Special bij Advocatenblad 19 september 2008 Door Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne Standaard software voor de advocatuur in kaart gebracht Is de prijs het belangrijkste criterium bij de aanschaf van een softwarepakket en hebben lokale toepassingen hun langste tijd gehad? Afgelopen jaren heeft onderzoeksbureau GBNED (www.ictadvocatuur.nl) het rapport Marktanalyse: software voor de advocatuur op de markt gebracht. Mede door het beperkte aantal mutaties afgelopen jaar, in het aanbod van standaard software voor de advocatuur, is besloten om dit jaar alleen deze bijdrage te publiceren in deze special. Hiermee wordt inzicht geboden in het totaalaanbod en ontwikkeling op het gebied van standaard software voor advocatenkantoren. Deze bijdrage kan onder meer gebruikt worden als eerste stap bij de selectie van een standaard softwarepakket. Het gaat dan om een eerste inzicht in de aangeboden toepassingen. Naast standaard Office toepassingen, zoals MS Word en Excel wordt binnen de advocatuur gebruikt gemaakt van standaard software voor dossierbeheer, tijdschrijven en declareren. Met name de wat grotere kantoren besteden ook aandacht aan digitaal documentbeheer. Daarnaast wordt software ingezet die specifiek gericht is op bepaalde rechtsgebieden, het ontsluiten van juridische kennis op een kantoor of die op andere wijze de kantoorpraktijk van de advocaat ondersteunt (bijvoorbeeld digitaal dicteren). Met name op het gebied van standaard software voor digitaal dossierbeheer, tijdschrijven en declareren lijkt de laatste jaren een heuse prijzenslag uitgebroken onder de aanbieders van deze toepassingen. Voor een bedrag van minder dan 500,- euro per jaar kan een kantoor met één fee earner en een secretaresse met software voor tijdschrijven en declareren aan de gang. Soms zelfs aangevuld met digitaal dossierbeheer en boekhouding. De tijd dat advocatenkantoren nog met Excel en Word de rekening voor cliënten opmaken is dan ook achterhaald vandaag de dag. Van een professioneel kantoor mag verwacht worden dat deze ook met professionele software werkt, zeker met het oog op de toekomst. Toch schuilt er wel een gevaar in deze prijzenslag. Want een leverancier moet natuurlijk wel rendabel zijn producten op de markt blijven zetten en natuurlijk ook voldoende opbrengst creëren voor investering (met name ontwikkeling van nieuwe software) in de toekomst. Bij de selectie van een standaard softwarepakket wordt dan ook geadviseerd niet alleen naar de laagste prijs te kijken, maar ook naar de continuïteit die een leverancier kan bieden. Als een supermarkt door de prijzenoorlog het loodje legt gaan we gewoon een straat verder naar de concurrent, maar als uw softwareleverancier het loodje legt heeft u als kantoor wel te maken met lopende zaken die zijn vastgelegd in de software en met de Belastingdienst die stelt dat alle boekhoudgegevens (en daar vallen tijdschrijven, dossierbeheer en declareren ook onder) zeven jaar bewaard moeten blijven. In elk geval is het aanbod van standaard software voor de advocatuur verderop voor u op een rij gezet om tot een eerste vergelijking te komen. Als vervolgstap in de eerste selectie van een standaard softwarepakket wordt geadviseerd vooraf goed uw eisen en wensen op een rij te zetten en na te gaan welke softwarepakket(ten) hieraan voldoen. Een referentiebezoek aan een of meerdere kantoren die al gebruik maken van beoogde software in de praktijk kan ook vaak uitkomst bieden. Een dergelijk bezoek wordt geadviseerd af te leggen zonder het bijzijn van de softwareleverancier, zodat deze laatste het bezoek niet (in zijn voordeel) kan beïnvloeden. Lokaal of SAAS Alle aanbieders van standaard software voor de advocatuur zijn gevraagd naar de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van software voor de advocatuur nu en voor de toekomst. En hoewel lang niet alle aanbieders als echte visionairs bestempeld kunnen worden zijn er wel een aantal trends te bespeuren. De belangrijkste trend lijkt een verdere inzet van on-line toepassingen. Het gaat dan in veel gevallen over het aanbieden van software via het SAAS (Software as a Service) model. In dit laatste geval wordt software via internet beschikbaar gesteld aan gebruikers en staat de software zelf en de gegevens op een centrale plaats opgeslagen in een (naar wij mogen verwachten) een beveiligde serverruimte. Het gaat dan niet alleen om de advocaten en hun medewerkers zelf die op afstand kunnen werken (natuurlijk handig als je op de rechtbank of bij een cliënt bent en nog even het dossier wilt raadplegen). Maar ook om het toegang geven van de cliënt in (al dan niet bepaalde delen van) zijn of haar dossier. Oftewel cliënten kunnen dan de voortgang van hun zaak on-line volgen en ook de daaraan bestede tijd. Dit is samen te vatten als on-line transparantie in kwaliteit en service. Het is natuurlijk altijd de vraag hoe snel
