BaseNet Advocatuur. Neemt online werken serieus! BaseNet Internet Projects Tel. - Fax - info@basenet.nl

Transcriptie

1 Neemt online werken serieus! BaseNet Advocatuur Software voor de advocatuur De advocatensoftware van BaseNet is de totaaloplossing voor uw kantoor: Dossierbeheer Relatiebeheer Tijdschrijven Declareren Toevoegingszaken Roladministratie Agenda Taken Documenten Additionele modulen BaseNet Internet Projects Tel. - Fax - info@basenet.nl

2 Neemt online werken serieus! Advocatensoftware Over BaseNet Met meer dan jaar ervaring in kantoorautomatisering en ruim. gebruikers, biedt BaseNet het meest vooruitstrevende systeem voor de advocatuur. Met een enorme voorsprong in online software bevat het BaseNet systeem alle facetten die van belang zijn voor een advocatenkantoor. In tegenstelling tot de meeste huidige pakketten, biedt BaseNet een web-based totaaloplossing. BaseNet Advocatuur biedt diverse mogelijkheden voor zowel de startende advocaat als grotere kantoren. De software is snel te implementeren en voordelig in gebruik. Voor het gebruik van BaseNet betaalt u maandelijks een vaste vergoeding. Zo weet u iedere maand precies waar u aan toe bent. Verrassingen met betrekking tot extra kosten voor bijvoorbeeld data-opslag behoren hiermee tot het verleden. Dankzij de doordachte opzet hoeft u zich niet meer bezig te houden met ICT zaken, maar kunt u zich richten op uw kerntaken. U hebt alleen een computer met internet nodig, BaseNet regelt de rest. Back-ups worden dagelijks gemaakt, onderhoud en updates vinden plaats zonder dat u daar hinder van ondervindt. Het onderscheidend vermogen van BaseNet ligt niet alleen bij de unieke software en professioneel uitgevoerde systemen, maar ook bij het hoge serviceniveau. Naast de professionele servicedesk, waar u altijd op terug kunt vallen, beschikt u ook over uw persoonlijke accountmanager als aanspreekpunt. BaseNet is aangesloten bij stichting Secureworks en heeft hiermee als enige online aanbieder een passend antwoord op het continuïteitsvraagstuk. BaseNet neemt online werken serieus! BaseNet Advocatuur Met BaseNet Advocatuur heeft u toegang tot uw online kantoor met onder meer: Dossierbeheer Relatiebeheer Tijdschrijven Declareren Toevoegingszaken Roladministratie Agenda Taken Documenten Dossierbeheer Voer effectief en efficiënt uw dossiers in. Koppel uren, taken, agendapunten, brieven, s, facturen en meer aan uw dossiers. Vind deze gekoppelde documenten in een handomdraai terug. Druk vanuit het dossier eenvoudig een dossiervoorblad of een ander overzicht af. BaseNet kent tevens een uitgebreide controle op tegengestelde belangen. Relatiebeheer Naast dossiers staan ook de relaties centraal binnen het systeem. De relatiehistorie toont u een totaaloverzicht van alle handelingen en correspondentie welke zijn gekoppeld aan de relatie. Bij invoer van relaties controleert het systeem direct op dubbelen. Mocht er onverhoopt toch een dubbele relatie aangemaakt worden, kan deze eenvoudig middels een handige tool ontdubbeld worden. Door het koppelen van kenmerken kunt u uitgebreide selecties maken en eenvoudig mailings creëren voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven (per brief of ) en kerstkaarten (middels etiketten). Essentieel voor flexibilteit is altijd en overal bij je data kunnen. Op kantoor, in de trein maar ook tijdens het zeilen. mr. Jan Gerrit Kroon, advocaat bij Kroon + Partners Advocaten in Breda

