Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau Verslag Effectmeting naar onderzoek Subsidiebeleid uit 2011 Baarle-Nassau Februari 2015 E F F E C T M E T I N G N A A R ONDERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 1
1. Inleiding De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam/Baarle-Nassau voerde een effectmeting uit naar het in 2011 uitgevoerde onderzoek naar het subsidiebeleid. Met deze effectmeting maakt de rekenkamercommissie aan de raad inzichtelijk wat er met de aanbevelingen uit dit onderzoek is gedaan in Baarle-Nassau. De rekenkamercommissie voert ieder jaar een effectmeting uit naar het onderzoek dat zij drie jaar daarvoor heeft gepubliceerd. In 2009 heeft de rekenkamercommissie dit voor het eerst gedaan door de effecten van het onderzoek Kwaliteit van de programmabegroting uit 2006 inzichtelijk te maken. In 2010 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de effecten van het rapport Klant tevreden (2007) over de afhandeling van vergunningaanvragen. In 2011 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de effecten van het rapport Weten Waarom (2008) over externe inhuur. De laatste effectmeting is uitgevoerd in 2012 en had betrekking op de doorwerking van het onderzoek naar de kwaliteit van raadsvoorstellen uit 2010. 1.1 Waartoe een effectmeting? Een effectmeting houdt in dat de rekenkamercommissie de conclusies en aanbevelingen uit een afgerond onderzoek op een rij zet en kijkt wat daar vervolgens mee is gebeurd. Hoe heeft de raad het rapport behandeld, wat heeft het college erover (toe)gezegd, hoe is het vervolgens opgepakt in de ambtelijke organisatie, wat zijn de veranderingen die (mede) dankzij het onderzoek zijn doorgevoerd? De rekenkamercommissie heeft uitsluitend gekeken naar de aanbevelingen uit het rapport Onderzoek naar het subsidiebeleid uit het jaar 2011. Het rapport geeft inzicht in de opzet van het beleid en proces en de werking daarvan in termen van doelmatigheid en doeltreffendheid. De aanbevelingen richten zich onder andere op het maken van een politieke keuze voor het type subsidieverstrekking, een passende inrichting van het subsidieproces en de informatieverstrekking aan de gemeenteraad. De rekenkamercommissie had het volgende doel met het uitvoeren van de effectmeting: Inzicht verschaffen aan de raad over wat er tot nu toe is gedaan met rekenkameronderzoek en het achterhalen van de oorzaak van het wel of niet overnemen en opvolgen van de aanbevelingen. 1.2 Hoe doet de rekenkamercommissie effectmeting? De rekenkamercommissie heeft de effectmeting in drie fasen uitgevoerd. Op basis van een analyse van relevante beleids- en processtukken, notulen van raadsvergaderingen en informatievoorziening met betrekking tot het subsidiebeleid heeft de rekenkamercommissie in kaart gebracht in hoeverre de raad en het college invulling hebben gegeven aan de aanbevelingen uit het onderzoek Subsidiebeleid. In aanvulling daarop heeft de rekenkamercommissie de afspraken met en verantwoording (van het laatst afgeronde jaar) van vier gesubsidieerde instellingen opgevraagd en beoordeeld in het licht van de kaders voor het subsidiebeleid. Hiervoor zijn dezelfde vier cases uit het onderzoek uit 2011 geselecteerd om na te gaan welke verbeteringen zijn opgetreden. Verder is aan het college en de ambtelijke E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 2