deze trend zich voortzet. Het zal net zo gaat als bij de mobiele telefoon, in het begin een hebbeding en nu een onmisbaar middel in de praktijk. Nu zullen sommige advocatenkantoren het on-line toegang geven aan cliënten nog zien als onderscheidend voor hun dienstverlening, straks zal het niet on-line toegang geven aan cliënten gezien worden als achterhaald. Ketendigitalisering Mede door de komst van internet, het gebruik van (open)standaarden en onderlinge uitwisselbaarheid van gegevens tussen on-line toepassingen (via webservices) voorspellen we een verdere toeneming van ketendigitalisering. Een ontwikkeling als elektronisch factureren zorgt ervoor dat facturen steeds meer digitaal uitgewisseld worden tussen systemen. Verwacht wordt daarbij ook een automatische koppeling tussen elektronisch bankieren, elektronisch factureren en boekhoudsoftware. Handmatig nota s en bankafschriften inboeken zal binnen afzienbare tijd tot het verleden gaan behoren. Specifiek op het terrein van de advocatuur valt daarbij ook te denken aan automatische koppelingen tussen systemen van de rechtspraak en (dossierbeheer)systemen binnen de advocatenpraktijk. Natuurlijk moet u zich als advocatenkantoor niet direct storten op al deze ontwikkeling en u vooral bezig blijven houden met uw core business het pleiten voor cliënten. Maar af en toe uw licht opsteken en aan de bel trekken bij uw IT-leverancier(s) kan natuurlijk geen kwaad. Hieronder staan de antwoorden van de individuele leveranciers op de vraag naar de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van software voor de advocatuur nu en voor de toekomst. Advocaat Totaal Integratie met andere pakketten. Aepex Business Consultants Kennismanagement tools met documentbeheer / portaalcontent. Toename in gebruik van CRM ter ondersteuning van professionalisering acquisitie, relatiebeheer en marketing. Verdere uitbreiding van ondersteunende oplossingen voor de professionalisering van stafafdelingen en integratie met relaties. ASG Verder gaande ontwikkelingen op het gebied van een hogere mate van gebruiksvriendelijkheid, uitbreiding van functionaliteit, integratie van meer juridisch inhoudelijke functionaliteit, meer en betere ondersteuning van de advocaat bij zijn dossier voering. Meer en betere integratie van workflow management. Voor de advocaat een beter geïntegreerd systeem te ontwikkelen. Axavion Nederland Integratie van de complete administratie in één pakket wordt steeds belangrijker. Niet alleen alle administratieve processen moeten in één pakket zitten, maar alle gebruikte applicaties moeten met elkaar samenwerken als één systeem. De gebruiker wordt steeds veeleisender en verwacht ook de herkenbaarheid en flexibiliteit van toepassingen als Outlook. Brains4All Steeds meer software zal webbased (SAAS) worden aangeboden, omdat steeds meer de werktijd en de werkplek zullen variëren in verband met de toename van deeltijd arbeid en variabele werktijden. Hierbij zullen simpel en intuïtief werkende software met hoge standaarden qua inbraakveiligheid en data back-up van essentieel belang zijn. BaseNet Binnen de advocatuur zullen bereikbaarheid en transparantie bieden naar cliënten belangrijkere aspecten worden. ICT kan hierin uitstekend een ondersteunende rol vervullen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een klantenintranet waarop cliënten de voortgang van hun zaak kunnen volgen. Ook CTI (computer telefoon integratie) kan de bereikbaarheid verhogen en maakt het mogelijk telefoondiensten eenvoudig uit te besteden. C-CONTENT Contentintegratie of toegang tot alle relevante digitale informatie via één zoeksysteem zal voor de komende jaren de belangrijkste ontwikkeling zijn in informatievoorziening binnen de advocatuur. Met de toename in het gebruik van Contentintegratiesystemen, zal er meer behoefte ontstaan aan gepersonaliseerde informatie voorziening. Dergelijke systemen bieden vervolgens een goede basis voor de (groepsgewijze) deling van kennis in de advocatuur.