3 Waar je ook in de wereld bent met internet toegang kan je aan de slag met alle gegevens voorhanden. mr. Michiel Rijsdijk, advocaat bij Arnold + Siedsma in Amsterdam Tijdschrijven BaseNet kent verschillende mogelijkheden voor het registreren van uren. Zo is het mogelijk een (automatische) stopwatch mee te laten lopen met bepaalde handelingen, zoals bijvoorbeeld het bijwerken van een dossier of het versturen van een . Indien u liever uw uren laat bijwerken door het secretariaat, biedt de versnelde ureninvoer uitkomst. Het is tevens mogelijk om agendapunten om te zetten naar uren, dit voorkomt dubbel werk en bespaart u tijd. Of u nu op kantoor bent of onderweg, u kunt altijd en overal uw uren invoeren, bijwerken en inzien. De ingebouwde statistieken geven u realtime informatie over de status van ingevoerde uren van u en uw medewerkers. Het is uiteraard mogelijk diverse urenoverzichten of uitgebreide rapporten te genereren. Declareren Geef per dossier de uurtarieven per medewerker, de kantoorkosten, reiskosten en andere zaken in en laat deze automatisch naar voren komen op uw declaratie. De facturen kunnen op verschillende wijzen gecreëerd worden. De opmaak en specificatie worden met u afgestemd. Een factuur splitsen naar meerdere cliënten behoort standaard tot de mogelijkheden. De opvolging van uw facturatie (het versturen van herinneringen en aanmaningen) kunt u uitstekend doen via de administratiemodule van BaseNet Advocatuur. Toevoegingszaken Toevoegingszaken kunt u eenvoudig afhandelen met BaseNet Advocatuur. Aanvraagformulieren kunnen automatisch gevuld worden door gebruik van standaardsjablonen. De punten kunt u ingeven en bekijken binnen uw dossier. Ook de facturatie met de eigen bijdrage en verdere financiële opvolging kan via BaseNet verlopen. Met BaseNet is de veiligheid van alle gegevens gew tijd waar een escrow niet meer voldoet, is het geru continuïteit gegarandeerd is middels de stichtin mr. Koenraad de Klerk, advocaat bij VDT Advocate Roladministratie BaseNet is makke dagelijkse praktij informatie die wi mr. Karen Lans en mr. Am BaseNet kent een unieke manier voor het omgaan met rolhandelingen. Rolhandelingen kunnen zowel taken als agendapunten zijn. Via de versnelde invoermodule en diverse sneltoetsen kunnen de rolhandelingen zeer eenvoudig ingevoerd en gekoppeld worden aan een dossier. Gebruiksvriendelijk en overzichtelijk systeem. Alles in één, overal en altijd te raadplegen. Goede en snelle service! mr. Linda Küppers, advocaat bij Küppers & CO Familiemediators en advocaten in Breda

4 Ik maak reeds vanaf april 2007 gebruik van BaseNet. Sindsdien regel ik alle zaken via BaseNet, dit tot grote tevredenheid van alle advocaten en alle administratieve medewerkers. mr. Jo Daemen, advocaat bij Daemen Advocaten in Brunssum Agenda Leg uw afspraken vast in BaseNet en koppel deze indien nodig aan uw relaties en/of dossiers. Krijg direct een melding van nieuwe afspraken en synchroniseer deze met uw PDA of smartphone. U kunt eventueel collega s toegang geven tot uw agenda en deze efficiënt laten inplannen. aarborgd. In een ststellend dat de ng Secureworks. en & Mediators in Tilburg elijk in het gebruik, sluit perfect aan bij onze jk en geeft ons precies de management ij nodig hebben om inzicht te krijgen in ons bedrijf! ber van der Weide, partners bij VANDAAG Advocaten en Mediators in De Bilt Taken Taken vormen een zeer belangrijk hulpmiddel bij de bewaking van uw termijnen. Houd te allen tijde het overzicht en zie wat er nog dient te gebeuren. Het systeem geeft u een notificatie om uw termijnen te bewaken. Documenten Middels het uitgebreide sjablonensysteem worden brieven en stukken in een handomdraai gegenereerd. Alle gewenste gegevens worden automatisch op het document getoond. Het document kunt u vervolgens in uw vertrouwde tekstverwerker (bijvoorbeeld MS Word) bewerken. Het document staat direct gearchiveerd onder relatie en/of dossier, zodat deze altijd eenvoudig terug te vinden is. Het is mogelijk om op inhoud van alle documenten en correspondentie te zoeken, maar ook middels het documenttype (brief, processtuk, opdracht-bevestiging, etc.), de medewerker, datum en meer. is volledig geïntegreerd in het systeem. Door de integratie kunnen s automatisch onder relaties en/of dossiers gearchiveerd worden, de uren kunnen tevens direct geregistreerd worden met de automatische stopwatch. Daarnaast zijn er mogelijkheden om mailboxen eenvoudig te delen met collega s. s kunnen omgezet worden naar taken om de afhandeling en opvolging uiterst efficiënt onder de medewerkers te verdelen. Doordat het geheel web-based is beschikt u, ongeacht de computer die u gebruikt, altijd en overal over uw , zelfs op uw PDA of smartphone. Voor ons nieuwe kantoor zochten wij een modern systeem. Wij wilden mobiliteit, flexibiliteit, betrouwbaarheid. Dan kom je uit op BaseNet. mr. Hedda Schipper, advocaat bij HSM Advocaten in Den Haag