organisatie schriftelijk gevraagd om aantoonbaar te maken wat er met de aanbevelingen uit het onderzoek (uit 2011) is gedaan. Op basis van de bovenstaande analyse heeft de rekenkamercommissie tevens interviews gehouden met leden van de ambtelijke organisatie. Ook zijn de vier gesubsidieerde instellingen door middel van een telefoongesprek bevraagd. 2. De centrale boodschap van deze effectmeting De rekenkamercommissie concludeert uit de effectmeting dat de gemeente deels heeft voldaan aan de aanbevelingen van de rekenkamercommissie uit 2011. In het nieuwe welzijnsbeleid en het subsidiebeleid heeft de gemeente de keuze gemaakt voor het inzetten van doelsubsidies. De uitdaging voor de komende periode zit in het maken van de concrete vertaalslag naar de uitvoering van het subsidiebeleid. Het gaat dan vooral om met maken van concrete afspraken met gesubsidieerde instellingen over hoe zij bijdragen aan gemeentelijke doelen en hoe hierover verantwoording plaatsvindt. 2.1 Behandeling college en raad van het rapport uit 2011 Bestuurlijke reactie In haar bestuurlijke reactie heeft het college aangegeven het rapport naar het subsidiebeleid met veel belangstelling te hebben gelezen. De conclusies en aanbevelingen sloten in de optiek van het college goed aan bij hun gedachten over het subsidiebeleid. Een evaluatie van het subsidiebeleid stond al enige tijd in de planning. Het college heeft aangegeven de aanbevelingen van de rekenkamercommissie hierbij mee te nemen. Raad neemt aanbevelingen over Op 19 oktober 2011 heeft de raad het rapport Onderzoek naar subsidiebeleid in Baarle -Nassau behandeld. Tijdens de vergadering heeft de raad het besluit genomen om de vier aanbevelingen uit het onderzoek over te nemen. De raad heeft het college opdracht gegeven om: Een voorstel aan de raad aan te bieden waarin wordt geadviseerd om als gemeente of actief te gaan sturen op doelrealisatie of over te gaan tot uitsluitend waarderingssubsidies; Om het subsidiebeleid, afhankelijk van de in aanbeveling 1 gekozen richting, inhoudelijk te wijzigen; Een procesbeschrijving op te laten stellen voor het subsidieproces; In overleg met de raad te bepalen op welk moment de raad nadat aanbeveling 1 en 2 zijn uitgevoerd geïnformeerd wenst te worden over de voortgang. 2.2 Vertaalslag nodig van papier naar praktijk De rekenkamercommissie constateert dat de gemeente Baarle-Nassau belangrijke stappen heeft gezet in de ontwikkeling van het welzijnsbeleid en het subsidiebeleid. Conform de aanbeveling van de rekenkamercommissie is het nieuwe subsidiebeleid afgestemd op het welzijnsbeleid. De raad heeft daarbij de keuze gemaakt om in te zetten op doelsubs idies. Het welzijnsbeleid bevat dan ook de doelen waar gemeentelijke subsidies aan dienen bij te dragen. Volgens de ambtelijke organisatie zijn er nieuwe afspraken gemaakt met instellingen over de wijze waarop zij aantoonbaar moeten maken hoe zij bijdragen aan gemeentelijke doelen. Vanaf E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 3
het begrotingsjaar 2015 wordt uitvoering gegeven aan nieuwe afspraken op dit gebied. Volgens de rekenkamercommissie is aandacht gewenst voor de wijze waarop instellingen aantoonbaar dienen te maken hoe zij precies bijdragen aan de doelen van de gemeente met het subsidiebeleid. Het nieuwe aanvraagformulier laat nog onvoldoende zien wat de gemeente van instellingen op dit gebied verwacht, omdat er nog niet wordt gevraagd aan welke doelen de instelling denkt bij te dragen. Een ander aandachtspunt is de uitwerking van een procesbeschrijving subsidiebeleid. De rekenkamercommissie merkte in 2011 op dat een dergelijke procesbeschrijving van belang is om de interne werkwijze in de organisatie te borgen. Nu de interne werkwijze wordt aangepast op basis van de nieuwe beleidskaders is een procesbeschrijving nog urgenter en zal het de beleidsmedewerkers en coördinator ondersteunen in het uitvoeren van hun nieuwe taken. 