Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden

Transcriptie

1 Postadres Postbus 16200, 3500 CE Telefoon Fax Aan de leden van de Raadscommissie Mens & Samenleving Behandeld door Manuela Lageweg Doorkiesnummer Onderwerp Afronding Plan van Aanpak Bijlage(n) 1 subsidieverstrekking Uw kenmerk Uw brief van Verzonden Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden Geachte commissieleden, Met deze commissiebrief willen we u informeren over de afronding van het Plan van aanpak subsidieverstrekking dat is opgesteld naar aanleiding van het raadsonderzoek Een kwestie van vertrouwen (april 2012). In het Plan van aanpak werden 20 maatregelen aangekondigd, gericht op verbetering van de organisatie en de uitvoering van de subsidieverlening in Utrecht. We hebben u een aantal keer geïnformeerd over de stand van zaken per maatregel. In onze laatste brief van 25 november 2014 gaven wij aan dat vrijwel alle acties inmiddels zijn uitgevoerd en hebben wij toegezegd dat u eind 2015 een afsluitende rapportage krijgt. Graag schetsen wij in deze brief waarmee het subsidie-verbetertraject wordt afgerond - het huidige beeld op hoofdlijnen. Dit doen we door een stand van zaken te geven rondom drie belangrijke aanbevelingen uit het Raadsonderzoek, namelijk: 1. Versterken regie op het bereiken van de subsidiedoelen. 2. Transparantie en open speelveld rond de geldverstrekking kan beter. 3. Formuleren van juridische en beleidsmatige kaders waar de geldverstrekking aan moet voldoen. Bij de realisatie van de genoemde aanbevelingen speelt het subsidiebureau een belangrijke rol. Het subsidiebureau stuurt actief op rechtmatige, doeltreffende en doelmatige verstrekking van subsidies. De accountant controleert op rechtmatigheid. Het subsidieproces loopt nu goed (dossiervorming, tijdigheid en rechtmatigheid). Beleidsregels vormen de basis voor het sturen op de doeltreffendheid van subsidies. En in de huidige manier van werken is er veel aandacht voor de bijdrage die subsidies kunnen leveren aan de realisatie van beleidsdoelen en maatschappelijke effecten. Evaluatie is daarbij een belangrijk onderdeel en geïntegreerd in de werkwijze. Subsidies worden op verschillende niveaus doorlopend geëvalueerd: op activiteiten, op inspanning en op effect. Het subsidiebureau is twee maanden na oplevering van het raadsonderzoek binnen de gemeente van start gegaan met als doel te komen tot een uniforme werkwijze bij het verstrekken van subsidies. Dat het hier om grote aantallen gaat wordt hieronder ter informatie weergegeven.