5 BaseNet extra s Naast het standaardpakket zijn er ook additionele modulen, hieronder treft u enkele voorbeelden. Administratiemodule BaseNet biedt een optionele boekhoudmodule welke naadloos integreert met de facturatiemodule. De administratiemodule bevat tevens een gratis accountantslogin waarmee uw accountant of boekhouder uw administratie op afstand bijwerken. Verder zijn er diverse koppelingsmogelijkheden. Zo kunt u onder meer uw bankgegevens importeren of betalingsopdrachten klaarzetten. Derdengeldenadministratie Als aanvulling op de administratiemodule van BaseNet kunt u ook de derdengeldenadministratie voeren. Betalingen worden gekoppeld aan uw dossiers en geldstromen worden hierdoor beter inzichtelijk. Cliëntenportaal Het cliëntenportaal van BaseNet biedt u de mogelijkheid cliënten inzage te geven in de actuele status van lopende dossiers. Uw cliënten kunnen via een beveiligde omgeving inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. Binnen deze omgeving zijn onderdelen zichtbaar welke u hebt vrijgegeven. Denk bijvoorbeeld aan correspondentie, uren, facturen, agendapunten en taken. Door deze werkwijze kunt u uw cliënten transparantie bieden. Ook vermindert een dergelijke werkwijze het telefoonverkeer en het versturen van kopieën wat uw kantoor uiteindelijk weer tijd bespaart. Incassomodule De incassomodule binnen BaseNet berekent rente, BTW en incassokosten. Het is tevens mogelijk eenvoudig aanmaningsbrieven, sommaties en dagvaardingen te versturen. Door de koppeling met de administratiemodule en taken verloopt het gehele incassoproces uiterst efficiënt. Via uw BaseNet portaal kunnen uw cliënten eenvoudig dossiers en vorderingen online invoeren en de voortgang van dossiers inzien. Telefoniekoppeling Het is mogelijk Computer Telefoon Integratie (CTI) te realiseren met BaseNet. Middels deze koppeling herkent het systeem direct wie er belt en kunt u uw gesprekken vastleggen en koppelen aan uw relaties en/of dossiers. Ook kunt u realtime statistieken bekijken ten aanzien van uw telefoonverkeer. PDA / smartphone koppeling Met deze koppeling kunt u onderweg uw , relaties, agenda en taken synchroniseren. De koppeling werkt op vrijwel alle (zakelijke) toestellen, waaronder: iphone, Blackberry, Nokia, Windows Mobile en Android. Er is tevens een mobiele versie van BaseNet waardoor u altijd de benodigde gegevens bij de hand hebt. Hiermee kunt u bijvoorbeeld ook uw uren registreren, ongeacht waar u bent. Scanmodule Scan direct uw binnenkomende post of andere papieren documenten naar BaseNet Advocatuur middels de scanmodule en koppel deze scans direct aan uw dossiers en/of relaties. Door deze werkwijze is uw digitale dossier altijd compleet. Managementrapportage BaseNet Advocatuur is standaard uitgerust met diverse soorten rapportages. Door de intuïtieve opbouw van het templatesysteem zijn alle soorten rapporten en overzichten, in bijvoorbeeld Excel, te realiseren. Rapportages kunnen op maat worden ontwikkeld door BaseNet of zelf gemaakt worden. Advocatenwebsite BaseNet levert ook professionele websites speciaal voor de advocatuur tegen een vaste lage prijs. Op basis van een standaardwebsite ontwikkelt BaseNet een website in uw eigen huisstijl. De teksten kunt u vervolgens eenvoudig aanmaken en onderhouden vanuit uw BaseNet account, zonder dat u over technische kennis hoeft te beschikken. Uiteraard behoort een website op maat ook tot de mogelijkheden. Voor meer informatie kunt u terecht op