Central Services Er ontstaan virtuele advocatenkantoren van individuen die veelal vanuit huis werken en in teamverband opereren. Zij kunnen scherp concurreren dankzij hun lage kosten. Virtuele kantoren hebben behoefte aan remote desktop. Bovendien brengen advocaten in z n algemeenheid steeds meer functies buiten de deur. Dit betreft niet alleen tijdschrijven maar ook tekstverwerking, e-mail, agenda beheer en dergelijke. Clip Consultants Belangrijkste ontwikkelingen zijn naar onze mening integraties binnen de totale bedrijfskolom. Te denken valt aan het integreren van de elektronische Rol, verslaglegging RC en de het uitwisselen van informatie met de RvR. Daarnaast zal er functionaliteit beschikbaar komen welke via het internet aan de gebruikers en haar cliënten zal worden ontsloten. Elsevier Juridisch Op dit moment wordt software vooral ingezet ter ondersteuning bij de werkzaamheden van de advocaat: kennisbanken met juridische informatie en dossierbeheerpakketten. In de toekomst zal IT niet alleen ondersteuning bieden, maar ook voorsprong kunnen realiseren op de concurrentie. Raadplegen van online bronnen ontwikkelt door naar delen van informatie binnen kantoren. IT wordt ingezet om de kwaliteit te bewaken. En met slimme toepassingen kan maatwerk confectie worden, waarmee vooral de B2C-kantoren hun markt een betere prijs-kwaliteitverhouding kan bieden. iflow De belangrijkste ontwikkeling is de rol die internet speelt bij de communicatie met de klant. Door gebruik te maken van websites die zijn gekoppeld aan de software/database van het advocatenkantoor kan de klant eenvoudig en snel worden geïnformeerd over de stand van zaken in zijn/haar dossiers. De informatievoorziening van de klant naar het advocatenkantoor toe zou ook op een zelfde wijze kunnen worden ingericht. Dit heeft als voordeel dat alle informatie gecentraliseerd wordt opgeslagen en dat iedereen op elk gewenst moment de informatie kan opvragen waar hij/zij behoefte aan heeft. Dit bespaart beide partijen tijd en geld. Infovester Door digitalisering neemt de berg aan beschikbare informatie en bronnen alleen maar toe. Waar ICT toepassingen de transparantie en toegankelijkheid tot die informatie juist zouden moeten vergroten, zien we feitelijk alleen maar een tegengestelde beweging. In onze optiek wordt bij in veel te veel toepassingen de nadruk gelegd op de visie van uitgevers en niet geredeneerd vanuit de behoefte van de informatieconsument. Een paar van de belangrijkste ontwikkelingen die wij zien zijn: Content on demand, informatie zoals ú dat wenst: u bepaalt wat u wilt zien, waaruit, en op welke manier dat getoond moet worden. Het internet biedt alle mogelijkheden voor 100% informatie op maat; Delen wordt digitaal: met elkaar informatie delen en samenwerken wordt een onlosmakelijke functionaliteit van online services en moet daar naadloos in verweven worden; Niet één product, maar een samenwerkend geheel van producten: door slimmere connecties wordt het gevoelsmatig voor gebruikers één online omgeving, maar onder de motorkap wordt het beste van verschillende werelden gecombineerd; Software as a Service wordt de standaard: geen licentiekosten, geen installaties, geen updates en upgrades, werkplekonafhankelijk: SaaS biedt vele gebruiksvriendelijke voordelen, en is ook qua kostenopbouw vaak veel interessanter dan software die geïnstalleerd moet worden. Invu Steeds meer advocatenkantoren zien de brede mogelijkheden en toepasbaarheid van standaard software. Fabrikanten hebben de afgelopen jaren hard gewerkt aan software met uitgebreide functionaliteit echter specifiek toe te spitsen op iedere organisatie door middel van configuratie. Voordeel voor de klant is dat het pakket zich gedraagt zoals de klant t zelf wel zonder hoge investeringen en risico in maatwerk software. Daarom zal deze trend zich de komende jaren nog verder ontwikkelen en met name voor MKB/plus. Voorbeelden zijn per maand betalen voor de specifieke functionaliteit die nodig is. Kluwer Belangrijke trends binnen de advocatuur zijn het sterven naar langdurige relaties met cliënten en de verdere efficiency van het proces binnen het kantoor. Daarbij is van belang dat ook de externe kennis op het juiste moment en op de juiste plaats aanwezig is. Kluwer Fidura streeft ernaar om de professional verder te ondersteunen daarbij rekening houdend met de trends in de markt en de technologie.