2 Jaar Aantal aanvragen via het subsidiebureau behandeld * *Door de komst van de subsidie sloopregeling vervuilende auto s in 2014 is het aantal subsidieaanvragen verdubbeld. 1.Versterken regie op het bereiken van de subsidiedoelen. De afgelopen jaren zijn alle subsidieregelingen één voor één tegen het licht gehouden met als doel het subsidieproces en de sturingsmogelijkheden daar waar nodig te verbeteren. Een belangrijk instrument daarbij is de beleidsregel: hiermee kan gestuurd worden op de doeltreffendheid van subsidies. Waarom? Omdat in een beleidsregel vooraf geformuleerd moet worden wat het doel is van de subsidie, aan welk beleidsdoel dit bijdraagt, welke activiteiten subsidiabel zijn en hoe de beoordeling plaatsvindt. Ook wordt in de beleidsregel vastgelegd hoe deze geëvalueerd wordt. Er is geïnvesteerd in trainingen Sturen op maatschappelijk effect. Hierdoor is het bewustzijn bij medewerkers vergroot dat subsidie een belangrijk instrument is om gemeentelijke doelen te bereiken. Onderdeel van de training is een handreiking voor beleidsmedewerkers: deze is in coproductie tot stand gekomen en helpt medewerkers de vertaalslag van gewenst maatschappelijk effect naar te subsidiëren activiteit te maken. Bij het opstellen van iedere (nieuwe) beleidsregel wordt momenteel de expertise bij het subsidiebureau ingezet om kritisch mee te denken over de vertaling van programmadoelen naar concrete doelen en subsidiabele activiteiten. Daarbij bewaakt het subsidiebureau het open speelveld, een zorgvuldig proces, de doelmatigheid en uitvoerbaarheid van de voorgestelde beleidsregel. Al voordat er een subsidierelatie is. In het traject van subsidieverlening en verantwoording is het subsidiebureau uiteraard ook betrokken. Dan wordt kritisch (mee)gekeken naar de beoordeling van de aanvraag en verantwoording. Als indicator voor het sturen op maatschappelijk effect is gekozen voor het percentage subsidies dat op basis van een beleidsregel wordt verstrekt. Datum Percentage subsidies op basis van een beleidsregel Juli % November % December % Er kan dus geconcludeerd worden dat bijna alle subsidies verstrekt worden op basis van een beleidsregel. Het subsidiebureau blijft inzetten op de bevordering van kennis en vaardigheden bij medewerkers om goede beleidsregels te maken door onder andere het geven van trainingen en het adviseren van beleidsmedewerkers. Daar waar er geen beleidsregel ligt, wordt subsidie in elk geval verstrekt vanuit het doel dat de gemeente voor ogen heeft. Het werken vanuit de bedoeling leidt ook in het proces van subsidieverstrekking tot mooie voorbeelden zoals het experimenteren met het pitchen van subsidieaanvragen. Dit experiment is gestart om initiatiefnemers die minder goed zijn in het verwoorden van hun plannen op schrift gelijke kansen te geven. Oftewel, bij deze subsidie wordt er 2/5

3 gewerkt vanuit de gedachte dat het krijgen van de beste ideeën leidend zou moeten zijn in plaats van de beste schrijvers. Daarnaast worden subsidies doorlopend geëvalueerd op diverse niveaus: op activiteiten, op inspanning en op effect. Of de activiteiten gerealiseerd worden, wordt getoetst op het niveau van de aanvrager(s). Daarbij wordt ook gekeken naar mogelijke knelpunten en ervaringen, die worden betrokken bij de evaluatie van de beleidsregel. Ditzelfde geldt voor het inspanningsniveau. Om te beoordelen of de inspanningen en activiteiten hebben geleid tot het gewenste effect wordt gebruik gemaakt van middelen als interviews, data-analyse en verschillende onderzoeken. Welke middelen worden ingezet wordt bepaald door het type subsidie en het effect dat wordt beoogd. Subsidieverstrekking wordt ook meegenomen in de voortdurende doorontwikkeling van sturen in het sociaal domein. Onlangs heeft er over dit onderwerp een themabijeenkomst plaatsgevonden met raadsleden, zorgaanbieders en ambtelijk vertegenwoordigers. Zoals daar is besproken, kijken we hierbij goed naar de balans tussen wat we vragen en de inzichten die dat oplevert. We doen dat met oog voor zowel de harde als de zachte kant van sturing en control. 2.Transparantie en open speelveld rond de geldverstrekking kan beter. Met de komst van de subsidieportal in 2012 is de transparantie over subsidieverstrekking in Utrecht vergroot en is het voor inwoners gemakkelijker geworden subsidies aan te vragen. Op worden alle actuele subsidieregelingen gepubliceerd. Op dit moment zijn dat er circa zestig. In de subsidiehulp zijn de regelingen geclusterd onder een thema, bijvoorbeeld sport of welzijn, zorg en gezondheid. Zo kan gericht gezocht worden. Ook is het mogelijk een selectie te maken op subsidies die specifiek voor particulieren beschikbaar zijn. Daarnaast wordt wekelijks een subsidieregister gepubliceerd dat inzicht biedt in welke aanvragen gehonoreerd zijn en welke niet. Namen van particulieren blijven buiten het subsidieregister vanwege de privacybescherming. De subsidiehulp is constant in ontwikkeling. Afgelopen zomer is de website vernieuwd zodat we transparanter kunnen zijn over de algemene regelgeving met betrekking tot subsidies. Extra aandacht is er bijvoorbeeld voor toegankelijkheid en de eisen voor goed bestuur. Daarnaast wordt in samenwerking met de betreffende beleidsafdelingen continu gezocht naar manieren om de subsidieregelingen onder de aandacht te brengen. Alle subsidies kunnen digitaal aangevraagd worden via een e-formulier. De digitale werkwijze biedt veel voordelen voor zowel de gemeente als voor de aanvragers. In het formulier wordt duidelijk aangegeven wat wij willen weten van de aanvrager; soms door middel van vraaggeleiding. Hierdoor zijn de aanvragen eerder compleet en krijgt de aanvrager sneller een besluit op de aanvraag. Jaar Percentage aanvragen ingediend via een e-formulier* % % % * de resterende aanvragen komen per post of . Vanaf juni 2014 zijn de e-formulieren gekoppeld aan onze subsidieapplicatie, waardoor alle gegevens uit het formulier automatisch worden overgenomen. Dit bespaart tijd bij de verwerking van 3/5