2.3 Aandachtspunten voor raad en college De rekenkamercommissie adviseert het college om de vertaalslag te maken van papier naar praktijk. Het is van belang om richting gesubsidieerde instellingen duidelijk te zijn hoe zij in (verantwoordings)informatie moeten laten zien op welke wijze zij bijdragen aan gemeentelijke doelstellingen. Dit geeft instellingen antwoord op de vraag: Hoe wordt mijn verantwoording beoordeeld? en geeft hen de mogelijkheid om aan te sluiten bij de verwachtingen van de gemeente. Daarnaast benadrukt de rekenkamercommissie het belang van een duidelij ke procesbeschrijvingen waarin naast termijnen voor de aanvraag en verantwoording van subsidies, ook concrete taken en verantwoordelijkheden van gemeentelijk betrokkenen zijn omschreven. De rekenkamercommissie adviseert het college tevens om de nieuwe uitvoeringsafspraken na een jaar kort te evalueren, zodat er zicht ontstaat op eventuele nadere verbeterpunten in de uitvoering. De rekenkamercommissie adviseert de raad om zijn informatiebehoefte te bepalen waar het gaat om de uitvoering van het subsidiebeleid. Daarbij is het volgens de rekenkamercommissie van belang om als raad toe te zien op concrete vertaalslag van het papier naar de praktijk in de informatievoorziening van het college. Dat wil zeggen: blijkt uit de verantwoordingsinformatie van het college aan welke gemeentelijke doelen de gesubsidieerde instellingen een bijdrage leveren? De ambtelijke en bestuurlijke inspanning dienen daarbij in verhouding te staan tot het inzicht dat de informatie verschaft. E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 4
3. Even terughalen: onderzoek naar subsidiebeleid Het onderzoeksrapport is door de rekenkamercommissie in september 2011 gepubliceerd. De rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle-Nassau concludeerde dat de raad en het college van de gemeente Baarle-Nassau niet sturen op de mate waarin gesubsidieerde instellingen bijdragen aan gemeentelijke doelen. Dit is opvallend omdat de inhoud van de Kadernota Subsidiebeleid en de werkwijze met budgetsubsidies wel suggereerden dat de gemeente dit doet. De Kadernota Subsidiebeleid maakte namelijk per beleidscluster inzichtelijk aan welke doelen gesubsidieerde instellingen bij dienen te dragen. Onder het kopje Meten is weten l iet deze nota zien aan de hand van welke indicatoren de gemeente de prestaties van gesubsidieerde instellingen wilde meten. In de praktijk gebeurde dit in de meeste gevallen niet of slechts gedeeltelijk. De rekenkamercommissie vond dat de raad een keuze moest maken in de wijze waarop de gemeente dient te sturen op gesubsidieerde instellingen. Hierbij wilde zij graag aansluiten bij discussie in de raadsvergadering van 22 mei 2011, waarin een aantal raadsfracties de wens hadden uitgesproken om door middel van een evaluatie te komen tot een efficiënte en effectieve wijze van subsidiering. Meer specifiek adviseerde de rekenkamercommissie om bij een mogelijke herziening van het subsidiebeleid in ieder geval een besluit t e nemen over de vraag of de raad wilde sturen op basis van waardering (goed dat bepaalde organisaties er zijn) of op basis van doelrealisatie (aan welke gemeentelijke doelen wordt aantoonbaar een bijdrage geleverd)? Het één is niet beter dan het ander. De uiteindelijke (politieke) keuze heeft echter wel gevolgen voor de inrichting van het subsidiebeleid. Op het moment dat de raad kiest voor sturing op waardering, dan is het verstrekken van budgetsubsidies niet meer nodig. Als de raad kiest voor sturing op doelrealisatie, dan dient de gemeente de eisen voor de verantwoording van gesubsidieerde instellingen te handhaven en zal zij de gewekte suggestie in de Nota Subsidiebeleid ook in de praktijk gestalte moeten geven. 3.1 Conclusies Baarle-Nassau 2011 Het rapport uit 2011 bevatte destijds de volgende drie centrale conclusies. 1. Raad en college sturen niet op de mate waarin gesubsidieerde instellingen bijdragen aan gemeentelijke doelen. Dit blijkt allereerst uit het feit dat de gemeente in overeenkomsten en subsidiebeschikkingen geen koppeling maakt tussen de te behalen prestaties en de te realiseren gemeentelijke doelen. In de tweede plaats blijkt dit uit het feit dat de (jaarlijkse) verantwoordingsinformatie van de gesubsidieerde instellingen niet expliciet ingaat op het bereik van deze gemeentelijke doelen. 