffende item zien. Voor de cliënt is het mogelijk om drie verschillende typen smileys te koppelen aan een dagboekitem: een negatieve emotie, een neutrale emotie, en een positieve emotie. Indien de cliënt vijf maal achter elkaar een negatieve emotie heeft gekoppeld aan zijn of haar dagboekitems, krijgt u als hulpverlener hiervan een melding. U opent het dagboek van een cliënt door op het rood omlijnde icoontje te klikken in het beginscherm (zie afbeelding 18). AFBEELDING 18 Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 17
Nadat u het onderdeel Dagboek heeft geopend, verschijnt het volgende scherm (zie afbeelding 19): AFBEELDING 19 In dit scherm zijn de datum, de titel, het gekozen pictogram en de status (openbaar of privé) voor elk dagboekitem zichtbaar (zie rode kader in afbeelding 19). De status openbaar betekent dat u als hulpverlener het dagboekitem kunt bekijken. De status privé houdt in dat u als hulpverlener alleen kunt zien dát er een privé dagboekitem is gemaakt, met daaraan de emotie gekoppeld. U kunt niet de titel of de inhoud van deze dagboekitems bekijken. Via het oranje omlijnde icoontje (zie afbeelding 19) kunt u een dagboekitem bekijken en de volledige tekst lezen, mits het om een openbaar dagboekitem gaat. Rapportages In het onderdeel Rapportages kunt u die rapportages inzien die u heeft opgesteld en gekoppeld aan JOEP. De cliënt en zijn of haar contactpersonen kunnen te allen tijde een reactie geven op een rapportage, die u vervolgens kunt lezen en eveneens op kunt reageren. Wanneer een cliënt of zijn of haar contactpersonen een reactie hebben geplaatst, krijgt u hiervan een melding bij het onderdeel Recente activiteit. U opent Rapportages door op het rood omlijnde icoontje te klikken in het beginscherm (zie afbeelding 20). Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 18
AFBEELDING 20 Nadat u het onderdeel Rapportages heeft geopend, verschijnt het volgende scherm (zie afbeelding 21): AFBEELDING 21 Dit scherm toont voor elke rapportage de datum, het soort rapportage en de naam van de hulpverlener die de rapportage heeft opgesteld (zie rode kader in afbeelding 21). Door te klikken op het oranje omlijnde icoontje (zie afbeelding 21) verschijnen de mogelijke acties die u kunt uitvoeren (zie groene kader in afbeelding 21). Door op Bekijken te klikken kunt u zowel de inhoud van de rapportage inzien, alsmede de reacties die er op zijn gegeven. Door op Reactie te klikken kunt u ook een reactie geven op de rapportage. Een reactie geven op een rapportage Nadat u heeft geklikt op Reactie in het onderdeel Rapporten (zie groene kader in afbeelding 21) verschijnt het volgende scherm (afbeelding 22). In het rood omlijnde veld kunt u uw reactie typen. Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 19
Nadat u uw volledige reactie heeft getypt, klikt u op Opslaan (zie oranje kader in afbeelding 22). Uw reactie is nu opgeslagen en zichtbaar voor uw cliënt en/of contactpersoon. Door te klikken op Terug naar overzicht (zie groene kader in afbeelding 22) gaat u terug naar het vorige scherm. AFBEELDING 22 Nieuws In het onderdeel Nieuws kunt u interessante nieuwsberichten lezen welke door uw zorgorganisatie worden geplaatst. Uw zorgorganisatie is verantwoordelijk voor het selecteren en publiceren van relevante interne en externe nieuwsberichten. U opent het onderdeel Nieuws door op het rood omlijnde icoontje te klikken in het beginscherm (zie afbeelding 23). AFBEELDING 23 Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 20
Het volgende scherm verschijnt (zie afbeelding 24). Door te klikken op de titel van het nieuwsbericht dat u wilt lezen, verschijnt het volledige nieuwsbericht op uw scherm (zie rode kader in afbeelding 24). AFBEELDING 24 Chat In het onderdeel Chat kunt u op eenvoudige wijze contact leggen met uw cliënt(en). Nadat u een bericht heeft verstuurd naar een cliënt ontvangt deze een notificatie op zijn of haar smartphone. U ontvangt eveneens een notificatie zodra de cliënt uw bericht heeft beantwoord. U opent het onderdeel Chat door op het rood omlijnde icoontje te klikken in het beginscherm (zie afbeelding 25). AFBEELDING 25 Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 21
In het scherm dat verschijnt ziet u een overzicht van de communicatie per cliënt (zie rode kader in afbeelding 26). Door te klikken op het groen omlijnde icoontje kunt u verder chatten in een bestaande conversatie. AFBEELDING 26 Wanneer u de chat met een cliënt heeft geopend, ziet u het volgende scherm (zie afbeelding 27). U kunt een nieuwe boodschap schrijven in het rood omlijnde veld. Nadat u de boodschap heeft geschreven klikt u op het oranje omlijnde icoontje (zie afbeelding 27) om de boodschap te versturen. De boodschap is nu verstuurd naar de cliënt en de cliënt ontvangt een notificatie van uw bericht. Door te klikken op Terug naar overzicht gaat u weer terug naar het beginoverzicht (zie groene kader in afbeelding 27). AFBEELDING 27 Vandaag Zorgvernieuwing Handleiding JOEP. voor de hulpverlener 22