4 subsidieaanvragen en er is minder kans op fouten. Daarbij kunnen particuliere aanvragers met hun DIGID op utrecht.nl inloggen in Mijn loket. Zij kunnen hun subsidiedossier inzien en de voortgang van de beoordeling van de aanvraag volgen. Voor organisaties gaan we deze service bieden vanaf het voorjaar 2016, omdat vanaf dat moment het inloggen met e-herkenning mogelijk wordt. In 2016 wordt daarnaast gewerkt aan de verdere uitbreiding van de interactieve functionaliteit van het loket. Aanvragers kunnen dan bestanden toevoegen of wijzigingen doorgeven en steeds meer communicatie zal via het loket verlopen. 3.Formuleren van juridische en beleidsmatige kaders waar de geldverstrekking aan moet voldoen. Er zijn enkele kaders ontwikkeld sinds het raadsonderzoek subsidies en enkele kaders aangepast. Het kader geldverstrekkingen biedt een houvast bij de afweging tussen de instrumenten subsidie of inkoop. De Algemene Subsidieverordening is herzien en er is een uitvoeringskader subsidieverstrekking opgesteld ter bevordering van een uniforme werkwijze. Bij al deze kaders geldt dat er gezocht wordt naar een balans tussen controle en vertrouwen. Bij subsidies geldt dat aan alle aanvragers nu wordt gevraagd een Eigen Verklaring Governance Code in te dienen waarin zij aangeven te voldoen aan de eisen van goed bestuur. Daarbij wordt nu per aanvrager een zogenaamd risicoprofiel opgesteld dat bij iedere verlening wordt getoetst op actuele informatie. Tegenover deze extra inspanningen staat dat de rapportagelast voor aanvragers verminderd is. Daar waar het kan worden tussenrapportages en soms ook eindverantwoordingen achterwege gelaten. Er vindt een bewuste afweging van mogelijke risico s plaats en het streven is geen extra algemene regelgeving / kaders op te tuigen voor één incident. Zo blijven we uit de mythe van beheersbaarheid. Er is hierbij nog een uitdaging en dat is die van het spanningsveld tussen flexibiliteit en regelgeving. Als gemeente willen we zoveel mogelijk inspelen op ontwikkelingen in de stad. Regelgeving is nodig, maar kan ook belemmerend op de flexibiliteit werken. Bij iedere ontwikkeling wordt daarom de afweging gemaakt tussen het noodzakelijke aantal regels en de gewenste mate van flexibele ruimte. Het initiatievenfonds is daarvan een goed voorbeeld, omdat met deze subsidieregeling geprobeerd wordt met zo weinig mogelijk regels een zo gevarieerd mogelijk aantal initiatieven te kunnen ondersteunen. Na het Raadsonderzoek uit 2012 en het intensieve verbetertraject rondom subsidieverstrekking constateren wij drie jaar later dat zowel de organisatie als de uitvoering van subsidies sterk is verbeterd. Het is voor de organisaties en inwoners in Utrecht zichtbaarder en gemakkelijker geworden om subsidie aan te vragen. Wij hebben het verbetertraject als inspirerend en uitdagend ervaren en blijven ook de komende tijd alert op verbetermogelijkheden. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de afronding van het uitgebreide traject als gevolg van uw onderzoeksrapport Een kwestie van vertrouwen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht, de secretaris, de burgemeester, 4/5

5 5/5