2. Het subsidiebeleid en de gekozen subsidievormen suggereren wel sturing op doelbereik. De rekenkamercommissie concludeert dat het subsidiebeleid van de gemeente goed in elkaar zit. Zo wordt duidelijk gemaakt wat de gemeentelijke doelen zijn, welke instellingen subsidie ontvangen, aan de hand van welke indicatoren de gemeente de prestaties wil meten en welke subsidievormen geldend zijn. Zowel het vermelden van de te bereiken doelen als het gebruik van budgetsubsidies suggereren een sturing op doelbereik. In de praktijk is hiervan geen sprake. 3. De ambtelijke organisatie heeft geen procesbeschrijving voor het subsidieproces opgesteld. Hierdoor is voor niet direct betrokkenen onduidelijk welke stappen gezet dienen te worden en binnen welke termijn. In de praktijk blijkt dat de gemeente zich over het algemeen aan de globale termijnen uit de subsidieverordening weet te houden. E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 5
3.2 Aanbevelingen Baarle-Nassau 2011 Het rapport uit 2011 bevatte destijds de volgende vier aanbevelingen. 1. Bepaal of de gemeente in haar subsidieverstrekking dient te sturen op doelrealisatie. Hierbij kan de raad ervoor kiezen om (A) in alle gevallen te sturen op de mate waarin de gesubsidieerde instelling bijdraagt aan gemeentelijke doelen, (B) dit slechts in een aantal gevallen te doen bijvoorbeeld bij de grote gesubsidieerde instellingen die een jaarlijkse subsidie ontvangen, of (C) dit in geen van de gevallen te doen. Belangrijke afweging hierbij is of de voordelen hiervan (transparantie over bestede publieke middelen) opwegen tegen de mogelijke beperkingen (bijvoorbeeld in personele capaciteit). 2. Geef het college opdracht het subsidiebeleid (afhankelijk van de bij aa nbeveling 1 gekozen richting) te wijzigen. Op het moment dat de raad ervoor kiest om geheel of in een aantal gevallen te sturen op de bijdrage van de gesubsidieerde instelling aan de realisatie van gemeentelijke doelen, dan heeft dit een verscherping van de verantwoordingscyclus tot gevolg. De gemeente dient in dat geval tot explicietere afspraken met gesubsidieerde instellingen te komen over de vraag aan welke gemeentelijke doelen zij moeten bijgedragen. Dit vormt dan het uitgangspunt voor de definitieve s ubsidiebeschikking. Op het moment dat de raad ervoor kiest om in geen van de gevallen te sturen op de bijdrage aan gemeentelijke doelen, dan beveelt de rekenkamercommissie aan om de doelsubsidies om te zetten in een waarderingssubsidie. Daarnaast adviseert de rekenkamercommissie om in dat geval expliciet melding te laten maken in toekomstig subsidiebeleid dat de gemeente stuurt op basis van waardering in plaats van doelrealisatie. Zo verschaft de gemeente helderheid over haar beleidslijn. Zodra het college het subsidiebeleid heeft gewijzigd volgens de door u gekozen beleidslijn, zal u als raad in de gelegenheid worden gesteld dit gewijzigde subsidiebeleid vast te stellen. Bijlage 4 van de rapportage bevatte een checklist die de raad bij de behandeling van het gewijzigde subsidiebeleid kon gebruiken. 3. Geef het college opdracht om een procesbeschrijving op te laten stellen voor het subsidieproces. De afwezigheid van deze beschrijving brengt het risico met zich mee dat voor toekomstige medewerkers niet duidelijk wordt welke stappen er in het subsidieproces van belang zijn. Daarnaast kan onduidelijkheid over de te hanteren termijnen risico s voor de rechtmatigheid met zich meebrengen. 4. Bepaal als gemeenteraad hoe u geïnformeerd wenst te worden over de voortgang. Zodra u een keuze heeft gemaakt voor één van de twee uitgangspunten, beveelt de rekenkamercommissie aan met het college expliciet af te spreken wanneer u welke informatie krijgt over de voortgang van de uitvoering van de wijzigingen die met dit uitgangspunt gemoeid zijn. E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 6