Legal Manager Klanten (ic het bedrijf) zullen veel meer eisen zal gaan stellen aan de kantoorautomatisering van de advocaat. Onderdelen als e-billing, dossierontsluiting en kennis delen noodzaken advocatenkantoren de eigen itcinfrastructuur te ontsluiten voor externe klanten. Matadex Verdere integratie van processen, met name op het gebied van email, documentbeheer en overige randapplicaties. Met name de nieuwe generatie advocaten schrijft steeds vaker zelf de uren in het systeem (in plaats van het secretariaat), waardoor de rapportages (in het verleden onderbelicht), steeds sneller gemaakt kunnen worden en als stuurmiddel gebruikt kunnen worden. MUMPS De belangrijkste ontwikkeling zal zijn het samen laten werken van systemen zoals dat bijvoorbeeld in de gezondheidszorg met Ensemble gebeurt. Planbase Men gaat steeds verder geïntegreerd digitaal werken. Denk aan het digitaal dossier en telefoonkoppelingen. QICS Geen lokale installaties meer. De standaard software wordt als een service aangeboden. Ook worden de eisen die aan de standaard software worden gesteld steeds hoger. De functionaliteit neemt toe. Daarom ontstaat er software specifiek gericht op een deel van de kantoorautomatisering. Mede gezien het eerste punt is integratie (bijv. web services) hierbij een voorwaarde. Eilandautomatisering is achterhaald, best of breed komt weer terug. Qsite De advocatuur zal 24 uur per dag op elke gewenste locatie toegang willen hebben tot de benodigde systemen en dossiers. Het moet hierbij niet uitmaken of de advocaat op de locatie van de klant, de rechtbank of in zijn eigen kantoor aanwezig is. Daarnaast zal via een portal alle functionaliteit beschikbaar moeten zijn. SAS (Stichting Advocaten Software) Taakgerichte automatisering waarbinnen disciplines geïnformeerd raken over te nemen besluiten en lokale dan wel globale interdisciplinaire samenwerking mogelijk wordt. De tijd van lokale automatisering en daarbij behorende onderhoud kosten heeft geen toekomst meer. De samenwerking tussen medewerkers globaliseert. Outsourcing en internet leveren een platform voor kostenreductie, flexibiliteit, toegankelijkheid en effectieve marketing mogelijkheden. De grootste uitdaging waar het internet voor staat is het samenbrengen van de vraag van de consument en het interdisciplinair aanbod daarop van specialisten. SNAPA Met de komst van snel Internet is het mogelijk geworden de complete automatisering van advocaten (hardware, software en services zoals back-ups) uit te besteden aan derden. Dit biedt enorme voordelen: geen investeringen, geen problemen en als die er zouden zijn is er maar één partij die het dient op te lossen. Dit stelt veranderde eisen aan de standaard software. Men kan niet meer volstaan met een koppeling naar lokaal draaiende tekstverwerkers maar zal een bruikbare, geïntegreerde tekstverwerker moeten bieden. Opslag van in- en uitgaande documenten in allerlei formaten bij het dossier is vanzelfsprekend. E-mail versturen en ontvangen: uiteraard. De softwareleverancier wordt serviceleverancier. Waar vroeger allerlei problemen konden worden afgeschoven op de hardware, het netwerk, de tekstverwerker en ja, de gebruiker zelf, zal nu de kwaliteit en 99,9% beschikbaarheid voorop staan én volledig onder de verantwoordelijkheid van de serviceleverancier vallen. Ook de snelheid en de flexibiliteit van het inspelen op nieuwe eisen en wensen van advocaten zal het succes van de service bepalen. In de nabije toekomst zal het integreren van het advocatenpakket met andere online diensten, zoals de rechtbank en de RvR, een thema zijn. Kortom, we gaan van een gesloten, statische situatie naar een dynamische, open automatiseringswereld. SquareIS Webtechnologie, federated search, content integratie, xml uitwisseling en hosting. Timesoft De integratie met andere generieke bedrijfsapplicaties wordt steeds belangrijker. Timesoft en Aderant zetten daarbij in op Microsoft voor bijvoorbeeld de ondersteuning van werkprocessen met MS Workflow Foundation. Ook de integratie met de MS Office applicaties wordt steeds belangrijker. Op dit moment kunnen we cliënt -en