6 De voordelen Kostenvoordeel In de prijs van BaseNet Advocatuur zit het systeembeheer (backups, updates, onderhoud, ondersteuning, etc.) standaard inbegrepen. Hierdoor weet u iedere maand waar u aan toe bent, u hoeft geen dure servers aan te schaffen en er hoeft geen extra systeembeheer plaats te vinden. Schaalbaar Door de doordachte opzet van BaseNet Advocatuur is het systeem voor ieder type kantoor inzetbaar: van klein tot groot en van één kantoor tot meerdere vestigingen. Het systeem groeit met uw kantoor mee. Hoge mate van beveiliging Beveiliging en continuïteit behoren tot de belangrijkste taken van BaseNet. De gegevens bevinden zich in beveiligde datacenters en de systemen zijn drievoudig uitgevoerd. Hierdoor kunt u in geval van calamiteiten gewoon verder werken. De servers worden / gemonitord om de veiligheid en continuïteit te kunnen waarborgen. Door in te loggen middels https (SSL) worden al uw gegevens versleuteld verstuurd. Deze werkwijze wordt bijvoorbeeld ook toegepast bij internetbankieren. Daarnaast kunt u kiezen voor aanvullende beveiliging middels sms-verificatie. Dit zorgt ervoor dat u bij iedere inlog een unieke sms-code toegestuurd krijgt. Werkt op iedere computer Of u nu werkt met Windows, Apple of Linux (bijvoorbeeld Ubuntu), BaseNet Advocatuur werkt op iedere computer. Meer informatie Online werken De software werkt volledig via internet. Het enige wat u nodig hebt om te kunnen werken met BaseNet, is een computer met internetverbinding. Telewerken behoort dus standaard tot de mogelijkheden en u hoeft geen kostbare infrastructuur aan te leggen als u meerdere vestigingen heeft. Gegevens importeren BaseNet biedt u verschillende mogelijkheden om gegevens te importeren. Voor diverse softwarepakketten uit de advocatuur is standaard een kosteloze en snelle conversie beschikbaar. Ook zijn er importmodellen voor onder andere relaties, agendapunten en uren in Excel beschikbaar om diverse gegevens te kunnen importeren. Met deze tools kunnen ook gegevens uit onder andere Outlook eenvoudig overgezet worden. Tijdwinst en overzicht Doordat u niet meer hoeft te schakelen tussen verschillende programma s en uw gegevens vastlegt binnen één applicatie behaalt u tijdswinst. Alle digitale gegevens, zoals uren, correspondentie, agendapunten en bijvoorbeeld taken, worden geregistreerd onder uw relaties en/of dossiers. Hierdoor ziet u in één oogopslag een overzicht van de door u verrichte werkzaamheden. Stichting Secureworks BaseNet is aangesloten bij stichting Secureworks: De stichting die doorwerken garandeert!. Stichting Secureworks heeft als doel het beheren en continueren van de dienstverlening in geval van discontinuïteit van een aangesloten aanbieder van SaaS (Software as a Service) diensten. Presentatie, demo- of proefaccount Bent u naar aanleiding van de mogelijkheden geïnteresseerd in wat BaseNet kan betekenen voor uw organisatie? BaseNet biedt u verschillende mogelijkheden om kennis te maken. Vraag een vrijblijvende presentatie aan via Neem telefonisch contact op via - (keuze ) Vraag een proef-account of demo aan via