4. Follow-up per aanbeveling In dit hoofdstuk maakt de rekenkamercommissie per aanbeveling uit 2011 inzichtelijk wat ermee gebeurd is. Aanbeveling 1 1. Bepaal of de gemeente in haar subsidieverstrekking dient te sturen op doelrealisatie. Hierbij kan de raad ervoor kiezen om (A) in alle van de gevallen te sturen op de mate waarin de gesubsidieerde instelling bijdraagt aan gemeentelijke doelen, (B) dit slechts in een aantal gevallen te doen (bijvoorbeeld bij grote subsidieontvangers), of (C) dit i n geen van de gevallen te doen. Op 11 april 2012 heeft de raad besloten tot de herijking van het welzijnsbeleid en is er een startnotitie opgesteld. Met de vaststelling van de notitie heeft de raad aan het college de opdracht gegeven om het welzijnssubsidiebeleid te evalueren. Het idee was om door middel van een goed inhoudelijk kader (welzijnsbeleid) de welzijnssubsidieverordening en beleidsregels daarna aan te passen. In februari 2013 heeft de raad de nieuwe welzijnsnota de nieuwe koers, eigen kracht eerst! vastgesteld. Het betreft het nieuwe integrale welzijnsbeleid voor de gemeente voor de periode 2014 2018 dat in samenspraak met inwoners, gesubsidieerde organisaties en de raad is vormgegeven. Samen met hen zijn vragen behandeld als Wat zijn taken voor de gemeente?, Welke rol zou de gemeente op zich moeten nemen? en Wat is de rol van de burger?. Eigen kracht en zelfredzaamheid staan in het nieuwe beleid centraal. 1 De gesubsidieerde partijen zijn in afzonderlijke themabijeenkomsten eveneens geïnformeerd over wijzigingen in het subsidiebeleid en de eventuele gevolgen voor de subsidie die zij krijgen. 2 Deze themabijeenkomsten zijn door de instellingen zelf niet genoemd in de interviews. Het formuleren van het nieuwe welzijnsbeleid ging gepaard met een bezuinigingstaakstelling. Tot en met 2014 is er sprake van een negatieve indexering van 3%. 3 In de interviews wordt aangegeven dat er tot nu toe nog niet wordt gekozen voor verdergaande bezuinigingen op welzijn, vanwege de grote veranderingen waaraan dit veld onderhevig is. Genoemd worden de transities en de ontwikkeling naar eigen kracht, waarbij het juist passend is om te investeren in welzijn, vrijwilligers en preventie. 1 Programmabegroting 2014, p. 24. 2 Beantwoording tabel aanbevelingen. 3 Programmabegroting 2014, p. 136. E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 7
Het nieuwe welzijnsbeleid gaat uit van doelsubsidies In het nieuwe welzijnsbeleid zijn zes thema s te onderscheiden, namelijk samenleven in wijk en buurt, jeugd en onderwijs, informatie, advies en cliëntondersteuning, kunst en cultuur, gezondheid en sport. Voor de verschillende thema s zijn gemeentelijke doelstellingen (speerpunten) opgesteld. De gemeente geeft onder meer uitwerking aan die doelstellingen (speerpunten) door subsidies te verstrekken. Per thema is in het welzijnsbeleid voor de speerpunten weergegeven welke bereikt kunnen worden door middel van subsidies. Instellingen kunnen subsidie ontvangen wanneer zij bijdragen aan een gemeentelijk doel op één van de thema s. Hieronder is een voorbeeld opgenomen voor het thema Jeugd en Onderwijs. Voorbeeld speerpunten thema Jeugd en Onderwijs Speerpunten: - ouders / opvoeders van kinderen met een risico op een ontwikkelingsachterstand worden door het consultatiebureau actief gewezen op de mogelijkheden, die peuterspeelzalen en kinderopvang bieden met betrekking tot ontwikkelingsstimulering; - zorg dragen voor de financiële toegankelijkheid van ontwikkelingsstimulering voor alle jonge kinderen (2-4 jaar) op peuterspeelzalen en/of kinderdagverblijven in de gemeente Baarle- Nassau; - het realiseren van een goede aansluiting van voorschool op de basisscholen in de gemeente (doorgaande ontwikkelingslijn). Uitvoering: De gemeente verstrekt subsidies ten behoeve van de realisatie van bovenstaande speerpunten. Deze zullen daartoe in het op te stellen welzijnssubsidiebeleid worden verankerd. 