dossierinformatie aanbieden vanuit bijvoorbeeld MS Outlook of MS Word. De gebruiker hoeft niet meer te veranderen van applicaties als hij bijvoorbeeld in MS Outlook bezig is en zijn tijd wil registreren. Grotere bedrijven vragen steeds meer om gegevens online beschikbaar te hebben. De cliënt wil voor een deel communiceren via het internet. Een voorbeeld daarvan is ebilling. De declaratie is via een beveiligde omgeving op het internet beschikbaar en kan in een bepaald formaat in het financiële systeem van de klant ingelezen worden. Trivium Software De visie van Trivium Software is dat de werkzaamheden van advocaten nog meer dan nu al het geval is gedigitaliseerd worden. De rolagenda, processtukken en de communicatie met cliënten zal allemaal digitaal gaan verlopen. Zowel goed ondersteunend personeel als juridisch talent wordt in toenemende mate schaars. Goed personeel behouden voor het kantoor wordt een steeds grotere uitdaging. Hierdoor wordt het belangrijker om meer werk te kunnen verzetten met minder mensen. Cliënten zijn kritisch en verwachten waar voor hun geld. Kantoren zullen actiever moeten worden in het vinden van nieuwe klanten c.q. nieuwe zaken. Door meer service te bieden aan de cliënten en de kosten te verlagen door optimale ondersteuning van de processen versterkt een advocatenkantoor zijn concurrentiepositie. Conclusies Op basis van onze inventarisatie naar standaard software voor de advocatuur en de antwoorden van softwareleveranciers op de vraag Wat zijn volgens u de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van standaard software binnen de advocatuur nu en voor de toekomst? komen wij tot de volgende conclusies: De kosten voor standaard software ter ondersteuning van tijdschrijven, declareren en dossierbeheer binnen een advocatenkantoor zijn dermate beperkt dat verwacht wordt dat ieder professioneel advocatenkantoor daar gebruik van maakt of dat in de nabije toekomst zal doen. De prijs alleen mag bij de selectie van een nieuw softwarepakket niet van doorslaggevende betekenis zijn. Naast geboden functionaliteit is de continuïteit die een leverancier kan bieden ook van wezenlijk belang. Er is een duidelijke opkomst van on-line toepassingen (via het SAAS model) op het gebied van tijdschrijven, declareren en dossierbeheer, met name voor kantoren met een beperkte omvang (1-5 fee earners). Het on-line toegang verlenen aan cliënten om een zaak te volgen lijkt terrein te winnen. Nu wordt dit nog gezien als USP (unique selling point) voor advocatenkantoren. In de toekomst zal het niet on-line toegang geven aan cliënten als achterhaald worden gezien. Ketendigitalisering neemt verder toe met behulp van (open) standaarden. Enerzijds is dit een algemene trend op het gebied van administreren, zoals elektronisch factureren en anderzijds een trend binnen de advocatuur, zoals koppeling met systemen van de rechtspraak. Met behulp van (open) standaards zullen toepassingen in de toekomst beter met elkaar samenwerken, met name als het gaat om het uitwisselen van gegevens. Een toenemende koppeling van kantoorautomatisering en (on-line) juridische kennisbanken. Als laatste, maar zeker niet onbelangrijk, kan de aandacht voor functies en systemen ter ondersteuning op het gebied van relatiebeheer genoemd worden. Kluwer verwoord dit als het streven naar langdurige relaties met cliënten en Trivium spreekt over Kantoren zullen actiever moeten worden in het vinden van nieuwe klanten c.q. nieuwe zaken.