4 In het nieuwe welzijnsbeleid staat opgenomen dat speerpunten worden ingebed in het nog op te stellen welzijnssubsidiebeleid. 5 Het gaat daarbij ten eerste om de nieuwe subsidieverordening, die in mei 2013 is opgesteld. Hierin staat dat subsidiëring door de gemeente aan instellingen plaatsvindt voor activiteiten die in het gemeentelijk belang worden uitgevoerd. In de verordening staat: De omvang van en de prioriteiten naar de welzijnsactiviteiten, die in het gemeentelijk belang worden uitgevoerd, kunnen door de raad in een afzonderlijke nota welzijnsbeleid worden vastgelegd. Deze nota vormt dan mede de basis bij de subsidiëring op grond van deze 4 Integraal welzijnsbeleid gemeente Baarle-Nassau 2014-2018, p.13. 5 Integraal welzijnsbeleid gemeente Baarle-Nassau 2014-2018, p.11. E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 8
verordening. 6 In de beleidsregels welzijnssubsidies 2014 zijn de vereisten om in aanmerking te komen voor subsidie nader uitgewerkt. 7 Aanbeveling 2 2. Geef het college opdracht het subsidiebeleid (afhankelijk van de bij aanbeveling 1 gekozen richting) te wijzigen. Hierboven hebben we gezien dat de raad in de nieuwe nota welzijnsbeleid gekozen heeft voor de inzet van doelsubsidies voor deze organisaties. Zoals was voorgenomen, is na de vaststelling van het nieuwe welzijnsbeleid door het college van B&W tevens het subsidiebeleid aangepast conform de gekozen richting van de raad. Volgens de nieuwe beleidsregels welzijnssubsidies worden subsidies verstrekt om een bepaald doel te bereiken. Daarnaast is het voor twee categorieën mogelijk om een waarderingssubsidie te verkrijgen. Ten eerste kunnen ouderenbonden/verenigingen in aanmerking komen voor een jaarlijkse subsidie op basis van hun activiteiten voor deze specifieke doelgroep. Ten tweede kan het college als blijk van waardering een (extra) bedrag van 150,- verstrekken aan die welzijnsinstellingen die voor de bedrijfsvoering afhankelijk zijn van de inzet van vrijwilligers. 8 Beleidsregels welzijnssubsidies onderscheiden doelen per thema In de beleidsregels welzijnssubsidies 2014 die zijn vastgesteld door het college van B&W en voortvloeien uit de verordening en de nieuwe nota welzijnsbeleid, staan uitgangspunten opgenomen die kunnen worden betrokken bij de beoordeling van subsidieaanvragen. Dit zijn de volgende vier: 1. Preventie en vroegsignalering; 2. Stimuleren van eigen kracht en verantwoordelijkheid; 3. Versterken van de kracht van de samenleving (sociaal netwerk) 4. Ondersteuning op maat (voor mensen die (tijdelijk) niet in staat zijn om zelfstandig of met behulp van hun netwerk te participeren). Naast deze vier uitgangspunten is voor elk van de zes beleidsthema s uit de nota de nieuwe koers, eigen kracht eerst!, omschreven wanneer het college een subsidie kan verstrekken. Het gaat om doelen waar de subsidie aan behoort bij te dragen. Hieronder volgt een voorbeeld voor het thema Samenleven in wijk en buurt. Voorbeeld doelen voor subsidiering thema Samenleven in wijk en buurt 6 Subsidieverordening welzijn Baarle-Nassau, artikel 2. 7 Beleidsregels welzijnssubsidies 2014. 8 Beleidsregels welzijnssubsidies 2014, art. 5 en 8. E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 9
Het college kan ten behoeve van het beleidsthema samenleven in wijk en buurt een jaarlijkse subsidie verstrekken als de activiteiten gericht zijn op: a. het betrekken van inwoners met een beperking; b. het vergroten van de sociale samenhang en de onderlinge betrokken heid, waarbij ontmoeting tussen (verschillende groepen) inwoners een rol speelt. Deze activiteiten vinden bij voorkeur plaats in multifunctionele accommodaties. 9 De gemeentelijke organisatie heeft aangegeven dat in het kader van de nieuwe werkwijze meer dan voorheen wordt gekeken naar de wijze waarop activiteiten van de organisatie bijdraagt aan één of meer gemeentelijke doelstellingen. Het betekent voor de instellingen dat er jaarlijks een afweging wordt gemaakt over de noodzaak en omvang van het subsidiebedrag. De historie is niet langer een garantie voor een specifiek subsidiebedrag. Er zijn ook nieuwe afspraken gemaakt over de wijze van verantwoording van gesubsidieerde instellingen aan de gemeente. Daarbij is een onderscheid gemaakt tussen organisaties die een gemiddeld subsidiebedrag van 10.000,- of hoger ontvangen, en organisaties die een gemiddeld subsidiebedrag van minder dan 10.000,- ontvangen. Met organisaties die een bedrag van 10.000,- of hoger ontvangen sluit de gemeente prestatie-overeenkomsten. 10 De eerste categorie van organisaties dienen in het kader van de verantwoording meer gegevens te overleggen dan de tweede categorie van organisaties, zo is aangegeven door leden van de gemeentelijke organisatie. De nieuwe subsidieverordening welzijn 2014 en de beleidsregels welzijnssubsidies 2014 zijn voor het eerst toegepast bij de afhandeling van de jaarlijkse subsidieverzoeken voor het tijdvak 2015. In de praktijk betekent het ten eerste dat het initiatief voor de subsidieaanvraag bij de subsidiënt komt te liggen. 11 In het huidige overgangsjaar worden gesubsidieerde instellingen daar nog wel een keer extra op gewezen middels een brief of een telefoontje. Anders dan voorheen vraagt de gemeente bij de aanvraag van een subsidie nu ook om een begroting en een activiteitenplan. Daarnaast wordt in het aanvraagformulier gevraagd om een concreet subsidiebedrag te noemen. 12 De instellingen hoeven in het nieuwe aanvraagformulier niet duidelijk te maken of en in welke mate zij een bijdrage leveren aan de gemeentelijke doelen. De bedoeling is dat vanaf het jaar 2015 de verantwoording over subsidies wordt toegespitst op de vigerende gemeentelijke welzijnsdoelen. Instellingen dienen zich te verantwoorden over de uitgevoerde activiteiten zoals opgenomen in het activiteitenplan. Het is echter nog onduidelijk 9 Beleidsregels welzijnssubsidies 2014, artikel 5. 10 In de praktijk geldt dit alleen voor Stichting Theek 5. 11 Het afgelopen jaar hebben zij een herinnering gekregen dat de termijn voor de aanvraag bijna was verstreken. Een dergelijke herinnering zal in de toekomst niet meer worden verstuurd. 12 Aanvraagformulier welzijnssubsidie. E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 10
hoe de gemeente daadwerkelijk gaat beoordelen in welke mate subsidiënten voldoen aan gemeentelijke doelen, dit te meer daar in het nieuwe aanvraagformulier geen koppeling wordt gelegd tussen de aangevraagde subsidie en één of meer gemeentelijke doelen. Bij de geïnterviewde organisaties bestaat niet het beeld dat er veel gaat veranderen in het subsidiebeleid of de uitvoering daarvan. Ook geven zij aan tot nu toe geen wijzigingen te ervaren. Aanbeveling 3 3. Geef het college opdracht om een procesbeschrijving op te laten stellen voor het subsidieproces. De rekenkamercommissie heeft de aanbeveling gedaan een procesbeschrijving op te stellen voor het subsidieproces. De afwezigheid van een procesbeschrijving maakt het toekomstige medewerkers onduidelijk welke stappen in het subsidieproces van belang zijn. Ook kan onduidelijkheid over de te hanteren termijnen risico s voor de rechtmatigheid met zich meebrengen. De ambtelijke organisatie heeft na de publicatie van het onderzoek een Werkproces subsidieverlening opgesteld. Het betreft een stromenschema met de verschillende stappen en termijnen voor welke de subsidieaanvraag binnen moet zijn, de aanvraag moet zijn beoordeeld en de subsidie moet zijn beschikt. Het document is geen procesbeschrijving waarin per stap is aangegeven wat de activiteit is, wat er dient te gebeuren en wie er voor verantwoordelijk is. De bedoeling is dat beleidsmedewerkers de subsidieprocessen voor specifieke thema s gaan beheren. Zij zullen het eerste aanspreekpunt worden voor de organisaties. Een beleidsondersteuner zal de processen coördineren. De procesbeschrijving is hier nog niet op aangepast. Aanbeveling 4 4. Bepaal als gemeenteraad hoe u geïnformeerd wenst te worden over de voortg ang. De raad heeft geen specifieke uitspraak gedaan over de wijze waarop hij geïnformeerd wilt worden over de uitvoering van het subsidiebeleid. Ook in de nieuwe nota welzijnsbeleid en de beleidsregels welzijnssubsidies is hierover geen passage opgenomen. In de praktijk vindt de informatievoorziening over de subsidies plaats in de gemeentelijke begroting en jaarrekening. In het proces om tot nieuw subsidiebeleid te komen is de raad een aantal keer betrokken. Het subsidiebeleid is twee keer op de agenda geweest. Daarbij zijn keuzes door het college toegelicht, bijvoorbeeld over de verschillende spelregels voor subsidies van boven en onder de 10.000,-. 5. Vergelijking met Alphen-Chaam Deze effectmeting is ook in Alphen-Chaam uitgevoerd. Dit maakt het mogelijk om, net als in 2011, een vergelijking te maken tussen beide gemeenten. Destijds viel op dat de situatie met betrekking tot (de uitvoering van) het subsidiebeleid vergelijkbaar was in beide gemeenten. In beide gemeenten werd geen duidelijke keuze gemaakt voor doel- dan wel E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 11
waarderingssubsidies, terwijl beleidskaders van beide gemeenten suggereerden dat sprake was van sturen op doelbereik. Voor beide gemeenten gold bovendien dat in verantwoordingsinformatie niet duidelijk was hoe gesubsidieerde instellingen bijdragen aan gemeentelijke doelen. Waar het gaat om beleid, is de situatie in Baarle-Nassau inmiddels wezenlijk anders dan die van de gemeente Alphen-Chaam. De herijking van het subsidiebeleid in de gemeente Alphen- Chaam is uitgesteld tot 2014/2015. Dit omdat beleidskaders Welzijn nog niet gereed waren en de gemeente het subsidiebeleid wenste af te stemmen op die beleidskaders. Als gevolg van het uitblijven van de herijking, is ook de uitvoering in de praktijk nog niet veranderd. De gemeente Baarle-Nassau heeft het subsidiebeleid al enkele jaren geleden herijkt. Het is voor de gemeente Baarle-Nassau nu vooral zaak om de vertaling te maken van beleid naar uitvoering. E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 12
6. Bijlage 1: Geraadpleegde bronnen Documenten: - De nieuwe koers, eigen kracht eerst!, integraal welzijnsbeleid gemeente Baarle-Nassau 2014-2018, februari 2013 - Subsidieverordening welzijn 2014, 16 mei 2013 - Beleidsregels welzijnssubsidies 2014 - Rapportage rekenkamercommissie, Onderzoek naar subsidiebeleid in Baarle -Nassau - Verantwoordingsdossier Muziekvereniging Ulicoten - Verantwoordingsdossier Peuterspeelzaal Ukkie-Kober groep - Verantwoordingsdossier Theek 5 - Verantwoordingsdossier Stichting Plus Geïnterviewde personen: Gemeente - Mevrouw Keulers, beleidsadviseur gemeente Baarle-Nassau, 30 september 2014 - Mevrouw Van Gils, beleidsondersteuner gemeente Baarle-Nassau, 30 september 2014 Gesubsidieerde instellingen - De heer Peeters, Stichting Theek 5, 7 augustus 2014 - De heer Koyen, Muziekvereniging Ulicoten, september 2014 - Mevrouw Esrega, Peuterspeelzaal Ukkie-Kober Groep, 27 augustus 2014 - De heer Luyben, Stichting Plus, 12 augustus 2014 E F F E C T M E T I N G N A A R O N D ERZOEK S UBSIDIEBELEID B A A R L E - N A S S A U 13